SALTEN KONTROLLUTVALGSERVICE Vår dato: Jnr Ark Postboks 54, 8138 Inndyr /

Transkript

1 Postboks 54, 8138 Inndyr / Medlemmer i Fauske kommunes kontrollutvalg INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Møtedato: Tirsdag 13. mars 2012 kl Møtested: Møterom 1. etasje administrasjonsbygget SAKSLISTE Saksnummer Sakstittel 01/12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 8. desember /12 Redegjørelse fra administrasjonen: Oppfølgning av vedtak vedrørende håndgivelse og salg av tomt i Hauan 03/12 Redegjørelse fra administrasjonen: Oppfølgning av vedtak og avtaleforhold vedrørende salg av gnr 103 bnr /12 Redegjørelse fra administrasjonen: Kommunens oppfølgning av Helsetilsynets rapport datert 9. mai /12 Innspill til budsjettregulering behov for styrket bevilgning til kontroll og tilsyn 06/12 Videre oppfølgning av nummerert brev nr manglende pasientregnskap 07/12 Orienteringer fra revisjon og sekretariat 08/12 Eventuelt Eventuelle forfall bes meldt leder eller sekretariat ( ) Fauske, 5. mars 2012 Nils-Christian Steinbakk (s) Leder kontrollutvalget Kopi sendes: Ordfører, rådmann, Salten kommunerevisjon IKS, varamedlemmer i kontrollutvalget til orientering

2 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 01/12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 8. desember 2011 Saksgang: Møtedato: Kontrollutvalget Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 8. desember 2011 Forslag til vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 8. desember 2011 godkjennes Inndyr 5. mars 2012

3 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 02/12 Redegjørelse fra administrasjonen: Oppfølgning av vedtak vedrørende håndgivelse og salg av tomt i Hauan Saksgang: Møtedato: Kontrollutvalget Vedlegg: Formannskapets sak 199/04: Fauskegruppen - Søknad om håndgivelse av tomt i Hauan Formannskapets sak 87/07: Fauskegruppen AS Erverv av areal i Sjåheia Vestre fastsettelse av kjøpesum Fauske kommune brev datert til Fauskegruppen AS: Utbygging Hauanbakken forespørsel om igangsetting av delutbygging. Fauske kommune brev datert Håndgivelse av tomt i Hauan Bakgrunn for saken: Saken er satt på dagsorden etter avtale med kontrollutvalgets leder. Saken gjelder spørsmålet om oppfølgning av politiske vedtak i forbindelse med salg av et kommunalt eid areal i Hauan, Fauske. I formannskapets vedtak i sak 199/04 ble det gitt opsjon til Fauskegruppen på erverv av et areal på 20 daa. I senere sak i formannskapet (087/07) ble spørsmålet om overdragelse av arealet til Fauskegruppen behandlet, og formannskapet vedtok at Kjøpesummen for omsøkt areal i Hauanbakken settes til kr 50 pr m2. I 2009 ble deretter ca 4,1 dekar av det samlede arealet på 20 dekar overført til Fauskegruppen AS. Ut fra innholdet i saken ser det ut til at grunnlaget for håndgivelsen var bygging av ungdoms- /studentboliger. I brev fra sekretariatet til kommunen 26. januar 2012 ble det spurt om hvordan dette ble fulgt opp fra kommunens side ved senere overføring av deler av den håndgitte eiendommen fra kommunen til søker. Videre ble det spurt om kommunen mottok informasjon fra søker som viste at utbyggingen på eiendommen gjelder ungdoms- eller studentboliger. Hvis det forelå slik informasjon ble denne bedt oversendt til sekretariatet.

4 Svaret fra administrasjonen i brev datert 6. februar 2012 er at av håndgitt areal er 4110 m2 er overført og bebygd med flerleilighetshus, og at dette har skjedd i samråd med Fauske kommune. I tillegg er det opplyst fra kommunens side at delutbyggingen er et ledd i å få økonomi i prosjektet. Det opplyses videre i samme brev at restarealet ca 16 dekar skal i hht vedtak bebygges med student-/ungdomsboliger. Ut fra at en del av spørsmålene fortsatt er ubesvart, er det bedt om at rådmannen, eller den rådmannen bemyndiger, møter i kontrollutvalget og gir en redegjørelse som inkluderer konkret informasjon om hvordan spørsmålet om ungdoms-/studentboliger er fulgt opp fra kommunens side ved senere overføring av deler av den håndgitte eiendommen til søker. For eksempel om kommunen har mottatt informasjon fra søker vedrørende utbygging av slike boliger. I kommunens svarbrev opplyses det at håndgitt areal 4110 m2 er overført og bebygd med flerleilighetshus, og at dette har skjedd i samråd med Fauske kommune. Fauske kommune ved formannskapet har gjort en rekke vedtak i saken, først håndgivelse av tomteareal (199/04), deretter salg av areal på 20 daa til Fauskegruppen (29/06), deretter fastsettelse av kjøpesum for arealet (87/07). Fordi svaret fra kommunen ikke er entydig på dette området er det i tillegg bedt om en redegjørelse om hvilket ledd av organisasjonen Fauske kommune det vises til når det opplyses at overføring og bebyggelse med flerleilighetshus er i samråd med Fauske kommune. I formannskapets sak 29/06 og 087/07 besluttes overdragelse av et areal på 20 daa og pris for dette arealet. Overdragelsen ble delvis gjennomført i 2009 ved at ca 4 daa ble overført til kjøper. Det er i tillegg bedt om at kontrollutvalget får en redegjørelse om bakgrunnen for at formannskapets vedtak om overdragelse bare er delvis gjennomført med ca 4 daa av et areal på ca 20 dekar. Det er i tillegg spurt om hva som er kommunens praksis i saker som vedrører overdragelse av eiendommer. Vurdering: Kommunens svar på spørsmål om saken har ikke vært helt konkret i forhold til de spørsmål som ble stilt i brev fra sekretariatet. Av denne grunn er spørsmålene tatt opp igjen slik at administrasjonen kan redegjøre nærmere om forholdene. Informasjonen som så langt er fremlagt sier ikke mye om hvordan administrasjonen konkret har fulgt opp spørsmålet om formålet som lå til grunn ved håndgivelsen. Her vil redegjørelsen fra administrasjonen bidra til å belyse dette spørsmålet. En informasjon som har kommet frem i saken, er opplysningen i brev datert om at restarealet på 16 dekar i henhold til vedtak skal bebygges med student-/ungdomsboliger. Dette kan ikke stemme overens med de vedtak som er fattet, i og med at formannskapets vedtak ikke delte det samlede arealet på 20 dekar i to deler, hvorav kun den ene delen skulle bebygges med slike boliger. Forslag til vedtak: Saken legges frem uten forslag til vedtak.

5 Inndyr 5. mars 2012

6 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 03/12 Redegjørelse fra administrasjonen: Oppfølgning av vedtak og avtaleforhold vedrørende salg av gnr 103 bnr 1540 Saksgang: Møtedato: Kontrollutvalget Vedlegg: Formannskapets sak 067/08 Salg av gnr 103 bnr 1540 til Havnegården AS oppnevning av forhandlingsgruppe Notat fra ordfører udatert Orientering om salg av gnr 103 bnr 1540 til Havnegården AS, med vedlegg 1-6 Formannskapets sak 105/08 Salg av gnr 103 bnr 1540 til Havnegården AS godkjenning av forhandlingsresultat Notat udatert: Sak 067/07 salg av Gnr 103 bnr 1540 til Havnegården AS, Oppnevning av forhandlingsgruppe Fauske kommune Brev til Amfi Bygg Fauske AS: Salg av gnr 103 bnr 1540 til Amfi Bygg Fauske AS avtale i hht F-sal 105/08, vedlagt avtaleforslag Amfi Bygg Fauske AS Brev til Fauske kommune: Salg av gnr 103 bnr 1540, utsettelse med forfallsdato Fauske kommune Brev til Amfi Bygg Fauske AS: Salg av gnr 103 bnr 1540 nytt forslag til avtale Avtale mellom Fauske kommune og Havnegården Fauske AS datert / : Salg av gnr 103 bnr 1540 Betongplata med tilstøtende areal Bakgrunn for saken: Saken er satt på dagsorden etter avtale med kontrollutvalgets leder. Saken gjelder spørsmålet om oppfølgning av politiske vedtak i forbindelse med forholdene ved salg av eiendommen gnr 103 bnr 1540, tidligere eid av Fauske kommune. Kontrollutvalget ble tidligere orientert om saken 25. februar 2008, i sak 07/08, og fattet deretter følgende vedtak:

7 Kontrollutvalget sier seg tilfreds med at saken er tatt opp i og følges opp av formannskapet. Kontrollutvalget finner det uakseptabelt at salg er gjennomført uten gyldig vedtak. Kontrollutvalget ber om at det utredes og at kommunestyret vedtar tiltak som skal gjelde ved fremtidige eiendomsoverdragelser. Formannskapet behandlet i sak 105/08 godkjenning av forhandlingsresultat som en politisk oppnevnt forhandlingsgruppe (formannskapets sak 067/08) hadde fremforhandlet med Amfi Bygg Fauske. Til grunn for den sist nevnte saken i formannskapet lå et notat fra daværende ordfører Orientering om salg av gnr 103 bnr 1540 til Havnegården AS. I notatet fremkommer det at formannskapet tidligere (14. september 2005) besluttet å inngå forhandlinger med Havnegården AS om salg av betongplata i sentrum, og at saken deretter skulle tilbake til formannskapet til endelig behandling. Videre fremkommer at dette ikke skjedde, men at betongplata og ytterligere en tomt ble solgt uten at saken kom til behandling i formannskapet. I brev til Havnegården AS fra administrasjonen ved plansjef av 28. februar 2007 fremkommer at Fauske kommune har fattet et vedtak om overdragelse av betongplate med tilhørende / tilstøtende grunn til Havnegården AS. I ordførers notat fremkommer at Fauske kommune inngikk avtale med Fauske Parkering AS om at sist nevnte selskap gis rett til å disponere kommunalt eid grunn som er regulert til offentlig parkering. Etter ordførers vurdering har dermed kommunen gitt fra seg retten til rettslig å kunne disponere over egen grunn som denne avtalen omhandler. Inngått og godkjent avtale som forhandlingsgruppe kom frem til (formannskapet 105/08), inneholder en kjøpesum kr for gnr 103 bnr 1540 som ble solgt i Videre heter det i avtalen at Fauske Parkering AS gis myndighet til å håndheve denne parkering i tråd med vedtatte retningslinjer for parkering i Fauske sentrum, og at avtalen gjelder frem til arealet utbygges i tråd med stadfestet reguleringsplan. Formannskapets sak fra 2005 om at sak vedrørende salg av betongplata skulle til formannskapet til endelig behandling, ble ikke fulgt opp. I stedet ble betongplata og ytterligere en tomt solgt administrativt i I forbindelse med at saken er satt på dagsorden er rådmannen, eller den rådmannen bemyndiger bedt om å møte i kontrollutvalget for å redegjøre om hvilke regler eller rutiner kommunen har for å sikre seg at kommunens eiendommer selges i det omfang og ut fra de politiske rammer og forutsetninger som gjelder for slike overdragelser. I tillegg er det bedt om at det redegjøres for hvilke endringer i nevnte regler eller rutiner som eventuelt er gjort siden saken om tomtesalget kom opp igjen i formannskapet i Blant sakens dokumenter er et notat med tittelen Sak 067/07 salg av Gnr 103 bnr 1540 til Havnegården AS, Oppnevning av forhandlingsgruppe. I notatet er det nevnt at partene (kommunens forhandlingsgruppe og Havnegården AS) har hatt møte, og at det deretter er nevnt tre kulepunkter som partene er blitt enige om. Dette er følgende: Partene er blitt enige om at Amfi Bygg Fauske betaler et tilleggsbeløp på kr for gnr 103 bnr 1540 som ble solgt med skjøte i 2007 Tilleggsarealet utenfor betongplata skal i henhold til avtale mellom partene benyttes til parkering gjennom Fauske Parkering AS Rådmannen inngår en bindende avtale mellom partene.

8 I brev datert fra Fauske kommune til Amfi Bygg Fauske AS, oversendes 2 eksemplarer av avtale i hht til F-sak 105/08. Avtalen som ble oversendt inneholdt følgende punkt i tillegg til de tre kulepunktene som ble nevnt over: Fauske Parkering / Fauske kommune gis anledning til å inngå avtale med Fauske Hotell hva angår bruk av areal ikke regulert til parkeringsformål. Sist nevnte setning var ikke en del av notatet med de tre kulepunktene, og var heller ikke omtalt i sak eller vedtak fra formannskapet sak 105/08. I kommunens brev datert oversendes ny avtale uten den nevnte formuleringen, og kommunen beklager at det først oversendte avtaleforslaget inneholdt et avsnitt som ikke har vært et tema i forhandlingene mellom partene. Med bakgrunn i ovennevnte er det bedt om at administrasjonen så langt mulig redegjør for bakgrunnen for at det ble oversendt en avtale som inneholdt det siterte tilleggspunktet. Den inngåtte avtalen mellom kommunen og Amfi Bygg AS og Fauske kommune, nevner en tredje juridisk part i avtalen på det vis at Fauske Parkering AS gis myndighet til å håndheve denne parkering. Av de tilsendte dokumentene i saken fremkommer det ikke om avtalen eller informasjon om avtalens innhold er oversendt Fauske Parkering AS. Det er derfor i tillegg bedt om en redegjørelse om på hvilken måte er avtalen kommunen inngikk ble fulgt opp i forhold til Fauske Parkering. Videre i inngått avtale fremkommer det at avtalen gjelder frem til arealet utbygges i tråd med stadfestet reguleringsplan. Denne tidsavgrensningen må antas å gjelde i forhold til Fauske Parkering sin rett til å disponere arealet. Administrasjonen er bedt om å redegjøre for status i forhold til avtalens tidsavgrensning, altså om avtalen fremdeles gjelder, eller om arealet nå utbygd i tråd med stadfestet reguleringsplan. Ut over spørsmålene om oppfølgning av politiske vedtak i forbindelse med forholdene ved salg av eiendommen, er det to andre problemstillinger ved saksbehandlingen som kan være hensiktsmessig å vurdere: Noen av dokumentene administrasjonen har oversendt er ikke påført saks- og arkivnummer, og ser dermed ikke ut til å være registrert som dokumenter hos Fauske kommune. Dette ser f.eks ut til å gjelde avtaledokumentet som er signert / Videre ser dette ut til å gjelde notatet ordfører utarbeidet til formannskapets sak 067/08, samt notatet Sak 067/07 salg av Gnr 103 bnr 1540 til Havnegården AS, Oppnevning av forhandlingsgruppe. Ut fra dette er administrasjonen bedt om å svare på om de nevnte dokumentene er journalført slik det er krav om etter arkivforskriften. I kommunens brev datert står det skrevet at kommunen har fattet vedtak i saken om overdragelse av betongplate og tilhørende/tilstøtende grunn. Ut fra ordlyden i brevet, samt informasjon om klageadgang og klagefrist, kan det se ut til at kommunen har behandlet saken som et enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Hovedregelen er at salg av eiendom ikke er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven, fordi det som hovedregel ikke gjelder utøvelse av offentlig myndighet. Ut fra ordlyden i dokumentet er administrasjonen spurt om bakgrunnen for at kommunens daværende behandling ser ut til å behandle saken som et enkeltvedtak. Forslag til vedtak: Saken legges frem uten forslag til vedtak.

9 Inndyr 5. mars 2012

10 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 04/12 Redegjørelse fra administrasjonen: Kommunens oppfølgning av Helsetilsynets rapport datert 9. mai 2011 Saksgang: Møtedato: Kontrollutvalget Vedlegg: Helsetilsynet i Nordland: Rapport fra tilsyn med tvungen helsehjelp etter pasientrettighetsloven kapittel 4 A til pasienter Helsetunet 1 sykehjem Bakgrunn for saken: I kontrollutvalgets møte 8. desember 2011 ble en rapport fra Helsetilsynet i Nordland lagt frem til orientering. Rapport gjaldt tilsyn med tvungen helsehjelp etter pasientrettighetsloven kapittel 4 A til pasienter ved Helsetunet. Kontrollutvalget ba om å få en redegjørelse om hvilken oppfølgning Helsetilsynes rapport har fått i kommunen. I forbindelse med at saken er satt på dagsorden i kontrollutvalget, er rådmannen eller den rådmannen bemyndiger, bedt om å komme til møtet kl for å redegjøre for saken, og svare på spørsmål om hvilken oppfølgning denne konkrete rapporten har fått i kommunen. I tillegg er det bedt om at kontrollutvalget blir opplyst om hvilke rutiner eller praksis som gjelder i kommunen når kommunen mottar rapporter fra statlig tilsyn. Med jevne mellomrom gjennomfører statlige tilsynsorganer tilsyn med kommunens tjenester. Kommunenes behandling av statlige tilsynsrapporter er ett av flere områder som omtales i KRDs rapport 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Dette gjelder Tilråding 83: Kommunane bør sørgje for at tilsynsrapportar blir behandla på ein eigna måte i dei folkevalde organa i kommunen. Tilråding 84: Sekretariatet bør sørgje for å halde kontrollutvalet orientert om planar og rapportar frå statlege tilsynsmyndigheiter som har interesse for kommunen og kontrollarbeidet.

11 Vurdering: Statlige tilsyn kan være en kilde til informasjon for utvalget og gi innspill til prioriteringer av eget kontrollarbeid. Samtidig er det klart at kontrollutvalgets tilsyn med egen forvaltning kan inkludere forvaltningens oppfølgning og behandling av statlige tilsyn. Et særlig spørsmål ved vurderingen av tilsynsrapporter er spørsmålet om informasjon til, og eventuelt behandling i folkevalgte organ. Tilsynsrapporter kan gi viktig informasjon om hvordan kommunens tjenester fungerer, eller om tjenester til kommunens innbyggere avviker fra lov og forskrift. Sett i forhold til det overordnede ansvar de folkevalgte organer har, så kan det også være et særskilt poeng at folkevalgte holder seg orientert om resultat av statlige tilsyn. Forslag til vedtak: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Inndyr 5. mars 2012

12 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 05/12 Innspill til budsjettregulering behov for styrket bevilgning til kontroll og tilsyn Saksgang: Møtedato: Kontrollutvalget Vedlegg: Bakgrunn for saken: Saken er satt på dagsorden etter avtale med utvalgets leder. Invitasjon til NKRFs årlige kontrollutvalgskonferanse i februar 2012 ble lagt frem for utvalget i møte 8. desember Dette er den største nasjonale fagkonferansen for kontrollutvalgsmedlemmer, og nå i 2012 samlet den cirka 750 deltagere fra hele landet. Fordi flere av utvalgets medlemmer viste interesse for å delta, har utvalgets leder tatt opp med administrasjonen og ordfører om i hvilken grad det er økonomisk mulig å sende deltagere på konferansen. Svaret da ble at det ikke er midler for å sende utvalgsmedlemmer på denne konferansen. I november 2011 ble det i regi av sekretariat og revisjon gjennomført folkevalgtopplæring for kontrollutvalgene i Salten, inkludert Fauske. Det planlegges gjennomført en regional konferanse for kontrollutvalgene i Salten høsten Fauske kontrollutvalg er medlem av Forum for kontroll og tilsyn, en interesseorganisasjon for landets kontrollutvalg. Årsmøte og konferanse i organisasjonen er lagt til Trondheim 6. til 7. juni Vurdering: Særlig i begynnelsen av en valgperiode, og med mange nye medlemmer av kontrollutvalget, er det viktig med kompetansehevende tiltak. Kurs og konferanser kan i tillegg bidra til

13 bygging av nettverk med andre miljøer innen kontroll og tilsyn, f.eks andre kontrollutvalg. Dette vil bidra til at medlemmene blir bedre i stand til å ivareta sine verv. Tidligere år har Forslag til vedtak: I forbindelse med kommende regulering av budsjett ber kontrollutvalget om at utvalgets budsjett styrkes med kr øremerket kompetansehevende tiltak. Inndyr 5. mars 2012

14 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 06/12 Videre oppfølgning av nummerert brev nr manglende pasientregnskap Saksgang: Møtedato: Kontrollutvalget Vedlegg: Bakgrunn for saken: Saken er satt på dagsorden etter avtale med utvalgets leder. Kontrollutvalget fikk i sitt forrige møte 8. desember 2011 til behandling et nummerert brev / revisjonsrapport vedrørende manglende pasientregnskap. Utvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget viser til revisjonsrapport 1 datert 20. oktober 2011: Manglende beboerregnskap. Med bakgrunn i rapporten, og pålegg om oppfølgning i Forskrift om kontrollutvalg 8, har kontrollutvalget hatt til behandling sak for å påse at det påpekte forholdene blir fulgt opp. Kontrollutvalget forutsetter at rådmannen umiddelbart iverksetter tiltak for at pasientregnskapene legges frem for revisor. Utvalget følger opp saken i senere møte. Revisors rapport og utvalgets vedtak oversendes kommunestyret til orientering. Revisor opplyser at de per 5. mars 2012 enda ikke har mottatt de manglende pasientregnskapene. Sekretariatet har samme dato sendt brev til rådmannen og bedt om en tilbakemelding om status i forhold til kommunens arbeid med å følge opp at regnskapene legges frem for revisor.

15 Inndyr 6. mars 2012

16 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 07/12 Orienteringer fra revisjon og sekretariat Saksgang: Møtedato: Kontrollutvalget Vedlegg: Salten kommunerevisjon IKS Brukerundersøkelse 2011 Skatteetaten: Kopi av brev til kommunestyret: Skatteetatens kontrollrapport for 2011 Salten kontrollutvalgservice : Status vedrørende nummerert brev / revisjonsrapport manglende beboerregnskap Bakgrunn for saken Kontrollutvalget gis orienteringer fra revisjon og sekretariat om status når det gjelder arbeidet med kontroll og tilsyn. I samsvar med tidligere praksis legges Skatteetatens kontrollrapport for 2011 frem for kontrollutvalget til orientering. Kontrollrapporten for 2009 var uten anmerkninger til kommunens ivaretagelse av skatteoppkreverfunksjonen, mens det for 2010 var anmerket feil behandling av betalingsavtaler, jf skattebetalingsloven 10-1 og 15-2, samt Skattedirektoratets melding nr 2/2008 Lempning av skatter og avgifter av hensyn til det offentlige som kreditor. For 2011 har Skatteetaten ikke pekt på tilsvarende mangler, men arbeidsgiverkontrollen er fortsatt utført i et noe utilstrekkelig omfang (4,5 % mot et måltall på 5,0 %). Dersom senere kontrollrapporter viser lignende forhold, kan det være aktuelt å ta dette opp i en egen sak til kontrollutvalget. Inndyr 5. mars 2012

17 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 08/12 Eventuelt Saksgang: Møtedato: Kontrollutvalget Vedlegg: Inndyr 5. mars 2012