Noark-standarden fremover Samdok-programmet. Fagforbundets fagdager 2014 Dokumentasjonsforvaltning/arkivering Øivind Kruse
|
|
- Frithjof Slettebakk
- 7 år siden
- Visninger:
Transkript
1 Noark-standarden fremover Samdok-programmet Fagforbundets fagdager 2014 Dokumentasjonsforvaltning/arkivering Øivind Kruse
2 Tema Noark veien videre Samdok-programmet prioriterte mål 2014
3 Noark hvor står vi i dag? (1) Noark 5 publisert i juli 2008 Nye versjoner siden, siste versjon 3.1 fra mars 2013 Vi endret betydningen av akronymet Noark Noark 1-4: Norsk arkivsystem Noark 5: Norsk arkivstandard 16 løsninger godkjent 5 løsninger: komplette saksbehandlings- og arkivsystem 3 med endelig godkjenning 5 løsninger: kjerne for saksdokumenter 1 med endelig godkjenning 2 løsninger: kjerne for dokumenter som ikke er saksdokumenter 1 løsning: spesialisert løsning for en kunde 3 løsninger: kjerne for digitalisering av objektmapper 1 med endelig godkjenning
4 Hvor står vi i dag? (2) Fortsatt Noark 4-system dominerer markedet Komplette arkivsystem med noe funksjonalitet for saksbehandlere Primært fått endret avleveringsformatet ellers lite nytt Kun én måte å arkivere dokument på: som en journalpost i en sak Noen i miljøet har begynt å ta Noark 5 på alvor Men det virker som de aller fleste fortsatt ikke helt forstår hva som er greia med Noark 5 Hvilke muligheter den åpner for Hvordan bruke standarden Hvorfor har ikke Noark 5 blitt en større suksess?
5 Utfordringer med Noark5 Standarden er vanskelig tilgjengelig Først og fremst en pedagogisk utfordring Arkivskapernemå forstå hvordan standarden skal brukes Mange arkivskapere ønsker en kravspesifikasjon Ser helst at noen har gjort jobben for dem At standarden skal gi svar på hvordan arkivdanning skal foregå, hvordan rutinene bør utformes, hvilke krav de kan stille til saksbehandlere Vanskelig å forså hva en Noark5 kjerne er
6 Noark 5 kjerne Noark 5 spesifiserer krav til en arkivkjerne Den spesifiserer ikkeen kjernemodul Stiller krav til HVA, ikke HVORDAN Kjernekravene kanrealiseres som en kjernemodul Dvs. et minimumssystemsom tilfredsstiller kjernekravene, og som må integreres med andre system Det viktige er at løsningen oppfyller kravene Uavhengig av om de oppfylles i en kjerne, i et fagsystem som snakker med en kjerne, et system med innebygd kjerne Noark 5 er ikke en IT-standard Stiller ikke krav til hvordan det skal løses Stiller krav til hvordan det skal dokumenteres Arkivdokumenter Metadata
7 Saksbehandling -arkiv Viktigste grepet i Noark5: skille mellom saksbehandling og arkiv Saksbehandling: vurdering av informasjon knyttet til en intern eller ekstern problemstilling og utarbeidelse av det nødvendige grunnlag for en beslutning eller et vedtak Arkiv: Noark 5 kjerne Dokument produsert som ledd i virksomheten, og som ikke arkivbegrenses Omfatter både dokumentfangst, forvaltning av arkivdokumenter og produksjon av arkivuttrekk for overføring til arkivdepot Stort sett er det bare krav til kjernen som er obligatoriske Standarden stiller krav til arkiveringen Krav til saksbehandling/krav som påvirker saksbehandler kun i den grad det er nødvendig for ivaretakelse av arkivmessige krav
8 Standarden må brukes riktig Pålagt å bruke for journalføringspliktige saksdokument Skal kunne brukes på andre typer arkiver med arkivdokument Kan ikke brukes som kravspesifikasjon Noark-4 ble brukt slik alle obligatoriske Noark-krav Arkivskaper må gjøre et forarbeid Hva slags system trenger vi? Hvem skal bruke systemet til hvilke oppgaver hvilke arbeidsprosesser skal støttes? Hvilke arkivdokumenter skal fanges i løsningen, og hvilke krav må vi stille til arkivdokumentene Bevaringsplanlegging hvor lenge? Juridiske/forretningsmessige behov compliance Behovsdefinering forutsetning for kravspesifikasjon Standarden brukes i arbeidet med kravspesifikasjon Hvilke krav blir obligatoriske Hvilke andre krav blir aktuelle Hvilke svar gir standarden, og hvilke svar må vi finne selv Hvor mange kjerner og hvorfor?
9 Trenger vinoark 5? Første spørsmål: hvorfor? Ny standard løser ingen problemer i seg selv Hva vi skal gjøre er avhengig av hva som er utfordringen! Trenger vi et nytt sak og arkivsystem, eller kan vi få mer ut av det vi allerede har? Bedre opplæring, bedre rutiner, mer oppfølging Følge opp leverandør, bedre vedlikeholdsavtale Hvorfor er vi ikke tilfreds med dagens system? Mangelfull funksjonalitet? Misfornøyde brukere? Tekniske problemer? Service fra leverandør? Eller er det noe helt annet vi trenger?
10 Assume that the tools can do magic and define the ideal solution that is easy for everyone to use. Laurence Hart,
11
12 Videre utvikling Det viktigste i standarden bør beholdes Fokus på kjernekrav for arkiv i en løsning Arkivstruktur og metadata Fleksibilitet til å kunne brukes på flere typer løsninger Avleveringsformatet Kanskje også ta skrittet fullt ut? Rendyrke standarden som en arkivkjernestandard Fremheve hvordan og hvilke ulike krav blir obligatoriske avhengig av hva løsningen skal brukes på Fjerne en del funksjonelle krav Grunnleggende skal standarden handle om hvordan prosesser, transaksjoner, mv. skal dokumenteres i løsningen
13 Hva jobber vi med konkret? Arbeidsliste med større og mindre endringer Vurdering av enkeltkrav Gjennomgang av enkeltkapittel Kravene til frysing av dokument og metadata (?) Kravene til avskrivning (?) Kravene til elektronisk kommunikasjon (?) Avlevering og uttrekk Får vi med alt bevaringsverdig fra systemene? Samsvar mellom Noark og øvrige krav til overføring? Velfungerende godkjenningsordning
14 Hva jobber vi med (2)? Metadata Virksomhetsspesifikke metadata Metadata for nye mappetyper og registreringstyper Byggesaksmappe, personmappe, osv. Periodisering Strengere kontroll av kravene til periodisering ved godkjenning av løsninger? Andre måter å gjøre det på enn dagens regler til periodisering? Klassifikasjon I norsk forvaltning mister arkivnøkkelen betydning ved overgang til elektronisk arkiv I internasjonal teori (MoReq, ISO 15489) blir klassifikasjon stadig viktigere Arkivdanning records management Øke fokus på bevisverdi, juridiske og administrative behov Uavhengig av bevaringsverdig, avlevering
15 Tjenestegrensesnitt (API) GUI (graphical user interface) Noark 5- system Fagsystem API (application programming interface) Noark5 kjerne Fokus på funksjoner Støtte for enhver kompatibel klient Det viktigste nye vi jobber med i Noark5 akkurat nå
16 Tjenestegrensesnittet Det er satt i gang et prosjekt som jobber med det Ledet av KS Arbeidsgruppe med 14 medlemmer: leverandører og brukergrupper representert Skal ha noe ferdig til sommeren Tar utgangspunkt i Geointegrasjonsstandarden Angir grensesnittstandarder og prinsipper for samspill mellom fagsystemer og saks-/arkivsystemer innenfor kommunal sektor Skal definere tjenester som dekker alle krav i standarden Kan være snakk om inntil 200 operasjoner Skille mellom obligatoriske og valgfrie tjenester Standarden må revideres på noen punkt parallelt med utvikling av tjenestegrensesnitt Alle objekter må få systemid Obligatoriske krav med tanke på avlevering ikke krav hvor det er klart når de er obligatoriske Velge syntaks for søk?
17 Andre modeller for integrasjon Noarkstyrer dokumentene i fagsystemet, sikrer arkivmessigkontroll uten selv å hente dokumentene Bygge Noarkinn i fagsystem, så fagsystemet blir et Noark-system i seg selv
18 Supplement til standarden? Utvidelser Semantisk web, RDF, osv? Interoperabilitet? Veiledninger mv. Fortettet Noark med obligatoriske krav? Noark 5 for private? Innsalgsbrosjyre? Terminologi Sakarkiv, fagsystem, Noark kjerne og komplett, mv. Hva mener vi med begrep, hvilken betydning får begrepsbruken, mv? Noark og bevisverdi Arkivregelverket tillater elektronisk arkivering for arkivformål I hvilken grad kan vi si at korrekt bruk av Noarkgir troverdige dokumenter som kan brukes som bevis i en rettssak?
19 SAMDOK samla samfunnsdokumentasjon Etablert våren 2013 av Riksarkivaren for å følge opp stortingsmelding om arkiv Forslag til strategiske arbeidsområder Basert på innspill til Arkivverkets strategi Diskusjon i strategigruppen Samordning i den interne Samdok-gruppen Etablering av strategigrupper Område «Arkiv i e-forvaltning» Område «Kommunale arkiv» Område «Privatarkiv» Følg med på samdok.com
20 Strategigrupper
21 Prioriterte oppgaver Etablere formelt samarbeid om arkivspørsmål med KMD og Difi 2. Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 til 2010 kartlegging 3. Synkron overføring av arkivmateriale til depot 4. Felles søketjeneste i alle Noark-baserte uttrekk 5. Digitalisering av kommunalt og privat materiale - felles retningslinjer 6. Metodikk for bestandsanalyse og samfunnsanalyse for privatarkiv 7. Strategi for bevaring av bedriftsarkiv 8. Utgreiing om arbeidet med privatarkiv i Norge 9. Kompetansemiljø elektroniske arkiv 10. Tjenestegrensesnitt mot Noark Digitalisering av offentlig sektor - konsekvenser for arkiv 12. Retningslinjer for journalføring og arkivering av e-post 13. Arkivkjerne som ein felleskomponent for offentlig sektor
22 Prioriterte oppgaver Etablere formelt samarbeid om arkivspørsmål med KMD og Difi 2. Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 til 2010 kartlegging 3. Synkron overføring av arkivmateriale til depot 4. Felles søketjeneste i alle Noark-baserte uttrekk 5. Digitalisering av kommunalt og privat materiale - felles retningslinjer 6. Metodikk for bestandsanalyse og samfunnsanalyse for privatarkiv 7. Strategi for bevaring av bedriftsarkiv 8. Utgreiing om arbeidet med privatarkiv i Norge 9. Kompetansemiljø elektroniske arkiv 10. Tjenestegrensesnitt mot Noark Digitalisering av offentlig sektor - konsekvenser for arkiv 12. Retningslinjer for journalføring og arkivering av e-post 13. Arkivkjerne som ein felleskomponent for offentlig sektor
23 Prioriterte oppgaver Etablere formelt samarbeid om arkivspørsmål med KMD og Difi 2. Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 til 2010 kartlegging 3. Synkron overføring av arkivmateriale til depot 4. Felles søketjeneste i alle Noark-baserte uttrekk 5. Digitalisering av kommunalt og privat materiale - felles retningslinjer 6. Metodikk for bestandsanalyse og samfunnsanalyse for privatarkiv 7. Strategi for bevaring av bedriftsarkiv 8. Utgreiing om arbeidet med privatarkiv i Norge 9. Kompetansemiljø elektroniske arkiv 10. Tjenestegrensesnitt mot Noark Digitalisering av offentlig sektor - konsekvenser for arkiv 12. Retningslinjer for journalføring og arkivering av e-post 13. Arkivkjerne som ein felleskomponent for offentlig sektor
24 Synkron overføring av arkivmateriale til depot Behov for mer effektive og automatiserte måter å overføre digitalt materiale til depot Forstudie hos IKA Kongsberg Kartlagt interessen hos eierkommuner for Noark arkivkjerne hos IKA SAMDOK ønsker å støtte arbeidet med å konkretisere og gjennomføre dette som pilotprosjekt Riksarkivet har utarbeidet skisse til signalprosjekt i forbindelse med budsjett 2015 Tilsvarende tilnærming til arkivkjerne inngår i dette prosjektet Grunnlag for piloter i statlig sektor Mål: Etablere piloter for synkron overføring til arkivdepot innen Prosjektgruppe kommunale arkiv
25 Arkivkjerne som ein felleskomponent for offentlig sektor Tiltak: Kartlegge gjeldende krav til IKT-arkitektur i stat og kommune Utrede forutsetninger og konsekvenser for arkivkjerne som felleskomponent Krav til IKT-arkitektur Utrede deponeringsordningen og tidlig avlevering av arkivmateriale, herunder ansvars- og funksjonsdeling mellom arkivskaper og depot Mål: Utredning med anbefalinger om arkivkjerne som felleskomponent for offentlig forvaltning Anbefaling om IKT-arkitekturfor elektroniske arkiv som omfattarbåde arkivdanning og overføring til depot Prosjektgruppe for arkiv i e-forvaltning
26 Kriterier for overføring Faste tidsperioder (dagens ordning) Innebærer med jevne mellomrom å sette et kontrollert tidsskille i arkivet Innebærer utskillelse og bortsetting av eldre, uaktuelt materiale fra journal og arkiv Skarpt eller mykt skille Forberede uttrekk for avlevering/deponering Tabelluttrekk fa hele arkivperioder, dvs. alle saker avsluttet i perioden I tillegg komplett journal for samme periode, dvs. oversikten over det som ble behandlet (virksomhetens puls) Vanskelig å gjennomføre for mange Omfattende administrativ prosess, griper inn i arkivdanningen
27 Forberedelse overføring Gjennomført periodisering skarpt eller mykt Ved mykt periodeskille kan en ikke foreta periodiseringen før etter at overlappingsperioden er slutt Kun innholdet i avsluttede arkivdeler som skal være med Ikke mulig å legge til nye saker, journalposter eller dokumenter, heller ikke endre metadata Unntatt kassasjon, avgradering, utlån Uttrekket skal ikke vaskes, dvs. fjerne saker som utgår, mv. Det er tillatt å bruke skript for å oppdatere databasen, f.eks. for å avslutte alle saker hvis ikke dette har vært en del av den daglige rutinen dokumenteres i INFO.TXT
28 Forberedelse overføring (2) Sjekkliste Arkivdelen(e) skal være avsluttet, dvs. bortsatt (arkivstatus B). Alle saker skal være avsluttet (saksstatus A) eller være markert som utgått (sakstatus U). Alle journalposter skal være arkivert (journalstatus A) eller være markert som utgått (journalstatus U). Dersom uttrekket inneholder dokumentfiler, skal alle dokumenter være ferdigstilt (dokumentstatus F). Alle inngående dokumenter (dokumenttype I) og organinterne dokumenter (dokumenttype N) skal være avskrevet. Alle saker skal være klassifisert med en arkivkode (ordningsverdi), og alle de primære ordningsverdiene i en arkivdel skal tilhøre samme ordningsprinsipp.
29 Skarpt eller mykt periodeskille? Fra brownfield til greenfield
30 Utfordringer med dagens ordning Skifte av arkivsystemer og endring av avleveringsformatet skjer vanligvis flere ganger i løpet av deponeringstiden. Arkivskaper må migrere metadata og dokumenter til nye systemer De migrerte metadataeneog dokumentene tilfredsstiller ikke kravene til nye avleveringsformat Det blir gjort endringer på metadata etter at materialet er deponert, slik at det må avleveres på nytt Migrerte metadata må da trekkes ut fra dagens system, i avleveringsformatet dette er laget for
31 Alternative overføringskriterier Fortløpende utskillelse av avsluttede saker Journalposter overføres ved journalføring Årgangssnitt Ikke brukt på en viss tid Nye data siden sist
32 Konsekvenser av tidlig avlevering Hvis vi ser bort fra råderetten og krav om betjening, hva vil tidlig avlevering innebære? Ingen mulighet for å endre dokument og metadata Rutiner for håndtering av innsynsforespørslermå etableres Umiddelbart behov for tilgjengeliggjøring for arkivskaper Arkivskaper vil uansett kunne beholde en kopi for håndtering av innsynsforespørsler
33 Prioriterte oppgaver Etablere formelt samarbeid om arkivspørsmål med KMD og Difi 2. Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 til 2010 kartlegging 3. Synkron overføring av arkivmateriale til depot 4. Felles søketjeneste i alle Noark-baserte uttrekk 5. Digitalisering av kommunalt og privat materiale - felles retningslinjer 6. Metodikk for bestandsanalyse og samfunnsanalyse for privatarkiv 7. Strategi for bevaring av bedriftsarkiv 8. Utgreiing om arbeidet med privatarkiv i Norge 9. Kompetansemiljø elektroniske arkiv 10. Tjenestegrensesnitt mot Noark Digitalisering av offentlig sektor - konsekvenser for arkiv 12. Retningslinjer for journalføring og arkivering av e-post 13. Arkivkjerne som ein felleskomponent for offentleg sektor
34 Prioriterte oppgaver Etablere formelt samarbeid om arkivspørsmål med KMD og Difi 2. Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 til 2010 kartlegging 3. Synkron overføring av arkivmateriale til depot 4. Felles søketjeneste i alle Noark-baserte uttrekk 5. Digitalisering av kommunalt og privat materiale - felles retningslinjer 6. Metodikk for bestandsanalyse og samfunnsanalyse for privatarkiv 7. Strategi for bevaring av bedriftsarkiv 8. Utgreiing om arbeidet med privatarkiv i Norge 9. Kompetansemiljø elektroniske arkiv 10. Tjenestegrensesnitt mot Noark Digitalisering av offentlig sektor - konsekvenser for arkiv 12. Dokumentfangst fra e-post 13. Arkivkjerne som ein felleskomponent for offentleg sektor
35 Dokumentfangst e-post Dokumentfangst, registrering og arkivering er en av de største utfordringene i både offentlig og privat sektor, aksentuert av kommunikasjonskanaler utenfor virksomhetenes kontroll. Den omfattende e-postutvekslingen fra person til person, gjør dette til et prioritert område som det haster å få kontroll på. Mål: Foreslå konkrete tiltak innen områdene kultur, organisasjon, teknologi og lovverk og standarder som kan bidra til å øke dokumentfangsten fra e-post. Tiltak Innhente erfaringsgrunnlag fra ulike virksomheter Identifisere problemene, hvorfor er det så vanskelig med e-post Komme frem til konkrete forslag til tiltak
36 «Nei, kanskje må vi si at alt du sender og mottar på jobb, er jobbens og blir automatisk arkivert i virksomhetens sentrale arkiv. Og legge til rette for dette i gjeldende lovverk. Også må vi, hver og én av oss som jobber i en virksomhet, endre atferd, bli mer bevisste og begynne å bruke privat e- postadresse til private anliggender som kjærlighetsbrev og annet snasent vi ikke vil ha hjem i (jobb)postkassen.» «Vi i Norsk Arkivråd mener det er grunn til bekymring for denne litt nonchalante måten de fleste virksomheter lar sine ansatte håndtere e-post på. Hver og én har nå blitt sin egen arkivsjef. Hvilke e- poster vil jeg slette, hvilke tar jeg vare på og hvor lenge?» «Det kommer ikke fysiske postsekkerinn dørene lenger, det kommer e- post, i enorme mengder. Å tro at alle ansatte skal drive med arkivering med dagens informasjonsoverflod, er utopi.»
37 Utfordringer Personvernet Hovedregelen i dag at jobbmail er privat Vil avsender forholde seg til at jobbmailen ikke er privat? Evt. sende jobbmail til den private adressen? Mobile enheter med mange postkasser Har jeg kontroll på hvilken jeg bruker? Arkivforskriften har bestemmelser om personlig adressert post, 3-1 andre ledd Handler primært om holdninger, rutiner, opplæring, kultur
38 Kjennetegn ved e-postrekker 2 eller flere transaksjoner Kan sammenliknes med en samtale, hvor innholdet akkumuleres for hver transaksjon Både inngående og utgående Kan gå over kortere eller lengre tid 2 eller flere involverte Ikke nødvendigvis alle mottakere deltar aktivt Både interne og eksterne Ofte det eneste arkivtjenesten får tak i Saksbehandler kommer på at en e-postkorrespondanse bør arkiveres, og videresender siste e-post med korrespondansen som «hale» til arkivtjenesten så de kan legge dem inn Dette skaper den kanskje største utfordringen (på det vi får tak i )
39 Hva gjør vi med e-postrekker? Journalfører og arkiverer den slik vi fikk den Da har vi i alle fall arkivert det vi fikk Redigerer bort saksbehandlers videresending, men journalfører og arkiverer e-postrekken som ett dokument Splitter opp e-postrekken, journalfører og arkiverer hver enkelt transaksjon for seg Sender tilbake til saksbehandler og ber om at han/hun importerer selv For det er rutinene hos oss (?) Ber saksbehandler importere hver og en e-post som egne journalposter
40 Har systemene god nok funksjonalitet? Det er enkelt å importere e-poster til de fleste Noarksystemer i dag E-post er som oftest ad hoc-saksbehandling En forutsetning at saksbehandlere/ledere gjør det fortløpende Kan ikke basere rutinen på at e-post videresendes arkivet for registrering Kultur, holdninger, opplæring, mv. er grunnleggende Men tradisjonelle Noark-systemer har stort sett bare én måte å arkivere dokumenter på Som journalpost i en sak Ikke nødvendigvis det som er mest hensiktsmessig for å dokumentere en samtale Mangler journalposttype for når det er både interne og eksterne korrespondanseparter
41 Når kan det være greit å arkivere alt som én e-postrekke? Dersom informasjonsinnholdet er det viktigste som skal dokumenteres Hver enkelt e-post oppfyller ikke vilkårene for journalføringsplikt Dvs. hver enkelt transaksjon er ikke så viktig, men «samtalen» er viktig å få dokumentert Dersom svaret er det viktigste å dokumentere Dvs. spørsmålet i seg selv er ikke så viktig, hvem som sendte det inn, når, osv., mao. ikke journalføringspliktig Kan allikevel være viktig å dokumentere svaret som ble gitt Eneste alternativ, for det er det arkivtjenesten har fått tak i Kan også være det eneste saksbehandler har fått Men bør vi da splitte opp korrespondansen, redigere på innholdet? Hva gjør det med autentisiteten?
42 Redigere e-post ved journalføring? Justisdepartementet: Korte interne e-postar kjem saman med den sentrale e-posten fjern dei (normalt)!! Ikkje omfatta av journalføringsplikta Typisk reine oversendingar Delar av e-post utgjer uformell eller privat tekst Er teksten omfatta av saksdokumentdefinisjonen? Heng det tett saman med resten av dokumentet? Dersom to nei: berre fjern det før journalføring LovrådgiverOle Knut Løstegaard, Norsk Arkivråds høstseminar Primært begrunnet ut fra innsynsretten i offentlighetsloven Men er dette greit fra et arkivfaglig perspektiv? Er det informasjonen som er journalføringspliktig? Dokumentets autentisitet og integritet Dokumentasjon av personlige relasjoner, habilitet, osv.?
43 Hvorfor er det problematisk å arkivere som e-postrekke? Har vi kontroll på hva som har skjedd i rekken? Ved hver videresending er det mulig å endre teksten lenger ned Det kan ha vært vedlegg til én eller noen av forsendelsene Deler av korrespondansen kan ha foregått utenfor den endelige rekken Kan det være taushetsbelagt/privat informasjon et sted i rekken? Jf. hei-forvaltningen Har vi kontroll på om e-postrekken har fortsatt etter at vi fikk lagt den inn i arkivet? Er korrespondansen komplett? Har vi kontroll på hvem som legger inn hva i arkivet? Faren for dobbeltregistrering hvis saksbehandler legger inn selv Forskjellige deler av samme rekke kan legges inn av forskjellige personer Konklusjon: autentisitet og integritet er i liten grad ivaretatt
44 Hvorfor bør vi arkivere og journalføre hver enkelt e-post i korrespondansen? Større sikkerhet for at hele innholdet i korrespondansen blir med kompletthet Mister ikke vedlegg Mister ikke innhold Når det er et poeng å kunne dokumentere hvem som har sagt hva når Viser omfanget av korrespondanse Viser hva som er sendt og hva som er mottatt Fortløpende journalføring/arkivering bidrar til å sikre autentisitet Etterregistrering bidrar til å svekke autentisitet Får saksnummer fra starten av, som kan følge korrespondansen Kan hindre dobbeltregistrering dersom flere deltakerei samme virksomhet Oppsummert: journalen blir mer troverdig som bevis
45 Alternativer? Dersom det ikke er journalføringspliktig: egen registreringstype i Noark5? Utvikle egne verktøy for å gjennomføre samtale, og arkivere den slik at hvert innlegg blir arkivert som record, eller en registrering i Noark5? Endre e-postrutiner og system Sette som standard at avsender er virksomheten, bruker må manuelt endre til personlig Tagge e-poster, slik at senere e-poster i samme korrespondanse fanges automatisk Automatisk dokumentfangst? Greit ved standardiserte prosesser Verre ved ad hoc saksbehandling/ korrespondanse, så lenge e- post kan brukes privat
46 Prioriterte oppgaver Etablere formelt samarbeid om arkivspørsmål med KMD og Difi 2. Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 til 2010 kartlegging 3. Synkron overføring av arkivmateriale til depot 4. Felles søketjeneste i alle Noark-baserte uttrekk 5. Digitalisering av kommunalt og privat materiale - felles retningslinjer 6. Metodikk for bestandsanalyse og samfunnsanalyse for privatarkiv 7. Strategi for bevaring av bedriftsarkiv 8. Utgreiing om arbeidet med privatarkiv i Norge 9. Kompetansemiljø elektroniske arkiv 10. Tjenestegrensesnitt mot Noark Digitalisering av offentlig sektor - konsekvenser for arkiv 12. Retningslinjer for journalføring og arkivering av e-post 13. Arkivkjerne som ein felleskomponent for offentleg sektor
47 Digitalisering av offentlig sektor - konsekvenser for arkiv Digitalt førstevalg og digitale tjenester får konsekvenser Digital postkasse, SvarUt, Altinn Blir journalføring ivaretatt? Publikumstjenester Direkte kommunikasjon med fagsystem Selvbetjeningsløsninger Journalføring og dokumentasjon av transaksjoner Hvordan skal transaksjonene dokumenteres? Hjemmesider Dokumentasjon av informasjon til publikum Sosiale medier Journalføring og dokumentasjon av transaksjoner Mål: Handlingsplan for ivaretakelse av alle arkivfaglige sider ved digitalisering av offentlig sektor Prosjektgruppe arkiv i e-forvaltning
48 Paradigmeskifte med elektroniske arkiv Det gamle paradigmet : Arkivet er definert som de fysiske dokumentene som er mottatt, produsert og samlet gjennom virksomheten til arkivskaperen Arkivet framstår som en fysisk enhet Fokus på fysisk proveniens: Arkivskaper = arkiv Det nye paradigmet : Arkivet omfatter de elementene som har blitt knyttet sammen gjennom en saksbehandlings-eller forretningsprosess (prosessbundet informasjon) Arkivet framstår som en logisk enhet Fokus på funksjonell proveniens: Funksjon = arkiv
49 Begrepet arkivdokument ( record ) er i ferd med å endres Korrespondanse går ikke lenger via postmottakene Arkivdokumenter er ikke lenger enkle binære objekt Med assosierte metadata lagret separat Isteden får vi (har vi) strukturerte data Med data og metadata i samme innkapsling, uttrykt i XML Vi har rimelig kontroll på digitaliserte papirdokumenter Eller elektroniske dokumenter som etteraper egenskapene til papirdokumenter E-post hører til en viss grad i denne kategorien Genuint digitalt skapte dokumenter har vi i liten grad løsninger for Multimedia (dokumenter med innebygget video, lyd, mv., eks. websider) Dynamiske og interaktive dokumenter (animasjon, prøver på nett, mv.) Modeller, hvor saksbehandlingen foregår i modellen
Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet
Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet -Så hva har skjedd? Har dere funnet eposten med invitasjonen? - Ja, vi fant
DetaljerNoark 5 hvor går veien videre? Arkiv i e- forvaltning Gardermoen, 4. desember 2013 Øivind Kruse og Jon Atle Haugen
Noark 5 hvor går veien videre? Arkiv i e- forvaltning Gardermoen, 4. desember 2013 Øivind Kruse og Jon Atle Haugen Hvor står vi i dag? Noark 5 publisert i juli 2008 Nye versjoner siden, siste versjon
DetaljerSamdok samla samfunnsdokumentasjon
Samdok samla samfunnsdokumentasjon Status for Samdok- arbeidet Kommunale arkiv og Arkiv i e- forvaltning v/ Ingrid Nøstberg og Kari Frodesen SAMDOK tre parallelle delprosjekter Arkiv i e- forvaltning Kommunale
DetaljerNoark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag. 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1
Noark-5 hva blir det til? Ståle Prestøy IKA Trøndelag 23. mai 2007 Noark-5 - hva blir det til? 1 Hvorfor Noark-5? Generell teknologisk utvikling (1998-2006) Flere organ i samme database Sikring av dokumenters
DetaljerPeriodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms
Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling
DetaljerSamdok samla samfunnsdokumentasjon
Samdok samla samfunnsdokumentasjon Tjenestegrensesnitt mot Noark 5 DELPROSJEKT Arkiv i e-forvaltning KDRS-dag 5. november 2015 Hans Fredrik Berg, Riksarkivet Samla samfunnsdokumentasjon SAMDOK Kommunale
DetaljerNoark 5 tjenestegrensesnittet Hvor er vi nå?
Noark 5 tjenestegrensesnittet Hvor er vi nå? 01. april 2019 Øivind Kruse, arkivar Bakgrunn Noark Noark 1-4 (1984-2008) Kravspesifikasjon for system for elektronisk journalføring Definert uttrekksformat
DetaljerSaksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring
Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen 11.11.2015 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1 Saksbehandling Verdi som
DetaljerSamdok samla samfunnsdokumentasjon
Samdok samla samfunnsdokumentasjon Deponering og mellomlangsik/g lagring DELPROSJEKT Arkiv i e- forvaltning Samdok- konferansen 4. desember 2013 Hans Fredrik Berg, Riksarkivet Deponering Deponering skal
DetaljerNoark mars Øivind Kruse, arkivar
Noark 5 29. mars 2019 Øivind Kruse, arkivar Bakgrunn Noark 1-4 (1984-2008) Kravspesifikasjon for system for elektronisk journalføring Definert uttrekksformat for langtidsbevaring fra Noark-3 (1994) Tillot
DetaljerDokumentfangst i praksis
Dokumentfangst i praksis Hvordan få kontroll på arkivverdig informasjon fra e-post, SMS, nettsider og sosiale medier? IKATs Kontaktseminar 22. 23. mai 2014 Noark 5 Første versjon ble publisert sommeren
DetaljerSAMDOK. Riksarkivarens program for helhetlig samfunnsdokumentasjon. KDRS samling Trondheim 4.-5. juni 2014 Kari Frodesen/Ingrid Nøstberg
SAMDOK helhetlig samfunnsdokumentasjon SAMDOK Riksarkivarens program for helhetlig samfunnsdokumentasjon KDRS samling Trondheim 4.-5. juni 2014 Kari Frodesen/Ingrid Nøstberg Tema Arkivmeldingens føringer
DetaljerKontaktkonferansen 2015
Kontaktkonferansen 2015 Orientering pr mars 2015 Anne Overland, daglig leder IKA Trøndelag Orientering pr mars 2015 SAMDOK=samla samfunnsdokumentasjon For 2015 har strategigruppene valgt ut totalt 12 områder
DetaljerNOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi
NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende
DetaljerPERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV
PERIODISERING AV ELEKTRONISK JOURNAL OG ARKIV Kontaktseminar 2007 av Frøydis Antonens, IKAT Arkivforskriften Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når en periode blir avsluttet i elektronisk
DetaljerNOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi
NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende
DetaljerInstruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS
Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS Følgende retningslinjer skal følges ved deponering og/eller avlevering av elektroniske arkiver
DetaljerSamdok samla samfunnsdokumentasjon
samla samfunnsdokumentasjon D E L P R O S J E K T Arkiv i e-forvaltning 1. Kva er gjort så langt? 1 av 6 September Ca. 15.09 Prosjektleiarar på plass 11.-13.09 KAI-konferansen 2013, Arkiv i endring. Riksarkivaren
DetaljerHva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA
Hva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA NOARK-5 Litt historikk Fra og med 1. oktober 2002 er det bestemt gjennom Riksarkivarens forskrift, kapittel IX Elektronisk arkivering
DetaljerSynkron overføring - Digitalt skapt materiale fra kommunene. Petter B. Høiaas Rådgiver, IKA Kongsberg
Synkron overføring - Digitalt skapt materiale fra kommunene Petter B. Høiaas Rådgiver, IKA Kongsberg Hva er synkron overføring? «forenkle og effektivisere prosessene rundt arkivdanning i kommunal sektor»
DetaljerEVALUERING AV NORSK ARKIVSTANDARD
EVALUERING AV NORSK ARKIVSTANDARD Høstseminar, Norsk Arkivråd Oslo, 17. oktober 2018 Sveinung Fjose og Øyvind N. Handberg sveinung@menon.no, oyvind@menon.no OVERSIKT Evaluering av Norsk Arkivstandard Kort
DetaljerRetningslinjer for deponering og avlevering av digitalt arkiv. Kontaktkonferansen 2018 Arkiv Troms v/jan Grav, IT-rådgiver
Retningslinjer for deponering og avlevering av digitalt arkiv Kontaktkonferansen 2018 Arkiv Troms v/jan Grav, IT-rådgiver Ny arkivforskrift pr 01.01.18 Har vært lite revidert siden 1999 Tilpasset digitaliseringen
DetaljerPeriodisering Petter Pedryc
Periodisering 30.10.2009 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no Periodisering hvorfor. Plasshensyn Gjelder primært for arkivdeler på papir kun delvis aktuell grunn i forhold til databaser Informasjonseffektivitet
DetaljerBevaring av dokumentasjon i læringssystemer Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet
Bevaring av dokumentasjon i læringssystemer 18.02.2010 Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet Læringsplattformer Digitale støttesystemer for undervisningsformål Brukes særlig for å administrere brukere og innhold
DetaljerSamdok samla samfunnsdokumentasjon
Samdok samla samfunnsdokumentasjon RAPPORT 2014 PRIORITERT OPPGAVE Arkiv i (3) Synkron avlevering (KOMM) /IKA Kongsberg Utarbeidet av Gunnar Urtegaard/Kari Frodesen Rapportdato 12.01.2015 1 av 7 OPPGAVE
DetaljerHvordan bruke Noark 5 i en systemanskaffelse Behovsanalyse, prosessanalyse og kravspesifikasjon
Hvordan bruke Noark 5 i en systemanskaffelse Behovsanalyse, prosessanalyse og kravspesifikasjon IKA Rogaland kontaktkonferanse 02.06.16 Øivind Kruse Riksarkivet (Foilsettet i samarbeid med Bjørn Kummeneje)
DetaljerSamdok. Samdok og. Arkiv i e-forvaltning. KDRS-samling 14. november 2013. Arkiv i e-forvaltning. Hans Fredrik Berg, Riksarkivet http://samdok.
Samdok samla samfunnsdokumentasjon Samdok og Arkiv i e-forvaltning DELPROSJEKT Arkiv i e-forvaltning KDRS-samling 14. november 2013 Hans Fredrik Berg, Riksarkivet http://samdok.com Innhold Bakgrunn Riksrevisjonens
DetaljerØivind Kruse, Arkivverket PROVENIENS FOR FREMTIDEN ET PRINSIPP SOM STÅR FOR FALL?
Øivind Kruse, Arkivverket 02.11.16 PROVENIENS FOR FREMTIDEN ET PRINSIPP SOM STÅR FOR FALL? Hvem er jeg? Stilling: Arkivar i seksjonen Dokumentasjonsforvaltning, i avdeling Forvaltning i Arkivverket Forvaltning
DetaljerBLIR DET ENDELIG ORDEN PÅ DE ENORME DATAMENGDENE? Sett i lyset av Arkivverkets forslag om earkiv 16.03.2015
BLIR DET ENDELIG ORDEN PÅ DE ENORME DATAMENGDENE? Sett i lyset av Arkivverkets forslag om earkiv 16.03.2015 Eiliv SVEEN Consulting Senior Manager, Information Management Kristine Synnøve BRORSON Consulting
DetaljerOrdliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk
Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode
Detaljer1 Stemningsrapport fra konferansen Arkiv i e-forvaltning Møteplan for våren Samdok Side 1 av 5. Agenda:
Agenda: Tilstede: Forfall: Referent: Overordnet mål for møtet: Fortsatt prioritering av temaer Elisabeth Gade (KS / Skedsmo kommune) Hans Fredrik Berg (Riksarkivet) Ole Martin Rønning (LLP/ArbArk) Tor
DetaljerHva er et godt arkiv? Forbedringsarbeid i praksis
Hva er et godt arkiv? Forbedringsarbeid i praksis Pétur Kristjánsson, seniorrådgiver, Seksjon for dokumentasjonsforvaltning, Arkivverket IKAMR Kontaktkonferansen 29. mai 2018 1 Organisering av Arkivverket
DetaljerSamdok samla samfunnsdokumentasjon. Arkivarkitektur. Samdok-konferansen 12. november Hans Fredrik Berg, Riksarkivet.
Samdok samla samfunnsdokumentasjon Arkivarkitektur Samdok-konferansen 12. november 2015 DELPROSJEKT Arkiv i e-forvaltning Hans Fredrik Berg, Riksarkivet http://samdok.com Hensikt Finne arkivets plass i
DetaljerARKIVVERKETS EARKIV- PROSJEKT : STATUS
ARKIVVERKETS EARKIV- PROSJEKT : STATUS Tor Anton Gaarder Oslo 21. oktober 2015 Litt om meg: Status earkiv? Hvorfor? Hva er det? Når kommer det? Hva sier statsbudsjettet? Programkategori 08.20 i kulturdepartementets
DetaljerSAMDOK- prosjektet. Prioriterte oppgåver Oppdatert pr 15/10. Samdok - vedtekne prioriteringar 2014 (rev. pr 15/10)
1 SAMDOK- prosjektet Prioriterte 2014 Oppdatert pr 15/10 2 Innhald Bakgrunn 3 (1) Formelt samarbeid med KMD og Difi om arkivspørsmål 4 (2) Etterslep digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 til
DetaljerHvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner
KDRS samling 23-24.05.2011 Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner HELHETLIG LØSNING FOR NORSKE KOMMUNER Moderne og effektiv
DetaljerFullelektroniske arkiv og overgang til Noark 5 Anskaffelse av arkivsystem
Fullelektroniske arkiv og overgang til Noark 5 Anskaffelse av arkivsystem Kontaktkonferansen 6. mai 2014 Øivind Kruse Seksjon for elektronisk arkivdanning Bevarings- og tilsynsavdelingen Tema Fullelektroniske
DetaljerNoark-5. KDRS 14.6.2012 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no
Noark-5 KDRS 14.6.2012 Petter Pedryc petter.pedryc@ika-trondelag.no Utgangspunkt Fokus for dagen: Noark-5. Jeg skal her forsøke å si noe om hva det var tenkt å være, hva det er i dag, og hvordan man bør
DetaljerBevaring av fagsystem og Noark 5
Bevaring av fagsystem og Noark 5 Thomas Sødring Førsteamanuensis Arkiv Høyskolen i Oslo og Akershus thomas.sodring@jbi.hio.no P-R428 22452610/99570472 1/34 I dag skal vi Litt om HiOA Snakke litt om Fra
DetaljerFagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund
Fagsystemer Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Funn sikring av elektronisk arkivmateriale Kommunene og fylkeskommunene mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer
DetaljerDel 3: Noark 5-basert databasestruktur
Del 3: Noark 5-basert databasestruktur Oppgaven består av en CREATE-del, en INSERT-del og en SELECT-del. CREATEdelen går ut på å lage en databasestruktur etter spesifikasjonene i Noark 5. Strukturen er
DetaljerNytt om elektronisk arkiv og deponering. v/tormod Engebu, IKAVA
Nytt om elektronisk arkiv og deponering v/tormod Engebu, IKAVA Status IKAVAs depot Status IKAVAs depot Totalt 83 systemer mottatt hvorav 20 innkommende til nå i år! God blanding av fag og sak/arkiv-systemer
DetaljerPer Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv
Per Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, pih@sft.no Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv Statens forurensningstilsyn (SFT) Ca 310 ansatte Endrer navn til Klima- og forurensningsdirektoratet
DetaljerSAMDOK-prosjektet. Samdok - vedtekne prioriteringar 2014
1 SAMDOK-prosjektet Prioriterte oppgåver 2014 2 Innhald Bakgrunn 3 Etablera formelt samarbeid om arkivspørsmål med KMD og Difi. 4 Digitalt skapt materiale i kommunal sektor 1985 til 2010- kartlegging 5
DetaljerNye arkivforskifter. Monika Kurszus Håland Fagdag onsdag 30.mai 2018
Nye arkivforskifter Monika Kurszus Håland Fagdag onsdag 30.mai 2018 Forskrift om offentlege arkiv Ny arkivforskrift ble vedtatt av Kongen i statsråd 15. desember 2017 og forskriften har hjemmel i arkivloven
DetaljerSamdok samla samfunnsdokumentasjon
samla samfunnsdokumentasjon D E L P R O S J E K T Arkiv i e-forvaltning 1. Kva er gjort så langt? 1 av 8 September Ca. 15.09 Prosjektleiarar på plass 11.-13.09 KAI-konferansen 2013, Arkiv i endring. Riksarkivaren
DetaljerHvorfor ny versjon av Noark?
Noark 5 15. april 2008 Hvorfor ny versjon av Noark? Noark 4 viste seg å ha en del svakheter: Problematisk med flere organer i samme Noark 4-installasjon. Sak journalpost dokument for lite fleksibel. Avleveringskravene
DetaljerSAMDOK. Riksarkivarens program for helhetlig samfunnsdokumentasjon. Kontaktkonferansen 2014 IKA Trøndelag 21. mai Kari Frodesen
SAMDOK Riksarkivarens program for helhetlig samfunnsdokumentasjon Kontaktkonferansen 2014 IKA Trøndelag 21. mai Kari Frodesen Tema Strategi 2014 2017 Samdok bakgrunn og status Signalprosjekt 2015 Prioriteringer
DetaljerNoark 5 og fagsystemer. Anne Mette Dørum Riksarkivet, Bevarings- og tilsynsavdelingen
Noark 5 og fagsystemer Anne Mette Dørum Riksarkivet, Bevarings- og tilsynsavdelingen 1 Strategi 2014: Digital arkivdanning Grunnlaget for bevaring, legges i arkivdanningen. Komplekse elektroniske systemer
DetaljerHvor mange Noark 5- kjerner trenger en virksomhet? Riksarkivarens SAMDOK- konferanse 2013. Anne MeAe Dørum Spesialrådgiver KS
Hvor mange Noark 5- kjerner trenger en virksomhet? Riksarkivarens SAMDOK- konferanse 2013 Anne MeAe Dørum Spesialrådgiver KS KS visjon En selvstendig og nyskapende kommunesektor Om Noark- standarden Tidslinje
DetaljerDEN DIGITALE TIDSALDER
DEN DIGITALE TIDSALDER Riksarkivar Inga Bolstad 2. juni 2015 Innhold Utfordringer i dag Status helhetlig samfunnsdokumentasjon Hvorfor helhetlig samfunnsdokumentasjon Status: analogt arkivmateriale Status:
DetaljerArkivplan - internkontroll
Arkivplan - internkontroll Pål Mjørlund Kommunearkivkonferansen 2018 Disposisjon Hvorfor har vi internkontroll? Kvalitet i arkiv Verktøy for å sikre internkontroll Hva er internkontroll? Rådmannens internkontroll
DetaljerJournalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet
Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring
DetaljerFagsystemer. Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Fagsystemer Bevaringsutfordring digitalt skapte arkiver Sak- og arkivsystem - Alle systemer som er godkjent etter Norsk Arkivstandard (Noark) Ca 10% av alle systemet i kommunene er Noark-systemer Fagsystemer
DetaljerOvergang fra papirarkiv til digitale arkiv. IKA Finnmark, 26. september 2017
Overgang fra papirarkiv til digitale arkiv IKA Finnmark, 26. september 2017 INFORMASJONSFORVALTNING KARI REMSETH KARILREMSETH@GMAIL.COM 03.10.2017 IKA FINNMARK 26.09 1 Agenda I grove trekk. Hva er et digitalt/fullelektronisk
DetaljerEgenerklæringsskjema for godkjenning av Noark 5-løsning
Egenerklæringsskjema for godkjenning av Noark 5-løsning Egenerklæringsskjemaet skal fylles ut av den som søker Riksarkivaren om godkjenning av en Noark 5-løsning (leverandører, utviklere, organ som har
DetaljerPeriodisering av elektronisk arkiv. Arkivfaglig seminar Rica Dyreparken Hotell 29. mai 2013
Periodisering av elektronisk arkiv Arkivfaglig seminar Rica Dyreparken Hotell 29. mai 2013 Hva er periodisering? Periodisering innebærer at arkivet og journalføringen deles inn i tidsbolker (perioder)
DetaljerFOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no
Noark 5 i praksis Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Oversikt Innledning om arkivprosjektet Hva er forskjellen mellom sak/arkivsystemer og arkiv i fagsystem? Erfaringer med Noark 5 Hvordan Noark 5-standarden
DetaljerPeriodisering, bortsetting og avlevering
Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning
DetaljerArkivverket Dokumentasjonsforvaltning - ny struktur. Kjetil Reithaug Fagdirektør Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning,
Arkivverket Dokumentasjonsforvaltning - ny struktur Kjetil Reithaug Fagdirektør Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning, Ansvar og hovedoppgaver Forvaltning (avdelingen): Ansvar for Arkivverkets tjenester
DetaljerArkiv i e- forvaltning. Agenda 2014
Arkiv i e- forvaltning Agenda 2014 Ivar Fonnes 01.12.2013 Agenda 2014: Innhold Temaer Hva har vi få* +l? Hva har vi ikke få* +l? Grunnleggende faglig basis U8ordringer og agenda Hvem er vi? Svar: Det norske
DetaljerNordland. en arkivversting?
Nordland en arkivversting? Bolk 2 Tilsynsmetodikken Risikobasert utvelgelse av tilsyn Planer for 2019 Ti tips for en god dokumentasjonsforvaltning Spørsmål Tilsynsmetodikken Risikobasert utvelgelse av
DetaljerReviderte forskrifter pr : Arkivforskriften Riksarkivarens forskrift
Reviderte forskrifter pr. 01.01.2018: Arkivforskriften Riksarkivarens forskrift Kommentar til prioritering av arbeid nå. Geir Magnus Walderhaug, Region øst Arkivforskriften - lite nytt Litt mindre detaljert
DetaljerKjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER
Kjetil Reithaug Fagdirektør Dokumentasjonsforvaltning NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER Kjetil Reithaug Statsarkivar Statsarkivet i Kristiansand NORSK ARKIVRÅD MEDLEMSMØTE I BODØ 10. NOVEMBER
DetaljerI paragrafenes tegn. Arkivloven med et «kommunalt/fylkeskommunalt» perspektiv Norsk Arkivråd, seminar mars 2014
I paragrafenes tegn Arkivloven med et «kommunalt/fylkeskommunalt» perspektiv Norsk Arkivråd, seminar 18. 19 mars 2014 Kort om meg Elisabeth Gade Arkivleder i landets 14. største kommune Skedsmo kommune
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Telemark fylkeskommune Postboks 2844 3702 SKIEN Dato 28.06.2018 Din ref. Vår ref. 2018/2514 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerNoark 5 Tjenestegrensesnitt. aka Noark 5v4
Noark 5 Tjenestegrensesnitt aka Noark 5v4 IKA Hordaland 24.04.2017 thomas.sodring@hioa.no 1/18 Kjernen i arkivering Referanse Kontekst Proveniens Struktur Stabilitet Integritet Autentisitet Verdi som bevis
DetaljerEndelig tilsynsrapport og varsel om pålegg
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Namsos kommune Rådmann Ketil Sørvig Serviceboks 1006 7809 NAMSOS Dato 12.07.2018 Din ref. 2018/1127-5 Vår ref. 2018/1560 Saksbehandler Sigrun Rasmussen Endelig
DetaljerSamdok Delprosjekt Kommunale arkiv Metodikk for bevaring fra kommunale fagsystem (Pleie og omsorgssektoren) Sigve Espeland, IKA Rogaland
Samdok 2017 - Delprosjekt Kommunale arkiv Metodikk for bevaring fra kommunale fagsystem (Pleie og omsorgssektoren) Sigve Espeland, IKA Rogaland Famling før start... Hvor begynner jeg? Omfattende prosjekt
DetaljerSAMDOK prosjekt, partnerskap og utviklingsarena
SAMDOK helhetlig samfunnsdokumentasjon «Arkiv i endring» SAMDOK 2015-2017 prosjekt, partnerskap og utviklingsarena IKA Finnmark Kontaktkonferansen 2017 Kari Frodesen Hvorfor SAMDOK? Tre hovedutfordringer
DetaljerArkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier
Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier Turid Holen, IKAVA Spesielle dokumenttyper: sms, mms, chat, facebook, twitter mv. I hvilken grad og på hvilken måte skal disse dokumenttypene
DetaljerRiksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet
Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer
Audnedal kommune Konsmogarden 6 4525 KONSMO Din ref. Vår ref. Dato 2017/14356 MARERV 29.01.2018 Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer Vi takker for godt samarbeid i forbindelse med tilsynet.
DetaljerPeriodisering ESA og ephorte
Periodisering ESA og ephorte Workshop Vi gir deg en full oversikt over hva som må gjøres i forbindelse med periodisering Frank Strøm (seniorkonsulent, EVRY) Nina Farahi (seniorkonsulent, EVRY) Kristian
DetaljerI denne artikkelen får vi en innføring i arbeidet med Noark-standarden, og med fokus på kravene til godkjenning og hvilke konsekvenser dette gir.
Noark en felles arkivstandard for offentlig forvaltning Av Tor Anton Gaarder, Riksarkivet I denne artikkelen får vi en innføring i arbeidet med Noark-standarden, og med fokus på kravene til godkjenning
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Songdalen kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO SONGDALEN KOMMUNE Songdalsvegen 53 4645 NODELAND Dato 10.10.2018 Din ref. Vår ref. 2018/9429 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerKommunereformen arkivmessige utfordringer. Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS
Kommunereformen arkivmessige utfordringer Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Vil kommunereformen medføre utilsiktet arkivtap? 2 KS interessepolitiske posisjoner for arkiv og dokumentbehandling KS mener
DetaljerKonseptutredning om modernisering av arkivvedlikehold og overføring til depot (MAVOD)
Konseptutredning om modernisering av arkivvedlikehold og overføring til depot (MAVOD) NorDig Stockholm oktober 2017 Tor Anton Gaarder 1 Problemområdet er bare en del av verdikjeden Arbeidsprosesser for
DetaljerElektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18.
Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. november 2009 Dokumentasjon/fagsystemer/NOARK Hva er dokumentasjon
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar
DetaljerSjekkliste Trondheim kommune. Arkivering ved anskaffelse av nye fagapplikasjoner eller oppgradering av eksisterende
Sjekkliste Trondheim kommune Arkivering ved anskaffelse av nye fagapplikasjoner eller oppgradering av eksisterende Listen beskriver en trinnvis prosess som må gjennomgås ved utvikling av ett nytt system
DetaljerPRESENTASJON Uttrekk og bevaring av eldre fagsystem med dots kjernen
UTTREKK OG BEVARING FRA ELDRE FAGSYSTEM 21 nov 2012 KDRS Samling PROSJEKT Prosjektet fokuserer på utfordringen knyttet til bevaring av fagsystem slik beskrevet i Riksrevisjonens rapport. Prosjektets har
DetaljerValidering Noark 5-uttrekk Gjemnes kommune etter innlevering til Digitalt Depot IKAMR Torbjørn Aasen, IT-rådgiver
Validering Noark 5-uttrekk Gjemnes kommune etter innlevering til Digitalt Depot IKAMR 01.06.2016 Torbjørn Aasen, IT-rådgiver Arkivlov med forskrifter VIII. Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som
DetaljerErfaringer med bruk av Noark 5 -om et utviklingsprosjekt i NAV
Erfaringer med bruk av Noark 5 -om et utviklingsprosjekt i NAV Olav Sataslåtten Seksjonssjef NAV Drift og Utvikling/Fagportalprogrammet Norsk Arkivråds Høstseminar 2009 Bakgrunn NAV søkte opprinnelig Riksarkivet
DetaljerRetningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms
Retningslinjer for avlevering av elektronisk arkivmateriale til Interkommunalt arkiv Troms 1. Generelt om retningslinjene I arkivforskriften 5-12 heter det at kommuner og fylkeskommuner skal spesifisere
Detaljer1. Hva betyr det at en løsning er Noark 5-godkjent?
1. Hva betyr det at en løsning er Noark 5-godkjent? I følge arkivforskriften 2-9 skal løsninger for elektronisk journalføring og arkivering av saksdokumenter i offentlig forvaltning tilfredsstille kravene
DetaljerEgenerklæringsskjema for godkjenning av Noark 5-løsning
Egenerklæringsskjema for godkjenning av Noark 5-løsning Egenerklæringsskjemaet skal fylles ut av den som søker Riksarkivaren om godkjenning av en Noark 5-løsning (leverandører, utviklere, organ som har
DetaljerStortingsmelding om arkiv -kva no? Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd
Stortingsmelding om arkiv -kva no? Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Hva er Norsk Arkivråd? Landets største arkivfaglige interesseorganisasjon For alle som arbeider med eller er interessert
DetaljerInnspill til utvalget for endring av arkivloven. Camilla Knudsen Tveiten
Innspill til utvalget for endring av arkivloven Camilla Knudsen Tveiten 11.01.2018 Medlemsmøtene Mange felles utfordringer og forbedringsforslag Ulikheter i regionene Noen er nærmere «der ting skjer» Andre
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Lenvik kommune
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Lenvik kommune v/ Hennie Eidissen Dato 22.03.2019 Din ref. Vår ref. 2018/10662 Saksbehandler PETKRI/DOFO Endelig tilsynsrapport og pålegg om
Detaljerkommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie
kommunesamling 6. Juni 2007 Svein Amblie Hva er fagsystemer De eldste fagsystemene som vi kjenner er registrene for håndtering av ulike typer enkle data Det i dag kaller fagsystem favner over en rekke
DetaljerKonseptutredning om modernisering av arkivvedlikehold og overføring til depot (MAVOD) Presentasjon for KDRS 13. juni 2017
Konseptutredning om modernisering av arkivvedlikehold og overføring til depot (MAVOD) Presentasjon for KDRS 13. juni 2017 1 Kort om forhistorien og metodikk - Prosjektveiviseren - Utredningsinstruksen
DetaljerKommunereform og andre ting. Lars-Jørgen Sandberg statsarkivar i Oslo
Kommunereform og andre ting Lars-Jørgen Sandberg statsarkivar i Oslo Arkiv kan gå tapt i kommunereformen Rådmennenes skjulte milliongjeld Fra to kronikker i Kommunal Rapport 2014 og 2015 Arkivstatistikken
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Moss kommune
Moss kommune Postboks 175 1501 MOSS Din ref. Vår ref. Dato 17/4523-5- MAM 2017/14508 PETKRI 08.01.2018 Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Moss kommune Arkivverket gjennomførte 10.10.2017
DetaljerNoark-standarden. Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS
Noark-standarden En grunnleggende gjennomgang Norsk Arkivsystem => Norsk Arkivstandard - En historisk oversikt 1984 Noark 1: Krav.spek elektronisk journalføring 1987 Noark 2: Nye rapporter 1994 Noark 3:
DetaljerNoark 5. ein ny standard ein ny røyndom
Noark 5 ein ny standard ein ny røyndom Disposisjon Litt om leserettleiinga. Kva er Noark 5? Kvifor lese standarden? Førebuing Lage kravspesifikasjon Leserettleiinga Er finansiert av Norsk Arkivråd og Riksarkivet.
DetaljerKOMMUNEREFORM ARKIV OG DOKUMENTASJONSFORVALTNING. FASE II Hva må gjøres etter at vedtak om sammenslåing er fattet?
KOMMUNEREFORM ARKIV OG DOKUMENTASJONSFORVALTNING FASE II Hva må gjøres etter at vedtak om sammenslåing er fattet? 1 Sammenslåingsfasen Arkivverkets tilsynsvirksomhet og utfordringer i kommunal sektor Den
DetaljerInnføring av earkiv i offentlig forvaltning
Riksarkivet 20.1.2015 Innføring av earkiv i offentlig forvaltning Kortversjon av rapport datert 19. januar 2015 av Sopra-Steria på oppdrag fra og i samarbeid med Riksarkivet. Innspill fra Arkivverket til
DetaljerSamdok samla samfunnsdokumentasjon
Samdok samla samfunnsdokumentasjon RAPPORT 2014 PRIORITERT OPPGAVE Strategigruppe kommunale arkiv Utarbeidet av Rapportdato 1 av 5 OPPGAVE Ansvarlig strategigruppe Arbeidsgruppens leder Gruppens medlemmer
DetaljerNorsk Arkivråd Frokostmøte om e-postfangst kommentarer til rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK. 12. februar 2015 Jorunn Bødtker
Norsk Arkivråd Frokostmøte om e-postfangst kommentarer til rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK 12. februar 2015 Jorunn Bødtker Arbeidsgruppens mandat Foreslå konkrete tiltak innenfor områdene kultur, organisasjon,
Detaljer