Anskaffelse av konvergert infrastruktur. Oslo, 9. september 2014 Senioringeniør Arne Tjemsland (SITS) Advokat Torgrim Kloster (KPMG Law)

Transkript

1 Anskaffelse av konvergert infrastruktur Oslo, 9. september 2014 Senioringeniør Arne Tjemsland (SITS) Advokat Torgrim Kloster (KPMG Law)

2 Anskaffelse av konvergert infrastruktur Disposisjon Anskaffelsens foranledning Behov og formål Markedsundersøkelser Tekniske veivalg og føringer Anskaffelsesprosessens forløp i et nøtteskall Nøkkelopplysninger Valg av prosedyre føringer og begrensninger Krav, betingelser og kriterier Fasen etter tilbudsfrist Etterfølgende betraktninger

3 Anskaffelsens foranledning Behov og formål Skatteetaten drifter i stor grad hele IT-porteføljen selv Det var i 2013 ulike initiativer for forbedring av dagens drifts- og utviklingsplattform: Behov i MAG/EDAG prosjektet for en raskere og forenklet provisjonering av infrastrukturressurser og miljøer + forbedret ytelse MID Forprosjekt for modernisert plattform for nye og moderniserte fagsystemer Aktiviteter i linjen (driftsorganisasjonen) knyttet til rullerende fornyelse og effektivisering Det ble besluttet å gjennomføre et anskaffelsesløp for konvergent infrastruktur Formål: Å etablere driftsplattform for MAG/EDAG, men senere potensielt benytte plattform for andre formål Sentralt for anskaffelsen: Anskaffe en plattform med gode egenskaper for å kunne etablere privat sky med selvprovisjonering for prosjekter og driftspersonell

4 Anskaffelsens foranledning Markedsundersøkelser Hvordan etablere en kravspesifikasjon som ville «overleve» en anskaffelse uten forhandlingsmulighet Svært komplekse løsninger, ulike designvalg, ulik leverandørterminologi og ulik modenhet på løsningene Utfordringer: Krav må være realistiske - treffe løsningene i markedet Krav må være løsningsuavhengige og gi reell mulighet til sammenligning av tilbud Kravene må måle de viktigste egenskaper, ikke la seg «forføre» av marketing Derfor besluttet å gjennomføre en markedsundersøkelse i forkant av anskaffelse Utstyrsprodusentene ble invitert til å presentere løsningene Tekniske presentasjoner holdt av produsentenes tekniske eksperter Deltakelse på viktige konferanser for området (Gartner, VMworld) Markedsundersøkelsene viste seg helt avgjørende for å etablere en robust kravspesifikasjon som reflekterte egenskapene i løsningene på markedet Gav god innsikt i de fundamentale egenskaper ved tilgjengelig løsninger

5 Anskaffelsens foranledning Tekniske veivalg og føringer «Fabrikkmonterte» løsninger og / eller løsninger basert på validert design mellom fabrikantene. Føringer: Ferdig integrerte dataskap med lagring, nettverkstilkoblinger, minne og datakraft Alt ferdigkablet internt i skap/løsning, bare kabler for trafikk mot andre datarom eller andre løsninger må settes opp av Skatteetaten Et support punkt fra leverandør Standardteknologi Kunne kjøre servere «rett på jernet» eller via virtualiseringslag Må være lagt til rette for «orkestrering» - automatisert opprettelse av servere og lagringsområder (privat sky) Inkludert integrasjon mot sentrale registre (utstyrsoversikter, adressekataloger mm) Må være lagt til rette for forenklet drift Integrasjon mot eksisterende driftsverktøy og automatisering

6 Nøkkelopplysninger Hva var omfattet? Maskin- og programvare Prosessering, lagring og nettverk samlet i én konvergert løsning med full fysisk redundans Orkestrerings- og driftsverktøy Vedlikeholdsytelser tilknyttet det overnevnte Opsjoner Kapasitetmessige oppgraderinger samt utvidelse av disposisjonsrett til omfattet programvare VDI-løsning til Skatteetatens utviklingsmiljø Utvidelse av vedlikeholdsytelser Konsulentytelser Åpen anbudskonkurranse kunngjort 7. november 2013 tilbudsfrist 18. desember 2013 Mottok seks tilbud To tilbydere ble avvist Tre tilbud ble avvist Kontrakter ble inngått 10. februar 2014

7 Valg av anskaffelsesprosedyre føringer og begrensninger Ønske fra Skatteetatens side om størst mulig handlingsrom MAG/EDAG-prosjektets fremdrift Regulerte prosedyrer for konkurranseeksponering av varekontrakter og prioriterte tjenestekontrakter over EØS-terskelverdi Åpen eller begrenset anbudskonkurranse Unntaksprosedyrer Konkurransepreget dialog Konkurranse med forhandling etter eller uten forutgående kunngjøring FOA 14-3 (1) bokstav c: Oppdragsgiver kan benytte konkurranse med forhandling [etter forutgående kunngjøring] i særlige tilfeller hvor vare-, tjeneste- eller bygge- og anleggskontraktens art eller tilknyttede risiko ikke tillater samlet prisfastsettelse på forhånd

8 Krav, betingelser og kriterier Krav til tilbyderne Obligatoriske krav Kvalifikasjonskrav Kriterier, betingelser og krav relatert til tilbudene Tildelingskriterier Kontraktsbetingelser Kravspesifikasjoner

9 Krav til tilbyderne Obligatoriske krav (rene dokumentasjonskrav) HMS-egenerklæring samt skatte- og merverdiavgiftattest Kvalifikasjonskrav (med tilknyttede dokumentasjonskrav) Krav til tilbyders økonomiske og finansielle stilling Krav om god soliditet, hensett til anskaffelsens økonomiske omfang Krav om ordnede forhold, hva gjelder innbetaling av skatt og mva Krav til tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal ha erfaring fra leveranse av konvergent infrastruktur med høye krav til henholdsvis ytelse, oppetid, sikkerhet og separasjon mellom ulike anvendelsesområder, og hvor leveransene har blitt levert i henhold til kontrakt.

10 Betingelser, krav og kriterier relatert til tilbudene Kontraktsbetingelser SSA-K og SSA-V Kravspesifikasjoner I det vesentlige vanilla 200 krav, hvorav 85 var definert som absolutte minimumskrav De øvrige 115 kravene bestod av henholdsvis binære krav og krav som åpnet for gradert oppfyllelse. Oppfyllelse av disse ble kreditert i tildelingsvurderingen I realiteten underkriterier til to av tildelingskriteriene Kriterier for å identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet Pris 30 % Teknisk verdi 45 % Service samt tilbudt personells kompetanse og erfaring 18 % Leveringstid 7 %

11 Fasen etter tilbudsfrist vurdering av hvor vidt krav til tilbyderne var oppfylt Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal ha erfaring fra leveranse av konvergent infrastruktur med høye krav til henholdsvis ytelse, oppetid, sikkerhet og separasjon mellom ulike anvendelsesområder, og hvor leveransene har blitt levert i henhold til kontrakt. Tilknyttet dokumentasjonskrav Det skal gis en utførlig redegjørelse som godtgjør at tilbyder, med eventuelle tilknyttede underleverandører, samlet oppfyller samtlige elementer i kvalifikasjonskravet. Redegjørelsen skal minst omfatte de tre viktigste relevante leveranser de seneste tre år som sammen dekker samtlige elementer i kvalifikasjonskravet, herunder detaljerte opplysninger om hva som er levert og når leveransen fant sted, leveransens verdi, om leveransen ble levert i tråd med avtalte krav og betingelser, herunder, men ikke begrenset til krav til leveringstid, samt navnet på den offentlige eller private mottager av leveransen, inkludert navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse til mottagers kontaktperson.

12 Fasen etter tilbudsfrist tilbudsvurderingen Todelt prosess, som av praktiske grunnet ble gjennomført parallelt Evaluering i henhold til tildelingskriteriene Vurdering av om Skatteetaten hadde plikt eller rett til å avvise noen av tilbudene Kort om de vanligste forholdene som utløser avvisningsplikt Vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene og vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene Avviks- og forbeholdsbegrepet Vesentlighetsvilkåret Forhold som kan føre til tvil om tilbudsrangeringen (relativ bedømmelsestvil)

13 Fasen etter tilbudsfrist avvisningsvurderingen Tilbud 1/4 Avvik fra absolutt krav i kravspesifikasjonene Oppfylte ikke krav om at løsningsintern Lag 2-trafikk på den enkelte lokasjon skulle gå utenom Skatteetatens eksisterende infrastruktur Forbehold mot vilkår i SSA-K Aksept av SSA-Ks garantivilkår ble gitt under forutsetning av at Skatteetaten forpliktet seg til å forlenge vedlikeholdsavtalen for en periode på to år utover første avtaleperiode Forbehold mot vilkår i SSA-V Reservasjon mot Skatteetatens rett til nye hovedversjoner av omfattet programvare

14 Fasen etter tilbudsfrist avvisningsvurderingen Tilbud 2/4 Avvik fra absolutt krav i kravspesifikasjonene Skatteetaten hadde stilt krav om at løsningen skulle leveres med minimum 96 CPU-er med minst åtte kjerner hver, samt at det pr. CPU skulle være dedikert minst 128 GB RAM. Det ble tilbudt en løsning med 64 GB RAM pr. CPU. Forbehold mot vilkår i SSA-K Forutsetninger som blant annet innebar at tilbyders mangelsansvar for tilbudt programvare ikke skulle overstige det ansvar den enkelte programvareprodusent påtar seg overfor sluttbruker av programvaren i EULA-en. Tilbud 3/4 Avvik fra seks absolutte krav i kravspesifikasjonene Forutsatte at 50 prosent av kravstilt lagringskapasitet ville bli fylt med duplikatdata Forutsatte at speiling av data mellom løsningens to lokasjoner ville være begrenset til 20 prosent av kravstilt lagringskapasitet

15 Fasen etter tilbudsfrist tildelingsvurderingen Formelt sett kun ett tilbud til evaluering etter tildelingskriteriene Saklig grunn til avlysning av konkurransen, men hva så? Avvisnings- og tildelingsvurderingen ble fullført omtrent samtidig Tildelingsvurderingen ga følgende poengresultat, uten hensyn til foreliggende avvik og forbehold i tilbud 1, 2 og 3:

16 Etterfølgende betraktninger Prosjektstatus og initielle erfaringer Gode erfaringer med leverandør og teknologi, ingen overraskelser knyttet til pris/forbehold Underbygger at kravspesifikasjon var velegnet Underbygger evalueringskriterienes egnethet Prosjektets fremdrift har vært god, men med noen utfordringer underveis Fremdrift Teknisk svært komplekst både for leverandør og Skatteetaten Utfordringer i integrasjon med eksisterende infrastruktur «Ungt» marked for denne type løsninger i Norge og vi er et lite land for produsentene Kontrakt 10. februar, løsningen ble levert med montering og bygging fra 24.mars Akseptansetesten ble avsluttet 27.mai I perioden frem til nå har det pågått tuning og tilpasning (i tillegg til sommerferie) De første miljøene kjører nå på plattformen Prøveproduksjon fra 26.9 og de første automatiseringer (skytjenester) vil skje i september