Innkalling, saksliste, revisors beretning, revidert budsjett, valg av tillitsvalgte

Transkript

1 2011 Oslo Sipalki Klubb Org.nr v/stig Magnus Halvorsen Libakkfaret 8B, 1184 Oslo Kontonr: / sipalki@sipalki.no / EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE NOVEMBER 2011 Innkalling, saksliste, revisors beretning, revidert budsjett, valg av tillitsvalgte

2 Styrets Oppgaver Idrettslaget ledes og forpliktes av styret, som er idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styret skal: 1. Iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser. 2. Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøte/ting eller av overordnet organisasjonsledd. Styret skal videre på se at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen, og har en forsvarlig økonomistyring. 3. Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for disse. 4. Representere idrettslaget utad. Styret skal holde møte når lederen bestemmer det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende.

3 Innkalling til ekstraordinært årsmøte november 2011 Ekstraordinært årsmøte i Oslo Sipalki Klubb, avholdes mandag 21. november 2011, kl. 18:30 hos Oslo Idrettskrets sine lokaler på Ekeberg, Ekebergveien 101, 1178 Oslo. 3 etasje, møterom 331A. Alle klubb- og styremedlemmer er innkalt. For å ha stemmerett må man være fylt 15 år, og hatt gyldig medlemskap i minst 1 måned og ha oppfylt medlemsforpliktelsene. Det er obligatorisk møteplikt for styret. Representanter fra forbundene og andre tilskuere har lov til å delta på møtet uten stemmerett. Til behandling foreligger: 1. Konstituering A. Valg av møteleder B. Opptak av navnefortegnelse C. Valg av dirigent, sekretær, samt 2 representanter til å underskrive protokollen D. Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. Revisors beretning 3. Innkomne forslag 3.1 Krav fra Oslo Idrettskrets 7.1 Vi må vedta en lov for klubben. 4. Godkjenning av revidert budsjett Behandle klubbens organisasjonsplan 6. Valg av tillitsvalgte A. Valg av 1 varamedlem for 1 år B. Valg av 1 revisor for 1 år C. Valg av valgkomité D. Forretningsfører og sekretær i styret skal diskuteres og velges 7. Vedlegg 7.1 Basis-lovnorm for Oslo Sipalki Klubb 7.2 Styrets årsplan 7.3 Medlemsregler Oslo, 17. oktober 2011 Styret i Oslo Sipalki Klubb Stig Magnus Halvorsen Hugo Anibal Garcia Gonzalez Iciar Bustingorri Arriola

4 Generell informasjon om Oslo Sipalki Klubb Tillitsvalgte Siden forrige ordinære årsmøte har klubbens tillitsvalgte vært følgende: Styreleder Stig Magnus Halvorsen Instruktør, svart belte, 1. dan Nestleder Hugo Anibal Garcia Gonzalez Master, svart belte, 6. dan Styremedlem Iciar Bustingorri Arriola Utøver, oransje belte Styremedlem Marie Saasen* Tidligere utøver Styremedlem Turid Cristina Cano Sørlie* Tidligere utøver Varamedlem Vitorino Jose Silva* Tidligere utøver Tillitsvalgte og ansatte Av klubbens 3 styremedlemmer som fortsatt har et aktivt verv er det 2 menn og 1 kvinne. Klubben er positiv til likestilling og tar sikte på at det ikke kommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn, bakgrunn, religion og seksualitet ved valg og ansettelser. Klubben baserer seg rent på frivillig arbeid, verken daglig leder, instruktører eller styremedlemmer mottar penger for arbeidet de utfører i klubben. Daglig leder er Hugo Anibal Garcia Gonzalez. Forretningsførsel og revisjon Siden forrige ordinære årsmøtet har forretningsførsel blitt utført av klubben styreleder, Stig Magnus Halvorsen. Styreleder har ikke klart å gjøre dette på en tilfredsstillende måte, da regnskapet for 2010 ble verken godkjent av revisorer eller Oslo Idrettskrets. Dette fordi regnskapet hadde mangler og styreleder ikke var klar over alt regnskapet skulle inneholde. Det er satt opp ønske om å få ekstern regnskapsfører som tar seg av bokføring, budsjett og regnskap. Fakturering for medlemskontingent ønskes at forblir i klubben. Dette skal diskuteres på det ekstraordinære årsmøtet. Klubbens revisorer er Willy Preintoft Jr (utøver) og Stian Bråthen*. Organisering Kampkunsten kom til Norge med Master Hugo Garcia i Juni Klubben ble først drevet privat, og ble etter hvert registrert i forbundene under navnet «Oslo Si Pal Kido klubb». I perioden klarte ikke klubben følge forbundenes krav og vi mistet vårt medlemskap. Da gikk vi sammen med Frogner IL (Sørum kommune) og var med dem frem til Deretter gjenopptok vi vårt medlemskap i forbundene og vi registrerte oss i Brønnøysundregistrene og frivillighetsregisteret. I 2011 endret vi navn til «Oslo Sipalki Klubb». I dag utøves treningen på Lakkegata skole sin minste gymsal i Oslo, besøksadresse: Lakkegata 79, 0562 Oslo. Treningene holdes tirsdag og torsdag kl. 18:00 20:00 og følger Osloskolenes plan for ferie og fridager. *Medlem som har forlatt klubben og ikke lenger fyller sitt verv.

5 2. Revisors beretning

6 3. Innkomne forslag Sak 3.1 Undertegnede fremmer med dette forslag til ekstraordinært årsmøte 2011: A) Krav om å vedta en lov for klubben Begrunnelse: Oslo Idrettskrets forstår at klubben ikke har blitt driftet i tråd med Norges Idrettsforbunds lover og krav og ber derfor om at klubben snarest avholder årsmøte. Klubben må vedta en lov på årsmøtet. OIK har overlevert oss en «Basislovnorm for idrettslag» som er et minimumskrav til hva idrettslagets lov skal inneholde. Oslo Forslagsstiller: Ingrid Tollånes, generalsekretær Astrid Johannessen, organisasjonskonsulent Oslo Idrettskrets Styrets innstilling A) Krav om å vedta en lov for klubben Styrets innstilling: Dette var et krav vi fikk noen få dager etter avholdt årsmøte og av ulike årsaker har vi ikke hatt mulighet til å innkalle til ekstraordinært årsmøte før nå. I hovedsak fordi styret har vært opptatt av å rette regnskapet frem til nå, som ble avvist. Styret har fylt ut «Basislovnorm for idrettslag» utlevert av OIK. Styret mener det nåværende innholdet må vedtas for at klubben kan fortsette å være medlem av forbundene.

7 4. Revidert budsjett for 2011 Vi hadde store utgifter i vårt originale budsjett for 2011, da vi planla å bruke mesteparten av vår økonomi til å få besøk fra Sipalki sin Grandmaster, Soo Nam Yoo. Det originale budsjettet gikk derfor i minus og vi merket det som at vi var avhengige av å få støtte for at vi ikke skulle gå i minus. Budsjettet ser nå ganske annerledes ut da vi i sommer har vedtatt og å utsette besøket til neste år, og vi ikke har fått noen støtte. Forventede inntekter Manglende betalinger for medlemskap og ,- forsikring i NKF i 2010 Manglende betaling for medlemskap i ,- Medlemskontingent ,- Støtte til besøket fra Grandmaster fra ,- svartbeltene i Drammen Medlemskap i Ion-Bi-Ryu, Sipalki Mundial ,- (verden) for svartbeltene. Medlemskap og forsikring i NKF i ,- Årlig støtte fra Oslo Idrettskrets 0.00,- Nye medlemmer ,- Total ,- Forventede utgifter Webhotell og domene (sipalki.no) one.com 355,- Medlemskap i Ion-Bi-Ryu, Sipalki Mundial ,- (verden) for svartbeltene. Medlemskap og forsikring i NKF i ,- Markedsføring ,- Total ,- Balanse Startkapital ,- Forventede inntekter ,- Forventede utgifter ,- Total ,- Fortjeneste ,- Som vi ser har vi en relativt stor fortjeneste i år, vi er en frivillig klubb og skal essensielt sett gå i nesten null hvert år. Dette året er da et unntak da vi sparer pengene til å arrangere besøk fra Grandmaster Soo Nam Yoo i 2012.

8 7. Vedlegg 7.1 Basis-lovnorm for Oslo Sipalki Klubb Vedlegget er 8 sider langt, og dermed blir det lagt med innkallelsen. Dokumentet skal revideres og vedtas. Filnavn: basis-lovnorm_for_oslo_sipalki_klubb.pdf 7.2 Styrets årsplan (oktober ) Årsplanen er et levende dokument, det vil si at arrangementer og datoer kan flyttes, endres, slettes eller legges til i løpet av perioden. Styret vil så godt det lar seg gjøre å la vær å utføre endringer i planen, spesielt de større hovedarrangementene. Når Hva Kommentar Ekstraordinært årsmøte Vintergradering Styremøte Styremøte annenhver måned Årsmøte Styremøte Styremøte Sommerferie imellom dette og neste møte Sommergradering Sommerleir Forslag, verken arrangement eller dato bekreftet Styremøte Styremøte Styremøte Vintergradering Årsmøte

9 7.3 Medlemsregler Regler for medlemskap i Oslo Sipalki Klubb Reglene gjelder for alle medlemmer i Oslo Sipalki Klubb. Reglene gjelder så lenge en trener/er aktiv i klubben og/eller regner seg som medlem av organisasjonen. Å akseptere reglene og å følge dem er et krav for å være medlem og for å trene. Alle reglene følger norsk lov. Kontingent Oslo Sipalki Klubb er en non-profit-organisasjon. Ingen tjener penger på organisasjonen, det er en klubb basert på frivillig arbeid. Instruktørene jobber ikke for å tjene penger, men av interesse og lidenskap for sporten. Allikevel er det ikke gratis å trene. Organisasjonen trenger penger for å leie lokaler, til materiell, for kostnader ved besøk av andre Mastere fra utland, for vedlikehold av nettsidene og til ulike arrangementer. Årsavgift må betales for å være medlem i klubben. Ved siden av har vi en graderingsavgift, som må betales for å delta på en gradering. I tillegg må medlemmene over 16 år betale for egen forsikring gjennom Norges Kampsportforbund. Andre utgifter kan forekomme. Oppførsel på trening og innad Oslo Sipalki Klubb I klubben forventer vi at medlemmene er med på å skape og opprettholde et godt miljø med gjensidig respekt og ro, til beste for alle. Det forventes full oppmerksomhet under trening. Snakking er i hovedsak forbudt under trening. Spørsmål, forklaring av teknikker, ideer, osv. må kun utveksles når lærer/instruktør tillater det på slutten av timen. Å vise ærbødighet og respektere utøvere med høyere grad er en viktig del av vår disiplin. Mobiltelefoner skal være avslått, eller i lydløst modus under trening. Unntak er når en venter på en viktig samtale, dette må avtales med instruktør. Mobbing, diskriminering og trakassering Det er nulltoleranse for mobbing, diskriminering og trakassering uansett kjønn, etnisk bakgrunn, livssyn, alder, seksuell orientering eller funksjonshemming innad i klubben og ved publisering av innhold på vår nettside. Dette gjelder selv om klubben har et rangeringssystem, bortsett fra ulikt belte er alle likestilte og alle skal respektere hverandre. Dette er en del av den grunnleggende disiplinen i sporten! Brudd på dette punktet er alvorlig og vil føre til midlertidig eller permanent bortvisning fra klubben, og i alvorlige tilfeller politianmeldes. Bekledning/utseende under trening Svart Sipalkidrakt med riktig belte er det eneste som er tillat under trening. Drakten bestilles gjennom instruktør. Unntak kan aksepteres om en venter på ny drakt eller på grunn av uforutsette hendelser ikke har mulighet til å ta med seg drakten på trening. Da godtas vanlig treningstøy. Drakten skal være ren og man skal møte velstelt på trening. Sko er ikke tillat, unntatt ved spesielle behov (kontakt instruktør om du har det). Langt hår skal være festet i hestehale under trening. Smykker, ringer, klokker, etc. er ikke tillatt under trening. Dette er fordi det kan skade medelever. Unntak er permanente smykker som ikke kan tas av. Sipalkidrakten skal ikke brukes utenfor trening med mindre man er på et ærend der man representerer klubben.

10 Instruktører og hjelpeinstruktører I Sipalki blir man instruktør ved oppnådd svart belte og en kan benyttes som hjelpeinstruktør ved gradering til blått belte. For å sikre en viss kvalitet på treninger er det en basisregel om at alle hjelpeinstruktører må være fylt 15 år. Unntak kan forekomme etter vurdering av ansvarlighet og modenhet. Etter norsk lov skal alle ansatte og frivillige over 15 år som skal utføre oppgaver for et idrettslag med et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming vise anmerkningsfri politiattest. Attest leveres styret v/stig M. Halvorsen. Trening med våpen I Sipalki benyttes våpen som en del av sportsutøvelsen. Vi trener ikke med ekte våpen med mindre det ikke finnes et treningsalternativ, for eksempel stokk eller pil og bue. Undervisning med våpen gis bare til medlemmer over 15 år som innehar oransje belte. Unntak gjelder opplæring i selvforsvar mot våpen, dvs. at en lærer seg å forsvare seg mot andres angrep uten selv å være bevæpnet. Aldersgrense Det er ingen aldersgrense for å trene Sipalki, alle er velkomne. Utøverne må imidlertid være modne nok til å kunne oppføre seg rolig og konsentrert under trening, derfor anbefaler vi at en er fylt 7 år før en melder seg inn i klubben. Alle dokumenter som skal underskrives og leveres til oss må være signert med foresattes underskrift om en er under 18 år. Sivil bruk av Sipalki Sipalki er en fritidsaktivitet. Den eneste akseptable grunn til å utøve Sipalki sivilt er i selvforsvar. Å misbruke Sipalki er definert som: Å bruke det til truing, å angripe andre og å bruke det til illegale formål. Med andre ord, sivil bruk kun til selvforsvar og nødverge! Å lære bort teknikker til tredjepersoner som ikke er med i klubben er også forbudt. Brudd på dette punkt vil føre til umiddelbar utvisning fra klubben. Det kan også føre til politianmeldelse ved grov overtredelse. Straffereaksjoner Å bryte reglene ovenfor kan føre til ulike typer reaksjoner etter alvorlighetsgrad. Mildeste reaksjonsform er tilsnakk, samt skriftlig advarsler. Andre sanksjoner kan være midlertidig eller permanent utvisning fra klubben, utstengelse fra vår nettside eller erstatning (om klubbens eiendom blir skadet). Betaler man ikke obligatoriske avgifter (eks. kontingent) vil det føre til midlertidig utvisning. Om et medlem i klubben bryter norsk lov kan vedkommende bli politianmeldt. Rapportere brudd på våre regler Om du ønsker å melde fra om brudd på våre regler, eller om du mener våre regler er feilaktige så kan du kontakte oss gjennom kontaktmulighetene på nettsiden eller sende en epost til support@sipalki.no. Om du er medlem eller foresatt av medlem i Oslo Sipalki Klubb får du raskere behandling om du tar kontakt med en fra styret på trening. Endring av regler Oslo Sipalki Klubb forbeholder seg rett til å endre eller justere våre regler uten å melde i fra. Det er opp til hver enkelte å holde seg oppdatert på regelverket. Alle endringer og nye regler vil følge norsk lov. Siste versjon av regelverket vil alltid være datert og tilgjengelig på våre nettsider. Om du

11 kontakter en i styret kan du få en utskrift, eller du kan be om å få dokumentet tilsendt elektronisk ved å sende en epost til sipalki@sipalki.no.