HiGs strategi for internkommunikasjon

Transkript

1 HiGs strategi for internkommunikasjon Intern kommunikasjon handler om informasjonsflyt og utveksling av ideer og synspunkter mellom ledere og medarbeidere og kommunikasjon mellom enkeltpersoner og grupper i ulike deler av organisasjonen. Intern kommunikasjon har flere viktige funksjoner: skape følelse av fellesskap og identitet, fremme kunnskap om organisasjonen, stimulere til ideutveksling som grunnlag for fornyelse og endringsvilje og bygge bedriftskultur preget av åpenhet og trygghet. Høgskolen i Gjøvik ser på intern og ekstern kommunikasjon som virkemidler for involvering, menneskelig vekst og faglig utvikling, og som et strategisk innsatsområde for utvikling av virksomheten. Målet med en plan for internkommunikasjon er å styrke relasjonene mellom HiG som organisasjon, alle ansatte og studenter. Planen skal synliggjøre høgskolens verdigrunnlag og kvaliteter, styrke relasjonene mellom ulike kompetansemiljøer, fremme åpenhet og dialog samt vitalisere fagmiljøets evne til formidling, innovasjon og utvikling. Planen for internkommunikasjon skal understøtte de mål som er satt i strategisk plan innenfor prioriterte satsingsområder, men også stimulere til samspill for tverrfaglige prosjekter. Mål og verdier Høgskolen i Gjøvik (HiG) skal bidra til et bærekraftig og trygt samfunn gjennom utdanning, forskning og formidling på høyt internasjonalt nivå. HiGs virksomhet skal kjennetegnes av en åpen og tverrfaglig kultur basert på en høy faglig standard og etisk yrkesutøvelse. Samfunnsoppdraget Gjennom samfunnsrelevant og profesjonell virksomhet skal HiG bidra til bærekraftig vekst, regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Høgskolen skal være en fleksibel aktør og samfunnspartner, og en arena der studenter og forskere i dialog med samfunns- og arbeidsliv fungerer som innovatører og pådrivere for verdiskaping. En høgskole i vekst Høgskolen i Gjøvik er i rask vekst. Studenttallet har vokst til 3391 (høst 2014), som er mer enn en fordobling på fem år. HiG har nå 377 ansatte, fra 37 nasjoner. Det er et mål å rekruttere enda flere forskere og studenter fra det internasjonale samfunn. Høgskolen i Gjøvik samarbeider i dag med mer enn 70 universiteter og høgskoler i land verden over. Vedtatte strategiplan fastslår fortsatt satsing på de fagområdene som allerede er etablert. For å sikre samfunnsrelevans og kvalitet i utdanning og forskning skal samarbeid med samfunns- og arbeidsliv videreutvikles. Styrket internasjonalisering er en viktig del av denne strategien. Side 1 av 6

2 HiG skal være: en anerkjent utdanningsinstitusjon og attraktiv samarbeidspartner for samfunns- og arbeidsliv en internasjonalt anerkjent aktør på informasjonssikkerhet og medieteknologi en nasjonalt anerkjent aktør innen: o innovasjon i omsorgsfeltet o universell utforming o bærekraftig teknologi og ledelse i teknologibedrifter en attraktiv campus i et fremtidig universitet i Innlandet Innsyn og innflytelse Både statlige og private bedrifter har krav på seg om å informere og involvere medarbeidere i interne prosesser. Arbeidsmiljøloven fastslår at det skal «gis tilstrekkelig informasjon og opplæring slik at arbeidstaker er i stand til å utføre arbeidet når det skjer endringer som berører vedkommendes arbeidssituasjon». Videre: «Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø». Dette er prinsipper som med ulike formuleringer også er nedfelt i hovedavtalen mellom LO og NHO, Tjenestemannsloven og avtaleverket ellers. Statens kommunikasjonspolitikk stiller store krav til intern kommunikasjon, om at medarbeidere skal ha tilgang på informasjon, involvering, rettigheter, plikter og muligheter. I dette bildet hører også at medarbeidere i offentlig virksomhet har stor grad av ytringsfrihet. Medarbeidere flest vil gjerne bidra konstruktivt til utvikling av egen arbeidsplass og har krav på innsyn i og innflytelse over beslutninger som fattes. Typiske kunnskapsbedrifter, som universiteter og høgskoler, med sterke fagmiljøer og en rekke spisskompetente medarbeidere, møter spesielt høye krav til god informasjonsflyt på kryss og tvers i organisasjonen. Her er det ofte store forventninger om at hver enkelt skal bli hørt, om medinnflytelse og gjennomslag for gode ideer. Kommunikasjon og åpenhet ved HiG Høgskolen i Gjøvik har i 2009, 2011 og 2013, gjennomført tilfredshetsundersøkelser der medarbeiderne ble bedt om å kommentere påstanden: «Jeg er i et arbeidsmiljø preget av kommunikasjon og åpenhet». Hovedtrekkene var klare: Et stort flertall, mellom 60 og 70 prosent, var helt eller delvis enig, mellom 15 og 25 prosent svarer nøytralt, mens mellom 10 og 18 prosent var helt eller delvis uenig. De aller fleste var tilfreds med informasjonsflyten slik den fungerte. Tallene viste også at en betydelig gruppe var lite tilfreds, eller stilte seg nøytral. Høgskolen har på området kommunikasjon en klar forbedringsmulighet. Forslag til tiltak fra medarbeidere viser at frustrasjonen som uttrykkes knyttes vel så mye til organisasjon og drift, som til kommunikasjon og informasjon. Men dette er forhold som ofte henger sammen. Totalinntrykket er at de ansatte ved HiG opplever en god arbeidssituasjon, men vi har registrert et ønske om å bli sterkere involvert i beslutninger som tas. Forventningene til hvordan god informasjon- og kommunikasjon skal fungere spriker. Det er krevende å skape et system og en praksis som tilfredsstiller «alle». HiGs strategi for internkommunikasjon, Side 2 av 6

3 Roller og ansvar Det er et lederansvar å skape klima for god og offensiv kommunikasjon, internt så vel som eksternt. Et godt kommunikasjonsmiljø handler om å bygge opp en vel fungerende organisasjon, gode informasjonsrutiner, nærhet mellom ledelse og medarbeidere, og en kultur preget av dialog, raushet, åpenhet og stor takhøyde. Det er viktig å skape trygghet for at også kritikkverdige forhold varsles, noe alle medarbeidere har ansvar for. Utrygghet kan bremse en aktiv og offensiv informasjonsflyt. Rektor: Hovedansvar for all informasjon og kommunikasjon internt og eksternt. Skal ha en aktiv rolle både internt og overfor omverdenen, bidra til å sette dagsordenen, og fungere som pådriver for at høyskolen skal synliggjøres i mediene. Rektor er talsperson for overordnede saker av mer politisk karakter, og ansvarlig for at medarbeiderne blir informert og involvert i strategisk viktige beslutningsprosesser. Prorektor: Talsperson og ansvarlig for intern informasjon for eget ansvarsområde (utdanning, studiekvalitet og læringsmiljø) Viserektor: Talsperson for forskning og ansvarlig for intern informasjon på samme sektor. Dekaner: Talspersoner for egne avdelinger og ansvarlig for intern informasjon i egne avdelinger. Seksjonsledere: Talspersoner og ansvarlig for intern informasjon for sine seksjoner/ansvarsområder Høgskoledirektør: Talsperson og ansvarlig for intern informasjon i saker av økonomisk og administrativ art, personal, drift etc. Stabsdirektører FA og bibliotekleder: Talspersoner med ansvar for intern informasjon innenfor sine ansvarsområder. Forskere, vitenskapelig ansatte: Ansvar for å fremme kunnskap om eget fagfelt og delta i samfunnsdebatten på vegne av høgskolen, der det er relevant. De skal informere kolleger om forskningsresultater, og bidra til tverrfaglig tenkning og faglig utvikling. Hver enkelt medarbeider har et eget ansvar for å holde seg informert om det som skjer ved høgskolen ved å bruke de kanaler som er tilgjengelige, eller ved å spørre kolleger og ledere. Et godt kommunikasjonsmiljø Et godt kommunikasjonsmiljø handler både om menneskelige egenskaper, holdninger, kultur, følelser, struktur, kapasitet og rutiner. Svært ofte kan økt bevissthet og noen enkle organisatoriske og praktiske grep, eller nye og bedre rutiner, gi betydelig positiv effekt. Den menneskelige faktor, de sosiale møteplassene og direkte kontakt mellom ledere og medarbeidere blir stadig viktigere: Kommunikasjonen skal fungere begge veier og på kryss og tvers i organisasjonen. Hver enkelt skal ha reell mulighet til å påvirke egen hverdag og virksomhetens strategiske veivalg. Det forutsetter at medarbeiderne når fram med synspunkter til ledere eller ledermiljø før beslutninger blir tatt, og at de i etterkant får en god informasjon med begrunnelse for vedtak som fattes. HiGs strategi for internkommunikasjon, Side 3 av 6

4 Åpenhet og løpende dialog om virksomheten, mulighetene og utfordringene, skaper tillit, trygghet og troverdighet rundt krevende prosesser. Informasjon om viktige strategiske veivalg må gis på et tidlig stadium slik at medarbeidere og tillitsvalgte kan involveres på en god måte. God ytringskultur virker tillitsskapende og fremmer menneskelig vekst. Det er også en forutsetning for at en bedrift eller institusjon skal blomstre. Ytringsfriheten er lovfestet, og gir de ansatte rett til å ytre seg på egne vegne om forhold på arbeidsplasser og delta i den alminnelige samfunnsdebatt, også om en høgskoles framtidige veivalg. Ytringer på vegne av virksomheten er arbeidsgivers ansvar. Informasjonsflyten i organisasjonen må nå ut til alle, noe som forutsetter et felles teknisk system der all relevant informasjon er tilgjengelig. God kommunikasjon forutsetter også at hver enkelt medarbeider tar ansvar for å bli informert, viser engasjement og konstruktiv vilje til bidra for å utvikle egen virksomhet. Møteplasser for informasjon og kommunikasjon handler om å bruke allmøter, avdelingsmøter og andre formelle forum til å gjøre hver enkelt oppdatert om hva som skjer, og hente impulser fra staben som en del av beslutningsgrunnlaget. Men i tillegg er det uhyre viktig å etablere uformelle møteplasser, der medarbeidere kan fungere sammen med ledere på ulike nivåer, kaste fram ideer og komme med frimodige ytringer. Den beste dialogen mellom ledere og medarbeider skjer gjerne i uformell sammenheng. Lett tilgjengelig ledelse er viktig for at medarbeidere skal oppleve muligheter for direkte kontakt, og bli sett, hørt og informert. Det handler om å skape nærhet mellom ledelse og medarbeidere, følelsen av å være på samme lag. Introduksjon av nytilsatte overfor toppledelsen bør skje så snart det er praktisk mulig. Kanaler og verktøy av høy kvalitet er en forutsetning for at intern kommunikasjon skal fungere i alle ledd. Stort mangfold av kanaler har skapt nye muligheter for å dele informasjon med medarbeidere. Samtidig er det blitt mer krevende å bli hørt og lyttet til. God intern informasjon forutsetter at det jobbes aktivt i ulike kanaler og møteplasser. Kapasitet handler om å gjøre informasjon og kommunikasjon til en prioritert oppgave den daglige drift og ha store nok ressurser til å ivareta denne viktige funksjonen. Sterk bevissthet og målbevisst innsats for å skape et vitalt kommunikasjonsmiljø bygger en god intern kultur, og stimulerer medarbeiderne til konstruktivt engasjement. Konkrete tiltak ved HiG God kommunikasjon bygger kultur, styrker «vi-følelsen» og skaper inkludering rundt interne prosesser og veivalg. Høgskolen i Gjøvik er en kompleks organisasjon, som er inne i en god vekstperiode preget av omstilling og fornyelse. Det stiller store krav til kommunikasjon i alle ledd. HiG har et omfattende system for informasjon som når ut til alle. Men det er behov for tiltak som fornyer og forsterker kommunikasjonen mellom medarbeidere og ledere, og ulike grupper i organisasjonen, som styrker relasjonene internt i HiG, fremmer åpenhet, dialog, tverrfaglighet, samt vitaliserer fagmiljøets evne til formidling, innovasjon og utvikling. Vi har valgt å sortere tiltakene i fem grupper: Strategisk, administrativ, faglig, kulturbærende og sosial. HiGs strategi for internkommunikasjon, Side 4 av 6

5 1) Strategisk informasjon Strategisk kommunikasjon er knyttet til prosesser rundt høgskolens store prosjekter, strategiske veivalg og faglige satsingsområder. Dette er viktige saker for samfunn og offentlighet, der styret/eier tar endelige beslutninger, men som medarbeidere skal involveres i. God intern kommunikasjon på disse saksfeltene fremmer intern trygghet, kulturelt og sosialt fellesskap, vifølelse, og stolthet. Strategisk viktig informasjon må kommuniseres internt så snart det er praktisk mulig og forsvarlig. Det kan dreie seg om utspill fra Kunnskapsdepartementet som høgskolen må forholde seg til eller store saker som skal til styrebehandling. Nyhetsplassen på HiGs hjemmeside kan brukes mer aktivt til å fortelle om veivalg og prosesser, slik at flere nyheter kommer hit før de leses i lokale medier. Involvering av medarbeidere forutsetter at alle er kjent med hva som foregår i ledermøter, når beslutningen skal tas, og blir invitert til å delta i ulike prosesser. Derfor er alle innkallinger og logger fra ledermøter tilgjengelig i Fronter. Det er likevel behov for mer systematisk informasjon om hvordan medarbeidere kan komme på banen. Allmøtene fungerer i dag som viktige kanaler for informasjon, og gir ansatte muligheter til å holde seg oppdatert om strategiske veivalg. De åpner for synsing og meningsutveksling, men er lite egnet for dypere involvering. Seksjonsmøtene skal brukes aktivt til kommunikasjon rundt viktige saksforhold. Allmøter og seksjonsmøter legges inn i årsplaner, knyttet til styremøter eller andre begivenheter, og i tillegg ved behov. Ledelsens blogg bør innføres både for ekstern og intern kommunikasjon. Den er spesielt viktig under krevende strategiske prosesser, hvor det er stort behov for informasjon om hva som faktisk skjer, og like viktig: hva som ikke skjer. 2) Administrativ informasjon Det er et mål for HiG at alle ansatte skal ha tilgang til felles, tidsriktig og konsistent informasjon. Informasjon er en premiss for å kunne gjøre en god jobb og representere HiG på ønsket måte. Informasjon og ressurser er i dag spredt på en rekke ulike åpne og lukkede nettløsninger og ansatte må daglig innom mange systemer for å være oppdatert og for å løse praktiske oppgaver. Det er spesielt vanskelig for nyansatte å finne frem og det oppleves av de fleste som ressurskrevende å utføre enkle oppgaver. Det finnes en rekke gode løsninger for bruk av administrative systemer men som blir borte i mengden. Det er også er viktig å se på løsninger som kan reduserer mengden e-post som går ut til store grupper. En felles portal som samler informasjon og ressurser, gjerne rollestyrt er et nødvendig verktøy for å kunne løse oppgaver i en hverdag preget av store mengder informasjon. Det er en krevede jobb å kartlegge både system og behov de ansatte har og det må settes av ressurser til videre utredning for innføring av en fellesportal. Kan eksisterende systemer benyttes? Samarbeidsverktøy som f.eks. Lync bør vurderes til tverrfaglig samarbeid. Kvalitetssystemet definerer noen roller og tilhørende oppgaver men dekker per i dag en liten del av ansattgruppen i rollebeskrivelsene. Alle ansatte bør kunne bruke kvalitetssystemet for å finne både egne og kollegaers ansvarsområder. Systemet kan videreutvikles i forhold til antall HiGs strategi for internkommunikasjon, Side 5 av 6

6 rollebeskrivelser og bli mer dekkende for at det skal kunne brukes som et grunnlag for utvikling av felles portal. 3) Faglig informasjon Faglige og vitenskapelige arbeider utført av høgskolens studenter og ansatte er arkivert, men det er viktig at samfunnsaktuelle arbeider blir gjort kjent både internt og eksternt, både for å fremme tverrfaglig tenkning og utvikling og styrke HiGs renomme som forskningsinstitusjon. 4) Kulturbærende informasjon Nyansattprogram (sjekkliste nyansatt) for introduksjon og opplæring av nye medarbeidere må følges opp på en bedre måte. Personalseminaret gir alle et godt innblikk i høgskolens indre liv, fagområder og satsinger. Likevel tar det tid før nyansatte føler seg inkludert i alle prosesser, og blir kjent med kolleger, ledere, høgskolens mål, tradisjoner, fagområder, etiske retningslinjer, kvalitetssystemet, kultur, visjoner og ambisjoner. Det er viktig at nyansatte får møte rektor, og andre ledere, at de får etablert tverrfaglige relasjoner, og at de blir godt kjent med forventninger og muligheter som ligger i stillingen de går inn i ved HiG. 5) Sosial informasjon Sosiale medier må brukes mer aktivt for å engasjere medarbeidere i ulike sosiale og kulturelle aktiviteter. Løpende informasjon om samme tiltak bør ut av mailboksen. HiGs strategi for intern kommunikasjon er vedtatt av rektor, etter innstilling fra et bredt sammensatt utvalg bestående av Guro Wang Øverli, Per David Nielsen, Torbjørn Kravdal, Kristin Haugen og Jens Olai Jenssen, og en grundig prosess organisasjon og ledergruppe. Gruppe leverte sin innstilling til rektor 16. januar Gjøvik, 27. januar 2015 Jørn Wroldsen Rektor HiGs strategi for internkommunikasjon, Side 6 av 6