Saksframlegg. Trondheim kommune. Evaluering Technoport 2005 Arkivsaksnr.: 04/27368

Transkript

1 Saksframlegg Evaluering Technoport 2005 Arkivsaksnr.: 04/27368 Forslag til vedtak: Trondheim kommune er godt fornøyd med gjennomføringen av årets arrangement av Technoport, og vil delta aktivt i evalueringen av prosjektet for å sikre at man drar veksler på de erfaringene man har gjort seg etter arrangementet frem til Technoport Trondheim kommune er positiv til å delta i videreføringen av Technoport frem til og med arrangementet i 2007, under forutsetning av at man finner tilstrekkelig aktører innenfor teknologimiljøene som tar en aktiv rolle i planleggingen og gjennomføringen av arrangementet. Det er ønskelig at Trondheim kommune også ved neste arrangement har en mer beskjeden rolle enn de sentrale partnerne innenfor teknologimiljøet. Trondheim kommune går inn med nødvendig andel av kapital for å sikre at alle forpliktelser etter årets arrangement gjøres opp. Rådmannen finner inndekning for beløpet innenfor sitt budsjett for næring og region. Saksfremlegg - arkivsak 04/

2 Saksutredning: Initiativet til å etablere en Technoport, en egen teknologifestival i Trondheim ble tatt av City Manager høsten Ideen om å etablere arrangementet, som skulle være like mye en arena som en festival, fikk svært god mottagelse i det teknologiske miljøet og hos sentrale bedrifter i Trondheim. Tanken har vært å bygge opp under Trondheims status som teknologihovedstad i Norge, med tunge teknologiinstitusjoner som NTNU, Sintef, Universitetssykehuset St. Olavs hospital, HiST, Statoil og Telenor. Trondheim som teknologihovedstad er stadig utsatt for skarp konkurranse fra andre byer og regioner, og det er et sterkt behov for å styrke og befeste vår posisjon nasjonalt og internasjonalt ytterligere. Det er derfor viktig at Trondheim kommune er en pådriver og bidragsyter for å utvikle eksisterende virksomheter og arenaer, samt å stimulere til nyetableringer innenfor teknologi og nyskaipngsmiljøet. Trondheim kommune etablerte sammen med Sør- og Nord-Trøndelag fylkeskommuner, Sparebank 1 Midt-Norge og NTNU aksjeselskapet Teknologiarena AS med den hensikt å tilføre kapital til arrangementet Technoport. Formannskapet vedtok å bevilge kr ,- kroner til å stifte dette selskapet. Det var da en forutsetning at det teknolofiske miljøet bidro med hovedtyngden av kapital til prosjektet. Tunge aktører som Statoil, Telenor og NTNU bidro hver med en million kroner til prosjektet. Til sammen lyktes man med å hente inn 5,6 millioner i kapital til prosjektet. Arrangementet ble knyttet i tid til UKA samtidig som eksisterende teknologikonferanser ble lagt til samme tidspunkt. Dette har gitt en synergieffekt og lagt et godt grunnlag for å lettere kunne lykkes med publikumstallene i oppstartsåret. Fakta: Technoport 2005 ble etablert med egen prosjektorganisasjon like årsskiftet 2004/2005. City Manager Eileen Brandsegg ble frikjøpt som prosjektleder for arrangementet, og bygde opp en profesjonell prosjektorganisasjon samlokalisert med Næringsforeningen i Trondheim og City Manager i Næringslivets Hus. Det ble sammensatt en styringsgruppe med representanter fra alle eierne/bidragsyterne i prosjektet. Styringsgruppen sammensetning har vært følgende: Ingvald Strømmen, NTNU, leder Vigdis Harsvik, Innovasjon Norge Alf Ivar Nilsen, Telenor Gunnar Sand, Sintef Bjørn Engdal, Statoil Geir Tore Suul, Reinertsen Inge Fornes, Nord-Trøndelag Fylkeskommune Rolf Jarle Brøske, Trondheim kommune Eileen Brandsegg, prosjektleder Technoport 2005 ble arrangert i oktober. Det er en erkjennelse at tiden fra beslutningen om å arrangere dette for første gang i 2005 ble tatt på nyåret i år, til arrangementet skulle gå av stabelen allerede i oktober. Det er mye som skal på plass ved arrangement av denne størrelsen, i forhold til alt fra utforming av grafisk profil til salg av standsareal. Saksfremlegg - arkivsak 04/

3 Det er spesielt mange usikkerhetsmomenter knyttet til både besøkstall, deltagelse på konferanser, interesse for standsplasser og økonomi ved første gangs arrangement. Dette er samme erfaring man har fra andre store arrangementer som har vært igangsatt og gjennomført tidligere. Det tar tid å bygge opp en profesjonell organisasjon, skape et varemerke og skaffe seg tilstrekkelig erfaring for å treffe riktig i forhold til budsjettering. Som forventet møtte man både i planleggingsfasen og under gjennomføringen utfordringer man var klar over da man gikk i inn i arrangementet. Underveis i prosessen valgte styringsgruppen å justere budsjettet etter hvert som man fikk en bedre oversikt over rammene rundt arrangementet. Det var likevel en klar ambisjon om å holde god kontroll på utgiftssiden, noe også resultatet etter arrangementet viser. Både eierne og prosjektledelsen satte høye og ambisiøse mål for salg av utstillingsareal, besøkstall og som et resultat av dette høye inntekter. Regnskapet viser at man ikke har lyktes med å nå disse høye målsetningene, og dermed forventet inntekter til prosjektet. Den foreløpige oppsumeringen fra styringsgruppen konkluderer med at arrangementet i oppstartsåret har vært en suksess, og stemningen så langt i styringsgruppen er at Technoport 2007 skal gjennomføres. Imidlertid pågår det nå en intern evaluering hos alle eierne av prosjektet, og styringsgruppen skal etter å ha gjennomført en omfattende evaluering ha en samling den 18. og 19 januar 2006 for å ta en beslutning om hvorvidt man skal gå videre med arrangementet i Trondheim kommune har helt bevisst hatt en mindre aktiv rolle i prosjektet enn de store teknologimotorene som deltok på eiersiden. Dette var en forutsetning fra Rådmannens side da man besluttet å gå inn i samarbeidet, og gjenspeiles også gjennom at man deltar med en mer beskjeden andel i kapitaltilførselen i prosjektet. Det har imidlertid vært viktig for kommunen å vise engasjement prosjektet, og det har vært svært nyttig for både prosjektet, kommunen og de øvrige eierne at vi har vært representert i styringsgruppen. I de opprinnelige planene som ble presentert for Formannskapet i egen sak i november 2004, ble det redegjort for at det er en klar målsetning å videreføre arrangementet annethvert år, og at man må regne med å tilføre frisk kapital til hvert arrangement frem til og med 2009, men at arrangementet deretter skal være selvfinansierende. Det er dermed kalkulert med at prosjektet har en del ekstra kostander i oppstartsfasen. Så langt viser oppsummeringen at Technoport hadde: 166 utstillere. Mål: besøkende. Mål: konferanser og populærvitenskapelige foredrag. Mål: konferansedeltakere. Mål: prestisjetunge priser ble delt ut under Technology Awards. Toppledere hos samarbeidspartnerne stod for utdelingen av prisene. 900 publikummere overvar prisutdelingen, som hadde mange kulturelle innslag. 110 møter ble gjennomført mellom gründere og investorer. Technobadet med Gry Molvær som programleder ble gjennomført i Kjeller n i Olavshallen. Familiedag lørdag i Trondheim Spektrum. Populærvitenskapelige foredrag. Newton eksperimenter for barn. Saksfremlegg - arkivsak 04/

4 Stuntreportasjer fra utstillingen av programledere fra Schrødingers katt. 110 frivillige bidro under Technoport Saksfremlegg - arkivsak 04/

5 Oppgaver frivillige: Konferanseverter. rigging, pynting/dekorering, billettering, matservering for frivillige og stab, servicesenter, pressesenter, fotografering, medhjelpere Newton-eksperimenter og vakthold. 50 akkrediterte pressefolk. Nesten besøkte Technoports WEB-side den uken Technoport ble arrangert. Arrangementsuken var det 2 lokale og 1 riksdekkende TV-oppslag om Technoport. NRK-lokalradio hadde tre oppslag samt to timers direktesendt radio fra Spektrum. Radioadressa: 2 lengre intervju. Radio1: 1 intervju og direktesending fra Spektrum. Det er foreløpig et regnskapsmessig underskudd på vel kr ,00 og festivalen mangler kr. 1,5 millioner i likviditet for å gjøre opp forpliktelsene etter årets festival. Det er gjort mange grunnlagsinvesteringer til, og man anslår at dette utgjør verdier på rundt en million til fremtidige festivaler. Størrelsen på verdiene og sikringen av disse skal gjennomgås nærmere med revisor når regnskapet er avsluttet. Styringsgruppens konklusjon og anbefaling er at likviditetsforpliktelsene og underskuddet i prinsippet bør deles mellom alle 10 partene uavhengig av tidligere innskudd/aksjekapital. Samtlige partnere i prosjektet har nå besluttet å tilføre denne kapitalen til Technoport, noe som utgjør ,- kroner for den enkelte eier. Vurdering: Oppsummeringen etter Technoport 2005 så langt, viser at eierne er godt fornøyd med årets første arrangement. Dette har bidratt sterkt til å løfte Trondheim som teknologihovedstad. Rådmannen vil understreke betydningen av at tunge nasjonale aktører som Statoil, Telenor, Innovasjon Norge og Reinertsen har satset svært tungt, både økonomisk og personellmessig, på et så viktig arrangement for å løfte Trondheimsregionen. Man fikk også trukket både ungdomsskoler og de videregående skolene i hele Trøndelag med i arrangementet, og det var mange skoleklasser som besøkte utstillingsområdet. Dette skyldes mye at Technoport skreddersydde et eget opplegg for skolene, i tett samarbeid med utstillerne. Man opplevde at dette var et positivt bidrag for å øke interessen rundt realfag i skolen. Rosenborg ungdomsskole deltok også med egen stand under utstillingen, noe som ble mottatt med positiv respons fra både besøkende, arrangør og andre utstillere. Etter Rådmannens oppfatning har man etter gjennomføringen av årets arrangement fått et betydelig erfaringsgrunnlag å bygge videre på dersom man skal gå videre med arrangementet i Flere av partnerne i årets arrangement har allerede gitt klart uttrykk for at de ønsker å delta videre. Evalueringen frem til januar neste år vil konkludere med hvem av aktørene som ønsker å delta videre, og om det eventuelt skal inviteres nye aktører inn. Rådmannen mener Technoport er et viktig tiltak som oppfyller mange av Trondheim kommunes målsetninger både gjennom Startegisk Næringsplan og Felles Fylkesplan. Det skaper også en felles arena med de viktigste virksomhetene innefor kunnskaps- og kompetansemiljøet i regionen. Det er på bakgrunn av dette etter Rådmannesn vurdering riktig av Trondheim kommune å delta videre i Technoport. Trondheim kommune bør også etter Rådmannens mening bidra med vår andel på ,- kroner for å gjøre opp forpliktelsene etter årets arrangement. Saksfremlegg - arkivsak 04/

6 Konklusjon: Rådmannen er godt fornøyd med gjennomføringen av årets arrangement av Technoport, og vil delta aktivt i evalueringen av prosjektet for å sikre at man drar veksler på de erfaringene man har gjort seg etter arrangementet frem til Technoport Rådmannen anbefaler at Trondheim kommune er positiv til å delta i videreføringen av Technoport frem til og med arrangementet i 2007, under forutsetning av at man finner tilstrekkelig aktører innenfor teknologimiljøene som tar en aktiv rolle i planleggingen og gjennomføringen av arrangementet. Det er ønskelig at Trondheim kommune også ved neste arrangement har en mer beskjeden rolle enn de sentrale partnerne innenfor teknologimiljøet. Rådmannen mener at Trondheim kommune går inn med nødvendig andel av kapital for å sikre at alle forpliktelser etter årets arrangement gjøres opp. Rådmannen i Trondheim, Inge Nordeide rådmann Rolf Jarle Brøske rådgiver Saksfremlegg - arkivsak 04/