2. I hva slags enhet deltar du i/leder du tavlemøter? (Her kan du krysse for flere alternativ)

Transkript

1 Erfaringer med bruk av tavlemøter 1. I hvilken rolle har du mest erfaring med tavlemøter? % % 1 Leder/har ledet tavlemøter Deltar/har deltatt i tavlemøter I hvilken rolle har du mest erfaring med tavlemøter? (N = 87) Spørsmål N Gjennomsnitt Standardavvik Median I hvilken rolle har du mest erfaring med tavlemøter? 87 1,85 0,36 2,00 Leder/har ledet tavlemøter 14,9% Deltar/har deltatt i tavlemøter 85,1% N I hva slags enhet deltar du i/leder du tavlemøter? (Her kan du krysse for flere alternativ) % 53.4% % 14.8% 3.4% I et team I en seksjon På et institutt I en avdeling På et fakultet Annet

2 I et team 44,3% I en seksjon 53,4% På et institutt 15,9% I en avdeling 0, På et fakultet 14,8% Annet 3,4% N Hvor ofte har dere tavlemøte i din enhet? % 58.8% 1 Hver dag Flere dager i uken 1 dag i uken Sjeldnere enn 1 dag i uken Hver dag 0, Flere dager i uken 41,2% 1 dag i uken 58,8% Sjeldnere enn 1 dag i uken 0, N 85

3 4. Hvor lenge varer et tavlemøte i din enhet? % % % 5-20 minutter minutter minutter Mer enn 1 time 2.3% 5-20 minutter 55,2% minutter 27,6% minutter 14,9% Mer enn 1 time 2,3% N Bruker du/dere fysiske eller elektroniske tavler (eller begge deler)? Fysisk 1.3% 23.7% 77.6% Papirbasert Whiteboard el. glass Excel Elektronisk Kanbanize Udoc Visio Annet Papirbasert Whiteboard el. glass Excel Kanbanize Udoc Visio Annet Fysisk 77,6% 23,7% 0, 0, 0, 0, 1,3% Elektronisk 0, 5, 15, 45, 10, 0, 45,

4 6. Fysisk Papirbasert 77.6% Whiteboard el. glass 23.7% Excel Kanbanize Udoc Visio Annet 1.3% Papirbasert 77,6% Whiteboard el. glass 23,7% Excel 0, Kanbanize 0, Udoc 0, Visio 0, Annet 1,3% N Elektronisk Papirbasert Whiteboard el. glass 5. Excel 15. Kanbanize 45. Udoc 1 Visio Annet

5 Papirbasert 0, Whiteboard el. glass 5, Excel 15, Kanbanize 45, Udoc 10, Visio 0, Annet 45, N Hva er dine viktigste erfaringer med å lede/ha ledet tavlemøter? Som leder av tavlemøtet slipper jeg nå å forberede et møte med teamet. Tavlemøtet gjør at alle bidrar i selve møtet. Tavla gir en rask oversikt over hva som er nytt siden sist gang. Hvis det ikke er noen flere lapper å prate om blir det også enklere å se at møtetiden er over. Bedret effektiviteten, arbeidsflyten og arbeidsfordelingen. Vi får bedre oversikt over hva den enkelte gjør- noe som har ført til bedre samhandling på tvers av seksjonen. Men jeg er mindre positiv til bruk av tavle møter nå enn da vi startet, noen blir altfor detaljert og lederen av tavlemøtene gjør ingen grep. I forhold til elektronisk tavle må tavlen ha lav brukerterskel for å få flest mulig til å bruke tavla aktivt. Det en utfordring å få alle til å bruke tavla. - Lettere for meg som leder å få oversikt over status i arbeidet - Enklere å kunne forutse potensielle utfordringer på et tidligere tidspunkt - Enklere å kunne diskutere aktuelle saker, og komme fram til en felles avgjørelse der og da, i stedet for at jeg får samme spørsmål flere ganger gir god oversikt over oppgaver og kan følge progresjon / arbeidsdeling Oversikt over aktiviteten og bedre koordinering Det fungerer bare dersom alle er aktive bidragsytere. - Møtene blir veldig strukturerte og effektive - Alle får komme til ordet - Færre henvendelser mellom møtene Tavlemøter er en mer fruktbar møteform for oss enn vanlige møter både for å informere hverandre om hva vi holder på med til enhver tid, og for å dele kunnskap. Vi bruker lapper for aktiviteter/gjøremål og det bidrar til at alle må være konkret (i motsetning til tidligere/i vanlige møter). Lappene gjør også at vi kan følge aktiviteter i prosess: planlagt, pågår, på vent, utført. Høyt aktivitetsnivå blir veldig synlig, og det er en god følelse å plukke ned (vi arkiverer for en tid) lappene etter endt måned - da starter vi jakten på nye "fullførte aktiviteter". Tavlemøtene gjør også at vi samarbeider bedre/tettere i en del tilfeller fordi "lappesystemet" gjør oppgavene fysisk/synlig - noe som stimulerer til innspill/bidrag/kreativitet. Får bedre oversikt over alle planlagte, igangsatte og gjennomførte utviklingsoppgaver utenom daglig drift. Alle deltagerne møtes likt, dvs. elektronisk på sine egne kontorplasser. Bruker mindre tid på møtene nå enn tidligere Har gode erfaringer, men ikke alle har klart å venne seg til formatet. Å holde seg til minutter har vært utfordrende. Alle må ha tilgang til å lese hva står skrevet på tavla og alle må være forberedt før møtet. Alle må vite om statusen/kommentarer på sine saker.

6 9. Hva er dine viktigste erfaringer med å delta/ha deltatt i tavlemøter? Er jo bra for å diskutere viktige saker som har pri nå og ting som må gjøres videre. Får oversikt over hva andre driver med for tiden. Den største fordelen er at det er lettere å holde oversikt over egne og andres arbeidsoppgaver. Oversiktelig, ryddig og effektivt God oppdatering på hva de andre har på tapetet, mulig å utveksle informasjon og informere om egne saker/prosjekter. Bidrar til å synliggjøre og fordele oppgaver, mulig å innhente innspill til løsninger. Det er en befrielse å slippe og sitte i fysisk møte som vi gjorde tidligere i flere timer. Nå har vi to korte tavlemøter hvor vi alle har full oversikt over status på saken. I tillegg til at vi husker å komme inn på alle saker vi jobber med fordi de er flashet opp foran oss. Det andre tavlemøtet på stipendiater Helsefak er et helt annet type tavlemøte hvor man har enda mer fokus på bruk av tid og teller antall dager. På seksjonens tavle er det mer for å se til at det er flyt i sakene, og for å samle opp avklaringer som må tas, ev. be om avlastningshjelp om det hoper seg opp. Tidstyv God oversikt over aktiviteten i teamet med mulighet for å kunne avlaste hverandre om noen skulle ha svært mye å gjøre. Prosessen gjør også at jeg tenker gjennom prioriteringen på egne oppgaver. Fin måte og møtes for å vite hva de andre jobber med, samt få avklart spørsmål man har tar mindre tid, Får grei oversikt over hva de andre holder på med. Lettere å be om hjelp, og å tilby andre å hjelpe om det er mye ei uke. Grei oversikt over eget arbeid også Oversikt over hva som skal gjøres og hvem har ansvaret. Jeg har jobbet i to varianter av tavlemøter. Med kun mitt fagområde og i et team med tre fagområder. Jeg opplever best utbytte av å jobbe med kun et fagområde for mer detaljer i fordeling av arbeidsoppgaver og større helhetlig oversikt over hva som må prioriteres innenfor det jeg jobber med. Gir mer oversikt og struktur på oppgaver som gjennomføres. Lett å følge opp en enkel oppgave fra initiering til målbar resultat. Fint å ta opp problem i plenum. Gir god oversikt og status over pågående oppgaver. Effektivt og tidsbesparende Vi får god innsikt i hva våre kolleger holder på med den aktuelle uken, og bedre oversikt over på hvilke saker trenger flere folk/assistanse osv. Fint forum for å ta opp problemstillinger, avtale nye møter osv. Min arbeidshverdag består mye av daglig drift, men har noen enkeltstående oppgaver av varierende størrelser. På tavla vår skal ikke daglige driftsoppgaver, men kun det utenom. Tavla er for meg fint for å holde oversikt over andre oppgaver og se hvorfor ting stopper. Ingen Bedre oversikt over pågående/kommende arbeidsoppgaver i gruppa. Gode og fokuserte møter Synliggjøring Effektivitet Mer effektiv møteavvikling og bedre oversikt. Planlegging og oppfølging av samtlige saksområder blir lettere. Tavla gir også et godt innblikk i kompleksiteten i saksfeltene til seksjonen. Det korter ned møtetida. Men har erfart at det ikke gunstig i en seksjon der man har vidt forskjellige arbeidsoppgaver. siden det ikke er samsvar mellom de sakene man fester opp på tavla. En lapp kan ha så forskjellig betydning for ulike team. Får litt mer kjennskap til hva andre jobber med.

7 Det er ikke vesentlig annerledes enn andre møter. Saker som er viktige nok til å ta opp er gjerne viktige nok til å diskuteres. En veldig fin arena til å ta opp små problemstillinger og spørsmål i plenum. Gir oss veldig god oversikt over arbeidsoppgavene seksjonen jobber med til enhver tid, og progresjonen i de oppgavene. Når det gjelder spørsmålet under -- 'Har tavlemøtene bidratt til at dere er blitt mer effektive' -- så svarer jeg 'Verken eller', men svaret er 'Vet ikke'. Jeg har ikke jobbet i min seksjon før tavlemøtene ble innført, og kan derfor ikke sammenligne. Kjenner heller ikke til at det har blitt gjort noen resultatmålinger. Det oppleves mer effektivt å møtes kortere og hyppigere i stedet for å ha ett langt møte hver uke/annen hver uke. Møtene er "dagsaktuelle" og ikke en oppsummering av det som har skjedd siden sist. Mer innsikt i og forståelse for hverandres oppgaver. Leder involveres mer i daglig drift. Raskere avklaring av saker som må diskuteres. Lett å få oversikt over hva som skjer i seksjonen. Rask vei for å få avklaringer. Fast møtepunkt som benyttes til å dele informasjon, stort eller smått. Vi får bedre oversikt over oppgaver/hendelser innen seksjonen. Bruker mindre tid til å oppdatere hverandre på de forskjellige arbeidsområdene. Har gitt oss bedre oversikt over arbeidet - fordeling av oppgaver, tidsplan, hvor vi er i arbeidsprosessen, ferdigstillelse, etc. Alle blir mer informert og delaktig, lettere å være leder Funker ok som en oversikt for avdelingsdirektørene. Fungerte dårlig i egen avdeling da det skapte spenning mellom utvikling og drift. Medarbeiderne følte også at det ikke ga merverdi. Klarer arbeidsdeling og avklaringer på tvers av avdelinger Veldig bra, gir oversikt og god metode for oppfølging av saker synliggjøring av muligheter/utfordringer/oppgaver Greit å ha prøvd det. Stå oppreist, ellers blir det mye snikksnakk. Skulle ønske tavla var elektronisk, f.eks. Kanbanize o.l. Motivasjonen for tavla går i bølger. Noen ganger føles den som ekstraarbeid. Andre ganger føles den nyttig. Mesteparten av tiden henger den bare der, som noe vi må administrere. For meg er den ennå ikke blitt et verktøy, ennå. Det er muligens ikke tavla sin skyld. Skal se om jeg kan bli bedre på å bruke den. Mange lapper - uoversiktlig og dårlig oppfølging/videreføring av lapper/saker. Opplever at tavla er ganske statisk. Lite info om hver sak. Usikker på nytteverdi av tavlemøte. Vi har mer oversikt over alle arbeidsoppgaver i teamet. Tavlemøtene fungerer veldig godt på vår seksjon. Det sikrer at ingenting blir glemt. Arbeidsoppgavene blir fordelt og etterhvert gjennomgått slik at alle er orientert. Bedre oversikt veldig greit som ledelsesverktøy, ser hva alle skal gjøre og fremdriften i oppgavene. Gir meg god oversikt. Fint for egen del da jeg "presses" til å utføre oppgaver ettersom alt blir veldig synlig God oversikt over egne og andres oppgaver. Mer effektive møter, færre gjentakelser. Status og progresjon i prosesser blir veldig synlig. Hos oss er det utfordrende at deltakerne jobber svært ulikt - noen med større og langsiktige prosjekter, noen med kontant oppgaveløsning. En samlet oversikt over seksjonens oppgaver i nærmeste fremtid. Oversikt over oppgaver som overlapper. Fint å ha fortløpende oppfølging av saker under behandling. At det er vanskelig å vite hvilke oppgaver som er "tavle-verdige'". Gir rask oversikt over saker som det jobbes med. Anledning for et møtepunkt mellom ledelse og enhet. Regelmessig informasjon fra leder. Regelmessig informasjon om hva de andre jobber med.

8 Tavlemøtene gir god oversikt over egne, og kollegaenes arbeidsoppgaver. Tavlemøtene bidrar til konsentrasjon, og medfører derigjennom mindre tidsbruk på utenforliggende omstendigheter. viktig å ha tenkt igjennom hva en skal si på forhånd slik at det kan være "to the point". Unngår sløsing av tid. 10. Har tavlemøtene bidratt til at dere er blitt mer effektive? % 35.7% % 1 Ja, med målbare resultat Ja, men uten målbare resultat Verken eller Nei, vi er mindre effektive nå. Ja, med målbare resultat 17,9% Ja, men uten målbare resultat 46,4% Verken eller 35,7% Nei, vi er mindre effektive nå. 0, N Hvilke effekter av tavlemøtet måler dere? (Her kan du krysse for flere alternativ) % 78.6% % % % 7.1% Spart tid for medarbeidere? Spart tid for andre ansatte? Spart tid for studentene? Sparte kostnader? Økt kvalitet? Annet

9 Spart tid for medarbeidere? 92,9% Spart tid for andre ansatte? 57,1% Spart tid for studentene? 14,3% Sparte kostnader? 35,7% Økt kvalitet? 78,6% Annet 7,1% N Hvem bestemmer om og hva dere skal måle ift tavlemøtene? % 6.7% 86.7% Leder Medarbeiderne Leder og medarbeiderne sammen Andre Leder 6,7% Medarbeiderne 6,7% Leder og medarbeiderne sammen 86,7% Andre 0, N 15

10 13. Beskriv hvordan du opplever økt effektivitet selv om den ikke måles Tavla hjelper oss til å holde styr på egne og andres arbeidsoppgaver og når de skal være utført, slik at vi som seksjon ikke glemmer av oppgaver eller frister. Utnytter informasjonstilfanget i gruppen. Effektiv informasjonsutveksling. Beslutninger kan tas "tryggere" og svar kan dermed sendes kjappere enn om man selv alltid skulle være eneste saksbehandler og informasjonsinnhenter. Vanskelig å sette fingeren på. Når prioriteringen blir bedre blir effektiviteten bedre kanskje. Om man også overtar enkeltoppgaver i periodene der andre har svært mye å gjøre, blir ting raskere tatt unna. Vi i teamet bruker mindre tid på møter i uken. Kvalitet på avgjørelser kan bli bedre. Vi ser om saker blir hengende lenge på tavla. Tidligere var det ingen som visste at saker ble hengende igjen. Bedre oversikt, bedre planlegging av oppgaver, bedre samarbeid Det virker som om flere er mer tydelige på sine arbeidsoppgaver, det blir diskutert og luket ut ting vi bør gjøre/ ikke gjøre. Saker som bør bringes til ledermøter blir mer synliggjort Mindre sjanse for at viktige saker blir glømt. Tavla langt på vei svar på hvilke saker som skal tas opp. Den enkelte kan oppdatere ting utenom tavlemøtene. Mulighet å samle informasjon og holde folk orientert. Bruker mindre total tid på møter. Vi kan fordele de oppgaver som dukker opp på en mer effektiv og oversiktlig måte. Mer oversikt over arbeidsoppgaver til kollegier Bedre kommunikasjon og flyt i gruppa. Gjevnlig oppfølging av saker som vi har på agendaen, og mindre fokus på alle andre mulige oppgaver som kan dukke opp i fysiske møter. Raskere møter Saker blir i mindre grad utsatt, fordi de er satt på tavla Samme svar som forrige spørsmål. Tavlemøtet vårt er en kombinasjon mellom tavlemøte og det tradisjonelle stabsmøtet vi hadde tidligere. Det har derfor hverken erstattet eller kommet i tillegg til den møtetypen vi hadde. Har bedre oversikt over en arbeidsprosess. lettere å ta tak i saker som følges opp i tavlemøter Øvrige møter kan brukes mer strategisk siden koordineringen og de daglige gjøremålene tas på tavla Bruker mindre tid på oppfølging av saker, gir flere deltakere innsikt i pågående saker og økt mulighet for å koble på egen enhet hvis aktuell sak for flere Vi planlegger for fremtidige hendelser i større grad, i stede for å stort sett informere om saker som allerede har hendt. Jeg har inntrykk av at vi i en del tilfeller løser oppgaver bedre og mer effektivt enn vi ellers ville ha gjort fordi tavlemøter bidrar til å få fram flere nyttige innspill "der og da", i tillegg til bedre samarbeid og mer samhold. Tavlemøter er en arbeidsform som etter min mening gjør "UiTs/Helsefaks/seksjonens mål" fysiske og til enhver tid tilstedeværende (tavla henger i fellesarealer) gjennom konkrete gjøremål nedfelt på fargerike lapper. Det sikrer at oppgavene blir gjort innen fastsatte frister. bedre oversikt Vanskeligere for teamet å skyve på oppgaver, da alt er blitt veldig mye mer synlig. Bruker lite tid på møter innad i gruppen. Bruker mindre tid på å fordele oppgaver Kortere møter, færre gjentakelser, bedre samspill. Vi oppdager ofte på tavlemøtene at vi jobber inn på de samme prosjektene og kan da koordinere oss bedre. I andre tilfeller blir man oppmerksom på prosjekter som man burde bidra til, og kan være proaktiv. Studentsaker med problematiske forløp blir raskere detektert og behandlet. Bedre oppfølging av eksamener og sensur, samt emneplaner. Trenger ikke bruke tid på å "huske på" saker. Raskere avklaring på saker fordi ledelsen er tilstede.

11 Mindre tid brukt på møter medfører mer tid til produksjon. Helt åpenbart en indikasjon på at det virker. I tillegg skal nevnes at møtene gjerne spisser og forenkler ulike problemstillinger. Siden de ulike ansatte da lettere skjønner hva de holder på med, lettes innsatsen på å "dra i samme retning". Når alle drar i samme retning unngår en blant annet at to ansatte gjør samme jobben, eller at ulike grupperinger forsøker å politisere/påvirke utfallet av en prosessen gjennom revirdannelse eller andre handlemåter av mer eller mindre psykisk motivert art. 14. Kan du beskrive hvordan tavlemøtet bidrar til at dere er mindre effektive nå? 15. Har tavlemøtet erstattet andre møter i enheten? % 29.1% 1 3.5% Ja Nei, det kommer i tillegg Nei, vi hadde ikke møter tidligere Ja 67,4% Nei, det kommer i tillegg 29,1% Nei, vi hadde ikke møter tidligere 3,5% N 86

12 16. Opplever du tavlemøtene som bedre enn alternativet dere har/hadde? % 30.5% 25.6% 1 1.2% 1.2% Mye bedre Litt bedre Verken eller Litt verre Mye verre Mye bedre 41,5% Litt bedre 30,5% Verken eller 25,6% Litt verre 1,2% Mye verre 1,2% N 82

13 17. Er det andre ting du ønsker å formidle om din erfaring med tavlemøter? Blir fort for overfladisk og når noen andre diskusjonsfora er borte blir det for lite tid til å diskutere større linjer. Svarte verken/eller på spørsmålet ovenfor, men det er fordi tavlemøtene allerede var innført da jeg begynte å jobbe her, så har ingen erfaring med noe annet. Man bør gjøre et godt forarbeid før man tar i bruk tavlemøter, og ha klare regler/rutiner for hvilke oppgaver som skal opp på tavla og hvilke som ikke skal. Det er veldig viktig for at verktøyet skal fungere optimalt og ikke bli oversvømt av for små og rutinepregede oppgaver. Tavlemøtet er en annen type møte, det er et supplement og ikke en erstatning, men det kan være vi ville hatt behov for andre typer møter oftere uten tavlemøter. Det er ikke et alternativ å kutte helt ut andre møter. Tavlemøtene må være drevet gjennom at medarbeiderne ønsker og trenger møtene. Det å innføre tavlemøter må gjøres i samråd med medarbeiderne slik at de får et eierskap til møtene og innholdet i dem. Toppstyrte tavlemøter kan fort føles som en slags overvåkning. Tavlemøtet erstatter et møte hvor det var mer tid til å diskutere/løse oppgaver der og da, jeg tenker en kombinasjon med tavlemøte og vanlige møter hadde fungert godt. For eksempel tre uker med tavlemøter og det fjerde som ordinært møte hvor man kan snakke om ting som har kommet frem i tavlemøter men som man ikke har tid til å drøfte ferdig der. Den som leder møtene må tørre å stille spørsmål, den bør ha erfaring med lean metodikk og kunne sette premisser. Er relativt nyansatt, så vanskelig å svare på de siste spørsmålene...min erfaring: gode møter, smart og effektivt! Hver enkelt blir mer synlig - Vi bruker per i dag en fysisk tavle, men ser på muligheten for å gå over til en elektronisk løsning. Dette vil bli særlig aktuelt dersom vi får medarbeidere ved andre campuser i vår gruppe etter fusjonen Synes ikke tavlemøter er så effektive som forventet. Har et inntrykk av at det er dette er veldig populært for tiden, og derfor veldig viktig å innføre på vår arbeidsplass. Er ikke fornøyd med denne møteformen. Synes møtene er like lange og ikke blitt noe mer effektive heller. Tavlemøter anbefales, men det må gis tid til å gå seg til for å virkelig se resultater. Tavla vil nok alltid bli endret fra "førsteutkastet", men det er også viktig å ikke gjøre endringer for ofte. Nok en gang må jeg kommentere svar på spørsmålet over -- 'Opplever du tavlemøtene som bedre enn alternativet dere har/hadde?'. Jeg har som sagt ikke vært med på annen møteform i seksjonen, men jeg opplever tavlemøtene som mye bedre enn den mer tradisjonelle møteformen jeg har vært med på i annen seksjon. Synes det er vanskelig å finne gode mål på effekten av tavlemøter innenfor vårt arbeidsfelt, den er langt på vei basert på subjektive vurderinger/erfaringer. For egen del vil det være nyttig å lære mer om hvordan vi kan definere slike mål, utover spart tid for medarbeiderne. Mer effektiv bruk av tid. udoc er ikke så velegnet. Mistet dokument. Positiv vinkling til å tenke systemer og struktur blant medarbeiderne. Interesse for forbedringer øker. Det er vanskelig å klare å få oversikt. Tavla er stor og det er mange lapper. Det har vært interessant å se at tavlemøter brukt på tvers av organisatoriske enheter/i matrise, har bidratt til å deltakere har blitt mer løsningsorientert og mer fokusert på felles mål og felles utfordringer i stedet for organisasjonstilhørighet. Se over. Det er en enkelt verktøy å ta i bruk og benytte. Vi trengte nesten ingen opplæring. God informasjon og kommunikasjon om verktøyet er likevel viktig, slik at det oppleves som forståelig og nyttig for brukerne. bra verktøy, men er avhengig av at alle er på lag. Passer best for konkrete oppgaver, ikke løpende driftsoppgaver. Vi trenger å videreutvikle tavla for å tilpasse den bedre til de svært ulike arbeidsoppgavene vi har i seksjonen. Dette er utfordrende å få til uten veiledning. Mister litt muligheten til avklaringer. Funker dårlig når enkelte "boikotter". Mistet sin hensikt da. Viktig at den som leder møtet og de som jobber i enheten er forberedt og har tenkt ut hvilke saker de ønsker å løfte frem for ledelsen som deltar på møtet. For oss i ledelsen som kun ser tavla på tavlemøtet (vi bruker en fysisk tavle), så er det for kort tid til at vi skal kunne se hvilke saker som bør løftes frem der å da. Likevel viktig å holde møtet innenfor tidsrammen.

14