PROSJEKTRAPPORT PROSJEKTNR. 501 LUNNER BARNESKOLE

Transkript

1 Arkivsaksnr.: 05/ Arkivnr.: 614 A20 &47 Saksbehandler: Kommunalsjef, Frode Holst PROSJEKTRAPPORT PROSJEKTNR. 501 LUNNER BARNESKOLE Hjemmel: Formannskapets vedtak: 1. Prosjektnr. 501 Lunner barneskole hadde et justert budsjett på kr ,-, regnskapet viser et forbruk på kr ,- 2. Prosjektets merforbruk på kr ,- finansieres ved økt låneopptak kr ,- i 2006 og med kr ,- i mva. kompensasjon. 3. Manglende finansiering til kulturformål, kr ,- finansieres ved økt låneopptak i Rådmannens innstilling: ::: Sett inn rådmannens innstilling under denne linja 1. Prosjektnr. 501 Lunner barneskole hadde et justert budsjett på kr ,-, regnskapet viser et forbruk på kr ,- 2. Prosjektets merforbruk på kr ,- finansieres ved økt låneopptak kr ,- i 2006 og med kr ,- i mva. kompensasjon. 3. Manglende finansiering til kulturformål, kr ,- finansieres ved økt låneopptak i Prosjektet godkjennes og avsluttes. 5. Regnskapsoppfølging og rapportering innarbeides i rutinene for prosjektoppbygging. ::: Sett inn rådmannens innstilling over denne linja

2 ... Sett inn saksopplysninger under denne linja Rapportens innhold: Prosjektrapporten har gjort et forsøk på å belyse dette komplekse byggeprosjektet, dets utfordringer knyttet til økonomi, også dets utfordringer knyttet til fremdrift og uforutsette forhold. Under fakta er rapporten oppdelt etter følgende kapitler: Innledning Historikk og oppsummering fra vedtak om bygging til ferdigstillelse. Økonomi. Utfordringer i prosjektet. Kvalitet, anleggets beskaffenhet, kapasitet. Læring Prosjektoppbygging og rutiner. For øvrig vises til følgende dokumenter i denne sak: Redegjørelse for avvik for prosjekt 501 Lunner barneskole (aug. 06) Avvik prosjekt 501 Lunner barneskole (besvarelse på spørsmål) (sept. 06) Saksutredning: FAKTA: Innledning Lunner barneskole har vært et prosjekt bestående av mange og til dels store utfordringer. Den største utfordringen har vært økonomi og muligheten til å styre denne godt nok. Dette har vært utførlig drøftet i redegjørelsene fra august og september 06. Endelig avregning viser at det trengs ytterligere finansiering. Prosjektet har i tillegg hatt utfordringer knyttet til sin spesielle beskaffenhet og beliggenhet, dette kommer nærmere frem under kapitlet Utfordringer i prosjektet. Innledningsvis i rapporten må det også sies at Lunner kommune med Lunner barneskole har nådd en milepæl innen skoleutvikling. En skole med en unik utforming som vi mener er i stand til å møte fremtiden med de utfordringer den måtte gi med hensyn til endring i læringsformer og evt. nye reformer. Anlegget har også et stort potensial mht. aktiviteter for bygdas befolkning, mangfoldet i bygninger og uteanlegg burde legge til rette for en utstrakt bruk av anlegget. Spesielt kan vel Skøienhallen trekkes fram, denne hallen har et vel av bruksområder, både idrettslivet og kulturlivet har med dette fått en flott ny arena. En annen og stor utfordring har jo vært kjøpet av eiendommen, det har vært mange runder med staten før vi nå i november 06 undertegnet kontrakt på eiendommen.

3 Historikk og oppsummering fra vedtak om bygging til ferdigstillelse Kommunestyret vedtok i årsbudsjett for 2005, kr. 55 mill. til ombygging av eiendommen Solheim til barneskole. Som bakgrunn for investeringsbehovet på kr. 55 mill. var sluttrapport fremlagt av ad-hoc utvalg den 1.juni Ad-hoc utvalgets rapport ble behandlet og vedtatt i kommunestyrets møte i juni I ettertid synes det klart at ad-hoc utvalgets rapport burde vært gjenstand for en videre vurdering før prosjektet ble tatt inn i årsbudsjett for I juni 2005 fikk så kommunestyret forelagt saken der rammen ble økt til kr. 87 mill. Til grunn for økningen lå forprosjektet. I forprosjektet lå det inne et forslag om å bygge flerbrukshall, det lå også inne en mulighet for å velge å bruke den da eksisterende gymsalen med noen utbedringer. Rådmannens kommentarer i saken var, Rådmannen vurderer det slik at det er mulig å kunne undervise i kroppsøving med utgangspunkt i dagens gymsal og en utstrakt bruk av utegym Kommunestyret drøftet saken og endte opp med å ta flerbrukshallen inn i prosjektet. Forprosjektet viste også at de nødvendige ombygginger hadde en annen og mer omfattende kompleksitet en det som lå til grunn i ad-hoc utvalgets rapport av juni I September 2005 ble så saken lagt frem for kommunestyret til siste behandling før byggestart, budsjettet var da uforandret på kr. 87 mill. Når det gjaldt fremdrift i prosjektet var denne nå lagt med siktemål å ferdigstille til skolestart i August Byggestarten gikk som planlagt ca. 20 september Byggingen hadde en vanskelig start, arkitekt og konsulenter hadde ikke klart å fremstille tegninger slik at det var mulig å gjennomføre mengdekontroller innen byggentreprisene, bare i liten grad kunne mengdekontroller gjennomføres for de tekniske entrepriser. Videre sliter prosjektet i startfasen med at heller ikke riktige arbeidstegninger fremstilles. Det er i tidligere rapporter drøftet mye rundt disse forhold, kort repeteres arkitekt og konsulentenes manglende oppfølging av hva som var avtalt i forhold til når de forskjellige tegningsunderlag skulle være ferdig. I tillegg og som drøftet i tidligere rapporter var det også mange feil når tegningsunderlagene etter hvert ble fremstilt og i hovedsak var den tilhørende mengdebeskrivelsen med prisede poster svært mangelfull. Dette gjør sitt til at man hele tiden har måttet ta stilling til endringsmeldinger i etterkant av når de faktiske arbeider har vært utført. Det blir etter hvert klart at rammen på kr. 87 mill. ikke holder, prosjektet har fokus på å så raskt som mulig avklare hvilket behov det vil være for tilleggsbevilgning. Til kommunestyret den kommer så saken om tilleggsbevilgning på kr. 4,5 mill. I denne saken er også tilskudd til kultur, kr. 2 mill. tatt inn i prosjektbudsjettet. Videre ble også innlemmet forprosjektet på kr. 0,7 mill. og kr. 1. mill i økte spillemidler til flerbrukshallen. Den totale ramme vedtas til kr. 95,2 mill. I tillegg vedtar kommunestyret at rådmannen skriftlig skal redegjøre for avvik, både årsak og konsekvens.

4 I august 2006 legges så frem en redegjørelse for avvik. Formannskapet drøftet redegjørelsen i sitt augustmøte og bestemte at saken skulle sendes tilbake og utfylles med svar på konkrete spørsmål. Spørsmålene ble besvart og lagt inn i saksutredningen i saken som ble behandlet i kommunestyret i september Kommunestyret vedtok i møtet å utsette behandlingen til revisjonens rapport til kontrollutvalgets forelå. Rapporten forelå i utgangen av oktober Kontrollutvalget vedtok følgende: Kontrollutvalget ber revisor sammenfatte en revisjonsrapport til neste møte basert på de fire foregående rapportene i saken. Neste møte i kontrollutvalget er mandag 4. desember Kontrollutvalgets rapport foreligger dermed ikke til formannskapets behandling av denne prosjektrapport den Når prosjektrapport nå fremlegges kommer den med en ytterligere overskridelse. Årsakene til dette er at det siden saken om tilleggsbevilgning på kr. 4,5 mill. den har dukket opp mer uforutsett en det som man klarte å forutse. Noe av årsaken ligger i sikringen av fjellskjæringen på adkomstveien, men for det meste ligger årsakene i alle endringsmeldinger som først har latt seg behandle i forbindelse med sluttavregningen. Dette viste seg å være langt mer omfattende en det man klarte å forutse i mai. Entreprisene har også slitt med at grensesnitt mellom entreprisene har vært noe dårlig definert noe som har resultert i store tilleggskrav. Oppsummering Når det gjelder muligheten til å forutse den endelige kostnad så har ikke dette vært mulig å forutse på et tidligere tidspunkt, dette fordi det har tatt tid å avklare alle endringsmeldinger ut fra et for dårlig grunnlag fra rådgiverne. Å definere hva som er berettiget og hva som ikke er har således vært en møysommelig og tidkrevende jobb. Det har dessuten vært nødvendig å sette fokus på fremdrift og ferdigstillelse av anlegget, prosjektledelsens ressurs har vært nødvendig å styre inn på denne aktiviteten får å kunne ferdigstille prosjektet til rett tid. Kontraktene med entreprenørene er slik at arbeidsomfanget kan endres mens utførelsen pågår innenfor de rammer som er gitt i avtaledokumentene. Arbeidene kunne formelt vært stoppet for å skaffe seg oversikt over økonomien i prosjektet noe man valgte å ikke gjøre da dette ville medført omfattende tilleggskrav fra entreprenørene samt forsinket ferdigstillelse av skolen. I oppstarten av prosjektet ble det utført omfattende rivearbeider mens man fortsatt hadde rimelig kontroll på økonomien i prosjektet. De arbeidene som har vært nødvendige for å bygge dette opp igjen iht. nye planløsninger har i det aller vesentligste blitt utført etter de foreliggende planer der arbeidsomfanget i kontraktene har vist seg å være svært mangelfullt beskrevet fra rådgiverne. For byggfagene og for elektroarbeidene har dette vært spesielt mangelfullt.

5 For å klare å ferdigstille skolen til skolestart, som har vært en overgripende målsetting, så har byggeledelsen vært nødt til å akseptere at arbeidene gjennomføres uten at det nødvendigvis er kontraktsposter for alt som skal utføres da arbeidene jo må bygges opp igjen etter rivearbeidene. Alternativet ville vært at skolen ikke ville vært ferdig til skolestart. Byggeledelsen har av den grunn blitt nødt til å realitetsbehandle alle tilleggskrav og godkjenne eller avvise disse i etterkant noe som medfører at det totale kostnadsbildet har vært til dels svært uoversiktlig. Kostnadene har vært umulig å stipulere men arbeidene oppfattes likevel å ha blitt utført på en optimal måte for prosjektet der det ikke er besluttet unødvendig dyre løsninger noen steder. Det er i stor grad blitt valgt minimums-, men gode nok løsninger, der det har vært mulig å gjøre valg. Det er pr. i dag mottatt ca. 430 endringsmeldinger fra entreprenørene som er behandlet av byggeledelsen. Entreprenørene har først som en del av fremsendelsen av sluttoppgjøret blitt klar over det økonomiske omfanget av endringsmeldingene slik at det endelige omfanget ble først klart i okt/nov 06. Erfaringen med dette prosjektet viser at kommunen i realiteten ikke har hatt noen mulighet til å kunne påvirke den endelige kostnad. Kommunen måtte sette sin lit til at budsjettet på kr. 87,7 mill. ville holde, det var ingen mulighet til å etterprøve det arkitekt og de øvrige rådgivende konsulenter hadde lagt til grunn. Skulle man rekke skolestart høsten 2006 så måtte byggestart gå som planlagt i september I etterkant er det klart at man burde brukt lengre tid på prosjektering, med dette kunne man fått ett mer riktig bilde av kostnadene og dermed et bedre beslutningsgrunnlag før man vedtok ombyggingen. Resultatet hadde allikevel, både kostnadsmessig og kvalitetsmessig, blitt det samme som den skolen vi nå har fått. Erfaringen viser også at tidspresset har vært en utfordring i forhold til reguleringsplan for området, det har vært nødvendig å utvikle området raskere enn prosedyren for slike plansaker. Resultatet har blitt at det som er utført, herunder vei, parkeringsplasser og uteareal har ligget til grunn for planen. Det rette i plansaker er motsatt rekkefølge. Advokat med spesialfelt innen bygningskontrakter har bistått i vurderingen av hvorvidt arkitekt og konsulenter kan stilles til rette for å dekke anleggskostnader som følge av for dårlig utført arbeid. Ingen forhold i prosjektet har vært av slik art at dette har vært anbefalt å etterprøve. Vurdering av lovverk av forskrift som regulerer arkitekters og konsulenters kontrakter kan i så måte sies å beskytte mot ansvar for egne feil. Selv om erstatningsansvar for egne feil kan utløse langt større erstatningsbeløp en til dels små konsulentfirmaer har mulighet til å kunne dekke, kunne man tenke seg å gi et innspill til regelverket. Et innspill som sier noe om et konsulentfirmas størrelse og en begrensning oppad på hvor store prosjekter de kan bistå.

6 I prinsipp menes da at man må ha inntjening som tilsier at de må kunne erstatte bygningsmessige konsekvenser av egne feil, enten disse feil gjelder for lite beskrevne mengder eller det gjelder feil prosjektering. Økonomi Til møtet i formannskapet er ikke alle fakturaer betalt, alle avregninger er imidlertid foretatt og prosjektet legges dermed frem med en kjent sluttavregning. Prosjektets endelige regnskap vil bli kjørt ut når alle fakturaer er betalt. I vedlagte regneark er kjent sluttavregning satt opp mot budsjettet på kr. 87, 7 mill. på en slik måte at avviket pr. post fremkommer. Det økte låneopptaket på ca. kr. 4,6 mill. vil gi en årlig kapitalutgift på ca. kr ,- Denne utgift må innarbeides i budsjett for Utfordringer i prosjektet I dette kapitlet omtales utfordringer i prosjektet utover det økonomiske. Fredningsprosessen Fylkeskonservatoren foretok en midlertidig fredning av flg. objekter på Solheim rett i forkant av byggestart, hovedhus, stall, stabbur, granittmur og den engelske hage. Midlertidig fredning betyr at objektene skal anses som fredet og tiltak må omsøkes fylkeskonservator/riksanitkvar. For prosjektet var det nødvendig å omsøke ny plassering av 2 dører inne i hovedhus, videre ny plassering av ytterdør til stall. Etter en del befaringer og møter samt skriftlig dialog mellom fylkeskonservator og kommunen ble det til slutt gitt tillatelse til disse tiltakene. Fredningsprosessen er ikke ferdig, saken behandles på fylkesnivå og endelig vedtak om fredning forventes i løpet av En fredning betyr at kommunen må omsøke fylkeskonservator/riksantikvar ved eventuelle fremtidige ombygginger og evt. påbygginger. Det stilles ingen særskilte krav til vedlikehold. Gravrøyser Det var kjent at det var gravrøyser i området, men under planleggingen var det ikke kjent at noen av disse var i konflikt med planlagt bygging. Under flateavdekking av matjordlaget der flerbrukshallen ligger ble det bestemt at det skulle gjøres en ny vurdering av hvorvidt det fantes flere uregistrerte gravrøyser i området. Den nye registreringen medførte at nye røyser ble tegnet inn, deriblant 2 røyser som lå nærmere den planlagte flerbrukshallen en det som normalt kreves som sikringssone til slike røyser. Etter en del dialog frem og tilbake og etter at oppstarten av hallen hadde måttet bli utsatt en periode som følge av denne behandling, fikk kommunen tillatelse fra riksantikvaren til å bygge innenfor sikringssonen. Det måtte imidlertid utføres spesiell sikring av røysene samt at det måtte utføres en spesiell kostnadskrevende sprengningsteknikk ved uttak av tomta.

7 Biologisk mangfold Det er kjent at området har et svært rikholdig biologisk mangfold og det foreligger rapport for området der det fremkommer at det finnes mange rødlistede arter i området. Rødlistede arter betyr at de er sjeldne og har få vekstområder. For prosjektet har dette vært en utfordring mht. plassering av øvre parkeringsplass, plassering av lavvo og for en del av aktivitetsområdet, det er særlig lagt restriksjoner på hva som kan gjøres av tiltak på området øst for skolebygget og flerbrukshallen. Oppsummert er fredningssaken noe kommunen må forholde seg til. Når det gjelder gravrøysene og det biologiske mangfoldet er dette med og særpreger det spesielle anlegget. Fylket er i ferd med å lage en skjøtselsplan for området, i denne planen ligger skilting og forklaring vedr. gravrøyser og området generelt. Skjøtselsplanen forventes å foreligge i løpet av første halvår Kvalitet, anleggets beskaffenhet, kapasitet Utvendig bygningsmessig Utvendig har alle bygg fått nye vinduer og ytterdører, alt utført med utvendig lakkert aluminium. Slike vinduer/dører er tilnærmet vedlikeholdsfrie, alt glass er av høyeste kvalitet energiglass og med soldempende virkning. Veggfasader er beholdt, kvaliteten er vurdert til å være tilfredsstillende. Taktekkingen er på flere av bygningene av eldre dato, det er imidlertid besørget god tetting ved gjennomføringer av ventilasjonshetter og lignende. I tillegg er alle tak sett over og reparert tilstrekkelig til å ha 8 til 10 års levetid. I kommunens vedlikeholdsplan er det satt av å ta et bygg i året med utskifting av taktekking og malebehandling av veggfasader. Med denne planen vil det ta 9 år før aktuelle bygg har fått sin oppgradering, dvs. 5 paviljonger, kantina, hovedhus, stall og skolebygget. Grunnmurer og drenasjeforhold er av god kvalitet, alle grunnmurer er utført i plasstøpt betong. Alle bygninger er oppgradert etter dagens krav mht. etterisolering. Alle bygg har ny utvendig solskjerming. Innvendig bygningsmessig Alle bygg har fått ny inndeling etter moderne undervisningsmessige prinsipper, det er dessuten forsøkt tenkt at alle bygg skal være så fleksible som mulig mht. å møte nye og andre krav i morgendagens skole. Innvendig er det valgt solide kvaliteter i alle ledd, veggene har underlag som tåler røff behandling, alle gulv er av offentlig god standard. Garderobeløsninger og annen veggfast

8 innredning er valgt i solid utførelse. Innvendige dører og vinduer har også gode kvaliteter bygd for lang levetid. Inventar og møbler Skolen har en blanding av nye og gamle møbler. Brukbare møbler fra de nedlagte skolene er gjenbrukt og komponert inn sammen med de nye. De nye møblene utgjør den største andelen, (ca. 70 %) disse er valgt i solide og fleksible kvaliteter. For å imøtekomme endringsbehov for innredning av lokalene er en del av reoler og skap montert på hjul. Det er også lagt vekt på å innrede skolekjøkkenet med gode og solide komponenter bygd for å tåle mange brukstimer over mange år. Dette er et uttrekk av kvaliteter for å vise at det har vært fokus på å ha en innredning på skolen som skal tåle høy slitasje. Universell utforming Skolen ligger på et skrånende areal, noe som i utgangspunktet gir utfordringer mht. utvendig fremkommelighet for rullestolbrukere. For å imøtekomme dette på best mulig måte har man valgt å gjøre tiltak som i størst mulig utstrekning legger forholdene til rette for rullestolbrukere. Alle paviljongene har inngang fra rampe på øvre nivå, dessuten er 2 av paviljongene anlagt med heis. Heis er også anlagt i skolebygget samt en utvendig heis på hovedhuset. Alle bygg er innredet med handikap toalett på alle gulvplan. Det er valgt rullestolvennlige terskler og skrånende ramper der dette er nødvendig. Øvre parkeringsplass gir også gode parkeringsmuligheter for handikappede, i tillegg er anlegget utformet slik at transport for handikappede kan gjøres til hvert enkelt bygg. Tekniske kvaliteter Det elektriske anlegget er bygd som et 400 w anlegg. Hele anlegget er nytt i alle bygg. Det er valgt et sentralt fyringsanlegg der hovedfyringskilden er basert på biobrensel. Det er valgt en kjele som kan ta et stort spekter av brensel, alt fra pellets til grovhakket skogsflis. Oljefyring er lagt opp som reservekilde, oljekjelen er i tillegg dimensjonert til også å kunne ta topplasten av fyringen. Til å ta topplast er det også montert en elektrisk kjele. Det sentrale fyringsanlegget står for all oppvarming av alle bygg og som varmekilde til alle varmebatterier i ventilasjonsanleggene. Fyringsanlegget og ventilasjonsanleggene er koblet til et sentralt driftsstyringsanlegg, noe som betyr at alt kan styres fra en pc på vaktmesters kontor. Skolen er utstyrt med innbruddsalarm, brannalarm og adgangskontroll i alle bygg, i tillegg er veibommen oppkoblet mot disse installasjonene. Innbruddsalarm, brannalarm og adgangskontroll styres også fra et sentralt driftsstyringsanlegg på vaktmesters kontor. Data og telefoni er kablet med god kapasitet til alle bygg. I hvert enkelt bygg er det en kombinasjon av kablet og trådløst nettverk både for data og telefoni. Skoleanlegget er koblet til bredbånd fra Hadeland Energi.

9 Kapasitet Skolen åpnet høsten 2006 med ca. 390 elever og ca. 45 lærere/ansatte. Som et utgangspunkt er det beregnet at basene i paviljongene kan ta 60 elever på hvert trinn, dvs. 240 elever. 60 elever pr. trinn betyr at 2 trinn utnytter sin felles paviljong, dvs. 2 trinn disponerer 3 paviljonger. Skolebygget er beregnet til å kunne ta opp mot 70 elever pr. trinn, dvs. 210 elever. I basene er det dermed mulig å kunne ha oppmot 450 elever. Skolen har i tillegg mange andre arenaer, forskotek, musikkpaviljong, formingsbygg, flerbrukshall, mediatek, uteskole/lavvo. Når skolen blir tilstrekkelig kjent med anlegget, dvs. tar alle arenaer i bruk vil skolen kunne ha noe større kapasitet en 450 elever. Antall lærerarbeidsplasser er dimensjonert for å kunne tåle et større antall lærere enn i dag. Læring Prosjektoppbygging og rutiner. I redegjørelse for avvik (aug. 06) er beskrevet tiltak for fremtiden. Kontrollutvalget har sett på disse tiltakene som består av prosjektoppbygging og rutiner for oppfølging av prosjekter. I sin rapport av oktober 2006 anbefaler kontrollutvalget at regnskapsoppfølging og rapportering forsterkes og innarbeides bedre i rutinene. Dette gjenspeiles i innstillingens punkt 5. Prosjektet burde vært gjenstand for en vurdering av eksterne konsulenter etter at ad-hoc utvalget hadde levert sin rapport i juni I et så stort prosjekt er erfaringen at det bør avsettes midler til et skisseprosjekt for å få sikrere tall inn i budsjettprosesser. Redegjørelsen for avvik (aug. 06) drøfter også spørsmålet rundt politisk deltagelse i byggekomiteer. Modellen og omfanget av politisk deltagelse bør drøftes videre. Det er mulig å se for seg alt fra tradisjonelle politiske byggekomiteer til administrative komiteer med politiske styringsgrupper. Hvordan man skal ta stilling til dette og hvorvidt det skal fremmes egen sak mht. dette foreslås drøftet og avklart i formannskapets møte Prosjektet Lunner barneskole har i tillegg lært oss at hastighet for gjennomføring av byggeprosjekter av et slikt omfang bør være gjenstand for en nøyere og grundigere vurdering i fremtiden. DOKUMENT I SAKEN: Vedlegg: Regneark med sluttavregning. Øvrige dokument: Ad-hoc rapport av juni 04 Handlingsprogram/årsbudsjett for 2005 Kommunestyresak nr. 0047/05 Kommunestyresak nr. 0092/05

10 Kommunestyresak nr. 29/06 Redegjørelse for avvik for prosjekt 501 Lunner barneskole (aug. 06) Formannskapssak nr. 61/06 (besvarelse på spørsmål) (sept. 06) Revisjonsrapport, 2stk, av januar og oktober 06 Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Fellestjenesten ved Økonomiavd. Revisjonen Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær... Sett inn saksopplysninger over denne linja