KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III (for anskaffelse med verdi over EØS-terskelverdi)

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III (for anskaffelse med verdi over EØS-terskelverdi) Kommunale låneopptak rammeavtale For Skedsmo kommune Saksnr. 2015/18390 Tilbudsfrist: Kl. 12:00 Avtaleperiode:

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Kontrakt Kunngjøring Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Krav til arbeids- og lønnsvilkår Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAVSPESIFIKASJON, TJENESTER Kravspesifikasjon TILDELINGSKRITERIER, TJENESTER Evaluering INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING Innlevering av tilbud Vedlegg

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Skedsmo kommune. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Ragnhild Pedersen Postadresse: Postboks 131, 2001 Lillestrøm Besøksadresse: Jonas Liesgt 18, 2001 Lillestrøm e-post: Telefon: / Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Konkurransen gjelder ordinære kommunale låneopptak (gjeldsbrevlån). Anskaffelsen vil også kunne omfatte eventuell refinansiering av eksisterende gjeldsbrevlån og refinansiering av lån i obligasjons- og sertifikatmarkedet. Anskaffelsen vil ikke omfatte lån i obligasjons- og sertifikatmarkedet og rentesikringsavtaler. Estimert lånebehov for avtaleperioden: Gjeld pr Budsjett 2015 Budsjett 2016 Budsjett 2017 Budsjett Budsjetterte fremtidige låneopptak er kun ment som en indikasjon da disse er gjenstand for politiske beslutninger. Tallene er et anslag, og kan ikke anses som bindende da behovet kan endre seg. Skedsmo kommune tar sikte på å inngå rammeavtaler med inntil 5 leverandører. Oppdragsgiver plikter å foreta sine opptak av gjeldsbrevlån hos den/de leverandøren(e) det blir inngått rammeavtale med, og de valgte leverandørene er forpliktet til å besvare låneforespørselen iht. rammeavtalen. Leverandøren står fritt til å vurdere egne utlånsmuligheter, men må uansett besvare låneforespørselen. 3

4 Rammeavtaleleverandørene betraktes som valgte leverandører. Avrop/låneopptak foretas etter en minikonkurranse mellom rammeavtaleleverandørene, der prisen på lånet (effektiv rente) vil bli lagt til grunn for valg av leverandør. Kommunen står fritt til å forespørre om sertifikat- og/eller obligasjonslån parallelt med gjeldsbrevlån. Kommunen kan velge å benytte seg av sertifikat- eller obligasjonsmarkedet dersom dette er mest hensiktsmessig med hensyn til pris. 1.3 Kontrakt Anskaffelser vil bli regulert av DIFI s mal for kjøp av tjenester. Malen ligger på «Kontrakt for kjøp av tjenester rammeavtale». Kontrakten har en varighet på 2 år med opsjon for oppdragsgiver til ytterligere forlengelse i inntil 2 år, med 1 år av gangen (totalt 4 år). Avtalen vil gjelde fra En eventuell forlengelse av avtalen må utløses senest 1 mnd før avtalens utløp. 1.4 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Frist for å levere tilbud ,kl 12:00 Tilbudsåpning kl 13:00 Tilbudets vedståelsesfrist Evaluering Uke 34 Meddelelse om valg av leverandør Uke 34 Klagefrist Kontraktsinngåelse Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. 4

5 I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg, og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter til kommunens kontaktperson. 2.2 Krav til arbeids- og lønnsvilkår Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Det er oppdragsgivers ansvar å vurdere hvilke opplysninger som omfattes av taushetsplikten. Ved denne vurderingen vil oppdragsgiver legge vekt på leverandørenes synspunkter med hensyn til hva som anses å være forretningshemmeligheter. Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. 2.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 5

6 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.5 ovenfor. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. 2.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil kunngjøres elektronisk på Doffin/TED. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: ( Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring 6

7 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Det skal legges ved kredittrating som dokumenterer kredittverdighet (dokumentasjon skal ikke være eldre enn 1 år). Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren må være godkjent av faglig register/tilsynsmyndighet som bestemt av lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Dokumentasjonskrav Tilbyder skal legge ved godkjenning/konsesjon for å drive angjeldende forretningsvirksomhet utstedt av nasjonal myndighet. Utskrift fra konsesjonsregisteret vedlegges. 4 KRAVSPESIFIKASJON, TJENESTER 4.1 Kravspesifikasjon Det ønskes tilbud på rammeavtale for kommunale låneopptak (gjeldsbrevlån). Det skal prekvalifiseres leverandører med tanke på å holde minikonkurranser mellom disse ved låneopptak og refinansiering av eksisterende lån. I forbindelse med gjennomføring av minikonkurranser vil det være anledning for den aktuelle kommune å forespørre leverandører av sertifikat- og obligasjonslån parallelt. Rammeavtalen omfatter ikke sertifikat/obligasjonslån og rentesikringsavtaler. 7

8 Tilbyder må likevel kunne tilby bredde i rentevilkår. Alle lån skal gis i NOK. Det skal ikke være valutarisiko i disse lånene. Rammeavtaleleverandørene betraktes som valgte leverandører. Avrop/låneopptak foretas etter en minikonkurranse mellom rammeavtaleleverandørene, der prisen på lånet (effektiv rente) vil bli lagt til grunn for valg av leverandør. Fremgangsmåte ved gjennomføring av minikonkurranser : Samtlige rammeavtaleleverandører skal forespørres. Oppdragsgiver forespør på den måten som til enhver tid er mest hensiktsmessig. Forespørselen kan for eksempel foretas med elektroniske innkjøpssystemer, e-post eller skriftlig levering. Oppdragsgiver skal kunne innhente lånetilbud med varierende lånebetingelser, hvor pris (effektiv rente) på sammenlignbare løpetider er tildelingskriterium. Oppdragsgivers forespørsel skal minimum angi: -beløp -løpetid -avdrag eller eventuell avdragsfrihet -lånetype -tilbudsfrist -rentetilknytning/rentevilkår -formål/forankring/politisk vedtak/hjemmel -utbetalingsdato -eventuelle forbehold -kontaktperson Oppdragsgiver skal ha mulighet til å be om parallelle tilbud med hensyn til overstående. Oppdragsgiver skal ha frihet til å velge tidspunkt for låneopptak ved å sette utbetalingsdato minimum 2 dager frem i tid. Forespørsler skal omgående bekreftes av leverandørene per e-post. I tilbudet skal renten oppgis i både effektiv og nominell verdi. Det skal oppgis hvilken renteberegningsmetode som blir benyttet. Om tilbyder ikke finner å levere tilbud, skal det likevel leveres en besvarelse som forklarer dette. Tilbud, aksept og undertegning skal kunne gjennomføres umiddelbart. Banken er likevel bundet av tilbudet ut dagen for forespørselen, med mindre annet avtales. Oppdragsgiver skal ved forespørsel oppgi en kort saklig begrunnelse for valg av vinner ved minikonkurransen. 8

9 5 TILDELINGSKRITERIER, TJENESTER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 0 % Pris på lån vil være tildelingskriterium ved gjennomføring av minikonkurranser Erfaring offentlig sektor 20 % 1. Utlånsvolum p.t. til offentlig sektor Kapasitet og bredde 80 % 2. Har tilbyder kapasitet slik at de kan gi utlån som dekker deltakernes skisserte behov? 3. Kan tilbyder gi tilbud på ulike løpetider, være fleksibel i forbindelse med refinansiering, sammenslåing av lån, avdragsprofil? Tilbyder bes å gi en kort beskrivelse av pkt 2 og 3 i dokumentasjonskravene over. 5.1 Evaluering Pris vekter 0 % (P) Erfaring offentlig sektor vekter 20 % (E). Tilbyder med høyest volum oppnår 10 poeng. Poeng tildeles tilbydere relativt i forhold til best (e) tilbydere. Kapasitet og Bredde vekter 80 % (KB) Det tildeles poeng fra skala 0 til 10 innen kriteriet kapasitet og bredde, for hvert av punktene basert på tilbyders besvarelser. Det beregnes så gjennomsnittlig poeng for kriteriet kapasitet og bredde med lik vekting mellom punktene. 9

10 Tilbyderne rangeres etter totalt oppnådde poeng. De fem (5) beste tilbyderne vil få tildelt rammeavtale. Beregning P x 0 % + E x 20 % + KB x 80 % = SUM POENG Hvor; KB = (Poeng K + Poeng B) / 2 6 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 6.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal i sin helhet utformes på norsk, og leveres til: Navn: Skedsmo kommune Adr: Jonas Liesgate 18, 2000 Lillestrøm, resepsjonen 1. etg Tilbudet skal leveres i lukket og nøytral forsendelse og være merket «Kommunale låneopptak rammeavtale, saksnr. 2015/18390». Tilbudet skal leveres slik: 1 eksemplar i papirutgave («originaltilbudet») og 1 papirkopi i sladdet utgave. Kopi av begge leveres også på minnepinne. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen som er kl For sent sendt innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc). Det er viktig for oppdragsgiver at tilbyder forsøker å svare så kort og presist i de tilmålte svarboksene. 7 Vedlegg HMS-egenerklæring 10

11 Bilag 1 - HMS-egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 11