Forhandlingsutvalgets rolle

Transkript

1 Forvaltningsrevisjon Rapport Forhandlingsutvalgets rolle September 2009 Stavanger kommune

2 Innhold Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Gå gjennom innholdsfortegnelsen, sammendraget og rådmannens kommentarer. 2. Les også vurderingene i kapittel Les dertil bakgrunnsstoffet i kapittel 2, faktaframstillingen i kapittel 3 og vedleggene. 1 Sammendrag Innledning Formål og problemstillinger Revisjonskriterier og metode Faktabeskrivelse Utvalgets reglement Hva kjennetegner saker i forhandlingsutvalget? Hvordan forholder forhandlingsutvalgets praksis seg til bestemmelser i ny offentlighetslov? Hvilke saksforberedelser ligger til grunn for uttalelser/beslutninger? Hvilken praksis finnes i sammenlignbare kommuner? Revisjonens vurderinger og anbefalinger Om utvalgets rolle i utbyggingspolitikken Om utvalgets åpenhet Om kontrollutvalgets spørsmål Avsluttende drøfting Rådmannens kommentarer Vedlegg Forhandlingsutvalgets rolle Stavanger kommune

3 1 Sammendrag Stavanger kommune har et forhandlingsutvalg med oppgave å, så tidlig som mulig, gi styringssignaler og retningslinjer for rådmannens arbeid med forhandlinger om erverv, tilrettelegging, salg og utbygging av faste eiendommer. Kontrollutvalget i Stavanger har bedt Rogaland Revisjon gjennomgå forhandlingsutvalgets møtereferater med sikte på å klargjøre sakssammensetning generelt og saksforløp i konkrete enkeltsaker i forhold til kommunens organisasjonsplan og fullmakter. Vi har i prosjektet hatt tilgang til kommunens database med innkallinger, notater og møtereferater tilbake til 1998, og vi har intervjuet nøkkelpersoner i kommunen. Kontrollutvalgets spørsmål gjengis her i kursiv, med våre svar i korthet: Hvilke kjennetegn foreligger ved saker lagt fram for forhandlingsutvalget? Det har vært en nokså konstant mengde saker og møter gjennom det siste tiåret, til dels også lenger tilbake i tid. Flere sakskomplekser har gått igjen, blant annet knyttet til turveier, Jåttåvågen og Stavanger Forum-området. Vi finner ingen tendenser. Er det lagt fram saker som ikke naturlig hører inn under utvalgets gjøremål? Det foreligger 1127 refererte saker fra 1998 til Ved stikkprøver finner vi enkelte som det kan stilles spørsmål ved. Vi vurderer omfanget som svært begrenset, og at det reflekterer et langvarig bevisst forhold til utvalgets reglement og praktiseringen av det. Forekommer det saksprosesser hvor det på et tidligere tidspunkt burde vært framlagt sak til ordinær politisk vedtaksbehandling? Vi finner ikke støtte i det materialet vi har belyst til å svare bekreftende på dette spørsmålet. Vi har i prosjektet ikke gått så dypt inn i enkeltsaker, eller vurdert hva kommunen gjør i andre sammenhenger, til at vi kan vurdere tidspunkter annerledes enn det som ble gjort. Hvordan forholder forhandlingsutvalgets offentlighetspraksis seg til bestemmelser i ny offentlighetslov? Bystyret har i mars 2009 behandlet spørsmålet om offentlighet i relasjon til ny offentlighetslov, samt spørsmålet om åpne/lukkede møter ut fra kommunelovens bestemmelser. I samme sak ble utvalgets oppgave presisert. Vi finner ikke grunn til å anbefale en revurdering. Hvilke saksforberedelser ligger til grunn for uttalelser/beslutninger? Det er kommunens eiendoms-juridiske tjeneste som er sekretær for utvalget og som utarbeider arbeidsgrunnlaget. Administrative formøter med disse fagpersoner, foruten rådmann og direktører for KBU og BMU avholdes. I møtene presenteres sakene muntlig av administrasjonen før en politisk behandling. Statistikken viser at utvalget ikke bruker mer enn få minutter per sak, og en drøy time på hvert møte. Det er det siste året blitt utviklet en langt mer utstrakt form for notatskriving som grunnlag for drøftingene i utvalget. Hvilken praksis finnes i sammenlignbare kommuner? På dette området er det knapt sammenlignbare kommuner. Det kommer av Stavanger kommunes særskilte praksis med å selv involvere seg sterkt på eiendomskjøp og salg, og da kanskje særlig innen den aktive utbyggingspolitikk som har vært praktisert gjennom flere tiår. Av storbyene har Kristiansand imidlertid fra 2007 hatt en tilsvarende politisk organisering. Forhandlingsutvalgets rolle Stavanger kommune

4 Sett fra et revisjonsmessig ståsted har vi på denne bakgrunn ingen kommentarer i forhold til den administrative oppfølging av forhandlingsutvalget. Den politiske bruk av utvalget er det vanskeligere å finne dokumentasjon på, men ligger også utenfor revisjonens virkefelt. Spørsmål knyttet til utvalgets eksistens, reglement, sammensetning og praktisering av offentlighet ligger til bystyret selv å bestemme. Det ble sist gjort av bystyret i mars i år. I vurderingskapitlet finner vi imidlertid grunn til å stille spørsmål ved det som enkelte synes å ha oppfattet som hemmelighetskremmeri rundt utvalgets virksomhet. Vi mener at kommunen tidligere og bedre kunne lagt til rette for en styrket grad av meroffentlighet. Det gjelder informasjon om deltakere, reglement, møtetidspunkter osv. på internettsidene. Det gjelder også hvordan man responderer på begjæringer om innsyn i sakslister mv. De endringer kommunen gjorde tidligere i år, kan vise seg tilstrekkelige i så måte. Stavanger er en utbygd by og kommunen spiller en aktiv rolle i regionalpolitikken. Vi vil anta at den igangsatte kommuneplanprosess vil medføre en aktiv politikk også framover mht. å bygge nytt land og transformere tidligere områder. Vi tolker kommunen slik at den også framover ønsker å være aktiv på selv å kjøpe og utvikle arealer eller eiendommer. Dette er igjen en politisk vurdering som bystyret kan omgjøre. Hvilke konsekvenser det har for politisk organisering avgjøres gjennom de revurderingene kommunen har en gang i valgperioden, til slutt med vedtak i bystyret. Vi finner til slutt grunn til å understreke at kommunen ved sitt forhandlingsutvalg lett kan komme i en vanskelig situasjon med hensyn til saksbehandling og meroffentlighet. Med sentrale administratorer og sentrale politikere rundt et møtebord, uten eksternt søkelys, kan det neppe være udelt enkelt å kun forholde seg til den ervervsmessige siden av en sak, uten også å gi signaler om andre sider ved saken. Rogaland Revisjon har i dette prosjektet ingen anbefalinger. Forhandlingsutvalgets rolle Stavanger kommune

5 2 Innledning 2.1 Formål og problemstillinger Kontrollutvalget i Stavanger vedtok å bestille en forvaltningsrevisjon med følgende formål: Prosjektet skal gjennomgå forhandlingsutvalgets møtereferater med sikte på å klargjøre sakssammensetning generelt og saksforløp i konkrete enkeltsaker i forhold til kommunens organisasjonsplan og fullmakter. Av kontrollutvalgets bestilling følger at følgende problemstillinger skal besvares: Hvilke kjennetegn foreligger ved saker lagt fram for forhandlingsutvalget? Det foretas en kartlegging og kategorisering av et utvalg saker et antall år tilbake i tid for å synliggjøre eventuelle utviklingstrekk. Er det lagt fram saker som ikke naturlig hører inn under utvalgets gjøremål? Forekommer det saksprosesser hvor det på et tidligere tidspunkt burde vært framlagt sak til ordinær politisk vedtaksbehandling? Hvordan forholder forhandlingsutvalgets offentlighetspraksis seg til bestemmelser i ny offentlighetslov? Hvilke saksforberedelser ligger til grunn for uttalelser/beslutninger? Hvilken praksis finnes i sammenlignbare kommuner? 2.2 Revisjonskriterier og metode Revisjonskriteriene er krav eller forventninger som brukes for å vurdere funnene i undersøkelsene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks lovverk og politiske vedtak. Vi har anvendt reglementene for forhandlingsutvalget, delegasjonsreglement i kommunen og aktuelt lovverk. Vi har hatt samtaler med rådmannen og nøkkelpersoner i kommunen med kjennskap til utvalget, samt med ordfører. Vi har hatt kontakt med ansatte i et utvalg andre kommuner. Vi har hatt tilgang til databasen hvor alle innkallinger, referater og notater fra forhandlingsutvalgets virksomhet tilbake til 1998, ligger arkivert. Forvaltningsrevisjon handler om å undersøke administrasjonens praksis i forhold til politiske vedtak. Rapporten konsentreres derfor om administrasjonens møteinnkallinger, notater og referater. Prosjektet er i grenselandet til hva det kan drives forvaltningsrevisjon av. Rapporten vurderer ikke om kommunen bør ha et slikt utvalg. Rapporten inneholder ingen revurderinger av kommunens forhandlingsposisjoner, utbyggingspolitikk, ekspropriasjonspraksis eller liknende forhold som har vært framme i media det siste halve året. Vi har ikke kartlagt hva medlemmene eventuelt har tatt opp til drøfting som ikke står i innkalling eller referater, ei heller deres aktivitet i møtene eller utenfor møtene. En nærmere omtale av kriterier, metode og kildehenvisninger ligger i rapportens vedlegg. Vår samlete vurdering er at metodebruk og kildetilfang har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å besvare de problemstillinger kontrollutvalget vedtok, som svar på prosjektets formål. Forhandlingsutvalgets rolle Stavanger kommune

6 3 Faktabeskrivelse 3.1 Utvalgets reglement I bystyresak 37/97 ved behandlingen av utvalgets første reglement i 1997 heter det at forhandlingsutvalget ble vedtatt opprettet ved bystyrebehandlingen av sak om "erverv av grunn til boligformål" i Det ble da vedtatt at "Det nedsettes et utvalg med medlemmer fra de partier som er representert i formannskapet, som sammen med finansrådmannen forhandler om å forestå oppkjøp av arealer. Forhandlingsutvalget i Stavanger er opprettet i medhold av bestemmelsene i kommunelovens 10 om faste utvalg. 1. Kommunestyret og fylkestinget kan selv opprette faste utvalg for kommunale og fylkeskommunale formål eller for deler av den kommunale eller fylkeskommunale virksomhet. Slike utvalg skal ha minst tre medlemmer. 2. Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv området for de faste utvalgs virksomhet. Slike utvalg kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. Bystyret har de gangene reglementet har vært til behandling valgt å ikke gi utvalget avgjørelsesmyndighet. Saker drøftes og rådmannen gis styringssignaler. Iht. 1 i gjeldende bystyrevedtatte reglement (2009), er forhandlingsutvalget et styringsutvalg ovenfor rådmannen i problemstillinger som oppstår i saker om erverv, tilrettelegging, salg og utbygging av faste eiendommer. 3 utdyper dette 1 : Forhandlingsutvalgets oppgave er å, så tidlig som mulig, gi styringssignaler og retningslinjer for rådmannens arbeid med forhandlinger om erverv, tilrettelegging, salg og utbygging av faste eiendommer. Forhandlingene føres av rådmannen eller de han/hun måtte utpeke. Utvalget skal bare unntaksvis delta i direkte forhandlinger med kommunens motpart. Utvalget har ingen avgjørelsesmyndighet innenfor ovennevnte virksomhetsområde. Avgjørelsesmyndigheten vil være regulert i henhold til det årlige budsjettvedtak. I vedlegg har vi gjengitt fullt ut forhandlingsutvalgets første mandat fra 1997, samt de fra 2007 og Det har i alle år vært bestemt at utvalgets møter går for lukkede dører, og med saksinnkalling og møtereferater unntatt offentlighet. Dette siste kommer vi tilbake til, men først skal vi gå gjennom saksomfanget og -typene i utvalget. 1 Før 2009 lød formuleringen i 1 (utdrag): Utvalget er et styringsutvalg overfor rådmannen i prinsipielle spørsmål og problemstillinger som oppstår i saker om erverv, tilrettelegging, salg og utbygging av faste eiendommer, jfr. 3. Formuleringen i prinsipielle spørsmål ble altså tatt ut. Forhandlingsutvalgets rolle Stavanger kommune

7 3.2 Hva kjennetegner saker i forhandlingsutvalget? Antall saker i utvalget 2 Av figuren under ser vi at antall møter i utvalget har ligget omtrent på samme nivå de siste ti årene, med et snitt på 11 i året, varierende fra 8 til 14. Figur 3-1 Antall møter i Forhandlingsutvalget siden 1999 (Kilde: Kommunens database) I referater framkommer også oversikter tilbake til 1993 over antall saker. Kombinert med vår egen telling for de siste årene, finner vi at antallet har ligget relativt stabilt på gjennomsnittlig 108 saker i året (inklusive godkjenninger av referater fra sist møte). Figur 3-2 Antall saker i Forhandlingsutvalget siden 1993 (Kilde: Kommunens database) Utvalgets sekretær oppsummerte i årene 2002 til 2007 møtenes varighet. Oppsummert på hele året varierte møtelengdene mellom 56 og 89 minutter, dvs. noe over en time i varighet. Forhandlingsutvalget brukte disse årene i gjennomsnitt 6 til 9 minutter per sak. 2 For 2009 gjelder disse tall fram til og med juni-møtet. Forhandlingsutvalgets rolle Stavanger kommune

8 3.2.2 Sakstyper i utvalget I sekretærens årlige oppsummeringer for utvalget for årene , er gjengitt hvilke saker som har versert hyppigst det enkelte år. Tallene i parentes viser til antall saker. Tabell 3-1 Sakstyper eller komplekser i utvalget siden : Urban sjøfront (8) Eiendoms-/tomtespørsmål vis a vis fylkeskommunen og nye helseforetak (8) Jåttåvågen (6) Stavanger Forum (5) Tastarustå (5) Friområdeprosjektet (4) 2003: Friområdeprosjektet (11) Jåttåvågen (7) Hovedutbyggingsområder (6) Arealdelen (5) SIH IKS (5) Tastarustå (4) Eiganes stadionområde (4) Buøy industriområde (3) 2004: Salg av kommunale bygg og eiendommer (9) Hovedutbyggingsområder (9) Jåttåvågen (8) SIH IKS (8) Friområdeprosjektet (7) Urban Sjøfront (4) Eiganes stadionområde (4) 2005: Salg av kommunale bygg og eiendommer (18) Friområdeprosjektet (10) Barnehageutbyggingen (9) Jåttåvågen (6) Stavanger Forum (6) Tastarustå (5) 2006: Administrasjonen har ikke talt saker, men anfører at det har vært flest drøftinger knyttet til: Salg av kommunale bygg og eiendommer Friområdeprosjektet Eksisterende og nye barnehager Tastarustå hovedutbyggingsområde Jåttåvågen 2007: Administrasjonen har ikke talt saker, men anfører at det har vært flest drøftinger knyttet til: Kjøp og salg av eiendom og bygg Avtaleforhandlinger vedrørende private barnehager Bjergstedvisjonen Friområdeprosjektet Jåttåvågen Stavanger Forum-området Vaulenmarken 2008: Tilsvarende oppstillinger og vurderinger foreligger ikke fra administrasjonen for Vi har til gjengjeld i vedlegg valgt å legge inn alle saksoverskrifter i første halvår 2008, for at leseren selv skal kunne gjøre seg en oppfatning av sakene. Vår gjennomgang viser at de samme sakskompleksene går igjen som årene før Gråsonesaker I mandatet for denne forvaltningsrevisjon framgår spørsmål om det er lagt fram saker som ikke naturlig hører inn under utvalgets gjøremål. Forhandlingsutvalget skal gi rådmannen råd i forhandlinger om blant annet kjøp og salg av eiendommer. Spørsmålet er om utvalget også behandler andre saker. I prinsippet skal utvalget også være det utførende ledd i forhold til kommunen som reguleringsmyndighet, og alle vi har samtalt med framhever at denne arbeidsdelingen (rolledelingen) i forhold til kommunalstyret for byutvikling og andre politiske utvalg, ligger til grunn for behandlingene i forhandlingsutvalget. Tilsvarende skille vektlegges også på administrativ side. Forhandlingsutvalgets rolle Stavanger kommune

9 Saker nevnt av informanter På direkte spørsmål om det er lagt fram saker som ikke skulle vært i forhandlingsutvalget, viser noen av våre informanter til kun en sak, nemlig 110/08 EM i fotball 2016 samarbeid om mulige arrangørbyer. Motsatt vurdering av denne sak framkommer også i intervjuene. Tabell 3-2 Sak nevnt i intervjuer som kanskje ikke skulle vært i forhandlingsutvalget EM i fotball samarbeid med mulige arrangørbyer. Innkallingen har et notat. Det skisserer hovedlinjer i arbeidet, men uten å berøre eiendomsmessige forhold. Referatet utsendt etter møtet lyder: Forhandlingsutvalget sluttet seg enstemmig til rådmannens anbefaling om i samarbeid med NFF å medvirke til en utredning og søknad til UEFA om mulig arrangørby av EM i fotball I påfølgende møte ( ) er det imidlertid under gjennomgang av referatet notert følgende: Det ble påpekt at det i sak 110/08, EM i fotball 2016, ikke er protokollert at det ble reist spørsmål om hvorfor saken er unntatt offentlighet. Forhandlingsutvalgets referater er iht. offentleglova (offl.) 14 og 23 unntatt innsyn. Stavanger kommune praktiserer meroffentlighet. Deler av et referat/enkeltsaker kan derfor gjøres tilgjengelig for innsyn. Orienteringssaken om EM i fotball 2016, sak 110/08, er en slik sak. Det gjelder også mange andre saker som har vært drøftet i forhandlingsutvalget. Forhandlingsutvalget var enige om at denne saken skal være tilgjengelig for innsyn. Forøvrig ble referatet godkjent. Rogaland Revisjon vurderer også denne sak som tvilsom i forhold til utvalgets vedtatte reglement. Våre stikkprøver Vi har tatt stikkprøver i flere årganger av innkallinger og referater, og vi har systematisk gjennomgått innkallinger fra , og fra Vi finner få, om noen, saker som utvetydig ikke skulle vært framlagt i forhandlingsutvalget. De få, store sakskompleksene som er framkommet i debatten om forhandlingsutvalgets virksomhet, Jåttåutbyggingen, Stavanger Forum / Oilers, Tou Scene, framstår som så langvarige og komplekse at vi ikke har gått inn i dem. De pågår også fremdeles, både i forhandlingsutvalget, kommunalstyret for byutvikling, bystyret og andre berørte utvalg, på vanlig måte. Saker i 2001 og 2002 Vi finner å ville trekke fram følgende saker for de to første årgangene (2001/02): Tabell 3-3 Saker i 2001 og 2002 som kanskje ikke skulle vært i forhandlingsutvalget 32/01: Tilbud fra Safetech på en risiko- og sårbarhetsanalyse for et område på Kalhammeren med grunnlag i den virksomhet som Henriksen Oljetransport driver. Spørsmål om at kommunen tar ansvar for å gjennomføre analysearbeidet. Innkallingen inneholdt ikke ytterligere informasjon. I referatet heter det bl.a at som lokal forurensningsmyndighet, opprinnelig tomteselger, plan- og byggesaksmyndighet og som ivaretaker av samfunnssikkerhetsspørmål generelt anbefaler rådmannen at undersøkelsen igangsettes snarest mulig. Dette er øyensynlig en kompleks sak, og den går igjen. Det kan ut fra hva vi leser framstå som uklart hvorfor det er forhandlingsutvalget som behandler den. 03/02: Rogaland Rideklubb - spørsmål om mandat til å oppta forhandlinger om videreføring av dagens lokalisering ved Grannesveien. Av innkallingen framgår lite, men av referatet framkommer at kommunen har investert i ridestier i Sørmarka. 30/02: Jåsund, Sola kommune - orientering om hovedinnhold i forslag til kommunedelplan, herunder forholdet til fylkesdelplanen og transportmessige konsekvenser for Stavanger. Denne saken framstår som en generell orientering om utbygging i annen kommune, på grensen til Stavanger. Saken er fulgt opp i sak 55/02, men da begrenset til spørsmål om Stavanger som grunneier i Jåsund-området skulle delta i utviklingen av området. Forhandlingsutvalgets rolle Stavanger kommune

10 49/02: Underganger Madlaveien - orientering om henvendelse fra vegsjefen vedrørende kostnadsøkning for prosjektet og forslag til løsning (kfr FSK-sak 3062/02). Dette framstår som en orienteringssak om en bevilgning som formannskapet skal få til behandling grunnet beløpsomfang. 59/02: Spørsmål om Stavangers deltakelse i den europeiske bolig- og byplankonkurransen EUROPAN7 med boligfeltet B8 langs Diagonalen, Jåtten Øst. EUROPAN er en stor europeisk bolig- og byplankonkurranse som arrangeres ca hvert 3.år og Norge skal for første gang stille med konkurransetomter. Knytningen til forhandlingsutvalget framstår i innkalling og referat som uklar. Det vises til at deltakelse i konkurransen med et tomteområde forutsetter bystyregodkjennelse av revidert reguleringsplan senere på året. 89/02: Orientering om Norsk Metallreturs arbeid med relokalisering, til Sønnichsen-området på Forus. Spørsmål om kommunens holdning til denne lokaliseringen. Det kan være noe uklart ut fra papirene hvilken ervervsmessig interesse kommunen har i en slik sak, men det vises i referatet blant annet til at Rådmannen ble imidlertid bedt om i forbindelse med denne etableringen om å se på muligheten for å etablere en gjennomgående vei/turvei til Forusstranda Sør. Saker i 2006 og 2007 For de to neste årsserier vil vi nevne: Tabell 3-4 Saker i 2001 og 2002 som kanskje ikke skulle vært i Forhandlingsutvalget 11/06: Jåttånuten - orientering om ROS-vurderinger knyttet til videre utbygging innenfor militært område i planforslag Risiko- og sårbarhetsanalyse knyttet til JWC ble gjennomgått. 83/06: Ny driftsavtale for private barnehager - oppsigelse av gjeldende avtaler. I innkallingen framkommer ikke annen informasjon enn overskriften her. Det kan tolkes til at utvalget inviteres til å drøfte driftsavtalens innhold og spørsmålet om oppsigelse på generelt grunnlag. Spørsmålet er i så fall om det er i forhandlingsutvalget den type spørsmål skal behandles. I referatet vises det derimot til at En ny driftsavtale vil nødvendiggjøre en gjennomgang av eiendomsforholdene rundt den enkelte barnehage og i noen tilfeller vil det være nødvendig med tilleggsavtale vdr. disse forhold. Saker under eventuelt Alle saksinnkallinger har en eventuelt-post som benyttes av både rådmann og folkevalgte til å ta opp saker. Ettersom en revisjon først og fremst knytter seg til hva administrasjonen foretar seg overfor kommunens politiske utvalg, har vi i begrenset grad gjennomgått disse. På stikkprøvebasis finner vi at rådmannen er spurt om det vil bli ryddet på en tidligere kommunal barnehagetomt. Vi finner at ordfører og andre har orientert om større lokaliseringssaker i næringslivet. Det ble også tatt initiativ til å følge opp byens manglende hotellkapasitet, blant annet ble det foreslått at en person dedikeres til å lose ønskede hotellprosjekter gjennom systemet raskest mulig, som det heter i referatet. Foreløpig vurdering Rogaland Revisjon vurderer det slik at de saker vi har tatt med ovenfor ikke er mange sett i forhold til samlet antall saker. Videre kan det argumenteres for at sakene ligger innenfor forhandlingsutvalgets mandat, eller i det minste ikke går på tvers av oppgaven med å gi styringssignaler og retningslinjer for rådmannens arbeid, og for kommunens standpunkt til prinsipielle spørsmål og problemstillinger som oppstår så tidlig som mulig i en forhandlingssituasjon om erverv, tilrettelegging, salg og utbygging av faste eiendommer 3. 3 Her er brukt formuleringen i reglementet som gjaldt på tidspunktet for disse sakene. Den ble endret i Forhandlingsutvalgets rolle Stavanger kommune

11 Fra vår stikkprøvegjennomgang kan vi også nevne at det tidvis kan framstå som uklart hvorfor en sak havner på sakskartet nettopp i forhandlingsutvalget, men at et videre innsyn synes å avklare det. Et eksempel kan være sakstittelen 108/08: Status i arbeidet med nytt krisesenter. I 2008 var det diskusjoner om krisesenteret i bred forstand, og det kunne tenkes at denne helhet også ble drøftet i forhandlingsutvalget hvor det neppe hører hjemme. Referat og medfølgende notat i denne saken viser imidlertid til nye lokaler for senteret, noe som ligger innenfor utvalgets gjøremål. Her kan altså saksoverskriften være misvisende. Mer om det i drøftingskapitlet, først noen ord om offentlighet og saksgangen. 3.3 Hvordan forholder forhandlingsutvalgets praksis seg til bestemmelser i ny offentlighetslov? Utvalgets drøftinger og sakspapirer har i alle år vært unntatt offentlighet. Medlemmene i inneværende valgperiode ble i første møte etter valget gjort oppmerksom på følgende: Offentlighet: Merk at både innkalling/saksliste, vedlegg i form av brev, notater m.v. og referater er unntatt offentlighet. Media henvises til ordfører når det gjelder eventuelle uttalelser. Vi finner at møteinnkallinger og møtereferater fram til 2008 er merket: Unntatt offentlighet i henhold til offentlighetsloven 5 tredje ledd. Bestemmelsen gjelder saksdokumenter av intern karakter. I 2009 er ny offentlighetslov trådt i kraft og dokumenter er nå merket med Unntatt offentlighet med hjemmel i offentleglova 23. Paragrafen inneholder bestemmelser om unntak "av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m.. Møtene er lukket i medhold av kommunelovens 31 nr 5. Denne bestemmelse er ikke endret. Vi oppfatter alle disse lovhenvisninger som gyldige på de gjeldende tidspunkter. Stavanger bystyre behandlet disse spørsmål senest i sak 37/09 ( ). Bystyret vedtok enkelte endringer i reglementet, bl.a. ny formulering av utvalgets oppgave og bestemmelsen om offentlighet. Saksframlegget hadde en bred drøfting av møteoffentlighet og dokumentoffentlighet som revisjonen ikke har tillegg eller kommentarer til. Mulighetsrommet i tidligere offentlighetslov om meroffentlighet, ble ikke tidligere praktisert. Der er det nå i 2009 et skille ved at kommunen har gått over til å publisere informasjon om forhandlingsutvalget på sine nettsider, lagt ut møteplan og saksinnkallinger. I innkallinger framgår tydelig hvilke saker som er unntatt dokumentoffentlighet, og i referater framkommer tydelig hvilke saker eller saksopplysninger som er unntatt offentlighet, og hvilke hele eller deler av saker som det kan begjæres innsyn i. 3.4 Hvilke saksforberedelser ligger til grunn for uttalelser/beslutninger? Administrative arbeidsprosesser De som møter i forhandlingsutvalget fra administrasjonen er rådmann, kommunaldirektør for bymiljø og utbygging (BMU), og jurister fra kommunens utbyggings-/eiendomstjenester tilhørende BMU. Sekretær for utvalget er sistnevnte. Slik har det i prinsippet vært den perioden vi har vurdert, men også før det. Forhandlingsutvalgets rolle Stavanger kommune

12 Før møtene i forhandlingsutvalget har rådmannen et formøte med direktør for byutvikling (KBU), byplansjefen, direktør for BMU, og juristene. I formøtet går man gjennom sakene og drøfter forhold av betydning. I administrasjonen legger våre informanter sterk vekt på at det er rådmannen som er bindeleddet mellom de forskjellige rollene som kommunen har, hvilket følger direkte av kommunelovens 23. KBU-direktør har det administrative ansvar etter plan- og bygningsloven, mens BMU-direktør har ansvar for å gjennomføre resultatene av blant annet reguleringsarbeidet Politiske arbeidsprosesser Vi forholder oss her til hva som dokumentert skjer under utvalgets forhandlinger og har ikke anledning til å gå inn i muntlige politiske prosesser. Ved inngangen til inneværende valgperiode ble det i første referat notert følgende omkring offentlighet og forretningsorden: Inhabilitet: Kjent inhabilitet angis i møteinnkalling. Som tidligere mottar ikke inhabile medlemmer saksdokumenter i angjeldende sak(er). Distribusjon: Innkalling med vedlegg ble i forrige periode også sendt til samtlige varamedlemmer. I denne perioden sendes innkalling med vedlegg til 1.varamedlem i hvert parti. Referat sendes medlemmer, varamedlemmer, Rogaland Revisjon IKS, Rogaland Kontrollutvalgssekretariat og til utvalgte i kommunens administrasjon. Møteplan: Møtedatoer framgår av halvårlige møteplaner for kommunalutvalg, formannskap og bystyre. Møtestart etter at kommunalutvalgets møter er ferdige. Saker: Rådmannen setter opp forslag til saksliste, denne sendes ut sammen med eventuelle vedlegg torsdager i uken før møtene i forhandlingsutvalget. De politiske representantene kan be om at saker/tema tas opp, enten mellom møtene (overfor ordfører/rådmann) eller ved å stille spørsmål under eventuelt i møtene. Det er ikke praksis for at de enkelte medlemmer/partigrupper har møter med kommunens forhandlingsmotparter. Etter hva vi får opplyst er det også svært sjelden at andre parter i en forhandlingssak får møte i forhandlingsutvalget, da det er administrasjonen som gjennomfører forhandlingene. Møteinnkallingene har vært forholdsvis lite fyllestgjørende, og ikke tilnærmelsesvis like de vi finner for ordinære politiske utvalg. Det har altså ikke vært framlagt ordinære saksframlegg. I hovedtrekk har utvalgets innkallinger bestått i en opplisting av sakstitler. Våre samtaler viser imidlertid at det de siste par årene har skjedd en sterk utvikling av utarbeidelse og framleggelse av såkalte notater. Disse har fulgt møteinnkallingene. Det er et bilde som vi kan spore gjennom tellinger i databasen, jf figuren under. Forhandlingsutvalgets rolle Stavanger kommune

13 Figur 3-3 Antall notater framlagt i forhandlingsutvalget (Kilde: Kommunens database er inklusive april) Møtene har inneholdt muntlige redegjørelser fra administrasjonen som innledning til hver sak. En oppsummering av disse er lagt inn i referatene. Deretter har fulgt en runde rundt bordet. Det har, i alle de årene vi har sett, vært ført temmelig utførlige referater fra møtene. Dette er ulikt andre kommunale utvalg. Referatene har vært godkjent på påfølgende møter. Her følger et utvalg konklusjoner i referatene fra 2008: Saken ble tatt til orientering og forhandlingsutvalget anbefaler Rådmannen å gå i en dialog med. Forhandlingsutvalget sluttet seg til rådmannens anbefaling om ikke å innføre forkjøpsrett. Forhandlingsutvalget sluttet seg enstemmig til rådmannens anbefaling om at man arbeider videre med en eventuell kommunal overtakelse av eiendommen... Et flertall i forhandlingsutvalget, dissens, sluttet seg til rådmannens anbefaling om... Vi finner ingen voteringer i utvalget eller forslag til vedtak, kun enkelte dissenser som i eksemplet over. Referatene er ikke benevnt eller formet som protokoller, som ellers i kommunal praksis. Vi finner i fra behandlingen av referatet fra denne uttalelse: Da forhandlingsutvalget ikke har noen besluttende myndighet ble det presisert at en i referatene bør unngå formuleringer som kan gi inntrykk av at utvalget har slik myndighet. Vi formoder at det siktes til formuleringen beslutning i en sak i møtet foran: Forhandlingsutvalget tok saken til foreløpig orientering og vil avvente forprosjektet og kostnadskalkyler før det tas en endelig beslutning om videre mandat. Vi finner i referatene at posten Eventuelt på slutten av møtene blir aktivt brukt av medlemmene til å ta opp saker. I 2008 var 20 av 110 saker slike spørsmål i møtene, noe høyere enn før. Det markeres tydelig i referatene hvilke av representantene som fratrer som inhabile. Etter hva vi forstår, forlates da også møterommet. Forhandlingsutvalgets rolle Stavanger kommune

14 3.5 Hvilken praksis finnes i sammenlignbare kommuner? Våre informanter i Stavanger kommune er ikke kjent med om andre kommuner har valgt tilsvarende løsning som i Stavanger. Kontrollutvalget har bedt om en kartlegging av praksis i sammenlignbare kommuner. Vi har her valgt å tolke sammenlignbare som storkommuner med samme styresett som Stavanger, dvs. formannskapsmodellen. De parlamentarisk styrte kommunene Oslo og Bergen har en prinsipielt annerledes styringsform og er holdt utenfor. Vi har spurt: Hvordan er kjøp og salg av eiendommer organisert? o Hvilken rolle har politikerne i forbindelse med forhandlinger? o Hvilke fullmakter har rådmannen til å inngå kontrakter (kronebeløp), respektive et politisk utvalg? (I Stavanger er rådmannens fullmaktsgrense 6 millioner) Hvor aktivt driver kommunen utbyggingspolitikken? En kort gjengivelse av svarene følger på neste side: Tromsø kommune Tromsø har et finans- og byggeutvalg som vedtar alt kjøp, salg og leie av eiendommer, uansett verdi. Utvalget ledes av ordfører. Administrativ tilrettelegging ligger hos eiendomssjefen. Møtene i utvalget er åpne og finner sted etter at forhandlingene er gjennomført administrativt. Tromsø har en lite aktiv utbyggingspolitikk, og det kommer få store, prinsipielle saker til behandling. Enkelte kan drøftes mellom politisk og administrativ ledelse i forkant. Noen saker, som ikke allerede ligger i økonomiplan, forelegges formannskap og kommunestyre til avgjørelse. Trondheim kommune Trondheim har en finans- og næringskomité som kan få til behandling saker om kjøp og salg av eiendommer, underveis til bystyrebehandling, mens byutviklingskomiteen håndterer kommunens arealplaner. Det foreligger ingen arenaer for konsultasjon dersom det skulle komme kontroversielle eller prinsipielle ervervssaker, utenom de ordinære, åpne politiske utvalg. I kommunen gis det uttrykk for at man har langvarig praksis for fullført saksbehandling på administrativt nivå, så det er ikke vanlig at politikere er involvert i forhandlinger om kjøp eller salg av eiendom. For øvrig gjøres kjøp og salg av areal hovedsakelig i tråd med vedtatt reguleringsplan, som jo er politisk behandlet. Administrativt følger Trondheim Eiendom opp rollen som eier av bebygde eiendommer, mens ubebygde eiendommer håndteres av Stabsenhet for byutvikling. Rådmannens fullmakter til kjøp og salg har en ramme på 5 millioner kroner for ubebygd areal, og 10 millioner for bebygd. Rådmannen trenger ved eiendomssalg forhåndsklarering i formannskapet dersom verdien overstiger 10 millioner eller av prinsipiell betydning. For øvrig har formannskapet en beløpsgrense i delegeringsreglementet på 15 millioner, og oppfattes å ha en sentral rolle i beslutningsprosessen. Trondheim oppgir at der er mindre handlingsrom til å drive en aktiv tomte- og utbyggingspolitikk, slik Stavanger kjennetegnes ved. Det er mangel på egne tomter eller arealer, f.eks i næringspolitikken. I tomtepolitikk for øvrig bruker Trondheim aktivt rekkefølgebestemmelser og utbyggingsavtaler i tilknytning til reguleringsplanene. Når det gjelder utbyggingsavtaler, brukes de først og Forhandlingsutvalgets rolle Stavanger kommune

15 fremst som et verktøy til å styre gjennomføring av vedtatt reguleringsplan med bestemmelser, ikke minst rekkefølgekrav. For eksempel avklares spørsmål om finansiering, bygging, kvalitet, overtakelse o.l. av offentlig infrastruktur i avtalene. Trondheim kommune praktiserer her full kostnadsovervelting på utbygger/ prosjektet, innenfor rammene av plan- og bygningsloven. Kristiansand kommune Kristiansand har etter 2007 en relativt lik organisering som Stavanger. Kommunalutvalget, ledet av ordfører, har et underutvalg benevnt forhandlingsutvalget. Det ledes av varaordfører og har tre medlemmer. Forhandlingsutvalgets oppgaver er å gi styringssignaler og retningslinjer for administrasjonens arbeid i spørsmål og problemstillinger som oppstår i en forhandlingssituasjon om erverv, salg og utvikling av fast eiendom. Utvalgets medlemmer kan også etter initiativ fra rådmannen bli invitert med i forhandlingene, men det skjer sjelden. Forhandlingsutvalget er meget muntlig, og det foreligger lite dokumentasjon omkring selskapet, ei heller har spørsmålet om offentlighet vært problematisert i kommunen. Møtene er lukket. Dette er et utvalg uten rolle innenfor kommunens oppgaver som reguleringsmyndighet. Utbyggingsavtaler går via formannskapet til bystyret, mens kjøp/salg går via kommunalutvalget til bystyret. Kommunalutvalget har imidlertid selv fullmakt på kjøp/salg inntil 30 millioner, rådmannen noen millioner. I teknisk sektor har kommunen en eieravdeling som håndterer det administrative rundt oppgavene som eiendomsforvalter og -utvikler. Kristiansand drev inntil 1990 en meget aktiv utbyggingspolitikk, men det er først etter 2007 at dette er tatt opp igjen. Da satte bystyret av 200 millioner til strategiske oppkjøp av i den nye boligutbyggingspolitikken, men ikke til næringsarealer. Det handlet om å ligge i forkant for å sikre raske prosesser ved behov. Kommunen har også det heleide Kristiansand Næringsselskap AS som kan drive arealoppkjøp. Selskapet skal drives kommersielt og har bl.a. kjøpt arealer i Lillesand. Drammen kommune Drammen har en ordning med bystyrekomiteer og få andre politiske utvalg. Saker om kjøp og salg som skal til politisk behandling går til formannskapet, og kan der bli behandlet i lukket møte. Uformelle sonderinger kan være gjennomført på forhånd, men det er uvanlig at folkevalgte deltar i forhandlingene. Administrasjonens framforhandlete avtaler inngås med forbehold om politisk godkjenning. Administrativt framforhandles avtaler gjerne i Virksomhet Byprosjekter i et tett samarbeid med Drammen Eiendom KF som er kommunens eiendomsforvalter. En del forhåndskonsultaksjoner har det vært praksis for å ta mot eiendomsforetakets styre. Styret er derimot ikke involvert i forhandlinger, men forhold kan drøftes i forkant lettere enn i et utvalg. Drammen kommune har etter hva vi får opplyst en lite aktiv politikk på selv å kjøpe opp og tilrettelegge utbyggingsområder for bolig eller næring. Premissene legges i rollen som planmyndighet. En del næringseiendommer har riktignok kommunen i sin portefølje, og de avhendes etter hvert. Strategiske oppkjøp er i hovedsak knyttet til utvikling av kommunens eget byggebehov (eldre, skole mv). Kommunen har vært noe aktiv på sikring av eiendommer til fritidsformål (turveier), blant annet langs Drammenselva. Forhandlingsutvalgets rolle Stavanger kommune

16 Bærum kommune Det politiske utvalget Eierstyring og eiendom behandler saker om å erverve, avhende, makeskifte, feste, bortfeste, pantsette fast eiendom, etablere servitutter, bruksrettigheter og leieavtaler i fast eiendom, som omhandler en verdi på inntil kr. 10 mill.. Utvalget er nyopprettet fra 2007, og utvalgets leder skal i følge reglementet fortrinnsvis velges blant formannskapets medlemmer. Utvalget har videre rådgiverfunksjon i forhold til kommunens eierstyring overfor aksjeselskaper mv. Avtaler behandles unntatt offentlighet, men ellers vektlegges åpenhet og at det er et politisk utvalg og ikke et styre som i Drammen. Det er Bærum kommune Eiendom som ivaretar de overordnede eiendomsfunksjonene for kommunen, inklusive kjøp og salg. Enheten rapporterer til nevnte utvalg og administrativt til rådmannen. Administrative fullmakter på inntil fem millioner eller lavere for eiendommer som i samråd med rådmann defineres som strategiske. Kommunens aktivitet oppgis å være klart lavere enn Stavangers hva gjelder egen involvering i grunnerverv og annet eiendomskjøp og -salg. Et mulig unntak er den mangeårige utviklingen av Fornebu, selv om det der er kommunen som reguleringsmyndighet som har vært mest framtredende. Fredrikstad kommune Kommunen har i 2009 gjort en del politiske og administrative grep for å styrke samfunnsutviklingsarbeidet. Politisk har kjøp og salg ligget til teknisk utvalg, men er nå løftet til formannskapet. Tilsvarende administrativt er arbeidet samlet i en seksjon for miljø og samfunnsutvikling som arbeider blant annet med strategisk eiendomsutvikling, næring, kommuneplan og bærekraftig utvikling. Rådmannen er selv midlertidig leder. Selve eiendomsforvaltningen ligger fortsatt i teknisk sektor. Konkretene er ikke helt fastlagt. Etter hva vi forstår har aktivitetsnivået ikke vært høyt, men det er nå et ønske om større innsats vidt definert i hva man kaller samfunnsutvikling. Alt dette er i støpeskjeen. Forhandlingsutvalgets rolle Stavanger kommune

17 4 Revisjonens vurderinger og anbefalinger 4.1 Om utvalgets rolle i utbyggingspolitikken Alle vi har samtalt med, gir uttrykk for at Stavanger i mange år har ført en meget aktiv utbyggingspolitikk. Den store utbyggingen har i stor grad vært håndtert med et sterkt kommunalt engasjement utover rollen som reguleringsmyndighet. Kommunen har selv stått for forhandlinger med grunneiere, og brukt eksproriasjonsmulighetene aktivt, for å kunne realisere vedtatte reguleringsplaner. Etter oppkjøp i hovedutbyggingsområdene er det kommunen som har foretatt teknisk tilrettelegging av områdene med vei, vann, avløp mv før videresalg etter fordelingsmekanismer tatt inn i reguleringsplanene. Stavanger er en kommune med trange geografiske rammer. Det er en utbygd by, der videreutvikling kan vekke motstridende interesser og til dels konflikter. Det ser man bl.a. gjennom de mange, langvarige, og komplekse sakene knyttet til utbygging av turveier. Stavanger har hatt en nærmest sammenhengende sterk vekst siden kommunesammenslåingen midt på 1960-tallet. Forhandlingssaker om erverv, tilrettelegging, salg og utbygging av faste eiendommer vil i en slik situasjon fort bli mange og kompliserte. Det er i slike saker kommunen i mange år har hatt og fortsatt har et politisk utvalg som skal gi rådmannen råd. Andre kommuner vi har innhentet opplysninger fra, har i hovedsak valgt andre løsninger. I administrasjonen legges det vekt på at det er viktig med et politisk utvalg for å ivareta kommunens interesser som eiendomsbesitter. Hvorvidt kommunen skal ha et forhandlingsutvalg, ligger utenfor revisjonens kompetanse. 4.2 Om utvalgets åpenhet Utvalget består av seks av kommunens mest sentrale politikere og ledes av ordfører. Utvalgets møter og sakspapirer har vært lukket for offentlig innsyn. Utvalgets eksistens har knapt vært omtalt på kommunens internettsider, men må antas å være kjent blant alle involverte. Et utvalg, gruppe, eller ansamling av sentrale mennesker hvor opplysninger om samtalenes innhold i liten grad kommer ut, vil alltid tiltrekke seg spekulasjoner og interesse. Det gjelder både blant allmennheten, media og folkevalgte som ikke selv sitter i utvalget. Et spørsmål er da i hvilken grad kommunen legger til rette for at informasjon faktisk kommer offentligheten for øre, gitt rammene som for øvrig gjelder for utvalgets oppgaver. Kort sagt hvordan kommunen praktiserer meroffentlighet på dette området. Her vurderer vi det slik at kommunen tidligere og bedre kunne lagt til rette for en styrket grad av meroffentlighet. Det gjelder informasjon om deltakere, reglement, møtetidspunkter osv. på internettsidene. Det gjelder også hvordan man responderer på begjæringer om innsyn i sakslister. Vi registrerer som positivt at kommunen har grepet fatt i sin praktisering av meroffentlighet. Et annet spørsmål er om kommunens praktisering av offentlighetsprinsippet etter lovens bokstav er korrekt. Vår vurdering er at praksis med lukking av saker hvor kommunens forhandlingsposisjoner drøftes, er lovlig både etter tidligere og nåværende offentlighetslov. Det kan reises tvil om utvalgets møter skal være lukket på generelt grunnlag iht. slik kommuneloven Forhandlingsutvalgets rolle Stavanger kommune

18 gir adgang til, men i praksis synes det å være få saker som åpenbart ikke uansett vil måtte kreve lukkede dører. 4.3 Om kontrollutvalgets spørsmål Kontrollutvalgets spørsmål gjengis her i kursiv, med våre svar i korthet: Hvilke kjennetegn foreligger ved saker lagt fram for forhandlingsutvalget? Det har vært en nokså konstant mengde saker og møter gjennom det siste tiåret, til dels også lenger tilbake i tid. Flere sakskomplekser har gått igjen, blant annet knyttet til turveier, Jåttåvågen og Stavanger Forum-området. Vi finner ingen tendenser. Er det lagt fram saker som ikke naturlig hører inn under utvalgets gjøremål? Det foreligger 1127 refererte saker fra 1998 til Ved stikkprøver finner vi enkelte som det kan stilles spørsmål ved. Vi vurderer omfanget som svært begrenset, og at det reflekterer et langvarig bevisst forhold til utvalgets reglement og praktiseringen av det. Forekommer det saksprosesser hvor det på et tidligere tidspunkt burde vært framlagt sak til ordinær politisk vedtaksbehandling? Vi finner ikke støtte i det materialet vi har belyst til å svare bekreftende på dette spørsmålet. Vi har i prosjektet ikke gått så dypt inn i enkeltsaker, eller vurdert hva kommunen gjør i andre sammenhenger, til at vi kan vurdere tidspunkter annerledes enn det som ble gjort. Hvordan forholder forhandlingsutvalgets offentlighetspraksis seg til bestemmelser i ny offentlighetslov? Bystyret har i mars 2009 behandlet spørsmålet om offentlighet i relasjon til ny offentlighetslov, samt spørsmålet om åpne/lukkede møter ut fra kommunelovens bestemmelser. I samme sak ble utvalgets oppgave presisert. Vi finner ikke grunn til å anbefale en revurdering. Hvilke saksforberedelser ligger til grunn for uttalelser/beslutninger? Det er kommunens eiendoms-juridiske tjeneste som er sekretær for utvalget og som utarbeider arbeidsgrunnlaget. Administrative formøter med disse fagpersoner, foruten rådmann og direktører for KBU og BMU avholdes. I møtene presenteres sakene muntlig av administrasjonen før en politisk behandling. Statistikken viser at utvalget ikke bruker mer enn få minutter per sak, og en drøy time på hvert møte. Det er det siste året blitt utviklet en langt mer utstrakt form for notatskriving som grunnlag for drøftingene i utvalget. Hvilken praksis finnes i sammenlignbare kommuner? På dette området er det knapt sammenlignbare kommuner. Det kommer av Stavanger kommunes særskilte praksis med å selv involvere seg sterkt på eiendomskjøp og salg, og da kanskje særlig innen den aktive utbyggingspolitikk som har vært praktisert gjennom flere tiår. Av storbyene har Kristiansand imidlertid fra 2007 hatt en tilsvarende politisk organisering. 4.4 Avsluttende drøfting Sett fra et revisjonsmessig ståsted har vi på denne bakgrunn ingen kommentarer i forhold til den administrative oppfølging av forhandlingsutvalget. Den politiske bruk av utvalget er det vanskeligere å finne dokumentasjon på, men ligger også utenfor revisjonens virkefelt. Spørsmål knyttet til utvalgets eksistens, reglement, sammensetning og praktisering av offentlighet ligger til bystyret selv å bestemme. Det ble sist gjort av bystyret i mars i år. Forhandlingsutvalgets rolle Stavanger kommune

19 Stavanger er en utbygd by og kommunen spiller en aktiv rolle i regionalpolitikken. Vi vil anta at den igangsatte kommuneplanprosess vil medføre en aktiv politikk også framover mht. å bygge nytt land og transformere tidligere områder. Vi tolker kommunen slik at den også framover ønsker å være aktiv på selv å kjøpe og utvikle arealer eller eiendommer. Dette er igjen en politisk vurdering som bystyret kan omgjøre. Hvilke konsekvenser det har for politisk organisering avgjøres gjennom de revurderingene kommunen har en gang i valgperioden, til slutt med vedtak i bystyret. Vi finner til slutt grunn til å understreke at kommunen ved sitt forhandlingsutvalg lett kan komme i en vanskelig situasjon med hensyn til saksbehandling og meroffentlighet. Med sentrale administratorer og sentrale politikere rundt et møtebord, uten eksternt søkelys, kan det neppe være udelt enkelt å kun forholde seg til den ervervsmessige siden av en sak, uten også å gi signaler om andre sider ved saken. Med den praksisendring kommunen har gjennomført inneværende år, finner vi ikke grunn til å foreslå endringer i administrasjonens oppfølging av dette politiske utvalget. Forhandlingsutvalgets rolle Stavanger kommune

20 5 Rådmannens kommentarer I brev av uttaler rådmann Inger Østensjø følgende. Rådmannen har ingen vesentlige merknader til den metodikk, det faktagrunnlag eller den drøfting som er gjennomført av Rogaland Revisjon IKS. Rådmannen finner imidlertid grunn til å bemerke at det er fullt mulig å anføre at også de sakene som her trekkes frem (kfr. Tabell 3.3. og 3.4) er innenfor forhandlingsutvalgets mandat. Samtidig erkjennes at overskrifter mht sakstyper ikke har vært tydelige nok i forhold til identifikasjon av saker innenfor forhandlingsutvalgets mandat. Med de endringer som allerede er foretatt mht. praktisering av meroffentlighet ble ovennevnte forhold innskjerpet. Rådmannen finner ingen grunn til å foreslå endringer i den praksis som nå legges til grunn, med utgangspunkt i den gjennomførte forvaltningsrevisjonen. Forhandlingsutvalgets rolle Stavanger kommune

21 6 Vedlegg Om forvaltningsrevisjon I kommunelovens 77.4 pålegges kontrollutvalgene i fylkeskommunene og kommunene å påse at det årlig gjennomføres forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon innebærer systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i revisjonsforskriftens kapittel 3 og kontrollutvalgsforskriftens kapittel 5. Revisjon i norsk offentlig sektor omfatter både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon, i motsetning til i privat sektor hvor kun regnskapsrevisjon (finansiell-) er obligatorisk. Rogaland Revisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på oppdrag fra kontrollutvalget i kommunen. Arbeidet er gjennomført i henhold til NKRF sin standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Rapporten er utarbeidet av fagansvarlig for forvaltningsrevisjon Bård Humberset, i samarbeid med revisjonsdirektør Cicel Aarrestad. Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er krav eller forventninger som revisjonen bruker for å vurdere funnene i undersøkelsene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks lovverk og politiske vedtak. De omtales nærmere i utdrag nedenfor Reglement for forhandlingsutvalget Utvalgets første reglement ble vedtatt av bystyret i 1997, en mindre endring (sammensetningen) ble gjort i 2007, og noen flere punkter ble endret i 2009 ( 1, 3, 5). I teksten nedenfor er endret ordlyd fra forrige reglement merket med kursiv. Bystyret Bystyret Bystyret Sammensetning og valg Forhandlingsutvalget er opprettet i medhold av kommunelovens Sammensetning og valg Forhandlingsutvalget er opprettet i medhold av kommunelovens Sammensetning og valg Forhandlingsutvalget er opprettet i medhold av kommunelovens 10. Utvalget er et styringsutvalg overfor rådmannen i prinsipielle spørsmål og problemstillinger som oppstår i saker om erverv, tilrettelegging, salg og utbygging av faste eiendommer jf. 3. Utvalget består av 5 medlemmer med varamedlemmer. Bystyret velger utvalgets medlemmer og varamedlemmer med sammensetning etter forholdstallsprinsippet. Medlemmer og varamedlemmer bør velges blant formannskapets medlemmer og varamedlemmer. Ordfører er utvalgets leder med varaordfører som nestleder. Valgene gjelder for hele den kommunale valgperiode. Utvalget er underlagt formannsskapet. 2 Møter Forhandlingsutvalget holder møter etter fastsatt plan. I tillegg holdes møter når minst 2 av utvalgets medlemmer krever det eller når Utvalget er et styringsutvalg overfor rådmannen i prinsipielle spørsmål og problemstillinger som oppstår i saker om erverv, tilrettelegging, salg og utbygging av faste eiendommer, jfr. 3. Utvalget består av 5 medlemmer med varamedlemmer. Bystyret velger utvalgets medlemmer og varamedlemmer med sammensetning etter forholdstallprinsippet. Medlemmer og varamedlemmer bør velges blant formannskapets medlemmer og varamedlemmer. Leder av KBU skal delta som fullverdig medlem. Ordfører er utvalgets leder med varaordfører som nestleder. Valgene gjelder for hele den kommunale valgperiode. Utvalget er underlagt formannskapet. 2 Møter Forhandlingsutvalget holder møter etter fastsatt plan. I tillegg holdes Utvalget er et styringsutvalg ovenfor rådmannen i problemstillinger som oppstår i saker om erverv, tilrettelegging, salg og utbygging av faste eiendommer, jmf. 3. Utvalget består av 5 medlemmer med varamedlemmer. I tillegg møter leder av KBU som fullverdig medlem. Bystyret velger utvalgets medlemmer og varamedlemmer med sammensetning etter forholdstallprinsippet. Medlemmer og varamedlemmer bør velges blant formannskapets medlemmer og varamedlemmer. Ordfører er utvalgets leder med varaordfører som nestleder. Valgene gjelder for hele den kommunale valgperiode. Utvalget er underlagt formannskapet. 2 Møter Forhandlingsutvalget holder møter etter fastsatt plan. I tillegg holdes møter når minst 2 av utvalgets Forhandlingsutvalgets rolle Stavanger kommune