Effektivt styrearbeid

Transkript

1 Effektivt styrearbeid Hurtigguider - rammeverk Sist redigert Få det praktiske styrearebeidet til å fungere. Her er et rammeverk som øker effektiviteten i styret, sikrer ryddighet og gir overskudd til det styrearbeidet egentlig handler om - å skape verdier for eierne. Per Thoresen Partner i DHT Corporate Services AS Innhold Introduksjon... 2 Om modellen... 2 Klargjøre roller og ansvar... 3 Informasjonsflyt... 3 Plan for styrearbeidet... 4 Effektive styremøter og -behandling... 4 Holde orden på styrepapirene... 5 Sikre kompetansen og dialogen i styret... 5

2 Introduksjon Styrearbeid innebærer et betydelig ansvar og en mengde praktisk arbeid, selv i små og mellomstore selskaper. Tiden man har til styrearbeidet er hos mange begrenset. Av den tiden man har til rådighet, er det lett for at en stor del da går med til praktiske ting som å holde orden på papirer, sørge for at årsregnskapet kommer på plass, avholde generalforsamling mv. Styrets hovedfokus bør imidlertid være å utvikle virksomheten og bidra til å skape verdier. For å frigjøre tid til dette, bør det praktiske styrearbeidet organiseres på en effektiv måte. En måte som både sikrer at man ivaretar styreansvaret, og også unngår unødig tidsbruk på rot og lite samkjørte styremedlemmer. Et godt organisert styrearbeid gir et bedre grunnlag for målrettet verdiskaping. Det er også den beste form for "styreansvarsforsikring" et styre kan ha! Om modellen Gjennom mange år med styrearbeid i virksomheter av ulik størrelse, har vi opparbeidet et rammeverk for å ivareta styrearbeidet på en effektiv måte: Klargjøre roller og plikter Sørge for en god informasjonsflyt Etablere en plan for styrearbeidet Sørge for effektiv styrebehandling (styremøter) Holde orden på styrepapirene Sikre kompetansen og dialogen i styret I denne modellbeskrivelsen, skal vi gi en kort innføring til disse seks områdene, samt henvise til praktiske verktøy for hvert av dem. Effektivt styrearbeid 2 av 6

3 Klargjøre roller og ansvar Styreansvar i praksis Eier-rollen, styrerollen og daglig leder-rollen i små og mellomstore bedrifter Instruks for styret Instruks for daglig leder Styreleders arbeidsoppgaver Et styre er et team og bør gjerne bestå av mennesker med ulik erfaringsbakgrunn og kompetanse. Noe bør imidlertid ligge i bunnen for alle deltakerne i styret, og det er en grunnleggende forståelse av hvilke plikter styret har og innenfor hvilke rammer de skal ivareta sine oppgaver. Styret har 3 hovedplikter: Forvaltningsplikt, Tilsynsplikt og Opplysningsplikt.(Se «Styrets 3 hovedplikter» under "Styreansvar i praksis" i margen.) I og med at styreoppgavene er omfattende og er direkte og indirekte forankret i en rekke lover og regler, kan det være klokt å utarbeide en styreinstruks som sammenfatter styrets hovedplikter på en måte som alle kan forholde seg til. En instruks for daglig leder kan også være nyttig. Den beskriver både de lovmessige kravene fra det offentlige og forventningen fra styret. I tillegg tydeliggjøres grenseoppgangen mellom styret og administrasjonen. Det å utarbeide og forankre en instruks for styret og daglig leder er fundamentet i å klargjøre roller og ansvar. I tillegg kan det også benyttes en mer uformell liste med beskrivelse av styreleders oppgaver. Dette er et praktisk supplement til de mer formelle instruksene. (Disse finner du eksempler på i margen.) Informasjonsflyt Styreleders "årsmøte" med revisor Daglig leders totalrapport Uten nødvendig og relevant informasjon er det vanskelig for et styre å fatte gode beslutninger og ikke minst å reagere når det er påkrevd. Det er styrets eget ansvar å sørge for at det er tilstrekkelig informert. Daglig leder har lovmessig rapporteringsplikt (asl 6-15), men det er styret som spesifiserer kravene til denne rapporteringen, både i forhold til form, innhold, omfang og hyppighet. Det er imidlertid ikke bare daglig leder som er en informasjonskilde for styret. Et eksempel på en annen viktig aktør, er revisor. Dialog med ulike interessenter som f.eks kunder, leverandører og ansatterepresentanter kan også være gode informasjonskilder. Ikke minst er det også viktig å ikke undervurdere betydning av en god informasjonsflyt innad i styret. I forhold til styrets mulige erstatningsansvar, er det verd å merke seg det juristene kaller «The Business Judgement Rule». Denne går ut på at et styre ikke kan stilles til ansvar dersom det har fått tilstrekkelig informasjon og på grunnlag av denne foretatt en forsvarlig vurdering. Det er altså lov til å vurdere feil, men det er ikke lov å la være å vurdere! Effektivt styrearbeid 3 av 6

4 Plan for styrearbeidet Styreprogrammet En viktig oppgave for styret er å sikre at man faktisk får behandlet det et styre skal og/eller bør behandle i løpet av en periode (som normalt er mellom to ordinære generalforsamlinger). Det kan fort bli slik at styrets arbeid blir styrt av de saker daglig leder til enhver tid setter på dagsorden, i tillegg til sentrale saker som å få på plass et godkjent årsregnskap med årsberetning. Men hva da med å sjekke at virksomheten er forsvarlig forsikret? Hva med å følge opp at alle formelle endringer er registrert i Brønnøysundregistrene? Hva med å få satt av nok tid til å arbeide med det overordnede mål og strategiarbeid? Og hva med løpende å vurdere forsvarligheten i så vel egenkapital som likviditet? (Jfr.asl. 3-4) Her vil et styreprogram kunne være til god hjelp. Det er en strukturert oppstilling av styrets oppgaver, kombinert med datoer for periodens styremøter. Når vi går inn i en ny styreperiode, fordeles de ulike oppgavene på de oppsatte styremøtene. En tilleggseffekt med dette, er at det er lett for deltakerne i styret å planlegge tidspunktet for styremøtene, noe som både kan bidra til å redusere fraværet i styret og spare koordineringsrunder for å finne egnede tidspunkt for styremøter. Styreprogrammet er kanskje det mest sentrale arbeidsverktøy for å få til et effektivt styrearbeid. Effektive styremøter og -behandling Styreprotokoll Innkalling til styremøte Når man avholder et styremøte, er det viktig å være strukturert. I et styremøte samles ressurspersoner som har satt av verdifull tid, og i mange styrer er det også styredeltakere som samles fra ulike geografiske steder. Et slikt møte avholder man noen få ganger i løpet av et år, litt avhengig av størrelsen på virksomheten. Da bør man bruke tiden effektivt! Noen stikkord: - forberedelser med gode underlag for de sakene som skal behandles. - utsendelse av innkalling og underlag i god tid. - en godt strukturert møteplan og agenda, med klar beskrivelse av hva styret skal behandle, gjerne med forslag til vedtak der dette er naturlig. - møterom og annen infrastruktur som er klargjort på en slik måte at man unngår unødig spill av tid etter at møtet skulle ha startet. - en møteledelse som hindrer ørkesløse diskusjoner og utenomsnakk - gode referater med tydelig formulerte vedtak. Effektivt styrearbeid 4 av 6

5 Generelt er gode styremøter avhengig av at daglig leder og styreleder er godt samkjørte i forkant av møtene og at styreleder er en drivkraft og motivator for å legge til rette for et godt styrearbeid. Holde orden på styrepapirene Unngå å bruke tid og krefter på papirrot. For det første er det uheldig å ikke ha orden i papirene dersom det skulle oppstå en situasjon hvor det vil være behov for å dokumentere styrets arbeid. For det andre er rot i styrepapirene en typisk kilde til unødig spill av tid og krefter for de som driver med styrearbeidet. For det tredje øker papirrot sannsynligheten for at man ikke følger opp saker på en tilstrekkelig forsvarlig måte. Tips BusinessManager Mange vil kanskje foretrekke en «elektronisk styresekretær» som "BusinessManager". Dette er et nettbasert samhandlingsverktøy for styret, ledelsen og deres støttespillere. Her kan en forberede og gjennomføre styremøter, få kontroll på selskapets anliggender og bygge kompetanse. Alternativt kan man lage et manuelt system organisert på tilsvarende måte i en ringperm, og man har dermed en praktisk arbeidsmappe for styrearbeidet. Her gjelder det å finne en enkel løsning, som man føler seg bekvem med. Enten elektronisk, i papirformat, eller en kombinasjon av disse. (Se eksempel i margen til venstre.) Sikre kompetansen og dialogen i styret Du har aldri noen garanti for å lykkes med utviklingen av en virksomhet, men relevant kompetanse øker definitivt muligheten betydelig. Det er viktig at kompetansen i styret både utvikles og holdes vedlike.ved å bruke lederkilden.no i den sammenhengen, kan det tas ut minikompendier (pdf) som beskriver sentrale tema og prosesser, både for styring og utvikling av bedriften generelt og for styrearbeid spesielt. Dette er bygd inn i det verktøyet som ble omtalt i forrige kapittel, "BusinessManager". Det sentrale her er at du med enkle midler kan etablere en infrastruktur med verkøy og læring som sikrer en kontinuerlig utvikling av kompetansen i styret. Dessverre har nettopp dette punktet lett for å bli «salderingsposten» rent tidsmessig. Her er det selvsagt en fordel dersom styremedlemmene kan stimulere hverandre og la det «gå sport» i å heve kompetansenivået i styret. Med "BusinessManager" kan man også kommunisere med hverandre mellom styremøtene. Effektivt styrearbeid 5 av 6

6 Dette dokumentet er hentet fra lederkilden.no Din guide til EFFEKTIV styring og utvikling av bedriften. Ekspertene gir deg veiledning, inspirasjon og praktiske verktøy for å LYKKES. Daglig ledelse Eierendringer Selskapsetablering og kapitalendringer Strategi og virksomhetsutvikling Styrearbeid Økonomi og rapportering - Utgiver: Nettopp Media AS - Tlf: E-post: kontakt@lederkilden.no Effektivt styrearbeid 6 av 6