SITANNET KOSTNADSBEREGNINGER MORBI LACUS Estimeringshåndbok. Lorem ipsum sit annet morbi. 10. juni 2008 Revidert desember

Transkript

1 A LORUM RETNINGSLINJER IPSUM FOR SITANNET KOSTNADSBEREGNINGER MORBI LACUS Estimeringshåndbok Lorem ipsum sit annet morbi lacus Økonomi lorem og analyse, ipsumfø juni 2008 Revidert desember 2009

2 Innhold 1 FORORD KORT INNFØRING I KOSTNADSBEREGNING I STATSBYGG HVA ER KOSTNADSBEREGNING? KOSTNADSBEREGNING I PROSJEKTETS FASER BEREGNINGSPROSESS I ULIKE PROSJEKTKLASSER BEREGNING AV KOSTNADSDEKKENDE HUSLEIE/LCC-BEREGNING OVERORDNEDE ANSVARSOMRÅDER FOR DE ULIKE FAGAVDELINGENE SENTRALE ROLLER GRENSESNITT OG AVGRENSNINGER MOT ØVRIGE DELER AV KVALITETSSYSTEMET KALKYLETYPER I PROSJEKTETS FASER KOSTNADSOVERSLAG PROGRAMESTIMAT KRAV TIL KOSTNADSRAMME OPPBYGNING AV KALKYLER PROSESS FOR KOSTNADSBEREGNING INITIERING PLANLEGGING GJENNOMFØRING DOKUMENTASJON AV KALKYLEN, KVALITETSSIKRING OG SIGNERING USIKKERHETSANALYSE ENDELIG GODKJENNING USIKKERHETSANALYSE (UNDER UTREDNING) INITIERING PLANLEGGING GJENNOMFØRING DOKUMENTASJON KVALITETSSIKRING KRAV TIL HÅNDTERING AV ERFARINGSDATA VEDLEGG 1 REFERANSER VEDLEGG 2 BEGREPSAPPARAT VEDLEGG 3 EKSEMPEL PÅ ET PROGRAMESTIMAT BASERT PÅ STATSBYGGS ELEMENTPRISMODELL VEDLEGG 4 GRENSESNITT MOT STATSBYGGS RUTINEVERK VEDLEGG 5 KALKYLEDOKUMENT STATSARKIVET PÅ HAMAR VEDLEGG 6 ØKONOMIOPPFØLGING AV PROSJEKTER I FØ Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 1 av 42

3 1 Forord Tilgang på gode kostnadskalkyler gjennom hele prosjektenes levetid er forretningskritisk for Statsbygg. Kostnadskalkyler med høy kvalitet gjør det mulig å skape konkurransedyktige løsninger, øker forutsigbarheten i planleggingen, er avgjørende for gode og helhetlige beslutninger og utgjør fundamentet for god styring i gjennomføringen. Ledelsen i Statsbygg er ansvarlig for at det utarbeides gode kostnadskalkyler i prosjektene. gjelder for alle typer prosjekter og beskriver: Prosess og metode for utarbeidelse og kvalitetssikring av kostnadskalkyler Roller og ansvar i prosessen Håndtering av erfaringsdata Retningslinjene er utarbeidet slik at de ivaretar Finansdepartementets krav til beregning av kostnadskalkyler. Målgruppen er primært prosjekteiere (PE), prosjektledere (PL) og Statsbyggs fagavdelinger. Retningslinjene er gjeldende for alle prosjekter i Statsbygg med en forventet kostnad over 10 mill kroner. Oslo, 10. Juni 2008 Øivind Christoffersen Kommende oppdateringer: Estimeringshåndboken oppdateres/revideres etter at utredning om usikkerhetsanalyse, erfaringspris- og enhetsprisdatabase er framlagt og besluttet. Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 2 av 42

4 2 Kort innføring i kostnadsberegning i Statsbygg 2.1 Hva er kostnadsberegning? Kostnadsberegning kan defineres som det å fastslå den sannsynlige kostnaden eller verdien av noe basert på tilgjengelig informasjon. Avhenging av detaljeringsgraden på prosjektet, vil kalkylen i større eller mindre grad være beheftet med usikkerhet. Kostnadskalkylene legges til grunn for de beslutninger som skal fattes. Gode kalkyler er derfor en forutsetning for riktige beslutninger. Kostnadskalkyler skal også utgjøre en basis eller referanse for kostnadsoppfølgingen på et prosjekt, dvs. påse at de anvendte ressurser holdes innenfor de rammer som ble lagt til grunn ved godkjenning av prosjektet. 2.2 Kostnadsberegning i prosjektets faser Et prosjekt utvikler seg over flere faser. Figuren nedenfor viser prosjektmodellen i Statsbygg med faser, beslutningspunkter og sentrale dokumenter. Figur 1 Prosjektmodellen for Statsbygg Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 3 av 42

5 Kostnadskalkylen utvikler seg i takt med prosjektet. Ettersom prosjektets tekniske innhold og markedsmessige forhold blir bedre kjent, vil også usikkerheten ved kalkylen bli mindre. Statsbygg opererer med tre typer kalkyler, avhenging av detaljeringsnivå og i hvilken prosjektfase prosjektet befinner seg. Disse har betegnelsene kostnadsoverslag, programestimat og kostnadsramme. Ordet kalkyle er brukt gjennom hele boken som en fellesbetegnelse på alle estimattypene. 1 Kostnadsoverslag: En overordnet kalkyle som utarbeides i forbindelse med prosjektinitiering og behovsutredning. Programestimat: En mer detaljert kalkyle som utarbeides i forbindelse med byggeprogram. Inneholder også den økonomiske rammen for prosjektering frem til godkjent forprosjekt. (Skisse-estimat: For noen prosjekter kan det være aktuelt å utarbeide skisseestimat. Hovedoppgaven da er å vise kostnadsforskjeller på aktuelle utbygningsløsninger) Kostnadsramme: En fullstendig kalkyle som utarbeides i forbindelse med forprosjekt og som er grunnlag for investeringsbeslutning, husleieberegning med eventuell leieavtale og styring i gjennomføringsfasen. Kostnadsrammen blir fastsatt på bakgrunn av usikkerhetsanalyse og avsetninger. 2.3 Beregningsprosess i ulike prosjektklasser Det finnes mange forskjellige typer prosjekter, fra små til store, fra enkle til komplekse osv. Samme beregningsprosess skal i utgangspunktet benyttes for alle prosjektklasser. Prosessen kan imidlertid etter avtale med prosjekteier (PE) forenkles i mindre prosjekter med begrenset kompleksitet. En eventuell forenkling bør omtales nærmere i styringsdokumentet for prosjektet. Statsbygg har følgende definisjon på ulike prosjektklasser: Prosjektklasse 1. Små prosjekter. Prosjektkostnad < 50 MNOK Prosjektklasse 2. Normale prosjekter. Prosjektkostnad < 500 MNOK Prosjektklasse 3. Store prosjekter. Prosjektkostnad > 500 MNOK Prosjektklasse 4. Prosjekter med spesielle styringskrav En nærmere beskrivelse av de ulike beregningsaktivitetene som skal gjennomføres innenfor hver klasse er beskrevet i kapittel Beregning av kostnadsdekkende husleie/lcc-beregning For å sikre konkurransedyktige løsninger skal alle sentrale konsept- og løsningsmessige valg baseres på dokumenterte alternativvurderinger som fremlegges for kunden. I forbindelse med husleieberegningene skal det gjøres FDVU-vurderinger. Allerede ved beregning av kostnadsoverslag skal det gjøres levetidsbetraktninger dersom forespørselen baserer seg på en kostnadsdekkende husleie. Leiebasert kostnadsramme 1 Jmf Kvalitetssikring av konseptvalg, samt styringsunderlag og kostnadsoverslag for valgt prosjektalternativ omtales dette som estimatklasser. Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 4 av 42

6 innebærer at oppdragsgiver har en gitt husleieramme som han og Statsbygg må forholde seg til ved utformingen av bygget. Slike forhold setter følgelig strenge føringer for prosjekteringen og bevissthet rundt dette er svært viktig. Husleieberegningene synliggjør de årlige kostnadene for bygget og fungerer også som en viktig referansesjekk mot andre prosjekter og i dialog med oppdragsgiver. For en nærmere beskrivelse av husleieberegninger,se LCProfit på Statsbygg.no ( Se også Fagside: Husleie på Innsiden. Rutiner og ansvarsforhold for FDV og husleieberegning er under utredning i forbindelse med gjennomgang av Statsbyggs LCC metodikk. 2.5 Overordnede ansvarsområder for de ulike fagavdelingene Tabellen nedenfor beskriver de overordnede ansvarsområdene til de ulike virksomhetsområdene og fagavdelingene i Statsbygg. Rollene er detaljert i avsnitt 2.6. Virksomhets områder F FA FB FE FV FØ B Ansvarsområder Ansvarlig for å utarbeide forslag til kostnadskalkyler i henhold til retningslinjer for kostnadsberegninger i Statsbygg. Premissgiver i byggeprogram mht. romprogram, romfunksjoner og arkitektoniske forhold inkludert utendørsområder Bidra i utarbeidelsen av byggeprogram. Bidra med kostnadskalkyler og kvalitetssikring for BYGG i samarbeid med FØ. Ansvarlig for kostnadskalkyler for grunnarbeider, fundamentering og forurenset grunn. Ansvarlig for enhetspriser for GEO. Bidra i utarbeidelsen av byggeprogram og ansvarlig for kostnadskalkyler for Elektro. Ansvarlig for enhetspriser EL. Kvalitetssikre kalkyler fra eksterne firmaer. Bidra i utarbeidelsen av byggeprogram og ansvarlig for kostnadskalkyler for VVS. Ansvarlig for enhetspriser VVS. Kvalitetssikre kalkyler fra eksterne firmaer. Ansvarlig for å koordinere arbeidet med å utarbeide kostnadskalkyler. Ansvarlig for kostnadskalkyler for BYGG, utendørsarbeider, generelle kostnader, spesielle kostnader og intern administrasjon. Ansvarlig for kvalitetssikring av kostnadskalkyler fra andre fagavdelinger og eksterne firma. Ansvarlig for økonomiske modeller og metodeverktøy (Investeringsmodell,Calcus, Risque. Metodikk for usikkerhetsvurderinger mht kalkyler, LCC, Husleiemodell). Ansvarlig for enhetspriser for BYGG i samarbeid med FB. Ansvarlig for å gjennomføre usikkerhetsanalyser dersom usikkerhetsanalysen gjøres internt. Overordnet ansvarlig for å godkjenne kostnadskalkylen. Ansvarlig for bestilling av usikkerhetsanalyser og at de blir utført i henhold til Statsbyggs retningslinjer. Overordnet ansvarlig for å godkjenne usikkerhetsanalysen. Tabell 1 Overordnede ansvarsområder for virksomhetsområder og fagavdelinger 2.6 Sentrale roller Prosjekteier (PE) Prosjekteier er overordnet ansvarlig for sluttkalkylene. Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 5 av 42

7 2.6.2 Prosjektleder (PL) Prosjektleder er ansvarlig for at det blir utarbeidet kostnadskalkyler i henhold til Statsbyggs prosjektmodell. Prosjektleder skal, ved hjelp av prosjektdeltagere og eventuelt rådgiver, bistå FØs medarbeider med prosjektinformasjon under arbeidet. Prosjektleder er ansvarlig for kvaliteten på underlagsdokumentasjonen, at avgrensninger og forutsetninger er riktige og kvaliteten på beregningen av mengder FØs leder FØs leder er ansvarlig for kvalitet og innhold på alle kalkyler. FØs leder er også ansvarlig for at det til enhver tid er oppdatert prisgrunnlag og at riktig analysemetode og detaljeringsnivå på kalkylene blir benyttet FØs medarbeider (koordinator) FØ leder arbeidet med å utarbeide kostnadskalkylene. FØs medarbeider er ansvarlig for at kostnadsberegningen blir gjennomført i henhold til Statsbyggs retningslinjer og metode Andre fagavdelinger FB, FE og FV er ansvarlige for kalkyler innenfor sine respektive fagområder Tverrfaglig kostnadsgruppe (Gruppeprosess) Tverrfaglig kostnadsgruppe består av representanter fra ulike seksjoner og prosjektleder (PL) etter behov. FØs medarbeider i samråd med FØ leder, bestemmer hvorvidt en tverrfaglig kostnadsgruppe skal benyttes i arbeidet med en kostnadsbergning eller som et supplement til denne. Arbeidet foregår i en gruppeprosess der utgangspunktet er et av følgende: Kvalitetssikring av prosjektforslag generelt. Fastsettelse av kostnadsoverslag i tidligfase inkludert vurdering av usikkerhetsmomenter Prosessleder for usikkerhetsanalysen Prosessleder er en prosjektuavhengig person (eksternt firma eller FØ) som er ansvarlig for å lede og dokumentere usikkerhetsanalyser av prosjektets kalkyler. Prosessleder er ansvarlig for at usikkerhetsanalysen blir gjennomført i henhold til anerkjent kvalitativ og kvantitativ metode (se kapittel 6). 2.7 Grensesnitt og avgrensninger mot øvrige deler av kvalitetssystemet Kalkyleprosessen har inngrep med en rekke andre prosesser i Statsbygg. Vedlegg 4 lister opp de viktigste grensesnittene samt kalkylenes avgrensning mot disse. Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 6 av 42

8 3 Kalkyletyper i prosjektets faser Kalkylene som skal utarbeides i løpet av prosjektgjennomføringen har ulike formål og ulik utforming. Dette kapittelet beskriver kalkyletypene nærmere. Figuren nedenfor viser i hvilken fase de ulike kalkyletypene utarbeides. OM OM Programfase Forprosjektfase Byggeprog. plan og progr. utvikling Kontrahering av rådgivere/ konkurranse Behovsutredning Skisseprosjekt Forprosjekt Kostnadsoverslag Programestimat Skisse estimat Kostnads - ramme Figur 2 Kostnadsberegning i prosjektets faser. De ulike kalkyletypene har ulike hensikter, krav til input og metodikk som vist i tabellen på neste side. Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 7 av 42

9 Kostnadsoverslag Programestimat Skisse estimat Kostnadsramme Hensikt Overslaget benyttes som underlag for vurdering av konseptalternativer og finansiering. Inkl. orienterende husleie og eventuelt risikovurderinger. Programestimatet benyttes som underlag for vurdering av konseptalternativer og som underlag for beregning av årlige husleiekostnader. Verifisere at prosjektets utforming overholder de økonomiske rammer iht programestimatet (m 2 og NOK) Kostnadsrammen benyttes som underlag for endelig investeringsbeslutning og er basis for beregning av styringsmål, husleie, reserver og avsetninger. Input til kalkylen Behovet som skal dekkes Bruttoareal (BTA) Overordnet ambisjonsnivå (signalbygg), tilstandsvurderinger (ved for eksempel rehabilitering). Godkjent romprogram. Byggeprogram Evt. skisser Komplett skisseprosjekt Forprosjekt klar for godkjenning Metode 1) Veiet kvadratmeterpris (ovenfra og ned - estimering) Veiet kvadratmeterpris (ovenfra og ned - estimering) 2) Som ved programestimat Nedenfra og opp - estimering Tabell 2 Hensikt og kravene til de ulike kalkyletypene. 1) avhengig av prosjekttype, fase, størrelse og kompleksitet. Kilden til prisene må dokumenteres. 2) Ved Programestimat er det veiet kvadratmeterpris, ovenfra og ned - estimering, som vanligvis benyttes. Dersom aktuelle referanseprosjekter ikke finnes, må det konkret vurderes å gjøre en estimering basert på enkle skisser og nedenfra og opp - estimering, kfr pkt For usikkerhetsanalyse og nøyaktighet i de ulike kalkylene, se kap 6. Statsbygg internt utarbeider som regel kostnadsoverslag og programestimat. Etter kontrahering av PG utarbeider disse alle kostnadskalkyler. FØ har da ansvar for koordinering av kvalitetssikringen. Dersom input til kalkylen er mangelfull, må det gjøres forutsetninger og disse forutsetningene må dokumenteres i kalkyledokumentet. Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 8 av 42

10 3.1 Kostnadsoverslag Kostnadsoverslag er en overordnet kostnadskalkyle for et eller flere planlagte konseptalternativer. Overslaget benyttes som underlag for vurdering av konseptalternativer og finansiering. Avklaring med oppdragsgiver for å kartlegge behovene og intensjonen med prosjektet er svært viktig ved beregning av kostnadsoverslaget. Kostnadsoverslaget utarbeides normalt basert på: Behovsutredninger, herunder mulighetsstudier, konsekvensutredninger, avklaring av regulering og eventuell igangsetting Brutto areal basert på B/N-faktor og programareal Antatt fysisk løsning, teknisk standard, materialer og utførelse Overordnet ambisjonsnivå (for eksempel signalbygg) Priser fra databaser (pr m 2 /enhetspriser) Tilstandsvurderinger (for eksempel ved rehabilitering) Referanseprosjekter 3.2 Programestimat Programestimat er en mer detaljert kostnadskalkyle. Programestimatet benyttes som underlag for vurdering av løsningsalternativer og som underlag for fastsettelse av årlige husleiekostnader. Programestimatene utarbeides normalt basert på: Godkjent romprogram Byggeprogram Eventuelt skisser (fra interne/eksterne arkitekter) Priser fra databaser Ved utarbeidelse av kostnadsestimatet er bygningsøkonomiske vurderinger særlig viktige for å sikre arealeffektivitet og kostnadseffektive løsninger. Fagressursene og FØs medarbeiders oppgave er å vurdere om det er enklere og mer økonomiske/rasjonelle måter å løse oppgaven på, sett i sammenheng med den funksjon som er forutsatt i byggeprogrammet (BP). Ved behov skal det utarbeides et oppdatert programestimat ved avsluttet skisseprosjekt. Dette skal gjøres av prosjekteringsgruppen og kvalitetssikres av FØ. PE skal avklare et slikt behov med PL ifm oppstart av forprosjektfasen og kravet skal eventuelt inn i styringsdokumentet. Rom- og funksjonsprogram Rom- og funksjonsprogram definerer prosjektets krav til lokaler med utgangspunkt i brukernes virksomhet og funksjon. Vekten ligger på det romfunksjonelle og oppgis i nettoarealer. Byggeprogram Byggeprogrammet redegjør, sammen med prosjekteringsanvisningene, for kundens og brukernes krav til det ferdige byggverk. Byggeprogrammet skal bygge på og videreføre de opplysninger som fremgår av det vedtatte romprogrammet. Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 9 av 42

11 3.3 Krav til kostnadsramme Kostnadsramme er en detaljert nedenfra og opp kostnadskalkyle. Kostnadsrammen benyttes som underlag for endelig investeringsbeslutning og er basis for fastsettelse av styringsmål, reserver og avsetninger. Usikkerheten angis fra usikkerhetsanalysen. Kostnadsrammen utarbeides normalt basert på: Forprosjekt Usikkerhetsanalyse Priser fra databaser Tallgrunnlaget som benyttes er basert på databaser i FØ, FB, FV og FE. Dette gjelder både erfaringspriser og enhetspriser. For begge prisbaser er det igangsatt to utviklingsprosjekter, kfr. pkt. 7. Forprosjekt Ved avslutning av forprosjekt skal de prosjekterte løsningene være av en slik kvalitet at relevante prinsippvalg og hovedsystemløsninger med angitt standard og omfang er omtalt og anbefalt. I tillegg skal det foreligge en begrunnelse for valgt alternativ. Dersom det skjer økning i byggeprogrammet, skal de vedtatte prosedyrer følges. Ordinær detaljering eller mindre vesentlige endringer av løsninger som angitt i godkjent forprosjekt anses som normal prosjektutvikling. Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 10 av 42

12 4 Oppbygning av kalkyler Dette kapitlet beskriver strukturen på kalkylene, hvem som har ansvar for å beregne de ulike postene og overordnet hvordan dette gjøres. Alle kostnadskalkyler i Statsbygg skal være bygget opp i henhold til Norsk Standard Kontoplan for byggekostnader. En felles struktur er hensiktsmessig for å sikre effektiv bruk av erfaringstall og sporbarhet for de ulike kostnadselementene. Tabellen nedenfor gir en oversikt over postene i NS 3453 og viser hvem som har ansvar for å beregne de ulike kostnadselementene. FØs medarbeider har, i tillegg til å beregne post 2 i samarbeid med FB, ansvar for å sammenstille kalkylen. Post Kostnadselement Ansvarlig 1 Felleskostnader Beregnes av FØ, får innspill fra fagansvarlige på VVS og El på ombyggingsprosjekter. FB bistår ved vurdering av Rigg & Drift. 2 Bygning Beregnes av FØ/FB 3 VVS-installasjoner Beregnes av fagansvarlig VVS 4 Elkraft-installasjoner Beregnes av fagansvarlig EL 5 Tele og automatisering Beregnes av fagansvarlig Tele/El 6 Andre installasjoner Beregnes av fagansvarlig EL 1:6 Huskostnad 7 Utendørsarbeider Beregnes av FØ/FA/FB 1:7 Entreprisekostnad 8 Generelle kostnader Beregnes av FØ/PL 9 Spesielle kostnader Beregnes av FØ Basiskalkyle Forventet tillegg STYRINGSRAMME (P-50) Fastsettes i usikkerhetsanalyse 831 Intern administrasjon Fastsettes av FØ/PL Styringsramme inkl. Intern admin 90 Kunstnerisk utsmykning Fastsettes etter retningslinjer fra KORO Usikkerhetsavsetning Fastsettes i usikkerhetsanalyse KOSTNADSRAMME (P85) Tabell 3 Kostnadselement og ansvar, basert på Norsk Standard Avhengig av prosjektets type og hvor langt det er kommet i gjennomføringen vil enten FØ foreta en separat vurdering av forventet tillegg og usikkerhetsavsetning for prosjektet, eller det vil bli gjennomført en mer omfattende usikkerhetsanalyse. For alle prosjekter som befinner seg i forprosjektfasen og som er over 500 MNOK, skal det gjennomføres en omfattende usikkerhetsanalyse. (Ny strategi for usikkerhetsanalyser er under utarbeidelse.) En nærmere forklaring av begrepene i NS 3453 er gitt i Vedlegg 2. Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 11 av 42

13 Kalkyler i alle fag skal ha en metodebeskrivelse og kildehenvisning for priser. Post 1. Felleskostnader Felleskostnadene blir beregnet som prosentsatser av bygningsmessige arbeider eller tekniske installasjoner. Tabellen nedenfor vurderes spesielt for hvert prosjekt. Kostnadselement Prosentsats Rigg og drift av byggeplass % av bygningsmessige arbeider Entrepriseadministrasjon % av tekniske installasjoner Hjelpearbeider for tekniske installasjoner % av tekniske installasjoner Tabell 4 Prosentgrunnlaget for hvert kostnadselement som inngår i felleskostnader. Kostnader for rigg og drift skal begrunnes. Entrepriseadministrasjon omfatter de påslag som en entreprenør beregner for administrasjon. Kostnadene er i sterk grad avhengig av entrepriseform, men man tar vanligvis utgangspunkt i hovedentreprise ved kostnadsberegning. Ved byggherrestyrt ledelse eller delte entrepriser, vil man ikke få kostnader for entrepriseadministrasjon, men kostnadene for byggeledelse (post 831) vil øke. Det totale kostnadsbildet, entrepriseadministrasjon + byggeledelse antas å bli omtrent det samme ved de ulike entrepriseformer. Hjelpearbeider omfatter bygningsmessige arbeider i tilknytning til arbeider med installering av tekniske installasjoner. Post 2. Bygning Kostnader for bygningsmessige arbeider utgjør den største delen av entreprisekostnadene. For kontorbygg vil det si om lag 70 prosent, og for mer kompliserte bygg nærmere 60 prosent. Kostnadselementer som inngår i post 2 Bygning, er vist i tabellen nedenfor. Kostnadselement Metode 1 Metode 2 med målangivelse Riving/asbestsanering m 2 Grunn og fundamenter m 3, m 2, lm, stk Bæresystemer m 2 Yttervegger m 2, stk (for eksempel porter) Innervegger m 2, stk (for eksempel dører) Veiet kvadratmeterpris Dekker m 2 Yttertak m 2 Fast innredning/byggutstyr m 2, stk Trapper, rekkverk, balkonger m.m stk, lm Diverse (ikke-spesifiserte arbeider) Tabell 5 Kostnadselementer som inngår i post 2 Bygning. Kostnadene beregnes ved at FØ/FBs medarbeider enten benytter en veiet kvadratmeterpris for hele bygget (Metode 1) eller identifiserer kostnadsbærere og estimerer mengde og pris for disse (Metode 2). Sistnevnte kalles elementprismetoden. Det kan for noen faser i et prosjekt eller deler av et prosjekt, være aktuelt med en Metode 3 detaljkalkyle etter NS Hvert av elementene i Metode 2 utgjør en sum av detaljprisene fra Metode 3. Eksempelvis vil man i Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 12 av 42

14 Metode 2 benytte en pris for en komplett yttervegg med alle sjikt med maling, gipsvegger, stendere, isolasjon, vindtetting, ytterkledning m.m. Hver av disse utgjør poster i NS Hvilken metodikk som skal benyttes er avhengig av hvilket valg som ble tatt i forhold til prosjektklasser i styringsdokumentet, samt hvilken fase prosjektet befinner seg i. Valg av metodikk er også avhengig av om FØ/FB har referansetall fra sammenlignbare prosjekter. En nærmere beskrivelse av hvordan beregning av post 2 skal foregå er gitt i kapittel Her beskrives hvordan innhenting og vurdering av priser på post 2 gjøres, avhengig av om en har gode referansetall eller om en må undersøke markedspriser på stedet spesielt. Post 3. VVS installasjoner Forslag til kostnader for VVS utarbeides av VVS-seksjonen. Disse legges frem for FRG, hvor forutsetningene angående prosjekttype (kontor, skole etc.), materialer og systemvalg gjennomgås. Etter eventuelle justeringer benyttes posten som en del av forslaget til kostnadskalkylen. Tabellen nedenfor viser de anleggene det hovedsakelig anslås mengder og kostnader for. Installasjon Sanitæranlegg Varmeanlegg Kuldeanlegg Luftbehandlingsanlegg Målangivelse Antall og type sanitærutstyr Samlet installert effekt Samlet installert effekt Samlet behandlet luftmengde Tabell 6 Oversikt over anlegg for VVS-installasjoner Kostnadene beregnes ved at seksjonen enten benytter en kvadratmeterpris for VVS eller identifiserer installasjonselementene og estimerer mengde og pris for disse. Metodikken avhenger av modenheten på prosjekteringsunderlaget. I tillegg gir seksjonen innspill til FØ på Post 1 hjelpearbeider for tekniske anlegg på ombyggingsprosjekter. Kostnader for VVSinstallasjon per kvadratmeter og i prosent av huskostnad sammenliknes med statistiske erfaringstall før en sluttvurdering av posten gjøres. Post 4, 5 og 6. El-tekniske anlegg Forslag til kostnader beregnes for El-tekniske anlegg av El-teknisk seksjon. Disse legges fram for FRG, hvor forutsetningene angående materialer og systemvalg gjennomgås. Etter eventuelle justeringer benyttes posten som en del av forslaget til kostnadskalkylen. Tabellen nedenfor viser de områdene det anslås mengder og kostnader for. Anlegg Elkraft Tele og automatisering Andre installasjoner Målangivelse Fordeling, lys, el., varme osv. Datakommunikasjon, telefon, brannalarm osv. Heiser, reservekraft osv. Tabell 7 Oversikt over målangivelser for El-tekniske anlegg. Kostnadene beregnes ved at seksjonen enten benytter en kvadratmeterpris for El, Tele og andre installasjoner eller identifiserer anleggselementene og estimerer mengde og pris for disse. Metodikken avhenger av modenheten på prosjekteringsunderlaget. I tillegg gir seksjonen innspill til FØ på Post 1 hjelpearbeider for tekniske anlegg på ombyggingsprosjekter. Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 13 av 42

15 Ofte benyttes detaljert kalkyle etter konkrete spesifikasjoner i byggeprogrammet. I noen tilfeller brukes også erfaringsmessige enhetspriser fra anbud etc. Kostnader for El-tekniske anlegg per kvadratmeter og i prosent av huskostnaden sammenliknes med statistiske erfaringstall før en sluttvurdering av postene gjøres. Post 7. Utendørs Utendørskostnadene beregnes tilsvarende Post 2. Bygninger, dvs. en identifiserer kostnadsbærere og estimerer mengde og pris. Arealer beregnes på målsatt skisse. Tabellen nedenfor viser kostnadsbærere som er gjengangere i de fleste byggeprosjekter. Anlegg Målangivelse Utendørs konstruksjoner (trapper, støttemurer osv.) stk, lm Parkeringsplasser m 2 Veier og plasser m 2 Grøntanlegg m 2 Grøfter lm El-anlegg utendørs Antall VVS-anlegg utendørs Antall Terrengarrondering m3 Overvannsanlegg med infiltrering lm, m2 Tabell 8 Oversikt over målangivelse for utendørs anlegg. Sjekkliste for utendørsarbeider ligger som eget regneark i Vedlegg 3. Post 8. Generelle kostnader De fleste postene under generelle kostnader blir estimert som prosentsatser av huskostnad eller entreprisekostnad. Prosentsatsene er basert på erfaringstall, men det er viktig at satsene vurderes i hvert enkelt prosjekt. 8.1 Programmering Programmeringskostnadene er knyttet til utførelse av byggeprogram og skisser i programmeringsfasen og er en del av internadministrasjonen (interne og eksterne arkitekter, rådgivere og lignende) Prosjektering Prosjekteringskostnadene anslås som prosent av huskostnad. I beregningene benyttes erfaringstall basert på prosjekteringskostnader til bygg av samme type, størrelse og beliggenhet. Prosjekteringshonoraret vil avhenge blant annet av: Bygningstype Bygningsstørrelse Kompleksitet Entrepriseform Type prosjekt (ombygg, tilbygg, nybygg) Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 14 av 42

16 Før oppstart av prosjekteringsarbeidet lages det kontrakt med prosjekteringsgruppen etter forutgående konkurranse. Kostnadsvurderingene baseres på tall fra ferdige prosjekter og erfaringstall fra ulike kontrakts- /gennomføringsmodeller. 831 Intern administrasjon Denne posten omfatter intern byggherreadministrasjon knyttet til prosjektene. Posten regnes ut fra gjeldende prosentpåslag av styringsramme og skilles derfor ut. For tiden er denne 3,5 %, men denne saken er under utredning mht individuell vurdering for hvert prosjekt. 832 Byggeledelse Her benyttes som regel erfaringstall, vanligvis en prosentsats av entreprisekostnad, avhengig av entreprisemodell. Denne posten må sjekkes mot årsverk. 84 Bikostnader Bikostnader inkluderer blant annet reiser, telefoner og intern og ekstern kopiering. En prosentsats på bakgrunn av erfaringer legges til grunn for posten. 85 Gebyrer Gebyrer blir anslått på bakgrunn av tall fra teknisk etat og elektrisitetsverk i den aktuelle kommune. Disse omfatter diverse tilknytningsavgifter (vann, kloakk, elektrisitet osv.) samt byggegebyr og bygningskontroll. Post 9. Spesielle kostnader I Statsbyggs byggeprosjekter omfatter post 9 som regel kun merverdiavgift og kunstnerisk utsmykning. 91 Løst inventar og utstyr Denne posten omfatter brukerutstyr som for eksempel kontormøbler, laboratorieutstyr og IT. Denne posten inkluderes normalt ikke i beregning av programestimat eller kostnadsramme. 92 Tomt Denne posten omfatter kun kostnader i forbindelse med tomteervervelse. Staten bygger stort sett på egne tomter. Posten benyttes derfor sjelden. Ved kjøp av tomt for et byggeprosjekt legges tomtekostnadene inn i styringsrammen P50. Ved husleieberegning benyttes hele eiendommens verdi som utgangspunkt for beregningen. 93 Finansieringskostnader Beregnes normalt ikke i Statsbygg. 96 Merverdiavgift Merverdiavgift skal beregnes for alle poster. Eventuelle unntak skal spesifiseres. 99 Kunstnerisk utsmykning Oppgitt som en prosentsats av styringsrammen. Posten skal inkludere alle kostnader i forbindelse med kunstnerisk utsmykning. Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 15 av 42

17 5 Prosess for kostnadsberegning Dette kapitlet beskriver prosessen for kostnadsberegning i Statsbygg. I prinsippet skal samme prosess følges uavhengig av om det er kostnadsoverslag, programestimat eller kostnadsramme som skal beregnes. Prosessen kan imidlertid ha ulik fokus og ulik krav til håndtering av usikkerhet for de tre estimattypene: kostnadsoverslag, programestimat og kostnadsramme. Prosessen er delt i seks delprosesser: 1. Initiering 2. Planlegging 3. Gjennomføring (kostnadsberegning) 4. Dokumentasjon, kvalitetssikring og signering 5. Usikkerhetsanalyse 6. Endelig godkjenning Tabellen under gir en generell oversikt over de ulike aktørene og deres ansvar og eventuelle bidrag. A = ansvarlig, B = bidragsyter Ansvarlig/Bidragsyter Beskrivelse ID Ledelse i SB PE PL FØmedarb eider Medarbei der andre avd/frg Tverrf. kostgr. Proses s-leder 1 B A B B Initiere kostnadsberegningen, avklare oppdraget med PE og involvere fagseksjoner (F) 2 B A B Planlegge kostnadsberegningen med tilhørende leveranser 3 A B FØ må informeres om alle IG-møter, kfr. HUSET. Deltakelse avklares for hvert prosjekt. 4 B A B (A) Gjennomføre, kvalitetssikre og dokumentere kostnadsberegning 5 A B B Innkalle til gjennomgang av sjekkliste og deterministisk kalkyle før usikkerhetsanalyse 6 A Initiere usikkerhetsanalyse 7 (B) B B B A Gjennomføre og dokumentere usikkerhetsanalyse 8 B A (B) Oppdatere kalkylen og kalkyledokument etter usikkerhetsanalysen 9 B A Presentasjon av resultat av usikkerhetsanalysen for PE 10 A B Fremlegge usikkerhetsanalyse for godkjennende instans 11 A A Endelig godkjenne kostnadsoverslag, programestimat og kostnadsramme (Husleie). Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 16 av 42

18 Tabell 9 Generell fremstilling av ansvar og bidrag i prosessen for kostnadsberegning. De etterfølgende delkapitlene beskriver beregningsprosessen i detalj. Beskrivelsen er ment som en veiledning og er ikke et absolutt krav som må etterfølges på alle prosjekter. Det anbefales imidlertid at prosessen følges så tett som mulig for store prosjekter som befinner seg i forprosjektfasen. 5.1 Initiering Motta henvendelse Prosessen igangsettes ved at FØ mottar en henvendelse om å utarbeide et kostnadsoverslag, programestimat eller kostnadsramme. Henvendelser kommer som oftest fra prosjektleder for det aktuelle prosjektet, men de kan også komme fra andre instanser, spesielt i forbindelse med kostnadsoverslag. Se plan for: Økonomioppfølging av prosjekter i FØ. Vedlegg 6. Avklar ressursbruk for prosessen FØs medarbeider avklarer med PL tidsfrist for kostnadsberegning og kvalitetssikring. Jfr. vedlegg 6. Det er viktig å sette av nok tid slik at ikke kvalitetssikring blir en salderingspost. Stab (FS) koordinerer ressursavtaler med prosjektene. 5.2 Planlegging Første oppgave for fagressursene i F er å sette seg inn i prosjektet og vurdere grunnlagsmaterialet. Dette gjøres ved å lese gjennom relevante prosjektdokumenter som styringsdokument, romprogram, skisseprosjekt, funksjonsprogram og lignende, avhengig av hvor i planprosessen prosjektet er. For større og kompliserte prosjekter må FØs medarbeider sette opp en plan for kalkulasjonsarbeidet med krav til leveranser og tidsfrister fra fagressursene i F. Omfanget av planen tilpasses de vedtak og styringer som framkommer av Styringsdokumentet. 5.3 Gjennomføring Oppbygning av kalkylen For programestimat og kostnadsramme etablerer FØs medarbeider et eget regneark basert på en eksisterende mal som følger NS Eksempel på et slikt regneark er gitt i Vedlegg 3. Det er svært viktig at alle antagelser og forutsetninger for kalkylen dokumenteres Innhenting og vurdering av mengder og arealer Informasjon om mengder og areal oppgis av PL. Avhengig av hvor langt prosjektet er kommet i gjennomføringen, vil dette for eksempel kunne leses ut fra plangrunnlag og skisser/illustrasjoner. Det er nødvendig med tett kommunikasjon i F under hele Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 17 av 42

19 estimeringsprosessen for å sikre god kvalitet på de mengdene og arealene som skal inn i kalkylen. I likhet med antakelser og forutsetninger er det også særdeles viktig at mengder og arealer for elementene i kalkylen dokumenteres. Sporbarhet ved beregningene oppdateres ved opplisting av metoder, kilder og verktøy. Vurder brutto/netto funksjonsarealfaktorer (B/F-faktor) I forbindelse med utarbeidelse av et kostnadsoverslag eller programestimat kan det være nyttig å bruke faktorer for å beregne mengder og areal til det aktuelle prosjektet. Programestimatet baserer seg på romprogrammet som kun angir netto funksjonsareal og ikke omfatter konstruksjoner, tekniske rom og kommunikasjonsareal. Påslag for disse arealene vil gi et bruttoareal som vil danne grunnlag for kostnadsberegningene. Påslag i forhold til netto funksjonsareal for kontorlokaler er grovt angitt i tabellen nedenfor. Område Påslag Kommentar Konstruksjoner prosent Vegger, søyler mm Tekniske rom prosent Evt. oppgitt av VVS/EL seksjoner Kommunikasjons-/vrimleareal Ca prosent Avhengig av byggkategori Tabell 10 Påslag på romprogram (netto funksjonsareal) for å oppnå bruttoareal Definisjoner og måleregler vedrørende arealer er for øvrig gitt i NS3940. Netto romprogram er ikke det samme som definert nettoareal i NS3940. Bruttoareal er imidlertid definert i NS3490. Bruttoarealet kan også bestemmes på grunnlag av karakteristiske B/F-faktorer for ulike bygningskategorier. B/F-faktoren angir da et påslag på netto romprogram. Noen gjennomsnittlige erfaringstall for de vanligste byggkategorier er gitt i tabellen nedenfor. Bygningskategori Gjennomsnittlig brutto/nettofaktor Kontor og admin. bygg 1,5 Skole og universitetsbygg 1,6 Laboratoriebygg 1,7 Driftsbygg (lager, garasje, verksted osv.) 1,2 Tabell 11 Brutto/nettofaktorer for ulike bygningskategorier Ovennevnte B/F-faktorer er gjennomsnittstall og avvik fra disse vil forekomme i flere tilfeller. Faktorene kan imidlertid være veiledende ved vurderinger av skissegrunnlag, og til hjelp hvis man kun har grove skisser, eller ikke har skisser i det hele tatt. Man bør imidlertid i sistnevnte tilfelle sammenligne med kjente B/F-faktorer for tilsvarende bygg. Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 18 av 42

20 5.3.3 Innhenting og vurdering av priser Som nevnt under kapittel 4 benyttes to ulike metoder for å beregne kostnaden av et bygg. Disse er: Veiet kvadratmeterpris (ovenfra og ned estimering). Benyttes dersom det foreligger gode referansetall for prosjektet og/eller dersom det finnes svært få detaljer om bygget. Elementprismetode (nedenfra og opp estimering). Identifiserte kostnadsbærere (type og mengde) multiplisert med pris. Benyttes dersom det er et spesielt bygg og/eller bygget er godt spesifisert. Ved beregningene benyttes dagens priser, datert den 15. i siste måned. Framdatering skjer etter SBED-indeks som er basert på SSB-boligblokk. Eventuelle markedsmessige svingninger kommer i tillegg og tas hensyn til i usikkerhetsanalysen (Prognosesenterets indeks). Avsnittene nedenfor beskriver metodikk for beregning av post 2 bygningsmessige arbeider i mer detalj. Spesiell beskrivelse av metodikk for post 2 bygningsmessige arbeider Kostnadsoverslag Bygningskostnadene i et kostnadsoverslag beregnes ut fra en ovenfra og ned betraktning. Som regel tar FØ/FBs medarbeider utgangspunkt i et liknende prosjekt og justerer arealer og priser på grunnlag av informasjon om det aktuelle prosjektet. Kort oppsummert er kostnadene et produkt av veiet kvadratmeterpris og byggets brutto areal. Korreksjonsfaktorer kan være et nyttig hjelpemiddel for å tilpasse prisene fra et prosjekt til et annet på såpass overordnet nivå. Korreksjonsfaktorer tar hensyn til særegne forhold som vil ha relativt stor innvirkning på prosjektets kostnad. Disse kan for eksempel være knyttet til beliggenhet og lokale markedsforhold. Begrunnelse og forutsetninger for korreksjonsfaktor må dokumenteres. Programestimat I likhet med kostnadsoverslaget kan en veiet kvadratmeterpris også benyttes ved utarbeidelse av programestimatet. Dette gjøres dersom vi har et godt statistisk grunnlag for kostnadene innenfor en kategori, for eksempel kontorbygg, skolebygg, lager osv. (dette gjelder også for tekniske fag). Dersom det dreier seg om en kalkyle for et spesielt bygg, vil ikke denne metoden kunne fange opp riktig kostnadsbilde hva gjelder design eller materialkvalitet, og da kan dataprogrammet CALCUS eller Statsbyggs elementprismodell benyttes (eksempel vist i Vedlegg 3). Det er i et slikt tilfelle nødvendig å vite noe om fysisk løsning, enten i skisser eller overordnet layout og beregne pris basert på kostnadsbærere og mengde/areal. Dette innebærer at alle hovedarealer til bygningsdelene må kunne beregnes. Prisen baseres på innkommet anbudsmateriale fra tidligere prosjekter i Statsbygg som ligger i erfaringsdatabasen for elementprismodellen. I de tilfeller der vi har få relevante priser for et område, skal det tas kontakt med teknisk etat i den aktuelle kommunen for å få informasjon om relevante entreprenører på stedet. De lokale entreprenørene vil kunne gi nyttig informasjon om nøkkelenhetspriser per d.d. for hovedpostene i estimatet (eksempelvis pris/kubikkmeter betong, pris/tonn armering, pris/kvadratmeter forskaling osv). Nøkkeltallene sammenliknes så med Statsbyggs egne tall i elementprismodellen (jf. Vedlegg 3) og FB/FØs medarbeider får et bedre bilde av kostnadsnivået ved beregningstidspunktet. De nye enhetsprisene som velges å bruke i det aktuelle prosjekt, føres inn i databasen for enhetspriser. Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 19 av 42

21 Da vi ikke kjenner til hele det bygningsmessige omfanget i detalj, må vi legge på en kostnadspost for uspesifisert. Denne kostnadsposten skal ta høyde for de elementene man av erfaring vet vil komme, men som på grunn av manglende detaljeringsrad ikke har klart å identifisere. Som beskrevet i delkapittel skal vi gjøre en vurdering av det uspesifiserte omfanget. Ut fra erfaringsprosjekter vil prosentsatsen på uspesifisert variere fra nybygg på ca 10 %, til kompliserte ombygningsprosjekter på 20-30%. Kostnadsberegningene foretas basert på denne vurderingen og virkelige erfaringstall fra tilsvarende prosjekter. Produktet av enhetspriser og areal av bygningsdelene samt påslag for uspesifisert gir til sammen de totale kostnadene for post 2 Bygning. Sum per kvadratmeter sammenliknes med tall fra kostnadsdatabasen for ferdige prosjekter, før endelig kostnad foreslås. Dette som en top-down kontroll. Estimeringsmetodikken beskrevet ovenfor er opprinnelig forutsatt benyttet for nybygg, men ved veiing av enhetspriser og justering av prosentvise kostnader kan den også benyttes ved ombyggingsprosjekter. Kostnadsramme Kalkylen som ligger til grunn for den foreslåtte kostnadsrammen utarbeides av prosjekteringsgruppen (rådgiver og arkitekt). FØ med bistand fra fagressursene i F har ansvar for kvalitetssikring av kalkylen. Dette gjøres ved å sammenlikne kalkylen med godkjent programestimat og relevante nøkkeltall, samt ta stikkprøvekontroll av enhetspriser/mengder. Referansesjekk av nøkkeltall kan inngå i kalkyledokumentet. Se punkt Dokumentasjon av kalkylen, kvalitetssikring og signering Dokumentasjon Kostnadskalkylen dokumenteres i en egen rapport, kalt kalkyledokument, som skal utgjøre et fast vedlegg til styringsdokumentet. Eksempel på et slikt dokument er gitt i vedlegg 5. Detaljeringsgraden vil avhenge av hvor langt prosjektet er kommet i gjennomføringen. For store prosjekter på slutten av forprosjektfasen skal det foreligge detaljert informasjon på alle punkter. Innhold i kalkyledokumentet avhenger av prosjekt og fase og skal i utgangspunktet omfatte følgende: Prosjektopplysninger med prosjektets navn, prosjektnummer, kalkyletype, prosjekteier, prosjektleder og dato. Revisjoner (endringslogg) Innledning o Oppdraget o o o Overordnet omfang og avgrensninger Referanse og underlagsdokumentasjon Metode, gjennomføring og bidragsytere Kostnadsberegning/kvalitetssikring Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 20 av 42

22 Referansesjekk (eventuelt). Prosjekter som kan sammenlignes med det aktuelle prosjekt settes opp som referanser. Eventuelle avvik i materialer, tekniske anlegg og anbudssituasjonen må kommenteres. Usikkerhetsmomenter Sjekkliste for kvalitetssikring av kalkylen (kapittel 5.4.2) Konklusjon Signering av FØ-medarbeider og FØ-leder Kvalitetssikring utarbeidet av F Kostnadskalkylen skal sjekkes av den som har utarbeidet kalkylen, av en sidemann FØs (en FØ-medarbeider som ikke har vært med på å utarbeide selve kalkylen). Tabellen nedenfor viser sjekklisten som skal gjennomgås. Den har som formål å sikre riktighet av priser, mengder, forutsetninger m.m, samt at dokumentasjonen er entydig, sporbar og transparent. Sjekklisten er basert på Finansdepartementets krav ved kvalitetssikring av store offentlige prosjekter. For kostnadsoverslag og programestimat brukes listen nedenfor som en huskeliste, mens for kostnadsramme er den et formelt signeringsdokument. I sistnevnte tilfelle innkaller PL til et avslutningsmøte for signering og avslutning av deterministisk kalkyle (basisestimat) før usikkerhetsanalysen. Det presiseres viktigheten av at det settes av nødvendig tid til dette arbeidet. ID Sjekkpunkter på kvalitet FØ FØs FV FE FB FBgeo 1 Kalkylens grensesnitt mot andre prosjekter er avklart med PL og dokumentert i kalkyledokumentet. 2 Følgende sentrale forutsetninger er lagt til grunn : Bruttoareal: Type bygg: Standard: Form: Omfang ved rehabilitering: Tomteforhold (grunn, rigg og drift): Annet: 3 Statsbyggs retningslinjer for kostnadsberegninger (Estimeringshåndboken) er benyttet i kalkylen. Metode brukt: Veiet kvadratmeterpris pris (ovenfra og ned) Elementprismodell (nedenfra og opp) Kvalitetssikring av kalkyle fra prosjekteringsgr. Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 21 av 42

23 PROSJEKTETABLERING ID Sjekkpunkter på kvalitet FØ FØs FV FE FB FBgeo 4 Beregningene er sjekket for korrekthet og kompletthet. Det er tatt stikkprøvekontroll av inntasting av inngangsdata i regneark. Sluttresultatet er vurdert ift erfaringstall, dvs. at tallene ligger i forventet område. Det er kontrollert at sentrale poster ikke er uteglemt. 5 Det er foretatt en vurdering av om kostnadene er realistiske og på et riktig nivå i forhold til referanseprosjekter. Mal for referansesjekk i kalkyledokumentet er fylt ut. 6 Fagavdelingene har beregnet eller kvalitetssikret kostnadsoverslag/estimat for sine områder. 7 Kalkylen er dokumentert på en entydig, sporbar og transparent måte. Tabell 12 Sjekkliste for kvalitetssikring av en deterministisk kostnadskalkyle Signering Kalkyledokumentet signeres av FØs medarbeider og FØ-leder. Sjekklisten signeres av FØmedarbeider, sidemann og fagressursene i F. Både kalkyledokumentet og sjekklisten skal overleveres PL som vedlegg til styringsdokumentet. 5.5 Usikkerhetsanalyse Etter at den deterministiske kalkylen er godkjent skal det ved forprosjekt eller ved behov gjennomføres en usikkerhetsanalyse. Se kapittel 6 for nærmere beskrivelse av prosessen rundt usikkerhetsanalyser. 5.6 Endelig godkjenning Prosjektets kalkyle og usikkerhetsanalyse fremlegges for endelig godkjenning i henhold til ansvar og myndighetsmatrise i Statsbygg. Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 22 av 42

24 6 Usikkerhetsanalyse (Under utredning) 6.1 Initiering Prosjektleder initierer usikkerhetsanalyse ved å engasjere en prosjektuavhengig prosessleder internt eller eksternt. Målsettingen (mandatet) for analysen skal avklares. Normalt vil målsettingen være at: Analysen skal gi et kvalitativt og kvantitativt bilde av prosjektets kostnadsusikkerhet. Med bakgrunn i usikkerhetsbildet skal det: Etableres en tiltaksplan. Gis en anbefaling om styringsmål, styringsramme, reserver og avsetninger. Gis en prosjektuavhengig konklusjon og anbefalinger til Statsbygg og prosjektledelsen 6.2 Planlegging Prosessleder og prosjektleder gjennomfører planlegging og forberedelser til analysen. Dette består i: Avklare og utveksle underlagsdokumentasjon Avklare gruppesammensetning Tildele ansvar for forberedelser til deltagerne Praktiske forhold (tid, sted osv.) Utarbeide agenda, innkalling, hand-outs Dokumentstudier og øvrig faglige forberedelser til samlingen 6.3 Gjennomføring Prosessleder styrer gjennomføringen av usikkerhetsanalysen i henhold til dokumentert anerkjent kvalitativ og kvantitativ metodikk for slike analyser. 6.4 Dokumentasjon Usikkerhetsanalysen dokumenteres i en egen rapport som skal utgjøre et fast vedlegg til styringsdokument. Rapporten godkjennes av prosjekteier, etter kvalitetssikring av FØs medarbeider og prosjektleder (prosjektgruppen). Statsbygg vektlegger at dokumentasjonen er entydig, sporbar og transparent. Rapporten skal ha følgende struktur. Vedlegg til styringsdokumentet: Rapport fra usikkerhetsanalysen Forside Versjon, forfatter, godkjent av m.m Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 23 av 42

25 Signatur fra prosessleder Innledning Resultater Oppdraget Liste over underlagsdokumentasjon Dokumentasjon av omfang og avgrensninger Dokumentasjon av forutsetninger Metode, gjennomføring og bidragsytere Fordelingskurve Top-10 usikkerheter Liste over identifiserte tiltak Prosessleders konklusjon og anbefaling Anbefaling om styringsmål, styringsramme, reserver og avsetninger Prioriterte tiltak Vedlegg: Analysemodell med detaljert dokumentasjon 6.5 Kvalitetssikring PROSJEKTETABLERING Tabellen nedenfor viser sjekkliste for kvalitetssikring av usikkerhetsanalyse som gjennomføres av FØ. ID Sjekkliste ved kvalitetssikring av overslag, programestimat og ramme Prosessleder FØ Sidemann (FØ) 1 Målsettingen (mandatet) for analysen definert (sign) (sign) 2 Er alle sentrale forutsetninger definert? (sign) (sign) 3 Metode: Er anerkjent metode for usikkerhetsanalyser fulgt? (sign) (sign) 4 Er analysen dokumentert på en entydig, sporbar og transparent måte? 5 Er detaljert dokumentasjon riktig og konsistent med prosjektdokumentasjon samt det som en ble avklart i gruppesamlingen? (sign) (sign) (sign) (sign) Tabell 13 Sjekkliste for kvalitetssikring av en usikkerhetsanalyse Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 24 av 42

26 7 Krav til håndtering av erfaringsdata Statsbygg ved FØ har pr dato to typer kostnadsdatabaser som er under kvalitetssikring og videreutvikling. Dette gjøres i nært samarbeid med FB. Disse er: Database for enhetspriser til elementprismodellen for bygningsmessige arbeider, samt enhetspriser fra CALCUS. I tillegg foretar FB/FØ gjennomgang av anbud (Post 2) for oppdatering av enhetspriser. Database for sluttkostnad for ferdige prosjekter (bl.a, Artemis-rapporter, info fra prosjektledere/prosjektøkonomer m.m.) Enhetsprisdatabasen benyttes for å beregne priser per enhet dersom det ikke finnes referanseprosjekter som kan gi en indikasjon på kvadratmeterpris. Databasen for sluttkostnad benyttes dersom det foreligger priser for et tilsvarende bygg slik at man kan estimere med en veiet kvadratmeterpris. To utviklingsprosjekter er igangsatt i Statsbygg: Erfaringsprisdatabase i regi av B Enhetsprisdatabase i regi av F Det tas sikte på at begge databaser er ferdig i Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 25 av 42

27 Vedlegg 1 Referanser [ 1 ] Kvalitetssikring av konseptvalg, samt styringsunderlag og kostnadsoverslag for valgt prosjektalternativ, Veileder for kostnadsestimering, Finansdepartementet, [ 2 ] Kvalitetssikring av kostnadsoverslag, herunder risikoanalyse for store statlige investeringer, Felles begrepsapparat, Finansdepartementet, [ 3 ] Prosedyre Notat om kostnadsestimering, Metier, [ 4 ] Rutine Økonomi i Prosjekter, Torgeir Thorsnes, Statsbygg, Vedlegg til prosedyre: Kostnadsberegninger i Statsbygg [ 5 ] PRORUT Statsbygg sin prosjektmodell med rutiner på HUSET Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 26 av 42

28 Vedlegg 2 Begrepsapparat Listen nedenfor viser en oversikt over begreper og definisjoner knyttet til kostnadsestimeringsprosessen. Listen er i overensstemmelse med finansdepartementets veileder i kostnadsestimering, og vedlikeholdes av FØ. Grunnbegreper Grunnkalkyle Uspesifisert Basiskalkyle (=grunnkalkyle + spesifisert) Forventet tillegg Styringsramme Usikkerhetsavsetning Definisjon Den deterministiske summen av sannsynlig kostnad for alle spesifiserte, konkrete kalkyleelementer (kostnadsposter) på analysetidspunktet Kostnader som man av erfaring vet vil komme, men som ikke er kartlagt på grunn av manglende detaljeringsgrad. Basiskalkyle: Sum av grunnkalkyle og uspesifisert. Komplett kostnad for alle konkrete poster. Det forventede kostnadsbidraget fra estimatusikkerhet og hendelsesusikkerhet. Potensialet for forventede tillegg er normalt størst i tidlig fase av prosjektet, og minker etter hvert som prosjektet utvikles. Fastsettes på bakgrunn av usikkerhetsanalysen. Den kostnadsrammen den budsjettansvarlige har til disposisjon for å gjennomføre oppgaven. Styringsrammen representerer den statistiske forventede kostnaden for prosjektet (P50). Det er statistisk like sannsynlig at prosjektet overskrider som underskrider styringsrammen. Prosjektleders budsjett skal ligge mellom basisrammen og styringsrammen. Avsetning for å oppnå ønsket sikkerhet mot overskridelse av kostnadsrammen. Det forventes ikke at denne posten brukes i prosjektet. Avsetningen styres på et høyere organisatorisk nivå enn prosjektleder. Midler utløses etter behov i samsvar med forhåndsdefinerte kriterier/retningslinjer. Hvis kriteriene for utløsning ikke inntreffer, skal denne posten være intakt etter prosjektavslutning. Tabell 14 Begrepsapparatet knyttet til kostnadsberegning Oppbygging Basisramme 1 Felleskostnader 2 Bygning 3 VVS 4 El-kraft 5 Tele og autom. 6 Andre install Grunnkalkyle Uspesifisert Figur 3 Typisk oppbygning av basiskalkyle Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 27 av 42

29 Resultat av estimering og analyse Kostnad Formelle styringsnivå Foreslått kostnadsramme Restusikkerhet Usikkerhets-avsetning Vedtatt kostnadsramme for Fagdepartementet som prosjekteier Forventet kostnad Forventet tillegg Styringsramme for utførende etat Basiskostnad Basiskostnad spesifisert + uspesifisert Styringsmål for prosjektleder Symbolforklaring Kostnadselementer Kontrollpunkter Figur 4 Bruk av begrepsapparat ihht. finansdepartementet Denne håndboken har hovedfokus på prosessen rundt utarbeidelse av basiskostnaden. Usikkerhetsavsetningene er derfor ikke grundig behandlet her. Se egne rutiner for nærmere beskrivelse av prosessen rundt usikkerhetsanalyser. Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 28 av 42

30 Vedlegg 3 Eksempel på et programestimat basert på Statsbyggs elementprismodell PROSJEKTETABLERING PROSJEKTNR.: PROSJEKTNAVN : Arkivsenter i Rogaland (eksempel) PROSJ.KL.: Nybygg geal BRUTTOAREAL: m2 Prisnivådato NETTOAREAL: m B/N-faktor: 1,36 kr/m2 % av POST Sum (kr.) m2 Huskostnad 1 Felleskostnader ,1% 2 Bygning eks. byggutstyr ,4% Uavrundet Byggutstyr (fast innredning) ,0% Uavrundet VVS-installasjoner ,2% 4 Elkraft-installasjoner ,0% 5 Tele og automatisering ,9% 6 Andre installasjoner ,4% 1:6 HUSKOSTNAD ,0% NB! Kommentarer: Beregningene er basert på en fysisk løsning. 7 Utendørs ,9% Excel-arket for mengder er ubnyttet. 1:7 ENTREPRISEKOSTNAD ,9% 8 Generelle kostnader ,4% 9 Spesielle kostnader ,1% 96 Merverdiavgift ,1% Post Fyll inn prosentandeler: Basisestimat ,4% SLUTTKOSTNAD UTEN USIKKERHET 0 Forventet tillegg ,5% 0 10,0% av basisestimat STYRINGSESTIMAT eks int.adm ,0% BYGGESUM 831 Intern administrasjon ,0% 831 3,5% av styringsestimat eks int.adm STYRINGSESTIMAT 50/ ,0% LEIEGRUNNLAG 90 Kunstnerisk utsmykking ,8% 90 1,0 % av styringsestimat 50/50-nivå 0 Usikkerhetsavsetning ,3% 0 10,0% av styringsestimat 50/50-nivå KOSTNADSESTIMAT 85/ ,0% BEVILGES Hovedpostene for de ikke-fysiske delene fordeles på følgende måte: Post Fyll inn prosentandeler: Felleskostnader: 11/12 Rigg og drift (inkl.byggrengjøring) ,8% % av post 2 eks. innredn 5 % av post Entrepriseadm ,4% 13 5,0% av post 3-6; tekn. installasj. 18 Hjelpearbeider; VVS og EL ,9% 18 7 % av post 3-6; tekn. installasj. Generelle kostnader: 81 Programmering ,3% Arkitektkonkurranse ,7% Prosjektering ,2% % av entreprisekostn. (Sjekk priskonk./forhandl.) (1/2 utomhus og 1/2 byggutstyr) 828 Spes. konsulenter 0 0 0,0% 828 Geotekn., akustikk, interiør etc. 832 Byggeledelse ,9% 832 2,8% av entreprisekostn. (sjekk årsverk) 84 Bikostnader ,0% 84 2,0% av entreprisekostn. 85 Gebyrer ,3% 85 Tilknytn.avgifter, byggesaksbeh. etc. 851 Anleggsbidrag 0 0 0,0% 85 Fra FTE Spesielle kostnader: 91 Løst inventar og utstyr 0 0 0,0% 91 Brukerutstyr 92 Tomteervervelse 0 0 0,0% Merverdiavg ,1% 96 25,0% av basisestimat eks. post 9 99 Diverse ,1% 99 Ferdigmeld., off. åpn., frikjøp p.plasser/tilfl.plasser Kostnader utenfor K-estmatet 93 Finansieringskostnader ,8% mndr byggetid 8,7% nom. avkastningskrav Figur 5 Totalkalkyle Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 29 av 42

31 KOSTNADSOVERSLAG BYGNINGSMESSIGE ARBEIDER PROSJ.NR. : BTA: m2 DATO: PROSJ.NAVN: Arkivsenter i Rogaland (eksempel) NTA: m2 PRISNIVÅ: PROSJ.KL: Nybygg B/N= 1,36 SAKSBEH.: geal PROSJEKTETABLERING Fylles ut Fylles ut Fylles ut Fylles ut Merknader Ref. Mengde Enh.pris PRIS Kr/m2 % av Erfaringsmessig Grenseverdier (Kr) (Kr) m2 SUMTOT. kr/m2 kr/m2 20 RIVING/ASBESTSANERING 0 0 0,0% 20.1 Asbestsanering 0 m ,0% Sopp/ råte sanering 0 m ,0% Riving av hele bygninger 0 m ,0% Riving yttervegger 0 m ,0% 20.4 Riving av innervegger tunge/betong 0 m ,0% lette 0 m ,0% 20.5 Riving av dekker dekker 0 m ,0% himling 0 m ,0% gulvbelegg 0 m ,0% 20.6 Riving av yttertak 0 m ,0% 20.7 Riving av tekniske anlegg VVS 0 m ,0% Elektro 0 m ,0% 20.8 Borttransport 0 m ,0% 20.9 Riving av annet (fast innredn., trapper/balkonger mm.) 0 m ,0% Miljøvennlig riving 0 m ,0% Deponi tonn ,0% 21 GRUNN OG FUNDAMENTER 0 m ,1% 21.1 Grunnarbeider m ,3% 21.2 Fundamenter lm ,7% 22 BÆRESYSTEMER avh. av type bygg/laster - se liste m ,4% 0 23 YTTERVEGGER inkl. dører, vinduer m ,5% 23.1 Yttervegg eks. vinduer/dører K m ,8% 23.1 Yttervegg eks. vinduer/dører Y m ,5% 23.2 Vinduer/glassfasade 507 m , ,0% B Brannglass EI 15, 30, 60 0 m ,0% Sikkerhetsglass A1-C5SF 0 m ,0% 23.3 Utv.dører 4 stk ,0% 23.4 Karusellport 1 stk ,0% Porter 0 stk ,0% 23.5 Vindfang / baldakin 0 m ,0% 23.6 Solavskjerming 338 m ,2% 23.7 Gesimsbeslag/blikkarbeider m ,9% 23.8 Tillegg for overfl.behandling 0 m ,0% 24 INNERVEGGER inkl. dører, vinduer m ,7% 24.1 Lette innervegger eks. dører S m ,6% Tunge innervegger eks. dører S m ,2% Tunge innervegger eks. dører S m ,1% Glass innervegger eks. dører S m ,2% B Branncellebegrendsende/brann vegger EI 30, 90, m ,0% 24.2 Innv. dører 60 stk ,2% 24.2 Innv. dører 70 stk ,2% B Branndører EI 30, 60, 90, stk ,0% Låskasse og vridere 130 stk ,0% 24.3 Tillegg for fliser/naturstein i våtrom, respsjon, kantine,trappehus etc. 330 m ,1% 24.4 Tillegg for overfl.behandling (glassfib./maling etc.) 0 m ,0% 24.5 Tillegg for akustisk veggkledn. 0 m ,0% 25 DEKKER m ,0% 25.1 Gulv på grunn G m ,6% 25.2 Etasjeskillere D m ,1% 25.2 Etasjeskillere D m ,5% 25.3 Himling m ,2% 25.3 Himling m ,7% Akustisk himling i kantine, resepsjon, etc. 940 m ,5% 25.4 Tillegg for oppforet datagulv 5 m ,0% Tillegg auditorium, oppbygging av amfi,akustisk himling,b.konst.(se Holtepr.s.205) 200 m ,4% 25.5 Tillegg fo overflatebehandling fliser/naturstein etc. i våtrom,resepsjon,kantine etc. 0 m ,0% 25.6 Tillegg for overfl.behandling gulvbelegg/epoxy 0 m ,0% Selvutjevnende masse, medtas for ombygging 0 m ,0% 26 YTTERTAK m ,6% 26.1 Takkonstruksjon m/taktekking T m ,8% 26.1 Takkonstruksjon m/taktekking T m ,5% 26.2 Overlys/glasstak/takluker mm. 0 m ,0% 26.3 Takoppbygg 0 m ,0% 26.4 Beslag/takrenner mm m ,3% 27 FAST INNREDNING/BYGGUTSTYR m ,2% 27.1 Generelt utstyr (knagger, speil, etc.) m ,3% 27.2 Benker i auditorium 0 stk ,0% Talerstol auditorium 0 stk ,0% 27.3 Driftsteknisk utstyr/innredning verksted 0 m ,0% 27.4 Kompaktarkiv papir m ,5% 27.4 Kompaktarkiv papir storformat 400 m ,2% 27.4 Kompaktarkiv foto, ninyl, video, digitale medier 670 m ,1% 27.5 Laboratorieinnredning (over/under skap eks. avtrekkskap) 0 m ,0% 27.6 Skranker (ev.med oppforing og løsninger av glass) 1 stk ,1% 27.7 Garderobeskap 0 stk ,0% 27.8 Hvitvarer som oppvaskemaskiner, koke og stekeapparater etc. 0 stk ,0% 27.9 Kantinedisk med kaffemaskin 0 stk ,0% 28 TRAPPER, REKKVERK, BALKONGER MM m ,8% 28.1 Hovedtrapper inkl. fliser, rekkverk, sidekanter etc. 12 etasjer ,5% Bitrapper inkl. fliser, rekkverk, sidekanter etc. 12 etasjer ,3% Rekkverk/sidekanter i andre deler av bygget 0 lm ,0% 28.2 Ramper/løftebord 0 stk ,0% 28.3 Balkonger/terrasser 0 stk ,0% 28.4 Kulvert 0 lm ,0% 29 DIVERSE ,2% 29.1 Hovedrengjøring, boning av gulv m ,2% 29.2 Ikke spesifiserte arbeider 0 0 0,0% Sum: ,4% 298 USPESIFISERT(b.modell) (% av post eks. post ) 25,0 % ,6% Sum: ,0% 299 ÅPEN 0 0 0,0% SUMTOTAL (BASISESTIMAT FOR POST 2) ,0% Figur 6 Bygningskostnader Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 30 av 42

32 TYPER AV BYGNINGSELEMENTER FOR INVESTERINGSMODELL januar 07 Stavanger GULV PÅ GRUNN DEKKE TAK YTTERVEGG OVER TERRENG KJELLERYTTERVEGG SKILLEVEGG G kr/m2 8cm arm. betong D kr/m2 20cm arm. betong T kr/m2 20cm arm. betong Y kr/m2 K kr/m2 20cm arm. betong S kr/m2 plassbyggd A30/40db G kr/m2 15cm arm. betong D kr/m2 40cm arm. betong T kr/m2 hulldekke-element - ytterkledning K kr/m2 40cm arm. betong S kr/m2 komplett levert - utlekting - gulvbelegg - taktekking - asfaltimp. plate - overflatebeh. - selvutjevn. sparkel - gulvbelegg - undertak - 15 cm isolasjon - grunnmurpl./drenspl. - 2*13mm gips - armert betong - selvutjevn. sparkel - trekonstruksjon - 15cm bind.verk - arm. betong - 10cm isolasjon - diff.tett plast - armert betong - 20cm isolasjon - diff.tett. plast - innv. overflatebeh. - stålrigler - eksp. polysteren - innv. overflatebeh. - plasstøpt/el. hulldekke - 1*13mm gips - 1*13mm gips - innv. overflatebeh. - innv. overflatebeh. - overflatebeh. G kr/m2 10cm arm. betong D kr/m2 T kr/m2 20cm arm. betong Y kr/m2 K kr/m2 S2 964 kr/m2 A240/44db G kr/m2 15cm arm. betong T kr/m2 hulldekke-element - gulvbelegg - gulvbelegg - taktekking - teglforblend. - drensplate - overflatebeh. - selvutjevn. sparkel - selvutjevn. sparkel - 20 cm isolasjon - gips utv. - puss - puss - armert betong - hulldekke-element - plasstøpt/el. hulldekke - 15cm isolasjon - 25cm leca - 15cm leca - diff.tett plast - innv. overflatebeh. - innv. overflatebeh. - 15cm bind.verk - puss - puss - 1*13mm gips - innv. overflatebeh. - overflatebeh. - innv. overflatebeh. D kr/m2 T kr/m2 Y kr/m2 15cm arm. betong K kr/m2 S kr/m2 A120/44db - grunnmurpl. - gulvbelegg - ytterkledning - puss - undergulv av plater - taktekking - utlekting - 25cm leca - tegl 1/2 steins - 20cm isolasjon - 20 cm isolasjon - gips utv. - papp - 20cm bind.verk - 5cm arm. påstøp - 15cm isolasjon - 10cm isolasjon - forh.papp (plast) - DT-element - 15cm bind.verk - 10cm bind.verk - himling - innv. overflatebeh. - 15cm arm. betong - diff.tett. plast (evnt. nedforet) - innv. overflatebeh. - 1*13mm gips - innv. overflatebeh. T kr/m2 Y kr/m2 K kr/m2 20cm arm. betong S kr/m2 20cm arm. betong - taktekking - utvendig maling K kr/m2 40cm arm. betong S kr/m2 40cm arm. betong - undertak - puss - opplekting - 25cm leca - grunnmurpl. - papp - papp - 20/40cm arm. bet. - overflatebeh. - trekonstruksjon - 10cm isolasjon - 10cm isolasjon - 20/40cm arm. bet. - 20cm isolasjon - 10cm bind.verk - 10cm bind.verk - overflatebeh. - diff.tett plast - diff.tett. plast - diff.tett. plast - 1*13mm gips - 1*13mm gips - 1*13mm gips - innv. overflatebeh. - innv. overflatebeh. - innv. overflatebeh. T kr/m2 plassbygd eks. himling Y kr/m2 20cm arm. betong K kr/m2 eks. innv. isolasjon S5 976 kr/m2 B60/48db T5.2 0 kr/m2 komplett lettakelement K kr/m2 inkl. innv. isolasjon - evnt. overflatebeh. - taktekking - 20cm arm. betong - grunnmurpl. - overflatebeh cm isolasjon - 15 cm isolasjon - puss - 2*13mm gips - profilerte stålplater - 15cm bind.verk - 15cm leca - 7cm bind.verk - diff.tett plast - 15cm arm. betong - 10cm isolasjon - taktekking - 1*13mm gips - innv. overflatebeh. - 7cm bind.verk - 20 cm isolasjon - innv. overflatebeh. - 2*13mm gips - profilerte stålplater - evnt. innv. utforing - overflatebeh. - himling m/10cm isol. Y kr 15cm arm. betong S kr/m2 kompl. montert 20-25db S6.2 0 kr/m2 kompl. montert 35db - teglforblend. - 15cm isolasjon - seksjonsvegg med glass - 15cm arm. betong komplett montert - innv. overflatebeh. uten dør Figur 7 Tegning av bygningselementer Godkjent dato: Godkjent av: B - direktør Side 31 av 42