DEN NORSKE KIRKE Rennebu kirkelige fellesråd

Transkript

1 DEN NORSKE KIRKE Rennebu kirkelige fellesråd Møteprotokoll for Rennebu kirkelige fellesråd Tid: kl. 10:00-12:00 Berkåk menighetshus Fremmøtte: Alf Gunnes Medlem Bjørn Rogstad Leder Arve Erik Withbro Medlem Ingrid Meslo Nestleder Anette Kristin Vognild Medlem Anne Marie Nyhus Medlem Kåre Haugan Medlem Astrid Grut Vara for Arvid Tverdal Forfall: Arvid Tverdal Sakliste med saksdokument: Saksnr Tittel Saksbehandler 2016/29 Godkjenning av innkalling og Herborg Skorpe Skjolden sakliste for RKF 16.juni /30 Godkjenning av møteprotokoll for Herborg Skorpe Skjolden RKF 26.mai /31 Revidert budsjett 2016 Herborg Skorpe Skjolden 2016/32 Økonomiplan Herborg Skorpe Skjolden 2016/33 Årsbudsjett 2017 Herborg Skorpe Skjolden 2016/34 Møteplan for RKF andre halvår Herborg Skorpe Skjolden /35 Eventuelt RKF 16.juni 2016 Herborg Skorpe Skjolden Meldinger: Informasjon om kirkene i Rennebu v/bjørn Rogstad: Bjørn informerte om de ulike kirkene. Rehabilitering av Rennebu kirke settes nå i gang og det er inngått kontrakt med Kulturminnecompaniet v/bård Strømgren. I tillegg til utvendig, blir det rehabilitering av dåps - og prestesakristi. Kulturminnecompaniet fikk anbudet etter klage. Pristilbudet fra Kulturminnecompaniet var en del lavere enn Børset & Bjerkset, som ble tilbudt prosjektet i første omgang. Nerskogen kapell har utilstrekkelig varmekilder for tida. Det ble fjernet rørovner i fjor sommer og nå er det to "byggtørker" som varmer opp kirkerommet. Det ble laget en tilstandsrapport av Odd Bjarne Havdal. Kapellet har behov for drenering

2 før eventuell annen renovering. Møterom i sokkel, Underskrifter: Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blader, som vi har signert, er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet.

3 2016/29 Godkjenning av innkalling og sakliste for RKF 16.juni 2016 Innkalling og sakliste for RKF 16.juni 2016 godkjennes som framlagt. Innkalling og sakliste for RKF 16.juni 2016 godkjennes som framlagt. 2016/30 Godkjenning av møteprotokoll for RKF 26.mai Møteprotokoll for RKF 26.mai 2016 vedtas som framlagt. Møteprotokoll for RKF 26.mai 2016 vedtas som framlagt. 2016/31 Revidert budsjett 2016 UTREDNING Forslaget til revidert budsjett for 2016 inneholder noen få punkter i forhold til vedtatt budsjett. Det gjelder to behov. a) Bruk av mindreforbruk fra 2015 til å kunne håndtere service og reparasjoner ut over de pålagte serviceavtalene. Det ligger inne kr i vedtatt budsjett. Det medfører at det er mulig å klare de pålagte serviceavtalene, men ikke service og reparasjoner ut over disse. Det foreslås at det tas inn kr ekstra til totalt å ha kr til faste avtaler og kr til uforutsette reparasjoner og servicer. b) Bruk av mindreforbruk fra 2015 til å kunne foreta nødvendige maskinkjøp som følger: Innkjøp av snøfres til Innset kirke - og kirkegård, kr Innkjøp av monumentklipe til Rennebu kirke - og kirkegård, kr.6000 Det ville selvsagt ha vært ønskelig å kunne foreta flere innkjøp som sees på som nødvendige, men ovenstående gjør stor nok inngripen i bufferen fra mindreforbruket i Kirkevergens forslag er å totalt ta inn kr fra fjorårets mindreforbruk. Se ellers vedlegg til saken med behov fra staben. Kirkevergens forslag til revidert budsjett for 2016 datert 9.juni 2016 godkjennes som framlagt.

4 MØTEBEHANDLING Tillegg til instilling ble fremmet av Bjørn Rogstad: Reservefondet reduseres med kr og gjenstår da med kr per 16.juni Testamentarisk gave fra Eli Gårdsvoll settes av på bundet fond merket Rennebu kirke. Kirkevergens forslag til revidert budsjett for 2016 datert 9.juni 2016 vedtas som framlagt. Reservefondet reduseres med kr og gjenstår da med kr per 16.juni Testamentarisk gave fra Eli Gårdsvoll settes av på bundet fond merket Rennebu kirke. 2016/32 Økonomiplan UTREDNING Rennebu kirkelige fellesråd ønsker å komme med innspill til Rennebu kommunes økonomiplan for perioden Fellesrådet har tiltak i inneværende økonomiplan som er blitt utført eller er i utførelsesfasen. Det er svært gledelig å se at mange av tiltakene i og rundt Rennebu kirke - og kirkegård som har vært med i planen over år, nå er gjennomført eller vil bli gjennomført i løpet av høst 2016 og vår Dette gjelder følgende tiltak: Plentraktor, Rennebu kirkegård (kr ,-), kjøpt høst 2015 Gravemaskin til Rennebu kirkegård (kr ), kjøpt høst 2015 Oppretting av tak og utvendig renovering av Rennebu kirke (kr.6 mill), år Inkluderer automatisk ringing i Rennebu kirke -Inkluderer renovering av sakristiene i Rennebu kirke Brannvarslingsanlegg Berkåk kirke, (kr ), utføres i juni år 2016 Tiltakene ovenfor er gjort med bevilgninger gjennom investeringsbudsjetter. Noen tiltak er gjort gjennom eget driftsbudsjett. Det gjelder innkjøp av to monumenttraller (jekktraller spesielt egnet for gravsteinshåndtering) i 2015 (kr ) og tilhenger i 2014 (kr ). Det har vært mulig å få vedtak i kommunestyret på større investeringer, men det er svært vanskelig å få gjennom tiltak til drift eller investeringer under kr Behov for større stillinger En større sak er dette med stillingsstørrelser til kirke - og gravferdsdriften. Utvidelsen av Rennebu kirkegård er så godt som ferdig. Det betyr 3 mål med ekstra areal å drifte. Rennebu kirke fikk sprinkleranlegg installert med oppstart i september Anlegget krever sjekk hver uke og dette tar mellom 0,5-1,0 timer hver gang. Totalt betyr dette at kirketjener - og kirkegårdsstillingen på Voll har fått flere oppgaver, men uten at stillingsstørrelsen er endret. Kirkegårdsutvidelsen tas for alvor i bruk fra sommeren 2016 og dermed er det pågjørende å få til en avklaring om stillingsstørrelse.

5 Kirketjener - og kirkegårdsarbeiderne har i vår gjort et grunnarbeid i forhold til innhold i stillingene sine og tidsbruk. Utgangspunktet er et skjema fått fra Kirkelig fellesråd i Trondheim som igjen er et skjema utarbeidet av Norges miljø - og biovitenskapelige universitet på Ås. Det er første gang vi har gjort en slik gjennomgang og skjemaet er ikke fasiten, men indikerer total arbeidsmengde. Skjemaet for kirketjener - og kirkegårdsarbeidet ved Rennbu kirke og Nerskogen kirkegård viser en underbemanning på 20 % stilling. Det er da tatt med det nye arealet fra utvidelsen. Graverfunksjonen ligger i dag til en av arbeidstakerne og har en stillingsstørrelse på 35 %. Det betyr 12,4 timer per uke, noe som i snitt holder til arbeidet. Samtidig erfares arbeidet som tidkrevende, særlig vinterstid. Det er en del utstyr som må fraktes rundt til de ulike kirkegårdene i stedet for at det finnes eget utstyr til hvert sted. Tilrigging, nedrigging og frakt gjør arbeidet mindre økonomisk. Arbeidstakeren, som også har ansvaret for Berkåk kirke - og kirkegård har hatt for mange arbeidstimer hvert år siden han overtok jobben i I følge egen utredning er beregning av stillingsstørrelsene ved Berkåk og Innset tilsvarende som dagens nivå. Det stemmer i forhold til stillingen på Innset, men er nok ikke helt i tråd med erfaringene for Berkåk. Erfaringene for Berkåk er at stillingsstørrelsen er for liten til at arbeidstaker kan holde den standarden som er ønskelig. Det er også ønskelig av arbeidsgiver å nytte kompetansen til arbeidstakerne ved at de kan utføre arbeid andre steder enn eget hovedarbeidssted. Med så stramme stillingsstørrelser har ikke det vært mulig annet enn på svært små oppdrag. Kirkegårdene i Rennebu har gjennomgående høy standard og vi får mange hyggelige tilbakemeldinger om godt vedlikehold og pene områder. Staben er glad for dette og håper selvsagt at tilliten til gode anlegg kan opprettholdes. Behov for fornyelse av maskinpark: Kirkevergen nevner spesifikt to maskiner på dette punktet selv om planforslaget innehar flere. Behovet er også nevnt i saksutredningen om revidert budsjett for 2016, men tas med også her for å understreke alvoret. Det er sterkt behov for å skifte ut plentraktor ved Berkåk kirkegård og snøfres ved Innset kirkegård. Plentraktoren ble kjøpt inn i Snøfresen er enda eldre. Fagkyndige ved Storlismia (nå Motorhuset Oppdal) har ved flere anledninger meldt at disse redskapene ikke svarer seg å reparere over tid. Det kreves stadig dyrere vedlikehold på dem etter år med stor slitasje av mange timers bruk. Vedlagt saken er kirkevergens forslag til søknad økonomiplan Her står tiltak beskrevet og tallfestet. Kirkevergens forslag til økonomiplan datert 9.juni -16 vedtas som forelagt. MØTEBEHANDLING Tillegg til innstilling ble fremmet som følger: Det må utarbeides en plan for oppvarming, inkludert kostnader, for Nerskogen kapell. Det forelegges fellesrådet i møte 30.august. Planen for Nerskogen kapell ettersendes Rennebu kommune. Kirkevergens forslag til økonomiplan datert 9.juni -16 vedtas som forelagt.

6 Det må utarbeides en plan for oppvarming, inkludert kostnader, for Nerskogen kapell. Det forelegges fellesrådet i møte 30.august. Planen for Nerskogen kapell ettersendes Rennebu kommune. 2016/33 Årsbudsjett 2017 UTREDNING Rammen Budsjettet for 2017 tar ikke utgangspunkt i en foreløpig ramme satt av Rennebu kommune. Budsjettet er satt ut fra at fellesrådet skal kunne håndtere vanlig drift samt noe vedlikehold. Det er utarbeidet med en økning på 5 % i forhold til rammen for I tillegg er det satt inn kr til økt stilling for kirkegårdsdriften. Økningen er 15 %. Tilskuddet fra Rennebu kommune er på kr for Tilskuddene i 2014 og 2015 var på h.h.v. kr og kr De siste tre årene har tilskuddet blitt indeksjustert for lønn, men ikke for drift. Egne inntekter: Egne inntekter fundert på festeavtaler, renteinntekter og andre poster var i 2015 på kr I tillegg fikk fellesrådet kr til kirkevalget og kr i sykerefusjon. Totale inntekter 2015: kr Egne inntekter i 2014 var på kr Refusjon for sykelønn var på kr Det ble i tillegg i regnskapet for 2014 tatt inn mindreforbruk fra 2012 og 2013 på tilsammen kr Totale inntekter 2014 inkludert bruk av mindreforbruk fra to år før: kr Større egne inntekter har de to siste årene betydd at det var mulig å klare store uforutsette utgifter som dette med å skifte skadde varmestyringssentraler i Rennebu og Berkåk kirker samt kjøpe inn nødvendig utstyr. Refusjon av sykelønn har vært vesentlig for å oppnå dette i tillegg til høye inntekter av festeavgifter. Lønnsoppgjør og lønnsrammen: Kirkevergen har lagt inn et lønnsoppgjør på 2 % for syv måneder men med noe buffer i tilfelle dette ikke holder. Organisten går opp i ansiennitet i august 2017 og det gir markant økt lønn. Det er hovedoppgjørsår i 2016, men oppgjøret har ikke kommet i stand når utredningen her skrives. Det betyr at det er vanskelig å beregne lønnsveksten. Statlig oppgjør har en økning på 2,4 % og kirkevergen har hatt den rammen som utgangspunkt. Fellesrådet har flest arbeidstakere med full ansiennitet og det gir ofte større utslag for prosentøkningen enn ved nytte av yngre arbeidstakere med mindre disse har ansiennitetshopp. I postering er økningen lagt inn. Det er en del konteringsposter som har faste gitte utgifter i løpet av et år. Det er nedenfor gitt en orientering om disse. Programvare for drift av kirke - og kirkegårdsadministrasjonen Fellesrådet kjøper programvare fra firmaet Kirkedata AS på Hareid. Det er heller beskjedne årskostnader sammenlignet med andre firma. Det er utgifter på omlag kr årlig. Dette inkluderer internettsiden vår.

7 Stabsutvikling Konteringen som omhandler opplæring og kurs, er på et lavt nivå, kun kr Det er 4,7 promille av den totale lønnsmassen for 2017! Kirkevergen har dessverre satt summen så lav grunnet stramt budsjett til tross for økning av rammen på 5 %. Denne prioriteringen over tid er skadelig for å kunne utvikle et godt, kompetent fagmiljø blant de ansatte. Serviceavtaler Fire kirkebygg med tilhørende servicebygg krever årlige serviceavtaler. Årlige, påbudte kontroller: El-kontroller i alle fire kirker, ca.kr Brannalarmkontroll av alarmer i tre kirker (Rennebu, Innset og Berkåk), omlag kr.5000/3000/3000. Totalt ca.kr Sprinkleranleggkontroll i Rennebu kirke, ca.kr Kontroll av brannslanger og pulverapparat i alle fire kirker og servicebygg, ca.kr.2400 Varmestyringsanlegg i Rennebu og Berkåk, kr Totalt: en sum mellom kr og Det gis reduksjon i forsikringspremie å ha årlige kontroller. Se konteringen Orgelstemminger Det er manuelle orgel i alle de fire kirkene i Rennebu med like mange leverandører. Det er inngått avtale om orgelstemming hvert fjerde år for Innset kirke. Neste stemming skal skje i De tre andre kirkene har ikke fast avtale om stemming, men et orgel bør sees over minst en gang hvert femte år. I følge orgelbygger bør det helst skje hvert andre år. Berkåk kirke har ikke hatt orgelstemming siden installasjonen av nytt orgel i Det betyr fire år uten ettersyn. Rennebu kirke hadde stemming av orgelet i 2014, samme år som Innset. Nerskogen kapell har aldri hatt orgelet stemt, i følge Sigmund Ofstad. Kirkevergen har dessverre trodd at orgelet på Nerskogen var elektrisk, men fikk vite i 2015 at dette ikke var tilfelle. Det ble bestilt stemming via et firma på Løkken forsommeren 2015, men det ble ikke gjennomført fra firmaets side. Det ble tatt ny kontakt, dog uten resultat. Det bør dermed med på listen da orgelet på Berkåk må bli stemt og bruke samme orgelstemmer som Berkåk. Orgelstemmingene i 2014 kostet kr for Rennebu og kr for Innset. Det betyr at stemming av ett orgel kommer i størrelsesorden mellom kr hver gang. Orgelfirmaene sender stemmer på turnè og deler dermed på reisekostnadene totalt. Det kan være en fordel dersom vi legger inn i budsjettet en orgelstemming årlig. Det gir rullering hvert fjerde år, men hvert år på budsjett. Stemming på Nerskogen vil være på et lavere beløp enn de tre andre, naturlig nok grunnet liten dimensjon. Årlig utgift: kr Se konteringen Reparasjoner og service på utstyr og maskiner Denne utgiftsposten på ansvar 120 Kirker og ansvar 130 kirkegård er alltid vanskelig å budsjettere. Det har vist seg at det kan komme uforutsette reparasjoner som bidrar til store utgifter. Et eksempel er lynnedslag i Rennebu kirke som brente ut varmestyringssentralen vår. Med en egenandel på kr hos forsikringsselskapet, ble det en stor utgift. I dag har vi en egenandel på kr hos Knif når det gjelder selve kirkebygget, men det kan uansett gi utgifter ved slitasje på utstyr eller f.eks. ved branntilløp, tyveri etc. Inventar, utstyr og maskinkjøp: Disse konteringspostene er alltid de siste som blir lagt når kirkevergen utarbeider budsjettforslag. Det er her det vises om budsjettet har noe å avse eller ikke. De tilsatte har gått gjennom behov og det er tydelig at budsjett ikke kan imøtekomme behov.

8 Nerskogen kapell har per i dag ikke fastmontert varmekilde i kirkeskipet. De gamle rørovnene var pålagt fjerning grunnet for høy overflatevarme. De ble destruert i juni Vinteren 2015 har det vært to "byggtørker" som har gitt varmen ved gudstjenestene. På den kaldeste tida er det vanskelig å få akseptabel varme. Det er ønskelig med innkjøp av varmepumpe, men det vil medføre kostnad på opp mot kr Se ellers vedlagt oversikt fra stab over nødvendig utstyr. Utgifter til strøm, forsikring og renovasjon og vann/avløp Disse utgiftspostene kan variere, men har de senere år vært ganske stabile. Samtidig vil strømpris og forbruk variere. Totalt sett kommer disse tre konteringene opp i større beløp. I 2015 var utgiftene på h.h.v. kr (energi), kr (forsikring) og kr (renovasjon/vann/avløp). Egne inntekter: Festeavgifter er satt til kr Det faktureres da for kr.150 per grav over fem år. Renteinntekter er satt til kr Det er status quo fra 2016-budsjettet. Husleieinntekter til konserter har vært lav de siste åra grunnet liten aktivitet. Den er også satt nøktern for Utenbygdsbetalende for gravferder og vielser er satt til kr Det er en økning i forhold til budsjettet for Overføring fra Trosopplæringen til fellesrådet, som kompensasjon for administrasjon er holdt på kr som foregående år. Konfirmantbetalinga er på kr.800 per konfirmant. Utgiftene ligger på omtrent kr Menighetsrådene bidrar med kr.5000 til innkjøp av bøker og annet til 4- og 6-åringer og 5.klassingene. Utgiftene er imidlertid større totalt sett. Oppsummering: Kirkevergen har et forslag til budsjett for 2017 som kan håndtere de faste utgiftene, som stort sett er kjent. Kirkevergen er klar over at 5 % økning av rammen i forhold til 2016 er et stort sprang. Samtidig viser forslaget til budsjett at det fremdeles er små muligheter for å gjennomføre mindre investeringer mellom kr Dette kommer godt fram i vedlegget som omfatter stabens ønsker til innkjøp. Det kommer også fram av utredningen ovenfor hvor utfordringene ligger på å ha et funksjonelt budsjett. Eventuelt: Saksutredning fra budsjettforslag i 2015 og 2016 kan også gi innspill til nåværende forslag. Kirkevergens forslag til årsbudsjett for 2017 datert 9.juni - 16 vedtas som framlagt. MØTEBEHANDLING Kirkevergens forslag til årsbudsjett for 2017 datert 9.juni - 16 vedtas som framlagt. 2016/34 Møteplan for RKF andre halvår 2016

9 UTREDNING Fellesrådet har våren 2016 hatt møtedag torsdag fra kl Det er ønskelig med bytte av dag i og med at det kan forhindre gjennomføring av begravelser. Faste begravelsesdager for gravferdsetaten er tirsdag, torsdag og fredag. Det gjennomføres ikke begravelser mandag, da dette er prestens ukentlige fridag. Onsdag er organistens ukentlige fridag. Fra høsten av skal organisten inn i studier og vil være utilgjengelig for begravelser tirsdager. Det er grunn til å tro at begravelser legges da fortrinnsvis til torsdager og fredager. Kirkevergen foreslår dermed at tirsdag er bedre å bruke til møtedag enn torsdag. Det har normalt vært gjennomført tre til fire møter i høsthalvåret. Budsjettmøte har vært holdt i august/september. Disse viktige sakene ble i år flyttet frem til junimøtet. Kirkevergen foreslår derfor tre møtedatoer for høsten. Tirsdag 30.august kl.10 Saker: evt. oppfølging av budsjettsaker etter junimøtet Tirsdag 18.oktober kl.10 Tirsdag 29.november kl.10 Møtedatoer for Rennebu kirkelige fellesråd 2.halvår: Tirsdag 30.august kl.10 Tirsdag 18.oktober kl.10 Tirsdag 29.november kl.10 MØTEBEHANDLING Møtedatoer for Rennebu kirkelige fellesråd 2.halvår: Tirsdag 30.august kl.10 Tirsdag 18.oktober kl.10 Tirsdag 29.november kl /35 Eventuelt RKF 16.juni 2016 UTREDNING MØTEBEHANDLING Rennebu kirke 350 år Alf Gunnes orienterte. Det er satt ned to komiteer i forbindelse med jubielumsåret. 1)Komite for jubileumsbok Bjørn Rogstad, leder

10 Ingrid Meslo, representant fra Rennebu menighetsråd Berit Lånke Oddbjørn Gorsetbakk Komiteen skal ha nært samarbeid med menighetsrådet. 2) Komite for jubileet Ola Torgeir Lånke, leder Anette Vognild, sokneprest Ola og Anette utvider komiteen ut fra behov. Det tenkes minimum en person til. Rennebu menighetsråd ønsker godt samarbeid med fellesrådet omkring jubileet. Kirka i Rennebu gjelder alle rennbygg og man ønsker vid feiring. Arven fra Eli Gårdsvoll Herborg Skjolden informerte om arven og forventet sum. Det vil bli skrevet om arven i neste menighetsblad som kommer ut 5.september. Deler av arven ønskes brukt til å gi ut jubileumsboka. Verneplan for gravminner Kirkevergen ønsker å få laget en verneplan for gravminner på kirkegårdene for Innset, Rennebu og Berkåk. I fjor sommer kartla sommervikar Mattias Ommedal alle gravminner eldre enn 60 år ved Berkåk og Rennebu kirkegårder. Kartleggingen vil ligge i bunn for videre arbeid. Formålet med en plan er å ha et vern for alle epoker og typer av gravminner som har vært opp gjennom. Det skal sikre at gravplassene ikke tømmes for slik kulturhistorie. Kirkevergen lager et notat på hva en verneplan er og har som formål. Notatet leveres fellesrådets medlemmer innen kort tid. Konsert med Oppdal gospelkor Kjersti Kvam, organist, informerte og spurte om menighetsrådene kan være med på å arrangere en konsert med Oppdal gospelkor i høst. Koret har anledning 16. oktober eller 20.november. Gjennom felles drøfting utpeker 20.november seg som den beste dagen. Fellesrådets medlemmer sa ja til å være med om prosjektet og skal utpeke komitemedlemmer. Verneplan for gravminner Kirkevergen utfører arbeidet med å lage en verneplan for gravminner. Lokale medarbeidere spørres og deltar i arbeidet. Forslag til verneplan legges fram i fellesrådsmøtet i november. Konsert med Oppdal gospelkor Fellesrådets medlemmer sa ja til å være med om prosjektet og skal utpeke komitemedlemmer. Konsertdato er fortrinnsvis 20.november i det nyrenoverte samfunnshuset på Berkåk.