RAMMER FOR DET INTERKOMMUNALE SAMARBEIDET PÅ HADELAND. RAPPORT FRA PROSJEKTLEDER.

Transkript

1 RAMMER FOR DET INTERKOMMUNALE SAMARBEIDET PÅ HADELAND. RAPPORT FRA PROSJEKTLEDER. 1

2 INNHOLD: BAKGRUNN FOR ARBEIDET. Side 3 o Regionrådets initiativ. o Tidligere vurderinger drøftinger av kommunestruktur. o Kartlegging av interkommunalt samarbeid Gran og Lunner kommuner. (Rapport fra Asplan Analyse av 13. februar 2008) KRAV TIL ARBEIDET MANDAT. Side 5 ORGANISERING OG GJENNOMFØRING AV ARBEIDET. Side 5 o Styringsgruppe, ressursgruppe, arbeidsgruppe, prosjektleder, ekstern bistand, oppstartsmøte, felles formannskapsmøte. o Noe forsinket framdrift. OMFANG OG ORGANISERING AV SAMARBEIDET I DAG. Side 7 o Situasjonen i dag. o Hvordan kan interkommunalt samarbeid organiseres. o Årsverk og andel av kommunens brutto utgifter. o Andre samarbeidsavtaler. OM DOKUMENTENE SOM OVERSENDES. Side 9 o Viljeserklæring for samarbeidet mellom Gran, Lunner og Jevnaker. o Viktige punkter i forslag til viljeserklæring og kommentarer til noen av disse. o Håndbok for det interkommunale samarbeidet på Hadeland. o Noen viktige punkter i håndboka. - Begreper. - Retningslinjer for utredning og etablering av nye ordninger. - Årshjul Budsjett/samarbeidsrutiner samarbeidsmøter. - Rapportering. - Økonomi. - Uenighetsbestemmelse. DEN GODE MODELLEN FOR INTERKOMMUNALT SAMARBEID PÅ HADELAND? Side 13 2

3 BAKGRUNN FOR ARBEIDET. Regionrådets initiativ: Regionrådet for Hadeland gjennomførte i 2008 en prosess hvor rådets virksomhet og organisering ble vurdert. Det ble bl.a. gjennomført en evalueringskonferanse og prosessen førte til at rådet fikk nytt reglement. Det nye reglementet innebærer bl.a. at: Regionrådet har fått en tydeligere samfunnsutviklerrolle. Gran rådhus er valgt som fast kontorsted for regionrådet administrasjon. Regionkoordinator er gitt innstillingsrett forutsatt at viktige saker er drøftinger med kommunenes rådmenn på forhånd. Det gjennomføres årlige formannskapsmøter. Fylkesmannen inviteres til møtene. Mot slutten av prosessen utviklet det seg interesse for å vurdere om regionrådet burde få en mer sentral rolle i forhold til det samlede interkommunale samarbeidet på Hadeland. Dette førte til at regionrådet i sitt møte 30 januar i fjor vedtok følgende: Det igangsettes et arbeid for å utvikle et felles allmenngyldig dokument som beskriver rammene for det interkommunale samarbeidet på Hadeland. Arbeidet vil danne grunnlaget for forslag til felles viljeserklæring knyttet til dette samarbeidet. Det kreves tilslutning fra kommunene for å gjennomføre arbeidet. Kommunestyrene har siden sluttet seg til dette vedtaket. Jf.. vedtak i kommunestyret i Jevnaker (Sak 15/09) og i kommunestyrene i Gran og Lunner (Sakene 31/09 og 16/09). Tidligere vurderinger drøftinger av kommunestruktur. Diskusjon om kommunesammenslutning mellom Gran og Lunner pågikk i hele forrige kommunevalgperiode ( ). Jevnaker var også invitert til å være med i prosessen men fattet i april 2005 prinsippvedtak om at de ønsket å bestå som egen kommune. KS gjennomførte i denne perioden et stort nasjonalt prosjekt kalt Framtidas kommunestruktur, med engen prosjektleder i hvert fylke. Til prosessen mellom Gran og Lunner ble det også stilt statlige midler til disposisjon. Prosessen stoppet av ulike grunner opp, og i mai 2007 fattet de to kommunestyrene følgende likelydende vedtak: 1. Videre arbeid med kommunestrukturen på Hadeland stilles i bero i påvente av Stortingets vedtak om regionstrukturen i Norge våren Bevilgede statlige tilskuddsmidler omdisponeres til kjøp av konsulenthjelp til en evaluering av interkommunalt samarbeid mellom Gran og Lunner. Fra utredningen til saken som førte fram til dette vedtaket siteres følgende: Det er etablert en rekke samarbeidsavtaler mellom Gran og Lunner (flyktningetjeneste, voksenopplæring, vannverk, brannvern, landbruk, kultur, etablererveiledning mv.). Begrunnelsen er først og fremst ønske om større fagmiljø, som gir bedre muligheter for å rekruttere og beholde kvalifisert arbeidskraft. En begrunnelse for kommunesammenslutning kan være at interkommunalt samarbeid er komplisert og kan være tungvint. Det gir merarbeid, og det er vanskelig å finne administrative ordninger som ivaretar begge kommuners behov for innflytelse på politisk og administrativt nivå, budsjettmessig frihet osv. De formelle reglene om delegering av myndighet mv. har også vært mangelfulle. Når arbeidet med en eventuell kommesammenslutning stilles i bero, er det behov for en systematisk evaluering av disse samarbeidene, med henblikk på tilpasning til de nye bestemmelsene i kommuneloven, mer likeartet avtaleverk osv. 3

4 Kartlegging av interkommunalt samarbeid Gran og Lunner kommune. (Rapport fra Asplan Analyse av 13. februar 2008) Kommunene engasjerte Asplan Analyse til å evaluere det interkommunale samarbeidet. Ni samarbeidsordninger ble kartlagt og analysert. Seks av samarbeidende var mellom Gran og Lunner, mens tre av samarbeidende også omfattet Jevnaker. Rapporten gir en vurdering av hvordan de ni samarbeidende fungerer, har forslag til hvordan samarbeidsordningen kan forbedres og vurderer også mulighetene for et mer omfattende interkommunalt samarbeid på Hadeland. Noen konklusjoner fra rapporten: Av konklusjonene som presenteres nevnes: Inntrykket er at administrasjonen og politikerne i Gran og Lunner har en reell vilje til samarbeid. Erfaringen fra de fleste samarbeida er at det gir kommunene bedre tjenester enn de kunne tilbudt alene. Følgende utfrodringer ble presentert for noen av samarbeidende: Uklar rolleforståelse. (Hva er vertskommunens ansvar hva er samarbeidskommunens behov og plikter?) Mangel på felles oppfatning av hvordan samarbeidet skal gjennomføres Behov for tydeligere krav til rapportering og møtepunkter. Er politikerne i tilstrekkelig grad involvert og orientert om de interkommunale samarbeidene? (Rapporten presenterer inntrykk av at kunnskapen om samarbeidene generelt er lavt blant politikerne.) Flere avtaledokument er mangelfulle og ikke oppdaterte. Viljeserklæring: Dersom kommunene ønsket å styrke det interkommunale samarbeidet anbefalte rapporten å utarbeide en viljeserklæring for samarbeidet. Som begrunnelse for dette ble følgende angitt: Dersom samarbeidet mellom de to kommunene skal styrkes må politikerne ta et tydelig, strategisk grep om det interkommunale samarbeidet. De nye kommunestyrene må utforme en politikk for samarbeidet. Med en politikk mener vi et uttalt mål for utviklingen av samarbeidet med hensyn til omfang, type oppgaver det skal samarbeides om, hvilke samarbeidsmodeller som skal benyttes osv. Kommunestyrene bør utforme en viljeserklæring der de blir enige om en visjon for samarbeidet. Visjonen bør være utgangspunktet for en handlingsplan for gjennomføring. Det må være en linje som kommunestyrene stiller seg bak, og støtter opp under ved å foreta de politiske beslutningene som er nødvendige for å styrke det interkommunale samarbeidet. Ved å utforme en viljeserklæring som følges opp med konkrete tiltak vil kommunene i større grad kunne utnytte potensialet som ligger i det interkommunale samarbeidet. Det vil også gi kommunestyret bedre kontroll med styringen av det interkommunale samarbeidet. En eventuell videreutvikling kan ikke være styrt av tilfeldigheter og enkeltsektorers vilje til, eventuelle uvilje mot å samarbeide på tvers av kommunegrensene. Andre forhold: Rapporten peker også på behovet for å ta et valg i forhold til hvem samarbeidet skal omfatte. Skal det være et tokommuners samarbeid eller skal en søke et samarbeid hvor også Jevnaker inngår? Videre heter det at Dersom Lunner, Gran og Jevnaker ser det som ønskelig å utvide kommunesamarbeidet bør kommunene vurdere om det best skjer via en politisk tverrkommunal arbeidsgruppe eller om Regionrådet for Hadeland kan være et egnet forum for utformingen av en strategi for det interkommunale samarbeidet på Hadeland. Det ble også pekt på muligheten for vertskommunesamarbeid som ny kommunelov legger opp til. (Kommunelovens Kap 5. 27og 28. Gjeldende fra 1. jan. 2007). 4

5 KRAV TIL ARBEIDET MANDAT. I saken som ble behandlet av kommunestyrene i mars 2009 var det presisert at en burde ta hensyn til følgende elementer ved utarbeidelse av et dokument som beskriver rammene for det interkommunale samarbeidet på Hadeland: Rammene ( ) må utformes slik at disse kan innarbeides i eksiterende og framtidige avtaler, som en felles standardisert del, som bl.a. beskriver grunnlag og rutiner for samarbeidet. Rammene må utarbeides slik at de kommunene som vil mest skal få anledning til å gjennomføre det de ønsker. Det må også tas hensyn til at ikke alle kommunene finner det hensiktsmessig å delta i alle samarbeidsoppleggene. Arbeidet som må igangsettes kan trolig bygge videre på det arbeidet som pågår for å utvikle felles plattform for NAV-samarbeidet mellom Gran og Lunner. (Avtale om sosialtjeneste for Lunner og Gran) En gjennomgang og vurdering av eksisterende samarbeidsavtaler må inngå i arbeidet. Rapporten Kartlegging av interkommunalt samarbeid Gran og Lunner kommuner vil være et viktig utgangspunkt for det videre arbeidet. Vurdere om regionrådet skal ha en annen rolle i forhold til de interkommunale samarbeidene. Dokumentet som utarbeides bør kunne danne grunnlag for en felles viljeserklæring og visjon for det interkommunale samarbeidet på Hadeland. Etter drøftinger i møte mellom rådmennene og regionkoordinator i mai 2009 ble det nedsatt en arbeidsgruppe for å utarbeide en plan for organisering og gjennomføring av arbeidet. Arbeidsgruppen bestod av: Gaute Øvrebotten og Morten Gausen fra Gran kommune, Anne Grønvold og Kirsti Nesbakken fra Lunner kommune, Knut Sønju fra Jevnaker kommune og Edvin Straume fra Regionrådet for Hadeland Planen til arbeidsgruppa ble godkjent i møte mellom ordførere, rådmenn og regionadministrasjonen 28. august i fjor. Om elementer som burde tas hensyn til, i tillegg til hva som kom fram i saken kommunestyret hadde vedtatt, uttalte gruppa følgende: Etter hvert som arbeidet gjennomføres vil det opplagt bli avdekket andre viktige forhold som også må belyses. Arbeidsgruppa har gjennom sine drøftinger vært innom følgende: Krav til demokratisk styring faren for demokratisk underskudd. Krav til rapportering og tilbakemeldingsrutiner. Harmoniseringsbehovet i forb. med budsjettarbeidet. Skille mellom politiske og administrative prosesser og ansvar. Flere forhold vil opplagt komme til syne etter hvert som arbeidet går framover. ORGANISERING OG GJENNOMFØRING AV ARBEIDET. Arbeidet er i det alt vesentligste gjennomført i tråd med planen som ble godkjent i møte 28. august i fjor. Dette innebærer at: Rådmennene har vært styringsgruppe. Styringsgruppa har hatt fire møter etter oppstartsmøte. Møtene i styringsgruppa har vært innarbeidet som en del av de månedlige møtene mellom rådmennene og regionadministrasjonen. Ordførerne har vært ressursgruppe for arbeidet. Etter oppstartsmøtet har det vært et møte i ressursgruppa. I tillegg er ordførerne hold løpende orientert om arbeidet gjennom månedlige møter mellom ordførere, rådmenn og regionadministrasjon. 5

6 Arbeidet er gjennomført av en arbeidsgruppe bestående av to rep. fra hver kommune. Følgende har deltatt: Gaute Øvrebotten og Morten Gausen fra Gran kommune. Anne Grønvold og Kirsti Nesbakken fra Lunner kommune. Gry Munkerud fra Jevnaker kommune og Edvin Straume fra Regionrådet for Hadeland Arbeidsgruppa har hatt 9 arbeidsmøter. Morten Gausen, Kirsti Nesbakken og Gry Munkerud har hatt et spesielt ansvar for å vurdere de økonomiske forholdene knyttet til det interkommunale samarbeidet. Økonomi har ikke vært tema på alle møtene. Kirsti Nesbakken og Morten Gausen har av denne grunn deltatt på 5 av arbeidsmøtene. Prosjektleder. Undertegnede har vært prosjektleder og hatt ansvaret for framdriften av arbeidet. Dette innebærer ansvaret for møteinnkalling og møtereferater, og at forslag til viljeserklæring, håndbok og rapport er ført i pennen av undertegnede. Forslag til viljeserklæring og håndbok er drøftet og utarbeidet sammen med arbeidsgruppa og ekstern konsulent. (Se pkt. under) Disse dokumentene er selvfølgelig også behandlet og godkjent av styringsgruppa. Rapporten fra arbeidet er utarbeidet etter siste møte i styringsgruppa og etter at arbeidsgruppa har avsluttet sitt arbeid. Prosjektleder står derfor ansvarlig for denne. Ekstern bistand. Arbeidsgruppa som utarbeidet forslag til plan for organisering og gjennomføring av arbeidet anbefalte at det ble knyttet ekstern kompetanse til arbeidet. Begrunnelsen for dette var antatt behov for: - Juridisk bistand avklaringer i forhold til lovgivning. - Erfaringsinnhenting informasjon fra andre kommuner/regioner. - Prosessveiledning. Etter at forespørsel var sendt fire kompetansemiljøer ble NIVI Analyse v/jørund K. Nilsen valgt. I tillegg til å delta på oppstartsmøtet har Jørund K. Nilsen deltatt på to møter i arbeidsgruppa og et møte i styringsgruppa. Prosjektleder har hatt løpende kontakt med Jørund K. Nilsen. Han har, som tidligere nevnt, deltatt aktivt i utformingen av forslag til viljeserklæring og håndbok. Oppstartsmøte 1. des Arbeidet ble igangsatt gjennom oppstartsmøte som ble arrangert i Lunne rådhus 1. des På oppstartsmøtet deltok styringsgruppe, ressursgruppe, arbeidsgruppe, prosjektleder og ekstern ressursperson. Felles formannskapsmøte 21. mai På dette møtet presenterte prosjektleder forslag til viljeserklæring og orienterte om arbeidet med å utarbeide håndbok for det interkommunale samarbeidet. I referatet fra møtet er følgene anført: - Forslag til viljeserklæring og rutinehåndbok vil bli oversendt kommunen før sommerferien. - Saken vil bli lagt fram for behandling i kommunestyrene på første møtet etter sommerferien. - Det kom ikke fram signaler som innebærer behov for vesentlige justeringer i innhold eller framdrift. Noe forsinket framdrift. I planen for arbeidet som ordførere og rådmenn godkjente 28. august i fjor var følgende satt som mål for gjennomføring av arbeidet: Ferdigstilling av rutinehåndboken og oppdatering/utarbeidelse av avtaler for det enkelte samarbeidsområde. Tidsfrist: 1. mai

7 P.g.a. mange andre gjøremål har denne tidsfristen ikke vært mulig å holde hverken for prosjektleder eller arbeidsgruppe. Gjennomgang og oppdatering av avtalene for hvert enkelte samarbeid vil være et omfattende arbeid som også vil medføre involvering av ansvarlig ledere og fagpersoner knyttet til det enkelte samarbeidsområdene. I samarbeid med styringsgruppa er det derfor besluttet at dette arbeidet bør utstå til etter at kommunestyrene har tatt stilling til forslag til viljeserklæring og håndbok. OMFANG OG ORGANISERING AV ARBEIDET I DAG. Situasjonen i dag. Ved oppstart av arbeidet ble det utarbeidet følgende oversikt over eksisterende interkommunale samarbeidsordninger: Område/navn Voksenopplæring 2002/2004 Brann 2005/2008 Interkommunalt innkjøpssamarbeid på Hadeland 2005 Skatteoppkreveren for Hadeland 2005 Flyktningtjeneste 2005 Interkommunalt vannverk 1977 Hadeland kulturskole 1990-t/2003 Kulturkontoret for Lunner og Gran 2003 Type Deltakere Styringsorganer Avtale Lunner og Gran; vertskommune Lunner Avtale Lunner og Gran; vertskommune Gran Avtale Jevnaker, Lunner og Gran; vertskommune: Gran Styringsgruppe: Rådmennene Fra 2008 samarbeid med Gjøvikregionen. Avtale koml 27 Jevnaker, Lunner og Gran; vertskommune Lunner Styre - Lunner har leder Avtale avtaleperiode 5 år. Lunner og Gran; vertskommune Lunner Avtale Lunner og Gran; vertskommune Lunner Salg av tjenester Gran Avtale - avtaleperiode 5 år, oppsigelig avtale med automatisk fornyelse Lunner og Gran; vertskommune: Gran Styringssignaler i avtale (eller innarbeida praksis). Forhold å være obs på! Halvårlige kontaktmøter. Regnskapsrapporter pr tertial. Budsjettarbeidsfrist obs! Selger også tjenester: SPU til Lunner og lærerressurs til Hadeland DPS. Ingen styringssignaler i avtalene To årlige møter i styringsgruppa (minimum). Årsrapport. Datoer? Rapporterer til tertialene. Årsmelding. Budsjettinnspill i samsvar med de enkelte kommunenes årshjul. Koordinering (rådmennene) ved behov. Innspill (budsjett) innen Koordineringsnettverk. Flyktningforum: Barnehage, skole, helsesøster, helse, sosialtjeneste. Grans tjeneste alene. Samarbeidsmøter med kommunene og kulturlivet for å tilpasse tjenestene til etterspørselen. Budsjettmidler (betaling) overføres Gran. Koordinering (rådmennene) ved behov. Innspill (budsjett) innen

8 Landbrukskontoret for Hadeland 2001 Sosialtjenesten for Lunner og Gran 2009 PPT for Jevnaker og Lunner År? Lærling/opplærings-kontor År? Avtale opprinnelig for 5 år; fornyes for ett og ett år. Jevnaker, Lunner og Gran; vertskommune: Gran Vertskommuneavtale koml 28 (administrativ). Avtale? Lunner vertskommune Avtale? Jevnaker og Lunner; Lunner vertskommune. Møter ved behov. Årlig rapport. Budsjettinnspill 15/8. obs er? Ulike maler og rutiner medfører 3 separate og forskjellige årsmeldinger. Fast møte er alfa og omega. Ulik delegeringsgrad en utfordring. Avtaledokument i hht nytt lovgrunnlag. Samarbeidsrutine detaljerer frister og arbeidsmåter. obs! Selger også tjenester til Solhaugen. Oversikten over omfatter 12. ordninger. 7 av disse er samarbeidsordninger mellom Gran og Lunner. 3 av ordningene omfatter alle tre kommunene, mens 2 ordninger er mellom Jevnaker og Lunner. Som det går fram av oversikten er samarbeidsordningene organisert på forskjellige måter og relatert til ulike paragrafer i kommuneloven. Mange avtaler er gamle og av varierende kvalitet. Gjennomgående er at de ikke er oppdatert i forhold til ny kommunelov. Avtalen om Sosialtjeneste for Lunner og Gran er den nyeste avtalen som er tatt med i oversikten. Etter at oversikten ble utarbeidet er også Avtalen om voksenopplæring mellom Gran og Lunner gjennomgått og revidert. Dette er de to eneste avtalen som er justert og utformet i tråd med ny kommunelov. Hvordan kan interkommunalt samarbeid organiseres. Interkommunalt samarbeid kan organiseres i henhold til følgende lovgivning: Kommuneloven Aksjeloven Lov om interkommunale selskaper. I kommuneloven er det kap. 5 som regulerer det interkommunalt samarbeidet. Kapitlet har to - 27 og 28. I vår sammenheng vil det viktigste i disse være: 27 Interkommunalt samarbeid. Samarbeid med eget styre. 28 b. Administrativt vertskommunesamarbeid. 28 c. Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd. I den grad avtaler som er inngått henviser til lovgrunnlag er det uten unntak kommunelovens bestemmelser som er benyttet. Der lovgrunnlag ikke er presisert er det likevel grunn til å anta at kommunelovens 27 vil regulere forholdet. Kommunelovens 28 c. vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd, er tenkt benyttet på områder hvor myndighet av prinsipiell karakter er overdratt vertskommunen. Til tross for at det interkommunale samarbeidet på Hadeland må betraktes som omfattende, oppfatter en ikke at kommunene gjennom de etablerte samarbeideidsordningene har gitt fra seg myndighet av prinsipiell karakter. Denne oppfatningen støttes også av ekstern konsulent som har vært knyttet til arbeidet. 8

9 Da Lunner og Gran i mars 2009 inngikk avtale om felles sosialtjeneste ble det kjøpt juridisk bistand fra KS-advokatene. For dette samarbeidet ble heller ikke vertskommunesamarbeide med felles folkevalgt nemnd anbefalt. En finner derfor ikke behov for å foreslå å benytte vertskommunesamarbeid med folkevalgt nemnd for noen av de etablerte samarbeidsordningene. Årsverk og andel av kommunenes brutt utgifter. Av oversikt som er utarbeidet av arbeidsgruppas medlemmer med spesielt ansvar for økonomi, framgår det at 6.7 % av de kommunalt sysselsatte på Hadeland nå arbeider i et interkommunalt samarbeid. Fordelt på kommunene er andelene slik: 9,3 % av de ansatte i Gran, 7,4 % av de ansatte i Lunner og ingen ansatt i Jevnaker. Andel av brutto utgifter til interkommunalt samarbeid fordeler seg slik mellom kommunene: Gran 11 %, Lunner 5,9 % og Jevnaker 1 %. De ressurser kommuneledelsen benytter til å koordinere samarbeidet er ikke tatt med i noen av oversiktene over. Oversiktene illustrerer at de fleste interkommunale samarbeidene er inngått mellom Gran og Lunner og at ingen av de etablerte samarbeidsordningene er lokalisert til Jevnaker. Det kan virke beskjedent at antall sysselsatte som arbeider i et interkommunalt samarbeid utgjør 6,7 % av de kommunalt sysselsatte på Hadeland. I denne sammenheng må vi huske på at de store kommunale arbeidsgruppene innen helse og ordinær grunnskole holdes utenfor dette samarbeidet. Sett i et slikt perspektiv framstår det interkommunale samarbeidet på Hadeland som omfattende. Andre samarbeidsavtaler. I tillegg til oversikten som er presentert foran eksisterer det samarbeid mellom kommunene på flere områder som er avtalt på annen måte. Av disse samarbeidet nevnes: Regionrådet for Hadeland Karrieresenter Opus Hadeland (kommunene, fylkeskommunen, NAV) Hadelandshagen (Næringshage i samarbeid mellom Gran, Lunner, OFK. og private.) Etablererveileder for Hadeland (Gran og Lunner) Randsfjordmuseene - Hadeland Folkemuseum (Konsolidert museumsenhet som omfatter Land- kommunene og kommunene på Hadeland) Turistinformasjon (Samarbeid mellom kommunene på Ringerike og Hadeland og Hadeland- Ringerike Reiseliv) OM DOKUMENTENE SOM OVERSENDES. Viljeserklæring for samarbeidet mellom Gran, Jevnaker og Lunner. Hensikten med å utarbeide og vedta en viljeserklæring for det interkommunale samarbeidet er å bevisstgjøre og utvikle felles forståelse og forankre forventninger og rammer for samarbeidsordningene. Det vises i denne sammenheng til tidligere sitat fra rapport fra Vista Analyse, hvor behovet for å utvikle en politikk for samarbeidet er understreket. Ved å utforme en viljeserklæring som følges opp med konkrete tiltak vil kommunene i større grad kunne utnytte potensialet som ligger i det interkommunale samarbeide. Det vil også gi kommunestyret bedre kontroll med styringen av det interkommunale samarbeidet. 9

10 Viktige punkter i forslag til viljeserklæring og kommentarer til noen av disse. Første punktet i viljeserklæringen slår fast at det interkommunale samarbeidet på Hadeland er et praktisk virkemiddel for å utvikle et godt og effektivt tjenestetilbud, gjøre kommunene til gode forvaltere og dyktige samfunnsutviklere. Kommentar: Denne formuleringen tydeliggjør at dette her ikke er snakk om et strategisk samarbeid som vurderes som forpliktende og foretrukket i alle sammenhenger hvor en opplever at kommunene blir for liten eller har for dårlig gjennomslagskraft. Kommunestyrenes presisering om at rammene må utarbeides slik at de kommunene som vil mest skal få anledning til å gjennomføre det de ønsker, og at en må ta hensyn til at ikke alle kommunene finner det hensiktsmessig å delta i alle samarbeidsoppleggene gjør strategis samarbeid uaktuelt. Ellers understreker dette punktet at de interkommunale samarbeidsordningene kan omfatte alle deler av den kommunale virksomheten, både tjenestetilbudet, forvalteroppgavene og rollen som samfunnsutvikler. Av andre viktige punkter i viljeserklæringen nevnes: Pkt. 3: Hvor det understrekes at samarbeidet skal bygge på prinsippet om god kompetanseutnytting, og over tid være til nytte for den enkelte kommune. Pkt. 6: Hvor kommunene forplikter seg til å vurdere interkommunale samarbeidsordninger ved omorganisering og innføring av nasjonale reformer. Kommentar: Håndboka redegjør nærmere for hvordan punktet skal følges opp. Pkt. 8: Som slår fast at kvaliteten på tjenesten som ytes gjennom interkommunalt samarbeid så langt råd er skal være lik for kommunene som deltar i samarbeidet. Der det likevel er behov for tilleggstjenester kan dett reguleres gjennom avtale om tjenestekjøp. Kommentar: Interkommunalt samarbeid har som perspektiv at oppgaver skal løses uavhengig av kommunegrenser. At kommunegrenser skal representere et skille i kvalitet på tjenesten harmoniserer dårlig med et slikt perspektiv. Punktet innebærer behov for å justere nåværende avtale om felles kulturkontor for Gran og Lunner. Dersom kommunene har behov for forskjellige nivå på tjenesten som skal ytes må samarbeidet reguleres gjennom avtale om tjenestekjøp. Pkt. 14: Dette punktet stiller krav om at viljeserklæring skal behandles av kommunestyrene i egen sak første året i hver valgperiode. Sammen med saken skal det også legges fram en oversikt over alle samarbeidsordninger som er inngått mellom kommunene på Hadeland. Kommentar: En slik gjennomgang vil være svært viktig for den politiske bevisstheten og forankringen av de interkommunale samarbeidsordningene. Håndbok for det interkommunale samarbeidet på Hadeland. Hensikten med håndboka er i førte rekke å legge til rette for gode rutiner for det samarbeidet som er nødvendig for å utvikle et godt og effektivt interkommunalt samarbeid. Håndboka er å betrakte som et dynamisk dokument som må justeres i tråd med de erfaringer som høstes. Intensjonen er at håndboka skal bidra til å: Styrke den politiske styringen av samarbeidsordningene. Legge til rette for utvikling og harmonisering av tjenesteyting og ressursbruk. 10

11 Sikre kvalitet på administrativ samhandling mellom deltakerkommunene. Koordinere deltakerkommunene på tidsfrister og aktiviteter. Noen viktige punkter i håndboka. Begreper. I dette kapitlet presenteres begreper som benyttes ved samarbeidsordninger hjemlet i kommunelovens bestemmelser om interkommunalt samarbeid uten folkevalgt nemnd. Dersom det igangsettes samarbeid etter øvrige bestemmelser i kommuneloven, etter aksjeloven eller lov om interkommunale selskaper, må tilsvarende begrepsavklaring foretas for disse. Følgende forkortelser benyttes: IS = Interkommunalt samarbeid. IS-møter = Faste møter i forbindelse med interkommunale samarbeid. Retningslinjer for utredning og etablering av nye samarbeidsordninger. Kapitlet gir føringer for hvordan nye interkommunale samarbeidsordninger skal utredes og etableres. Normalt vil slike initiativ være forankret i forutgående politisk behandling i egen kommune. Rådmennene kan ta initiativ, forankret i viljeserklæringens pkt. 6, ved omorganisering og innføring av nasjonale reformer. Regionrådet tar beslutning vdr. utredning av nye interkommunale samarbeidsordninger. Når utredning er foretatt vil det også være regionrådet som fremmer forslag om etablering av nye samarbeidsordninger. Kommunestyrene fatter endelig vedtak om igangsetting. Krav til avtaletekst for interkommunalt samarbeid på Hadeland. Håndboka forutsetter at det utarbeides en egen mal som skal benyttes for avtaler om IS på Hadeland. I kapitlet beskrives 16. pkt som må innarbeides i malen. Blant de viktigste punktene er: Partene i avtalen og lovhjemmel/juridisk grunnlag. Formål. Oppgaver og myndighet som overføres. Delegasjonsordning. Instruksjons og omgjøringsmyndighet Målstyring, årsbudsjett/økonomiplan og regnskap. Kostnadsfordelig. Rapporteringsrutiner. Mal, som inneholder punktene som er beskrevet i kapitlet, vil bli utarbeidet og benyttet når hver enkelt samarbeidsavtale skal gjennomgås og revideres etter at kommunestyrene har behandlet sak om rammer for interkommunalt samarbeid på Hadeland til høsten. Årshjul for det interkommunale samarbeidet på Hadeland. Dette kapitlet beskriver hovedstruktur for budsjett-, rapporterings- og samarbeidsrutiner for de interkommunale samarbeidene, og må derfor legges fram og aksepteres av kommunene. Kommunene må tilpasse sine mål- og økonomiprosesser slik at innspillene fra IS-møtene innarbeides. Dersom ikke tilstrekkelige budsjettopplysninger foreligger på det tidspunkt innspill til egen budsjettprosess foregår må ev. justering av kostnadsnivået beregnes av den enkelte kommunen. En har erfart at rollene som vertskommune og samarbeidskommune må utøves på en bevisst måte og at det er behov for å etablere gode rutiner for å sikre dette. Det er spesielt viktig at vertskommunen har gode rapporteringsrutiner og at samarbeidskommunen innehar nok kompetanse og ressurser til å ivareta bestillerrollen på en tilfredsstillende måte. I kapitlet slås det fast at IS skal inngå som fast punkt på regionens felles formannskapsmøte i mai. 11

12 Om IS-møtene heter det: IS-møtene er rådmennenes kommunikasjonsarena for å: Evaluere måloppnåelse og ressursbruk Vurdere utfordringer Utvikle grunnlag for prioriteringer Budsjett og samarbeidsrutiner. Kapitlet har et eget punkt som omhandler budsjett- og samarbeidsrutiner. Gode budsjett og samarbeidsrutinene er helt avgjørende for at interkommunalt samarbeid, slik det er utviklet mellom kommunene på Hadeland, skal fungere godt. Hovedpunktene i håndbokas beskrivelse av disse rutinene tas derfor med i rapporten. Minimum to samarbeidsmøter (IS-møter pr. år) Regionadministrasjonen har ansvart for gjennomføring av disse. Møtene forberedes i samarbeid mellom rådmennene og regionkoordinator. Dato for møtene skal vedtas om en del av kommunenes møteplan/årshjul. Møtene ledes av rådmannen i vertskommunen. Møtedeltakere: Rådmennene selv, andre medarbeidere rådmennene finner nødvendig og ansvarlige enhetsledere i vertskommunen. IS-møte 1: Avholdes først halvdel av april. Innspill til mål og økonomi for neste år utveksles i forkant av møtet. Innspill utarbeides både av vertskommune og samarbeidskommune og sendes til hverandre og til regionkoordinator. Det er utarbeidet oppsett over minimumskrav til dagsorden for møte. IS-møte 2. Ultimo oktober. Dagsorden for møtet kan påvirkes supplerende punkter sendes de andre kommunene og regionkoordinator senest 8 dager før møtet. Det er utarbeidet oppsett over minimumskrav til dagsorden for møte. Blant punktene er: o Oppfølging av styringssignaler fra IS-møte 1: Mål, årsbudsjett og økonomiplan: Vertskommunen legger fram oversikt over konsekvenser av foreslåtte tiltak. Innarbeides i budsjettoppstilling for samarbeidet, basert på årets budsjett justert for lønns- og prisvekst, inkludert konsekvenser av utredninger. Det føres gode protokoller fra IS-møtet. Disse inngår som en del av mål- og budsjettprosessen i den enkelte kommune. Disse protokollene vil være viktige arbeidsdokument for administrasjonen og kommunepolitikerne ved utarbeidelse av budsjett i egen kommune. Rapportering: Vertskommunen, eller andre med ansvar for interkommunale samarbeidsordninger, skal rapportere tertialvis til kommunene. Disse rapporteringene skal gi deltakerkommunene korrekt grunnlag for rapportering til KOSTRA. Kapitlet gir nærmere beskrivelser av hvordan avlevering av tertialrapport, årsrapport og årsmelding skal foregå. Økonomi. Håndboka inneholder bestemmelser som økonomisk oppgjør. Dette skjer etter avtalt fordelingsnøkkel, med fakturaer sendt 1. mars og 1. oktober. Årsavregning skal være sendt i februar påfølgende år. 12

13 Kontrollrutiner og revisjon følger vertskommunens rutiner. Rutiner for ev. investeringer er beskrevet særskilt. Det er utarbeidet takster for kostnader til husleie og administrative utgifter. Takstene tar utgangspunkt i prisnivå for 2008 og justeres årlig for til lønns og prisvekst. Følgende uenighetsbestemmelse er tatt inn: Dersom kommunestyrene ikke blir enige om nytt budsjett gjelder fjorårets budsjett justert for lønns- og prisvekst i samsvar med statsbudsjettets forutsetninger. Denne bestemmelsen må også legges fram for kommunestyrene og aksepteres på samme måte som hovedstrukturene for budsjett-, rapporterings- og samarbeidsrutinene. I tillegg til punktene som er referert over har håndboka korte kapitler som omhandler Arkiv og IKTansvar. DEN GODE MODELLEN FOR INTERKOMMUNALT SAMARBEID PÅ HADELAND? Avslutningsvis kan det være grunn til å reflektere litt over om det framlagte forslaget representerer den gode og robuste ordningen som i et lengre perspektiv vil kunne utgjøre rammene for det interkommunale samarbeidet mellom kommunene på Hadeland. Følgende forhold gjør slike refleksjoner spesielt aktuelle: I juni i fjor vedtok Lunner kommunestyre Kommuneplan for samfunnsutvikling for perioden Behovet for å vurdere kommunestrukturen er omtalt flere steder i planen. I planens kap. 10 presenteres tiltak som skal gjennomføres for å oppnå målsetningene i planen. Følgende er nevnt som første pkt. under overskriften Generelt. o Det åpnes for at arbeidet med kommunestruktur kan tas opp igjen. Lunner kommune vil i framtida være liten i forhold til de krav som stilles om tjenester til innbyggerne. Spesielt gjelder dette faglighet og valg av hensiktsmessige løsninger. I dag løses dette, på stadig flere områder, med interkommunale samarbeider. Det er også avsatt midler til et slikt arbeid. I forbindelse med interpellasjon i Gran kommunestyre 29. april i år ble følgende vedtak fattet: o Ordføreren forplikter seg til å sette kommunesammenslåing på agendaen i det pågående samarbeidet med Lunner kommune og viljeserklæringen. Hvordan disse forholdene vil bli fulgt opp gjenstår å se. Det som imidlertid er klart er at en ev. prosess for å få etablert en ny kommunestruktur vil være omfattende og tidkrevende. En vil derfor, under alle omstendigheter, ha behov for å få på plass en bedre ordning for det interkommunale samarbeidet i regionen. En ordning som bør kunne etableres så fort som mulig. I tillegg kommer det forhold at det ikke foreligger noe initiativ for å etablere en kommune på Hadeland. Det vil derfor trolig være behov for rammer for interkommunalt samarbeid på Hadeland selv om ny kommunestruktur skulle bli etablert. Fra rapporten til Asplan Analyse om samarbeidet mellom Gran og Lunner siteres følgende: Gran og Lunner bør, som et ledd i diskusjonen om en videreutvikling av det interkommunale samarbeidet, ha en diskusjon om hvor smertegrensa går med tanke på omfanget av det interkommunale samarbeidet. Denne diskusjonen er ikke tatt i arbeidet som nå er gjennomført. 13

14 I arbeidet har en forsøkt å gi gode svar på de utfrodringene kommunestyren gav gjennom vedtakene som ble gjort i mars i fjor. Prosjektleder er av den oppfatning at de rammer det legges opp til gjennom vedtak av viljeserklæring og innføring av håndbok vil representere en ny og adskillig mer oversiktlig struktur for det interkommunale samarbeidet på Hadeland. Det vil i vesentlig grad øke muligheten for oversikt og styring, både politisk og administrativ. Jaren 9. juli 2010 Edvin Straume prosjektleder 14