Universitetene gir IBM stryk

Transkript

1 Universitetene gir IBM stryk (Kilde: Computerworld 23. februar 2001, av Yngve Vogt og Audun Aagre) Universitetene har sett seg lei på avtalebrudd fra IBM. Problemer med lønns- og personalsystemet har ført til milliontap. Nå krever de pengene tilbake. Figur 7.39 Universitetsdirektør Tor Saglie måtte slite med feilutbetalinger på grunn av systemproblemer mer enn normalt. Årsaken er at systemet overvåkes manuelt. Dette overarbeidet koster universitetene dyrt, og vil fortsette inntil NTNU kvitter seg med IBMs løsning. Det vil ifølge Saglie skje tidligst neste år. Systemet har lenge vært ustabilt. I fjor sommer måtte all ferielønn behandles manuelt på grunn av systemfeil. Ifølge universitetet er etterbetaling av lønn svært vanskelig, god historikk på utbetalinger er ikke tilgjengelig, og det er problemer med attestasjon og myndighet til utbetaling. Dette bryter Finansdepartementets reglement for regnskap til staten. Hvor alvorlig har feilutbetalingene vært? En feilutbetaling er alvorlig. Uansett om det skjer en eller ti ganger, og gir feil på en krone eller en million. Det som er sentralt er at systemet tillater feilene og at vi ikke kan stole på det, sier en som har jobbet med systemet. I over ett år har universitetene i Oslo, Trondheim og Bergen utredet feil og mangler ved IBMs lønns- og personalsystem. Listen over problemene er lang, men IBM har ikke maktet å rydde opp i rotet. Problemene har kostet universitetene millioner av kroner, og tvistesakene vil havne i retten hvis ikke IBM betaler. Vi har ikke fått det produktet som er nedfelt i avtalen, og vi har ikke fått leveransen til avtalt tid. Begge punktene er tilstrekkelig grunn for å bryte avtalen, sier direktør Tor Saglie ved Universitetet i Oslo til Computerworld. Universitetsdirektøren er svært misfornøyd og negativt overrasket over IBMs arbeid. Jeg er skuffet over at vi ikke fikk det avtalte produktet, og overrasket over at IBM ikke har vist større vilje og evne til å holde det de lover, sier Saglie. Ledelsen understreker at universitetene ikke krever mer enn standardfunksjonalitet på systemet, og avviser derfor at de er en vrang kunde. IBM-feilene har ført til dyr konsulentvirksomhet og mange ekstra arbeidstimer. Ved universitet i Trondheim, NTNU, har lønnsavdelingen hatt en bemanning på 80 prosent Dette er saken 1998: Universitetene i Oslo, Trondheim og Bergen implementerer regnskapssystem fra Oracle. Samtidig underskrives avtale med IBM om levering av IBMs lønns- og personalsystem. Oslo starter med å bruke systemet. 1999: Riksrevisjonen forkaster årsregnskap som en følge av mangelfull rapportering. Årsaken ligger i overgangen til nytt regnskapssystem. Avtalen mellom universitetene og IBM reforhandles. UiO slutter å bruke systemet. 2000: NTNU begynner å bruke IBMs system. Årsaken ligger i at det gamle systemet ikke vil klare overgangen til et nytt årtusen. Systemfeil fører til feil ved lønnsutbetalinger og mange får ikke feriepenger. 2001: Kontrakten sies opp mellom universitetene og IBM. 266

2 Bedriftseksempel Universitetsdirektøren varsler erstatningssak. Nå krever universitetene erstatning for alle kostnader de har hatt på grunn av IBMs mangler. Dette inkluderer alle interne kostnader ved utredning og ekstraarbeid, og ekstern konsulentvirksomhet. Dessuten nekter de å betale IBM av det som er levert. Avtaleteksten åpner for erstatning begrenset oppad til kontraktsummen. Denne ligger ifølge Tor Saglie på over ti millioner kroner. Vi kommer til å kreve full erstatning. Både våre egne advokater og regjeringsadvokaten ser nå på saken, sier Saglie. IBM tar saken med fatning. Administrerende direktør Endre Rangnes er på vinterferie. Men ifølge informasjonssjef Helena Zissis er de enige om å si så lite som mulig. Universitetet er en liten kunde for IBM. Dette var ikke en stor avtale. Den var under ti millioner kroner, sier hun. Hun ønsker ikke å kommentere de påviste feilene og manglene, erstatningssaken eller påstander om IBMs fallende stjerne innen offentlig sektor. Fagforeningen gir universitetene skylden. Norsk tjenestemannslag mener universitetsledelsen presset gjennom avtalen med IBM for raskt og uten nødvendig forarbeid. Nå ber de departementet gripe inn. Anita Solhaug i Norsk tjenestemannslag (NTL) reagerer på måten det nye personal- og økonomisystemet er trumfet igjennom på. Hun mener ledelsen må ta sin del av ansvaret for at avtalen med IB har havarert. Allerede for to år siden fikk vi tilbakemelding fra IBM om at de ikke kunne levere det universitetet ville ha. Likevel presset ledelsen gjennom en avtale og prøvde å få til tilpasninger av systemet, sier Solhaug. Fagforeningene er blitt presset fra ledelsen for sin kritikk av måten omstillingen til det nye systemet er gjort på. Ifølge Solhaug har universitetsledelsen truet med å gjøre NTL ansvarlig hvis det gamle systemet brøt sammen som en følge av forsinkelser med det nye. Presset har vært enormt. Vårt ankepunkt har hele tiden vært at ledelsen har vært for optimistisk til det de skal kjøpe i andre enden, sier Solhaug. Hun mener dårlig tid og manglende forarbeid er en viktig grunn for at nå avtalen sprekker. Hun føler seg sikker på at et nytt system vil føre til større utgifter og senere gjennomføring enn planlagt. Det liker organisasjonen dårlig. Vi tror budsjettene vil sprekke, og at utgiftene og tidsrammen for innføringen vil sprekke som en følge av avtalebruddet. Dette burde ikke være mulig for en offentlig butikk, sier Anita Solhaug. Solhaug mener nå departementet bør se på saken. Økonomidirektør Rolf Tørring ved NTNU er opprørt over fagforeningens påstander. Han reagerer særlig på påstandene om at IBM ikke har kunnet levere det universitetene ønsket. Det er positivt feil. Da vi reforhandlet avtalen høsten 1999 forsikret IBM at de kunne levere det vi ønsket, sier Tørring. Universitetsdirektør Tor Saglie er heller ikke enig i Solhaugs konklusjoner. Han mener det er IBM som må ta skylda. Likevel tar han forbeholden selvkritikk når det gjelder forarbeidet på prosjektet. Det er lett å være etterpåklok. Vi skulle kanskje hatt en lengre testperiode på systemet, men årsaken til at det ble gjennomført såpass raskt i Trondheim var at en omlegging var nødvendig før 2000, sier Saglie. 1 Hvorfor krever universitetene penger tilbake fra IBM? Vil du råde universitetene til å gå til rettssak mot IBM? Er det opplagt at en feilutbetaling skyldes systemet fra IBM? 2 Tror du universitetene vil få erstatning for alle kostnader de har hatt på grunn av IBMs mangler? Vil kritikken fra fagforeningen påvirke erstatningssaken? Vil selvkritikken om testperiode påvirke erstatningssaken? 3 Hvorfor var det viktig med omlegging før 2000? 4 Hvilke feil mener du partene (universitetene og IBM) har gjort i denne saken? 5 Hvordan har systemutviklingen foregått i dette tilfellet? 267

3 Operaen i IT-tragedie (Kilde: Dagens Næringsliv 8. mai 2001, av Heidi Egede-Nissen) ASP-leverandørene kjemper for å overleve. Ingen i Norge tjener penger på IT-konseptet, og flere aktører har bukket under. For kunden Den Norske Opera ble ASP en tragisk forestilling. Operaen har fortsatt tro på ASP-konseptet, men nå vil institusjonen forsikre seg mot lignende skrekkopplevelser. Jeg vil nødig oppleve å få en bobestyrer på tråden igjen, sier IT-leder Knut Brotnow (44) ved Den Norske Opera til Dagens Næringsliv. Når en ny anbudsrunde settes i gang om få uker, vil Brotnow forsikre seg bedre. Vi vil kreve en jevnlig oppdatering av den økonomiske tilstanden til IT-bedriften vi velger. Og vi vil ha innsikt i om bedriften tjener penger. Vi kommer ikke til å inngå avtale med en leverandør som ikke tar med dette i kontrakten, sier Brotnow. Figur 7.40 Den Norske Opera var åtte timer fra å ha overført sine IT-systemer til ASP-leverandøren Nettaxess da Nettaxess ble begjært konkurs Et femtitalls norske IT-selskaper forsøker å kapre kunder ved å selge programvare som en tjeneste over nettet. Konseptet fikk navnet ASP application service provider og ble spådd en lysende fremtid. Men flere ASP-leverandører har allerede gitt opp. Nettaxess gikk konkurs, Unison ble solgt til programvarehuset Visma, og Customax kuttet ut ASP etter milliontap. Kundebasen ble overtatt av Telecomputing. Client Computing har i det stille trappet ned ASP-satsingen. Tilbake står en håndfull ASP-leverandører som kjemper om å hevde seg i teten. I dette minefeltet skal potensielle kunder manøvrere. Den Norske Opera er blant dem som har hatt en «nær-døden-opplevelse» som ASP-kunde. Operaen valgte Nettaxess som ASP-leverandør. Kulturinstitusjonen med 80 IT-brukere var åtte timer fra å ha overført sine IT-systemer til ASP-leverandøren da beskjeden kom: Nettaxess var begjært konkurs. 268 IT-leder i Den Norske Opera kan skrive under på at det ikke er så enkelt med ASP. Hvis du bare har Office eller Exchange er det greitt, men de fleste bedrifter har mer komplekse løsninger, sier Brotnow. «Gammel» programvare er vanskelig å få driftet med ASP. Operaen har erfart at det krever mye tid å følge opp ASP- Dette er ASP Det er mange avskygninger av ASP (Application Service Provider), men hoveddefinisjonen er slik: ASP går ut på at IT-leverandøren selger programvare som en tjeneste via telelinjer eller over Internett. ASP-leverandøren tar over ansvaret for bedriftens programvare og har det lagret på en ekstern server. ASP-leverandøren overtar på denne måten driften av bedriftens programvare.

4 Bedriftseksempel leverandøren. Man må ha en sterk IT-avdeling uansett. Den kan på ingen måte legges ned, sier Brotnow. Over 20 ASP-leverandører er borte innen 18 måneder. Det spår Jan Eigil Rydningen. Han er en av IT-toppene som selv har fått føle nedgangen i ASP-markedet. Rydningen, som ble skjøvet vekk fra stillingen som toppsjef i Telecomputing i fjor, satser på en ny vår som ASP-rådgiver. Som arbeidende styreformann i ASP Norge er han med på å gi råd til usikre ASP-kunder. Han mener ASP-bransjen må jobbe for å bli mer stueren. En form for sertifisering er nødvendig, mener han. Det er behov for minimumskrav til leverandørene, sier Rydningen. Han peker på seks-syv aktører som trolig vil kjempe om ledelsen i ASP-bransjen. Blant disse er Telenor, svenske WM-data, Telecomputing, Intellinet, Merkantildatas Eterra og Egroup. 1 Hvorfor vil ikke IT-leder Knut Brotnow inngå avtale med en leverandør som ikke tar med egen økonomisk tilstand i kontrakten? 2 Hva slags sertifisering av ASP-leverandører kan være aktuell? 3 Hvilke kriterier vil du anbefale IT-leder Knut Brotnow å bruke ved valg av ASP-leverandør? 4 Hvorfor mener IT-leder Knut Brotnow at IT-avdelingen ikke kan legges ned ved overgang til ASPleverandør? 5 Vil du anbefale IT-leder Knut Brotnow fortsatt å gå for en ASP-løsning? 6 Vil du anbefale IT-leder Knut Brotnow å bruke Jan Eigil Rydningen i ASP Norge som konsulent? Stille før stormen i Forsvaret (Kilder: Finansavisen 29. januar 2001, Computerworld 26. januar 2001) Denne uken skal tre konsulentselskaper levere sine forslag til restrukturering av Forsvarets forvaltningssystemer. Forsvaret har delt ut munnkurv når milliardbeløp står på spill i prestisjekontrakten. Figur 7.41 Forsvaret skal velge leverandør av IT-tjenester Accenture, IBM og TietoEnator var tre av syv selskaper som gikk videre i sommerens prekvalifisering. I oktober fikk disse muligheten til å levere endelige forslag den 31. januar. Prestisjenivået er skyhøyt, og selskap som WM-data og Cap Gemini Ernst & Young er allerede ute av dansen. Det er betydelig med arbeid som ligger bak forslagene som onsdag skal overleveres ledelsen i Prosjekt GOLF. Prosjektet er en samling av delprosjekter, som blant annet omfatter Forsvarets lønns- og økonomisystem. Opprinnelig var planen å la to selskap konkurrere om kontrakten, men Forsvaret valgte likevel tre. Vi så en klar fordel av å ha en tredje forhandlingspartner i bakhånd dersom forhandlingene skulle stagnere. Vi vedtok å bevilge midler til en tredje leverandør, noe som ble akseptert av samtlige utvalgte, sier prosjektleder i GOLF, oberst Kjell-Ove Orderud Skare, til Computerworld. Forsvaret har trolig lært fra 269

5 fregatt-forhandlingene, hvor det tyske verftet Blom- Voss hyppig ble trukket frem som riset bak speilet. Forsvarets strategi øker risikoen for konsulentselskapene betraktelig. Kostnadsdekningen på fem millioner kroner per aktør dekker ikke på langt nær de reelle utgiftene for aktørene. Oberst Skare vedkjenner at presset på aktørene er høyt. De tre aktørene som fremdeles er på banen har gått til oppgaven med kropp og sjel. Det er helt klart at dette er en kontrakt som står svært høyt i kurs, både på grunn av kroneverdi og signaleffekten i markedet. En gruppe på 40 personer vil evaluere forslagene, før beslutningen fattes i midten av mars, sier Skare. Prosjektledelsen i GOLF vil ikke ut med hvor mye kontrakten er verd, men etter det Finansavisen har grunn til å tro dreier det seg om milliardbeløp. I perioden frem til sommeren skal Forsvaret og de utvalgte konsulentselskapene forhandle seg frem til en løsning. Vinnerforslaget fremlegges Stortinget i løpet av sommeren. Som en del av den samme strategien har de tre aktørene fått tildelt den samme mengde tid i sin kontakt med Forsvaret. Alle spørsmål har blitt besvart skriftlig, med kopier til alle parter. De tre selskapene har hatt anledning til å gjennomføre syv workshops hver. Workshopene har gått over en dag hver, men det har vært muligheter for parallelle temaer i hver av disse. Samtlige aktører har benyttet denne muligheten fullt ut, sier Skare. Han legger ikke skjul på at et voldsomt apparat internt i Forsvaret har vært i sving for å klargjøre dagens systemer og for å påpeke hvilke behov som må dekkes. Dette er antakelig det vanskeligste prosjektet i norsk offentlig sektor noensinne. Det sies at IT-prosjekter er vanskelige. Dette er et kombinert IT- og omstillingsprosjekt, noe som gjør det hele enda vanskeligere, sier Skare. Prosjektet har fått navnet Prosjekt GOLF, og under seg har Skare en prosjektorganisasjon på 50 mann, samt at flere fra «linjen» er knyttet til prosjektet på deltid. Vi har klassifisert det som et kategori 1 prosjekt. Det betyr at det ligger på over 500 millioner kroner. Mer vil vi ikke si, ei heller internt. Her står forhandlingene med de ulike aktuelle aktørene sentralt, påpeker Skare, og det er også derfor han nekter å komme ut med flere tall. Mange av de aktuelle aktørene har poengtert at de regner med at prosjektet ligger i milliardklassen, hvor mye over en milliard, er det ingen som vil ha en formening om. 1 Hvorfor valgte Forsvaret å gå videre med tre leverandører fremfor bare to? 2 Hvilke kriterier bør oberst Skare legge vekt på når forslagene fra Accenture, IBM og TietoEnator skal evalueres? 3 Hvilke kriterier tror du Stortinget vil legge vekt på når vinnerforslaget skal vurderes? 4 Hvilke kritiske utfordringer i IT-ledelse får du inntrykk av at Forsvaret sliter med? 5 Hvordan bør anskaffelsesprosessen organiseres? Hva vil det være viktig for Forsvaret å få med i kontrakten? 270