Arbeids- og velferdsdirektoratet v/ NAV IKT

Transkript

1 // VTLE BILG rbeids- og velferdsdirektoratet v/ NV IKT Rapporterings- og visingsverktøy til NV Sak nr Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser

2 NV IKT Rapporterings- og visingsverktøy til NV Side 2 av 11 Sak nr Dokumentversjon: 1.0 Dato: Bilag 7: Pris og prisbestemmelser 1 MERKNTILE KRV 1.1 Krav til priser Nr. Krav Prioritet (/V) Svar (J/N) Utfyllende kommentar

3 Statens standardavtaler for IT-anskaffelser SS-K Side 3 av Når Kunden foretar bestillinger skal Leverandørens leveranser til NV være basert på prisene i Bilag 7 (dette bilag). lle priser skal oppgis i NOK inklusive mva. og andre skatter og avgifter. Eventuell endring av prismodell i avtaleperioden skal ikke medføre økte totale kostnader for NV innenfor avtalens virkeområde. Prisene skal inkludere oppgradering til nye versjoner og support. Leverandør har ansvar for at administratorer og superbrukere får den opplæring som er nødvendig. Opplæringen skal foregå i rbeids- og velferdsdirektoratets lokaler eller andre lokaler leverandøren disponerer i Oslo Leverandøren skal tilby den lisensmodell som er mest mulig kostnadseffektiv. Dette kan bety at leverandør tilbyr Kunden å kjøpe en lisens med påfølgende vedlikehold, eller tilby en leiemodell i avtaleperioden. Presenter lisensmodell, hvilke lisenstyper som inngår og utbyggingstrinn for de tilbudte løsningene ngi om spesifikke tjenester kan være lisensfrie, evt. at det kan tilbys èn lisens som gjelder uansett antall brukere. Redusert bruk av lisenser skal medføre et redusert vederlag for lisens, lisensvedlikehold og support. Beskriv hvordan dette kan håndteres. Tilbudte lisenser skal kunne benyttes i de ulike miljøene: Utvikling, Test og Preproduksjon samt i produksjonsmiljø i intern sone. Lisenser som benyttes i disse ulike miljøene, skal kunne benyttes fritt mellom ulike miljøer. Leverandør skal gi rådgivning, service og support via Web, video og telefon i tidsrommet 08:00 16:00 uten at dette faktureres. Support samt installasjon og konfigurering av nye versjoner skal utføres avtaleperioden. V V V X X X Vi forutsetter at NV kostnadsfritt kan melde inn nye brukere til erstatning for brukere som ikke lenger skal ha tilgang Leverandør bes beskrive hvilke lisenser og antallet øvrige lisenser som er påkrevd for å drifte løsningen (f.eks. MS SQL Server, Windows Server m.m). V X

4 Statens standardavtaler for IT-anskaffelser SS-K Side 4 av 11 Tilbyder skal benytte tabellene i dette bilag til angivelse av priser. Det skal bare oppgis en sum per celle. Kostnader som ikke er anført i Bilag 7 vil ikke bli akseptert av Kunden. <Leverandørens besvarelse:>

5 Statens standardavtaler for IT-anskaffelser SS-K Side 5 av 11 2 PRISER OG BETLINGSPLN vtalens punkt 3.1 Vederlag Dette kapittelet angir den prismodell Leverandøren skal legge til grunn. 2.1 Etablering av løsning Her skal det oppgis pris for installering av løsningen, konfigurering inkl. integrering mot ctive Directory med Single Sign-on, laste inn initiale modeller og å gjøre den klar til bruk. Pris skal oppgis i tabellen under. Etableringen må foregå i NV sine lokaler. Etablering Pris for installasjon av programvare Pris for konfigurering/oppsett av verktøy Migrering av eksisterende løsning (rapport, rapportstruktur, innhold inkl. bearbeidet innhold). Estimert timeantall 600 Forprosjekt (avklare scope, ansvar) 37 Oppsett av en løsning for operativ styring av 200 NV kontorene iht. til kravspesifikasjon Bilag 1 punkt , brukercase Bilag 1, Punkt 4.1 krav 8-13 og beskrivelse gjennomgått i forprosjektet Pris inkl. mva. 2.2 Pris på brukertilganger NV ønsker en forutsigbarhet i lisenskostnadene. Prisene for tilbudt lisensmodell skal oppgis i tabellene under. Prisene skal inkludere vedlikehold per år. ngi om lisensvedlikeholdet skal gjelder fra år 1 eller 2. <Leverandørens tilsvar>. Tabellene nedenfor skal fylles ut med kostnader for komplett løsning for rapporterings og visningsbehovene. Både rapporterings og visningsløsningen skal være dekket i henhold til Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon, og kan bestå av ett eller flere verktøy bestående av en eller flere moduler Forutsetninger Leverandøren skal tilby oss den lisensmodell som er mest mulig kostnadseffektiv. Dette kan bety at leverandør tilbyr oss å kjøpe en lisens med påfølgende vedlikehold, eller tilby en leiemodell i avtaleperioden. Dersom dere tilbyr en leiemodell, skal tabellen for suppleringskjøp benyttes for å angi merkostnad til angitte terskelverdier. Det er vanskelig å angi et eksakt antall samtidige brukere av løsningen, men kunden antar at det fra starttidspunktet kan dreie seg om ca. 500 interne brukere og minst like mange eksterne brukere. På sikt vil dette kunne dreie seg om flere tusen eksterne brukere.

6 Statens standardavtaler for IT-anskaffelser SS-K Side 6 av Utfylling av lisenstabellene Her skal det angis hvilke lisenser og antall lisenser som er påkrevd for å drifte løsningen med ovennevnte antall interne og eksterne brukere. Det skal også angis kostnad ved suppleringskjøp til gitte terskelverdier. Dersom leverandørene ønsker å angi rabatter er det muligheter til dette. Som et alternativ er det mulig å tilby en site-lisens. Dette skal gjøres på en linje i bilaget. Navn på lisenser og terskelverdier skal oppgis. Vi gjør oppmerksom på at lisenser skal kunne benyttes fritt mellom ulike miljøer, j.fr. krav Utfylling av tabellen: Sett x i tabellen for intern sone, ekstern sone eller annet. Forklar hva lisensene skal benyttes til hvis «nnet» oppgis. Tabell 1 Lisenser for drift av løsningen Lisenser for drift av løsningen Navn på lisens ntall lisenser Kjøpsrabatt i % Årlig vedlikehold, oppgi pris i kr Intern sone Ekstern sone nnet lag flere linjer ved behov ngi om lisensvedlikehold skal gjelde fra år 1 eller 2: <Leverandørens tilsvar>. Tabell 2 Suppleringskjøp/leie av lisenser Suppleringskjøp/leie Navn på lisens ntall lisenser Kjøpsrabatt i % Årlig vedlikehold, oppgi pris i kr Intern sone Ekstern sone nnet lag flere linjer ved behov 1 lisens 10 lisenser 25 lisenser 50 lisenser 100 lisenser 500 lisenser 1000 lisenser

7 Statens standardavtaler for IT-anskaffelser SS-K Side 7 av Pris opplæring Opplæring Oppgi timetall Maksimalt antall deltakere Pris per kurs inkl. mva. Kurs i teknisk installasjon, drift, 20 optimalisert forvaltning og vedlikehold. Kurs i konfigurering av løsningen (oppsett 20 av modeller/innlasting av data etc.) Kurs i oppsett av en løsning for operativ 10 styring Superbrukerkurs i alle relevante moduler 20 dministratorkurs i alle relevante moduler 5 Evt. pris for utvikling av 20 opplæringspakker, j.fr. krav Opplæring av superbrukere på bruken av 20 opplæringspakker for sluttbrukere, som skal inneholde: Opplæringspakke pr. modul 1. for strukturert e-læring, 2. samt strukturerte opplæringskurs inklusive øvingsoppgaver 2.4 Pris per time tjenester Leverandøren skal angi pris per time for konsulenter etter inndeling nedenfor. Disse prisene skal benyttes ved behov for tilleggsarbeider/konsulenthjelp utover arbeid som er inkludert i denne avtalen. Timepris for tjenester Estimert volum 1 i kontraktsperioden Konfigurering av verktøy i avtaleperioden 40 utover det som er dekket av 2.1 Konsulenthjelp verktøy utover det som er 100 dekket av 2.1 Opplæring utover kravene i pkt Timepris inkl. mva. 2.5 Fakturering av brukertilganger Vedlikeholdsavgift faktureres årlig i en samlet faktura. Ekstra lisenser faktureres når disse leveres. 2.6 Eventuelle forbehold til bestemmelser i de generelle kontraktsvilkårene Leverandøren skal angi prismessige konsekvenser av forbeholdet (hvis mulig). vtale punkt Beskrivelse av forbehold Priskonsekvens av forbeholdet 1 Volumet vil bli lagt til grunn i evalueringen av totalkostnad, og er ingen forpliktelse for Kunden.

8 Statens standardavtaler for IT-anskaffelser SS-K Side 8 av 11 3 KRV TIL FKTUR Lisenskostnader og etableringskostnader faktureres etter godkjent leveranse. Kurs faktureres etter fullføring. Vedlikehold for år 2 faktureres ett år etter godkjent leveranse. Konsulentbistand faktureres ved avsluttet oppdrag. Det gis ikke anledning til å legge til påslag for fakturering. Leverandøren skal fakturere Kunden månedsvis og etterskuddsvis for avtalt vederlag for leverte tjenester. Leverandøren kan fakturere tilleggstjenester etter hver avregningsperiode etterskuddsvis med mindre annet er avtalt i bestillingen. Fakturaen skal være spesifisert på en måte som gjør det mulig for Kunden å kontrollere de enkelte vederlagspostene. Kun reiser som er avtalt med NV skal faktureres. Reisetid skal ikke faktureres. lle leverandører som leverer varer og tjenester til NV skal levere elektronisk faktura. Elektronisk faktura skal være på Elektronisk Handels Format (EHF) som er det offentliges standardformat. EHF formatet defineres av Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI). Detaljert og uttømmende beskrivelse finnes tilgjengelig på DIFIs sider EHF er et XML format som inneholder noen felt som er obligatoriske som alltid må være utfylt. Det er videre et sett av anbefalte felt som ikke er absolutte krav, men som anbefales utfylt. I tillegg finnes det også felt som valgfritt kan benyttes for å gi informasjon om fakturaens innhold. NV krever at alle obligatoriske felt i formatet er fylt ut med riktig informasjon, samt at noen av de anbefalte feltene må være fylt ut i de tilfellene hvor fakturaen skal ha referanse til NVs bestillingsnummer. Det gjøres følgende presiseringer om krav til innhold: Deres referanse Dette er et obligatorisk felt som i xml-malen for faktura finnes i Xpath ccountingcustomerparty/party/contact/id. Feltet skal alltid inneholde bestiller sin referanse. NV har to alternative referanser som kan godtas. NV identifikator som inneholder en bokstav og seks siffer eller

9 Statens standardavtaler for IT-anskaffelser SS-K Side 9 av 11 bestiller referanse som består av 3 bokstaver og 4 siffer, uten mellomrom eks.xxx1400. lle som bestiller varer og tjenester på vegne av NV skal oppgi referanse, og Leverandøren oppfordres til å etterspørre dette. Referansen er grunnlaget for å identifisere hvem som skal godkjenne fakturaen og skal framgå i feltet Deres Referanse, eller i annet felt som er avtalt med NV. Bestillingsnummer Dette er et anbefalt felt som i xml-malen for faktura finnes i Xpath OrderReference/ID. Feltet skal benyttes dersom Kunden ber om det. Bestillingsnummeret framgår av bestillingsdokumentet fra NV, og skal alltid være oppgitt på faktura. Det forutsettes da at Kunden har oppgitt dette ved bestilling. Fakturasum Dette er et obligatorisk felt som i xml-malen for faktura finnes i Xpath LegalMonetaryTotal/Payablemount. Leverandøren skal ikke bruke øreavrunding. Fakturasum skal samsvare med bestilling fra Kunden, evt. med pristilbud gitt av Leverandøren. Fakturareferanse på kreditnota Dette er et anbefalt felt som i xml-malen for kreditnota finnes i Xpath BillingReference/InvoiceDocumentReference/ID. På alle kreditnota må det i dette feltet oppgis fakturanummeret til den fakturaen som kreditnotaen gjelder for. 4 Krav til VEDLEGG Generelle krav lle vedlegg som leverandøren ønsker å sende sammen med elektronisk faktura skal leveres som binære vedlegg inkludert i fakturameldingen. NV har ikke absolutte krav til hvilke typer vedlegg som kan brukes, men PDF format er det prefererte format. NV har ingen øvre grense for hvor store vedlegg til faktura kan være. Krav til dokumentasjon der vare/tjeneste ikke blir levert direkte til NV I tilfeller der NV er fakturamottaker, men vare eller tjeneste ikke blir levert til NV, er det nødvendig å dokumentere leveransen i eget vedlegg til faktura. Dette gjelder f.eks. ved levering av varer eller tjenester hjem til private mottakere av NVs tjenester, kommunale etater, offentlige sykehus mv.

10 Statens standardavtaler for IT-anskaffelser SS-K Side 10 av 11 Dokumentasjon på mottatt vare eller tjeneste må følge fakturaen som elektronisk vedlegg for at vi skal godkjenne utbetaling. Kvittering for mottatt vare kan dokumenteres på følgende måter o Signert dokument på at vare er levert til bruker, kommunal etat etc. o Sendingskvittering fra transportør der bestillingsnummer og pakkesporingsnummer framgår Kvittering for mottatt tjeneste som f.eks. installasjoner, utredninger og reparasjoner dokumenteres på følgende måte o Signert dokument fra tjenestemottaker på logg over utført arbeid På kvitteringene/vedleggene må det alltid opplyses hvilken vare som er levert og hvilken tjeneste, reparasjon eller installasjon som er utført. Leverandører som leverer varer og tjenester innen det som er definert som hjelpemidler, må påføre NVs bestillingsnummer, både på faktura og vedlegg. 5 Retur av elektronisk faktura NV som kunde forbeholder seg retten til å returnere faktura som ikke er i samsvar med våre krav til innhold i elektronisk faktura. Returnering av faktura vil i så fall skje ved at NV utsteder et avvisningsbrev som oversendes leverandøren via ordinær postgang. vvisningsbrevet vil da inneholde årsaken til at fakturaen har blitt avvist, samt vedlegg som viser utskrift av mottatt faktura. Når faktura returneres Leverandøren, regnes betalingsfrist fra dato for mottak av korrekt faktura. 6 Hvordan skal elektronisk faktura leveres Elektronisk Faktura skal leveres til NV via en meldingsformidler som er godkjent som aksesspunkt i det europeiske e-handelsnettverket (PEPPOL). NVs elektroniske adresse er vårt juridiske organisasjonsnummer Den enkelte leverandør skal selv besørge oppkobling mot et godkjent aksesspunkt og må bære kostnadene for dette. 7 KONTKTINFORMSJON lle henvendelser om elektroniske fakturaer kan rettes til elektronisk.faktura@nav.no eller telefon (innvalg 3)

11 Statens standardavtaler for IT-anskaffelser SS-K Side 11 av 11 8 BRUK V SYSTEM FOR ELEKTRONISK BESTILLING OG ORDREHÅNDTERING Leverandøren skal kunne ta i bruk NVs tilgjengelige systemer for elektronisk bestilling/ordrehåndtering.