SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING. Administrasjonsutvalget har møte. den kl. 09:00. i møterom Kommunestyresalen

Transkript

1 SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget har møte den kl. 09:00 i møterom Kommunestyresalen Eventuelle forfall meldes til tlf eller Epost: postps@alta.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 6/16 16/745 GODKJENNING UTLYSNING AV STILLINGER 7/16 16/280 DRØFTING AV RUTINE UTLYSNING AV STILLINGER 8/16 16/554 BEMANNING - PARKERING Alta, den Torfinn Reginiussen Leder Charlotte Brekkan Sætrum Sekretær Alta kommune ALTA Tlf

2 Sak 6/16 GODKJENNING UTLYSNING AV STILLINGER Saksbehandler: Charlotte Brekkan Sætrum Arkiv: 404 &18 Arkivsaksnr.: 16/745 Saksnr.: Utvalg Møtedato 6/16 Administrasjonsutvalget Administrasjonens innstilling: Administrasjonsutvalget godkjenner for utlysning følgende 4 stillinger: Planlegger/Rådgiver ASU Grunnforvalter ASU Byggesaksbehandler Oppmåling og byggesak Spesialkonsulent forurensning Miljø, park og idrett SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Skjemaer for utlysning av stillinger Bakgrunn: Se vedlegg. Saken legges frem på bakgrunn av kommunestyrets vedtak i forbindelse med budsjettbehandling den Adm.utvalget har vedtatt følgende prosess for behandling: 1. Den enkelte virksomhetsleder legger fram vurdering av stillinger man ønsker lyst ut overfor sin kommunalleder/ass.rådmann. a. Vurderingen skal være skriftlig og ført inn på skjema nederst i denne rutinen. b. Det redegjøres og begrunnes jfr for årsak/behov for at stillingen skal lyses ut, herunder faglige/driftsmessige vurderinger. c. Det redegjøres for økonomisk konsekvens ved å tilsette eller ikke, samt om stillingen ligger dekket i gjeldende budsjett eller ei. Side 2 av 9

3 Sak 6/16 2. Kommunalleder/ass.rådmann avgjør om man ønsker denne lyst ut eller ikke. Der man ønsker utlysning, legges saken fram for rådmannen med anbefaling om utlysning. 3. Rådmannen avgjør i sitt ukentlige ledermøte om det anbefales overfor adm.utvalget om stilling lyses ut. I de tilfeller man ender opp med å ikke lyse ut, har respektiv kommunalleder/ass.rådmann ansvaret for å orientere virksomhetsleder. 4. Rådmannen ved personalavdelingen sørger for at det fremmes saksfremlegg overfor adm.utvalget i de tilfeller det anbefales utlysning. a. Saksfremlegget skal kun inneholde skjema fra rådmannen. 5. Utlysninger foretas etter godkjenning i adm.utvalget. a. Adm.utvalget tar selv stilling til hvor ofte de behøver og møtes, og hvordan vedtak fattes og formidles til rådmannen. 6. Tilsettingsprosessen foretas for øvrig som normalt i tråd med lov- og avtaleverk. 7. Budsjett- og innkjøpsavdelingen skal ha løpende orientering om status etter vedtak som fattes, og følger opp de økonomiske sidene i vedtakene. Side 3 av 9

4 Sak 7/16 DRØFTING AV RUTINE UTLYSNING AV STILLINGER Saksbehandler: Charlotte Brekkan Sætrum Arkiv: 404 Arkivsaksnr.: 16/280 Saksnr.: Utvalg Møtedato 7/16 Administrasjonsutvalget Administrasjonens innstilling: Saken legges frem uten innstilling. SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Ingen Bakgrunn: Saken legges frem for drøfting. Kommunestyret gjorde vedtak i forbindelse med budsjettbehandling den : Ingen ledige stillinger, utenom turnusstillinger, lyses ut før etter vurdering av rådmannen og godkjenning av adm. utvalget. Adm.utvalget har vedtatt følgende prosess for behandling: 1. Den enkelte virksomhetsleder legger fram vurdering av stillinger man ønsker lyst ut overfor sin kommunalleder/ass.rådmann. a. Vurderingen skal være skriftlig og ført inn på skjema nederst i denne rutinen. b. Det redegjøres og begrunnes jfr for årsak/behov for at stillingen skal lyses ut, herunder faglige/driftsmessige vurderinger. c. Det redegjøres for økonomisk konsekvens ved å tilsette eller ikke, samt om stillingen ligger dekket i gjeldende budsjett eller ei. 2. Kommunalleder/ass.rådmann avgjør om man ønsker denne lyst ut eller ikke. Der man ønsker utlysning, legges saken fram for rådmannen med anbefaling om utlysning. Side 4 av 9

5 Sak 7/16 3. Rådmannen avgjør i sitt ukentlige ledermøte om det anbefales overfor adm.utvalget om stilling lyses ut. I de tilfeller man ender opp med å ikke lyse ut, har respektiv kommunalleder/ass.rådmann ansvaret for å orientere virksomhetsleder. 4. Rådmannen ved personalavdelingen sørger for at det fremmes saksfremlegg overfor adm.utvalget i de tilfeller det anbefales utlysning. a. Saksfremlegget skal kun inneholde skjema fra rådmannen. 5. Utlysninger foretas etter godkjenning i adm.utvalget. a. Adm.utvalget tar selv stilling til hvor ofte de behøver og møtes, og hvordan vedtak fattes og formidles til rådmannen. 6. Tilsettingsprosessen foretas for øvrig som normalt i tråd med lov- og avtaleverk. 7. Budsjett- og innkjøpsavdelingen skal ha løpende orientering om status etter vedtak som fattes, og følger opp de økonomiske sidene i vedtakene. Side 5 av 9

6 Sak 8/16 BEMANNING - PARKERING Saksbehandler: Jon-Vegar Nilsen Arkiv: 420 Q5 Arkivsaksnr.: 16/554 Saksnr.: Utvalg Møtedato 8/16 Administrasjonsutvalget /16 Hovedutvalg for næring,drift og miljø Innstilling fra siste behandling: 1: Hovedutvalget for næring drift og miljø ønsker å øke bemanningen i parkeringsetaten med en 100% stilling. 2: Alta kommune organiserer kontrollvirksomheten ut fra dagens bemanningssituasjon + en stilling. Det søkes etter tekniske/ikt løsninger som gjør kontrolltid mer effektiv per bil. Administrasjonens innstilling: Administrasjonsutvalget oppretter 2stk nye 100 % stillinger som trafikkbetjenter ved parkeringsavdelingen. Tidligere behandlinger: Hovedutvalg for næring,drift og miljøs behandling den : Behandling: Følgende forslag fremmet: Forslag fra V v/tommy Hæggernæs: 1: Hovedutvalget for næring drift og miljø ønsker å øke bemanningen i parkeringsetaten med en 100% stilling. 2: Alta kommune organiserer kontrollvirksomheten ut fra dagens bemanningssituasjon + en stilling. Det søkes etter tekniske/ikt løsninger som gjør kontrolltid mer effektiv per bil. Forslaget vedtatt enstemmig. Innstillingen falt. Hovedutvalg for næring,drift og miljøs vedtak den : 1: Hovedutvalget for næring drift og miljø ønsker å øke bemanningen i parkeringsetaten med en 100% stilling. 2: Alta kommune organiserer kontrollvirksomheten ut fra dagens bemanningssituasjon + en stilling. Det søkes etter tekniske/ikt løsninger som gjør kontrolltid mer effektiv per bil. SAKSUTREDNING: Saksutredning: Side 6 av 9

7 Sak 8/16 Vedlegg: - Oversikt privatavtaler Andre saksdok.: Bakgrunn: Det har i lengere tid vært få ansatte ved parkeringsavdelingen samtidig som arbeidsoppgavene har blitt flere og mer omfattende enn tidligere. Avdelingen har i dag 4 trafikkbetjenter, der to av disse er 100 % stillinger, en stilling er 50 % og siste betjenten er på pensjonist avtale og har vakter tilsvarende 30 % stilling. Alta kommune har i dag 8 kommunale parkeringsplasser i Alta sentrum og flere offentlige parkeringsplasser i hele kommunen. I sentrum er det ca. 850 parkeringsplasser som er avgiftsbelagt. I tillegg til disse parkeringsplassene har vi avtaler med en rekke private aktører der vi enten er driftsoperatør eller bare står for kontroll og håndheving. Den største kunden i dag er parkeringshuset AMFI med ca. 600 plasser der vi har total ansvar for både drift og håndheving. I tillegg har vi avtaler med Scandic og universitetet der vi er driftsoperatør på begge stedene. Andre avtaler med private aktører er flere borettslag i Alta kommune som krever oppfølging flere ganger i døgnet. Avdelingen har i lang tid hatt utfordringer med å utføre god kontroll til kl. 17 hverdager, og kl. 15 på lørdager grunnet lav bemanning. Det må her anmerkes at alle de nevnte private avtaler som er inngått, og som genererer betydelige inntekter, har blitt inngått uten bemanningsøkning. Når kommunestyret nå har vedtatt å utvide betal parkeringstiden til kl. 20 på hverdager og kl. 18 på lørdager, er det behov for å styrke bemanningen ved parkeringsavdelingen. Dette for at avdelingen skal utføre tjenesten på en best mulig måte og at vaktplanen innen parkeringstiden skal la seg løse. Vurdering: Organisering Parkeringsavdelingen består i dag av to deler, et operasjonelt ledd med trafikkbetjentene og en administrasjonsdel med 2 medarbeidere. Administrasjonen består av avdelingsleder og en saksbehandler. I takt med en økende arbeidsmengde med avtaler og saksbehandlinger, har det over tid vært nødvendig å styrke administrasjonen ved avdelingen. Dette har skjedd ved en gradvis omdisponering av stillingsressurser til administrativt formål. Nevnte organisering er gjort gjeldende fra Trafikkbetjentenes arbeidsoppgaver Trafikkbetjentenes hovedarbeidsoppgave er kontroll og håndheving av parkeringsplasser. I tillegg til denne oppgaven har betjentene arbeidsoppgaver knyttet til vedlikehold av skilt og parkeringsplasser. Under vedlikehold av parkeringsplassene kommer automatene som en stor del inn. Automatene må tømmes for mynter regelmessig, i tillegg må de ha påfyll av kvitteringsruller. Side 7 av 9

8 Sak 8/16 Dette er tidskrevende oppgaver, og vi har i dag 16 automater på de kommunale parkeringsplassene, og 8 automater som vi har ansvar for inne i parkeringshuset på Amfi. Med dagens bemanning bruker betjentene stor del av arbeidstiden sin på dette vedlikeholdet og fordelingen mellom vedlikehold og håndheving ligger på 60/40 der vedlikehold tar den største delen av dagen. Vi er i dag ikke i stand til å oppfylle avtalene vi har med de største aktørene bl.a Amfi på en god nok måte. Både gjennom disse avtalene men ikke minst på våre egne plasser foreligger det også en plikt for håndheving. Tidsbruk Håndheving er den sentrale oppgaven til betjentene. Håndheving vil si at betjentene kontrollerer biler og påser at de har betalt for parkeringen. Tiden det tar å kontrollere en bil varierer om det er inne i parkeringshuset på Amfi, eller om det er ute på de kommunale parkeringsplassene. Inne i parkeringshuset regnes det ca. 30 sekunder per bil. Ved fullt parkeringshus og 600 biler bruker betjentene ca. 2 timer og 30 minutter på en kontrollrunde. For de andre kommunale parkeringsplassene der kunder også kan bruke mobilapplikasjonen til å betale med bruker betjentene i snitt ca. 60 sekunder på å kontrollere en bil. Dette grunnet at de må slå inn bilnummer for å sjekke om bilen har betalt med mobilapplikasjonen. Skal en ha full kontroll på en parkeringsplass bør et område kontrolleres minst annen hver time. Ser en på parkeringshuset Amfi med sine 600 parkeringsplasser og de utvendige parkeringsplassene med ca. 800 parkeringsplasser blir dette en stor utfordring med dagens bemanning. Synlighet Parkeringsavdelingen ønsker å være synlig i bybildet og da under håndheving. Denne synligheten forebygger på flere områder som for eksempel at trafikanter innretter seg bedre etter parkeringsreglementene og ikke minst betaler for bruk av tjenesten. Økes lojaliteten til betaling hos kundene øker også fortjenesten. En annen positiv effekt av å være synlig er at sikkerheten økes og det blir et bedre trafikkmiljø på parkeringsplassene. Økonomi Den utvidede betal parkeringstiden i Alta sentrum er av parkeringsavdelingen grovt regnet til å generere ca. kr. 3.5 millioner i økte inntekter. Sannsynlig vil de være større. Regnestykket har tatt utgangspunkt i halvfulle parkeringsplasser på P1, P2, P3 og P5. Dette utgjør ca. 210 parkeringsplasser. Inntekter fra antall ileggelser er ikke tatt med i dette regnestykket. En økning av bemanningen vil selvsagt ha sin kostnad som kommer til fratrekk i dette bildet. Men det må her legges til at en god håndhevelse og kontroll medfører både en lojalitet til parkeringsordningen, vil øke betalingsvilligheten og gir grunnlag for økte gebyrinntekter. Det er derfor ikke riktig å se på disse kostnadene som fratrekk i regnestykket. En økning av stillinger må betraktes som utgifter til inntekts ervervelse. Man må se på et helhetsbilde når dette vurderes. Side 8 av 9

9 Sak 8/16 Konklusjon Alta kommune har i dag ca parkeringsplasser i Alta sentrum. Tidsbruken til de forskjellige arbeidsoppgavene trafikkbetjentene, gjør at tiden som bør brukes til håndheving er begrenset. En balanse mellom kontroll og vedlikehold er i dag på 40/60. En ønskelig balanse mellom disse to faktorene er 70 på kontroll og 30 på vedlikehold. Dette oppnår en ved en økning i bemanning på 2stk 100 % stillinger. Når betal parkeringstiden også er utvidet med tre timer alle dager innebærer det også at vi må være bemannet i denne tidsperioden, noe som parkeringsavdelingen ikke er i stand til i dag. Skal parkeringsavdelingen kunne bevare trygge og sikre kommunale parkeringsplasser, yte den servicen som en tilgjengelig parkeringsplass representerer, og samtidig ivareta og oppfylle avtalene vi har med private aktører er det nødvendig å styrke bemanningen. En vil da få større dekning på kontroll av parkeringsarealene og samtidig være i stand til å håndheve i hele betal parkeringstiden. Side 9 av 9