PROSJEKTKOSTNADER OG PRISING

Transkript

1 Fastsatt av: Fakultetsstyret Fastsatt dato: Hjemmel: PROSJEKTKOSTNADER OG PRISING Rutiner for forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved Det medisinske fakultet (FS07-09) Instruks for økonomiforvaltning ved Universitetet i Tromsø (DL ) Reglement om statlige universiteter og høgskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer, (F (DL ) Gjelder fra: Arkivreferanse: e-phorte 2009/368 TOS000/470 Bakgrunn Det medisinske fakultet har en betydelig eksternt finansiert virksomhet. For 2009 er det gitt en bevilgning fra departementet til Det medisinske fakultet på 319 mill. kr mens det er anslått at fakultetet vil motta 166 mill. kr. fra andre kilder. Dette betyr at den eksternt finansierte virksomheten utgjør ca 35 % av fakultetets totale økonomi. For 2009 er det anslått at 162 årsverk er finansiert av midler tilført fra eksterne finansieringskilder. Dette utgjør nesten 28 % av fakultetets ansatte. Det er instituttene som i dag administrerer den eksternt finansierte virksomheten og skal sørge for at prosjektene betaler for de direkte og indirekte kostnadene og budsjetterer i henhold til regelverk. Dekningsbidraget går i dag i sin helhet til instituttene, med unntak av 7 % som trekkes av regnskapsførte utgifter. Disse fordeler seg til 3,5 % til fakultetsadministrasjonen og 3,5 % til sentraladministrasjonen. Det medisinske fakultet selger i dag varer og tjenester til ulike prosjekter og brukere. Dette er både egne prosjekter på fakultetet med intern finansiering, eller finansiering fra eksterne kilder, men også prosjekter / virksomheter med annen tilhørighet. I hovedsak dreier dette seg om varer og tjenester fra fakultetets faglige / tekniske fellesavdelinger. Utviklingen over de siste år har tvunget frem behovet for en gjennomgang av intern og ekstern prising av varer og tjenester finansiert av grunnbevilgningen. Det følger også av dette et behov for å danne en enhetlig forståelse av de gjeldende retningslinjer som nå foreligger. Fakultetsstyret vedtok i FS å sette ned en arbeidsgruppe bestående av en fra ett av instituttene, en fra Personal og økonomiavdelingen hos universitetsdirektøren og en fra fakultetet. Lederteamet ved fakultetet ble foreslått som referansegruppe. Arbeidsgruppen har bestått av: Trond Nylund, Eilif Nilssen, Kurt Hemmingsen, Kirsten P Amundsen, Siri Kristine Knudsen og Robert Robertsen Det ble vedtatt følgende mandat for arbeidsgruppen: 1. Beskrive nå-situasjonen ved de ulike instituttene og fremme løsningsforslag til rutineendringer slik at forvaltningen er i henhold til regelverket. UNIVERSITETSDIREKTØREN Det medisinske fakultet Universitetet i Tromsø, No-9037 TROMSØ, tlf , e-post postmottak@fagmed.uit.no, rådgiver Tone Osnes, tlf , faks , e-post tone.osnes@uit.no

2 2. Foreta beregninger som grunnlag for kompensasjon for ytelser på fakultetsnivået til eksternt finansiert virksomhet. 3. Gjennomgå fakultets salg av varer og tjenester til enheter utenfor vår kjernevirksomhet med hensyn til riktig prising i henhold til regelverk. På bakgrunn av endrede retningslinjer fra Departementet (F-20-07) ble det av Universitetsdirektøren den 7. april 2008 fastsatt nye retningslinjer for beregning av indirekte kostnader ved eksternt finansiert virksomhet (DL ). Disse retningslinjene gir veiledning i forhold til fastsettelse av generelle indirekte kostnader. Videre ble Universitetets regelverk endret med virkning fra DL Dette har ført til at mandatets punkt 1 preges av implementering av disse. Punkt 2 i mandatet er besvart i fakultetsstyresak FS 07-09: Rutiner for forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved Det medisinske fakultet og har bakgrunn i de nye retningslinjene, men med tilpasninger til fakultetets virksomhet. Mandatets punkt 3 vil bli redegjort i saken. Beskrivelse av nå-situasjonen Etter at mandatet ble gitt arbeidsgruppen, har universitetet sentralt utarbeidet nytt regelverk og nye retningslinjer. Regelverket bygger på Departementets retningslinjer (Rundskriv F Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer). Retningslinjene presiserer at alle bidrags- og oppdragsprosjekter skal fullbudsjetteres med direkte og indirekte kostnader. Dette innebærer at fakultetet ikke kan subsidiere direkte de varer og tjenester som selges, med mindre det er en bevisst faglig strategisk begrunnelse for slik subsidiering. Arbeidsgruppen er av den oppfatning at beregning av indirekte kostnader og synliggjøring av faktiske direkte kostnader er en stor utfordring for fakultetet. Fakultetsadministrasjonen har forståelse av at det i en tid fremover vil være behov for tettere dialog mellom fakultetet og instituttene men også på tvers av instituttene for å bygge opp kompetanse og dele erfaringer og kunnskap. Fakultetet forventer at nye prosjekter finansiert av eksterne midler fullbudsjetteres. Dette betyr at indirekte kostnader, alle direkte kostnader inkludert lønnskostnader og egeninnsats skal synliggjøres. Fakultetsadministrasjonen utarbeider nå et budsjetteringsverktøy for å forenkle dette arbeidet. Videre har Personal og økonomiforum hatt fokus på eksternøkonomi og vil også fremover være et forum for utveksling av erfaring og kunnskap. I løpet av våren er det planlagt flere aktiviteter i regi av fakultetsadministrasjonen for teknisk administrative og forskere for blant annet å sikre lik forståelse av regelverk og retningslinjer, samt å innarbeide budsjetteringsverktøyet i den daglige driften. Fakultetet selger som tidligere nevnt varer og tjenester til brukere utenfor fakultet. Det er i liten grad laget rutiner for differensiering av prising mellom interne og eksterne kjøpere. Det synes også å være en del forvirring omkring hva som skal regnes som intern eller ekstern bruker. Gjennomgang av fakultetets salg av varer og tjenester I dag selges varer og tjenester til prosjekter finansiert over statsbevilgningen, prosjekter finansiert av andre kilder, samt andre aktører utenfor UiT. Videre har gruppen vært i dialog med de ulike enhetene for å få en oversikt over hvordan prising foregår i dag, og hvordan fakultetet kan tilpasse denne delen av virksomheten slik at den er i tråd med gjeldende regler og retningslinjer og da spesielt med tanke på fullbudsjettering og synliggjøring av egeninnsats. side 2

3 Beskrivelse av de tekniske avdelingene og verkstedene: Sentrallageret Varer fra lageret blir fakturert ut til kostpris, eller avrundet opp til runde priser. Totalt uttak fra sentrallageret i 2007 viser 2,6 mill.kr. IMB står alene for 53,5 % av det totale uttaket. Eksterne brukere (andre fakultet og institusjoner) står for 27 % av det totale uttaket. I dag nyter eksterne brukere godt av fakultetets innkjøpsrabatter. Rammeavtalene som brukes er avtaler som gjelder for hele universitetet, deriblant avtaler med VWR International, Maske-gruppen og Markedshuset. Det er ønskelig å få på plass et prissystem der kostnader knyttet til betaling for lagerbetjening og fakturering blir gjenspeilet. Lageret er i praksis selvbetjent. Brukerne noterer selv lageruttak, priser etc. Elektronmikroskop avdeling EM- avdelingen benytter differensierte priser ved bruk av Elektronmikroskopene. Det medisinske fakultet faktureres til kostpris. UNN/ v pat. anat. avd. faktureres til kostpris + 35 % overhead. Overheadmidlene kommer fra et fakultetsvedtak (jfr. sak A97/98). Det hevdes også fra avdelingen at de har et godt samarbeid med UNN og de gjør mye sammen ved utstyrsdeling og kostnadsdeling. Private bedrifter faktureres per. time i teknisk hjelp. I tillegg belastes brukerne av EM-avdelingen for utgifter man ellers har til kjemikalier, LN2 og diverse annet bruk av instrumentering. Lønnsutgifter inngår imidlertid ikke i prisgrunnlaget. Elektronikkverkstedet Der prosjekter regnskapsføres på fakultetet, bestiller verkstedet og knytter kostnaden direkte til det bestillende prosjekt. Dette betyr at deler og materiell blir belastet til kostpris. Elektrisk materiell som blir lagt på lager, selges ut med et påslag. Påslaget varierer mellom de ulike materiellgrupper. Verkstedrekvisita belastes med et fast beløp. For andre brukere belastes: deler, verkstedrekvisita + kr per time. Markedspris for tekniske tjenester i Tromsø fra kr 600.-/ MVA. Verkstedet utfører også en del reparasjon på utstyr. Dette kan for eksempel være utstyr som tilhører Universitetet, men er kjøpt inn på et eksternt finansiert prosjekt. Mekanisk verksted Brukerne fra medfak belastes materialer, deler og verkstedrekvisita som brukes i forbindelse med oppdraget. Det vil si prosjektene blir belastet kostpris. For brukere utenfor fakultetet er prisen kr per. time. Prisen er fastsatt i samråd med IKT og tekniske tjenester. Markedspris for sammenlignbare tjenester er ca kr per time. Verkstedet utfører også en del reparasjon på utstyr. Dette kan for eksempel være utstyr som tilhører Universitetet, men er kjøpt inn på et eksternt finansiert prosjekt. Glassvaskeriet Glassvaskeriet utfører sine tjenester i dag kostnadsfritt for brukerne. I dag er det i hovedsak fakultetet med medisinerutdanningen, IMB, IFA, IKM og Dyreavdelingen som benytter seg av glassvaskeriet til forskning og utdanning. Anatomisk avdeling Det foregår i utgangspunktet bare undervisning på Anatomisk avdeling. Men det har forekommet forskningsprosjekter på grunnlag av avdelingens materiale. Dette dreier seg om kirurger fra UNN som har utøvd øvelsesinngrep i avdelingen uten at det er krevd noen kompensasjon for dette. Avdelingen har et bytteforhold av tjenester med UNN. Ved omvisning fra grunnskole, ungdomskole og videregående skoler får de som ønsker det gratis omvisning. Når det gjelder brukere utenfor side 3

4 fakultetet kreves det en viss kompensasjon. Avdelingen prøver å balansere faktureringen slik at flest mulig med faglig interesse kan benytte seg av tilbudet. Samtidig får de et bidrag til videre drift. Den største eksterne brukeren er avdelingen for helsefag ved Høgskolen i Tromsø. Anatomisk avdeling tilføres samlet kr fra Høgskolen. Den nest største brukeren er forsvaret, sanitetssoldater fra Indre-Troms har besøkt avdelingen regelmessig de siste 10 årene. Videre blir det sendt regning på kr til fysioterapistudentene samt kr til sykepleierstudentene for tilgang til lukkede deler av avdelingens samlinger. Formidlingstjenester Seksjon for formidlingstjenester opplyser at prisen for arbeid per time anses og være for lav, selv om den nettopp er blitt justert opp. Timespris internt på fakultetet faktureres ikke. For andre eksterne belastes kr per. time. Når det gjelder priser for materiell, er dette kostpris + 30 % påslag. Avdelingen tror markedsprisen fra reklamebyrå inkl. grafiske tjenester ligger på kr per. time. Denne prisen er fortsatt vanlig for konsulenttjenester i det private næringsliv. Dyreavdelingen Dyreavdelingen er en fellesfunksjon for brukere fra flere institutt fra fakultetet, fra andre fakultet på UiT, samt eksterne brukere. Brukerne av Dyreavdelingen belastes for kostnader relatert til oppstalling av dyrene, samt for forskerrelatert service. Kostnadene faktureres etterskuddsvis basert på reelt forbruk/antall dyr. Kostnadskalkylene for oppstalling av dyr baseres seg på relativt grundige beregninger av reelt forbruk og inkluderer blant annet fôr, liggeunderlag (strø), vask av bur/utstyr mv.. For smågnagere (dvs. mus, rotter, marsvin) er kostnadsenhet bur/uke, for fisk er kostnadsenhet rom/uke og for øvrige dyrearter (kanin, gris, sau) er kostnadsenheten individ/uke. Kostnadskalkylene ble konsumprisindeksert i Kostnadskalkylene inkluderer: a. Kostnader av forbruksmateriell ved oppstalling av dyr (her utgjør fôr og strø de største kostnadene) b. Kostnader for annet forbruksmateriell/verneutstyr (arbeidsklær for brukere, vask av klær, engangsutstyr som hansker, skoovertrekk, desinfeksjon og vaskemidler) c. Kostnader forbruk av medisiner/medikamenter d. Kostnader for avfallshåndtering ved oppstalling (herunder håndtering av biologisk avfall/risikoavfall. Merk at: håndtering av dyrekadaver fra store dyr (gris, sau) inngår ikke, se nedenfor). e. Kostnader for forbrukt forbruksmateriell ved forskerrelatert service (herunder prøveglass, engangsutstyr, anestesi og andre medisiner, vask- og avfallshåndtering) Kostnadskalkylene inkluderer ikke: f. Administrasjonskostnader ved bestilling/organisering av innkjøp og transport av dyr (utgjør anslagsvis 3 månedsverk for avdelingsingeniør ved Dyreavdelingen) g. Lønnskostnader for de ansatte knyttet til daglig drift, helgevakt og beredskapsvakter (stell og tilsyn av dyrene). h. Lønn for teknisk assistanse ved forskerrelatert service (det faktureres kun forbrukt forbruksmateriale). i. Transport av gris inkl. slitasje bil, ferje, drivstoff, godgjøring transportpersonell. Bortsett fra ferjebillett som dekkes av Dyreavdelingen, dekkes disse kostnadene i dag av teknisk avdeling blant annet gjennom arbeidstid og fakultetet de øvrige kostnadene side 4

5 j. Kadaverhåndtering av store dyr. Dreier seg om betydelige mengder risikoavfall (>8000 kg/år). Betales trolig av teknisk/drift k. Driftkostnader knyttet til teknisk installasjoner, service avtaler, nyinvesteringer osv) Det påpekes at det som per i dag dekkes av teknisk avdeling ikke kan regnes som en permanent ordning. For eksempel vil det kreves innkjøp av ny bil for transport av store dyr, og det er lite trolig at teknisk avdeling vil stå for en slik investering. Ved Dyreavdelingen har det vært brukt ulike priskategorier for ulike brukere basert på vedtak gjort av IMB på slutten av 90-tallet den gang Dyreavdelingen lå under dette instituttet. - Intern pris: Alle brukere på fakultetet - Ekstern pris: Alle andre brukere (andre fakultet, andre institusjoner) prises med 35 % dekningsbidrag på kostnadskalkylene ved fakturering. Med dette systemet er det ikke mulig for Dyreavdelingen å skille mellom brukere på medfak som gjør forskning på interne midler (basisbevilling) versus eksterne prosjekt, og heller ikke mulig å vite om det er tatt riktig dekningsbidrag på fakultet/instituttnivå av de eksterne midlene. Det vil si at alle brukere på fakultetet faktureres likt. Videre så er det trolig at 35 % dekningsbidrag av kostnadskalkylene som faktureres eksterne brukere (i henhold til overnevnte priskategorisering), ikke er tilstrekkelig for å dekke de reelle kostnadene knyttet til drift av Dyreavdelingen (husleie, lønn osv). IT-avdeling IT-avdelingen opplyser at det ikke faktureres for timer for brukere fra fakultetet. Eksterne brukere belastes kr per. time. I markedet opererer IT bransjen med priser fra kr per. time. Sammendrag Fakultetet ser seg nødt til i større grad enn tidligere å fokusere på eksterne finansieringskilder og forvaltning av bidrags- og oppdragsprosjekter. Det er behov for at fakultetsadministrasjonen legger til rette for kompetanseheving og samarbeid på tvers av instituttene for å bedre utnyttelsen av de ressurser fakultetet har til rådighet samt å skape felles forståelse av regelverk og retningslinjer. Fakultetsstyre vedtok i FS å implementere retningslinjene fastsatt av Universitetetsdirektøren for alle bidrags- og oppdragsprosjekter (DL ) samt retningslinjene for fastsettelse av indirekte kostnader for eksternt finansierte prosjekter (DL ). Det vises også i denne forbindelse til: Rutiner for forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) ved Det medisinske fakultet som presiserer fakultetet sine rutiner, ansvarsforhold og roller i eksterne prosjekter (e-phorte 2009/368). Gjennomgangen av fakultetets prising av varer og tjenester tydeliggjør behovet for å utarbeide nye rutiner der prinsippene for hva som skal faktureres er lik uavhengig av hvilken vare/tjeneste som kjøpes og som er i tråd med det regelverk fakultetet er satt til å følge. Dagens prisordning oppfyller ikke kravet til fullbudsjettering av våre bidrags- og oppdragsprosjekter. Arbeidsgruppen har på bakgrunn av de innspill som fremkom på fakultetstyremøtet , ledermøtet og møtet med ansatte ved fellestjenestene utarbeidet følgende forslag til løsning: Fakultetsadministrasjonen utarbeider hjelpeverktøy for budsjettering samt en plan for kompetanseheving og innarbeiding av de nye retningslinjene blant de administrativt ansatte som på instituttene/seksjonene driver med forskerstøtte. Alle ansatte ved Universitetet i Tromsø som benytter seg av fellestjenestene ved fakultet skal betale hva tjenesten/varen faktisk koster. Avdelingene vil i samarbeid med side 5

6 fakultetsadministrasjonen utarbeide priser som gjenspeiler de retningslinjer og føringer som er gitt fra Departementet og Universitetsdirektøren. Aktører utenfor Universitetet i Tromsø betaler i tillegg til de faktiske kostnadene et påslag på 20% Alle søknader om finansiering av nye prosjekter skal inneholde de faktiske direkte kostnadene knyttet til varen/tjenesten samt UiT sine satser på indirekte kostnader Kostnadene for å drive fellestjenestene blir ikke dyrere ved at prisordningen av fellestjenestene endres, derfor vil de prosjekter som pågår og som har budsjettert med subsidierte priser og ikke har mulighet til å få budsjettet justert, om nødvendig få kompensert for dette. Egeninnsats skal synliggjøres på den enhet som har godkjent innsatsen. Enhetene belastes derfor sitt forbruk i henhold til reell pris, uavhengig av bevilgningens omfang. Midler som frigjøres som et resultat av ny prisordning vil fordeles ut etter de prinsipper som blir lagt i den nye budsjettfordelingsmodellen som er under utarbeidelse. For å drive god og fremtidsrettet undervisning og forskning er det vesentlig for fakultetet å ha en felles infrastruktur der det er midler tilgjengelig for blant annet nyanskaffelser, oppbygginger og utvikling i tråd med de strategiske mål og politiske føringer er gjeldende. Fakultetet vil årlig sette av strategiske midler til disse formål. Organiseringen av dette vil fremkomme av ny budsjettfordelingsmodell som er under utarbeidelse. Det er viktig å merke seg at en slik endring ikke vil føre til økte kostnader for Det medisinske fakultet, kun økte inntekter. Videre, løsningen hindrer ikke enhetene i å støtte enkeltprosjekter gjennom egeninnsats. Enhetene vil også som i dag ha mulighet til å sette i gang forprosjekter. Enhetene må dekke en større kostnad pr uttak, men vil på grunn av den nye prisordningen få tilført en større grunnbevilgning. Forprosjektet blir ikke dyrere. Det er kun den tidligere subsidierte andelen som flyttes fra fakultetsnivået (dagens modell) til den enheten som velger å sette i gang med forprosjektet. Generelt vil enhetene med den nye ordningen få dekket inn en større andel av prosjektkostnadene av eksterne finansieringskilder- og av den grunn få frigjort midler som tidligere har vært bundet opp i egeninnsats. Følgende ble vedtatt: 1. Fakultetsadministrasjonen utarbeider hjelpeverktøy for budsjettering samt en plan for kompetanseheving og innarbeiding av de nye retningslinjene blant de administrativt ansatte som på fakultetet driver med forskerstøtte. 2. Alle prosjekter finansiert av eksterne kilder skal fullbudsjetteres, og egeninnsats synliggjøres jf regelverk: DL og retningslinjer: DL Dagens prissystem er et klart brudd på våre bestemmelser. For å følge de regler og retningslinjer som fakultetet er gitt av Departementet og Universitetsdirektøren, prises varer og tjenester etter følgende prinsipp og med synliggjøring fra med gjennomføring senest og innen Prisene indeksreguleres årlig: o Alle ansatte ved Universitetet i Tromsø og Helse Nord som benytter seg av fellestjenestene ved fakultet skal betale hva tjenesten/varen faktisk koster. o Alle nye søknader om finansiering til bidrags- og oppdragsprosjekter samt de prosjekter som er mulig å få budsjettmessig justert, skal inneholde de faktiske direkte kostnadene knyttet til varen/tjenesten samt UiT sine satser på indirekte kostnader. side 6

7 o Aktører utenfor Universitetet i Tromsø betaler i tillegg til de faktiske kostnadene et påslag på 20%. 4. Fellesavdelingene får i oppdrag i samarbeid med fakultetsadministrasjonen å prissette de varer/tjenester som leveres. 5. Kostnadene for å drive fellestjenestene blir ikke dyrere ved at prisordningen av fellestjenestene endres, derfor vil de prosjekter som pågår og som har budsjettert med subsidierte priser og ikke har mulighet til å få budsjettet justert, om nødvendig få kompensert for dette. 6. De midler som frigjøres som et resultat av ny prisordning vil fordeles ut etter de prinsipper som blir lagt i den nye budsjettfordelingsmodellen som er under utarbeidelse. 7. Egeninnsats skal synliggjøres på den enhet som har godkjent innsatsen. Enhetene belastes derfor sitt forbruk i henhold til reell pris, uavhengig av bevilgningens omfang. 8. Fakultetet vil årlig sette av strategiske midler til formål knyttet til blant annet nyanskaffelser, oppbygging og utvikling av felles infrastruktur i tråd med de strategiske mål og politiske føringer som er gjeldende. Organiseringen av dette vil behandles i den nye budsjettfordelingsmodellen som er under utarbeidelse. Tromsø, Stig Ørsje fakultetsdirektør Trond Nylund assisterende direktør Saksbehandler: Tone Osnes side 7