KONTRAKT SKANNIN B YGGESAKSARKI

Transkript

1 Interkommunalt arkiv i Trøndelag Ihs KONTRAKT SKANNIN G AV B YGGESAKSARKI V Rissa Kommune Side 1

2 Interkommunalt arhiv i Trøndelag lhs Innholdsfortegnelse 1. Avtalens gjenstand og omfang..... Side 3 2. Økonomiske rammer..... Side 3 3. Praktisk gjennomføring - Oppdragsgiver..... Side 4 4. Praktisk gjennomføring - IKA Trøndelag..... Side 5 5. Gyldighet og Kontaktpersoner..... Side 5 6. Vedlegg: Tekniske spesifikasjoner.....side 6 Rev 1.7 Side

3 Interkommunalt arhiv i Trøndelag Ihs 1. Avtalens gjenstand og omfang 1.1 På de vilkår som er gitt nedenfor, gir Rissa Kommune (heretter kalt oppdragsgiver) IKA Trøndelag i oppdrag å skanne sitt byggesaksarkiv med følgende premisser: Antall hyllemeter 0 Skal sorteres på tiltak av IKA Trøndelag Antall hyllemeter 0 Skal kategoriseres av IKA Trøndelag Antall hyllemeter 60 Skal skannes av IKA Trøndelag Antall hyllemeter 0 Skal deponeres i IKA Trøndelags depot 1.2 Materialet skal pakkes ned og sendes IKA Trøndelag på følgende adresse: IKA Trøndelag Båtrnanns gata Trondheim Ansvar for forsendelse og påfølgende kostnader dekkes av oppdragsgiver, med mindre noen annet er avtalt. Dette gjelder også ved retur av materialet der det ikke skal deponeres ved IKA Trøndelag sitt depot. 1.3 Arbeidet utføres av prosjektrnedarbeidere som IKA Trøndelag har ansvar for. C 1.4 Oppstart av skanning byggesaksarkiv starter den Økonomiske rammer 2.1 Oppdragsgiver vil til slutt betale faktisk utgifter, dog ikke høyere enn anslått pris, se punkt 2.2, 2.3 og Skanning og registrering av byggesaksarkiv omfatter følgende aktiviteter: Rev Registrere byggesaken i Documaster - Klargjøring av materiale for skanning (fjemer av stifter, gullapper etc.) - Skarme byggesaksdokumenter på bordskanner og rulleskanner - Kvalitetskontroll av skanningen Side l 4:!.'> f i

4 - Overføre skannet fil til Documaster - Stikkprøve av ferdig skannede byggesaker Interkommunalt arhiv i Trøndelag lhs Rev 1.7 Side

5 Interkommunalt curhivi Trøndelag lbs Kalkuler pris: Kr l5.000,- pr hyllemeter. 2.3 Kategorisering av byggesaksdokumenter, omfatter følgende aktiviteter: - Sortere dokumenter i kategorier - Legge inn QR ark for riktig kategori - Kvalitetskontroll av kategoriseringen Kalkulert pris: Kr 8.000,- pr hyllemeter. 2.4 Sortering av byggesaksdokumenter på tiltak, omfatter følgende aktiviteter: - Avklare tiltak - Lag omslagsmappe for tiltaket Kalkulert pris: Kr 2.500,- pr hyllemeter. 2.5 Ønskes materialet deponert i IKA's magasiner, må oppdragsgiver kontakte følgende hos IKA Trøndelag: Jens Rønning iens.r0nning@ika-trondelag. no tlf IKA Trøndelag skal rapportere tilbake til oppdragsgiver prosj ektets status samt de kostnader som er påløpt underveis. Dette gjøres etter hver 5 hyllemeter som er skannet. Ved store kostnadsavvik sammenlignet med kalkulert pris, må avtalen tas opp til ny vurdering. 3. Praktisk gjennomføring - Oppdragsgiver 3.1 Programvare for forhåndsregistrering, Documaster, installeres hos oppdragsgiver: Dette må være installert og operativt før skanning kan startes opp. 3.2 Oppdragsgiver må ha egen systemansvarlig i Documaster, og denne personen vil være kontaktperson mellom oppdragsgiver og IKA Trøndelags skannerfabrikk. 3.3 Oppdragsgiver må ha åpnet for kommunikasjon mellom eget nettverk og IKA Trøndelag sitt nettverk basert på VPN kryptering eller annen sikker kommunikasjon. 3.4 Ved linjefeil eller andre planlagte og ikke planlagte nedetid hos oppdragsgiver, må IKA Trøndelag varsles. Rev 1.7 Side , i U IB.

6 ' IKA Interkommunalt arhiv i Trøndelag Ihs 3.5 Oppdragsgiver må sikre at overførte data fra skannerfabrikken innlemmes i egne backup rutiner Praktisk gjennomføring - IKA Trøndelag 4.1 IKA Trøndelag gjennomfører sortering på tiltak, kategorisering, skanning, registrering og deponering etter avtale, ref punkt Scan on Dernand: Ved behov fra oppdragsgiver på en byggesak som fysisk er hos IKA Trøndelag, vil skannede dokument(er) være tilgjengelig i løpet av neste arbeidsdag. Bestilling sendes til: postmottakádika-trondelag.no med kopi til ian.solvik@ika-trondelag.no 5. Gyldighet og Kontaktpersoner 5.1 Denne kontrakten er gyldig inntil oppdragsgiver sitt byggesaksarkiv er ferdig skannet. 5.2 Kontrakten kan sies opp i sin helhet ved store kostnadsavvik og/eller store tidsavvik, se også punkt 2.6. Alt byggesaksmateriale skal da returneres til oppdragsgiver, her må oppdragsgiver selv hente materiale. 5.3 Denne kontrakten er utstedt i to 2 eksemplarer som signeres av begge parter, der oppdragsgiver beholder ett eksemplar og IKA Trøndelag beholder ett. 5.4 IKA Trøndelag kan kontaktes hos følgende: Ansvarlig Skannerfabrikk Jan Børre Solvik Tlf: jansolvikçcêika-trondelag.no IKA Trøndelag Hovedtelefonnumer Tlf: postmottakga ika-tronde1ag.no Dato: For IKATrøndelagIKS I g.g \/ x 3(5L.{() ForRissaKon-imune Rev 1.7 Side \ UB

7 få Interkommunalt arkiv i Trøndelag Ihs Vedlegg: Tekniske Spesifikasjoner l. Filformat Byggesaksarkiv skannes i PDF format hos IKA Trøndelag ved bruk av PixEdit 2. Documaster installeres hos Rissa Kommune, med tilgang fra IKA Trøndelag på IP adresser = og Skannede filer overføres til Rissa Kommune fra IKA Trøndelag via SFTP teknologi 4. IKA Trøndelag beholder ikke kopier av skannede filer Rev 1.7 Side