Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Lokalstyret Tidspunkt: , kl 19:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 18. oktober 2016 Arild Olsen leder Side 1

2 Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 82/16 Godkjenning av protokoll fra møte i lokalstyret den 20. september PS 83/16 Referatsaker RS 30/16 Protokoll fra møte i AU RS 31/16 Protokoll fra møte i OKU RS 32/16 Protokoll fra møte i TU RS 33/16 Protokoll fra møte i AU RS 34/16 Protokoll fra møte i PU PS 84/16 Søknad om fritak fra offentlige verv - Andreas Lidin Malm PS 85/16 Korkpenger Økonomisk ramme og satsningsområder PS 86/16 Avtale om deling av kostnader til utbygging av gangvei mellom Elvesletta Nord og Melkeveien PS 87/16 Rapport om finansforvaltning pr PS 88/16 Tertialrapport pr Måloppnåelse, personalforvaltning og økonomi - Orienteringer ved lokalstyreleder og administrasjonssjef Svalbardbudsjettet 2017 Side 2

3 PS 82/16 Godkjenning av protokoll fra møte i lokalstyret den 20. september Side 3

4 PS 83/16 Referatsaker RS 30/16 Protokoll fra møte i AU RS 31/16 Protokoll fra møte i OKU RS 32/16 Protokoll fra møte i TU RS 33/16 Protokoll fra møte i AU RS 34/16 Protokoll fra møte i PU Side 4

5 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/ Joakim Damkås Søknad om fritak fra offentlige verv - Andreas Lidin Malm Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 78/ Lokalstyret 84/ Administrasjonsutvalgets behandling Espen Klungseth Rotevatn (MDG) fremmet følgende forslag til vedtak: Andreas Lidin Malm fritas for sitt verv som fast medlem i teknisk utvalg og 1. vara til lokalstyret ut valgperioden. Som nytt medlem av teknisk utvalg for MDG velges Benjamin Vidmar. Forslaget fra Rotevatn ble enstemmig vedtatt Administrasjonsutvalgets vedtak Andreas Lidin Malm fritas for sitt verv som fast medlem i teknisk utvalg og 1. vara til lokalstyret ut valgperioden. Som nytt medlem av teknisk utvalg for MDG velges Benjamin Vidmar. Anbefaling: Andreas Lidin Malm fritas for sitt verv som fast medlem i teknisk utvalg og 1. vara til lokalstyret ut valgperioden. Som nytt medlem av teknisk utvalg for MDG velges Saksopplysninger: Andreas Lidin Malm har søkt om fritak for sine politisk valgte verv grunnet flytting fra Longyearbyen. Lidin Malm har i valgperioden følgende politiske verv: - Fast medlem i teknisk utvalg - 1.vara for MDG til lokalstyret. Side 5

6 2016/805-2 Side 2 av 3 Vurdering: I saksbehandlingsforskriften for Longyearbyen lokalstyre 15 står det følgende: "Den som taper valgbarheten til folkevalgt organ i valgperioden trer endelig ut av dette. Hvis tap av valgbarhet skyldes utflytting fra Longyearbyen for ett år eller mindre, trer vedkommende ut av vervet for den tid utflyttingen varer." Andreas Lidin Malms flytting antas å være permanent og det anbefales derfor at søknaden innvilges. Dersom søknaden innvilges vil det måtte foretas suppleringsvalg av nytt medlem i TU. I saksbehandlingsforskriften framgår det at det skal velges nytt medlem og at organet skal suppleres fra samme gruppe som den uttredende tilhørte, MDG. Dette fremgår av Saksbehandlingsforskriften ledd: Dersom et medlem av et annet folkevalgt organ enn lokalstyret eller lokalstyrekomité trer endelig ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Organet skal suppleres fra den samme gruppe som den uttredende tilhørte. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i organet, skal det så langt det er mulig velges nytt medlem fra det underrepresenterte kjønn. Videre om fremgangsmåten står det at (min utheving): Ved suppleringsvalg etter tredje og femte ledd kan vedkommende gruppe selv utpeke den som skal rykke inn på den ledige plassen. Gruppen underretter deretter lokalstyret, som velger vedkommende dersom valgbarhetsvilkårene er oppfylt. Tilsvarende gjelder ved suppleringsvalg i henhold til femte ledd siste punktum. MDG bør derfor utpeke nytt medlem til TU. Det påpekes at utvalget allerede har mindre enn 40% kvinner (5-2 fordeling). Hvem som er valgbar til utvalget fremgår av Saksbehandlingsforskriften 13 (min utheving) og forskrift om lokalstyrevalg i Longyearbyen 3-1 Valgbar og pliktig til å ta imot valg til faste utvalg, er den som har stemmerett ved valg til lokalstyret, og som når valget finner sted står innført i befolkningsregisteret som bosatt i Longyearbyen. Den som i forskrift om lokalstyrevalg i Longyearbyen 3-1 er utelukket fra valg til lokalstyret, er også utelukket fra valg til faste utvalg. Den som ikke har nådd stemmerettsalder, er valgbar, men har ikke plikt til å ta imot valg. Rett til å kreve seg fritatt for valg har den som har gjort tjeneste som medlem av vedkommende organ de siste fire år. Den som er medlem av et parti som er registrert etter partiloven kapittel 2, kan nekte valg på grunnlag av listeforslag som ikke er framsatt av dette partiet. Den som har tapt sin stemmerett eller foretar revisjon for Longyearbyen lokalstyre, er utelukket fra valg til også andre folkevalgte organer enn nevnt i første ledd. Den som er ansvarlig for regnskapet i kommunalt foretak er utelukket fra valg til styret for foretaket. Kandidat som er oppført på valgliste ved lokalstyrevalget, kan ikke velges til stemmestyremedlem, jf. forskrift om lokalstyrevalg 7-4 første ledd. En kandidat som ellers ville vært utelukket fra valg på grunn av sin stilling, er likevel valgbar hvis han eller hun har fratrådt stillingen når organet trer i funksjon. Forskrift om lokalstyrevalg 3-1 Valgbarhet: Side 6

7 2016/805-2 Side 3 av 3 1) Valgbar til lokalstyret og pliktig til å ta imot valg er alle som har stemmerett ved valget og som står innført i befolkningsregisteret for Svalbard som bosatt i Longyearbyen på valgdagen, og som ikke er utelukket eller fritatt. 2) Utelukket fra valg til lokalstyret er: a. Sysselmannen og assisterende sysselmann, b. administrasjonssjefen i Longyearbyen lokalstyre og vedkommendes stedfortreder, c. leder av forvaltningsgren i Longyearbyen lokalstyre; dette gjelder likevel ikke leder av enkeltstående virksomheter d. sekretær for lokalstyret e. ansvarlig for regnskapsfunksjonen i Longyearbyen lokalstyre f. revisor for Longyearbyen lokalstyre 3) Om en person skal utelukkes fra valg avhenger av om vedkommende innehar stillingen når lokalstyret trer i funksjon. Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 7

8 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/ Joakim Damkås Korkpenger Økonomisk ramme og satsningsområder Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Oppvekst- og kulturutvalget 20/ Lokalstyret 85/ Oppvekst- og kulturutvalgets behandling Omforent forslag til nytt punkt: Lokal kulturaktivitet og produksjon i Longyearbyen og Svea Oppvekst- og kulturutvalgets innstilling Lokalstyret vedtar følgende satsningsområder for korkpengetildelingen i 2016: - Flerkulturelle aktiviteter - Kulturnæring - Flerbrukstankegang og tiltak på tvers av aldergrupper og aktiviteter - Lokal kulturaktivitet og produksjon i Longyearbyen og Svea Oppvekst- og kulturutvalget gis fullmakt til å tildele korkpenger for 2016 til prosjekter og tiltak innenfor en samlet ramme på inntil 2,9 mill.kr. Resterende andel av nettooverskuddet, kr , tilføres posten bunden fond for korkpenger. Av dette skal ca. 1,8 mill. kr gå til betjening av lån til Kulturhuset. Anbefaling: Lokalstyret vedtar følgende satsningsområder for korkpengetildelingen i 2016: Oppvekst- og kulturutvalget gis fullmakt til å tildele korkpenger for 2016 til prosjekter og tiltak innenfor en samlet ramme på inntil 2,9 mill.kr. Resterende andel av nettooverskuddet, kr , tilføres posten bunden fond for korkpenger. Av dette skal ca. 1,8 mill. kr gå til betjening av lån til Kulturhuset. Side 8

9 2016/394-5 Side 2 av 3 Saksopplysninger: Lokalstyret vedtar ramme og satsningsområder for den årlige tildelingen av midler fra korkpengefondet. Selve behandlingen av søknadene og tildelingen av korkpenger er etter vedtatte delegasjonsreglement delegert til oppvekst- og kulturutvalget. I 2014 ble det lagt fram forslag om å justere retningslinjene for korkpengeordningen. Da saken ble behandlet i lokalstyret (sak 52/14) ble det vedtatt at det ikke skulle gjøres endringer i retningslinjene. Det er derfor lagt opp til at behandlingen av korkpengene for 2016 skal følge samme praksis som tidligere år. I henhold til forskrift om overskuddsutdeling fra Nordpolet AS skal nettooverskuddet fordeles til velferdsformål i Longyearbyen og Svea. Longyearbyen lokalstyre kan videre bestemme at deler av det årlige overskuddet skal avsettes til senere tildelinger. Nordpolet AS har i brev, dat , opplyst at nettooverskuddet for 2015 er på kr , og at dette beløpet vil bli overført til Longyearbyen lokalstyre. Beløpet er kr lavere enn året før og ytterligere lavere enn i Pr var bundet fond for korkpenger på kr etter at det ble foretatt en ekstraordinær innbetaling på lån til kulturhuset på om lag 9 millioner. I vedtatte handlingsplan er det forutsatt at det årlig skal brukes ca. 2 mill. kr. av korkpengene til betjening av lånet til Kulturhuset. Beregninger utført av administrasjonen viser at det reelle behovet for 2016 er ca. 1.8 mill. kr. Vurdering: I forkant av hver tildeling av korkpenger har lokalstyret vedtatt en årlig økonomisk ramme som tildelingene skal gjøres innenfor. De fem siste årene har rammene vært: ,7 mill. kr. (overføring fra Nordpolet var på ca. 5,6 mill. kr.) ,7 mill. kr. (overføring fra Nordpolet var på ca. 5,1 mill. kr.) ,8 mill. kr. (overføring fra Nordpolet var på ca. 5,6 mill. kr.) ,9 mill. kr. (overføring fra Nordpolet var på ca. 5,9 mill. kr.) ,9 mill. kr. (overføring fra Nordpolet var på ca. 5,8 mill. kr.) Administrasjonssjefen anbefaler at litt mer enn halve beløpet settes av som ramme for tildeling denne gang, en noe større andel enn tidligere. Dette som følge av at andelen som behøves til betjening av lån er redusert. Rammen for 2015 anbefales derfor satt til 2,9 mill. kr. Resterende del av Nordpolets overskudd for 2015 blir med denne anbefalingen ca. 2,52 mill. kr. Av dette settes ca. kr av på korkpengefondet, mens resten går til betjening av lån til Kulturhuset. Satsningsområder I kriteriene for tildeling av korkpenger heter det at ved vurdering av søknadene vil det bli tillagt vekt om tiltaket er i samsvar med de satsningsområder som lokalstyret har trukket opp for tildeling av korkpenger. I forkant av tildelingen av korkpenger bør derfor lokalstyret trekke opp hvilke satsningsområder som skal legges til grunn for tildeling av korkpenger for For 2014 og 2015 ble flg. satsningsområder vedtatt: - Flerkulturelle aktiviteter - Kulturnæring - Flerbrukstankegang og tiltak på tvers av aldergrupper og aktiviteter Side 9

10 2016/394-5 Side 3 av 3 Lokalstyret bes vurder om disse satsningsområdene også skal legges til grunn for årets tildeling, eller om det er ønskelig å prioritere andre områder. Søknader I de fire siste årene har det samlede årlige søknadsbeløpet på korkpenger vært: ,3 mill. kr ,3 mill. kr ,98 mill. kr ,0 mill. kr ,2 mill. kr. På forespørsel fra OKU er en oversikt over mottakere som i perioden har fått tildelinger vedlagt saken. Vedlegg: 1 Oversikt over korkpengemottakere Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 10

11 Mottakere av KORK-penger Totalt Svalbard Turn LL - Enhet kultur og idrett - Lby. kulturhus Longyearbyen Røde Kors Hjelpe LL - Enhet barn og unge - Camp S Longyearbyen Bluesklubb Polarjazz Sirkus Svalnardo To-takteren Spitsbergen Revylag Longyearbyen Blandakor Longyearbyen Storband Longyearbyen Motorsportklubb Longyearbyen Hundeklubb LL - Enhet kultur og idrett - Kuns Longyearbyen Jeger- og Fiskerfo Svalbard Seilforening Store Norske Mandskor Svalbard Turn Polargospel - Svalbard Kirke LL - Enhet barn og unge - Ung i L Longyearbyen Fotoklubb Longyearbyen Dykkerklubb Sabbatini, Mark/Icepeople Longyearbyen skole v/6. trinn Longyearbyen skole 10. trinn Blåmyra Bluegrassband (FAU)/Samarbeidsutv. ved Kullu Svalbard Kirkes Speidergruppe FAU i Longyearbyen barnehage FAU i Polarflokken barnehage Longyearbyen Golfklubb LL - Enhet barn og unge - Camp Svalbard Vinter UL Polarleik Tundradundrene Borgerlig/HE konfirmasjon på Svalbard Jusshjelpa i Nord-Norge Søkere som har fått mindre beløp og/eller bare har fått støtte enkelte år er utelatt fra oversikten Side 11

12 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/ Kjersti Olsen Ingerø Avtale om deling av kostnader til utbygging av gangvei mellom Elvesletta Nord og Melkeveien Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Teknisk utvalg 26/ Administrasjonsutvalget 82/ Lokalstyret 86/ Administrasjonsutvalgets behandling Administrasjonssjefens innstilling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets vedtak Det inngås ikke avtale med Svalpro om utbygging av gangvei eller overvannshåndtering mellom Elvesletta nord og Melkeveien. Teknisk utvalgs behandling Enstemmig som anbefalingen. Teknisk utvalgs innstilling Det inngås ikke avtale med Svalpro om utbygging av gangvei eller overvannshåndtering mellom Elvesletta nord og Melkeveien. Anbefaling: Det inngås ikke avtale med Svalpro om utbygging av gangvei eller overvannshåndtering mellom Elvesletta nord og Melkeveien. Saksopplysninger: Årstiderne arkitekter AS søker om igangsettingstillatelse for oppføring av hotell på Elvesletta nordsydlig del (N3). Hotellet er på 1103m2 BRA (byggetrinn 1, utgjør om lag 20% av totalt areal). Det er i gjeldende delplans utfyllende bestemmelser krav om at «Gangvei langs Vei 500 (innenfor delplanen) opparbeides og ferdigstilles før brukstillatelse». Side 12

13 2016/911-3 Side 2 av 3 Tiltakshaver, Svalpro, mener «kravet om opparbeidelse av gangvei oppfattes som svært urimelig og at Longyearbyen lokalstyre bør dekke kostnadene for etablering av gangvei forbi N1 og N2». N1 og N2 er tomter nord for omsøkt tomt, Svalpro dekker da kostnader forbi N3. Svalpro ber også om at kostnader med å ivareta overvann fra parkeringsplassen og ned på deres tomt også dekkes av Longyearbyen lokalstyre. I sak 38/14 vedtok lokalstyret 17. juni 2014 å endre gebyrregulativ kapittel 5 om tilknytningsgebyr for vei, vann, avløp, fjernvarme og strøm med virkning fra «I medhold av byggeforskrift for Longyearbyen 2012 kapittel 2, jfr. plan- og bygningsloven, krever Longyearbyen lokalstyre at utbygger står for utbyggingen av og tilknytningen til vei, vann- og avløpsnett. Utbyggingen og tilknytningen skal skje etter kravspesifikasjon utformet av LL. Når anlegget er ferdig opparbeidet gjennomføres det overtakelsesforretning av anlegget. Etter godkjenning av anlegget tilfaller anlegget LL, uten annet vederlag enn at LL får det fremtidige vedlikeholdsansvaret. For fjernvarme, strøm og punkttilknytning vann står Longyearbyen lokalstyre for utbyggingen og tiltakshaver betaler tilknytningsgebyr». På fastlandet kan utbygger kreve refusjon eller inngå utbyggingsavtaler etter plan- og bygningsloven. Denne gir hjemmel for utbygger til å kreve inn utgifter i forbindelse med nyetableringer (barnehager, lekeplasser, gang- sykkelveier m.m.) Denne hjemmelen gjelder pr dags dato ikke for Svalbard. I ny byggeforskrift for Longyearbyen, som er til høring, er det inkludert bestemmelser som blant annet gjør det mulig å søke refusjon i Longyearbyen. For å kunne få refusjon for utgifter, gjelder følgende: «Retten til å kreve refusjon faller bort dersom tiltaket påbegynnes før materialet etter første ledd er godkjent av kommunen, med mindre annet på forhånd blir bestemt av kommunen i det enkelte tilfelle av hensyn til tiltakets karakter og betydningen av framdrift» Ny byggeforskrift er forventet å tre i kraft fra I gebyrregulativet er det også sagt at «LL kan inngå avtale med utbygger om bygging av vei, vann- og avløpsnett. En slik avtale forutsetter frivillighet fra begge parter». Vurdering: Hotell på tomt N3 på Elvesletta nord-sydlig del, har nå søkt igangsettingstillatelse for grunnarbeider, fundamentering inkl. dekke over grunn. I forbindelse med igangsettingssøknaden og krav satt i rammetillatelsen har administrasjonen hatt flere møter med utbygger. Det fremkommer at utbygger kun søker for en del av totalt byggeareal på tomten (20%). Det foreligger rammetillatelse også for de to andre tomtene, men det er kun N3 som har søkt igangsetting og er derfor i dag alene om å ta kostnaden om felles infrastruktur som faller inn under kravene i de utfyllende bestemmelsene i delplanen. De to andre rammetillatelsene er datert (N1) og (N2), en rammetillatelse gjelder inntil 3 år. N1 og N2 har ikke tinglyst festeavtale. I gjeldende gebyr- og fakturasatser 2016 for Longyearbyen lokalstyre står det i kapittel 5 utbygging av vei, vann, avløp, fjernvarme og strøm tilknytningsgebyr/anleggsbidrag: «For tiltak der LL pr har gitt rammetillatelse, men ikke igangsettelsestillatelse, eller der LL har tatt kostnaden med utbyggingen av den tekniske infrastrukturen og det er nødvendig å fatte nytt korrigert vedtak om tilknytningsgebyr, gjelder bestemmelser i gebyrregulativets kapittel 5 vedtatt av lokalstyret Gebyrregulativets kapittel 5 vedtatt av lokalstyret gjelder også der hvor LL allerede har tatt kostnaden med utbyggingen av den tekniske infrastrukturen og det fremmes søknad om utbygging som utløser tilknytningsplikt til denne.» Alle rammetillatelsene er datert etter 17/6-14. Longyearbyen lokalstyre kan derfor ikke kreve inn tilknytningsgebyr ved igangsettingstillatelse til de gjeldende tomtene, men LL kan bygge gangveien og fremme forslag om avtale om kostnadsdeling mellom de tre tomtene. Dette på lik linje med utbyggerne. For å dekke kostnader til opparbeidelse av felles infrastruktur, må det inngås avtale med Side 13

14 2016/911-3 Side 3 av 3 de som har rammetillatelse. Avtalen fordrer frivillighet fra alle parter. Det er også viktig å bemerke at det er kun N3 som har tinglyst festeavtale. Gangveien anslås å ha en kostnad rundt 1,5 mill. kroner inkludert asfaltdekke. Det er på dette stadiet for tidlig å komme med lovnader i forhold til eksakte kostnader. En nærmere prosjektering vil kunne gi mer nøyaktige kostnader. Tomtene har hver en omtrentlig lengde på 90 meter. Arealmessig fordeler området seg slik at N3 tar opp 34% av det totale arealet av denne delplanen. Vedtaket i denne saken vil sette presedens for nye byggeområder. Gang- og sykkelvei er blant annet det som kreves når nye områder bygges ut, og må på plass før området kan tas i bruk. Dette for å sikre at viktig infrastruktur bygges ut. Da det ble vedtatt at forrige tilknytningsreglement ikke var ønskelig, ble det besluttet at man skulle gå bort i fra tilknytningsavgifter på vei, vann og avløp, slik at Longyearbyen lokalstyre ikke skulle stå for utbygging og tilrettelegging. I en presset arealsituasjon slik som Longyearbyen er i nå, vil man, ved å dele på kostnader til gangvei, kunne legge til rette for økt tempo for utbygging. En avtale om fordeling av kostnader på gangvei vil redusere risikoen i byggeprosjektet hos entreprenør, men risikoen vil falle på Longyearbyen lokalstyre. I dag finnes det ikke hjemler for å kreve inn felles utgifter som er krav i arealplan/delplan. Det virker derfor urimelig at én utbygger skal måtte ta kostnaden på vegne av andre festere. Fra et trafikksikkerhetsperspektiv vil det være gunstig å få bygd en helhetlig gangvei fra Elvesletta nord til skolen. Det vil også være et godt tiltak for å legge til rette for turisters bilfrie ferdsel. I forhold til overvannsproblematikken er tomten i dag slik den var da utbygger ble tildelt tomt og søkte rammetillatelse. Administrasjonen ser ikke at kostnadene forbundet til håndtering av eksisterende overvannsløsninger skiller seg fra annet grunnarbeid, eller terrengopparbeiding av tomt. Det anbefales derfor ikke at det inngås avtale om håndtering av eksisterende overvann. Administrasjonen ser fire løsninger på problemstillingen: 1. Longyearbyen lokalstyre fremmer forslag til avtale overfor utbygger av N1, N2 og N3 angående fordeling av kostnader mellom tomtene for bygging av gangvei, jfr krav i de utfyllende bestemmelser i delplanen. Arbeidet utføres av LL, men kostnadene deles mellom de tre utbyggerne etter areal av tomt. Avtalen fordrer frivillighet fra alle parter. Økonomisk risiko for kostnadene for tomt N1 og N2 faller på Longyearbyen lokalstyre. Kostnadene må finansieres i budsjett 2017, tiltaket låser budsjettet før helhetlige prioriteringer for hele budsjettet tas. Kostnadene vil belaste LL sin generelle økonomi da vei ikke er en tjeneste som utføres til selvkost. 2. Longyearbyen lokalstyre bygger hele gangveien, men krever ikke tilbakebetaling fra utbyggere av N1, N2 og N3. Kostnadene må finansieres i budsjett 2017, tiltaket låser budsjettet før helhetlige prioriteringer for hele budsjettet tas. Kostnadene vil belaste LL sin generelle økonomi da vei ikke er en tjeneste som utføres til selvkost. 3. Longyearbyen lokalstyre oppfordrer utbygger til å søke dispensasjon fra utfyllende bestemmelser i delplan. Sysselmannen behandler dispensasjonssøknader. Det vil kunne resultere i at 1/3 av gangveien bygges i denne omgang. 4. Longyearbyen lokalstyre deltar ikke i bygging av ny gangvei, alt ansvar faller på utbygger. Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 14

15 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/ Vigdis Jensen Rapport om finansforvaltning pr Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 80/ Lokalstyret 87/ Administrasjonsutvalgets behandling Administrasjonssjefens innstilling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets vedtak Finansforvaltningsrapport pr tas til orientering. Anbefaling: Finansforvaltningsrapport pr tas til orientering. Saksopplysninger: Finansreglementet for Longyearbyen lokalstyre ble revidert og vedtatt av lokalstyret den Finansreglementet bygger på Forskrift om kommuners finansforvaltning. Reglementet sier bl.a. at administrasjonssjefen i forbindelse med tertialrapportering, samt ved årets utgang, skal legge fram en rapport for lokalstyret som viser status for lokalstyrets finansforvaltning. Finansforvaltningsrapporten viser at Longyearbyen lokalstyre følger vedtatte reglement. Vedlegg: 1 Finansforvaltningsrapport pr Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 15

16 Finansforvaltningsrapport 31. August 2016 Side 16

17 Innledning Iht. finansreglementet for Longyearbyen lokalstyre skal det i forbindelse med tertialrapportering og ved årets utgang legges fram rapport for lokalstyret som viser status for finansforvaltningen. Forvaltning av ledig likviditet og andre midler til driftsformål Innskudd i Sparebanken Nord-Norge (SNN), Longyearbyen lokalstyre sin hovedbankforbindelse: 250,0 200,0 150,0 100,0 50,0 122,1 132,3 201,4 134,2 SNN 0, Kommentar: Beløp i millioner kroner. Finansreglementet tillater at inntil 300 mill. kr er plassert hos hovedbankforbindelsen. Longyearbyen lokalstyre sine innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen: 45,0 40,0 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 20,4 20,8 20,8 20,8 20,1 20,2 20,3 20, Åfjord sparebank Stadsbygd sparebank Kommentar: Beløp i millioner kroner. Finansreglementet tillater at et enkelt innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen er på maks 40 mill. kr. Side 17

18 Samlet innskudd i hovedbankforbindelse og plasseringsbanker: 300,0 250,0 200,0 150,0 100,0 50,0 162,6 173,3 242,5 175,3 Total likviditet Kommentar: Beløp i millioner kroner. Plassering av likviditet Generelt for alle innskudd: Max 25 % av ledig likviditet er plassert med tidsbinding JA JA JA JA Hovedbankforbindelse (Sparebanken Nord-Norge)*: Bankinnskudd i hovedbankforbindelsen er 300 mill kr JA JA JA JA Rating av hovedbankforbindelse er BBB eller bedre JA JA JA JA Totale innskudd er 2 % av bankens forvaltningskapital JA JA JA JA Plassering i banker utenom hovedbankforbindelsen: Tidsbinding på innskudd er 12 måneder JA JA JA JA Lengste tidsbinding på innskudd 32 dager 32 dager 32 dager 32 dager Største innskudd med tidsbinding Et enkelt innskudd, med eller uten tidsbinding, er 40 mill kr. 20,4 mill 20,8 mill 20,8 mill 20,8 mill JA JA JA JA Rating av bankforbindelsen er BBB eller bedre JA JA JA JA Totale innskudd er 2 % av bankens forvaltningskapital JA JA JA JA Mål for tilfredsstillende avkastning 1,16 1,14 0,98 1,08 Side 18

19 på innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen: 3 md nibor **: Rentesatsen på bankinnskuddene ligger i intervallet 1,56-2,20 1,3-2,0 1,83-2,24 1,93-2,18 * Hovedbankavtalen med Sparebank1 Nord-Norge trådte i kraft og varer til med opsjon på ytterligere 2 år. Opsjon er tatt ut, dvs. at avtalen gjelder til ** Opplysningen er hentet hos Oslo Børs, Kommentarer knyttet til sammensetning, rentebetingelser/ avkastning, vesentlige markedsendringer og endring i risikoeksponering I følge «Bankrapporten 2015» utarbeidet av Sparebank 1 Markets er bankenes rating slik: Bank Sparebank 1 Nord-Norge A+ A+ A+ A+ A Stadsbygd Sparebank BBB+ BBB+ A- BBB BBB Åfjord Sparebank BBB+ BBB+ BBB+ BBB+ BBB Likviditeten er plassert iht. finansreglementets regler. Avkastningen er tilfredsstillende sett i forhold til finansreglementets mål. Administrasjonssjefens vurdering er at det er ingen vesentlige markedsendringer eller endringer i risikoeksponering å melde om. Forvaltning av låneporteføljen og øvrige finansieringsavtaler Opptak av lån siden forrige rapportering: Ingen Refinansierte / sammenslåtte lån i perioden: Ingen Endring i risikoeksponering: Ingen endring å melde Gjenværende rentebinding: Er på 3,57 år, se vedlagte oversikt over lån. Dette er innenfor finansreglementets bestemmelser. Rentebetingelser: 32 % av total lånegjeld har fast rente, 68 % har flytende rente, se vedlagte oversikt over lån. Dette er innenfor finansreglementets regler. Total lånegjeld er 158,80 mill. kr. 200,0 160,0 120,0 80,0 40,0 Lån med flytende rente Lån med fast rente 0, Side 19

20 Lån pr fordelt på formål (beløp i mill. kr) Kulturhus; 13,3 Ubrukte lånemidler; 16,0 Skolebygg; 1,2 Lagerbygg; 3,4 Fundamenter bolig; 1,4 Veier og nærmiljø; 7,3 Brann; 0,6 Kjøp av boliger; 5,1 Næringsbygget; 1,8 Energiverket: tilstandsanalyse; IKT-skole; 0,4 20,4 Bør være selvfinansierende: [VERDI] Vann; 8,3 Ledlys; 0,4 Fjernvarme; 40,1 Avløp; 1,7 Havn; 25,3 Energiverket; 5,7 Renovasjon; 6,4 Figuren viser; 87,9 mill. kroner er knyttet til låneformål som skal være selvfinansierende. Det er følgende; Vann 8,3 mill. kr. Ledlys 0,4 mill. kr. Fjernvarme 40,1 mill.kr. Avløp 1,7 mill.kr. Havn 25,3 mill. kr. Energiverket 5,7 mill.kr. Renovasjon 6,4 mill.kr. Lån til kulturhuset 13,3 mill. kr. betjenes av korkpenger, og finansieres slik sett ikke av lokalstyrets generelle økonomi. Lån som betjenes av Longyearbyen lokalstyrets økonomi er følgende; Skolebygg; 1,2 mill. kr. Lagerbygg 3,4 mill.kr. Fundamenter bolig 1,4 mill. kr. Veier og nærmiljø 7,3 mill. kr. Brann 0,6 mill. kr. Kjøp av boliger 5,1 mill. kr. Næringsbygget 1,8 mill. kr. Energiverket (Tilstandsanalyse) 20,4 mill. kr. IKT-skole 0,4 mill. kr. Det er altså 36,3 % (57,6 mill. kr.) av totalt lånebeløp som belastes «kommunekassen». Inkludert ubrukte lånemidler. Ubrukte lånemidler på 16 mill. kr er oppstått fordi prosjekter ikke har hatt den planlagte framdrift i De største beløpene er knyttet til renseanlegget på energiverket (11,7 mill. kr) og heis energiverket (1,2 mill. kr.). Prosjektene gjennomføres i Side 20

21 Plassering lån Kommentar: Tabellen viser rentesats, utløp av rentebindingsperiode, lånenes løpetid, og når lånene er nedbetalt. Forestående finansieringsbehov: Vedtatte låneopptak for 2016, til sammen kr fordeler seg slik: Prosjektnr. Låneopptak til følgende investeringstiltak: Lånebeløp 2016 Justering pr. 2 tertial Justert lånebeløp 6005 HP avfall - restavfallscontainere Los-båt Dieseltank havna Forlengelse av turistkaia Ny strømforsyning turistkaia Renovasjonsutstyr / andel 6021 komprimator Rehabilitering avfallsanlegg Rehabilitering avfallsanlegg 6024 (Utstyr) Kjøp av tjenesteboliger HP avfall - sigevannsrensing Nytt avfallsanlegg - bygg Tiltak i hht HP vei fjernvarme sin andel Nytt fyrhus H320 - bygget Side 21

22 6072 SD anlegg fjernvarme Utbedringer fjernvarme i hht tilstandsvurdering Heis Energiverket Slagg- og askedeponi Utbedring fundamenter 6085 boliger HP vann - nylegging inntaksledning Energiverket HP vann - manganfilter HP vann - ledning fram til 6099 energiverket HP vann - overløp Isdammen TA Energiverk - Ny kondensatveksler TA Energiverk - Varsle og slukkeanlegg for hele bygget TA Energiverk - Fjernvarmevekslere TA Energiverk - Sperredamp/elektrokjøler turbin TA Energiverk - Kondensatforvarmer med kjøler til turbin TA Energiverk - Smøroljekjøler Forprosjekt dieselstasjon energiverket Flytte biblioteket til næringsbygget Nye rørledninger Blåmyra Tilsammen I forbindelse med 2. tertialrapportering kommer det fram at flere prosjekter vil gå over i Kolonnen «justert pr. 2 tertial» viser hvor mye av lånet som først vil bli realisert i Dersom alle endringer blir vedtatt vil opptak av lån i 2016 være Av erfaring vet vi at det kan bli ytterligere endringer i lånebehovet. Administrasjonssjefen avventer derfor å ta opp lån til november / desember når grunnlaget er sikrere. Likviditet og gjeld inkludert forventet utvikling i markedet fram til neste rapporteringstidspunkt Alle plasseringer og lån er i NOK, og i norske banker. Side 22

23 Våre bankforbindelser vil nå, etter vedtak i lokalstyre 13. september få oversendt revidert finansreglement. Beskrivelse og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og rammene i finansreglementet For likviditet: Ingen avvik For lån: Ingen avvik Utvikling i Norges bank sin styringsrente 3,00% 2,50% 2,00% 1,50% 1,00% 0,50% 0,00% Endringer i styringsrenten Norges Bank sin styringsrente er renten bankene får på innskudd (opp til en viss kvote) i Norges Bank (foliorenten). Endringer i Norges Banks foliorente vil normalt påvirke bankenes innskudds- og utlånsrenter. På rentemøte satte Norges bank styringsrenten ned til 0,50 %, siden da har de valgt å holde renten på dette nivået. Etter rentemøte kom de med følgende pressemelding: Prognosen for styringsrenten er lite endret siden forrige pengepolitiske rapport, sier sentralbanksjef Øystein Olsen. Veksten i verdensøkonomien er moderat, og oljeprisen har steget videre siden mars. Den siste tiden har finansmarkedene vært preget av usikkerhet knyttet til utfallet av folkeavstemningen i Storbritannia om fortsatt EU-medlemskap. Forventede styringsrenter hos handelspartnerne har falt siden forrige rapport. Kronen har vært sterkere enn lagt til grunn. Veksten i norsk økonomi ser ut til å forbli svak den nærmeste tiden, selv om økningen i oljeprisen kan redusere usikkerheten og bidra til noe høyere etterspørsel. Dersom den høye boligprisveksten vedvarer, vil det kunne gjøre husholdningene mer sårbare. Inflasjonen har den siste tiden vært høyere enn 2,5 prosent, men lavere lønnsvekst og en noe sterkere krone vil bidra til at prisveksten avtar fremover. Det er fortsatt utsikter til at styringsrenten kan bli satt ned i løpet av året, sier sentralbanksjef Øystein Olsen. Side 23

24 Den siste pengepolitiske rapporten (Pengepolitisk rapport 2/16) ble lagt ut De neste rapportene kommer i september og desember. Mer informasjon finnes i Pengepolitisk rapport: Figuren viser styringsrenten i prosent de siste fem årene og anslag fremover fra siste Pengepolitisk rapport med vurdering av finansiell stabilitet. Administrasjonssjefens vurderinger av konsekvenser av forventet utvikling i markedet frem til neste rapporteringstidspunkt: Ut fra teksten ovenfor antar administrasjonssjefen at det er ikke er usannsynlig at styringsrenten vil bli satt ytterligere ned. Vurdering av hva en generell endring i rentekurven på 1%-poeng vil føre til i økte renteutgifter på lån og i økte renteinntekter på likviditet: Pr har Longyearbyen lokalstyre 159 mill.kr i lån (herav 51 mill. kr med fastrente og 108 mill. kr med flytende rente) og 175 mill. kr i innskudd. En renteendring kan føre til endringer både i lånerenten (for de lånene som har flytende rente) og i innskuddsrenten, noe som skulle tilsi at en renteendring samlet sett ikke vil påvirke Longyearbyen lokalstyre i vesentlig grad. Valutausikkerhet: Finansreglementet åpner nå for kjøp av utenlandsk valuta. Det betyr at når Longyearbyen lokalstyre gjør avtaler der det skal betales i utenlandsk valuta, kan administrasjonssjefen kjøpe valuta til avtalt pris, slik at en tar bort risikoen for svingninger (både opp og ned ) i valutakursen fra inngått kjøpsavtale til betalingstidspunkt. Det skjer stadig noe i markedene Side 24

25 som gjør at kursene endrer seg, og det er ikke mulig å si noe om det er lønnsomt å kjøpe valuta eller ikke, men en reduserer usikkerheten rundt kjøpsavtalens totalpris. Side 25

26 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/ Vigdis Jensen Tertialrapport pr Måloppnåelse, personalforvaltning og økonomi Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 81/ Lokalstyret 88/ Administrasjonsutvalgets behandling Administrasjonssjefens innstilling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets vedtak Rapport om måloppnåelse i hht handlingsprogrammet, nøkkeltall vedr personalforvaltning, informasjon om kvalitetsstyring og beredskap og rapportene om driftsregnskapet, driftsprosjekter og investeringsprosjekter pr tas til orientering. Premisser for avleggelse av regnskapet for 2016 for renter på korkpengefond og velferdshytter vedtas. Budsjettkorrigeringer vedtas som foreslått i tertialrapporten. Anbefaling: Rapport om måloppnåelse i hht handlingsprogrammet, nøkkeltall vedr personalforvaltning, informasjon om kvalitetsstyring og beredskap og rapportene om driftsregnskapet, driftsprosjekter og investeringsprosjekter pr tas til orientering. Premisser for avleggelse av regnskapet for 2016 for renter på korkpengefond og velferdshytter vedtas. Budsjettkorrigeringer vedtas som foreslått i tertialrapporten. Saksopplysninger: Vedlagte tertialrapport inneholder: Rapport om måloppnåelse pr i hht handlingsprogrammet Nøkkeltall vedr personalforvaltningen Kvalitetsstyring og beredskap Økonomisk rapport pr for driftsregnskapet, de største driftsprosjektene samt investeringsprosjekter Forslag til budsjettendringer Side 26

27 2016/565-4 Side 2 av 3 I lokalsamfunnsplan , vedtatt av lokalstyret , er 8 satsingsområder med tilhørende delmål for planperioden beskrevet. I «Handlingsprogram og økonomiplan , Budsjett 2016» vedtatt av lokalstyret er det vedtatt tiltak for som skal gjennomføres for å nå de enkelte delmålene. I vedlagte tertialrapport rapporteres status på tiltakene. Nøkkeltall vedr personalforvaltningen gir informasjon om årsverk, sykefraværsprosent og turnover. Avsnittet om kvalitetsstyring og beredskap gir informasjon om status for disse områdene. I hht Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner 10 skal administrasjonssjefen gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i økonomien sett i forhold til årsbudsjettet. Rapporteringen skal skje med jevne mellomrom og minimum to ganger i året. Lokalstyret får rapporter utarbeidet med utgangspunkt i regnskapstall pr og Tall pr danner grunnlaget for årsregnskapet. Også her kommenteres forholdet mellom regnskap og budsjett. Årets driftsbudsjett vedtas av lokalstyret på enhetsnivå og som nettobevilgninger. Nettobevilgninger (også omtalt som netto budsjettramme) er budsjetterte kostnader minus budsjetterte inntekter. I hht det administrative delegasjonsreglementet har enhetslederne det økonomiske ansvaret innen egen enhet. Enhetsledernes anvendelse av vedtatt budsjett skal være i samsvar med Longyearbyen lokalstyres mål, vedtak og intensjoner. Tiltak som binder opp senere års budsjetter faller utenfor fullmakten. Økonomisk innebærer dette bl.a. at enhetslederne kan disponere evt merinntekter eller mindrekostnader i driftsbudsjettet. Samtidig betyr det at enhetslederne må bestrebe seg på å holde netto budsjettramme om det skulle oppstå uforutsette økninger i kostnadene eller svikt i inntektene i løpet av året. For investeringsprosjekter kan enhetslederne disponere vedtatt investeringsbudsjett innenfor brutto budsjettramme (som tilsvarer prosjektets forventede kostnad i år) for det enkelte investeringsprosjekt. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner 10 og 11 omtaler budsjettendringer: Dersom det er rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik (gjelder både mer- og mindreforbruk) mellom regnskap og budsjett, skal det foreslå nødvendige tiltak for å lukke avviket. Dette kan være justering av økonomiske rammer (budsjettendringer) eller justering av mengden eller innholdet i tjenesten / prosjektet. Budsjettendringer vedtas på samme nivå som budsjettet er vedtatt. Det betyr at for driftsbudsjettet gjøres korrigeringene i fht enhetens netto budsjettramme. For investeringsprosjekter gjøres korrigeringene i fht det enkelte prosjekt sin brutto budsjettramme Dokumentet «Handlingsprogram og økonomiplan , Budsjett 2015» gir informasjon om årets drifts- og investeringsbudsjett. Det dokumentet, sammen med budsjettkorrigeringssaker som er fremmet for lokalstyret tidligere i år, danner grunnlaget for økonomisk rapport pr Premisser for avleggelse av regnskapet for Longyearbyen lokalstyre følger kommunalt regnskapsregelverk ved avleggelse av regnskapet. På to områder, korkpengeordningen og velferdshytter, har lokalstyret de siste årene gitt utfyllende bestemmelser. Disse bestemmelsene foreslås også lagt til grunn for avleggelse av regnskapet for 2016: Korkpengefondet godskrives med renteinntekter fra bankkonti som gjelder korkpenger. Longyearbyen lokalstyre har 3 velferdshytter ble det innført betaling for bruk av hyttene, i den hensikt at inntektene skulle brukes på hyttene. Ubrukte inntekter pr avsettes derfor til disposisjonsfond øremerket velferdshyttene. Vedlegg: Side 27

28 2016/565-4 Side 3 av 3 1 Tertialrapport pr Andre vedlegg (ikke vedlagt): Side 28

29 Tertialrapport: Måloppnåelse, personalforvaltning og økonomi 31. august 2016 Side 29

30 Innhold Rapport om måloppnåelse pr iht. handlingsprogrammet Nøkkeltall personalforvaltning... 9 Kvalitetsstyring og beredskap Status driftstiltak Økonomisk rapport per Oppsummering foreslåtte budsjettendringer Side 30

31 Rapport om måloppnåelse pr iht. handlingsprogrammet Vi vil ha et levende lokaldemokrati Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per Kommentar per Være gode ombudsmenn for befolkningen Politisk ledelse Både lokalt og sentralt er det viktig mål å fremsnakke den gode jobben som er utført lokalt. Vi er et samfunn som er omstillingsdyktig og med et stort spenn av ulike kompetanse miljøer. Det er fokus på at informasjon fra oss til sentrale myndigheter er relevant med en «rød tråd» som repeteres jevnlig, slik at vi også i fremtiden oppnår høy troverdighet. Det er et mål at vi skal bli ansett som et av nasjonens beste instrument for å hevde vår suverenitet. Både lokalt og sentralt er det viktig mål å fremsnakke den gode jobben som er utført lokalt. Vi er et samfunn som er omstillingsdyktig og med et stort spenn av ulike kompetanse miljøer. Det er fokus på at informasjon fra oss til sentrale myndigheter er relevant med en «rød tråd» som repeteres jevnlig, slik at vi også i fremtiden oppnår høy troverdighet. Det er et mål at vi skal bli ansett som et av nasjonens beste instrument for å hevde vår suverenitet. Gjennomføre folkemøter i fbm arealplan og sentrumsplan Politisk ledelse 2016 Folkemøter gjennomført. Godt oppmøte og engasjement Folkemøter gjennomført. Godt oppmøte og engasjement Sikre tydelighet og åpenhet i politiske prosesser, f.eks ved streaming av lokalstyremøtene Politisk ledelse Prosess for kjøp av streaming utstyr pågår. I fmb. arealplanen var det avsatt et fast tidspunkt på rabalder fra 1600 til 1700, 1 gang i uken, over en periode på 4 uker. Streamingutstyr innkjøpt, blir montert og satt i drift i oktober Påvirke nasjonal svalbardpolitikk, deriblant innholdet i Svalbardmeldingen, ved å synliggjøre Longyearbyens kompetanse og muligheter Politisk ledelse 2016 Det har vært jobbet målrettet med dette. Særlig fokus på og synliggjøre ulike samhandlinger mellom dagens kompetanse og etablering av ny næring. Info gitt ulike stortings komiteer. Det har vært jobbet målrettet med dette. Særlig fokus på og synliggjøre ulike samhandlinger mellom dagens kompetanse og etablering av ny næring. Info gitt ulike stortingskomiteer. 3 Side 31

32 2. Vi vil ha et allsidig arbeids- og næringsliv som tar medansvar for utvikling av lokalsamfunnet Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per Kommentar per Legge til rette for at reiselivet kan nå målene i Masterplan Svalbard mot 2025 Politisk ledelse Masterplan presenteres jevnlig. Lokalstyreledere sitter i arbeidsgruppen hos Visit Svalbard Masterplan presenteres jevnlig. Lokalstyreledere sitter i arbeidsgruppen hos Visit Svalbard Legge til rette for at næringslivet kan nå målene i Strategisk næringsplan Politisk ledelse Strategisk næringsplan presenteres i jevnlig. Har deltatt på et medlemsmøte, samt årsmøte hos Samfunn- og næringslivsforskning (SNF) Strategisk næringsplan presenteres i jevnlig. Har deltatt på et medlemsmøte, samt årsmøte hos Samfunn- og næringslivsforskning (SNF) Gjennomføre tiltak i hht Strategisk havneplan Politisk ledelse Havneplaner og behov presenteres i jevnlig. Deltar aktivt inn mot Kystverkets konseptvalgutredning (KVU). Havneplaner og behov presenteres i jevnlig. Deltar aktivt inn mot Kystverkets konseptvalgutredning (KVU). Jobbe for videre omstilling og utvikling av Longyearbyen og støtte eksisterende næringsliv innenfor deres satsingsområder. Politisk ledelse Område med særlig fokus og kontinuerlige avveginger. Område med særlig fokus og kontinuerlige avveginger. Oppfordre og bidra til opprettelse av lærlingeplasser i flest mulig virksomheter, bl.a. i Longyearbyen lokalstyre. Politisk ledelse Ingen egne tiltak utført Ingen egne tiltak utført Balansere velferdstilbudet i forhold til dagens avgifts- og skattenivå Politisk ledelse / administrasjonssjef Vurderes i all kontakt med overordnet myndighet. Vurderes i all kontakt med overordnet myndighet. Sikre hensiktsmessig arealutnyttelse innenfor Longyearbyen lokalstyre sitt arealplanområde gjennom revidering av arealplan. Politisk ledelse / administrasjonssjef 2016 Arealplanen har nå vært ute på høring, og vi arbeider med sammenstilling av merknadene. I tillegg starter arbeidet med delplan sentrum og strategi for boligutvikling. Arealplanen har nå vært ute på høring, og vi arbeider med sammenstilling av merknadene. I tillegg er arbeidet med delplan sentrum godt i gang. Bidra til samhandling mellom offentlige etater i Longyearbyen. Politisk ledelse / administrasjonssjef Hyppige møtepunkt spesielt med Sysselmannen. Hyppige møtepunkt spesielt med Sysselmannen. 4 Side 32

33 3. Vi vil ha en miljøbevisst lokalbefolkning som har god tilgang til Longyearbyens nærområder og Svalbards natur Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per Kommentar per Informasjon og bevisstgjøring av innbyggere og næringsliv, om energisituasjonen i Longyearbyen og muligheter for redusert energiforbruk Politisk ledelse / administrasjonssjef Dette vil være et av fokusområdene til strategikonferansen. Det ble i tillegg fokusert på dette knyttet til konferansen som vi hadde i januar. Dette var et av fokusområdene på strategikonferansen, som det vil arbeides videre med ut over høsten og mot budsjett 2017 Sikre fastboenes mulighet til å ferdes på Svalbard Fortsette samarbeidet med Sysselmannen og grunneier i forhold til å holde Longyearbyen ren og ryddig. Longyearbyen lokalstyre fortsetter ordningen med sommerjobb for ungdom Politisk ledelse Ingen egne tiltak utført Administrasjonssjef Planlegging av sommerrydding er i gang. Ingen egne tiltak, men presiseres i alle møter med Sysselmannen hvor dette tema er passende. Sommerjobb for ungdom er gjennomført. I tillegg har Visit Svalbard i samarbeid med næringslivet og LL ryddet i sentrum. Bidra til at innbyggerne ser verdien i å ta vare på naturen ved bruk, bl.a. gjennom friluftsliv, jakt og fiske, Camp Svalbard, søppelaksjoner og etablering av merkete stier Politisk ledelse / administrasjonssjef Camp Svalbard vinter er gjennomført. Camp Svalbard sommer er gjennomført. Bidra til økt miljøfokus i egen organisasjon Administrasjonssjef I det små: dobbeltsidig kopiering, i det store miljømessig opprydding etter skredulykken. Miljømessig opprydding i skredområdet er gjennomført. 5 Side 33

34 4. Vi vil at Longyearbyen skal være et trygt og attraktivt tettsted Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per Kommentar per Jobbe for attraktive møteplasser utendørs i sentrum, i samarbeid med næringslivet Politisk ledelse / administrasjonssjef Det har vært avholdt møte i forbindelse med delplan sentrum med påfølgende arbeidsmøte hvor dette har vært tema. Det har vært avholdt møte i forbindelse med delplan sentrum med påfølgende arbeidsmøte hvor dette har vært tema. Videreføre det gode samarbeidet med sysselmannen og UNN avd. Longyearbyen om forebyggende arbeid Administrasjonssjef Forebyggende forum har jevnlige møter. Forebyggende forum har jevnlige møter. Gjennomføre igangsatt prosess i Sjøområdet Administrasjonssjef 2016 Gjennom arealplanen legges det blant annet til rette for å kunne endre bygninger fra fritidsbolig til bolig. Gjennom arealplanen legges det blant annet til rette for å kunne endre bygninger fra fritidsbolig til bolig. Ha en aktiv boligpolitikk i Longyearbyen Politisk ledelse Administrasjonen fremmer sak om boligbygging i løpet av våren Administrasjonen fremmer sak om boligbygging i løpet Vi vil ha et godt og robust offentlig tjenestetilbud Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per Kommentar per Avklaring av LL sitt økonomiske ansvar knyttet til utenlandske innbyggere. Politisk ledelse / administrasjonssjef Avklaringer gjort mht barnevern og videregående opplæring. Forslag til lokal forskrift til inntak i videregående opplæring er sendt til behandling i Utdanningsdirektoratet. Arbeide for statlig støtte til vedlikehold og oppgradering av arktisk infrastruktur Politisk ledelse / administrasjonssjef Søknad sendt i forbindelse med statsbudsjett og revidert statsbudsjett, i tillegg til at dette alltid er fokus i møter med politisk ledelse/komiteer etc. Tas opp i alle møter med statlige myndigheter. 6 Side 34

35 Påvirke staten til å starte arbeidet med utredning av ny energibærer, både produksjon og distribusjon Politisk ledelse / administrasjonssjef Presisert i søknad om midler til budsjett, og i møter med komiteer våren Presisert i søknad om midler til budsjett, og i møter med komiteer våren Dette vil også kommenteres i forhold til Svalbardmeldingen Arbeide for statlig støtte til finansiering av vedlikeholdsplan ved energiverket Politisk ledelse / administrasjonssjef Presisert i søknad om midler til budsjett, og i møter med komiteer våren Tas opp i alle møter med statlige myndigheter. Bruke forskningsparkens kompetanse ved å oppfordre til forskningsprosjekter som kan bidra til informasjon og kunnskap om lokalsamfunnet Politisk ledelse / administrasjonssjef Godt samarbeid med forskningsparken blant annet gjennom campusutviklingsplanen. Godt samarbeid med forskningsparken blant annet gjennom campusutviklingsplanen. Utredning av et forutsigbart yrkesfaglig tilbud ved Longyearbyen skole Administrasjonssjef 2016 Under forberedende politisk behandling for budsjett 2017-økonomiplan Ble drøftet under strategikonferansen. Følge opp kvalitetssystemet og Longyearbyen skoles utviklingsplan Utredning av nivå og kvalitet på tjenestetilbudet i barnehagene Administrasjonssjef 2016 Sak til politisk behandling i OKU i mai. Administrasjonssjef 2016 Utredningen starter opp høsten Skolens utviklingsplan for 2016/17 er behandlet OKU. Ble drøftet under strategikonferansen. Sak fremmes for OKU i oktober. 6. Vi vil ha infrastruktur- og logistikkløsninger som gir et framtidsrettet samfunn Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per Kommentar per Understøtte utvikling av forskning, utdanning og kompetanse Politisk ledelse Ingen egne tiltak utført Ingen egne tiltak utført Sikre rammevilkår for samfunnsdrift og utvikling, bl.a. sikre regularitet i flytrafikken Politisk ledelse Ingen egne tiltak utført bort sett fra i "Finnair" saken. Ingen egne tiltak utført bortsett fra i "Finnair" saken. 7 Side 35

36 7. Vi vil ha et levende idretts-, kultur- og fritidstilbud Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per Kommentar per Utarbeide kulturplan Administrasjonssjef Starter høsten Starter høsten Videreføre det gode samarbeidet med lag og foreninger i Longyearbyen Administrasjonssjef Under arbeid. Under arbeid. Videreføre idretts- kultur- og fritidstilbudet i Longyearbyen som vår «helse- og omsorgssektor» og som arena for vår flerkulturelle befolkning Administrasjonssjef Blir en del av kulturplanen. Blir en del av kulturplanen. 8. Vi vil sikre at Longyearbyen lokalstyre er en effektiv, kompetent og framtidsrettet organisasjon Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar per Kommentar per Kostra-tallene er brukt til å sammenligne vår Opplæring i bruk av Kostra planlagt i 3. tertial Bruke Kostra-tall ifm utvikling av Administrasjonssjef produksjon i barnehage og skole med Longyearbyen lokalstyre sin organisasjon nasjonalt nivå/sammenlignbare kommuner. Jobbe videre med informasjon til utenlandske innbyggere om Longyearbyen lokalstyre sitt tjenestetilbud Etablere en felles bedriftskultur, inkl. felles etiske retningslinjer Administrasjonssjef Administrasjonssjef 2016 Brosjyre er laget i samarbeid med sysselmannen. Kontinuerlig prosess. Videre ledertrening vurderes av ny adm. ledelse. Arbeidet med nye etiske retningslinjer er startet, vil bli fullført i 2. halvår. Brosjyre er laget i samarbeid med sysselmannen. Kontinuerlig prosess. Ledersamling planlagt i oktober. Arbeidet med nye etiske retningslinjer er startet, er planlagt fullført i 2. halvår. 8 Side 36

37 Nøkkeltall personalforvaltning Antall årsverk Budsjetterte årsverk Antall ansatte personer Sykefraværs- %: ,9 250* 3,20 % , ,70 % , ,10 % , ,60 % , ,70 % , ,40 % ,4 163, ,60 % , ,80 % *Antall ansatte personer er gjennomsnittlig genererte lønnslipper per måned Turnover i Longyearbyen lokalstyre Hittil i 2016: 20 oppsigelser 2015: 33 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 15 % 2014: 30 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 14% 2013: 31 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 15% 2012: 38 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 18 % 2011: 23 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 11,5 % 2010: 31 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 16 % 2009: 28 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 14 % 9 Side 37

38 Kvalitetsstyring og beredskap A. Kvalitetsstyring. Avviksregistrering. Pr er det rapportert totalt 57 hendelser. De fleste hendelser rapporteres fra enhet for barn- og unge samt energiverket. Det er rapportert inn 3 røde hendelser som handler om fare for personskade samt fare for miljøforurensning. Disse avvikene analyseres nærmere. Det jobbes kontinuerlig med å få opp avviksregistreringen. Det er tydelig at der opplæringen har funnet sted, er aktiviteten for å registrere avvik høyere. Driftsavvik på eiendom og teknisk infrastruktur registreres i et eget FDV verktøy. 10 Side 38