ORGANISASJONSPLAN for KOLNES IDRETTSLAG

Transkript

1 ORGANISASJONSPLAN for KOLNES IDRETTSLAG Stiftet 1978 Vedtatt på årsmøte Revidert:

2 1. Organisasjonsdata Navn: Kolnes Idrettslag Postadresse: Stølane 30 Postboks 5541 Kolnes Internett/e-post: E-post: Telefon: Bankforbindelse: Haugesund Sparebank, kontonummer Org.nummer: Registrert i Enhetsregisteret, Arbeidsgiver-/arbeidstakerregisteret Stiftelsesdato: Eiendommer: Årsmøte: Klubbhus Kunstgressbane Gressbane Grusbane Ballbinge Utendørs innebandybane (2015) Februar måned 2. Medlemstilhørighet Idrettslaget er medlem av Norges Idrettsforbund og olympiske og paraolympiske komité (NIF) gjennom Rogaland idrettskrets, og medlem av Karmøy idrettsråd. Kolnes IL er medlem av følgende særforbund: Norges Fotballforbund Norges Håndballforbund Norges Bandyforbund 3. Klubbprofil Kolnes ILs farger er blå og hvitt. Klubbdraktene skal bestå av hvit overdel, blå bukser og blå strømper. Overtrekksdrakter, gensere og jakker er i blått (jakker kan være sorte). Utstyrsleverandør er per 2015 Umbro og Intersport. 1

3 Klubben har en egen Grafisk Profil som skal brukes i alle sammenhenger det er naturlig. Klubbens motto er Idrettsglede for alle. 4. Organisasjonskart Hovedstyret Daglig leder Revisor Valgkomitè Regnskapsfører SPORTSLIGE GRUPPER UTVALG Hovedgrupper Lavterskelgrupper Sportslig utvalg Trivselsutvalg Anleggsutvalg Økonomiutvalg Markedsutvalg Ungdomsutvalg Fotball Trimgrupper Hus og bane Anleggsguppe Innebandy Idre=sskolen HU- lag 5. Roller og verv Årsmøtet Årsmøtet er idrettslagets øverste organ. Årsmøtets oppgaver er regulert i Lov for Kolnes IL. Styret Klubbens styre består av leder, nestleder og 5 styremedlemmer og velges på årsmøtet hvert år. Styret er foruten årsmøtet klubbens høyeste beslutningsmyndighet. Styret avholder styremøter 1 gang i måneden, eller etter behov. 2

4 Referat (protokoll) fra styremøtene legges ut på klubbens hjemmeside for offentlig innsyn. Saker av sensitiv art tas ut av referatet. Styret er ansvarlig for at klubben holder seg innenfor de økonomiske rammer som gjelder, at anlegget blir vedlikeholdt, at klubben følger lover og forskrifter som gjelder innen idretten og for å ha en oversikt over alle aktiviteter i klubben slik at disse kan samkjøres og koordineres. Gjennom en slik oversikt kan midler fordeles med formål å nå klubbens målsetninger som skal være definert i sentrale dokumenter. Styret ansetter lønnede trenere og fastsetter lønn. Styret er ansvarlig for at det avholdes årlige årsmøter i henhold til klubbens lover og vedtekter. Styret skal legge til rette for at daglig leder får utført jobben sin på en tilfredsstillende måte. Fra 2015 foreslås det ny utvalgsmodell der styremedlemmene i hovedstyret får oppgaver med å lede de ulike utvalgene. Klubbens styre består av følgende verv: Leder Nestleder (sportslig utvalg) Styremedlem (økonomiutvalg) Styremedlem (markedsutvalg) Styremedlem (trivselsutvalg) Styremedlem (ungdomsutvalg) Styremedlem Varamedlem Styreleder Lederen er ansvarlig for lagets aktiviteter og har møterett i alle grupper samt i utvalg og komiteer. Lederen skal lede styremøtene og representere laget utad. Leder er personalansvarlig og dermed daglig leders nærmeste overordnede, med nestleder som stedfortreder. Nestleder Nestleder fungerer som stedfortreder for lagets leder, og er sammen med styreleder, økonomiansvarlig og daglig leder idrettslagets arbeidsutvalg. Nestleder er leder av sportslig utvalg. Sportslig utvalg (SU) SU består av leder og sportslige koordinatorer fra gruppene, og rapporterer til styret hvor leder er representert. SU bør ha jevnlig møtestruktur opptil en gang i måneden, eller ved behov. SU skal først og fremst håndtere spørsmål relatert til sportsplan. I tillegg håndterer SU administrative oppgaver i grensesnitt mot sportslig aktivitet i 3

5 samarbeid med daglig leder og hovedstyret. SU skal fokusere på spiller-, trener og dommerutvikling, og sammen med lagledergruppene sørge for at forholdene blir lagt til rette for implementering av sportsplan. Sportslig utvalg skal i samarbeid med lagledergruppene og daglig leder sørge for at klubbens målsetninger vedrørende trenerutdanning oppnås. SU skal sørge for å innhente råd og komme med anbefalinger i konflikter av sportslig karakter. SU har sportslig ansvar for innstilling av trenere, hvorpå Hovedstyret eventuelt ansetter. SU skal sørge for kommunikasjon mellom klubbens lag og Hovedstyret, samt påse en rettferdig fordeling av midler og utstyr basert på aktivitetsnivå og hvilke behov som er meldt i forkant av budsjettbehandling. SU kan utvides med ønskede funksjoner etter SUs ønske og med styrets godkjenning underveis i året (f.eks. dommeransvarlig, spillerutvikler etc.). SU består av følgende verv: Leder (ledes av styrets nestleder) Sportslig koordinator fotball Sportslig koordinator innebandy Sportslig koordinator idrettsskolen Sportslig koordinator trimgruppene Sportslig koordinator HU-laget Økonomiutvalget Økonomiutvalget består av leder økonomiansvarlige fra alle hovedgruppene. Økonomiutvalget skal sikre at det settes opp et forsvarlig og realistisk budsjett, og ha rutiner som sikrer fortløpende oversikt og kontroll av utgifter. Økonomiutvalget skal sikre at hovedgruppene har oversikt over sitt eget budsjett når det i 2015 innføres avdelingsvis regnskap ihht NIFs lov. Det skal sikre at budsjettet gjenspeiler idrettslagets ønsker om utvikling beskrevet i styrende dokumenter (sportsplan, organisasjonsplan, handlingsplan/visjoner). Utvalget skal følge opp regnskapsføring som gjøres av ekstern part, og ha tett samarbeid med daglig leder for å sikre god regnskapsføring. Utvalget skal komme med forslag til nye tiltak i budsjett. SU består av følgende verv: o Leder (styremedlem) o Økonomiansvarlig fotball o Økonomiansvarlig innebandy o Økonomiansvarlig idrettsskolen o Økonomiansvarlig HU-lag 4

6 Trivselsutvalget Trivselsutvalget består av minst 5 personer, og rapporterer til Hovedstyret hvor leder er representert. Trivselsutvalget bør ha jevnlig møtestruktur opptil en gang i måneden, eller ved behov. Trivselsutvalget skal gjøre det kjekt å være medlem i Kolnes IL! Det skal lages et årshjul med aktuelle aktiviteter som skal være sosiale tilstelninger, klubbkvelder, fester, temakvelder etc. Utvalget kan delegere til lag eller grupper å bidra til å gjennomføre ulike tiltak. Trivselsutvalget består av følgende verv: o Leder (styremedlem) o Medlem o Medlem o Medlem o Medlem Markedsutvalget Markedsutvalget skal samarbeide med daglig leder angående praktiske gjøremål rundt reklame på drakter, logoer på hjemmeside etc. Det skal jobbe med å følge opp avtaler med sponsorer / utstyrsleverandører / samarbeidspartnere. Det skal utarbeides en helhetlig sponsorplan for å markedsføre klubben best mulig og maksimere sponsorinntektene. En slik plan kan med fordel følge en 3-års syklus. Alle lag markedsføres under ett dvs. alle lag skal ha like spillertrøyer med de samme logoene påtrykt. Det kan åpnes for at enkelt-lag kan ha egne sponsorer, dersom det er spesielle forhold som gjør det nødvendig. Markedsutvalget skal sørge for å gjøre klubben attraktiv for potensielle sponsorer, og at klubben framstår som samlet. Klubben skal ha en klar markedsføringsprofil som også bør ligge tilgjengelig på klubbens hjemmeside. Markedsutvalget består av: Leder (styremedlem) Medlem Medlem Anleggsutvalget Anleggsutvalget består av leder (styremedlem i hovedstyret) og ledere fra anleggsgruppa og hus/bane-komiteen. Anleggsgruppa har ansvar for anleggsplan for Kolnes Idrettspark, og planlegging og realisering av nye anlegg. Hus/bane har ansvar vedlikeholdsplan og vedlikehold av hus og baneanlegg. H/B skal i samarbeid med daglig leder avholde årlige dugnader for å ivareta forefallende arbeid på anlegget. H/B er ansvarlig for at banene tilfredsstiller krav som stilles for å avvikle trening og kamp. Anleggsutvalget skal holde seg orientert om hvilke muligheter som finnes med tanke på tilskudd og økonomisk støtte fra ulike hold. Der det er aktuelt skal anleggsutvalget i samarbeid med Hovedstyret sende inn søknad for tilskudd til nye tiltak. Anleggsgruppa 5

7 organiserer arbeidet rundt utvalgte prosjekter i form av arbeidsgrupper/prosjekt som opprettes av anleggsgruppa fortløpende. Utvalget har møter opptil 1 gang per mnd., eller ved behov. Leder skal sikre at gruppene jobber tett sammen, og sammen bidrar til å ivareta og utvikle Kolnes Idrettspark. Anleggsutvalget består av: o Leder (styremedlem) o Medlem (leder anleggsgruppa) o Medlem (leder hus-og bane komité) Hus- og bane komité:! Leder Anleggsgruppa! Leder Ungdomsutvalget Ungdomsutvalget er nyopprettet i 2015 og skal ivareta barn og unges synspunkter inn i hovedstyret, samt bestemmelser om barneidrett pkt 5. Utvalget skal bestå av ungdom over 12 år, helst fra de ulike gruppene. Møter etter behov. Ivareta de unges synspunkter i utviklingen av idrettslaget, sportslig og utenom-sportslig. Ungdomsutvalget består av: Leder (styremedlem) Medlem (gutt) Medlem (gutt) Medlem (gutt) Medlem (jente) Medlem (jente) Medlem (jente) Sportslige grupper Hovedgruppene skal ha følgende verv: Leder 6

8 Sportslig koordinator Økonomiansvarlig (ifm innføring av avdelingsvis regnskap i 2015) Oppgaver leder:! Overordnet ansvar for gruppas aktiviteter og utvikling.! Sammen med økonomiansvarlig følge med på budsjett (ikke bare unngå overforbruk, men også utnytte handlingsrom).! Kalle inn til lagledermøter 1-2 ganger i halvåret.! Sammen med sportslig koordinator sikre at de sportslige tilbud har gode nok rammer med tanke på trenere, oppmenn, utstyr osv.! Kalle inn til medlemsmøte i gruppa i forkant av årsmøtet (dersom gruppa bestemmer seg for det).! Sette opp agenda til og skrive referat fra alle møter.! Delta på budsjettmøte sammen med økonomiansvarlig i forkant av årsmøtet i mars.! Være knutepunkt opp mot hovedstyret der det er nødvendig (har ikke møteplikt i hovedstyret).! Skrive årsmelding til årsmøtet.! Lage årlig handlingsplan for gruppa straks etter årsmøtet. Oppgaver sportslig koordinator:! Hovedansvar for gruppas sportslige aktiviteter.! Gruppas representant i Sportslig Utvalg (SU).! Ansvarlig for gruppas sportsplan.! Følge opp trenere i det daglige i henhold til sportsplan.! Stimulere foreldretrenere til å ta trenerkurs.! Påmelding lag seriespill. Oppgaver økonomiansvarlig:! Gruppas representant i økonomiutvalget.! Ansvarlig for å utarbeide gruppas budsjettforslag og delta på budsjettmøte i forkant av årsmøte sammen med gruppas leder.! Kvalitetssikring av regnskap og økonomi for gruppa i samarbeid med daglig leder. Valgkomité Valgkomiteen består av tre personer. Komiteen skal starte sitt arbeid senest 8 uker før årsmøtet, og innleder sitt arbeid med et møte med det sittende Hovedstyret. Valgkomité tar initiativ til møtet. 7

9 Valgkomiteen består av: o Leder o Medlem o Medlem Revisorer Klubbens regnskap skal godkjennes av to godkjente revisorer. Daglig leder Daglig leder er direkte underlagt styret og innretter seg etter den arbeidsinstruks styret til enhver tid finner tjener Kolnes IL best. (Eget dokument). Daglig leder har fast epost-adresse og disponerer egen telefon. Kontortider på klubbhus vil variere med hvem som har stillingen. Det bør tilstrebes aktivt bruk av klubbhus og tiltak for å skape et miljø for medlemmene i klubben å trives i. Daglig leder vil sørge for å distribuere relevant informasjon til lagene gjennom posthyller på klubbhuset, samt utstede rekvisisjoner for utstyr. Daglig leder arbeider innenfor de rammer som hovedstyret setter. Daglig leder er underlagt Hovedstyret i den daglige driften. Hovedstyret er lagets høyeste myndighet mellom årsmøtene, og denne myndighet kan ikke, verken helt eller delvis, delegeres til andre organer/personer innen laget. Daglig leder styrer idrettslagets daglige drift etter mandat fra Styret. Daglig leder har møte- og talerett, men ikke stemmerett, møter i styret og de enkelte utvalg. Daglig leder er sekretær i styremøtene. Daglig leders lønn og stillingsstørrelse fastsettes av styret. Stillingen dekkes delvis av kommunale tilskudd. Epost: post@kolnesil.no Telefon: Grupper Idrettslagets aktiviteter organiseres i 4 hovedgrupper: o Fotball o Innebandy o Idrettsskolen o HU-lag (håndball for psykisk utviklingshemmede) I tillegg har idrettslaget lavterskeltilbud gjennom: o Trimgrupper 8

10 7. Representantskap Kolnes IL er andelseier i Kolnes Grendahus og skal være representert i styrer/representantskap. Kolnes IL har representanter i Samarbeidsutvalget som jobber med utbyggingen av Kolnes. Det er ønskelig at Kolnes IL er representert i Karmøy Idrettsråd. 8. Styrende dokumenter for Kolnes IL Lover og vedtekter for Kolnes IL Lover og vedtekter for Kolnes IL ble vedtatt på årsmøte Loven er basert på lovnormen for NIF. Revidert etter nye regler på årsmøtet Vedtatt lov oversendes til Rogaland Idrettskrets, sammen med årsmøteprotokoll, for godkjenning og oppdatering. Organisasjonsplan Utdyper lagets organisasjonsmessige data, struktur og navnelister. Organisasjonsplanen skal vedtas årlig av årsmøtet. Se ILs lov 15. Visjoner for Kolnes IL Langsiktige visjoner og mål for aktiviteten i laget. Skal ha langsiktig perspektiv. Revideres til årsmøtet. Årlig handlingsplan Påtroppende hovedstyre vedtar handlingsplan for inneværende periode, som gjenspeiler de utfordringer idrettslaget har, og hvilke satsingsområder man ønsker å fokusere på, og som må samsvare med langsiktige visjoner. Sportsplan for Kolnes IL Skal omfatte en felles del som viser de overordnede sportslige mål for Kolnes IL. Hver gruppe utarbeider sin sportsplan med retningslinjer for aktiviteten. Skal ha 3-års perspektiv. Vedtas av årsmøtet. Elektronisk håndbok for Kolnes IL Utarbeides av hovedstyret og daglig leder. Legger føringer for rutinene i laget. Skal oppdateres fortløpende ved nye retningslinjer. Grafisk profil for Kolnes IL Definerer bruk av logo, skrifttype etc. Maler for brevark, plakater m.m. skal være tilgjengelig for alle medlemmer. Styremøteprotokoller Alle protokoller fra hovedstyret legges ut på hjemmesiden til offentlig innsyn når det er godkjent og sensitive saker er fjernet. Det samme gjelder referat fra møter i utvalg og grupper. 9

11 Årsmeldingen Klubbens årsmelding skal inneholde anbefalinger av praktisk art som skal bidra til utvikling av klubben. Årsmeldingen skal ligge til offentlig innsyn på klubbens hjemmeside. Årshjulet Klubbens faste arrangementer skal være beskrevet i et årshjul. Årshjulet skal revideres og vedtas av Hovedstyret så tidlig som mulig i sesongen, helst på det nye Hovedstyrets første styremøte i januar. 9. Økonomi Kontingenter Det kreves avgifter for deltakelse i idrettslagets aktiviteter. Medlemskontingent 2015: Idrettsskolen (3-5 år) Kr 500,- Barn 6-12 år Kr 1000,- Ungdom år Kr 1200,- Innebandy herrelag Kr 1300,- Fotball herrelag Kr 1750,- Fotball damelag Kr 1200,- Old boys (seriespill) * Kr 1200,- HU-lag Kr 1000,- Trimgrupper Kr 750,- Støttemedlemmer Kr 300,- *Dersom oldboys ikke deltar i seriespill blir gruppen ansett som en trimgruppe. Revisor Regnskapet skal godkjennes av 2 revisorer. Klubbens økonomi Disponeres av Hovedstyret innenfor rammen av det vedtatte budsjett. Klubbens drift finansieres hovedsaklig av: Medlemskontingent Tilskudd Inntekter fra fellesarrangement Sponsorinntekter Klubbens midler skal gå til dekning av fellesutgifter i henhold til vedtatte budsjett. Overskudd deles ut til gruppene eller spares i driftsfond. 10

12 10. Æresbevisninger Æresmedlemskap i Kolnes IL skal tildeles personer som har gjort en særskilt innsats for idrettslaget. Lagets årsmøte utnevner æresmedlemmer. Et medlem kan utnevnes til æresmedlem når det gjennom en årrekke har lagt ned et særlig stort og verdifullt arbeid til klubbens beste. Forslag om æresbevisning skal sendes hovedstyret minst to måneder før eventuell utdeling finner sted. Forslaget skal være skriftlig og begrunnet. Stemmeberettigete medlemmer har forslagsrett. Hovedstyret vedtar æresmedlemskap med 2/3 flertall. Æresmedlem blir tildelt diplom og en oppmerksomhet. Slik utdeling bør fortrinnsvis finne sted på årsmøtet. 11. Kolnes ILs trivselspris For å hedre minnet til tidligere styreleder Knut Einar Rovik som gikk bort i 2014, blir det på årsmøtet 2015 vedtatt å opprette "Kolnes ILs trivselspris". Prisen skal gå til en person som på særdeles godt vis har bidratt til å bringe glede, raushet og trivsel inn i idrettslaget. Dette i Knut Einars ånd. Prisen deles ut i forbindelse med en årlig klubbkveld, årsmøte eller liknende tilstelning der store deler av idrettslaget er samlet. Juryen bestående av trivselsutvalget skal begrunne valget av vinneren og annonsere dette mens vinneren er tilstede. Prisen består av et diplom og et personlig gavekort på 1000 NOK. 11