Bruksanvisning. "It's easier to act your way into a new way of thinking than to think your way into a new way of acting.

Transkript

1 A3 Bruksanvisning "It's easier to act your way into a new way of thinking than to think your way into a new way of acting." Millard Fuller

2 Hvordan skal en A3-rapport hjelpe deg? Som et problemløsningsverktøy i forhold til arbeidsoppgaver og arbeidsrutiner. Har du et problem du vil løse gir A3 deg et stramt og strukturert oppsett som hjelper deg med å holde oversikt. Som et kommunikasjonsverktøy knyttet til endringsarbeid og løsninger. A3 arket gir en konsis oversikt over alle leddene i en problemløsningsprosess du med letthet kan dele med andre Som dokumentasjon på forbedringsaktiviteter. Fordi en A3 inkluderer alle ledd i en problemløsningsprosess er dette verktøyet i seg selv et egnet middel til å holde god oversikt over gjennomførte, planlagte og ønskete aktiviteter. Hva er det viktigste en A3 vil kreve av deg? Det første en A3 krever er evne til å avgrense og konkretisere fremstillingen av et problem. Dette er en øvingssak, og det er viktig at du tar deg tid til å øve deg på dette sammen med andre. Det andre en A3 krever er evne til å jobbe systematisk og diagnostisk i jakten på et problems underliggende årsaker. Dette er i likhet med punktet over en øvingssak. Igjen er det viktig å øve seg i felleskap med andre kolleger. Det tredje en A3 krever er evne til å finne måter å måle og dokumentere prosesser på. Dette bidrar til at vi kan kvalitetssikre løsningene våre. Å tenke måling og dokumentasjon kan også være til hjelp når du jobber med å avgrense problemområdet. Kan problemet ditt beskrives ved antall i periode, variasjon, ventetid, score på en kvalitetsindikator, antall feil, antall mangler og liknende? Slike målinger må foretas både før og etter løsning.

3 Hvordan finne det egentlige problemet? A3 rapportens fremste styrke er at den legger til rette for en systematisk og oversiktlig jakt på et problems underliggende årsaker. Veldig ofte er det vanskelig å se hva som er den egentlige årsaken til at arbeidsprosesser ikke fungerer optimalt. Når man har funnet et problems egentlige årsak kaller man dette å ha funnet problemets rotårsak. Dette gjør vi gjennom en rotårsaksanalyse. Rotårsaksanalysen Fordi mange problemer skyltes flere ulike årsaksforhold, er det viktig å foreta en innledende avgrensning før man benytter en A3 rapport. Om dette ikke gjøres vil man ofte oppleve at årsaksanalysen blir vanskelig om ikke umulig å gjennomføre. Bruken av en A3 bør derfor alltid begynne med en slik innlede avgrensning. Anbefalt fremgangsmåte 1) Snu A3 arket slik at du har baksiden opp. 2) Skriv problemet øverst, og tegn en flat gaffel under;

4 3) Skriv så opp alle de utfordringene du tenker er relevant under gaffelen og ikke i en liste. Det går for lang tid mellom hver operasjon Alle disse utfordringene er relevante for problemet. Er det likevel hensiktsmessig eller mulig å behandle dem alle i en enkelt A3? I dette tilfellet er det kanskje naturlig å gripe de to første utfordringene sammen i en A3. De to siste hadde det vært hensiktsmessig å gå løs på med hver sin A3. Er du usikker kan du begynne med å stille spørsmålet hvorfor, notere svarene her på baksiden og se om noen av hovedutfordringene er knyttet til hverandre. Først nå er du klar til å gå løs på selve A3 malen 4) Med utgangspunkt i avgrensningen du foretok på baksiden av A3 arket, er din første jobb i A3 malen å tegne en enkel skisse av problemet. Finner du dette vanskelig er det svært sannsynlig at du ikke er konkret nok i din tilnærming til problemet. Prøv helt konkret å se for deg den typiske situasjonen som oppstår når problemet spiller seg ut. Det er denne du skal gjengi essensen av i skissen. Husk at skissen skal være enkel og selvforklarende. Den tiden du skal bruke på skissen er verdifull fordi det er den tiden du trenger for å bli konkret nok i din forståelse av problemet. Gevinsten du sitter igjen med er denne konkretiseringen, i tillegg til en enkel illustrasjon som hjelper andre til raskt å gripe hva det dreier seg om.(finner du det absolutt umulig å fremstille en skisse kan dette også være et tegn på at problemet ikke er tilstrekkelig avgrenset.) Du er nå klar til å gjøre en rotårsaksanalyse i A3 malen.

5 5) Når du har identifisert det du mener å være problemets årsak(er), må du også tegne en skisse av løsningen. På samme måte som mht problemet, skal denne være enkel og konkret. Finner du det vanskelig å lage skissen er det svært sannsynlig at du ikke er konkret nok i din tilnærming til løsningen. Prøv helt konkret å se for deg den typiske situasjonen som oppstår når løsningen er på plass. Det er denne du skal gjengi essensen av i skissen. Den tiden du skal bruke på skissen er verdifull fordi det er den tiden du trenger for å bli tilstrekkelig konkret i din fremstilling av løsningen. Når du er ferdig med skissen er du klar til å formulere tiltak. 6) I hele arbeidet fra begynnelsen av problemavgrensingen til oppfølging av den endelige løsningen, er det viktig å tenke dokumentasjon og måling. Kunsten er å gjøre dette så enkelt og presist som mulig. Prøv i størst mulig grad å benytte data fra systemverktøy som DiPS og Orbit. Utover dette er det selvsagt mulig med manuelle tellinger og registreringer. Kan problemet ditt beskrives ved antall i periode, variasjon, ventetid, score på en kvalitetsindikator, antall feil, antall mangler og liknende? Slike målinger må foretas både før og etter løsning.

6