KONTROLLUTVALGET I KONGSVINGER KOMMUNE

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I KONGSVINGER KOMMUNE Kontrollutvalgets medlemmer Ordfører Revisor Kopi av innkallingen sendes Kopi av innkallingens framside sendes Per Johnny Voldseth leder Rolf Krok nestleder Jorunn Leirstrand Werner Lundgrenn Sergio Rocco Ordfører Øystein Østgaard Glåmdal revisjon IKS revisjonssjef Rolf Berg/oppdr.ansv.forv.rev. Lina Høgås Rådmann Torleif Lindahl Varamedlemmene (til orientering). Varamedlemmene møter ikke uten nærmere innkalling. INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET 1 Sted Kongsvinger rådhus, møterom helseenheten. Tid Fredag kl Sekretær Sekretariatsleder Torgun M. Bakken (Forfall må meldes så snart som mulig til tlf / , ev.torgunm.bakken@gs-iks.no ) Invitert til sak Ordfører Øystein Østgaard til sak 16/13 Innkalt til sak Rådmann Torleif Lindahl til sak 19/13 Skatteoppkrever Jon Egil Strand til sak 20/13 SAKSLISTE Sak nr. Sak Ca tid for behandl. 15/13 Informasjon fra enhetene Holt ungdomsskole (med omvisning) (utsettes) 17/13 Bestilling av forvaltningsrevisjon Lunsj /13 Bestilling av selskapskontroll /13 Samtale med rådmannen /13 Samtale med ordføreren /13 Skatteoppkrevers årsrapport for /13 Referater, orienteringer og diskusjoner /13 Etiske retningslinjer for NKRFs medlemmer (utsatt sak) /13 Eventuelt Per Johnny Voldseth (sign) kontrollutvalgets leder Kongsvinger, / Torgun M. Bakken sekretariatsleder 1 Kontrollutvalget har vedtatt å ha åpne møter. Kontrollutvalget kan lukke møtet ved behov. Glåmdal sekretariat IKS Kontrollutvalgssekretariat for kommunene Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes

2 15/2013 Informasjon fra enhetene Holt ungdomsskole Ingen. Kontrollutvalget har i årsplanen for 2013 lagt opp til informasjon fra enhetene. Denne gangen har vi lagt møtet til Holt ungdomsskole, og har også bedt om en omvisning, samt informasjon om skolen. Det er bedt om informasjon om hvilke tjenester som leveres, hvordan enheten er organisert, bemanning, ev. sykefravær, økonomi, tiltak og planer. Det er satt av 30 minutter til orienteringen og 45 minutter til omvisningen. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 2

3 16/2013 Samtale med ordføreren Ingen. Kontrollutvalget inviterer ordfører Øystein Østgaard til en samtale hvor vi kan diskutere generelle problemstillinger i Kongsvinger kommune. I samtalen med ordføreren ønsker kontrollutvalget en nærmere orientering og status rundt følgende: 1. Overbelegg sykehjem 2. Skole og kulturhus. Hvilke fremdriftsplaner foreligger og hva er under utredning på områdene? 3. Kongsvinger Park 4. Ordfører fortalte i forrige møte om salget av 1.etasje Hybelbygget/Politiskolen. Tidligere har kommunen overdratt tomta, kjelleretasjen og sin andel i Storgata 39 Parkering AS til Ø.M. Fjeld. Kan ordfører redegjøre for hvorvidt disse transaksjonene har medført tap eller gevinst for kommunen, og ev. verdien av dette. Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til orientering. 3

4 17/2013 Bestilling av forvaltningsrevisjon utsatt sak /2013 Bestilling av forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon for av KS-sak 024/13 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Datert Denne saken var satt opp til behandling i forrige møte, men måtte utsettes, ettersom kommunestyret ikke hadde behandlet plan for forvaltningsrevisjon. Ifølge kommunelovens 77, nr. 4 og forskrift om kontrollutvalg 9, er det kontrollutvalgets ansvar å påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriften 10, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, som skal vedtas av kommunestyret. Glåmdal sekretariat IKS gjennomførte høsten 2012 en overordnet analyse for Kongsvinger kommune. Denne, sammen med plan for forvaltningsrevisjon, ble behandlet i kontrollutvalget og ble deretter sendt kommunestyret til behandling. Kommunestyret behandlet saken i møtet Kommunestyret vedtok følgende: a) Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon med følgende endringer i prioriteringene for : Prosjekt 5 Spesialundervisning erstattes med prosjekt Forvaltningsrevisjon Barn- og ungeenheten (BUE). Prosjekt Vedlikehold og inneklima i skolene erstattes med prosjekt Kommunens inntekter, mottar kommunen de inntektene den skal ha? b) Kontrollutvalget vurderer behovet for en revidering av planen i c) Kontrollutvalget delegeres myndighet til å gjøre endringer i prioriteringen, jf. planen pkt Kontrollutvalgets forslag var som følger, prioritering (utdrag av planen): 1. Prosjekt 5: Spesialundervisning. 2. Prosjekt 2 + 6: Vedlikehold + inneklima i skolene. 3. Prosjekt 17: Lokaldemokrati og administrasjon og styring, intern kontroll. Vi legger opp til en revidering av planen høsten 2014, men setter likevel opp en foreløpig prioritering for perioden , ut fra den kjennskapen vi har i dag. 4. Prosjekt 16: Brukerperspektiv/tillitskapende forvaltning. 5. Prosjekt 11: Samhandlingsreformen. 4

5 Etter det vi kan forstå ut fra kommunestyrets vedtak i sak 024/13, ønsker kommunestyret at kontrollutvalget heller bestiller et prosjekt knyttet til Barn- og ungeenheten (BUE). Dette prosjektet er ikke satt opp som prioritert av kontrollutvalget, og det er heller ikke sagt hva de ønsker skal undersøkes. Barn- og ungeenheten består av o Helsesøstertjenesten o Barneverntjenesten o Pedagogtjenesten Vi er da litt usikre på om det er alle tre tjenesene, samordningen av tjenestene eller en av tjenestene som skal undersøkes. Vi har selvsagt da heller ingen problemstillinger som er gitt fra kommunestyret. Sekretariatet prøver å finne ut av dette før møtet, det er bl.a. sendt en e-post til ordfører ( ), for å høre hva kommunestyret mener skal utredes. Forslaget ettersendes når hensikten med undersøkelsen er klarlagt. 5

6 18/2013 Referater, orienteringer og diskusjoner Referater/vedlegg 1. Postjournal 2013 for kontrollutvalget i Kongsvinger, med jnr. 1/13-xx/13 (deles ut i møtet) 2. av KS-sak 025/13 Kontrollutvalgets årsplan for Datert av KS-sak 027/13 Kontrollutvalgets årsrapport for Datert Sykefraværsstatistikk Glåmdalsregionen Kontrollutvalgets tiltaksplan pr Oversikt over oppfølging av kontrollutvalgets vedtak 2012, sist redigert Oversikt over oppfølging av kontrollutvalgets vedtak 2013, sist redigert Tilsynsrapporter (papirkopiene deles ut i møtet) 1. Kopi av brev fra Arbeidstilsynet til Kongsvinger kommune vedr oppfølging av tilsyn ved Sentraladministrasjonen. Hentet fra kommunens postliste Kopi av brev fra Arbeidstilsynet til Kongsvinger kommune vedr oppfølging av tilsyn ved Holt bofellesskap. Hentet fra kommunens postliste Fagstoff Kontrollutvalget får utdelt en del samlet fagstoff, stort sett til hvert møte. Dere får papirkopiene utdelt i møtet. A. KS Arkivmeldingen dekker ikke kommunene. B. Doffin Kontraktkunngjøring effektivt mot korrupsjon. C. Kommunal Rapport Pensjon og kommunale regnskapsprinsipper og Konkurranse motvirker korrupsjon. D. Kommunal Rapport Korrupsjon i kommunene? og Må politianmelde mistanker om korrupsjon. E. Kommunal Rapport Pensjon og kommunale regnskapsprinsipper. F. Kommunal Rapport Ulovlig raus med fritak i Halden. G. Kommunal Rapport DnR avslører manglende kunnskap om kommuneregnskapet. H. Kommunal Rapport Posisjonen beholder makta. I. NIBR Hvordan kommunene opplever den statlige bruken av juridiske og pedagogiske styringsvirkemidler. J. KRD Opne møte i kontrollutvala og kommunale føretak. K. KRD Prosjekt mot korrupsjon får 1,3 millionar kroner i L. Kommunal Rapport Lederne må gå foran. M. Kommunal Rapport Revisorene advarer mot sulteforing. N. Kommunal Rapport Kommuneregnskapet og brukernes behov. O. Kommunal Rapport Frykter svekket tillit. P Ny rapport: Må bedriften følge offentleglova? Q. Kommunal Rapport Etterlyser mål for bedre styring. R. Kommunal Rapport Kommuneregnskapets regnskapsinformasjon. S. Kommunal Rapport Udemokratisk å kvele debatten. 6

7 T. Doffin Anser at korrupsjonsrisikoen er størst i innkjøp. U. KS Viktige tilsynstemaer og god dialog stimulerer forbedringsarbeidet i kommunene. Orienteringer/diskusjoner Gjensidig orientering mellom medlemmene. Kontrollutvalget tar referatene og informasjonen til orientering. 7

8 19/2013 Samtale med rådmannen Ingen. Kontrollutvalget inviterer rådmann Torleif Lindahl til en samtale hvor vi kan diskutere generelle problemstillinger i Kongsvinger kommune. Kontrollutvalget ber også om at rådmannen orienterer om saker som han anser som relevante for kontrollutvalgets arbeid. I tillegg er det visse faste punkter som gjennomgås i samtalen med rådmannen. Det er sagt følgende i kontrollutvalgets årsplan: Rapporteringer fra rådmannen. o Kontrollutvalget vil i hvert møte ha en rapportering fra rådmannen om den økonomiske situasjonen i kommunen. o Rådmannens rapportering av oppfølging av KS-saker (hvert tertial). o Eventuelle anmeldelser og varslinger siden forrige møte. I tillegg er ønsker kontrollutvalget at rådmannen orienterer om følgende: 1. Den pågående omstillingsprosessen 2. Levekårskartlegging Kongsvinger 2010/11 og rapporten datert 7.mars Ingen elever har lovfestet rett til permisjon fra undervisningen for å dra på ferie. Hvilke retningslinjer er etablert og følges i Kongsvinger kommune? 4. Status for reguleringsplan Glommengata fra søndre bruhjørne til Jernbanens velferdsbygg. Er dette vedtatt i kommunestyret? 5. Rådmannen svarte i forrige møte på kontrollutvalgets spørsmål om fallskjermer i kommunen, at de ikke eksisterer. Kontrollutvalget ber rådmannen definere nærmere forskjellen på fallskjerm og at noen ansatte er blitt tildelt 6 måneders lønn uten arbeidsplikt frem til avslutning av arbeidsforholdet. Kontrollutvalget tar samtalen med rådmannen til orientering. 8

9 9

10 20/2013 Skatteoppkrevers årsrapport for Skatteoppkrevers årsrapport for Kontrollrapport for 2012, fra Skattetaten (Skatt Øst), datert Skatteoppkrevers årsrapport for 2012 ligger som vedlegg 1 til denne saken. I tillegg følger Kontrollrapport 2012 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Kongsvinger kommune fra Skatteetaten, som vedlegg 2. Kongsvinger kommune har fått kommentar om at de fortsatt utfører for få arbeidsgiverkontroller (jf. pkt. 4). Kontrollutvalget har bedt skatteoppkrever Jon Egil Strand om å være tilstede for å orientere om sin årsrapport. Kontrollutvalget tar saken til orientering og foreslår for Kongsvinger kommunestyre å fatte slikt vedtak: Skatteoppkrevers årsrapport/årsregnskap for 2012 og Skatteetatens kontrollrapport, datert , tas til orientering. 10

11 21/2013 Bestilling av selskapskontroll utsatt sak /2013 Bestilling av selskapskontroll Plan for selskapskontroll for av KS-sak 026/13 Plan for selskapskontroll Datert Denne saken var satt opp til behandling i forrige møte, men måtte utsettes, ettersom kommunestyret ikke hadde behandlet plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har ansvar for at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper, iht. koml. 77 nr. 5. Dette er videre utdypet i forskrift om kontrollutvalg 13, hvor det bl.a. heter i 2 ledd: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Glåmdal sekretariat IKS utarbeidet i 2012 en plan for selskapskontroll for perioden Denne ble behandlet i kontrollutvalget og deretter oversendt kommunestyret til behandling. Planen ble først satt opp til behandling i kommunestyret , men saken ble utsatt. Deretter ble saken satt opp til behandling i møtet men ble også utsatt i dette møtet. Kommunestyret behandlet saken i møtet Kommunestyret vedtok kontrollutvalgets forslag til prioritering for i KS-sak 026/13, hvor det ble vedtatt gjennomført selskapskontroll (eierskapskontroll) i følgende interkommunale selskaper/heleide aksjeselskaper: GIV IKS ( ) Glåmdal krisesenter IKS ( ) Glåmdal Brannvesen IKS (2013) GIR IKS (2014) GIVAS IKS (2015) Aktør AS ( ) Når det skal bestilles selskapskontroll, er det en fordel at det bestilles kontroll fra alle aktuelle eiere samtidig. Ettersom Åsnes ikke er med i GIV IKS 2 og Våler ikke er med i Glåmdal krisesenter IKS, er det allerede bestilt selskapskontroll i GIV IKS i Våler og i Glåmdal krisesenter IKS i Åsnes. Vi vil derfor anbefale at det bestilles i begge selskapene i Eidskog, spesielt hvis kontrollutvalget følger sekretariatets innstilling om at det bestilles selskapskontroller fra både Glåmdal revisjon IKS og Glåmdal sekretariat IKS. Det er opp til kontrollutvalget å bestemme om bestillingen skal sendes Glåmdal revisjon IKS eller Glåmdal sekretariat IKS. 2 Glåmdal interkommunale voksenopplæring IKS 11

12 Ut fra dette vil kontrollutvalget bestille eierskapskontroll i GIV IKS. Det er tidligere bestilt selskapskontroll i GIV IKS, men denne er ikke gjennomført, på grunn av eiernes pågående vurdering av organisering og struktur. Men det ble gjennomført en eierskapskontroll i Sekretariatet foreslår at Glåmdal sekretariat IKS gjennomfører denne kontrollen, ettersom de gjennomførte kontrollen i I tillegg vil kontrollutvalget bestille eierskapskontroll i Glåmdal krisesenter IKS. Det er tidligere (2010) bestilt selskapskontroll i Glåmdal krisesenter, men denne er ikke gjennomført, på grunn av eiernes pågående vurdering av organisering og struktur. Sekretariatet foreslår at Glåmdal revisjon IKS gjennomfører denne kontrollen. Selv om dette selskapet er under ytterligere omstruktureringer, kan det være hensiktsmessig å se hvordan eierne har fulgt opp selskapet. 1. Det bestilles selskapskontroll (eierskapskontroll) i GIV IKS og Glåmdal krisesenter IKS med følgende problemstillinger: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? o Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? o Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? 2. Selskapskontrollen (eierskapskontrollen) i GIV IKS gjennomføres av Glåmdal sekretariat IKS, mens eierskapskontrollen i Glåmdal krisesenter IKS gjennomføres av Glåmdal revisjon IKS. 3. Hvert av prosjektene gjennomføres innen en ramme på ca 60 timer. 4. Sakene legges fram for kontrollutvalget

13 22/2013 Etiske retningslinjer for NKRFs medlemmer (utsatt fra og ) Etiske retningslinjer for NKRFs medlemmer. Denne saken har blitt satt opp flere ganger, men har på bakgrunn av tidsplanen, blitt utsatt. Vi setter opp saken på nytt og sekretariatsleder vil orientere om etiske retningslinjer for NKRFs medlemmer, som ble vedtatt på årsmøtet i NKRF i juni Kontrollutvalget behandlet i møtet en sak om kommunens etiske retningslinjer. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 13

14 23/2013 Eventuelt Ingen. 14