Årsmøte 2008 Årsmøtepapirer

Transkript

1 Ski Musikkråd Årsmøte 2008 Årsmøtepapirer Mandag den 03. mars 2008 kl 1900 Waldemarhøy i Ski

2 Innhold DAGSORDEN... 3 SØKNADER OM MEDLEMSKAP... 4 ÅRSMELDING A. ADMINISTRASJON... 5 A1. Styret... 5 A2. Styremøter... 5 A3. Halvårsmøtet... 5 A4. Årsmøtet... 6 A5. Andre møter og kurs... 6 A6. Møter i Ski kulturforum... 6 A7. Musikkrådets musikkstipend... 6 B. ØKONOMI... 7 B1. Inntekter fra spilleautomater i Ski storsenter... 7 B2. Kontingenter B3. Kommunal støtte til Ski musikkråd B4. Ski by n Sentrumsforening... 8 C. MEDLEMSKAP... 8 D. ARRANGEMENTER... 8 D1. Skifestivalen... 8 D2. Ski kulturfestival (Musikkens dag)... 8 E. REPRESENTASJON... 8 E1. Jubileer... 8 F. HANDLINGSPLAN STATUSRAPPORT... 8 F1. Musikkformidling. Ny musikkpavilion / utendørsscene F2. Være bindeleddet mellom kommunen og medlemslagene... 9 F3. Forbedre kommunikasjon med medlemmene... 9 F4. Flere og bedre lokaler for musikkaktiviteter tilgjengelige... 9 F5. Sørge for bedre profilering av musikkrådet og dets medlemmer ved fokusering på Internet... 9 F6. Gjennomføre kurs, gjerne i samarbeid med andre... 9 F7. Bedre rammebetingelse for barnekor i Ski... 9 F8. Rådhusteatret... 9 G. SAMARBEIDENDE ORGANISASJONER... 9 G1. Representasjon... 9 G2. Ski kommune, kulturavdelingen G3. Akershus musikkråd REVIDERT REGNSKAP MUSIKKSTIPEND REGNSKAP REVISJONSBERETNING INNKOMNE SAKER FRA MEDLEMMENE: FRA STYRET: BEHANDLE HANDLINGSPROGRAM FOR KOMMENDE PERIODE BUDSJETT OG KONTINGENT VALG G:\Smr\Årsmøter\2008\Årsmøtepapirer2008 V3.Doc 2

3 1 Årsmøtepapirer Waldemarhøy, Ski den 03 mars 2008 kl 19:00 Dagsorden Dagsorden for Årsmøtet i henhold til Vedtektene. 1. Konstituering a) Åpning b) Navneopprop c) Godkjenne innkalling d) Godkjenne dagsorden e) Velge møteleder og møtesekretær f) Velge to protokollunderskrivere 2. Behandle styrets innstilling vedrørende søknader om medlemskap 3. Behandle årsmeldingen 4. Behandle revidert regnskap 5. Behandle innkomne saker 6. Behandle styrets forslag til handlingsprogram 7. Behandle budsjett, herunder kontingent 8. Valg Noen forklaringer: SMR Ski musikkråd. SKF Ski kulturforum. AMR Akershus musikkråd. NMR Norsk musikkråd. G:\Smr\Årsmøter\2008\Årsmøtepapirer2008 V3.Doc 3

4 2 Søknader om medlemskap Det er mottatt en søknad om medlemskap fra:- Styggen på låven. Styrets innstilling: Laget har tidligere vært medlem av SMR og styret foreslår for årsmøtet å ønske laget velkommen til SMR. Om laget se hjemmesiden:- G:\Smr\Årsmøter\2008\Årsmøtepapirer2008 V3.Doc 4

5 3 Årsmelding For perioden 26. februar 2007 til 03. mars A. ADMINISTRASJON A1. Styret Etter vedtak på forrige Årsmøte, har rådets styre og komiteer i perioden bestått av:- VERV NAVN Leder : Aksel G. Roksti Nestleder : Bjørn Hansen Kasserer : Anne-Marie Pettersen Sekretær : Eivind Moen 1. styremedlem : Eivind Kleppan 2. styremedlem : Stein Jaksjø 1. varamedlem : Turid Persen 2. varamedlem : Anna Mehl Revisor : Nina Andersen Revisor : Eirin Prytz Valgkomite : Tor Grefsgård Valgkomite : Liv Forsberg Valgkomite : Eirin Prytz Aktiviteten i styret har i alminnelighet vært god. A2. Styremøter Styret har i perioden avholdt 16 formelle møter, i tillegg har det vært jevnlig kontakt på telefon og i andre fora. E-post brukes i stor grad. Det har vært problematisk å få samlet alle styremedlemmene til styremøter pga andre forpliktelser. A3. Halvårsmøtet Halvårsmøtet ble gjennomført den 22 oktober på Waldemarhøy. 8 medlemslag var representert. Og etter vedtak på forrige årsmøte ble følgende saker diskutert:- - Plassering av spilleintekter i for eksempel fond. - Endringer i statuttene for musikkstipendet - Ski kulturfestival 2007, og - Kultur for alle kommunedelplan for kultur høring. G:\Smr\Årsmøter\2008\Årsmøtepapirer2008 V3.Doc 5

6 A4. Årsmøtet Forrige årsmøte ble gjennomført på Waldemarhøy den 26 februar kl 19:00 og 16 lag var representert ved 22 personer. A5. Andre møter og kurs Fortløpende Fortløpende April 17 April 25 Mai 9 September Juni 1-3 Oktober Oktober 19 Januar 29 Møter i Ski kulturforum. Vanligvis representert med Anne-Marie og Aksel. Et betydelig antall møter i anledning av Kulturkonferanse og Kulturfestival. Møter i 17 mai Hovedkomiteen. Møte med kulturkontoret Representantmøte i Akershus Musikkråd Møte om Kontra kulturskole i Kommunestyresalen. Innlegg fra SMR. Konferanse med bla andre lokale musikkråd. SMR tilstede med 4 personer. Konferansen var i stor grad rettet mot lokale råd. NMR fagkonferanse i Tromsø. NMR høstsamling i Oslo Konferanse i Oslo: Giske presenterte status for Kulturløftet. AMR kontaktmøte med lokale musikkråd i fylket. Pga tidligere års begrensede fremmøte ble VO-kurs heller ikke i denne perioden gjennomført. A6. Møter i Ski kulturforum SMR har vært representert i forumet ved Anne Marie Pettersen. 5 styremøter har vært gjennomført. Av oppgaver ivaretatt i perioden er: Kulturkonferanse ble gjennomført i forbindelse med Kulturfestivalen den 8 juni. Årsmøtet ble gjennomført den 7 mai 2008 En rekke møter ble gjennomført i forbindelse med planlegging og gjennomføring av Ski kulturfestival. A7. Musikkrådets musikkstipend Musikkstipendet ble ikke utlyst i pressen, kun internt som melding til alle medlemslag. Derved sparte vi omkring NOK Og aldri har vi mottatt flere søknader. Det ble mottatt 50 søknader samt en søknad etter fristen. Etter evaluering av musikkrådets spesielle komite, besluttet styret å prioritere kurs, spesielt sommerskole. Det ble utdelt til sammen 30 stipend de aller fleste til kurs. Bortsett fra en var alle søknader fra korps / korpsmedlemmer. G:\Smr\Årsmøter\2008\Årsmøtepapirer2008 V3.Doc 6

7 Musikkstipendene ble utdelt i forbindelse med Ski kulturfestival. B. ØKONOMI B1. Inntekter fra spilleautomater i Ski storsenter Når det gjelder inntekter fra spilleautomater vises til turbulens som fremkommer i dagspressen. Fremtiden er uviss. For øvrig, når det gjelder økonomi vises til detaljer senere i kapitelet. B2. Kontingenter. Kontingenten for perioden har for ordinære medlemmer vært kr. 200,- som er uforandret fra forrige periode. Det vises til rapport fra kasserer. B3. Kommunal støtte til Ski musikkråd. År Tiltak SMR søkte om Kommunen tildelte SMR 2007 Grunnstønad Grunnstønad Grunnstønad Grunnstønad Kurs Grunnstønad Kurs (4000) Grunnstønad Musikkens dag Grunnstønad Musikkens dag Halmfestivalen Rockeverkstedet, vedlikehold Internasjonalt samarbeidd Kurs Grunnstønad Musikkens dag Halmfestivalen Rockeverksted, vedlikehold Rockeverksted, konsert Oppstart tiltak for pensjonister Grunnstønad Musikkens dag i Ski Halmfestivalen Tiltak for pensjonister Samarbeidskonsert Drift av rockeverksted Samarbeide med Vi mottok et forhåndstilsagn som vi dessverre ikke fikk mulighet til å benytte. G:\Smr\Årsmøter\2008\Årsmøtepapirer2008 V3.Doc 7

8 Støtte fra Ski kommune viser en klar synkende tendens. B4. Ski by n Sentrumsforening Kulturfestivalen ble gjennomført i sammarbeid bla med sentrumsforeningen. C. MEDLEMSKAP SMR har i dag følgende medlemmer: TYPE ORG ANTALL MERKNAD Kor 7 Korps 12 Storband 3 Andre 2 Assosiert medlem 1 Kontra kulturskole Til sammen 25 D. ARRANGEMENTER D1. Skifestivalen Ble gjennomført i regi av kommunens Kulturavdeling og Ski Næringsråd. SMR var ikke invitert til sammarbeid. D2. Ski kulturfestival (Musikkens dag) Etter forslag fra SMR tok SKF ansvaret for gjennomføring av den første kulturfestivalen i Ski. SMR hadde særansvar for musikkinslag. Tidspunkt for festivalen ble satt til samme helgen som det har vært tradisjon for å gjennomføre Musikkens dag. Vi fant det derfor naturlig å legge denne dagen inn i festivalen og slik vil det vel bli i fremtiden. SMRs Musikkstipend ble delt ut til glade motakere. Været var svært bra, oppsluttning formidabel og kulturfestival blir det også i E. REPRESENTASJON E1. Jubileer - F. HANDLINGSPLAN STATUSRAPPORT F1. Musikkformidling. Ny musikkpavilion / utendørsscene. Som kjent pågår en diskusjon om ombygging av dagens Ski sentrum. Dette gir oss en historisk anledning til å få gjennomført bygging av et uteanlegg som vi mener vil være av stor betydning for miljøet i Ski sentrum, særlig sett i forhold til den pågående boligbyggingen nettopp i sentrums nære områder. G:\Smr\Årsmøter\2008\Årsmøtepapirer2008 V3.Doc 8

9 F2. Være bindeleddet mellom kommunen og medlemslagene Særmøter er gjennomført om tildeling av støtte til lag og foreninger. Forslag fra kommunen har vært gjennomgått av SMR som har kommet med sine merknader. SMRs merknader blir ofte tatt til følge. Søknadsmengden fra medlemslagene kunne vært større. I 2008 vil det bli gjennomført et kurs i regi av SMR og Kulturavdelingen emnet vil være støtteordninger med vekt på lokale slike. F3. Forbedre kommunikasjon med medlemmene For å bedre kommunikasjon mellom medlemmen har musikkrådet arrangert halvårsmøte. Oppslutningen fra medlemmenes side kunne vært bedre. Musikkrådet har deltatt aktivt i møter og konferanser i regi av Ski kulturforum og møter medlemmene også der. F4. Flere og bedre lokaler for musikkaktiviteter tilgjengelige Ingen spesielle aktiviteter annet enn at i forbindelse med evalueringen av plan for kultur var en av SMRs merknader at lokaler ikke var berørt. Det foreligger nå en egen plan for dette. Planen ble dessverre ikke forelagt SMR for uttalelse. F5. Sørge for bedre profilering av musikkrådet og dets medlemmer ved fokusering på Internet SMR er på luften Og skal videreutvikles utover våren. F6. Gjennomføre kurs, gjerne i samarbeid med andre Det har vært utlyst flere kurs på vegne av vår moderorganisasjon Akershus Muskkråd som burde være aktuelle også for våre medlemslag. For 2008 har SMR i tillegg til kurs nevnt ovenfor planer om et kurs om konsertarrangering og et Jeg kan ikke synge kurs. Vi ser for oss kursene arrangert i sammenheng med Ski kulturfestival. F7. Bedre rammebetingelse for barnekor i Ski Dessverre ingen aktivitet. F8. Rådhusteatret Bedre tilpasset behovet til medlemmene av SMR, reduserte leiepriser. Rehabilitering og modernisering av kulturhuset. Spørsmålet er tatt opp i møter med Kulturavdelingen og gjennom vår uttalelse når det gjelder Kommunedelplan for Kultur. SMR mener at de planene som ble utviklet for få år siden nå må realiseres. G. SAMARBEIDENDE ORGANISASJONER G1. Representasjon SMR er representert slik: 1. Akershus musikkråd (AMR): Bjørn Hansen - styreleder Aksel G. Roksti valgkomiteen 2. KorpsNett Norge Aksel G. Roksti- styreleder G:\Smr\Årsmøter\2008\Årsmøtepapirer2008 V3.Doc 9

10 3. 17 mai-komiteen Ski kommune Aksel G. Roksti - leder 4. Ski kulturforum (SKF): Anne Marie Pettersen, Aksel G. Roksti 5. Norsk musikkråd (NMR): Aksel G. Roksti (1. Varamedlem, pt styremedlem) G2. Ski kommune, kulturavdelingen Musikkrådet har også i denne perioden hatt et greit samarbeid med kulturavdelingen. G3. Akershus musikkråd SMR vil også spesielt nevne det nære samarbeidet vi har med Akershus musikkråd, i allminnelighet og i sammenheng med spesielle arrangementer. Ikke minst som rådgiver i forbindelse med støtteordninger bl.a. Langhus, fredag, 29. februar 2008 Aksel G. Roksti (sign) Bjørn Hansen (sign) Anne Marie Pettersen (sign) Eivind Kleppan (sign) Eivind Moen (sign) Stein Jaksjø (sign) Turid Persen (sign) Anna Mehl (sign) G:\Smr\Årsmøter\2008\Årsmøtepapirer2008 V3.Doc 10

11 4 Revidert regnskap Denne regnskapsoversikten er ajour pr 31 desember DRIFT G:\Smr\Årsmøter\2008\Årsmøtepapirer2008 V3.Doc 11

12 (NB skal være Balanse pr 31/ ) G:\Smr\Årsmøter\2008\Årsmøtepapirer2008 V3.Doc 12

13 NOTER TIL REGNSKAPET Note 1 Regnskapsprinsipper Generelt Regnskapet er utarbeidet i overensstemmelse med regnskapsloven og god regnskapsskikk (GRS) for små foretak. Klassifisering av eiendeler og gjeld. Kontanter, bankinnskudd og debitorer er klassifisert som omløpsmidler. Note 2 Lønnskostnader, antall ansatte, godtgjørelser. Musikkrådet er en frivillig organisasjon og har derfor ingen ansatte. Rådet har et styre på 6 medlemmer og 2 varamedlemmer. Ingen mottar styrehonorar eller møtegodtgjørelse. Revisor. Musikkrådet har to revisorer. Disse mottar ingen form for godtgjørelse, da alt gjøres på frivilling basis. Note 3 Skattekostnad. Siden det ikke utbetales lønn eller styrhonorar, er det heller ikke trukket eller innberettet skattetrekk. Note 4 Aksjekapital og aksjonærinformasjon. Ski musikkråd er ikke et aksjeselskap og eier ingen aksjer. Note 5 Bundne innskudd. Musikkrådet har ikke bundne innskudd. G:\Smr\Årsmøter\2008\Årsmøtepapirer2008 V3.Doc 13

14 G:\Smr\Årsmøter\2008\Årsmøtepapirer2008 V3.Doc 14

15 5 Musikkstipend regnskap Utvikling ÅR INNTEKTER UTGIFTER BANK ,50 68,49 0, , ,50 0, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,61 584, ,16 G:\Smr\Årsmøter\2008\Årsmøtepapirer2008 V3.Doc 15

16 REVISJONSBERETNING Drift & Musikkstipend G:\Smr\Årsmøter\2008\Årsmøtepapirer2008 V3.Doc 16

17 6 Innkomne saker Fra medlemmene: Ingen Fra styret: 1. Forslag til revisjon av stattutter for musikkstipend. (vedlagt) 2. Gjennomføre nyttårskonsert lørdag den 17 januar 2009 kl Arrangere kurs i konsertarrangering i sammenheng med Ski kulturfestival Arrangere Jeg kan ikke synge kurs våren 2008 G:\Smr\Årsmøter\2008\Årsmøtepapirer2008 V3.Doc 17

18 7 Behandle Handlingsprogram for kommende periode 1. Musikkformidling. Ny musikkpavilion / utendørsscene SMR ønsker at dagens pavilion utenfor Rådhuset fjernes og at det i stedet bygges en enkel utescene i amfiet bak pavillionen. Med plass til utøvere, bakvegg og tak over. Anlegget kan da brukes til konserter, andre arrangementer og ikke minst i forbindelse med 17 mai. 2. Være bindeleddet mellom kommunen og medlemslagene SMR ønsker å fremstå som medlemmenes representant i forholdet til offentlige myndigheter. Utarbeide sammarbeidsavtale med kommunen. 3. Forbedre kommunikasjonen med medlemmene Gjennomføre møter som halvårsmøter. 4. Flere og bedre lokaler for musikkaktiviteter tilgjengelige på skolene For eksempel se på muligheten for bedre akkustikk i øvelseslokaler. 5. Sørge for bedre profilering av musikkrådet og musikkrådets medlemmer Videreutvikle hjemmeside for Ski musikkråd. Gjennomføre nyttårskonsert. Se også saker fremlagt av Styret. 6. Gjennomføre kurs, gjerne i samarbeid med andre Aktuelle samarbeidspartnere er Kulturetaten, Frivillighet Norge og Akershus musikkråd. Se også forslag fremlagt av Styret. 7. Bedre rammebetingelse for barnekor i Ski I forhold til tidligere er det relativt få barenkor i Ski. Som for korps er det barnekorene som er primære rekruteringsbase for de voksne korene. SMR mener alle skoler skal ha egne skolekor. 8. Rådhusteatret. For få år siden ble det utarbeidet særskilte planer for nødvendig rehabillitering av Rådhusteatret, tidligere Ski kino, tidligere Rådhusteatret. SMR beklager at disse fortsatt ikke er kommet til utførelse og vil arbeide for dette. For utøvere som kor og korps er forholdene kummelige. Transportvei mellom den altfor lille garderoben og scenen er håpløs. Scene mangler sidescene for å nevne noe. I konkurransen med professjonelle oppsetninger, har lokale kor og korps helt klart tapt de senere år. SMR ønsker at visse dager skal stilles til rådighet for medlemmene, og i antagelsen av at de professjonelle konsertene går med betydelig overskudd forutsetter SMR at leiepris settes symbolsk. G:\Smr\Årsmøter\2008\Årsmøtepapirer2008 V3.Doc 18

19 8 Budsjett og kontingent FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT Utgifter Representasjons- og adm.utgifter Møteutgifter 800 Porto inkl. leie av postboks, telefon Kontorrekvisita, kopiering Gebyr, bank 500 Kjøregodtgjørelse, møter Støtte til lagenes samarbeidsprosjekt Egne kurs, materiell, foredragsholder etc Internett, hjemmeside Musikkens dag 0 Annen støtte 0 Konferanse, lokale musikkråd, SMR andel Sum: Inntekter Medlemskontingenter Akershus musikkråd, prosjektstøtte 0 Deltageravgift, kurs Renteinntekter 0 Ski kommune, kulturkontoret, grunnstønad Ski kommune, kulturkontoret, aktivitetstønad 0 Konferanse, lokale musikkråd Musikkens dag 0 Sum: Underskudd / overskudd: 00 G:\Smr\Årsmøter\2008\Årsmøtepapirer2008 V3.Doc 19

20 FORSLAG TIL BUDSJETT MUSIKKSTIPEND Utgifter Stipend Annonser 0 Bank, post 300 Lotteritilsynet, godkjenning 0 Lotteritilsynet, registrering 0 Materiell, blomster 700 Sum: Inntekter Andel spilleintekter Renter Sum: Underskudd / overskudd: Vi viser til forslaget til endring av stattutter for Musikkstipendet og behandling av disse når det gjelder beløp til Stipend. Årsmøtet kan velge å ta stilling til spørsmålet om hele eller deler av rentene skal legges til stipendbeløp foreslått til NOK ovenfor. G:\Smr\Årsmøter\2008\Årsmøtepapirer2008 V3.Doc 20

21 9 Valg VALGKOMITEENS FORSLAG TIL NYTT STYRE: VERV NAVN MERKNAD Leder : Aksel G. Roksti Gjenvalg 1 år Nestleder : Bjørn Hansen Gjenvalg 2 år Kasserer : Anne-Marie Pettersen Gjenvalg 2 år Sekretær : Eivind Moen Ikke på valg 1. styremedlem : Turid Persen 2. styremedlem : Stein Jaksjø Ikke på valg 1. varamedlem : Anna Mehl Gjenvalg 2. varamedlem : Evind Kleppan Revisor : Nina Andersen Gjenvalg Revisor : Eirin Prytz Gjenvalg Valgkomite : Eirin Prytz Gjenvalg Valgkomite : Ørnulf Thorsen Ny (Fra Ski storband) Valgkomite : Solveig Le Divenah Ny (Fra Skikoret) G:\Smr\Årsmøter\2008\Årsmøtepapirer2008 V3.Doc 21

22 Ski Musikkråd Statutter20068 Ski musikkråds musikkstipend Statutter 1. Fondet 1.1 Mottatte spilleinntekter plasseres i bank, slik at best mulig avkastning sikres. 1.2 Inntil kr med tillegg av påløpte renter ved utgangen av et år, benyttes til stipendier kommende år. Utgifter til annonsering og diplomer dekkes av fondet. Det forutsettes at fondet er tilført inntekter på minimum tildelingsbeløpet året før tildeling finner sted, og at innestående beløp er minimum kr ved utgangen av året. 2. Stipendet 2.1 Maksimumsbeløp pr. stipend settes til NOK , Stipendiet må brukes til egenutvikling i form av kurs, skole eller innkjøp av instrument innenfor det området som regnes som hovedaktivitet for laget. 3. Søknadsfrist og kunngjøring 3.1 Søknadsfrist settes til ikke senere enn 15 april med kunngjøring ca en måned før. Søknader, som skal være komplette, skal være poststemplet eller oversendt pr e-post innen fristen. I tilfelle e-post benyttes skal det i emnelinjen klart fremgå hva meldingen gjelder og navn til søker. 4. Behandling av søknader 4.1 Søknader som skal være undertegnet av søker - behandles og godkjennes av Ski musikkråd i plenum, avgjørelsen kan ikke ankes. 5. Kandidaten 5.1 Søkeren må være medlem i ett av SMRs medlemslag. 5.2 Søkeren må være anbefalt av vedkommende lags styre. 5.3 Søkeren kan være et medlemslag. 6. Søknaden 6.1 Opplegg og fremdriftsplan må vedlegges søknad. 6.2 Etter endt studie / innkjøp skal det sendes rapport til SMR innen utgangen av august samme år. 7. Endring av statuttene 7.1 Endring av statuttene må godkjennes av to påfølgende årsmøter og med 2/3 flertall. Vedtatt på Årsmøtet den 8. Februar Endret på Årsmøtet den 7 feb 2000, 20 mars 2006 og 3 mars G:\SMR\Musikkstipend\Statutter\Fond_statutter_2008 forslag.doc Side 1 av :20