KONKURRANSEGRUNNLAG ÅS KULTURHUS DRIFT AV KJØKKEN OG SERVERING FRIVILLIG UTLYSNING AV DRIFTSKONSESJON. Utsatt innleveringsfrist 10.

Transkript

1 1 KONKURRANSEGRUNNLAG ÅS KULTURHUS DRIFT AV KJØKKEN OG SERVERING FRIVILLIG UTLYSNING AV DRIFTSKONSESJON Utsatt innleveringsfrist 10. mai 2012 SAKSNUMMER: 12 / 637 DATO: 12. april 2012 Ås kommune Telefon: Postboks Telefaks: ÅS e-post: post@as.kommune.no

2 2 1 OPPDRAGET OM ÅS KOMMUNE KONTRAKTENS OMFANG OG VARIGHET ANSKAFFELSESPROSEDYRE KUNNGJØRING KUNNGJØRING KUNNGJØRING OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON 5 2 TILBUDET INNLEVERING AV TILBUD TILBUDSÅPNING VEDSTÅELSESFRIST KRAV TIL UTFORMING AV TILBUDET KVALIFIKASJONSKRAV KRITERIER FOR VALG AV TILBUD 7 3 KONKURRANSEREGLER TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET OPPDRAGSGIVERS RETT TIL Å FORETA SUPPLERINGER, ENDRINGER OG TILBAKEKALL SPØRSMÅL FRA TILBYDER KOSTNADER VED Å DELTA I KONKURRANSEN TAUSHETSPLIKT UNDERLEVERANDØRER KONTRAKT 8 4 KRAVSPESIFIKASJON BAKGRUNN FOR/FORMÅL MED OPPDRAGET BESKRIVELSE AV LEVERANSEN (FUNKSJON, YTELSE, TEKNISK SPESIFIKASJON OSV.) ANSKAFFELSENS VOLUM KRAV TIL LEVERANDØR ANNET FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT.

3 3 1 OPPDRAGET 1.1 Om Ås kommune Beskrivelse av Ås kommune Ås er en kommune sentralt i regionen Follo i Akershus fylke, ca. 35 km sør for Oslo. Kommunesenteret er stasjon på Østfoldbanen, og både E18 og E6 går gjennom kommunen. Nabokommuner er Oppegård, Ski, Hobøl, Vestby og Frogn. Ås kommune har ca innbyggere. De litt over 100 km2 areal er preget av et åpent kulturlandskap som domineres av landbruk. Ås er vertskommune for Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB), tidligere Norges Landbrukshøgskole. Institusjonen med tilhørende forskningsmiljøer preger kommunesenteret og representerer en av de viktigste arbeidsplassene. I Vinterbro/Nordbyområdet i nord er det et betydelig handels- og næringsområde. Her ligger også Norges største fornøyelsespark; Tusenfryd. Kommunen har sju barneskoler, to ungdomsskoler samt Akershus fylkes største videregående skole. De er tre kirkesogn i kommunen; Kroer, Ås og Nordby og kommunen har et meget aktivt lag og foreningsliv. De fleste arbeidsplassene i kommunen er knyttet til administrasjon, undervisning, forskning og handel. Ås kommune har bedre egendekning av arbeidsplasser enn de fleste andre kommunene i regionen. Folloregionen med Oslo utgjør et regionalt bolig og arbeidsmarked som innebærer stor grad av pendling mellom kommunene. Kommunen har et variert næringsliv, og Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB) med sine ca studenter og 800 ansatte setter sitt preg på kommunen. I tillegg er det en rekke nasjonale forskningsinstitusjoner som Skogforsk, Akvaforsk, Matforsk, Jordforsk, Planteforsk og Norsk Institutt for Jord- og Skogkartlegging. Ås-miljøet omfatter også en forskningspark, Bioparken, som er et innovasjonsselskap for utvikling av næringsvirksomhet innen biologibasert verdiskaping. Kulturliv Kommunen har et aktivt kulturliv med bl.a. bibliotek, kulturhus med kino, kulturskole og et mangfold av lag og foreninger. «Universitetsbygda» med landbruksmuseum, høgskoleparken og studentsamfunnet innebærer et stort og variert tilbud av opplevelser, konserter, revyer etc. Fornøyelsesparken Tusenfryd er en attraksjon som trekker mennesker fra hele landet. Beskrivelse av Ås kulturhus Ås kulturhus ligger midt i Ås sentrum, og har lange tradisjoner som arena for kulturbegivenheter, kino, seminarer, møtevirksomhet og som utleielokaler for ulike formål (f.eks bryllup, konfirmasjoner, fødselsdager etc). I underetasjen holder seniorsenteret og Ås biblioteks avdeling for barn og unge til. 1. etasje består av Ås bibliotek, og Ås kinoteater (ca 400 plasser) med vestibyle/foajé. I 2. etasje er det lokaler til møter, seminarer og andre arrangementer, samt et nytt produksjonskjøkken til å betjene servering i hele huset, samt mulighet for cateringvirksomhet. De senere årene har aktiviteten i kulturhuset vært på et minimumsnivå på grunn av behov for brannsikring og oppgraderinger. Nå er huset rehabilitert, og klart til å fylles med ny virksomhet. Kulturhuset driftes i dag i sin helhet av kommunen, men kulturdriften i kinoteateret og vestibylen samt kinodrift legges ut på anbud i disse dager, og det kan derfor bli flere samarbeidspartnere i huset fra høsten Ås kommune har per i dag ansatt en kulturhuskoordinator og en assistent til å betjene driften av huset. 1.2 Kontraktens omfang og varighet Ås kommune, heretter benevnt oppdragsgiver, ønsker med dette tilbud på:

4 4 Driftskonsesjon for kjøkken og utleielokaler i Ås Kulturhus. Det forutsettes inngåelse av kontrakt før sommeren 2012 med en varighet på 5 år, pluss mulighet for forlengelse i 5 år. Oppdraget påbegynnes 1. august Formålet med avtalen er å ha en leietaker som driver kjøkken og som drifter utleielokaler i 2. etg som er beregnet for servering, møter og selskapsvirksomhet. Det er også anledning til å drive cateringvirksomhet. Det er gitt politisk lovnad om at det skal gis nødvendige serverings- og skjenkebevilgninger for driften. Tegning vedlegg 6.2A viser arealene i 2 etg som er avsatt til servering, disse er merket med grønt. De blå arealene er kjøkkenområde og er betegnet som «ren sone» hvor kun personale tilknyttet kjøkkendriften har adgang. De røde arealene er fellesareal, vrimleområde og garderober. Tegning vedlegg 6.2B viser 1. etasje. De røde områdene er toaletter og fellesareal. De grønne og blå arealene er servering og kjøkken som skal leies ut i neste fase. Ikke fargelagte områder er bibliotekets areal. Tegning vedlegg 6.2C viser underetasjen. Her er varemottak, temperert lager og avfallshåndtering. Kjøkkenet er fullt utstyrt med fast inventar. Dette framgår av Vedlegg 6.3. Kjøkkenutstyret er nytt og det pålegges leietaker å ha serviceavtale med leverandør på utstyret. Serviceavtalen er en del av vedlegg 6.3 Leietaker har enerett på servering av mat og drikke i Kulturhusets 2. etg. Leietaker skal tilby et variert tilbud av mat og drikke med god kvalitet. Kantine: Leietaker skal drive kantine for kommunens ansatte i «lille salong» Åpningstid: Mandag fredag Meny: Påsmurt kaldt mat, salater, enkel varm rett. Vegetar og dietter på forespørsel. Møter: Leietaker skal servere møtemat på bestilling. Selskapslokaler: Kulturhusets lokaler i 2. etg. Skal benyttes til selskaper og arrangementer hvor det serveres mat og drikke. Leietaker samordner utleie med Kulturhusets koordinator. Restaurant og kafe virksomhet: Leietaker skal drive et serveringstilbud (restaurant, kafe) for spisegjester og besøkende. «Lille sal» anses som egnet sted for slik virksomhet. Det skal legges opp til et serveringsted med et tradisjonelt mattilbud. Catering: Leietaker har anledning til å drive cateringvirksomhet. Kjøkkenet er utstyrt og velegnet for dette. Husleie Leietaker betaler kr i året i leie. Leiesummen indeksreguleres. 1.3 Anskaffelsesprosedyre Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser, vedtatt ved kgl. res. 7. april 2006 (FOA) kommer ikke anvendelse for denne anskaffelsen, da det er en tjenestekonsesjon, jf. FOA 1-3 bokstav j. Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling uten prekvalifisering.

5 5 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort på følgende steder: Lokalpresse i regionen og kommunens hjemmeside. 1.5 Tilbudsbefaring Det vil bli avholdt tilbudsbefaring etter avtale. 1.6 Oppdragsgivers kontaktperson Navn: Egil Johansen Telefon: E-post: egil100@online.no 2 TILBUDET 2.1 Innlevering av tilbud Frist for innlevering av tilbud er kl Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. Tilbudet skal sendes/leveres i lukket, nøytral konvolutt merket: 12 / 637: ANBUDSPROSESS DRIFT AV KJØKKEN OG SERVERING - KULTURHUSET Tilbudet skal leveres i to 2 eksemplarer innsatt i ringpermer med skillekort, uten noen form for innbinding eller stifting, i plastlomme eller liknende. I tillegg leveres tilbudet i Word-format (tekstdel), og Exel-format (budsjetter og priser) på CD-plate eller minnepinne. Ved motstrid mellom papirversjon og elektronisk versjon vil papirversjonen få forrang. Tilbyder bærer risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen utløpet av tilbudsfristen. Oppdragsgivers postadresse: Ås kommune Servicekontoret Postboks Ås Oppdragsgivers besøksadresse: Ås kommune Skoleveien Ås

6 6 2.2 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene blir protokollført. 2.3 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 90 kalenderdager regnet fra tilbudsfristens utløp. 2.4 Krav til utforming av tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk. Tilbudet skal bestå av: o Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av en person med nødvendig fullmakt til å binde tilbyderen. o o o o o Kort informasjon om tilbyder. Besvarelse i henhold til kravspesifikasjonen. Dersom tilbudet inneholder eventuelle forbehold eller avvik fra konkurransegrunnlaget skal dette angis samlet i eget dokument. Dokumentasjon som viser oppfyllelse kvalifikasjonskrav. Beskrivelse og evt. dokumentasjon i forhold til tildelingskriteriene. 2.5 Kvalifikasjonskrav Obligatorisk dokumentasjon som skal vedlegges tilbudet: Skatteattester Det skal vedlegges 2 skatteattester: Attest fra kemner/skatteoppkrever (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift). Attest fra skattefogden i vedkommende fylke (merverdiavgift) Begge attestene har betegnelsen RF-1244 og er fastsatt av Skattedirektoratet. For utenlandske leverandører skal det fremlegges attester som dokumenterer at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. Følgende kvalifikasjonskrav gjelder for denne konkurransen: 1. Det kreves at leverandøren er et lovlig etablert foretak. Dokumenteres med:

7 7 Firmaattest; bekreftelse på registrering i Foretaksregisteret (ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen) Erklæring fra foretaket om tilknytning til offentlig godkjente lærlingordninger Attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyderen er etablert 2. Det kreves god soliditet. Dokumenteres med: Foretakets siste årsberetning til Brønnøysundregistret og nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall Erklæring om foretakets omsetning de 3 siste regnskapsår som har betydning for denne kontrakten Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra dette 3. Leverandøren må være faglig kvalifisert. Dokumenteres med: Oversikt over virksomhetens faglige kvalifikasjoner Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert 4. Det kreves god gjennomføringsevne. Dokumenteres med: Oversikt over foretakets totale bemanning Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget Oversikt over arbeider som er utført i løpet av de siste fem år, sammen med attester over tilfredsstillende utførelse av de viktigste arbeidene. Attestene skal angi arbeidenes verdi samt tid og sted for arbeidsutførelsen, og oppgi hvorvidt arbeidene er fagmessig utført og behørig fullført. Referanseliste for de viktigste kunder de siste 3 år, offentlige eller private mottakere, med angivelse av kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse Redegjørelse for de redskaper, utstyr som leverandøren disponerer over som har betydning for utførelsen av denne kontrakten 5. MILJØKRAV Miljøkrav til bedriften Virksomheten skal ha et fungerende IK Mat System i henhold til Lov om Næringsmiddelhygiene. Dokumenteres med: Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/-styringssystem

8 8 2.6 Kriterier for valg av tilbud Kontrakt vil bli tildelt tilbyderen med det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Basert på driftskonsept og oppgaveforståelse. 3 KONKURRANSEREGLER 3.1 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3.2 Oppdragsgivers rett til å foreta suppleringer, endringer og tilbakekall Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Enhver supplering, endringer eller rettelse vil umiddelbart bli formidlet. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 3.3 Spørsmål fra tilbyder Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til kontaktperson innen 5 mai 2012 kl Spørsmål skal rettes skriftlig til følgende kontaktperson: Egil Johansen, e-post: egil100@online.no. Alle spørsmål vil bli anonymisert og besvart samlet. Svar sendes til alle interessenter. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. 3.4 Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende. 3.5 Taushetsplikt Oppdragsgiver er underlagt taushetsplikt i forbindelse med leverandørforhold som måtte komme til uttrykk gjennom denne konkurransen. Tilsvarende taushetsplikt om oppdragsgivers forhold gjelder for leverandører. 3.6 Underleverandører Dersom leverandøren skal benytte underleverandører, skal det opplyses om dette i tilbudet. Det skal opplyses hvilke underleverandører som skal benyttes og hvor stor del av kontrakten dette utgjør. 3.7 Kontrakt Alminnelige kontraktsvilkår gjelder som kontraktbestemmelser.

9 9 Spesielle kontraktsvilkår fremgår av konkurransegrunnlagets del 6. 4 KRAVSPESIFIKASJON 4.1 Bakgrunn for/formål med oppdraget Formålet med avtalen er å ha en leietaker som driver kjøkken og som drifter utleielokaler i 2. etg som er beregnet for servering, møter og selskapsvirksomhet. Det er også anledning til å drive cateringvirksomhet. Det er gitt politisk lovnad om at det skal gis nødvendige serverings- og skjenkebevilgninger for driften. Leietaker har enerett på servering av mat og drikke i Kulturhusets 2. etg. Det legges vekt på at leietaker skal tilby et variert tilbud av mat og drikke med god kvalitet. Kantine: Leietaker skal drive kantine for kommunens ansatte i «lille salong» Åpningstid: Mandag fredag Meny: Påsmurt kaldt mat, salater, enkel varm rett. Vegetar og dietter på forespørsel. Møter: Leietaker skal servere møtemat på bestilling. Ås kommune kjøper til sine møter, mat og drikke for ca. Kr årlig. (basert på erfaringstall. Selskapslokaler: Kulturhusets lokaler i 2. etg. Skal benyttes til selskaper og arrangementer hvor det serveres mat og drikke. Leietaker samordner utleie med Kulturhusets leder. Restaurant og kafe virksomhet: Leietaker skal drive et serveringstilbud (restaurant, kafe) for spisegjester og besøkende. «Lille sal» anses som egnet sted for slik virksomhet. Det skal legges opp til et serveringsted med et tradisjonelt mattilbud. Catering: Leietaker har anledning til å drive cateringvirksomhet. Kjøkkenet er utstyrt og velegnet for dette. 4.2 Beskrivelse av leveransen (funksjon, ytelse, teknisk spesifikasjon osv.) Tegning vedlegg 6.2A viser arealene i 2 etg som er avsatt til servering, disse er merket med grønt. De blå arealene er kjøkkenområde og er betegnet som «ren sone» hvor kun personale tilknyttet kjøkkendriften har adgang. De røde arealene er fellesareal, vrimleområde og garderober. Tegning vedlegg 6.2B viser 1. etasje. De røde områdene er toaletter og fellesareal.

10 10 De grønne og blå arealene er servering og kjøkken som skal leies ut i neste fase. Ikke fargelagte områder er bibliotekets areal. Tegning vedlegg 6.2C viser underetasjen. Her er varemottak, temperert lager og avfallshåndtering. Kjøkkenet er fullt utstyrt med fast inventar. Dette framgår av Vedlegg 6.3. Kjøkkenutstyret er nytt og det pålegges leietaker å ha serviceavtale med leverandør på utstyret. Serviceavtalen er en del av vedlegg Volum Dette kan ikke stadfestes. Kulturhuset er en ny institusjon i Ås kommune og det er derfor ingen erfaringstall. 4.4 Krav til leverandør Leietaker må selv bekoste alt «løst utstyr». Det vil si redskaper og utsyr til produksjon og servering. Inkludert service og bestikk.