Til seksjonseierne i Hebekk Bs

Transkript

1 1 Hebekk Bs Til seksjonseierne i Hebekk Bs Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Hebekk Bs det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 2 Hebekk Bs Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Hebekk Bs avholdes onsdag 22. april 2015 kl i Myrsletta Grendehus. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Endring av vedtektenes 8, første ledd. B) Bytte av kabel-tv og internett leverandør Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år B) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år C) Valg av valgkomité Ski Styret i Hebekk Bs Anders Moberg /s/ Sebastian Adler Aakerman /s/ Grethe Sjøli Lange /s/ James Mirzapolis /s/ Jan Petter Skogstad /s/

3 3 Hebekk Bs ÅRSBERETNING FOR 2014 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Anders Moberg Kongleveien 6 B Styremedlem Sebastian Adler Aakerman Kongleveien 2 C Styremedlem Grethe Sjøli Lange Myrveien 33 D Styremedlem James Mirzapolis Myrveien 17 D Styremedlem Jan Petter Skogstad Kongleveien 12 E Varamedlem Camilla Brynildsen Kongleveien 14 A Varamedlem Karin Elisabeth Holme Myrveien 23 C Styrets medlemmer består i dag av 4 menn og 1 kvinne. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Hebekk Bs Sameiet består av 92 seksjoner. Hebekk Bs er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , og ligger i Ski kommune med følgende adresse: Kongleveien 2-16,a-F Myrveien 17-33,a-D Gårds- og bruksnummer: Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Hebekk Bs har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er Alpha Revisjon AS.

4 4 Hebekk Bs Styrets arbeid 1 årsmøte, 10 styremøter, i tillegg en rekke befaringer og samlinger. Vi har jobbet med: - Bestilling, montering og ferdigstilling av lekeplass. - Utvikling, produksjon og drift av ny hjemmeside, etablering av eget domene, ny epostadresse og informasjon rundt dette. - Etablering av HMS rutiner. - Fjerning av miljøfarlig skrot fra fellesområder. - Gjennomgang og etablering av nye rutiner for bruksrett og vedlikeholdsplikt av hage i tilknytning til hybler. - Oppfølging av leverandør av plenklipping. - Utvikling av et sett med ny fargekombinasjon (i samarbeid med Jotun), og prosess for evt gjennomføring. - Gjennomgått og besluttet innstramming på praksis vedrørende endring av fasader. - Formalisering og etablering av fordelsavtale med Ski Bygg. - Trefelling KV 2&4 og beskjæring krysset Myrv/Nybr.v. - Forberedt og gjennomført to dugnader. - Økonomisk vurdering -økning av felleskostnader. - Utført diverse vedlikehold (Port v fotballplass, elektrisk, hull i tak i hybler, etc). - Nytt dørklokkesystem for hyblene (ikke vedtatt enda) - Bistand ved vannlekkasjer - Forsikring - Husbråk, og ryddet opp i forhold rundt dette ved to anledninger. - Plassering av varmtvannsberedere - Søknader fra beboere - Dialog med kommunen om arbeider i ledningsnett - Utskiftning av utgangsdører i hyblene (ikke vedtatt enda) - Handicapparkering - Standarisering av størrelse på plattinger hybler (Ikke vedtatt enda) - Skader etter kumspyling KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2014 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2014 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2014 var til sammen kr ,-. Dette er kr ,- høyere enn budsjettert og skyldes en økning av felleskostnadene fra Hyblene økte med 12 % og rekkehusene økte med 20 %.

5 5 Hebekk Bs Kostnader Driftskostnadene i 2014 var til sammen kr ,-. Dette er kr ,- høyere enn budsjettert og skyldes i hovedsak følgende forhold: Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr ,-. Hovedårsaken til avviket skyldes avsetning til vedlikehold av hyblene. Avvik knyttet til andre driftskostnader skyldes i hovedsak at kostnader til snøbrøyting, plenklipp og container ble høyere enn antatt i budsjett. Det var ikke avsatt midler til utsending av varsler, innkalling og protokoller samt møteledelse. Resultat Årets resultat på kr ,- fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr Arbeidskapital er tilgjengelige midler og er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Arbeidskapitalen pr er kr ,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2015 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for Forsikring Forsikringspremien for 2015 har økt med kr ,-. Premieendringen reflekterer byggekostnadsindeksen som har økt med 6,6 %, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Hebekk Bs. Lån Sameiet har lån i Handelsbanken. Det er 8 gjenværende kvartalsvise terminer. Lånet har flytende rente som p.t. er 3,12 % p.a. Det er kun hyblene som har lån. For opplysninger om opprinnelig lånebeløp og restsaldo henvises til note i regnskapet.

6 6 Hebekk Bs Innskuddsrente i OBOS-banken (pr ) Driftskonto 0,35 % Sparekonto 2,40 % Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Ski Styret i Hebekk Bs Anders Moberg /s/ Sebastian Adler Aakerman /s/ Grethe Sjøli Lange /s/ James Mirzapolis /s/ Jan Petter Skogstad /s/

7 Til årsmøtet i Hebekk Boligsameie REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Hebekk Boligsameie som viser et overskudd på kr Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2014, resultatregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styrets ansvar for årsregnskapet Styret er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for sameiets utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av sameiets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Hebekk Boligsameie per 31. desember 2014 og av resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge.

8 Uttalelse om øvrige forhold Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet og forutsetningen om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon», mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av sameiets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Oslo, 17. mars 2015 Alpha Revisjon AS Roger Skogly (sign.) registrert revisor

9 9 Hebekk Bs HEBEKK BS RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital Reduksjon udekket tap

10 10 Hebekk Bs EIENDELER HEBEKK BS BALANSE Note OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kundefordringer Driftskonto i OBOS-banken Sparekonto i OBOS-banken SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital Udekket tap SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD Pante- og gjeldsbrevlån SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Skyldig til offentlige myndigheter Påløpte renter Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Ski, , STYRET FOR HEBEKK BS Anders Moberg /s/ Sebastian Adler Aakerman /s/ Grethe Sjøli Lange /s/ James Mirzapolis /s/ Jan Petter Skogstad /s/

11 Hebekk Bs NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført til nevnte konto ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader, rekkehus Felleskostnader, hybler Vedlikehold, hybelhus Kommunale avgifter, hybelhus Lån rehabilitering hybelhus SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret.

12 12 Hebekk Bs NOTE: 4 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2013/2014, og er på kr I tillegg har styret fått dekket bespisning for kr 2 041, jf. note 8. NOTE: 5 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 6 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 7 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold fellesanlegg Egenandel forsikring SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 8 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container Driftsmateriell Snørydding/gressklipping Andre fremmede tjenester Trykksaker Møter, kurs, oppdateringer mv Andre kostnader tillitsvalgte Telefon/bredbånd Porto Bankgebyr SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 9 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOSbanken 780 Renter av sparekonto i OBOS-banken Renter av for sent innbetalte felleskostnader 109 Andre renteinntekter SUM FINANSINNTEKTER

13 13 Hebekk Bs NOTE: 10 FINANSKOSTNADER Handelsbanken, renter lån rehab. Hybelhus Handelsbanken, gebyrer -240 SUM FINANSKOSTNADER NOTE: 11 PANTE- OG GJELDSBREVLÅN Handelsbanken Lånet er et serielån med flytende rente. Rentesatsen pr var 3,38%. Løpetiden er 13 år. Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år SUM PANTE- OG GJELDSBREVLÅN NOTE: 12 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Avrenging hybelhus(opparbeidet reserve til vedlikehold) IB Inntekt SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD

14 14 Hebekk Bs Innkomne forsalg A) Endring av vedtektenes 8, første ledd. Forslagsstiller: styret Bakgrunn: 8 første ledd ser slik ut i dag: Bygningsmessige arbeider etc. Utskifting av vinduer og dører, skifting av tak/takbelegg, oppsetting av markiser etc. skal hver enkelt husrekke enes om, og det økonomiske og praktiske ansvar påhviler den enkelte husrekke. Dog skal endring av utvendig farge godkjennes av styret. Utbygging kan skje på hageareal og fellesareal, jfr Det kan maksimalt utbygges på 30 kvm. av grunnarealet for hver seksjon. Innen hver husrekke skal det være lik utbygging i hver seksjon på hageareal. Søknad om påbygging på hageareal godkjennes av styret. Dersom ikke alle innen en husrekke søker om bygging samtidig, skal søknaden fra den (de) som ønsker å bygge, på forhånd være forelagt og godkjent av de øvrige seksjonseiere i vedkommende husrekke. De øvrige seksjonseiere i husrekken forplikter seg til å følge samme utbygging hvis de ønsker utbygging senere. Det er foreslått følgende endring: Bygningsmessige arbeider etc. Utskifting av vinduer og dører, skifting av tak/takbelegg, oppsetting av markiser etc. skal hver enkelt husrekke enes om, og det økonomiske og praktiske ansvar påhviler den enkelte husrekke. Ved maling av fasade skal følgende fargekoder benyttes på spesifiserte hustyper: Utbygging kan skje på hageareal og fellesareal, jfr Det kan maksimalt utbygges på 30 kvm. av grunnarealet for hver seksjon. Innen hver husrekke skal det være lik utbygging i hver seksjon på hageareal. Søknad om påbygging på hageareal godkjennes av styret. Dersom ikke alle innen en husrekke søker om bygging samtidig, skal søknaden fra den (de) som ønsker å bygge, på forhånd være forelagt og godkjent av de øvrige seksjonseiere i vedkommende husrekke. De øvrige seksjonseiere i husrekken forplikter seg til å følge samme utbygging hvis de ønsker utbygging senere. NB: Fargekoder for de ulike husrekkene legges frem på årsmøtet. De vil også snarlig være tilgjengelige på Forsalg til vedtak: Foreslått endring av 8, første ledd vedtas. B) Bytte av kabel-tv og internett leverandør Forslagsstiller: styret Forsalg til vedtak: Gi styret fullmakt til bytte av kabel-tv og internett leverandør.

15 15 Hebekk Bs Orientering om sameiets drift Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Avtale om leveranse av elektrisk kraft OBOS har fremforhandlet en kraftavtale med LOS på vegne av selskapene forvaltet av OBOS. Hebekk Bs er tilsluttet avtalen med kraftleveranse til våre fellesanlegg. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Kabel-TV Canal Digital er sameiets leverandør av TV- og bredbåndstjenester. Har du spørsmål knyttet til dette kan du ringe Canal Digital på telefon eller besøke deres nettside Telefoni og bredbånd OBOS har avtale med Telio. Avtalen omfatter rabatter på hjemmetelefon, mobil, fast bredbånd og mobilt bredbånd. Rabatten fås ved å oppgi medlemsnummer/kundenummer i OBOS ved bestilling av tjenestene hos Telio. For ytterligere informasjon se