Etiske retningsliner Vågå kommune

Transkript

1 Etiske retningsliner Vågå kommune

2 Etiske retningsliner Vågå kommune Innleiing I eit velfungerande lokaldemokrati er det ein føresetnad at befolkninga har tillit til korleis offentleg tilsette og folkevalde forvaltar fellesskapets ressursar. Som kommune kan vi ikkje vedta å ha eit godt omdømme. Ein kommune med godt omdømme forvaltar og handlar på ein måte som er i samsvar med befolkninga sin oppfatning av kva som er rett og galt. Etiske standardar på alle nivå i organisasjonen må jamleg takst opp og drøftast, for på den måten skape eit eigarforhold til dei. Dei etiske retningslinene er meint å vere eit hjelpemiddel til å bevisstgjere våre tilsette og folkevalde på etiske problemstillingar som vi kan stå overfor i vår forvaltning. Retningslinene har som mål å vere ei rettesnor for etisk framferd, og samtidig skape refleksjon hos den enkelte. Alle tilsette og folkevalde i Vågå kommune har som forvaltarar av felles verdiar eit særleg ansvar for å bidra til å ivareta kommunen sin tillit og omdømme, og opptre på ein etisk forsvarleg måte. Det skal leggjast stor vekt på at all verksemd skjer på ein ryddig, open og ærleg måte. Nedafor er det lista opp retningsliner for etisk framferd på område som er sett på som svært viktige for å ivareta og styrke innbyggjarane sin tillit til den kommunale forvaltninga. 1. Respekt for den enkelte Alle som utfører arbeid eller verv for Vågå kommune skal opptre vennleg, korrekt og imøtekommande overfor publikum i så vel skriftleg som munnleg. Det er særleg viktig å respektere den enkelte innbyggjar sin personlege integritet og alltid overhalde lovføresegn om teieplikt og personvern. 2. Fagleg nøytralitet Dei tilsette skal leggje sine faglege kunnskapar og sitt faglege skjønn til grunn i tenesteytinga. Ein skal vere merksam på etiske dilemma som kan oppstå i møte mellom tilsett og brukar. 3. Effektiv utnytting av ressursane Alle tilsette og folkevalde pliktar å forvalte kommunen sine ressursar på ein mest mogleg økonomisk og rasjonell måte. Med kommunen sine midlar meines her arbeidstid, budsjettmidlar, arbeidskraft, bygningar, bilar, maskiner, materiell og elektroniske tenester. Utlån av kommunens utstyr skal skje i samsvar med fastsette retningsliner.

3 4. Økonomiforvaltning, innkjøp, anbod, finansforvaltning og fordelsbeskatning Alle innkjøp innafor drift, investeringsbudsjettet og anbod skal følgje lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Det skal ved innkjøp mellom kr , , og over kr ,- inngåast eigne protokollar. Det blir vist til Innkjøpsreglement for Vågå, Sel, Lom, Skjåk,Lesja og Dovre kommunar. All finansforvaltning skal følgje gjeldande lover, reglement og god forretningsskikk. Det skal arbeidast for å oppnå best mogleg avkastning på forvalta midlar, der varsemd er eit overordna prinsipp. Det blir vist til reglement for finansforvaltning og budsjettvedtak i kommunestyret. Reglar for korleis økonomiforvaltninga skal skje, som delegasjon, attestering, tilvising, bilagshandtering, kontantkasse, tildeling av startlån/bustadtilskott, budsjettprosess m.m. skal vere nedfelt i eige økonomireglement. Det blir også vist til administrativt delegasjonsreglement. Når arbeidsgjevar fullt ut dekkar utgifter til bruk av mobil/datakommunikasjon skal arbeidstakar/folkevald skatte av denne fordelen fordelsbeskatning. Det blir vist til personalhandboka. 5. Openheit og informasjon Det skal vere ein kultur blant dei tilsette for å utvise openheit så vel ut mot innbyggjarane som innafor eigen organisasjon. Openheit er eit viktig demokratisk prinsipp og ein føresetnad for at innbyggjarane skal kunne få innsyn i og utøve kontroll med offentleg forvaltning. Kommuneloven slår fast at kommunen pliktar å leggje til rette for at innbyggjarane får mest mogleg utfyllande informasjon om kommunen si verksemd. Måten vi informerer på, opptrer og kommuniserer med innbyggjarane og omverda på, skal bidra til at kommunen får eit godt omdømme. Det er utarbeidd eigen Kommunikasjonsplan, vedteke i kommunestyret som omhandlar Vågå kommune sin informasjonsstrategi. Det er understreka at ingen skal føle at dei ikkje kan uttale seg til media om forhold dei arbeidar med, men slik uttale skal følgje dei retningslinene som er nedfelt i planen. Innsyn i den offentlege forvaltninga er også meint å bidra til å motvirke klanderverdig handling, korrupsjon og ukultur i organisasjonen. I tillegg er det eit individuelt ansvar hos dei tilsette å varsle om kritikkverdige forhold. 1. januar 2007 vart dette ytterlegare skjerpa ved at det i arbeidsmiljøloven vart innarbeidd eit punkt om varsling. Den som varslar, skal i første omgang ta forholda opp med næraste overordna, og det skal vere etablerte system/rutinar for korleis dette skal handterast. Vågå kommune har utarbeidd varslings- og oppfølgingsrutinar som ligg til politisk behandling og godkjenning. Det er eit leiaransvar at den som varslar ikkje blir utsett for represaliar eller liknande frå overordna eller kollegaer. Det er vidare av stor betyding å vidareutvikle ein open organisasjonskultur, der det blir oppfordra til dialog for å ta opp kritikk og forslag til forbetringar.

4 Ein open organisasjonskultur vil førebyggje behovet for å varsle overordna leiing, administrativt eller politisk. Det er eit individuelt og partiuavhengig ansvar hos dei folkevalde å ta opp kritikkverdige forhold som ein får kjennskap til i eigenskap av folkevald. 6. Uhilda atferd Tilsette og folkevalde skal ikkje bruke stillinga si til å oppnå fordelar for seg sjølv, heller ikkje når desse fordelane ikkje påverkar tenestehandlingane. Innbyggjarane skal kunne føle seg trygge på at avgjerder blir tatt upåverka av omsyn som ikkje vedkjem saka. 6.1 Habilitet Alle tilsette og folkevalde skal arbeide for å unngå å kome i situasjonar som kan føre til konflikt mellom kommunen sine interesser og personlege interesser. Habilitetsreglane skal m.a. bidra til å hindre misbruk av myndigheit. Habilitet er m.a omtala i forvaltningslova og kommuneloven og gjeld for all utøving av offentleg verksemd. Lova slår fast at ein offentleg tenestemann, eller andre som handlar på vegne av stat og kommune, er inhabil når han/ho eller familiemedlemmar er part i den gjeldande saken, eller er representantar for ein part i saken. Personen er også inhabil dersom saken kan avgjerast på ein måte som inneber ein særlig fordel, tap eller ulempe for han/ho sjølv eller nokon som han/ho har nær tilknyting til. Den enkelte har sjølv ansvar for å melde frå om situasjonar der det kan reisast tvil om eigen habilitet. 6.2 Å ta i mot gåver Det er forbode for tilsette og folkevalde å ta i mot gåver, provisjon, tenester eller liknande som av givaren er meint å påverke den kommunale tenestehandlinga eller politiske utfall. Mottak av gåver eller fordelar i kraft av å vere tilsett i kommunen vil kunne bli sett på som korrupsjon, og kan medføre straff i følgje straffelova 276 a-c. Det er viktig å presisere at det ikkje er forbode å ta i mot gåver innafor vanleg høflegheit som t.d. bøker, vin, blomster eller anna oppmerksemd. Det kan i fleire høve oppstå tvilstilfelle knytt til kva som kan oppfattast som smørjing. Når slike situasjonar oppstår skal følgjande leggjast til grunn: Strengt forbode å ta i mot - raud sone: Pengar, lån, rabattar, eller tenester/gjenstandar som lett kan omsettast i pengar. Gåver med vilkår. Gåver som blir gitt i det skjulte for å påverke vedtak i ei sak. Invitasjonar til overnatting, måltid, framsyning, sports- eller kulturarrangement som blir betalt fullt ut av andre og som skjer i samband med forhandlingar om kontraktar og avtaler, eller for å få demonstrere produkt og/eller tenester. Dekning av andre utgifter enn overnatting og nødvendig bevertning på hotellrekninga. Rabattordningar som ikkje har karakter av å vere ei ordning som gjeld for alle tilsette.

5 Må vurdere nøye og ta opp med overordna - gul sone: Faglege arrangement der alle utgifter til reise og/eller opphald blir betalt av andre. Deltaking på faglege arrangement / reise når arbeidsgjevar eller eigen kommune dekker reise og opphald for følgje. Personlege gåver av større verdi ved feiring av ulike anledningar på arbeidsplassen, for t.d. fødselsdag, avskjedsfest, andre jubileum. Takk-for-hjelpa gåver av større verdi. Større verdi er her meint utover det som er vanleg høflegheit. Invitasjonar til måltid, sports- eller kulturarrangement, som ikkje er ein del av eit fagleg opplegg. Invitasjonar til måltid, sports- eller kulturarrangement som krev reise og opphald. Reiser i samband med faglege arrangement som krev reise med dyre billettar utanfor Europa. Kan ta i mot grøn sone: Profilgåver med ubetydeleg verdi. Takk-for- hjelpa gåver med verdi innafor det som er vanleg høflegheit. Arbeidslunsj og arbeidsmiddag. Faglege arrangement der kommunen dekker reise og opphald. Betaling og reisekostnader som foredragshaldar. Billettar og bevertning til arrangement av mindre omfang. Dette gjeld også for følgje. 6.3 Tilbod om gåver Kommunalt tilsette og folkevalde skal ikkje gi eller tilby gåver, tenester eller andre fordelar som er meint til å påverke tenestehandlingane til mottakaren. Det kan bli rekna for å bidra til korrupsjon dersom tilsette eller folkevalde i kraft av si stilling / ombodsrolle tilbyr nokon ei gåve eller fordel, t.d. for å få gjennomslag i forhandlingar om kjøp eller levering av varer eller tenester. 7. Ekstraverv og tilleggserverv Det skal vere openheit om tilsette og folkevalde sine tilleggserverv, styreverv og økonomiske interesser. Det er ikkje lov å inneha verv eller erverv som er i direkte konflikt med kommunen sine interesser, og som kan medverke til illojal konkurranse med kommunen sitt tenestetilbod. For å unngå interessekonfliktar er det oppretta eit kommunalt register der alle politisk valde, Administrasjonssjefen og medlemer i administrativ leiargruppe opplyser om sine verv og økonomiske interesser. Slik registrering er eit av virkemidla som kan vere med å sikre at myndigheitsutøving og produksjon av tenester skjer i samsvar med lov, forskrift og andre reglar. Alle tilsette og folkevalde har ei sjølvstendig plikt til å opplyse om slike tilfelle der det kan vere tvil om tilleggservervet er i konflikt med kommunen sine interesser.

6 8. Oppfølging og kontroll Alle tilsette og folkevalde pliktar å melde frå om ulovlige eller uetiske forhold eller handlingar, eller grunna mistanke om slike. Vidare pliktar alle tilsette og folkevalde å opptre i samsvar med kommunen sine interesser og følgje dei reglementa og etiske retningslinene som til ei kvar tid gjeld i kommunen. Alle tilbod om smørjing /ureglementerte hendingar skal rapporterast via næraste overordna til administrativ leiargruppe. Administrasjonssjef rapporterar til ordførar. Ordførar rapporterar til formannskapet. Kommunestyremedlemane rapporterar til ordføraren. Ordførar og administrasjonssjef vurderar om ureglementerte hendingar skal rapporterast til kontrollutvalet. Det er eit leiaransvar å følgje opp at tilsette er kjent med og arbeider etter kommunen sine etiske retningsliner og fremmer arbeidet med omdømmebygging. Gjennom aktivt fokus på kommunen sine prinsipp for leiing skal etiske dilemma og haldningar jamleg vere tema på alle arbeidsplassar via personalmøte og faglege samlingar. Leiarsamlingar for tenesteleiarar og administrasjonsleiinga, skal jamleg ha etiske problemstillingar som tema. Det er vidare eit ansvar for leiarar av folkevalde organ å følgje opp at dei folkevalde er kjend med og arbeidar etter kommunen sine etiske retningsliner. Etikk skal vere ein del av folkevaltopplæringa som blir gjennomført ved oppstart av kommunestyreperioden. Vidare skal det leggjast opp til temasamlingar knytt til omdømmebygging/etikk gjennom kommunestyre perioden. 9. Endringar Redaksjonelle og mindre endringar av desse retningslinene blir gjort av administrasjonssjefen. Vesentlege endringar skal leggjast fram som sak for Formannskapet. Relevante reglement Reglement for finansforvaltning i Vågå kommune Reglement for registrering av verv og økonomiske interesser i styreversregisteret Innkjøpsreglement for Vågå, Skjåk, Lom, Lesja, Dovre og Sel kommunar Delegasjonsreglement Økonomireglement for Vågå kommune (under utarbeiding) Personalhandboka Tenesteomtalar