ÅRSMØTE BMW Car Club Norway kl. 11:00. Thon Hotel Oslo Airport, Gardermoen

Transkript

1 ÅRSMØTE BMW Car Club Norway kl. 11:00 Thon Hotel Oslo Airport, Gardermoen

2 SAKSLISTE 1. ÅPNING 2. HOVEDSTYRETS ÅRSBERETNING 3. REGNSKAP REVISJONSBERETNING 5. GJENNOMGANG AV BUDSJETTFORSLAG 2013 MED FORUTSETNINGER 6. BEHANDLING AV INNKOMMEDE FORSLAG AV ØKONOMISK KARAKTER 7. FASTSETTELSE AV MEDLEMSKONTINGENT 8. VEDTAK AV BUDSJETT (justert for konsekvenser i punktene 5, 6 og 7) 9. INNKOMMEDE FORSLAG (ikke-økonomiske) 10. ANSVARSFRITAK FOR STYRET 11. VALG 12. EVENTUELT 2

3 1. Åpning 1.1 Godkjenne de fremmøtte og eventuelle fullmakter 1.2 Godkjenne sakslisten og forretningsorden 1.3 Valg av: A: dirigent B: referent C: to fremmøtte til å underskrive protokollen 2. Hovedstyrets årsberetning 2.1 Virksomhetens art BMW Car Club Norway er en frivillig og ideell organisasjon som er medlem av Federation of European BMW Clubs (FEBC) og anerkjent av BMW AG. Klubbens formål er å organisere eiere og sympatisører av BMW-biler (fra 3 hjul og mer). Utvikle og aktivisere BMWs eget begrep: "Freude am Fahren" i nyttemessige, sportslige og sosiale forhold Klubbens adresse er: Postboks 807, 2656 Follebu Klubben har i 2012 benyttet innleid hjelp til regnskap og klubbmagasinet Fahrfreude 2.2 Hovedstyret og andre komitéer Hovedstyrets sammensetning: President : Øivind Seielstad Visepresident : Robert Nilsskog Økonomiansvarlig : Ragnar Hansen Sekretær : Lars Almlie PR/Media : Vegard Brattli Varamenn : Joachim Fjeld : Ståle Martinussen Årsmøtevalgte komitéer A. Revisorer : Ketill Jacobsen : Trond Lien (styrevalgt) B. Valgkomité : Øyvind Berg : Glenn O. Olsen : Jens Kristian Gunneng 3

4 2.3 Hovedstyrets møter Hovedstyret har i 2012 avholdt fem ordinære styremøter. 29. april: Dagen etter årsmøtet på Thon Hotel Oslo Airport, Gardermoen Hand over i fra forrige styre, med hvilke saker som var i gang og skulle i gang. Vegard opprettet et internforum for hovedstyret og vi gikk i gjennom hvilke saker som skulle behandles der mai: Strandveien Auto, Trondheim To dagers møte, hvor agendaen var ny redaktør, medlemsverving, velkomstpakker, Landstreff Oppdal, BMW-dagene Våler, Møtekalender 2012, websiden, klubbsekretær, økonomi, avtale med BMW Norge m.m. 18. august: Quality Airport Hotel Værnes, Stjørdal Dagsmøte, hvor agendaen var klubbeffekter, fakturautsendinger, Rudskogen Motorfestival, BMW-dagene Våler, arrangementskomité, DK Øst, klubbsekretær, domener, vervekampanje, omstrukturering internforum, annonser på websiden, BMW Wiki m.m oktober: Quality Airport Hotel Værnes, Stjørdal To dagers møte, hvor agendaen var evaluering BMW-dagene Våler, status valgkomité, webshop, landstreff 2013, terminliste 2013, 02/Classic-gruppen, nye distriktsklubber, Logo Oslo & Akershus, status klubbsekretær, Oslo Motor Show, Tysklandstur, organisering av styreoppgaver, ny serverløsning, økonomistatus, status velkomstpakke m.m november: Strandveien Auto, Trondheim To dagers møte, hvor agendaen var medlemsregister, innbetalinger, tildeling av midler til DK/UG, velkomstpakke igjen, evaluering Oslo Motor Show, annonser på websiden, klubblokale m.m. 2.4 Klubbens aktiviteter BMW CCN s hovedstyre har i 2012 stått for følgende aktiviteter: april: Årsmøte, Thon Hotel Oslo Airport, Gardermoen juni: Landstreff, Oppdal (i samarbeid med DK Trøndelag) august: Stand på Rudskogen Motorfestival, Rakkestad september: BMW-dagene, Norsk Trafikksenter, Våler oktober: Stand på Oslo Motor Show, Lillestrøm Utover dette har det vært arrangert en rekke treff i regi av distriktsklubbene og 02/Classic rundt omkring i landet. Racing-gruppen har også kjørt full serie i Årsmøtet Det ble for første gang arrangert etter de nye vedtektene med delegater i fra hver DK/UG. Møtet startet på fredag med diskusjoner rundt sakene som var kommet inn og lørdagen ble brukt til å gjennomføre selve årsmøtet. 4

5 Landstreff Oppdal For første gang ble det arrangert et sosialt treff for hovedklubben som gikk over en hel helg. Oppmøtet ble på ca. 50 biler og noe mere folk. Oppmøtet kunne vært bedre, men alt i alt en hyggelig helg med god stemning. DK Trøndelag sto for forberedelsene og den praktiske gjennomføringen. Rudskogen Motorfestival Vi ble invitert til å stille med klubbstand under denne helgen, noe som vi takket ja til. Det ble en fin helg, med mange besøkende innom standen vår. En del nye medlemmer ble det også. En fin arena å vise frem klubben på. BMW-dagene Norsk Trafikksenter, Våler. Som vanlig samler Vålertreffet medlemmer fra hele landet, takket være sin sentrale beliggenhet. Gode tilbakemeldinger i fra fornøyde deltakere og i fra NAFs banemannskap. Det ble arrangert utstilling med premiering i flere klasser. Det ble holdt felles middag på Hotell Central i Elverum og stemningen var svært god. Under middagen ble det avholdt lotteri med mye flotte premier fra våre sponsorer. På søndag formiddag forsøkte vi å arrangere rebusløp, men der ble det dårlig deltakelse. Alt i alt en fin helg, om enn noe kaldt. Vi vil for senere arrangementer forsøke å få til dette på våren/sommeren hvor været forventes å være varmere. Vi fikk også vist fram det nye klubbteltet vårt og fikk mange positive tilbakemeldinger på det. Oslo Motor Show. Vi stilte også i år med klubbstand på OMS. Denne gang hadde vi lånt en M635CSi av Tom Heine Bjercke og en 3.0CS av Rainer Nilsen. Vi satte også her opp det nye klubbteltet vårt, hvor vi solgte klubbeffekter og vervet nye medlemmer. Bra med besøk og mange hyggelige folk innom. Litt vanskelig å skaffe bemanning til standen, men vi fikk det til. Stor takk til de som bidro! 2.5 Klubblad Fahrfreude kom ut med tre nummer i 2012 på 64 sider hver. Tilgangen på artikler har vært tilfredsstillende, men redaksjonen lider som vanlig under sent innkommet stoff. Ny redaktør i fra nummer 2/2012 er Tor Arne Hæg. Han har igjen fått bladet opp på et meget høyt kvalitativt nivå. Det bør nevnes at Fahrfreude kunne hatt godt av flere annonsører. Vi er en klart definert målgruppe med god kjøpekraft. 2.6 Distriktsavdelinger og undergrupper I 2012 har BMW Car Club Norway hatt elleve distriktsklubber og to undergrupper. Alle DK/UG har avholdt attraktive arrangementer, med alt fra kjøretreff, til klubbkvelder og sosiale treff. 2.7 Klubbens administrasjon Medlemstallet har i 2012 steget kraftig og etter en fordobling fra fjoråret, er det på vei tilbake til gamle høyder. Klubben hadde pr. 31/ ca medlemmer. 5

6 Mye av dette skyldtes at tidligere medlemmer ikke hadde fått fornyet sitt medlemskap på grunn av manglende papirfaktura. Dette har nå blitt sendt ut og Hovedstyret registrerer en meget gledelig økning i antall registrerte medlemmer. Det har derfor blitt lagt ned mange hundre timer i å oppdatere og rette opp i medlemslistene. Medlemsregisteret blir nå ajourført fortløpende. 2.8 Klubbens forhold til Federation of European BMW Clubs ble BMW Car Club Norway medlem av Federation of European BMW Clubs (FEBC) 2.9 Helhetsvurdering av driftsåret 2012 Hovedstyret er i hovedsak fornøyd med driftsåret En del av de aktivitetene Hovedstyret har utført er: Fahrfreude fikk i juni ny redaktør. Klubblokalene i Strømsveien ble avviklet. Vi flyttet lageret fra Aurskog til Brumunddal. Etablerte webshop og ellers er websiden under konstant utvikling. Opparbeidet en ressursbank som består av medlemmer med forskjellig kompetanse som de har sagt seg villig til å bidra med til klubbens beste. Overført løpende medlemskap til å følge kalenderår. Brukt flere hundre timer i å gjennomgå medlemsregisteret. Lagt ned en stor arbeidsmengde i å hente tilbake tidligere medlemmer. Info ut til medlemmene har bedret seg og mail blir besvart. Klubbens offisielle mailadresse er konstant bemannet, med rask respons. Opprettet kontakt med våre nordiske søsterklubber, samt MC-klubben i Norge. Opprettholdt den gode kontakten med BMW Norge og gjenopprettet dialogen med Rudskogen Motorsenter/Harald Huysman. Websiden: Kommunikasjon innad i styret via internforum Det samme for valgkomitéen Alle DK/UG har egne sider på subdomener under bmwccn.no Alle DK/UG har tilgang til medlemslister for sine områder Alle DK/UG kan bruke SMS-utsendelser via kontrollpanelet Alle klubbens e-postkontoer er flyttet fra Powertech til Uniweb med bedre webmail Egen plass til dokumenter for nedlastning Kalender som alle DK/UG, samt HK kan holde oppdatert TV-guide Webshop Ny og stabil serverløsning Nytt design og forum Facebooksidene er koblet sammen med websidene Annonseplasser 6

7 Kontingentbetaling via Paypal med direkte oppdatering i medlemsregisteret Besøksstatistikk Alle DK/UG fikk tildelt kontingentandel som ansøkt, selv om medlemstallet på det gitte tidspunktet ikke tilsa det. Dette ble gjort for å gi DK/UG muligheten til å opprettholde sitt aktivitetsnivå og derved få opp igjen medlemstallet. Fått på plass nye og forbedrede ansvars- og arrangørforsikringer for klubben, både DK/UG og HK. Oppdatert offentlige informasjoner og banktilganger. Igjen fått på plass papirfaktura. Startet prosessen med å gjennomgå alle avtalene klubben har med samarbeidspartnere, leverandører, baneutleiere m.m. Søkt om momsrefusjon via LMK. Gått igjennom og fått full oversikt over økonomien, opprettet kontoplan og ryddet opp i alle gamle regnskapsposter. Kjøpt nytt klubbtelt og andre profileringseffekter. Samlet sett har de ovenstående aktivitetene vært meget arbeidskrevende og Hovedstyret har lagt ned et stort antall arbeidstimer for å få ting på plass. De aktivitetene som har vært prioritert av Hovedstyret for å få klubben tilbake i ordinær drift må sies å ha hatt god effekt selv om ikke alle tiltakene har gitt full effekt ennå. Hovedstyret er imidlertid av den oppfatningen at klubben nå på det nærmeste er tilbake i ordinær driftsmodus etter en del utfordrende år. Vi i Hovedstyret vil imidlertid benytte anledningen til å takke alle våre medlemmer, samarbeidspartnere og styrene i DK/UG for all hjelp og støtte i Dette har oppmuntret oss i Hovedstyret til å yte vårt aller beste over lang tid for å bidra til å gi alle en ennå bedre klubb. Vi håper å kunne fortsette dette framover også. Det er derfor veldig inspirerende å registrere at klubben igjen har over 2200 medlemmer! Hovedstyret ser derfor på 2013 som et spennende og aktivitetsfylt år hvor vi for første gang på mange år også skal arrangere Tysklandstur. Dette i tillegg til våre sedvanlige arrangementer som BMW-dagene på Rudskogen og Våler og ikke minst Landstreffet. Vi vil benytte anledningen til å ønske alle medlemmer og samarbeidspartnere velkommen til deltakelse på de nasjonale treffene i år. 7

8 3 REGNSKAP Regnskap Hovedklubben Regnskapet for 2012 viser i likhet med de siste årene et betydelig underskudd. Dette skyldes i stor grad at medlemskontingentene falt drastisk som følge av manglende oppdatert medlemsregister og manglende utsendelse av papirfaktura. Mange medlemmer var derfor ikke klare over at medlemskapet hadde utløpt og fikk heller ikke melding om dette. Dette ble endret ved at klubben gikk tilbake til tidligere ordning med forfall på medlemskapet pr og utsendelse av papirfaktura. Som følge av dette viser regnskapet at kontingentinntektene falt til ca Årsmøtet vedtok å opprettholde klubbens aktivtetsnivå fra tidligere år og derfor viser regnskapet et driftsunderskudd på ca. kr Hertil kommer opprydding av regnskapsposter fra tidligere år på ca. kr Årsmøtet vedtok i 2012 et underskudd på inntil kr (iht. vedtektene skal Hovedstyret måles på bunnlinjen). Selv om regnskapet viser at driften har holdt seg innenfor Årsmøtets vedtak er Hovedstyret allikevel ikke fornøyde med resultatet til tross for store anstrengelser for å redusere kostnadsnivået. I tillegg til det rene driftsunderskuddet kommer altså ekstraordinære kostnader på ca. kr Disse utgiftene viser dermed ikke det reelle uttrykk for forvaltningen av klubben siste år. Oppryddingen viser at klubben ved siste årsskifte er tilnærmet gjeldfri. Vi vil også peke på at det sittende Hovedstyret ikke har tatt ut noen form for godtgjørelser siste år. Sett på bakgrunn av regnskapene de senere år er det klart at driftsunderskudd ikke lenger kan aksepteres dersom klubben fortsatt skal ha tilfredsstillende økonomisk handlefrihet. Egenkapitalen er ved årsskiftet redusert til ca. kr og representerer etter Hovedstyrets syn et minimum for å sikre fortsatt forsvarlig drift. Styrets budsjettforslag for 2013 viser også at vi skal gå med overskudd. Styret har også reforhandlet mange av sponsor- og samarbeidsavtalene for i år. Dette har også vært tidkrevende fordi mange av avtalene måtte oppdateres innholdsmessig. Vi er fortsatt i prosess med mange samarbeidspartnere men håper å få dette på plass til Årsmøtet. 8

9 Konto Navn Driftsinntekter Salgsinntekter varer og tjenester 3000 Medlemskontingent , , Annen innbetaling 0, , Inntekter Arrangement , , Inntekt Arrangement Rudskogen , , Inntekt Arrangement Karlskoga 0, , Inntekt Arrangement Våler ,00 0, Loddsalg ,00 0, Salg Effekter & Varer , , Annonseinntekter FF 0, , MVA Kompensasjon , , Annen inntekt ,00 0,00 Sum Salgsinntekter varer og tjenester , ,17 Sum Driftsinntekter , ,17 Driftskostnader Driftskostnader 5300 Godtgjørelse, refusjon styret 0, , Flytting, Transport 8 140,00 0, Service, reparasjon utstyr 3 475,31 0, Forsikringer ,00 0, Leie lokaler 6 611, , Kostnader, lokaler 3 365,00 0, Leie utstyr, Betalingsterminal 8 833,25 0, Andre Leiekostnader ,00 0, Baneleie Karlskoga 0, , Baneleie ACR , , Baneleie Rudskogen 8 400, , Baneleie, Vålerbanen ,00 0, Inventar, utstyr ,00 0, Driftsmateriale 298,30 0, Data, EDB 5 898, , Programvare 4 035, , Domene, e-post og hjemmeside , , Regnskapstjenester , , Honorar medlemsservice , , Honorar PC - Service 0, , Honorar grafisk Fahrfreude , , Honorar Redaktør FF ,00 0, Annen fremmedtjeneste 8 500,00 0, Godtgjørelse Funksjonærer 0, , Kontorrekvisita 6 826, , Trykking, kopiering , , Xdsl, bredbånd 2 111, , Betalingsterminal, abonnement 819,00 809, Porto , , Pakketering og utsendelser , ,81 9

10 7101 Bilgodtgjør., ikke oppgavepliktig , , Ref. Annen bilkostnad 678,16 0, Reisekostnad, ikke oppgavepliktig , , Konferanse, dagpakker hotell ,00 0, Diettkostnader, ikke oppgavepliktig , , Møtemat, bevertning , , Gaver og premier 0, , Billetter, arrangementkostnader 2 701,00 0, Annen Foreningsrettede kostnader 7 000, , Produksjon Medlemskort , , Overføring kontingent lokalavdeling , , Kontingent, ikke fradragsberettig , , Annonse, Reklame, Profilering ,79 0, Avgifter, offentlig 216,00 135, Bankgebyrer 1 639, , Uttaksgebyr Kapitalkonto 0, , Årspris Visakort/ Bankkort 275,00 0, BBS, Bankterminal kostnad 7 270, , Avgift Paypal , , Purregebyr Leverandører 251,74 893, Andre kostnader 1 110, , Valutatap (disagio) 0,00 572, Feilføringer -4,09 0,00 Sum Driftskostnader , ,23 Tap på fordringer 7795 Tap på krav 0, ,00 Sum Tap på fordringer 0, ,00 Sum Driftskostnader , ,23 Sum Driftsresultat , ,06 Finansinntekter Renteinntekter 8050 Renteinntekter, bank ,56 0,00 Sum Renteinntekter ,56 0,00 Andre finansinntekter 8060 Valutagevinst 0,00-10,26 Sum Andre finansinntekter 0,00-10,26 Sum Finansinntekter ,56-10,26 Sum Finansresultat ,56-10,26 Ordinært resultat før skattekostnad , ,80 Ordinært resultat , ,80 10

11 Ekstraordinære poster Ekstraordinære kostnader 7900 Rentediff. Kap-kto , Rentediff. Drifts-kto , Kostnader ,50 0,00 Sum Ekstraordinære kostnader ,20 0,00 Sum Ekstraordinære poster ,20 0,00 Årsresultat , ,80 Noter til resultatregnskapet: a) Siste nummer Fahrfreude 2012 føres i 2013 (er derfor ikke med for 2012) b) Treffregnskapene er avstemt c) Inntekter 3130 kr er fra OMS d) 6305 Kostnader lokaler kr er ifm. oppussing/vedlikehold ved fraflytting Strømsveien e) 6320 Andre leiekostnader kr er leie av stand OMS og tilhenger/telt ifm. Rudskogen og Våler f) 6500 Inventar og utstyr kr er kjøp av klubbtelt og audio-/videoutstyr g) 6740 Honorar medlemsservice kr er ekstern hjelp til medlemsregisteret h) 6780 Honorar grafisk FF kr er redaktørgodtgjørelse i) 6790 Annen fremmedtjeneste kr er ambulanse Våler j) 6820 Trykking, kopiering kr er Fahrfreude, vervefoldere og program Våler k) 7101 Bilgodtgjørelse kr er refusjoner for styremedlemmers transport l) 7140 Reisekostnader kr er til Årsmøtet 2012 samt ett styremøte m) 7160 Diett kr er Antilla, Årsmøtet og styremøter 2012 n) 7410 Kontingent kr er LMK o) 7500 Annonse, reklame kr er film, visittkort, annonse klubbsekretær, banner og klubbmerker p) 7900 Rentedifferanser 2011 på kapital- og driftskonto skyldes at renteinntektene er blitt dobbeltført i 2011 slik at regnskapet viser for høy egenkapital ved inngangen til Øvrige 2011-kostnader er fra balansen i 2011 og består hovedsakelig av utestående bilgodtgjørelse (kr ), redaktørgodtgjørelse FF ( ) ACRog Rudskogen baneleie (kr ) og porto/pakking FF 4/2011 (kr ). 11

12 Konto Navn Eiendeler Omløpsmidler Kontanter, bank-/postgiroinnskudd 1900 Kasse 267,53 156, Postgiro ,00 783, Bank, , , Bank , , Paypal konto , ,32 Sum Kontanter, bank- /postgiroinnskudd , ,78 Kortsiktige fordringer 1380 Refusjoner uten bilag ,25 0, KUNDEFORDRINGER , , Fordringer Lokallag 0, , Mellomværende Styret 2 478, ,54 Sum Kortsiktige fordringer , ,54 Varelager/beholdninger 1400 Varebeholdning- Effekter , ,75 Sum Varelager/beholdninger , ,75 Sum Omløpsmidler , ,07 Sum Eiendeler , ,07 12

13 Gjeld/egenkapital Kortsiktig gjeld Kortsiktig gjeld 2400 Leverandørgjeld ,34 0,00 Sum Kortsiktig gjeld ,34 0,00 Annen kortsiktig gjeld 1749 Andre forskuddsbetalte kostnader , , Annen kortsiktig gjeld 0, ,00 Sum Annen kortsiktig gjeld , ,59 Sum Kortsiktig gjeld , ,59 Egenkapital Fri egenkapital/udekket tap 2050 Egenkapital , ,91 Resultat , ,55 Rentediff. Kap-kto ,72 Rentediff.drifts-kto ,98 Sum Fri egenkapital/udekket tap , ,66 Sum Egenkapital , ,97 Sum Gjeld/egenkapital , ,07 Noter: a) Varelager er balanseført til kostpris b) Forskuddsbetalte kostnader er ført på passivasiden og denne frastår derfor som fradrag til egenkapitalen c) Rentedifferanser ført mot egenkapital 13

14 3.2 REGNSKAP/BUDSJETT DISTRIKTSKLUBBER OG UNDERGRUPPER 1) 02/Classic: BMW CCN UG: 02/Classic RESULTAT Inntekter: Budsjett 2013 Regnskap 2012 Budsjett 2012 Regnskap 2011 Andel medl.kont Treffinnt Loddsalg Effektsalg Differanse kontantsalg Renteinnt. 50 Div. innt. Salg delelager Sum inntekter: Utgifter: Treffutg Premier Effektkjøp Regulert varelager Porto Reklame/profilering Stand leie Kjøregodtgjørelser Anskaffelse/utstyr Styreutgifter: Div. Innkjøp delelager BMW Bankomkostninger Sum utgifter: ÅRSRESULTAT Bevegelse EK EK pr Årsresultat EK pr EK= Egenkapital BALANSE Eiendeler: Regnskap 2012 Varelager Bankkto Kasse 0 Sum eiendeler Gjeld / EK EK pr Gjeld Sum Gjeld og EK

15 2) Vi har ikke mottatt regnskaper fra UG Racing, men disse har heller ikke mottatt andel medlemskontingent i Budsjett Racing 2013: Ikke budsjettert med inntekter, men har følgende budsjetterte utgifter: a) Årsmøte kr b) Medlemsmøte kr c) Kurs løpsleder kr d) Reise/overnatting kr e) Veieutstyr kr f) Støymåler kr g) Bremsevæskemåler kr h) Nytt klasseberegningsark kr Sum (=omsøkt beløp fra HK) kr

16 3) Rogaland: BMW CCN DK: Rogaland Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT Inntekter: Andel medl.kont Treff innt Loddsalg 0 0 Effektsalg Renteinnt. 0 17,6 Div. innt. 0 Sum inntekter: ,6 Utgifter: Treffutg Premier Effektkjøp 2000 Verktøy 3000 Møteutg Rekvisita/utstyr 506 Reiser/tlf godtgjørelse 2400 Div. utg ,81 Bankomkostninger 0 Sum utgifter: ,81 ÅRSRESULTAT ,79 Bevegelse EK EK pr ,42 Årsresultat 10197,79 EK pr ,21 Rogaland Regnskap BALANSE Eiendeler: Varelager 0 Bankkto ,71 Kasse 3384,5 Fordringer 0 Sum eiendeler 37441,21 Gjeld / EK EK pr ,21 Gjeld 0 Sum Gjeld og EK 37441,21 16

17 4) Hedmark/Oppland: BMW CCN DK: Hedmark og oppland Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT Inntekter: Andel medl.kont Treff innt Loddsalg Effektsalg Renteinnt ,73 5 0,68 Div. innt. 0 0 Sum inntekter: , ,68 Utgifter: Treffutg ,88 Premier ,5 Effektkjøp Porto Møteutg./lokalleie , ,82 Rekvisita/utstyr Reiser/tlf godtgjørelse , Div. utg Bankomkostninger 0 0 Sum utgifter: , ,2 ÅRSRESULTAT , ,48 Regnskap BALANSE Eiendeler: Varelager 0 Bankkto ,1 Kasse 1441 Fordringer 0 Sum eiendeler 37572,1 Gjeld / EK EK pr ,10 Gjeld 0 Sum Gjeld og EK 37572,10 17

18 5) Hordaland BMW CCN DK: Hordaland Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT Inntekter: Andel medl.kont , Treff innt , Loddsalg Effektsalg Renteinnt , ,80 Div. innt Sum inntekter: , ,80 Utgifter: Treffutg , ,30 Premier , ,60 Effektkjøp Banner med ny logo 6000 Møteutg. / Lokalleie , Rekvisita , Div. utg Bankomkostninger Sum utgifter: , ,90 ÅRSRESULTAT , ,90 Regnskap BALANSE 2012 Eiendeler: Varelager Bankkto ,69 Kasse 7405,00 Fordringer Sum eiendeler 25531,69 Gjeld / EK EK pr ,39 Gjeld Sum Gjeld og EK 25531,39 18

19 6) Møre og Romsdal BMW CCN DK: Møre og Romsdal Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT Inntekter: Andel medl.kont Treff innt Loddsalg Effektsalg Renteinnt Div. innt Sum inntekter: Utgifter: Treffutg Premier Effektkjøp Porto,, Møteutg. / Lokalleie Rekvisita Div. utg Bankomkostninger 20 17,5 20 4,5 Sum utgifter: , ,5 ÅRSRESULTAT , ,5 Regnskap BALANSE 2012 Eiendeler: Varelager Bankkto. 1341,51 Kasse 11052,5 Sum eiendeler 12394,01 Gjeld / EK EK pr ,51 Årets resultat ,50 Sum egenkapital ,01 19

20 7) Nordland BMW CCN DK Nordland Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT Inntekter: Andel medl.kont Treff innt Loddsalg Effektsalg Renteinnt Div. innt. Sum inntekter: Utgifter: Treffutg Premier Effektkjøp 0 0 Porto 0 0 Møteutg. / Lokalleie Rekvisita 0 Div. utg Bankomkostninger Sum utgifter: ÅRSRESULTAT Regnskap BALANSE 2012 Eiendeler: Varelager 0 Bankkto. 7666,71 Kasse 275 Fordringer Sum eiendeler 7941,71 Gjeld / EK EK pr ,71 Gjeld Sum Gjeld og EK 7941,71 20

21 8) Oslo og Akershus BMW CCN DK: Øst Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT Inntekter: Andel medl.kont.* kr , Treff innt kr , Loddsalg 6000 kr 2 850, Effektsalg 0 kr 0, Ekstraordinær bevilgning * kr 0, Renteinnt. 100 kr 42, ,43 Div. innt. 0 Sum inntekter: , ,43 Utgifter: Treffutg kr , ,5 Premier 6000 kr 5 700, Effektkjøp 3000 kr 0, Porto/ sms 4500 kr 4 091, ,38 Møteutg. / Lokalleie 6000 kr 6 624, Rekvisita 5000 kr 3 364, Kontantbuffer 0 Div. utg kr , ,8 Bankomkostninger 500 kr 150, Sum utgifter: , ,68 ÅRSRESULTAT , ,75 DK: Øst Regnskap BALANSE 2012 Eiendeler: Varelager kr 0,00 Bankkto kr 6 211,92 Kasse kr 0,00 Fordringer kr 0,00 kr 0,00 kr 0,00 kr 0,00 Sum eiendeler 6 211,92 Gjeld / EK EK pr ,08 Gjeld til HK ,00 Sum eiendeler 6 211,92 21

22 9) Sogn og Fjordane BMW CCN DK: Sogn og Fjordane Budsjett Regnskap RESULTAT Inntekter: Andel medl.kont. - Treff innt Loddsalg - Effektsalg Renteinnt. 12 Div. innt. Sum inntekter: Utgifter: Treffutg Premier Regulert varelager Effektkjøp Porto Møteutg. / Lokalleie Rekvisita SMS varsling 500 Div. utg. Bankomkostninger 6 Sum utgifter: ÅRSRESULTAT (352) : Sogn og Fjordane Regnskap BALANSE Eiendeler: Varelager Bankkto Kasse Fordringer Sum eiendeler Gjeld / EK EK pr Sum egenkapital

23 10) Telemark BMW CCN DK: Telemark Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT Inntekter: Andel medl.kont , , , ,00 Treffinnt , , , ,50 Loddsalg Effektsalg 250,00 250,00 500,00 300,00 Renteinnt. 100,00 94,19 80,00 99,71 Div. innt. 0,00 0,00 0, ,00 Sum inntekter: 9 100, , , ,21 Utgifter: Treffutg , , , ,65 Premier 1 500, , , ,00 Effektkjøp 0,00 0,00 0,00 0,00 Porto 0,00 0,00 0,00 0,00 Møteutg. / Lokalleie 1 900,00 800, , ,80 Rekvisita 800,00 100, , ,39 Nedskrivning varelager 0,00 0,00 0,00 0,00 Div. utg. 900,00 818, , ,75 Bankomkostninger 0,00 0,00 0,00 0,00 Sum utgifter: 9 100, , , ,59 ÅRSRESULTAT 0, , , ,38 : Telemark Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap BALANSE Eiendeler: Varelager 0,00 0,00 0,00 0,00 Bankkto , , , ,83 Kasse 1 200, , , ,00 Fordringer 0,00 0,00 0, ,78 Sum eiendeler , , , ,61 Gjeld / EK EK pr , , , ,61 Gjeld 0, ,14 0, ,00 Sum eiendeler , , , ,61 Bevegelse EK EK pr , , , ,99 Årsresultat 0, , , ,38 EK pr , , , ,61 23

24 11) Trøndelag BMW CCN DK: TRØNDELAG Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT Inntekter: Andel medl.kont Treff innt Loddsalg Effektsalg Renteinnt , ,24 Div. innt Sum inntekter: , ,24 Utgifter: Treffutg , ,5 Premier Effektkjøp Porto , Møteutg. / Lokalleie ,41 Rekvisita Div. utg , Bankomkostninger Sum utgifter: , ,91 ÅRSRESULTAT , ,33 Regnskap BALANSE 2012 Eiendeler: Varelager 0 Bankkto. pr ,01 Kasse 2000 Fordringer 0 Sum eiendeler 3598,01 Gjeld / EK EK pr ,01 Sum eiendeler 3598,01 24

25 12) Vestfold BMW CCN DK: Vestfold Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap RESULTAT Inntekter: Andel medl.kont Treff inntekter Loddsalg Effektsalg Renteinntekter Diverse Inntekter (beholdningsendring) Sum inntekter: Utgifter: Treffutgifter Premier Effektkjøp Porto/SMS Møteutgifter / Lokalleie Rekvisita Diverse Utgifter Bankomkostninger 4 4 Sum utgifter: ÅRSRESULTAT Vestfold Regnskap Regnskap BALANSE Eiendeler: UB UB Varelager (se eget oppsett) Bankkonto (jmf kontoutdrag) Kasse (opptelt) Fordringer 0 0 Differanse 1 Sum eiendeler Gjeld / EK EK pr Årets resultat Sum eiendeler

26 4 REVISJONSBERETNINGEN REVISJONSBERETNING FOR BMWCCN FOR REGNSKAPSÅRET 2012 Vi har gjennomført revisjonen for Dette innebærer å revidere Hovedklubbens, distriktsklubbenes og undergruppenes årsoppgjør, regnskaper, budsjetter samt behandling av klubbens øvrige anliggender i henhold til Klubbens vedtekter 9 Regnskaper Hovedklubbens årsregnskap viser per 31/ et underskudd på kr ,25. Tilsvarende underskudd i 2011 var på kr ,80. Underskuddet i 2012 inkluderer ekstraordinære kostnader på kr ,20 som gjelder opprydding i regnskapsposter fra Revisor har fått orientering om grunnlaget for de ekstraordinære kostnader fra 2011 og vil motta dette også skriftlig. Ordinært resultat før ekstraordinære poster for regnskapsåret 2012 viser et underskudd på ,05. Dette er innenfor den «rammen» på ,- som i henhold til styrets beretning ble vedtatt på årsmøtet i Totalbalansen er ved årets utgang på kr ,07 hvorav egenkapitalen utgjør kr ,97. Tilsvarende tall pr var ,66 i totalkapital og ,22 i egenkapital. Årsaken til at egenkapital pr er høyere enn totalkapital er at forskuddsbetalte kostnader på ,59 er ført som fordring under Annen kortsiktig gjeld. I årsberetningen påpeker styret at nivå på egenkapital pr representerer et minimum for å sikre forsvarlig drift. Det er budsjettert med overskudd i Regnskapet pr inneholder en fordring på kr 60000,- mot lokallag Oslo og Akershus. Revisor er forelagt avtale mellom Hovedklubben og Lokallaget datert Varebeholdning effekter har økt fra kr ,- til kr ,75 fra til Det bør gjøres bekreftet varetelling i forbindelse med regnskapsavslutning hvert år. Det vises til innkallingen til årsmøtet for nærmere detaljer om regnskapene. Alle regnskaper er revidert og hermed godkjent. Revisjonen av mottatte regnskaper er avsluttet pr Oslo, Trond Lien (Sign.) Revisor Ketill Jacobsen (Sign.) Revisor 26

27 5 GJENNOMGANG BUDSJETTFORSLAG 2013 MED FORUTSETNINGER Budsjettforslag Inntekter: Medlemskontingent Avtale BMW Norge Annonser FF Annonser web Annonser velkomstpk Treffinntekter Rudskogen Treffinntekter Våler Lotteri Rudskogen og Våler Effektsalg webshop Sum Utgifter: Flytting/transport 6000 Rep./vedl.hold utstyr 7000 Forsikringer Leie lokaler Point, bet. Term Kostnad velkomstpk Varekjøp webshop Landstreff Lillehammer Baneleie Rudskogen Baneleie Våler Inventar/utstyr Data/EDB 6000 Programvare 3000 Domene, epost mv Regnskapstjenester Honorar redaktør FF Kontorrekvisita 8000 Trykking, kopiering Porto Pakketering, adressering Bilgodtgjørelse Reisekostnader Konferanser/årsmøte Diettkostnader Bevertning/innkjøp mat Billetter/arr.kostn. (RMS) 5000 OMS

28 Andre foreningskostn. LMK Prod. medlemskort 5000 Ovf. Kont.andel DK/UG Kontingenter 0 Reklame, film, annonse 5000 Off. avgifter 1000 Avgift PayPal Purregebyrer, leverandør 0 Andre kostnader 4000 Godtgjørelse, styret Oppgjør overtakelse webdrift Refusjon mva Årspris, VISA 1000 Finanskostnader 1000 Sum utgifter Driftsresultat Forutsetninger budsjett 2013: Inntekter: 1) Medlemskontingent 2013 forutsetter 200 nye medlemmer fra april desember 2) Inntekter BMW Norge føres i 2013 (kr var for 2012, men ble gjort opp i 2013) 3) Annonser på hjemmesidene og velkomstpakke må gi kr ) Hovedtreffene på Rudskogen og Våler forutsettes å gå litt i overskudd; dette innebærer ca. 130 biler til 2-dagers kjøring på hvert av treffene. Dette tilsvarer omtrent det antall som har vært på siste års treff. Utgifter: 5) Fahrfreude føres med i alt 4 numre for 2013 hvorav 1 nummer er 3/2012. Dette skyldes at utgaven kom ut rett over nyttår og kostnadene var ukjente 6) Overføring fra HK til DK/UG for andel medlemskontingent utgjør ca. 11 %. Vi har mottatt forespørsler om støtte på i alt kr

29 6 BEHANDLING AV INNKOMNE FORSLAG AV ØKONOMISK KARAKTER Telemarkklubben ønsker å ta opp mulighetene for å sende ut medlemskort 2 ganger i året, istedenfor kun 1 gang i året. Henholdsvis starten av året og 3. kvartal av året. Bakgrunnen for dette er for å fange opp flest mulig av nye medlemmer i klubben, slik at de mottar medlemskort innen rimelig tid, da f.eks. man kan melde seg inn rett etter utsendelse og ikke få medlemskort før året etterpå. Mvh Marius Stensrød formann Telemark Antall delegater til årsmøtet BMWCCN HK begrenses til 1stk. pr UG/DK. Ser ikke helt poenget med at det skal være dobbelt opp med stemmer fra hver UG/DK. Sparer også en del penger ved å holde antall delegater nede på et minimum. Mvh Inge B. Braathen Medlem FASTSETTELSE AV MEDLEMSKONTINGENTEN Styret har lagt til grunn en opprettholdelse av dagens kontingent i budsjettforslaget. 8 VEDTAK AV BUDSJETT (justert for konsekvenser i punktene 5, 6 og 7) 9 INNKOMNE FORSLAG (ikke-økonomiske) Hovedstyret ønsker å endre navn på undergruppen 02/Classic til Classic. Dette for å følge BMW AG sin policy. BMW Classic sitt modellutvalg skal også gjelde for BMW CCN Classic. Klubbens tittel for PR/media-ansvarlig endres til Media-ansvarlig. Grunnen til dette er at alle HK-styremedlemmer er PR-ansvarlige i kraft av sine verv. Tittel for president og visepresident foreslås endret til hhv. Leder og Nestleder. Vedtektsendringer/justeringer VEDTEKTER - BMW CAR CLUB NORWAY 1a Klubbens navn og formål Klubbens navn er BMW Car Club Norway (BMW CCN heretter) Klubbens formål er: Å organisere eiere og sympatisører av BMW-biler (fra tre hjul og mer), utvikle og aktivisere BMWs eget begrep freude am fahren i nyttemessige, sportslige og sosiale formål. 1b Klubbens forhold til BMW AG/BMW Norge, Federation of 29

30 European BMW Clubs og LMK BMW CCN er eneste BMW klubb for biler i Norge som er godkjent av BMW Norge AS og derved av BMW AG. BMW CCN har med dette rett til å godkjenne og/eller avslå bruk av navnet BMW til klubber innen egen klubbsfære. BMW CCN skal være tilsluttet BMW Clubs European Federation (BCEF) med hele sin medlemsmasse. Klubben er også medlem av Landsforbundet av Motorhistoriske Kjøretøyklubber (LMK). 2 Klubbens inndeling BMW CCN skal bestå av en (1) hovedklubb (HK), distriktsklubber (DK), som i hovedsak skal være begrenset av fylkesgrenser, og undergrupper (UG). DKgrensene kan gå utover fylkesgrenser dersom det er grunnlag for det og det ikke foreligger innsigelser/protester fra andre DK. UG er basert på spesialinteresser og er landsomfattende. Opprettelse av DK/UG skal forhåndsgodkjennes av BMW CCN's Hovedstyre. Disse skal arbeide innenfor de retningslinjer som Hovedstyret og/eller Generalforsamlingen til enhver tid gir. Disse vedtektene gjelder for alle DK og UG klubber i BMW CCN. DK/UG har i tillegg til disse vedtektene et eget sett med vedtekter som skal være i samsvar med hovedklubbens formål, vedtekter og målsetninger. Eventuelle tvister som ikke avgjøres på lavere nivå, skal avgjøres i Hovedstyret, alternativt av Generalforsamlingen hvis noen av partene krever det. 3 Ledelse BMW CCN ledes av: I. Generalforsamling II. Hovedstyret III. DK/UG ledes av lokalt valgte styrer (se egne vedtekter for klubbene) Generalforsamling er BMW CCN s høyeste myndighet og skal avholdes hvert år innen Tid for neste års Generalforsamling skal bestemmes innværende møte før dette avsluttes. Generalforsamlingen består av ordinære HK styremedlemmer, eventuelle vararepresentanter, 1 delegat fra hver DK/UG, æresmedlemmer, og av HK-styrets innbudte gjester. HK-styret representerer alle øvrige medlemmer som ikke tilhører en DK/UG. Revisorer og valgkomitéens medlemmer har møte- og talerett i saksområder de er valgt for, men har ikke stemmerett i Generalforsamlingen. Revisorer, valgkomitéens medlemmer og innbudte gjester kan overvære deler av Generalforsamlingen de finner nødvendig og interessant. Gjester har tale-, men ikke stemmerett. Valgkomitéens innstilte kandidater har møte- og talerett, men ikke stemmerett. Hovedstyret skal påminne om avholdelse av Generalforsamling med minst 8 ukers varsel. Innkallelsen skal ut senest 2 uker før Generalforsamling. Forslag som ønskes behandlet på Generalforsamling skal skriftlig være Hovedstyret i hende senest Sakslistens innhold kan imidlertid ikke endres etter dette tidspunkt. Forslag til behandling på Generalforsamling kan sendes inn av alle medlemmer med gyldig Medlemskap. Alle forslag skal være skriftlig. Informasjon til alle medlemmer og innkallelse til Generalforsamling kan skje ved bruk av elektroniske medier (e-post, telefon/sms eller lignende), medlemsblad, brev og/eller klubbens hjemmesider. 30

31 Senest 31.1, skal Hovedstyret sende ut innkomne saker til DK/UG styrene, slik at også disse sakene kan vedlegges DK/UG Årsmøtene, foruten om sine respektive DK/UG saker. DK/UG årsmøter skal avholdes innen slik at resultatet fra DK/UG beslutningene, kan fremlegges Generalforsamling. Sakslisten til Generalforsamling skal inneholde: 1. Dagsorden. 2. Årsberetning. 3. Regnskap med komplett revisjonsberetning for hovedklubb og alle DK/UG. 4. Innkomne forslag. 5. Budsjett. 6. Navneliste på alle tilmeldte Generalforsamlingsdeltagere. Generalforsamlingen skal behandle sakene i følgende orden: 1. Godkjenne den fremmøtte Generalforsamling. 2. Valg av ordstyrer, referent og 2 representanter til å undertegne protokollen. 3. Godkjenne saksliste og forretningsorden. 4. Behandle årsberetning. 5. Behandle revidert regnskap. 6. Behandle ansvarsfritak for Hovedstyret for økonomi og drift siste år. 7. Gjennomgang av budsjettforslag med forutsetninger. 8. Fastsette økonomiske betingelser for klubbens tillitsmenn for kommende år. 9. Behandle innkomne forslag av økonomisk karakter. 10. Fastsette medlemskontingenten for påfølgende år. 11. Vedtak om BMW CCN sine Hovedaktiviteter de neste 12 måneder. 12. Vedtak av budsjett (justert for konsekvenser i punktene 6, 7, 8, 9, 10 og 11). 13. Behandling av innkomne forslag av ikke-økonomisk karakter. 14. Beslutte tid for neste års Årsmøte. 15. Valg av medlemmer til Hovedstyre, revisorer og valgkomité. 16. Valg av utsending til årsmøtet i LMK. Ekstraordinær Generalforsamling skal sammenkalles når Hovedstyret eller minst 1/3 av lederne forlanger det. I Ekstraordinær Generalforsamling er DK/UG representanter stemmeberettiget uten noen form for avstemming i gruppen de representerer. Ekstraordinær Generalforsamling kan bare behandle saker som er nevnt i innkallelsen til den ekstraordinære Generalforsamlingen. Ethvert lovlig innkalt Generalforsamling eller Ekstraordinær Generalforsamling er beslutningsdyktig uansett fremmøte. Innkalling skal skje snarest mulig, minst 2 uker før møtedato. Godkjent referat (undertegnet protokoll) fra Generalforsamlinger skal bekjentgjøres til alle medlemmer, senest 2 uker etter avholdt Generalforsamling. 4b Årsmøterepresentasjon Valg, sammensetning av delegater og deltagere til Generalforsamling skal gjenspeile et demokratisk bilde av den samlede medlemsmasse. Hver DK/UG kan la 31

32 seg representere med inntil 1 delegat som har DK/UG's tillit i Generalforsamlingsaker, fortrinnsvis fra DK/UG styret. Delegaten velges på hvert enkelt DK/UG s Årsmøte. Ingen delegat kan representere mer enn 1 klubb, annet enn ved fullmakt. Påmelding av delegater med navn og medlemsnummer skal skriftlig være hovedstyret i hende innen 3 uker før Generalforsamling. Stemmerett: Det er kun HK styremedlemmer, æresmedlemmer og DK/UG delegater til den ordinære Generalforsamling som har stemmerett på begge typer Generalforsamling. Hver DK/UG delegat har 2 stemmer på Årsmøtet. Delegater kan overføre sin stemme til annen delegat, også fra annen DK/UG ved skriftlig fullmakt innen Årsmøtets start. Alle medlemmer i BMW CCN Hovedstyre skal delta på Generalforsamling og har 1 stemme hver. Hvis et Hovedstyremedlem ikke kan møte, skal vedkommende la seg representere av en annen av hovedstyrets medlemmer som derved har dobbeltstemme under Generalforsamling. Æresmedlemmer skal tilmelde sitt nærvær minst 3 uker før dato for Generalforsamling etter samme rutine som delegatene. Æresmedlemmer har møte- og talerett. De har som gruppe stemmerett med 2 stemmer. I avstemninger i saker hvor Æresmedlemmer er delt med likt antall stemmer, vil deres 2 stemmer deles. 5 Hovedstyrets sammensetning Hovedstyret skal bestå av 6 medlemmer og 2 vararepresentanter: 1. President 2. Sekretær og DK/UG ansvarlig 3. Media-ansvarlig 4. Økonomiansvarlig 5. Visepresident 6. Styremedlem 7. Vararepresentant I 8. Vararepresentant II Hovedstyrets medlemmer velges for to år av gangen, 3 og 3 medlemmer velges vekselvis hvert år. 1 vararepresentant velges hvert år. Alle valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn ett forslag. Blanke stemmesedler teller ikke og regnes som ikke avgitt. Et Hovedstyremedlem er valgt når han/hun har fått flertall (mer enn 50 % av de avgitte stemmene). Gjenvalg er tillatt. Styrets sammensetning skal i størst mulig grad være representativ for klubbens samlede interesseområder og medlemsmasse. Det søkes å sikre en bredest mulig representasjon i hovedstyret basert på kjønn, alder, geografisk tilhørighet, kompetanse og erfaring. Alle Hovedstyremedlemmer plikter å sette seg inn i de til enhver tid gjeldende vedtekter, stillingsbeskrivelser og ansvarsområder som gjelder for den styreposisjonen man er valgt for. 32

33 Ingen DK eller UG kan ha mer enn en representant i hovedstyret. Ved spesielle behov kan unntak skje ved flertallsvotering i Generalforsamling. Styremedlem som er valgt til Hovedstyret representerer kun Hovedstyret i hele valgperioden, ikke den DK/UG vedkommende er rekruttert fra. Styremedlemmer rekrutteres ved at kandidaten selv eller via sin tilhørighet (HK/DK/UG) skriftlig nomineres til den posisjon han/hun ønsker å bli valgt til, eller ved at valgkomitéen aktivt går inn for å rekruttere. Nominasjonen til ønsket posisjon skal være valgkomitéen i hende senest 4 uker før Årsmøtets møtedato slik at kandidatens navn og ønsket posisjon kan legges ved innkallingen. Dersom klubben av noen anledning ikke har et funksjonelt styre, kan det velges et arbeidsutvalg bestående av minimum 3 medlemmer (ujevnt tall) som skal ivareta klubbens og medlemmenes interesser frem til nytt ordinært valg kan gjennomføres etter gjeldende vedtekter. Leder kan velges av arbeidsutvalget selv. I tillegg kan det velges et ressursutvalg som bistår arbeidsutvalget med støttefunksjoner. Styremedlemmer som, av ulike årsaker, ikke fullfører sin valgperiode, skal erstattes av valgte Vararepresentanter. Revisorer velges etter samme fremgangsmåte som styrerepresentanter, for to år av gangen med vekselvis ett nytt valg hvert år. Valgkomitéen, som velges i Generalforsamling, består av to personer som begge velges for to år av gangen. Dog ordnes det slik at en trer ut hvert år. Det medlem som har sittet ett år rykker automatisk opp som leder det andre året. Ved gjenvalg beholder vedkommende med lengst ansiennitet i valgkomitéen funksjonen som leder. Valgkomitéen skal i sin innstilling, ta likeverdig hensyn til de innsendte nominasjoner og kandidater komitéen selv har fremskaffet. 6 Hovedstyrets gjøremål Hovedstyret sammenkalles når presidenten eller minimum to av de øvrige hovedstyremedlemmene forlanger det. Innkalling og skriftlig agenda for styremøter skal foreligge hos samtlige styremedlemmer minimum 2 to uker før møtedato. Det skal avholdes minst fire Hovedstyremøter hvert år. Arbeidsmøter utenom de faste styremøtene kan gjennomføres ved bruk av elektroniske medier dersom det er flertall for det. Alle møter hvor hovedstyret er sammenkalt, skal protokollføres og referatet skal sendes alle styremedlemmer og vararepresentanter innen 1 uke etter at møtet er avsluttet. Styremøtekalender for den kommende 12 måneders perioden skal fortrinnsvis fastsettes umiddelbart etter Generalforsamling. Styremøter skal avholdes på steder, til tider og med slik varsel at alle styremedlemmer og/eller vararepresentanter kan delta på møtene, uansett bostedsadresse. Styremøter bør fortrinnsvis legges til weekender. Styret skal minst en gang årlig sammenkalle lederrepresentanter fra Distriktsklubber, Undergrupper, æresmedlemmer og revisorer, for å gjennomgå klubbens aktiviteter fra foregående sesong, planlegge viktige aktiviteter for kommende sesong og behandle andre generelle spørsmål av allmenn interesse. Slike møter skal ikke foreta beslutninger som tilkommer Generalforsamling eller Ekstraordinær Generalforsamling å behandle. Styret skal iverksette Generalforsamlingens vedtak og for øvrig forvalte klubben, dens aktiviteter og tilganger på best mulig måte og i tråd med 1. Et hovedstyremøte er beslutningsdyktig når minst tre av dets medlemmer er møtt frem. Beslutninger krever alminnelig flertall. Ved stemmelikhet, har Presidenten 33

34 dobbeltstemme. Det påligger styret å fatte beslutninger i alle saker som kommer på styremøteagendaen. Forfall til innkalte styremøter skal straks meddeles Presidenten eller hans stedfortreder, dog senest dagen før møtedato slik at varamenn kan innkalles. Dette skal skje i skriftlig form og protokollføres. 7 Valgbarhet Ethvert fullt betalende medlem som ikke står til rest med kontingenter er valgbare til BMW CCN tillitsverv. Som medlem regnes alle betalende medlemmer over 18 år. 8a Medlemskontingent Medlemskontingenten fastsettes av Generalforsamling med vanlig flertall for ett år av gangen. Kontingent kreves for et helt år av gangen og gjelder for perioden Distriktsklubbers (DK) og undergruppers (UG) andel av medlemskontingenten er maksimalt 15 %. Dersom DK/UG har ytterlige behov, kan dette søkes om. Medlemstallet pr gjelder som grunnlag for utbetaling av distriktsklubbers og undergruppers andel. Andelen utbetales innen 3 uker etter avholdt Generalforsamling og under forutsetning av at innsendte regnskap, aktivitetsplan, budsjett og eventuelle pålegg fra Hovedstyret i løpet av foregående år, er godkjent av HK-Styret, revisor og Generalforsamling. Se forøvrig 18 Sanksjoner. Medlemskontingenten skal dekke driftsomkostninger av Hovedklubben og DK/UG andel etter retningslinjer og vedtak på Generalforsamling. Det innebærer at alle fellesaktiviteter utover dette skal søkes å være selvfinansierende. 8b Medlemskap Alle fullt betalende medlemmer er å betrakte som ordinære medlemmer i den perioden medlemskontingenten er beregnet for. Medlemskort i BMW CCN gjelder kun for den personen kortet er utstedt på. Som familiemedlem kan opptas ordinære medlemmers ektefelle/samboer og hjemmeværende barn. Familiemedlemmer mottar kun medlemskort og har ikke stemmerett i DK/UG Årsmøtesaker. Familiemedlemmer betaler en medlemskontingent tilsvarende 50 % av ordinær kontingent for medlemmer, og mottar eget medlemskort. Hvis familiemedlemmet flytter fra ordinært medlems postadresse, endrer dets status til ordinært medlem og ved påfølgende forfall, skal det tilkomme normal kontingent. Fordeler knyttet til medlemskap gjelder også familiemedlemmer, dersom leverandøren av fordelen ikke har satt andre betingelser. 8c Æresmedlemskap Hovedstyret tildeles myndighet til å utnevne æresmedlemskap i BMW CCN etter følgende kriterier: Aktuell kandidat skal ha gjort en ekstraordinær innsats for klubben over lengre tid, minimum 10 år. Kandidaten må fortsatt være medlem på utnevnelsestidspunktet. Forslag til kandidat til æresmedlemskap kan også innsendes av DK/UG eller ordinært medlem gjennom skriftlig begrunnet anbefaling til Hovedstyret. Æresmedlemskap er livsvarig, alternativt inntil medlemmet ikke lenger ønsker å være medlem. Æresmedlemskap innebærer kostnadsfri adgang til fornyelse av 34