Kommunikasjon i studentforeninger

Transkript

1 Kommunikasjon i studentforeninger Artikkelen er skrevet av Hege Malterud I denne artikkelen kan du lese om kommunikasjon i studentforeninger. Artikkelen er utarbeidet til bruk i SiO-Læringsmiljøs lederkurs, men kan også fungere som en selvstendig artikkel. Kommunikasjon er en menneskelig aktivitet, og den lever ikke et liv for seg selv. Det er ikke noe mystisk ved den, bortsett fra hva menneskene som kommuniserer tilfører den. Et budskap har ikke en betydning i seg selv, bare den betydningen som menneskene legger i det. Når man studerer kommunikasjon, studerer man derfor mennesker mennesker som forholder seg til hverandre og til sine grupper, organisasjoner og samfunn, mennesker som påvirker hverandre, blir påvirket, informerer og blir informert, lærer og blir opplært, underholder og blir underholdt gjennom spesielle tegn som eksisterer uavhengig av hvert enkelt menneske. For å forstå den menneskelige kommunikasjonsprosessen må man forstå hvordan mennesker forholder seg til hverandre. 1 Teoretisk grunnlag Omgivelser Organisasjonskultur Mennesker Budskap Organisasjonskultur Omgivelser SiO-Læringsmiljøs lederkurs 2 Det teoretiske grunnlaget I Norge har vi hatt tradisjon på å fokusere på informasjon og dermed de formelle kanalene. I den senere tida har man flytta tyngdepunktet mot kommunikasjon og den uformelle informasjonsflyten i organisasjoner. Det teoretiske fundamentet i kommunikasjonsfaget er nødvendigvis henta fra flere ulike fagfelt. Mest sentralt står: informasjonsfag, 1 Wilbur Schramm 1

2 kommunikasjonsteori, journalistikk, markedsføring, språkvitenskap, sosialpsykologi, sosiologi, sosialantropologi, organisasjonsteori og ledelsesfag. Kursets forståelse av organisasjon som et komplekst åpent system som påvirker og blir påvirket av sine omgivelser, både internt og eksternt, er avgjørende for hvordan man også forstår kommunikasjon som fag. Kurset retter derfor blant annet fokus mot hvordan og hvorfor budskap blir formidlet og hvordan menneskenes holdninger, følelser og ferdigheter påvirker kommunikasjonen. Det gjensidige dynamiske samspillet mellom omgivelse, kultur, organisasjon, og enkelt individ kan illustreres med følgende figur: Hva er kommunikasjon? Med kommunikasjon, med tanke på kursets mandat og målsetting, menes den toveise informasjonsflyten og utvekslingen av ideer og synspunkter mellom medlemmene og de som er berørt av studentforeningens virksomhet. I en studentforening kommuniseres det mellom ledere, medarbeidere, medlemmer, samarbeidspartnere og besøkende/publikum i enkelte tilfeller. Noe kommunikasjon er formell og planlagt, denne formen for kommunikasjon er som regel oversiktelig og relativt lett å gjøre noe med dersom den ikke fungerer. Største parten av kommunikasjonen i forbindelse med en studentforenings virksomhet foregår likevel uformelt og ikke-planlagt. Dette er ukontrollerbart, men likevel mulig å påvirke og styre utviklingen av. Høy kvalitet på den planlagte kommunikasjonen vil trolig redusere forekomsten av destruktiv uformell kommunikasjon. Løsningen på for høy grad av dysfunksjonell kommunikasjon er ikke å forsøke å begrense den medmenneskelige kontakten og den uformelle kommunikasjonen i organisasjonen. To definisjoner Organizational communication is the process of creating an exchanging messages within a network of interdependent relationships to cope with environmental uncertainty. The goals of communication are to identify, establish and maintain mutually beneficial relationship between the organization and its employees, on whom its sucsess or failure depends 2

3 Hvorfor god kommunikasjon? Et godt samspill mellom de berørte av organisasjonens virksomhet er en nødvendighet for at en organisasjon skal nå sine mål og for at prosessene skal bli utviklende for den enkelte i foreningen og for foreningen som sådan. God kommunikasjon i en virksomhet som en studentforenings er treveis. Den ivaretar informasjonsflyten og utvekslingen mellom valgte ledelse og medlemmer. I tillegg foregår informasjonen på kryss og tvers i organisasjonen i et nettverk av formelle og uformelle kanaler. Illustrert som følger: Kommunikasjonens funksjoner Den sosiale funksjon - tar sikte på å skape følelse av fellesskap og samhørighet, gir medlemmene trygghet og omsorg samt opprettholder medlemmenes interesse for organisasjonen. Den ekspressive funksjon - tar sikte på å skape identitet både for organisasjonens medlemmer og for organisasjonen som sådan, det gir bekreftelse overfor en selv og andre om hvem man er. Sikrer medlemmenes forståelse av hvilken organisasjon dette er. Den informative funksjon - tar sikte på å sikre og overføre kompetanse i vid forstand. Den kontrollerende funksjon - tar sikte på å påvirke handlinger og holdninger gjennom å resultatorientere kommunikasjonen i organisasjonen. Sikrer lojalitet og tilhørighet hos medlemmer og ledelse. 3

4 Behov for kommunikasjon Janne Carlzon har en gang sagt: Den som ikke får informasjon kan ikke ta ansvar. Den som får informasjon kan ikke unngå å ta ansvar. Man kan på mange måter si at kommunikasjonen er limet i en hver organisasjon. Organisasjonsmedlemmenes trivsel og motivasjon avhenger av at kommunikasjonen i organisasjonen er tilfredsstillende. Av sentrale behov for den enkelte som kan dekkes av kommunikasjon kan man nevne: Kunnskap om forhold som angår en selv og organisasjonen man er medlem av og engasjert i. Kunnskap om målene for organisasjonens virksomhet samt forventninger til ens egen rolle og oppgave. Gode samarbeidsforhold i organisasjonen på alle nivåer. Respons på egen innsats; viktigst er kanskje bekreftelsen på at man gjør noe viktig og riktig i forhold til organisasjonens målsettinger. At den valgte ledelsen lytter til medlemmenes synspunkter og ideer samt tar dette opp til seriøs vurdering. Styrket selvfølelse av at man får tilgang på sentral informasjon og en opplevelse av tillit. Opplevelse av trivsel kan skapes gjennom at man får tilstrekkelig med informasjon, samt mulighet til å søke veiledning og samarbeid til å gjøre en så god jobb som mulig. Men organisasjonen har også noen behov som kan dekkes gjennom et godt kommunikativt klima. God kommunikasjon bidrar til: Å unngå dobbeltarbeid Å forebygge konflikter Å motvirke misnøye Sikre flyt i beslutningsprosessene Styrke fokuset på organisasjonens egentlige virksomhet Bedrer ryktet Øker engasjementet og kreativiteten hos medlemmene Etablerer godt klima for faglig utvikling Lettere å gjennomføre ønskede endringer 4

5 God kommunikasjon er et lederansvar En leders ansvar er å legge forholdene til rette for et godt kommunikasjonsklima. Videre bærere vedkommende et hovedansvar for å avdekke og oppfatte dysfunksjonell kommunikasjon. Målet må være å skape en etterspørsel etter informasjon og en økt motivasjon for å delta i organisasjonens funksjonelle kommunikasjon. Helt sentralt her står direkte tilbakemelding til den enkelte samarbeidspartner internt i organisasjonen. Videre er en forståelse av organisasjonens helhet svært viktig. I god Marx-tradisjon kan man si at den enkelte organisasjonsmedarbeider får en opplevelse av å bli fremmedgjort dersom han/hun ikke ser hvordan ens oppgave er en sentral brikke i organisasjonens helhetlige virksomhet. Det er en leders oppgave å tegne bildet av denne helheten. Opplevelsen av å være på siden eller ikke viktig kan også komme av at kommunikasjonen er dysfunksjonell eller at informasjonen ikke er tilpasset den enkeltes situasjon og forutsetninger. Det er mottakeren som bestemmer om budskapet er oppfattet. Det skal imidlertid understrekes at god kommunikasjon ikke kan løse alle problemer. Det er mange konflikter i organisasjoner der enkelte klager over for dårlig informasjon eller dårlig kommunikasjonsklima, men som egentlig handler om helt andre ting. Noen råd: Ta utgangspunkt i mottakerens behov for informasjon og ønske om å delta i beslutninger og lignende. Å sende en stor mengde med informasjon er ingen garanti for at informasjonen blir oppfattet. Når medarbeidere krever mer informasjon er løsningen sjelden å gi større mengder informasjon ei heller nødvendigvis flere møtepunkt. Kommunikasjonen bør trolig heller være av høyere kvalitet og informasjonen mer presis og målrettet. For mye informasjon/det å bli involvert i uvesentlige ting for eget engasjement i organisasjonen fører gjerne til: Skylapper; fordi vi ser ikke skogen for bare trær 5

6 Mindre kreativitet; fordi vi ikke kan ta i mot flere ideer Mindre fleksibilitet; fordi vi blir overveldet Kommunikasjonsroller Kommunikasjon kan beskrives som følger: det er en sender som har et budskap som sender koder, sender gjennom en kommunikasjonskanal og som deretter avkodes av en mottaker som sender en tilbakemelding til avsenderen. Denne tilbakemeldingen kan forstås som et nytt budskap som går samme vei gjennom koding, kommunikasjonskanal og avkoding som det opprinnelige budskapet. Kommunikasjon er derfor en kontinuerlig runddans mellom de som deltar i kommunikasjonen. Følgende figur kan illustrere: Sender Koding Kanal Avkoding Mottaker Tilbakemelding (rollene byttes) Kommunikasjonsteorien har flere modeller som belyser rollefordelingen mellom avsender og mottaker. Både avsender og mottaker kan innta en passiv eller aktiv rolle i kommunikasjonen. Kommunikasjonen vil arte seg svært ulikt alt ettersom hvilken rolle som velges. Hvilke roller som velges bør variere ettersom hva man ønsker å oppnå. Følgende skjema gir en grei oversikt over dette: Sender Aktiv Passiv Mottaker Aktiv Interaktiv utveksling Oppsøkende informasjon Passiv Distribuert informasjon Tilfeldig forbipasserende 6

7 Fire modeller for kommunikasjon Kommunikasjonen mellom leder/ledelse som avsender og medarbeidere/medlemmer som mottaker kan belyses gjennom å beskrive fire ulike modeller: Propagandamodellen: Enveis og ensidig strøm av informasjon fra avsender til mottaker, der målet er å overbevise mottakeren. Opplysnings-/informasjonsmodellen: Enveis distribusjon av informasjon, der hensikten er å utbre kunnskap, ikke nødvendigvis for å overtale. Informasjonen skal være sann og objektiv. Toveis asymmetrisk modell: Avsender sprer informasjon og mottar feedback; det er avsender som styrer prosessen og hensikten er å påvirke mottakers holdninger og handlinger. Toveis symmetrisk modell: gjensidig utveksling av informasjon mellom to likeverdige parter som ønsker å oppnå gjensidig forståelse. Likeverdig dialog der begge parter er villig til å endre sin egen oppfatning og justere sine holdninger og handlinger. Hensikt Kommunikasjonsform Modell Enveis propaganda Enveis informasjon Toveis asymmetrisk Toveis symmetrisk Enveis Spre Påvirke Gjensidig påvirkning kunnskap holdninger og forståelse handlinger Enveis, ikke Enveis, sann Toveis, men Toveis, nødvendigvis og objektiv ikke likevekt likeverdig sant dialog Avsender Avsender Avsender Avsender Mottaker Mottaker Mottaker Mottaker God kommunikasjon er basert på prinsippet om symmetrisk toveis kommunikasjon Symmetrisk kommunikasjon skaper en mer funksjonell organisasjon bygd på åpenhet, tillit og troverdighet. Gode relasjoner i organisasjonen skaper tilfredshet og motivasjon i organisasjonen. 7

8 Symmetri og makt Er det mulig å få til en reell symmetrisk kommunikasjon i en hierarkisk organisasjonsmodell? En leder kan velge sin kommunikasjonsstil. Det er forskjell på å bruke sin makt til å gi ordre, dirigere og kommandere og det å bruke sin makt til å diskutere og argumentere for sine synspunkter og lytte til sine medarbeidere med respekt og anerkjennelse. En leders oppgave er å skape likeverdig dialog basert på tillit og respekt for hverandres roller og oppgaver. Makt kan og bør brukes til å dele makt. Leder bør bruke sin makt og innflytelse til å sette dialogen i organisasjonen på dagsorden. Det går fint an å bestemme at forholdet mellom ledelse og medarbeidere skal være basert på toveis kommunikasjon uten å bruke sin makt til å innskrenke dialogen. En åpen kommunikasjon skaper en legitim og sakelig begrunnet autoritet framfor makt på grunnlag av posisjon og tvang. Vel og merke bør kommunikasjonsstilen tilpasses den oppgaven som skal løses. Om å gjøre seg forstått Det finnes regler i all kommunikasjon. Det er uskrevne retningslinjer og generelle normer. Det er disse som gjør at vi kan ha en felles oppfatning av hva et ord eller et tegn betyr og hvordan vi forholder oss til hverandre. På mange måter kan man si at det i en hver organisasjon eksiterer et eget stammespråk. Det som er viktig, særlig for en leder, er å hele tiden undersøke om det språket man fører, de faguttrykkene og den sjargongen man velger, er på nett med de en snakker med. Ordene vi velger skaper assosiasjoner og følelser hos mottageren. De bidrar til å skape et bilde av deg som avsender og de sier noe om relasjonen mellom avsender og mottager. De som bestemmer hva tingene skal hete har stor makt og innflytelse i en organisasjon (denne formen for makt kalles gjerne definisjonsmakt). Ordene er allikevel bare en liten del av kommunikasjonen. Man sier gjerne at 7% formidles gjennom ordenes betydning, 38% gjennom hvordan setninger og ord uttrykkes og 55% gjennom kroppsspråk. 8

9 Om å tolke og forstå Fordi all kommunikasjon er personlig og fordi budskap tolkes og bearbeides i i kommunikasjonsprosessen oppstår det mange forstyrrelser når informasjonen skal passere mange ledd fra avsender til mottaker. De som har vært med på hviskeleken som barn har erfart hva som kan skje med et budskap underveis. Følgende punkter kan være greit å være klar over: Detaljer utelates. Det forsvinner svært mange detaljer i begynnelsen, etter hvert flater kurven ut. Detaljer beholdes, blir understreket og ofte tillagt større betydning. Nye detaljer tilføres for å pynte på budskapet. Detaljer blir moderert for å passe til oppfatningene hos den som tolker. Utsagn som var gitt med forbehold, blir absolutte i videreformidlingen. Detaljer slås sammen til et enkelt og enhetlig konsept. Detaljer og hendelser blir beskrevet i den rekkefølge man forventer at de skal forekomme, ikke i den rekkefølge de faktisk forekom. Detaljer blir tilpasset for å få hele budskapet til å virke mer troverdig. Enkeltuttrykk blir forandret for å tilpasse til uttrykksmåtene hos personene i de respektive gruppene eller nivåene som deltar i kommunikasjonsprosessen. Konvergensmodellen Forskerne Rogers og Kincaid har utviklet en konvergensmodell som viser hvordan aktør A og aktør B med hver sin psykologiske virkelighet som bakgrunn møtes i en felles fysisk og sosial virkelighet. De utveksler budskap som de mottar, tolker og forstår ut fra hvert sitt ståsted. Gjennom å utveksle informasjon kommer de gradvis fram til en felles forståelse. Den viser en mulig enighet og felles handling. 9

10 Modellen ser slik ut: Psykologisk Fysisk Psykologisk Virkelighet virkelighet virkelighet A Tolker Mottar informasjon mottar tolker B Handler Handler Forstår Mener Felles handling Mener Forstår Felles enighet Felles forståelse Sosial virkelighet Kommunikasjonsklimaet Det generelle kommunikasjonsklimaet har mye å si for hvordan budskapene blir tolket. I et klima preget av tillit, der partene stoler på hverandre, vil budskapet som regel tolkes med stor velvilje. Imidlertid kan det være greit å minne om at det tar lang tid å bygge tillit. Grupper eller personer som vet lite om hverandre har lett for å utvikle skepsis og i verste fall mistro og mistillit. 10

11 For å forsøke å skape godt kommunikasjonsklima i organisasjonen kan det være greit med følgende fem knagger: 1. Støtte 2. Medbestemmelse 3. Tillit og troverdighet 4. Åpenhet og ærlighet 5. Mål og forventninger Kommunikasjon er samarbeid Kommunikasjonen mellom to eller flere parter kan man si beveger seg langs to kryssende akser. En akse som belyser den enkeltes vilje til å gjøre noe positivt med det budskapet som sendes. Den andre belyser oppfatningen budskapet. Vilje til å gjøre noe positivt med informasjonen Korrekt oppfatning Av andres informasjon Mangelfull oppfatning av andres informasjon Mangelfull vilje til å gjøre noe positivt med informasjonen Hva ødelegger kommunikasjonen? Kommunikasjon handler om kontakt og samhandling mellom mennesker. Som leder kan det være en fordel å vite litt om kommunikasjonens psyko-sosiale forhold også. Kontakten mellom mennesker påvirkes av den enkeltes selvfølelse og relasjonens trygghetsgrad. Samhandlingen kan skjematisk forenklet beskrives som følger: 11

12 Selvfølelse God Fleksibel Samhandling Dårlig Utrygg Rigid Trygg Relasjon SiO-Læringsmiljøs lederkurs 4 Kommunikasjon kan forstyrres av psyko-sosiale forhold som ligger langt utover det man skal drive med i foreningslivet. Men det klan være en fordel å kjenne til at de finnes og at de er der hos alle. Framstillingen er karikert og overdrevet statisk. Dette er for å tydeliggjøre poengene. Introjeksjon: det å svelge unna alt som presenteres. Introjekte mennesker finner i seg for mye. Motsatsen til introjeksjon er avvisning: det å ikke ta i mot det som serveres, men å sende det tilbake. Avvisende mennesker er ikke mottagelige for kritikk, råd eller ros for den saks skyld. Prosjeksjon: det å legge alt ut over de man kommuniserer med. Projekte mennesker har ikke de samme grensene som andre på hva man snakker om når. Motsatsen til projeksjon er eierskap: det å ikke være meddelsom, å ikke ville dele av seg selv, det man kan og det man mener. Selvopptatthet: det å være mest opptatt av egne ting og det en selv har å bidra med. Selvopptatte mennesker lytter dårlig og bidrar ikke til en dynamisk samtale. Motsatsen til selvopptatthet er kanskje nysgjerrighet/spontanitet: det å møte alt som blir sagt med en interesse for den andre og det som blir sagt. 12

13 Konfluens: det å la senders budskap flyte sammen med ditt eget på en slik måte at det blir ett. Konfluensens konsekvens er symbiotiske relasjoner. Motsatsen til konfluens er tilbaketrekning: det å holde tilbake av seg selv og det en har å komme med. Tilbaketrekningens konsekvens er isolasjon. Defleksjon: det å være uberørt av/hevet over det som skjer mellom de som kommuniserer. Motsatsen til defleksjon er mottagelighet: det å være berørt av/oppmerksom på det som skjer mellom de som kommuniserer. Retrofleksjon: det å trekke seg halvveis. Det vil si at man legger noe på seg selv som man egentlig mener å legge på andre. Motsatsen av retrofleksjon er impulsivitet: det å snakke før man har tenkt seg om. Dette er sider ved mennesket som vi alle bærer med oss og som får ulike utslag i ulike situasjoner. Det kan likevel være konstruktivt å vite om det som leder og være oppmerksom på at dette kan være årsaken til at samarbeid og kommunikasjon er rigid og komplisert i perioder. Særlig i konfliktsituasjoner vil denne delen av kommunikasjonen komme til uttrykk. Et styre eller en annen type gruppe som skal jobbe sammen kan med fordel ha runder hvor de gir hverandre positiv respons og utfordringer til hverandre i samarbeidet. Mange vil si at vi driver studentforeningsarbeid og ikke gruppeprosesser for psyko-sosial utvikling. Det er riktig, men kan likevel være styrkende for samarbeidet å være klar over dette og å jobbe konkret med det. 13

14 Kilder Alvesson, Mats (2001). Understanding organizational culture. London: SAGE Publications. Erlien, Bente (1997) Intern kommunikasjon Tano Aschehoug Fløistad, Guttorm (1991) Kunsten å omgås hverandre Gyldendal Fogh Kirkeby, Ole (2001) Organisasjonsfilosofi Samfundslitteratur Grendstad, Nils Magnar (1990) Hva styrer min adferd Didakta Hjerkinn Haug, Stig (2002) Stigs bok om kreatvitet Chr. Skibsteds forlag Jacobsen, Dag Ingvar og Thorsvik, Jan (1997) Hvordan organisasjoner fungerer. Innføring i organisasjon og ledelse Bergen: Fagbokforlaget. Strand, Torodd (2001) Ledelse, organisasjon og kultur Bergen: Fagbokforlaget. Ulstein, Kristen (1998) Organisasjon og ledelse i frivillig arbeid. Oslo: Universitetsforlaget. Rasmusson, B. og Grön, L. (1996) Medarbeiderskap Stockholm: AmuMedia. Røvik, Kjell Arne (1998) Moderne organisasjoner: Trender i organisasjonstenkningen ved tusenårsskiftet. Bergen: Fagbokforlaget Steen Jensen, Ingebrigt(2002) Ona fyr Dinamo Ulstein, Kristen (1998) Organisasjon og ledelse i frivillig arbeid. Oslo: Universitetsforlaget. Wollebæk, Dag og Sivesind, Karl Henrik (2000) Er deltakelse i frivillig arbeid nyttig på arbeidsmarkedet? Publisert i Søkelys på arbeidsmarkedet, 2000 årgang 17: Wollebæk, Dag og Selle, Per (2002) Det nye organisasjonssamfunnet. Demokrati i omforming Bergen: Fagbokforlaget 14