Nytt vedrørende elektroniske tjenester fra VA

Transkript

1 Nytt vedrørende elektroniske tjenester fra VA Hva tilbyr VA-etaten i Bergen av elektroniske tjenester? Sigrid Teige Øye Avd.leder Marked, VA-etaten Fagdager Svartediket vannbehandlingsanlegg 29 og

2 Hvorfor digitalisere? Påstander: Kan effektivisere og forbedre forvaltningen. Økt brukertilgjengelighet og bedre kvalitet på informasjon inn. Mulig å automatisere prosesser. Det betyr tid spart for forvaltning og bruker.

3 Nasjonale føringer på området: Regjeringens og Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) sier: Alle offentlige tjenester som egner seg skal være nettbaserte. Det offentlige skal gå over fra papirpost til digital post i kommunikasjonen. Innsending av søknader og annet skal skje digitalt. Norske kommuner skal være blant de fremste i verden Digital kommunikasjon skal være primær kanal. MEN, innbyggerne må ha et valg, ikke tvang! Digitaltførstevalg fordi kvaliteten er god! Klart språk! Forvaltningen skal skrive klart og forståelig. Forvaltningen skal lytte til næringslivet brukerinvolvering

4 Bergen kommunes føringer IKT-strategi : Smart, effektiv og målrettet bruk av IKT skal gi bedre tjenestekvalitet, enklere dialog med innbyggere/næringsliv og sikre effektiv ressursbruk. Mål for BK`s arbeid med digitale tjenester: digitalt førstevalg Tjenestene skal så langt det er mulig være tilgjengelig på nett. Prosessene skal i mest mulig grad automatiseres Gi raskere svar, døgnåpen forvaltning, og likeverdig behandling Frigjøre ressurser til å levere bedre og/eller flere tjenester. Mer effektiv samhandling internt i BK/offentlig sektor. Være åpen og tilgjengelig. Brukerne skal oppleve kommunen på en forståelig måte.

5 Brukernes forventninger? De unge og næringslivet forventer at forvaltningen er digital! De ønsker kontakt og svar 24/7 /365 Vi må utvikle tjenester for å tilfredsstille disse gruppene. Hva med de eldre? Vil de henge med? Ja! 7 av 10 mellom år vært i kontakt med myndigheter via internett. 74 prosent mellom 65 og 74 år har brukt PC siste tre måneder. 7 av 10 nordmenn over 55 år handler nå på internett. MEN: Vi vet at mange i ulike aldersgrupper ikke kan/vil bruke digitale tjenester! De som ønsker papirkopi /dialog må fortsatt ha mulighet!

6 Frykt for det ukjente

7 VA-etaten hvilke digitale tjenester har vi på plass i dag? Elektronisk svar-ut sending med elektronisk underskrift. Innsyn i sak via kommunens nettside/din side for private og via for profesjonelle firma. Elektroniske skjema Kart-produkter og meglerinfo kan bestilles via Infoland. Feilmelding på web meld fra om feil på va-nettet. Mål fremover: - Pålogging med preutfylling av søknad, lagre søknader under arbeid. - Alle skjema skal bli elektroniske. Tar tid! - Flere kart-produkter/arkivdokumentasjon skal tilbys via Infoland - Økt bruk av selvbetjeningsløsninger og automatisering. Kunder skal fortsatt kunne ta kontakt med oss ved behov! Service viktig!

8 Elektronisk svar ut og elektronisk underskrift VA-etaten fikk i 2012 elektronisk utsendelse via sentral utsendingsenhet. Hvis vi har personnummer for private/ organisasjonsnummer for foretak går det ut via Altinn. Privatpersoner som har aktivert meldingstjenesten vil varsles via sms/e-post om nytt dokument i «Min meldingsboks». Bedrifter kan lese det elektronisk i «min meldingsboks» via rollen «Kommunale tjenester». Det jobbes med å kunne sende varsel via Altinns meldingstjeneste ved e- postadressen registrert på bedriften i enhetsregisteret. Dersom dokumentet ikke leses innen 2 døgn sendes det ut pr. post. Dersom vi ikke har personnr/org.nr går dokument rett ut pr. post. * Vi sparer papir, porto og du som kunde ventetid.

9 Tilgang til dokumenter sendt fra Bergen kommune via meldingstjenesten i Altinn BK sender nå ut dokumenter til foretak via meldingstjenesten i Altinn. Dokumentene er tilgjengelige for personer som innehar lederrollene Tilgang kan delegeres ved hjelp av «BK_SVAR_MELD» (SvarUT) under rollen «Kommunale tjenester»: Velg «Tilgangsstyring» -> «Deleger roller og rettigheter» ->»2. Deleger enkeltrettigheter»:

10 Private nå innsyn i sine VA-saker/ søknader via kommunens sider/din side Det er foreløpig kun nyere informasjon som er lagt inn. Ved borettslag er det styret som får tilgang via Altinn. Forbehold: Basert på innlevert dokumentasjon. Kan være feil i arkiv. Finner du feil, gi beskjed så vi kan korrigere.

11 Elektroniske skjema hos VA i dag? Flere på plass. De mest brukte tas først, (volum) Tidkrevende å lage. Alt skal stemme for hvert «klikk», hjelpetekster. Lager nye egne tjenestebeskrivelser = forklaring til hvert skjema. Har testet de ute i bransjen. Nyttige innspill, mange ønsker tatt inn. Ønske: - Skille ulike typer tiltak. Gamle skjema omfattet mye. - Enklere utfylling unngå forvirring. - Kvalitetssikring før innsendelse unngår mangelskriv - Lik struktur på alle skjema. Forutsigbart! NB! Dagens papirskjema er fortsatt tilgjengelig for bruk en stund! Men, vi ønsker aller helst at dere bruker elektroniske skjema.

12 Elektroniske skjema finner dere på vår nettside

13 Lik inngang for alle skjema!

14 Nytt skjema for «bestilling av arbeid på offentlig VA-nett» 2 gamle skjema slås sammen til 1 nytt! Gammelt kvalitetssikringsskjema «bakes» inn i det nye bestillingsskjemaet. Sikre nyttige opplysninger mindre usikkerhet! Kan legge med vedlegg! Hjelpetekst på høyre side veiledning ved å klikke på spørsmålstegn Generell info mht. nytt bestillingsskjema: Bestilling behandles ikke uten innsendt rørleggermelding eller gitt forhåndsuttalelse. Saksnummer må fylles ut. Dersom nylig innsendt rørleggermelding kan man fylle ut referansenummer. Må som før være mottatt før kl. 10 en dag for å få neste dag. Kartutsnitt skal være med!

15 Første bilde i nytt bestillingsskjema! Stjerne = obligatorisk post Veiledning kommer ved å klikke på spørsmålstegn

16 Man velger i starten om det gjelder vann, avløp eller begge deler. Skjema tilpasses. Merk! Man må ha sendt inn søknad eller melding først! Velg om det er søknadspliktig tiltak eller meldepliktig/ rørleggermelding

17 Merk! Må ha sendt inn rørleggermelding først! Fyll inn saksnummer

18 Må fylle inn dato og klokkeslett for utførelse Fyll inn Gnr og Bnr. Eiendom slås opp og fylles inn Fyll inn navn på bestiller (ikke utf. foretak) Beskriv hva som skal gjøres (obligatorisk)

19 Eget bilde for vann: Må fylle ut dimensjon og Materiale på både eksist. komm. og nytt avstikk Velg hvilket/hvilke tiltak Ved Annet må man beskrive hva annet som skal utføres

20 Eget bilde for avløp: Må velge type ledning og fylle ut dimensjon og materiale på både eksist. komm. og nytt avstikk Velg hvilket/hvilke tiltak

21 Eget bilde for vedlegg og avklaringer: Legg til vedlegg Kartutsnitt obligatorisk!

22 Eget bilde for foretaksopplysninger: Fyll inn org.nr. Vil få preutfylling på sikt Viser leveringsadresse Firmaopplysninger sikrer rett leveranse og kontakt. Sjekk på feil adresse

23 Får ikke sende inn ved feil/mangler: Feil og mangler i rødt. Når alt er ok, får man sende inn

24 Obligatoriske felt må fylles ut før sending Først når alt er ok blir «Send inn» knapp aktivert

25 Kvittering kommer Ved innsending. Man får også på e-post med kopi av innsendt søknad

26 Kvittering kommer på e-post Man får med kopi av innsendt søknad

27 Egne elektroniske skjema for søknadspliktige tiltak: 4 ulike skjema et for hver type søknadspliktig tiltak: Deling av grunneiendom Bruksendring/nye boenheter Søknad om forhåndsuttalelse for private VA-anlegg Søknad om opparbeiding av hovedledninger til offentlig drift og vedlikehold I tillegg egne skjema for: Supplerende dokumentasjon Sluttdokumentasjon (tilpasses om det gjelder private va-anlegg eller hovedledninger) Mål: Bedre veiledning. Egen tjenestebeskrivelse for hvert skjema Skiller mellom private va-anlegg og anlegg som skal bli offentlige. Går rett til postmottak VA. Slipper unødig ventetid.

28 Skjema 1: Søknad om forhåndsuttalelse for private VA-anlegg Elektronisk skjema som skal brukes både ved uttalelse ved rammesøknad og forhåndsuttalelse/ved søknad om igangsetting. Dette skjemaet ligner mest på gammelt papirskjema Anmodning om forhåndsuttalelse som ble brukt tidligere. Nytt: gjelder kun anlegg som skal forbli private. For anlegg som skal overtas til kommunal drift/ vedlikehold eget skjema.

29 Skjema endres ut fra valg: Her vil det stå veiledningstekster. Man velger om søknaden gjelder i forbindelse med rammetillatelse eller forhåndsuttalelse ved igangsetting. Velg om det gjelder ved rammesøknad eller Ved igangsetting I boksen Les mer vil det være lenker til tjenestebeskrivel ser, nettsider o.l.

30 Skjema 2:Søknad om opparbeiding av hovedledninger til offentlig drift og vedlikehold Nytt skjema jf. nye rutiner. Skal brukes for nye hovedledninger som skal søkes overtatt til kommunal drift og vedlikehold. Svært likt skjema «Søknad om forhåndsuttalelse for private VA-anlegg. Tar for seg utstyr og spesialanlegg. Eks. avløpspumpestasjon.

31 Skjema 3: Deling av grunneiendom Brukes når man skal skille ut en tomt i uregulert område eller søke dispensasjon fra reguleringsplan. VA gir en uttalelse. Sier noe om offentlig VA-nett i området, evt. krav om utslippstillatelse, slamutskiller osv. Vår uttalelse skal deretter vedlegges søknad om deling til Etat for byggesak og private planer. NB! Før bygging og søknad om igangsettingstillatelse, må man likevel søke om forhåndsuttalelse for tilknytning til offentlig vann- og avløpsnett hos VA-etaten!

32 Skjema 4: Bruksendring/nye boenheter Skal brukes dersom det kun skal foretas en bruksendring på eksisterende bygg og/ eller det skal etableres nye boenheter. Dersom tiltaket medfører arbeid på utvendig ledningsanlegg, må skjemaet Søknad om forhåndsuttalelse for privat VA-anlegg benyttes. VA gir en uttalelse. Sier noe om kapasitet på off. VA-nett, krav om fettutskiller osv. Vi registrerer også gebyrgrunnlag. Vår uttalelse skal deretter vedlegges søknad til Etat for byggesak og private planer.

33 Skjema for: supplerende dokumentasjon Eget nytt skjema ved innsending av supplerende dokumentasjon i pågående sak. Husk før inn saksnummer hos VA-etaten. Kan sende med ytterligere vedlegg/merknader til saken. Eks. reviderte planer, komplette planer, erklæringer osv.

34 Skjema for: sluttdokumentasjon Eget nytt skjema ved sluttdokumentasjon. Husk påfør aktuelt saksnummer hos VA-etaten. Spesifisert hvilke vedlegg som skal sendes inn ved innsendelse av sluttdokumentasjon Skiller mellom private anlegg og anlegg som skal overtas til kommunalt eie/drift krav til vedlegg endres.

35 Egne elektroniske skjema for Ikke søknadspliktige tiltak (rørleggermeldinger) Gjelder tiltak unntatt søknadsplikt etter Plan- og bygningsloven, men som er søknadspliktige etter Sanitærreglementet for Bergen kommune. Skiller tiltak der man kan sende «/ferdigmelding i ett» og tiltak der det må sendes inn rørleggermelding først og ferdigmelding etterpå. Ved rørleggermelding er saken ikke avsluttet før ferdigmelding er mottatt. Nytt: vi sender kopi til hjemmelshaver på ferdigmeldinger. Viktig ved lekkasje-/fornyingsaker Situasjonskartene skal inn med vist ledningstrase. Og foto erstatter ikke kart/skisser, men er en god tilleggsopplysning.

36 Generelt ved rørleggermelding Brakkerigg: Skal meldes VA-etaten med rørleggermelding selv om den er godkjent av byggesak. Ved tilknytning privat ledningsnett må rett til tilknytning dokumenteres (underskrevet erklæring). Brakkerigger/midlertidige tiltak: vi må ha data på fakturamottaker, påkoblingsdato og erklæring. Ikke lov å benytte hydrant ved påkobling. Anleggsvann til boring og spyling skal meldes. Her må det innhentes vannmåler. Må også sjekke med PBL ang utslipp av anleggsvann, (faren for sedimentering osv). Det skal sendes inn ferdigmelding/pluggemelding når rigg/midlertidig tiltak fjernes. Avgifter løper til ferdigmelding er mottatt. Holder ikke å bare levere inn evt. vannmåler.

37 Velg type melding: Rørleggermelding eller ferdigmelding

38 Ved pålegg/ lekkasje, husk saksnr. hos VA. Beskriv gjerne hva som skal gjøres!

39 VA`s historiske rørleggerarkiv Innsendt dokumentasjon fra rørleggere: meldinger, tegninger, erklæringer osv. Ca dokument fra , (nyere dokumentasjon er i BK-Sak). Skannet. Tatt tid! Gjenstår noe kvalitetssikring og kategorisering. Private kunder kan nå via Din side få tilgang til informasjon om nyere VA-saker (fra arkiv) på egen eiendom, dvs. der de har hjemmel. På sikt skal private også få tilgang til eldre VA-saker via Din side. Forbehold: Vi har kun det som til enhver tid er innlevert. Uten sluttdokumentasjon, hull i arkiv. Da vil vi også ha hull i ledningskartet. Viktig å få sluttdokumentasjon inn! Feil i sluttdokumentasjon medfører feil i arkiv/kart. Oppdager du feil, gi beskjed!

40 Elektra - skannet rørleggerarkiv

41 Bestilling av ledningskart og tegninger fra VA-etatens arkiv Husk å bestille kart før utfylling søknad/melding! Til nå: Kundene har bestilt kart /tegninger hos kundesenter via tlf eller e-post: Ventetid 1-3 virkedager, kun i kontortid (kl ). Kan nå bruke: Elektronisk skjema Forespørsel om teknisk grunnlagsdokumentasjon. Ledningskart i A4/A3 i M 1:500 kan bestilles via Infoland (automatisk). På sikt: Foretakskunder skal kunne bestille fra arkiv via Infoland, (selvbetjening).

42 Skjema Forespørsel om teknisk grunnlagsinformasjon Ulik utfylling for -Konsulent -Rørlegger -Private ut fra behov! Trenger ulik info

43 Firmaopplysninger fylles ut for å sikre riktig leveranse

44 Kan nå bestille i flere typer format. Gnr/bnr eller legg inn koordinater

45 Skriv gjerne kommentar! Kan få flere typer Ser valgmuligheter

46 Infoland - bestilling av kart Profesjonelle utøvere kan bestille ledningskart på internett via Statlig internett markedsplass for bestilling av grunnlagsinformasjon. For å få tilgang må man være registrert med org.nr. Ta kontakt med Infoland og få kundeavtale for utfylling og tildeling av brukernavn/ passord. Foreløpig har vi tilrettelagt bestilling av 4 typer ledningskart i pdf-format, i målestokk 1:500: A3- eller A4-format, stående eller liggende. Infoland er åpent fra Kan bestille og motta kart utenom VAetatens åpningstid. Kort leveringstid. På sikt vil også dokumentasjon fra vårt rørleggerarkiv Elektra komme for bestilling her.

47 Se under info til bedrifter

48 Ved bestilling av ledningskart på Infoland Pga. tilrettelegging koster tjenesten 131 kr per kart. Norsk Eiendomsinformasjon fakturerer. Skjer etterskuddsvis månedlig. Kartene kan kun benyttes i VA-sammenheng som vedlegg til søknad, rørleggermelding og bestillingsskjema. Kartene skal ikke brukes ved søknader til andre etater i kommunen. Noen eiendommer er klassifisert som sensitive. Eks. Rådhuset, Flesland ol. Bestilling vil da automatisk feile. VA-etatens kundesenter får melding og tar kontakt med bestiller senest neste virkedag for manuell behandling.

49 Her er de 4 kartproduktene våre

50

51 VA-etatens internettsider Husk: Vi har mye aktuell info og veiledning på våre nettsider Tjenester og skjema For bedrifter Aktuelt/nyheter Vaktsentralen egen info

52 Feilmeldingen melding på web I mai 2012 lanserte Bergen kommune feilmeldingen. Kundene kan melde inn feil på vei, vann, avløp, forurensing m.m. Kartbasert Man kan følge med på status og se hva som skjer med meldingen. Gir en bedre kundeservice. Demper presset på Vaktsentralens telefon. 70 % av meldingen gjelder hull i vei/samferdsel. Kommer snart app så man kan ta bilder og melde via mobil.

53 Feilmeldingen

54 Elektronisk vannmåleravlesning Kundene får tilsendt påloggingsinfo og legger så inn avlest målerstand.

55 Telefonvarsling ved hendelser VA-etaten har siden 2004 hatt varslingssystem via sms/tekst til tale på fasttelefon. Kartbasert. Finner beboere ut fra folkeregistrert adresse. Drar polygon rundt angitt område, søker opp i 1881 og finner telefonnummer som så varsles. Kundene får tidlig info om planlagte tiltak samt info ved akutte hendelser/brudd/stenging. Oppleves som god og rask service for abonnentene. Benyttes også til beredskap for hele Bergen kommune.

56 Til slutt: VA-etatens kundesenter E-post: Tlf Åpent fra kl daglig. Nytt telefonsystem: opplyser om plass i køen og ventetid. Basert på tilbakemeldinger fra kunder! Stort volum i antall henvendelser på e-post, tlf. Betjener bestillinger av grunnlagsinformasjon, ca årlig. Leveres innen 1-3 virkedager. Ved store bestillinger ber vi om lenger tid. HUSK bestill grunnlagsinformasjon i tide! Og bruk nytt elektronisk skjema!

57 Gi oss tilbakemeldinger! Vi trenger meldinger om feil i skjema eller ønsker! Si fra til oss! VA-etaten har bl.a. hatt kundeundersøkelse på nett «Si din mening om oss». Nylig spørreundersøkelse for rørleggere og konsulenter/entreprenører. Vi ønsker deres mening og vi vil ha dialog med bransjen! Vi ønsker fortsatt god dialog og en best mulig kundeservice!