Veiledning til brukerdokumentasjonen

Transkript

1 Versjon 8.0 Veiledning til brukerdokumentasjonen Dato: Side i av 13

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Viktig! Hvordan henger brukerdokumentasjonen sammen? Oppsett og tilgang Kursutvikling Kurs tilrettelegging Gjennomføring sluttbruker Oppfølging og rapportering Opplæringsressurser SmartLearn Dokumentasjon Online hjelp Grunnkurs SmartLearn Dato: Side ii av 13

3 Endringslogg Dato Endring/Årsak SL-Versjon Utført av Dokumentet er opprettet 7.1 A.Gjevre Dokumentet er endret i henhold til endringer SL TAK Dato: Side iii av 13

4 1 Innledning Dette dokumentet inneholder en introduksjon og veiledning og til brukerdokumentasjonen (en samling av worddokumenter), som følger med Smartlearn, samt en oversikt over tilgjengelige opplæringsressurser. Hvert enkelt dokument har en endringslogg som beskriver når dokumentet er oppdatert (dato og til hvilken SmartLearn-versjon). Denne versjonen av dokumentet vil da gjelde inntil det avløses av en ny og oppdatert versjon. Hvis du ikke har brukerdokumentasjonen tilgjengelig i din organisasjon, ta kontakt med systemansvarlig eller support.smartlearn@apropos-internett.no. 1.1 Viktig! I SmartLearn versjon 8.0 er det gjort endringer på titler og struktur i funksjonsmenyen i administrasjonsdelen. Noen installasjoner (bl.a. Helse Sør-Øst) vil allerede før versjon 8.0 ha implementert disse endringene. I brukerdokumentasjonen vil det kun angis nye funksjonstitler der det refereres til funksjoner i administrasjonsdelen. Her er oversikt over endringene: Endringer i funksjonstitler i administrasjonsdelen: Gammel funksjonstittel Ny funksjonstittel elæring Kursadministrasjon Random Test Kunnskapstest Undersøkelse Kursevaluering Publisering Portalinnhold Artikler Kursmateriell Utvidet test Tester Tester Begrensede tester Endringer vedrørende struktur: Gammel struktur Ny struktur elæring -> Tester Kunnskapstest -> Begrensede tester Dato: Side 4 av 13

5 2 Hvordan henger brukerdokumentasjonen sammen? SmartLearn støtter i hovedsak følgende prosesser: Kursutvikling inkl det å lage kunnskapstester (administrasjon). Tilrettelegging av kurs (administrasjon) Gjennomføring (sluttbruker) Oppfølging / rapportering (administrasjon) Prosessene er skissert i figuren nedenfor. I tillegg har vi tatt med en introduksjon (1 Introduksjon) og den initielle prosessen Oppsett og tilgang. Siden modellen representerer en naturlig flyt av arbeidsprosesser knyttet til Læringsportalen, har vi valgt å strukturere brukerdokumentasjonen tilsvarende. Resten av dette kapitlet dreier seg om hvilke dokumenter som hører til hvilken prosess og hva hvert dokument dreier seg om. Dato: Side 5 av 13

6 2.1 Oppsett og tilgang Før brukerne kan starte, må de få tilgang til Læringsportalen, dvs. brukernavn/passord, relevante rettigheter og de må få registrert tilhørighet til riktig organisasjon, hvis de ikke får det automatisk. Hvor finner man ut hvilke roller en bruker har? For å finne ut dette, må din bruker ha tilgang til administratordelen i SmartLearn. Hvis du ikke har det, kontakt systemeier i din organisasjon. I administrasjonsdelen velger du Portalinnhold / Brukere, du søker frem brukeren ved å spesifisere etternavn og f eks fornavn. Deretter klikker du på globusen. Resultatet blir da en liste over de brukere som tilfredsstiller søkekriteriet. Klikk deretter på brukeren du er på jakt etter. Dato: Side 6 av 13

7 Brukerdokumentasjon / Oppsett og tilgang Hva Filnavn Beskrivelse Lynguider Som vist i skjermbildet over, viser skjermbildet Rediger bruker, hvilke roller brukeren har tilgang til. Lynguidene beskriver overordnet rollene distribuert administrator, kursansvarlig, kursmodulforfatter, studentadministrator og testutvikler. For hver rolle beskrives hvilke menyvalg denne rollen har tilgjengelig, samt en kort forklaring av hvert menyvalg. Brukertilgang og roller Dette dokumentet beskriver kort de viktigste rollene, jmf lynguidene over. I tillegg gjennomgås skjermbildet Rediger bruker, samt tilhørende funksjonalitet,. Site Begrepet site ble innført i SmartLearn i forbindelse med innføringen av SmartLearn for alle foretakene i Helse Vest. Dokumentet omhandler bl a hvordan man setter opp ulike siter, hva man skal gjøre for å tilrettelegge kurs for flere siter og hvilke konsekvenser dette har for sluttbruker. Forside Dokumentet beskriver hvordan man setter opp forsideinformasjon på forsiden for sluttbruker, samt forside i kursrom. Feilmeldinger plugins Dokumentet beskriver hvilke feilmeldinger sluttbruker får ved manglende plugins, dvs java og flash. Språkvalg Dokumentet beskriver oppsett av og funksjonalitet for språkvalg i sluttbruker. Dato: Side 7 av 13

8 2.2 Kursutvikling Denne prosessen omhandler det å lage selve innholdet i kurset. Mange av kundene gjør dette i verktøy som Mohive, Lectora eller Flash. Man kan også utvikle kursinnhold i SmartLearn. Relevant her er Flashmaler og Kunnskapstester. Mens denne prosessen handler om å utvikle selve innholdet i kurset, finner du informasjon om hvordan man kobler sammen kurs, moduler og kursgjennomføringer i neste prosess tilrettelegging av kurset. For kunder som bruker produksjonsverktøyet i Smartlearn, henger dette tett sammen. Hva Filnavn Beskrivelse Kunnskapstester Dokumentet Smartlearn Testmodul beskriver funksjonaliteten omkring det å lage randomiserte og vanlige kunnskapstester i Smartlearn. Dokumentet SmartLearn - Bruk av metadata behandler funksjonaliteten omkring metadata (lage strukturer som brukes til å merke spørsmålene og testene) i mer detalj. Flashmaler Dokument som beskriver bruk av Flashmaler i SmartLearn. Disse malene fungerer som rammeverk når man oppretter kurs. Kurs tilrettelegging Se neste prosess Kap 2.3 Dette dokumentet beskriver hvilke muligheter man har i forhold gjenbruk, modularisering, ressurser, etc. Dato: Side 8 av 13

9 2.3 Kurs tilrettelegging Denne prosessen handler om å søke, gjenfinne og sette sammen kurset. Videre å tilrettelegge kurset med tanke på kurskatalog, påmelding, koble på nødvendige ressurser osv. Hva Filnavn Beskrivelse Kurstilrettelegging Dokumentet inneholder det viktigste knyttet til tilrettelegging, dvs. hvordan opprette kurs, kursmodul og kursgjennomføring i Smartlearn, med tilhørende funksjonalitet. Her er også beskrevet hvordan man melder på kursdeltakere. Kontinuasjon kunnskapstester I tilknytning til kunnskapstester, finnes det egen funksjonalitet i forhold til kontinuasjon, hvis en kandidat ikke består. Tips! Les dokumentet Smartlearn Testmodul først. Evaluering Det finnes en egen modul for spørreundersøklser / evaluering i Smartlearn. En slik evaluering kan hektes på et kurs. Muligheter da for å ta ut rapporter for deltakere på et spesifikt kurs. Dokumentasjon av kompetanse Dokumentet beskriver funksjonalitet for bruk av sjekklister og håndtering av praktisk dokumentasjon av kompetanse i Smartlearn. Dato: Side 9 av 13

10 2.4 Gjennomføring sluttbruker Det er to hovedtyper av brukere i SmartLearn: 1. Administrator lager og tilrettelegger kurs og innhold for sluttbruker. Følger opp, tar ut aktivitetsrapport etc 2. Sluttbruker melder seg på kurs, gjennomfører kurs, ser historikk over gjennomførte og planlagte kurs. Denne prosessen handler, som du skjønner, om sluttbruker. Hva Filnavn Beskrivelse Mine kurs Mange har menyvalget Mine kurs tilgjengelig i sin installasjon. Dette dokumentet beskriver tilhørende funksjonalitet. Kurskatalog Oppsett og tilgang / Site Ta en titt i dokumentet Site, som ligger under Oppsett og tilgang. Les kapitlet om sluttbruker og kurskatalogen. Dato: Side 10 av 13

11 2.5 Oppfølging og rapportering Smartlearn inneholder en egen rapporteringsportal (datavarehus) basert på teknologi fra Microsoft SQL og Microsoft Reporting Services. Det finnes et sett standard rapporter, og i tillegg er det mulig å skreddersy rapporter til spesifikke formål. Hva Filnavn Beskrivelse Rapportering Faktura Dokumentet inneholder en beskrivelse av datavarehuset i Smartlearn, samt en beskrivelse av hver rapport. Dokumentet beskriver funksjonalitet knyttet til fakturering. Dato: Side 11 av 13

12 3 Opplæringsressurser SmartLearn 3.1 Dokumentasjon Brukerdokumentasjon til SmartLearn skal være tilgjengelig for administratorer. Hvis så ikke er tilfelle, ta kontakt med systemansvarlig eller 3.2 Online hjelp De hjelpefiler som er beskrevet i dette dokumentet er tilgjengelig som PDF-filer i administrasjonsdelen i SmartLearn under menyvalget Hjelp. 3.3 Grunnkurs SmartLearn Det finnes et elæringskurs som heter Grunnkurs Smartlearn. Dato: Side 12 av 13

13 Kurset tar for seg det viktigste mht det å lage kurs, kursmoduler og kursgjennomføring. I tillegg gjennomgås hvordan sluttbruker melder seg på kurs og hvordan man kan ta ut rapporter som viser aktiviteten. Kurset kan alle våre kunder laste opp i sin Læringsportal, kostnadsfritt. For nærmere info, ta kontakt med support.smartlearn@apropos-internett.no Dato: Side 13 av 13