Organisering og ledelse på distanse

Transkript

1 Organisering og ledelse på distanse Mona-Lisa Olsen klinikkrådgiver og leder for kontortjenesten Rehabiliteringsklinikken Universitetssykehuset Nord-Norge (UNN) Mona-Lisa Olsen

2 Distanse... Mona-Lisa Olsen

3 Organisering og ledelse på distanse Utgangspunkt i egen erfaring Stor omorganisering i UNN til klinikker/senter Inkl. lokalsykehusene Harstad og Narvik Organisering av kontortjenesten i Rehab. klinikken inkl. Harstad og Narvik Etablering av kontortjenesten i Rehab.klinikken Lede kontortjenesten i Rehab.klinikken Mona-Lisa Olsen

4 Rehabiliteringsklinikken etter etablering Rehabiliteringsklinikken med 255 årsverk fordelt på 3 avdelinger, 4 staber og 2 prosjekter Kontortjenesten organisert i stab 21 ansatte (fag- og personalansvar) 2 ansatte i prosjekt (kun fagansvar) Mona-Lisa Olsen

5 Rehab. klinikken mange ulike behandlingstilbud To sengeposter Tromsø og Harstad Flere poliklinikker Regionale funksjoner Forskning og kompetanse Regional vurderingsenhet for rehabilitering Pasient og pårørende opplæring (LMS) Ambulante rehabiliteringsteam Terapeuttjenester (fysio, ergo, sosio, logo, nevrops) Habilitering Mona-Lisa Olsen

6 Rehabiliteringsklinikken Lærings- og mestringssenteret UNN HF Leder Tone Nøren Klinikksjef Kari Holthe Stab og kontortjeneste Klinikkrådgiver Mona-Lisa Olsen Rehabiliteringsforskning og kompetanseutvikling Fagledere: Audny Anke og Merete Blankholm Fysikalsk- og rehabiliteringsmedisinsk avdeling Avd-leder Christoph Schäfer Habiliteringsavdelingen Avd-leder Per Wilhelmsen Terapeutavdelingen Avd-leder Torill Davida Nilsen Raskere Tilbake Prosjektleder Jostein Bentzen Regional Vurderingsenhet Koordinator Fysikalsk og rehab.med seksjon Tromsø Seksjonsleder Birgit Henriksen Rehabiliteringsseksjon Narvik Seksjonsleder Mats Dahl Rehab.med. seksjon Harstad Seksjonsleder Bjørg Steiro Habiliteringsavd. seksjon Tromsø Seksjonsleder Ulla Maja Ahokas Habiliteringsavd. seksjon Narvik Seksjonsleder Vanja Rottem Habiliteringsavd. seksjon Harstad Seksjonsleder Arve Kristiansen Fysioterapiseksjonen Seksjonsleder Anne Ringheim ErLoNeSo tjenesten Seksjonsleder Kari Thingelstad Rehab.med. Døgnenhet/FRM pol/art 15 senger Seksjonssykepleier: Arne Wilhelmsen Koordinator pol: Sissi Karlstrøm Koordinator ART: Maren B. Hansen Terapeuter/ ART/geriatri -team Kordinator ART/ger: Harald Karlsen Koordinator terap:? Rehab.med. døgnenher/ poliklinikk 13 senger Seksjonssykepleier Ann Kjerstin Dybvik Terapeutenhet en Enhetsleder Berit Bjørvik Mona-Lisa Olsen

7 Etablering av kontortjenesten Organisering av kontortjenesten startet 2 3 måneder etter klinikketableringen Klinikksjef opprettet flere arbeidsgrupper med mandat og utpekte ledere for disse Undertegnede fikk i oppdrag å lede arbeidsgruppe for kontortjenesten Mona-Lisa Olsen

8 Mandat for arbeidsgruppen Medlemmer fra alle tre sykehusene i arbeidsgruppen Vurderes organisert avdelings- og seksjonsvis eller som samlet organisatorisk gruppe på klinikknivå Foreslå arbeidsoppgaver hvor det er samordningsgevinster Foreslå endring i oppgavefølje ift. andre yrkesgrupper Beskrive fordeler og ulemper Mona-Lisa Olsen

9 Valg av organiseringsmodell for kontortjenesten Rapport fra arbeidsgruppe ble beskrevet med fordeler og ulemper og levert med 3 ulike alternativer 1. Bestå slik det var organisert i avdeling/enhet med 4 kontorledere, dvs 1 kontorleder i hver avdeling 2. Sammenslåing av små enheter og endre til 2 kontorledere 3. Egen organisatorisk enhet i klinikken med en leder som skulle være medlem av klinikklederteam Mona-Lisa Olsen

10 Begrunnelse for vedtatte organisasjonsmodell Kontortjenesten liten og sårbar gruppe i avdelingene Bedre sikring av faglig utvikling, kunnskap og kompetanseoverføring Fleksibel håndtering av arbeidsoppgaver Samling av alle ressursene organisatorisk i en stabsenhet på klinikknivå med en felles leder Mona-Lisa Olsen

11 Viktige forutsetninger for ledelse på distanse Helse-Nord har felles IKT-plattform Elektronisk pasientjournal (DIPS) felles for Tromsø, Harstad og Narvik Mange studio ved alle lokalisasjoner med gode muligheter for møter via videooverføringer UNN har nasjonalt senter for telemedisin Felles elektronisk brukeradministrativt system (BAS) Felles elektronisk personalsystem (GAT) Dette utnyttes i vår klinikk når vi er organisert i stab både i daglig drift, fagutvikling og ved fravær Mona-Lisa Olsen

12 Viktig ved ledelse Vedibasert ledelse Ansvarlighet Handlekraftig Inspirerende Helhetstenkende Endringsvillig Kommuniserende UNN s verdier Kvalitet trygghet respekt - omsorg Nødvendig med individuell omtanke for medarbeideren Må være inkluderende, men still krav til medarbeideren Hovedinnholdet i ledelse er endring, det har vært flere små og store endringer underveis Mona-Lisa Olsen

13 Ledelse Bli kjent med medarbeiderne og kartlegging av kompetanse og utviklingsområder gjennom medarbeider-/utviklingssamtaler Invitert lederne til å komme med innspill til hvilke arbeidsoppgaver de har behov for å få utført av kontortjenesten I de tilfeller kontortjenesten føler seg presset på arbeidsoppgaver eller andre behov har vi møte med lederen på enheten for å rydde Mona-Lisa Olsen

14 Ledelse av kontortjenesten nært og på distanse Daglig tilgjengelighet via telefon, mail, video, fysisk Har som mål å være innom hver enhet 1 x pr. uke Ta kontakt begge veier for faglige og personalspørsmål Videomøte med hele staben 1 x pr. mnd 1-2 fagdager pr. år 1-2 møter pr. enhet pr. mnd På avstand, Narvik og Harstad 4 timer m/bil eller 3 t m/båt Besøk ca 6 hele dager i året Viktig med fysisk møte Veien kort ifht. samtaler på telefon og mail Møter på video med enkeltmedarbeider/enheter Flere har fagdager sammen med enheten de server Viktig med godt samarbeid med ledere av enhetene Mona-Lisa Olsen

15 Utfordringer i etableringsfasen og videre drift Motstand mot forandring Sorgreaksjoner Manglende lojalitet til beslutningen fra enkelte ledere Ville eie kontortjenesten og de ville bli eid Flytte arbeidsplasser fysisk Fjerne arbeidsoppgaver og tilegne seg nye Serve flere små enheter (for eksempel 4) Skape trygghet rundt faglig dyktighet, hvordan er de andre? Skape trygghet, tillit og tilhørlighet hvor? Flytte rollene Miljø? Mona-Lisa Olsen

16 Resultater etter 3-4 års drift Har etablert superbrukere i alle elektroniske verktøy (9-10) på tvers av lokalisasjoner Bedre kodekvalitet og rapportering Turnusplanlegging og fravær ivaretas av kontortjenesten Overtatt arbeidsoppgaver fra andre yrkesgrupper Bedre utveksling av kompetanse Mer fleksibilitet i forhold til arbeidsoppgaver - mindre sårbar ved fravær Enda mer fokus på fagutvikling Ledelse på distanse har fremtvunget mer bruk av elektroniske verktøy/løsninger God gjennomgang av arbeidsoppgavene i forhold til ressurser Helhetstenkende for klinikken Mona-Lisa Olsen

17 Andre resultater Fordel av å sitte i klinikkledelsen - får godt innblikk i de enkelte avd. drift og behov, samt ser kontortjenestens oppgaver som en del av helheten At beslutninger er forankret i klinikkledelsen har vært viktig for gjennomføring av organiseringen Langsiktig arbeid med endring God tilbakemelding fra medarbeiderne Medarbeiderundersøkelse 360 grader undersøkelse av leder Etablering av 2 koordinatorfunksjoner som skal koordinere oppgaver og ressurser for å avlaste leder for kontortjenesten Mona-Lisa Olsen

18 Mona-Lisa Olsen Takk for oppmerksomheten!