Kravspesifikasjon aktør-/interessentanalyse i forbindelse med internasjonalt profileringsprosjekt for Osloregionen

Transkript

1 Kravspesifikasjon aktør-/interessentanalyse i forbindelse med internasjonalt profileringsprosjekt for Osloregionen Bakgrunn Oslo Business Region AS og samarbeidsalliansen Osloregionen skal i fellesskap utarbeide en strategi for internasjonal profilering av Osloregionen. Bred involvering av relevante aktører i prosessen med utarbeidelse av strategien, regnes som et avgjørende kriterium for å lykkes med strategiarbeidet. For å kunne involvere de rette aktørene, på riktig måte, har prosjektet derfor behov for å få utarbeidet en aktør-/interessentanalyse. Nærmere om det internasjonale profileringsprosjektet (TOPS) Prosjektet vil beskrive viktige regionale aktører og internasjonale målgrupper, beskrive forslag til profileringsaktiviteter, forslag til en permanent organisering av dette arbeidet fremover og hvordan en slik organisasjon og virksomhet skal finansieres. Det skal utvikles en helhetlig profileringsstrategi, som inkluderer alle relevante sektorer og bransjer, offentlige og private, i Osloregionen. Strategiprosjektet er finansiert gjennom bevilgninger fra Oslo kommune og Samarbeidsalliansen Osloregionen. Oslo Business Region og sekretariatet for Samarbeidsalliansen Osloregionen har fått mandat til å gjennomføre strategiprosjektet. Målet er å styrke Osloregionens langsiktige evne til å konkurrere og samarbeide internasjonalt. Det vil blant annet si evnen til å tiltrekke seg talenter til bedrifter, offentlig virksomhet og kunnskapsinstitusjoner, nye bedrifter, nordiske eller internasjonale hovedkontor og kapital for investeringer i innovative ideer, samt besøkende. Strategien skal også bidra til å styrke Osloregionens internasjonale posisjon og styrke mulighetene for deltakelse og innflytelse i internasjonale samarbeidsprosjekter innenfor offentlig sektor. For å gjennomføre dette arbeidet er oppdragsgiver avhengig av å tiltrekke seg konsulenter til flere ulike oppgaver. Samtidig med denne utlysningen, er det også utlyst konkurranse om anskaffelse av Lead Consultant (hovedkonsulent) for prosjektet, samt konkurranse om PR-/mediebistand for strategiprosjektet. Dette er første gang et så omfattende og langsiktig profileringsprosjekt er blitt igangsatt på vegne av Osloregionen som helhet. Forberedelsene til et mulig vertskap for Vinter-OL i 2022 vil være et viktig element i denne profileringsstrategien. Imidlertid vil dette strategiprosjektet ha et bredere nedslagsfelt og et mer langsiktig perspektiv enn en eventuell OL-søknad alene. Prosjektets struktur og organisering TOPS beslutningsstruktur Strategiprosjektet er organisert i henhold til oversikten nedenfor. Eksterne konsulenter vil rapportere til prosjektgruppen. 1

2 Advisory Board Steering Project Local Support Stakeholders: Local Government, Business sector, Higher education and research, Culture, Sports, Voluntary Organizations, Media, General Public Tabellen nedenfor beskriver mandat og sammensetning i de ulike delene av prosjektorganisasjonen. Mandate Steering group Project Advisory Board Local Support Oversee the implementation of the project. Make strategic decisions. Representation Consists of 7-8 high level representatives from the organizations that fund and own the project: The Oslo Region Alliance and the City of Oslo. Day to day implementation of the project. Supervise project activities and subcontractors. Consists of an overall project manager and two project leaders. Will be supplementet with additional staff. Ex ante evaluation and adviceto the project. A resourcefor the project group as well as the steering group. Internatational and local experts with experience from place posistioning projects and individuals with extensive knowledge about the region s stakeholders. Givesupport and adviceto the project group. Partcipate in stakeholder analysis and involvement. Local government administrators from thecity of Oslo and the municiplalities and regional goverments in the Oslo region, as well as representatives from the Olympic Bid Organization and Visit Oslo. Stakeholders Giveinput to the main deliverables of the project thru a diversity of arenas and channels. The specific stakeholders will be identified thru an extensive mapping of important actors and interest groups in the early phase of the project. Aktør-/interessentanalyse Gjennomføringen av strategiprosjektet tar utgangspunkt i et nedenfra- opp perspektiv. Dette innebærer at en oversikt over hvem som er de viktigste aktørene og interessentene i forhold til et internasjonalt omdømmearbeid vil være avgjørende for å kunne gjennomføre prosjektet. Innspill fra disse aktørene vil være grunnlag for utarbeidelse av budskapsplattform samt internasjonal profileringsstrategi med forslag til organisering og finansiering av løpende profileringsarbeid. Formålet med en aktør-/interessentanalyse er å få en samlet oversikt over de viktigste aktørene, samt en kategorisering av disse i forhold til deres primære interesser, hvilket behov det vil være for å involvere disse aktivt i arbeidet med strategien (eventuelt holdes orientert om arbeidet) samt eventuelle interessemotsetninger som direkte kan påvirke gjennomføringen av strategiprosjektet. Vi legger til grunn at flere av de aktuelle aktørene vil kunne ha egeninteresse knyttet til en bedre profilering av regionens fortrinn internasjonalt, for eksempel bedrifter og virksomheter som har behov for å tiltrekke seg talenter eller kapital. Vi legger også til grunn at en del aktører vil være interessert i å bidra økonomisk til internasjonalt omdømmearbeid dersom dette skjer gjennom et 2

3 samarbeid mellom private og offentlige aktører. For eksempel har private og offentlige aktører med tilknytning til eiendomsbransjen de siste årene bidratt til felles profilering av Osloregionen gjennom blant annet deltagelse på den store eiendoms- og byutviklingsmessen Mipim i Frankrike. (se Vi er også kjent med at aktører innenfor tele/it-bransjen og medisin/medtech er opptatt av internasjonal profilering av Osloregionen. Innenfor reiselivet samarbeider også næringsliv og offentlige aktører om markedsføring av destinasjoner/produkter i regionen. Nedenfor er eksempler på noen typer aktører/interessenter som vi ser for oss kan være aktuelle å inkludere i en slik analyse. Dette er imidlertid ikke ment som retningsgivende for den kartlegging og kategorisering som vil skje gjennom aktør-/interessentanalysen. Politics and public Interessents (Local and regiinal poiticians, municipal agencies and departments, the Oslo region, Ministry of Foreign Affairs, national agencies, etc.) Culture, sports og events (orgnizations, festivals, architecture, design, food, museums, sports federations, etc.) Leading knowledge industries(ict, Finance, Maritme, Oil and Gas, Biomarine, Health, Environmental technologies, other knowledgebased services, etc.) Research, education and entrepreneurship (Universities, research institutions, business incubators, etc.) Travel and tourism (Visit Oslo, DMCs, airports, hotels, travel agencies, etc.) Property and Trade (Reatiail, property developers, urban planners, architects, etc.) "Media" Local, regional, national and internationalmedia, bloggers, social media, TV, radio) Health and welfare (Hospitals, soscial service providers, care for elderly and disabled, medtech) Ut over konkrete aktører/interessenter, vil strategiprosjektet også måtte forholde seg til innbyggere og publikum generelt i regionen. Det er ønskelig at konsulenten bidrar med innspill til hvordan prosjektet bør forholde seg til og involvere innbyggere/publikum i strategiarbeidet. Leveransen Leveransen i oppdraget vil være en rapport med oversikt over relevante aktører, kategorisert ut i fra hvilken betydning de har for gjennomføringen av prosjektet, viktige aktørers interesser, mulige interessekonflikter som vil kunne påvirke gjennomføringen av strategiprosjektet, samt forslag til hensiktsmessige måter å involvere de viktigste aktørene/interessentene i det videre arbeidet. Som det fremgår av oversikten over, legger vi til grunn at rapporten også omtaler hvordan prosjektet bør forholde seg til innbyggerne i regionen, i tillegg til konkrete enkeltpersoner og grupper av personer i regionen. Rapporten skal utarbeides på engelsk. Konsulenten må selv sørge for tilstrekkelig grunnlag for å gjøre nødvendige analyser av de aktuelle aktørene/interessentene. Det legges til grunn at utarbeidelsen av rapporten ikke vil innebære et behov for å være i kontakt med de aktuelle aktørene/interessentene. Dette vil skje i neste fase i 3

4 prosjektet og er ikke en del av oppdraget i forbindelse med aktør/interessentanalysen. Fra oppdragsgivers side vil vi kunne bidra med innspill til arbeidet, for eksempel ved at ressurspersoner fra våre organisasjoner deltar på workshop eller lignende, og deler av sin kunnskap om ulike aktører. Vi ber tilbyder beskrive hvordan utarbeidelse av en aktør-/interessentanalyse vil kunne gjennomføres på en beste mulig måte. Spesielle ferdighetskrav Det forutsettes at leverandøren: har god kjennskap til Osloregionen, her definert som de 75 kommuner og fire fylkeskommuner som inngår i samarbeidsalliansen Osloregionen, jfr. vedlegg 5 har inngående kunnskap om viktige beslutningstagere og aktører i Osloregionen har dokumentert erfaring med utarbeidelse av aktør-/interessentanalyser ha inngående kunnskap om metoder/kanaler for involvering av ulike grupper/aktører kan tilby personell med erfaring fra lignende arbeid Underlag for arbeidet med aktør-/interessentanalysen I forkant av oppdraget vil oppdragsgiver gjennomføre en intern workshop for å få opp en første oversikt over aktuelle aktører/interessenter. Denne oversikten vil foreligge før leverandøren igangsetter sitt arbeid. Oppdragsgiver vil også bistå med å fremskaffe foreliggende rapporter/utredninger som vil kunne være relevante for arbeidet, bl.a. om viktige internasjonalt orienterte næringer, næringsnettverk/foreninger og aktører på reiselivsområdet i regionen. Det forutsettes i tillegg at leverandøren skaffer nødvendig underlagsmateriale/empiri fra andre kilder. Fremdriftsplan for prosjektet Prosjektet gjennomføres i fire faser. En intern workshop med identifisering av viktige interessenter og aktører vil bli gjennomført i siste del av fase 1. Aktør-/interessentanalysen i regi av konsulent vil bli gjennomført i mai/juni til og med august. Resultatet av denne kartleggingen vil ligge til grunn for involveringen av aktører i fase 3. Det tas høyde for at det kan skje endringer i denne planen. 4

5 TOPS project plan revised jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Q2/2015 Phase 1: Sourcing Project phase Activities & cost Activity planning Project milestone Develop tender docs Lead consultant URBACT meeting/deadline Comms strategy and media consultant Stakeholder analysis Formal URBACT QA Reg study visit to Barcelona Enact projecct structure Est web & IT sys Agree consulting contracts Run stakeholder analysis Phase 2: Identify stakeholders & procedures Activity pl details w/lead cons Produce PR/media strategy Establish network of experts Run pilot on stakeholder involvement Finalise stakeholder analysis (external) 1st milestone: Stakeholder procedures Phase 3: Run stakeholder involvement Workshops Interviews 2nd milestone: mid-project evaluation Focus groups URBACT peer review LAP prod Peer review LAP draft version URBACT workshop no 3 & steering com meeting Social media comms Media coverage Newsletter input city logo Campaigns 3rd milestone: Message and media testing Phase 4: Forward planning Commitment from stakeholders Ambassador agreements URBACT workshop no 4 & steering com meeting Project owners on board Finalise project docs Story and messages Activity planning Org and finance LAP final draft and reviews Final version 4th milestone: Strategy launch 5