VEDTEKTER for Den Norske Krigsforsikring for Skib - Gjensidig Forening

Transkript

1 VEDTEKTER for Den Norske Krigsforsikring for Skib - Gjensidig Forening ARTICLES OF ASSOCIATION for Den Norske Krigsforsikring for Skib - Gjensidig Forening -Vedtatt i generalforsamlingen 20. juni 2007 med endringer vedtatt i generalforsamling 3. juni Adopted in the general meeting 20 June 2007 with amendments adopted in general meeting 3 June 2010 DNK org. nr

2 INNHOLD Kapittel 1 Firma, formål og medlemskap 3 Kapittel 2 Foreningens organer 4 Kapittel 3 Premier og tilskudd, regnskap og økonomi 10 Kapittel 4 Krisebestemmelser 11 Kapittel 5 Diverse bestemmelser 12 CONTENTS Chapter 1 Name, object and membership 14 Chapter 2 The governing bodies of the association 15 Chapter 3 Premium and additional calls, accounts and finance 21 Chapter 4 Provisions in times of crises 23 Chapter 5 Miscellaneous provisions 24 2

3 KAPITTEL 1 FIRMA, FORMÅL OG MEDLEMSKAP 1-1 Foretaksnavn og forretningskontor Foreningens foretaksnavn er Den Norske Krigsforsikring for Skib Gjensidig Forening ("Foreningen"). Forretningskontoret er i Oslo kommune. 1-2 Formål - virksomhet Foreningen har som formål og virksomhet å forsikre på gjensidig basis mot terror-, krigsfare og lignende farer interesser knyttet til skip, boreplattformer og andre lignende flyttbare innretninger som nevnt i lov om sjøfarten av 24. juni 1994, 507 (heretter med et fellesnavn kalt skip i disse vedtekter). Foreningen kan også forsikre interesser knyttet til byggekontrakter og skip under bygging eller ombygging. 1-3 Forsikringer som Foreningen kan overta Styret bestemmer innenfor formålet i henhold til 1-2 hvilke typer forsikringer som skal tilbys medlemmene og hvilke skip, byggekontrakter og skip under bygging eller ombygging som kan forsikres i Foreningen. Styret skal fastsette retningslinjer for hvilke forsikringer Foreningen kan overta. Styret kan når som helst vedta endringer i retningslinjene. Styret kan la endringene få virkninger også for de løpende forsikringene. Forsikringer som ikke lenger tilfredsstiller retningslinjene fastsatt av styret, skal ikke fornyes ved neste forfall. Styret kan til en hver tid beslutte å si opp løpende forsikringer uten å angi noen grunn for oppsigelsen. Oppsigelsesfristen skal være minst 14 dager, hvis ikke en kortere frist er fastsatt i forsikringsvilkårene for den enkelte forsikringsavtale. 1-4 Medlemskap i Foreningen Medlem av Foreningen er enhver direkte forsikringstaker, med mindre annet uttrykkelig er avtalt. Rettigheter og forpliktelser knyttet til medlemskapet i Foreningen gjelder den som er medlem, med mindre annet er fastsatt i disse vedtekter. Alle medforsikrede under en polise (forsikringsavtale) unntatt panthavere er solidarisk ansvarlige sammen med medlemmet for premiebetalingen og alle øvrige økonomiske forpliktelser i henhold til polisen (forsikringsavtalen), med mindre noe annet er godkjent av Foreningens styre i det enkelte tilfelle. Medlemskapet gjelder fra det tidspunktet forsikringen trer i kraft og så lenge forsikringen løper. Medlemmenes ansvar for Foreningens forpliktelser kan bare gjøres gjeldende av Foreningen. Ved uttreden av Foreningen er medlemmet ikke berettiget til noen andel i Foreningens egenkapital eller overskudd. 3

4 KAPITTEL 2 ORGANER 2-1 Foreningens organer Foreningens organer er generalforsamling, styre, kontrollkomité revisjonsutvalg og valgkomité. Foreningen skal ha en administrerende direktør. 2-2 Ordinær generalforsamling Ordinær generalforsamling holdes hvert år innen utgangen av juni måned. På den ordinære generalforsamling behandles og avgjøres de saker som er nevnt i 2-4. Årsregnskap, årsberetning, revisjonsutvalgets uttalelse om forlaget til valg av revisor og revisjonsberetning skal senest åtte dager før den ordinære generalforsamling sendes alle medlemmer med kjent adresse. På den ordinære generalforsamling skal disse dokumentene utdeles til møtende som ikke har fått dokumentene på forhånd. 2-3 Ekstraordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling holdes når styret bestemmer det, eller når det til behandling av et bestemt angitt emne skriftlig kreves av revisor eller medlemmer som samlet representerer minst en tidel av det totale antall stemmer. Styret skal sørge for at generalforsamlingen holdes innen en måned etter at krav som nevnt er fremsatt. 2-4 Generalforsamlingens funksjoner Generalforsamlingen er Foreningens høyeste myndighet. Generalforsamlingen skal vedta instruks for kontrollkomitéen. I den ordinære generalforsamling skal følgende saker behandles og avgjøres: 1. Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen 2. Anvendelse av overskudd eller dekning av underskudd i henhold til den godkjente balansen og 3-3 og 3-4 i vedtektene 3. Valg av medlemmer og varamedlemmer til styret og fastsettelse av styremedlemmenes og varamedlemmenes godtgjørelse 4. Valg av revisor og fastsettelse av revisors godtgjørelse 5. Valg av medlemmer til kontrollkomitéen og fastsettelse av deres godtgjørelse 6. Valg av medlemmer av valgkomitéen og fastsettelse av deres godtgjørelse 4

5 7. Andre saker som er nevnt i innkallingen 8. Andre saker som etter lov eller vedtekter hører inn under generalforsamlingen 9. Kontrollkomitéens innberetning til generalforsamlingen. 2-5 Medlemmenes møte- og stemmerett på generalforsamling Rett til å møte og avgi stemme på generalforsamlingen har ethvert medlem av Foreningen. Medlemmet kan møte selv eller ved fullmektig etter eget valg. Fullmektigen må legge frem skriftlig og datert fullmakt. Hvert medlem har én stemme inntil inntegnet forsikringsbeløp NOK deretter ytterligere én stemme for hver påbegynt NOK Ved beregning av forsikringsbeløp skal bare tas hensyn til forsikringssum (takst) for kaskoforsikringen. Forsikring av interesse i nybygging, forsikring av kasko eller fraktinteresse og forsikring av frakt gir ikke stemmerett. 2-6 Innkalling til generalforsamling Skriftlig innkalling til generalforsamling skal være sendt til alle medlemmer med kjent adresse senest åtte dager før møtet skal holdes. Innkallingen skal angi tid og sted for møtet og bestemt angi de saker som skal behandles på generalforsamlingen. Forslag om å endre vedtektene skal gjengis i innkallingen. 2-7 Medlemmenes rett til å få saker behandlet på generalforsamling Et medlem har rett til å få behandlet på generalforsamlingen en sak som er meldt skriftlig til styret i så god tid at den kan tas med i innkallingen. Har innkallingen allerede funnet sted, skal det sendes ut ny innkalling dersom det er minst en uke igjen til generalforsamlingen skal holdes. 2-8 Gjennomføring av generalforsamling Generalforsamlingen åpnes av styrets leder eller den styret har utpekt. Generalforsamlingen skal velge en møteleder, som ikke behøver å være medlem av Foreningen. Den som åpner møtet, skal før første avstemning, enten selv eller ved fullmektig, opprette en fortegnelse over de møtende medlemmer og representanter for medlemmer med oppgave over hvor mange stemmer hver av dem representerer. Denne fortegnelse anvendes inntil den måtte bli endret av generalforsamlingen. 5

6 En beslutning av generalforsamlingen krever flertall av de avgitte stemmer, om ikke annet er bestemt i loven eller i disse vedtektene. Står stemmetallet likt, gjelder det som møtelederen slutter seg til, også når denne ikke har stemmerett. Ved valg anses den eller de valgt som får flest stemmer. Generalforsamlingen kan på forhånd bestemme at det skal holdes ny avstemning dersom ingen får flertall av de avgitte stemmer. Står stemmetallet likt, treffes avgjørelsen ved loddtrekning. Møtelederen skal sørge for at det føres protokoll over generalforsamlingen. I protokollen skal generalforsamlingens beslutninger inntas med angivelse av utfallet av stemmegivningen. Fortegnelsen over møtende medlemmer skal inntas i eller vedlegges protokollen. Generalforsamlingen velger minst én person blant de tilstedeværende til å undertegne protokollen sammen med møteleder. Protokollen skal holdes tilgjengelig for medlemmene hos Foreningen og oppbevares på betryggende måte. 2-9 Styrets sammensetning Styret skal bestå av minst tre, høyst åtte medlemmer med minst tre og høyst fem varamedlemmer. Styrets leder og nestleder velges hvert år ved særskilt valg. Styremedlemmene og varamedlemmene velges for to år om gangen, og slik at halvparten er på valg hvert år, eller hvis antallet er ulikt, den mindre del av de valgte medlemmer. Blant flere som har fungert like lenge etter siste valg, foretas loddtrekning. Alle disse valg foretas av generalforsamlingen Styrets saksbehandling Styret skal ha møter regelmessig etter innkalling fra styrets leder for å behandle aktuelle saker som hører inn under styret. Styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av saker som behandles uten møte. Styremedlemmene samlet eller hver for seg og administrerende direktør kan kreve møtebehandling. Årsregnskap og årsoppgjør skal behandles i møte. Styremedlemmene samlet eller hver for seg og administrerende direktør kan kreve at styret behandler bestemte saker. Styrebehandlingen ledes av styrelederen eller i hans fravær av nestlederen. Deltar ingen av disse, velger de deltakende styremedlemmer en leder for styrebehandlingen. Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av medlemmene er til stede eller deltar i styrebehandlingen. Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken. 6

7 Styret treffer sine beslutninger med simpelt flertall blant de som deltar i styrebehandlingen. For at et vedtak skal være gyldig, må de som stemmer for beslutningen utgjøre mer enn 1/3 av samtlige medlemmer. Ved stemmelikhet gjør møtelederens stemme utslaget. Et styremedlem må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller for noen nærstående at medlemmet må anses for å ha fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken. Styret skal føre protokoll over sine forhandlinger. Protokollen skal minst angi tid og sted, deltakerne, behandlingsmåten og styrets beslutninger. Det skal fremgå at saksbehandlingen fyller kravene til beslutningsdyktighet, og at alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta. Er styrets beslutning ikke enstemmig, skal det i protokollen angis hvem som har stemt for og imot beslutningen. Styremedlem og administrerende direktør som ikke er enig i en beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen. Protokollen skal underskrives av alle de medlemmer som har deltatt i styrebehandlingen. Styret kan velge to til å undertegne protokollen. I så fall skal utskrift av protokollen sendes samtlige styremedlemmer med frist for bemerkninger, som kan kreves inntatt i protokollen Styrets funksjoner Forvaltningen av Foreningen hører under styret. Styret skal lede Foreningens virksomhet, påse at Foreningens og medlemmenes interesser blir ivaretatt på forsvarlig måte og sørge for forsvarlig organisering av virksomheten. Styrets oppgaver omfatter: 1. Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for Foreningens virksomhet. Styret skal også fastsette retningslinjer for virksomheten og instruks for den daglige ledelse. 2. Styret skal holde seg orientert om Foreningens økonomiske stilling og plikter å påse at dens virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse og Foreningens virksomhet for øvrig. 3. Styret skal iverksette de undersøkelser det finner nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver. Styret skal iverksette slike undersøkelser dersom dette kreves av ett eller flere styremedlemmer. 4. Styret ansetter administrerende direktør og øvrig ledende personale og fastsetter disses lønns- og arbeidsvilkår, samt beslutte rammer for de generelle lønns- og arbeidsvilkår for øvrige ansatte. Styret kan delegere denne myndighet når det gjelder andre medarbeidere enn administrerende direktør. 5. Styret skal fremlegge for generalforsamlingen fullstendig og revidert årsregnskap og årsberetning for foregående års virksomhet. 7

8 Det samlede styret skal fungere som Foreningens revisjonsutvalg dersom styret oppfyller kravene etter Forsikringsvirksomhetslovens 5-12 (2). Hvis det samlede styret ikke oppfyller disse kravene, skal styret etter Forsikringsvirksomhetslovens 5-12 (1) velge av og blant sine medlemmer et revisjonsutvalg. Revisjonsutvalgets oppgaver i henhold til Forsikringsvirksomhetslovens 5-11 omfatter foreberedelse av styrets oppfølging av regnskapsrapporteringsprosessen, overvåking av systemer for intern kontroll og risikostyring, løpende kontakt med Foreningens valgte revisor om revisjon av årsregnskapet samt vurdering av revisors uavhengighet. 6. Styret forvalter Foreningens midler og fastsetter de alminnelige forsikringsvilkår og premietariffer, herunder forskuddspremier og tilleggspremier, samt fremmer forslag om anvendelse av overskudd etter 3-3 eller dekning av underskudd ved innkallelse av tilskuddspremier etter 3-4. Styret kan delegere fastsettelsen av forskudds- og tilleggspremier til administrerende direktør. 7. Styret kan slutte reassuranseavtaler eller delegere dette til administrerende direktør innenfor retningslinjer trukket opp av styret. 8. Styret kan bestemme at Foreningen i det enkelte tilfelle skal erstatte ansvar eller tap utover det som følger av de vedtatte forsikringsvilkår når det ut fra forsikringens formål finnes naturlig og ønskelig Representasjon utad og fullmakt til å tegne Foreningens firma Styret representerer Foreningen utad og tegner dens firma. Administrerende direktør representerer Foreningen utad i saker som inngår i den daglige ledelse. Foreningen forpliktes også ved underskrift hver for seg av styrets formann og administrerende direktør eller ved underskrift av to (2) av styrets øvrige medlemmer i fellesskap. Styret kan meddele prokura Kontrollkomité Kontrollkomitéen består av minst tre medlemmer og minst ett varamedlem etter generalforsamlingens nærmere beslutning. Kontrollkomitéen velges hvert år på den ordinære generalforsamling. Kontrollkomitéen skal føre tilsyn med Foreningens virksomhet i henhold til instruks fastsatt av generalforsamlingen og påse at den følger lover, forskrifter og vilkår, samt vedtak fattet i Foreningens besluttende organer. Kontrollkomitéen kan til enhver tid forlange seg forelagt Foreningens protokoller og dokumenter, og kreve at tillitsvalgte og ansatte gir de opplysninger den mener er nødvendig for å utføre sitt verv. Kontrollkomitéen skal føre protokoll over sine møter. Protokollen gjøres kjent for styret. 8

9 Kontrollkomitéen skal gi innberetning til generalforsamlingen minst en gang i året. Hvis kontrollkomitéen oppdager forhold av vesentlig betydning for Foreningen, skal den straks underrette styrets leder Valgkomité Alle valg av tillitsvalgte som foretas av generalforsamlingen skal forberedes av en valgkomité på tre medlemmer. Valgkomiteen velges hvert år på den ordinære generalforsamling. Presidenten i Norges Rederiforbund skal være medlem av komitéen, med mindre generalforsamlingen for et enkelt år beslutter noe annet. Styreleder og administrerende direktør skal ha møte- og talerett i komitéen, dog slik at komitéen kan beslutte at de i det enkelte tilfelle ikke skal delta. Valgkomiteen skal forut for ordinær generalforsamling fremsette forslag til kandidater ved valg av styremedlemmer, styreleder og -nestleder og medlemmer av kontrollkomiteen og valgkomitéen, samt forslag til leder av disse to komitéene. Valgkomiteen skal også fremsette forslag om godtgjørelse til Foreningens tillitsvalgte. Valgkomitéens forslag skal vedlegges innkallingen til ordinær generalforsamling Administrerende direktør Foreningen skal ha en administrerende direktør, som skal lede den daglige virksomhet, gjennomføre styrets vedtak og for øvrig ivareta Foreningens interesser i henhold til de instrukser og retningslinjer styret har gitt. Den daglige ledelse omfatter ikke saker som etter Foreningens forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Administrerende direktør kan ellers avgjøre en sak etter fullmakt fra styret i det enkelte tilfellet, eller når styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for Foreningen. Styret skal snarest underrettes om avgjørelsen. Administrerende direktør skal sørge for at Foreningens regnskap er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte. Administrerende direktør skal minst hver tredje måned, i møte eller skriftlig, gi styret underretning om Foreningens virksomhet, stilling og resultatutvikling. Styret kan til enhver tid kreve at administrerende direktør gir styret en nærmere redegjørelse om bestemte saker. Slik redegjørelse kan også kreves av det enkelte styremedlem. 9

10 KAPITTEL 3 PREMIER OG TILSKUDD, REGNSKAP OG ØKONOMI 3-1 Forskuddspremier Forsikringspremie beregnes for den enkelte regnskapstermin og erlegges forskuddsvis. Forskuddspremiene fastsettes av styret. 3-2 Regnskap og regnskapsterminer Foreningens regnskap avsluttes ved utløpet av hvert kalenderår og ved utløpet av terminer som ikke avsluttes ved kalenderårets utgang. Regnskapsterminen skal normalt være kalenderåret. Oppstår det overhengende fare for utbrudd av en omfattende krig, eller bryter en sådan krig ut, kan styret bestemme at den løpende termin skal fortsette utover kalenderåret. Hvis det viser seg at krig ikke bryter ut, avsluttes terminen ved det deretter følgende årsskifte. Hvis krig bryter ut, fastsetter styret terminenes, eventuelt terminens, lengde (krigsterminer). Den siste krigstermin skal senest avsluttes ved utløpet av det kalenderår da krigen anses opphørt. Styret avgjør om det foreligger overhengende fare for utbrudd av en omfattende krig og om sådan krig er brutt ut, og bestemmer tidspunktet da den anses utbrutt eller opphørt. Styret kan under særlige forhold foreta endelig oppgjør med enkelte medlemmer før regnskapsterminens utløp. 3-3 Utdeling av regnskapsårets overskudd Hvis det viser seg at Foreningens samlede premier og andre inntekter innenfor en regnskapstermin overstiger terminens kostnader og ansvar, kan generalforsamlingen etter forslag fra styret og i den grad det er anledning til det etter lov eller forskrift, fatte vedtak om at det overskytende, helt eller delvis, skal deles ut til medlemmene i vedkommende regnskapstermin pro rata i forhold til innbetalte premier innen samme termin. Generalforsamlingen kan ikke vedta å dele ut et større beløp av regnskapsterminens overskudd til medlemmene enn det styret har foreslått. 3-4 Dekning av underskudd. Tilskuddspremier Hvis det viser seg at Foreningens samlede premier og andre inntekter ikke er tilstrekkelig til å dekke regnskapsterminens kostnader og ansvar, kan generalforsamlingen etter forslag fra styret beslutte at underskuddet, helt eller delvis, skal dekkes ved å innkalle tilskudd fra medlemmene i vedkommende regnskapstermin pro rata i forhold til årets netto forskuddspremie. Generalforsamlingen kan ikke treffe beslutning om innkalling av tilskuddspremie i større omfang enn foreslått av styret. Beslutning om innkalling av og betalingsfrist for tilskuddspremie treffes av generalforsamlingen etter forslag fra styret. Generalforsamlingen kan ikke treffe beslutning om innkalling av tilskuddspremie i større omfang enn foreslått av styret. 10

11 Uerholdelige tilskuddspremier kan dekkes gjennom beregning av et ekstra tilskudd for alle medlemmer. Beslutning om innkalling av og betalingsfrist for slikt ekstra tilskudd treffes av styret. Det ekstra tilskudd som utlignes på det enkelte medlem, må ikke overstige 10 % av den fastsatte tilskuddspremie. Samlet tilskuddspremie og ekstra tilskudd skal ikke overstige 30 ganger den beregnede forskuddspremien i terminen. Alle medforsikrede unntatt panthavere er solidarisk ansvarlige sammen med medlemmet for betaling av tilskuddspremie og ekstra tilskudd, jf Kan underskuddet ikke dekkes fullt ut gjennom etterutligningen, blir alle erstatninger for tap som er oppstått i terminen å nedsette forholdsmessig. Er full erstatning allerede utbetalt, plikter den som har fått erstatningen utbetalt å refundere Foreningen en tilsvarende del. Dersom erstatningen er utbetalt til sikrede som ikke er medlem av Foreningen, er medlemmet solidarisk ansvarlig med sikrede for tilbakebetalingen. 3-5 Omdisponering av sikkerhetsavsetninger. Utdeling av egenkapital Etter forslag fra styret og i den grad det er anledning til det etter lov eller forskrift, kan generalforsamlingen med samme flertallskrav som for vedtektsendringer etter 5-1 fatte vedtak om at deler av Foreningens sikkerhetsavsetninger skal omdisponeres til egenkapital. Det kan ikke vedtas omdisponert en større del av sikkerhetsavsetningene enn det styret har foreslått. Etter forslag fra styret kan generalforsamlingen med samme flertallskrav som for vedtektsendringer etter 5-1, fatte vedtak om utdeling av egenkapital. Utdeling av egenkapital kan bare foretas til dem som var medlemmer i Foreningen på det tidspunkt vedtaket om utdeling fattes, i forhold til betalt premie i de ti siste driftsår. Styrets forslag skal redegjøre for omfanget av utdelingen, hvordan utdelingen foretas, og tidspunktet for utdelinger. Det kan ikke vedtas utdelt et høyere beløp enn det styret har foreslått. Vedtak om omdisponering av sikkerhetsavsetninger etter første ledd og vedtak om utdeling av egenkapital etter annet ledd kan i nevnte rekkefølge fattes på en og samme generalforsamling. KAPITTEL 4 KRISEBESTEMMELSER 4-1 Flytting av Foreningens sete Hvis krig som Norge er innblandet i gjør det nødvendig, kan styret treffe beslutning om flytting av Foreningens sete. I tilfelle av okkupasjon eller fare for okkupasjon - helt eller delvis - av norsk territorium, kan styret beslutte midlertidig å legge Foreningens sete utenfor landet. 4-2 Ekstraordinær fullmakt for styret Hvis Foreningens lovlige organer blir ute av stand til fritt å utøve sin virksomhet fra norsk område, eller hvis det er overhengende fare for at så kan skje, skal styret så vidt mulig ta opphold utenfor okkupert eller fiendtlig område og derfra eksklusivt utøve alle funksjoner som tilligger Foreningens organer. 11

12 Styret avgjør med endelig virkning om betingelsene i foregående ledd foreligger. Når styret i medhold av bestemmelsene i første ledd har tatt opphold utenfor okkupert eller fiendtlig område, skal styremedlemmer som befinner seg innenfor sådant område, suspenderes. Nye styremedlemmer skal ikke oppnevnes før antallet synker under fem. Styret supplerer seg selv. Styremedlemmer valgt av styret skal så snart som mulig godkjennes av den lovlige norske regjering utenfor okkupert eller fiendtlig område eller den regjeringen bemyndiger, men valget er gyldig inntil godkjennelse eventuelt blir avslått. Hvis medlemmenes antall synker under tre, oppnevnes nye medlemmer av regjeringen. 4-3 Forsikring av statsrekvirerte skip Dersom den norske stat, i forbindelse med krig som er brutt ut eller truer med å bryte ut, rekvirerer til bruk en vesentlig del av den norske handelsflåte, kan Foreningen overta forsikring som nevnt i 1-3 nr. 1 av de statsrekvirerte skip. I forholdet til Foreningen anses staten som sikret. De statsrekvirerte skip forsikres i én avdeling innenfor Foreningen, og de ikke rekvirerte skip og interesse i skip under bygging i en annen. Foreningens sikkerhetsavsetning ved inntegningen av de statsrekvirerte skip anses å tilhøre den annen avdeling. Hver avdeling avlegger særskilt regnskap. Bestemmelsene i kapittel 3 kommer til anvendelse særskilt for hver avdeling. Hvis Foreningen overtar forsikring som nevnt i første ledd, har staten rett til å oppnevne en representant med personlig varamedlem i styret som da utvides til inntil 9 medlemmer. KAPITTEL 5 DIVERSE BESTEMMELSER 5-1 Vedtektsendringer Når ikke annet følger av gjeldende lovgivning, må beslutning om å endre vedtektene ha tilslutning fra minst to tredjedeler så vel av de avgitte stemmer på generalforsamlingen som av det totale forsikringsbeløpet som er representert på generalforsamlingen. 5-2 Oppløsning av Foreningen Oppløsning av Foreningen kan besluttes av generalforsamlingen med samme flertallskrav som for vedtektsendringer. Generalforsamlingen kan imidlertid bare treffe beslutning om oppløsning dersom minst to tredjedeler av det totale antall stemmer i Foreningen er representert på generalforsamlingen. Dersom det er innkalt til generalforsamling med forslag om oppløsning av Foreningen, og kravet til beslutningsdyktighet ikke er oppfylt, kan generalforsamlingen vedta med flertall som for vedtektsendringer at det skal innkalles til ny generalforsamling for behandling av forslaget. På slik ny generalforsamling kan forslaget om oppløsning vedtas med flertall som for vedtektsendring, uten at kravet til beslutningsdyktighet får anvendelse. 12

13 Vedtak om oppløsning må godkjennes av Kongen. Ved oppløsning fordeles Foreningens kapital på de som var medlemmer på oppløsningstidspunktet i forhold til betalt premie i de ti siste driftsår. 5-3 Minimum forsikringsbestand Går antall forsikringer ned til under 100 eller samlet forsikringssum ned til under NOK 5 milliarder, skal styret straks innkalle generalforsamlingen med høyst 14 dagers varsel for å gjøre vedtak i henhold til forsikringsvirksomhetsloven av 10. juni 1988 nr. 39, Voldgift Hvis ikke annet er avtalt, skal tvister mellom Foreningen og et medlem eller en sikret som ikke er medlem, som utspringer av medlemskapet eller forsikringsforholdet, avgjøres ved voldgift av tre jurister. Hver av partene oppnevner et medlem av voldgiftsretten, og de to oppnevner i fellesskap voldgiftsrettens leder. Voldgiftsdommen skal være begrunnet. Med mindre annet avtales mellom partene, skal voldgiftsretten settes i Oslo og reguleres av lov om voldgift av 14. mai 2004 nr. 25. Norsk materiell rett skal legges til grunn for løsningen av tvisten. 13

14 CHAPTER 1 NAME, OBJECT AND MEMBERSHIP 1-1 Name and registered office The name of the Association is Den Norske Krigsforsikring for Skib Gjensidig Forening (The Norwegian Shipowner's Mutual War Risks Insurance Association) ( The Association ). The registered office is in the municipality of Oslo. 1-2 Object The object of the Association is to insure on a mutual basis against terror risks, war risks and similar risks for interests related to ships, drilling platforms and other similar movable units as mentioned in the Maritime Code of 24 June 1994, 507 (hereinafter commonly called ship in these Articles). The Association may also insure interests related to building contracts and ships under construction or reconstruction. 1-3 Insurances which the Association may cover The Board decides within the object pursuant to 1-2 which types of insurances shall be offered to the members and which ship, building contracts and ship under construction or reconstruction may be insured with the Association. The Board shall issue guidelines on which insurances the Association may cover. The Board may at any time adopt amendments to the guidelines. At the Board s discretion, such amendments may also become effective for current insurances. Insurances which no longer satisfy the guidelines adopted by the Board, shall not be renewed at the next renewal. The Board may decide at any time to terminate current insurance without giving any reason for the termination. The period for notification shall be at least 14 days, unless a shorter period is required by the insurance conditions of the individual insurance contract. 1-4 Membership of the Association Member of the Association is any direct policy holder (the person effecting the insurance - in Norwegian Forsikringstaker ) unless otherwise expressly agreed. Rights and obligations related to the membership of the Association rest with the member unless otherwise laid down in these Articles. All co-assureds under a policy (insurance contract) except mortgagees are jointly and severally liable together with the member for payment of premium and any other economical obligations pursuant to the policy (insurance contract) unless otherwise approved by the Board of the Association in each case. The membership enters into force from the time the insurance takes effect and continues for as long as the insurance remains in force. 14

15 Only the Association may enforce claims for contribution against the members. Upon termination of membership in the Association, members are not entitled to any part of the equity or profit of the Association. CHAPTER 2 THE GOVERNING BODIES OF THE ASSOCIATION 2-1 Governing Bodies The governing bodies of the Association are the general meeting, the Board of Directors, the supervisory committee, the Audit Committee and the election committee. The Association shall have a managing director. 2-2 Ordinary General Meeting The ordinary general meeting shall be held once a year before the end of the month of June. The ordinary general meeting shall discuss and decide on the matters mentioned in 2-4. The annual accounts, annual report, the Audit Committee's opinion on the proposal for election of auditor and report of the auditor shall be distributed to all members with a known address at the latest eight days before the ordinary general meeting. At the ordinary general meeting these documents shall be distributed to those attending who have not received the documents in advance. 2-3 Extraordinary General Meeting An extraordinary general meeting shall be called when the Board of Directors deems it necessary, or for the determination of specifically declared matters when demanded in writing by the auditor or by members who together represent at least one tenth of the total number of votes. The Board shall see to it that the general meeting is arranged within one month after such demand has been made. 2-4 The functions of the General Meeting The highest authority of the Association is the general meeting. The general meeting shall adopt instructions to the supervisory committee. At the ordinary general meeting the following matters shall be discussed and decided upon: 1. Approval of the annual accounts and the annual report 2. Application of profit and coverage of loss in accordance with the approved balance sheet and 3-3 and 3-4 of these Articles 3. Election of members and deputy members to the Board and stipulation of remuneration of members and deputy members 4. Election of auditor and stipulation of the auditor s remuneration 15

16 5. Election of members to the supervisory committee and stipulation of their remuneration 6. Election of members to the election committee and stipulation of their remuneration 7. Any other matter which is set out in the notices calling the meeting 8. Any other matter which according to law or these Articles of Association comes within the province of the general meeting 9. The supervisory committee s report to the general meeting. 2-5 The members right to be present and vote at the General Meeting Every member of the Association has the right to be present and vote at the general meeting. Members of the Association can meet or cast votes by proxy of their own choice. The proxy must produce a written and dated power of attorney. Each member has one vote for entries with a total insured sum up to NOK 5,000,000, thereafter each additional entry in the amount of NOK 5,000,000 shall have one additional vote. Only the sum insured under the hull insurance shall be taken into account when calculating the entered amount. Insurance of interest in new buildings, insurance of hull interest - or freight interest and insurance of freight shall not provide any votes. 2-6 Convening the General Meeting Written notification of the general meeting shall be sent to all members with a known address at the latest eight days before the date of the meeting. The notice of the meeting shall state the time and place of the meeting and specifically state those matters that are to be dealt with at the general meeting. Any proposal to amend these Articles of Association shall be referenced in the notice of the meeting. 2-7 The members right to take up matters at the General Meeting Every member has a right to take up a matter at the general meeting when written notification has been provided to the Board of Directors in time for the matter to be included in the notice of the meeting. In the event that the notice of the meeting has already been distributed, a new notice of the meeting shall be sent out as long as at least one week remains before the general meeting is to take place. 2-8 The conduct of the General Meeting The general meeting shall be opened by the chairman of the Board or whomever the Board of Directors has nominated. 16

17 The general meeting shall elect a chairman of the meeting, who does not have to be a member of the Association. The individual who opens the meeting shall, before the first voting, either personally or by a proxy, keep a record of the members and representatives of the members present and shall record how many votes each represents. This record shall apply if not changed by the general meeting. A decision made at the general meeting needs a majority of the votes cast, unless stated otherwise by law or these Articles of Association. In the event of equal number of votes being cast, the chairman of the meeting shall have the casting vote, also in the event that the person concerned does not have the right to vote. As regards elections, the person receiving most votes is elected. The general meeting can decide beforehand that a new vote must take place if no candidate receives a majority of the total poll. If the number of votes received by competing candidates is equal, then a decision will be made by drawing lots. The chairman of the meeting shall ensure that minutes are kept for the general meeting. The decisions of the general meeting shall be recorded in the minutes with an entry of the result of the voting. The record of the members present shall be incorporated into or enclosed with the minutes of the meeting. The general meeting shall elect at least one individual among those present to sign the minutes together with the chairman of the meeting. The minutes shall be available to all members at the premises of the Association and shall be filed in a safe manner. 2-9 The Composition of the Board of Directors The Board of Directors shall consist of at least three and not more than eight members, together with at least three and not more than five deputy members. The chairman of the Board and the deputy chairman shall be elected every year by a separate vote. Members of the Board and deputy members of the Board shall be elected for a period of two years, and half of the numbers shall retire every year, or if the number is uneven, the lesser part of the elected members. If several persons have equally long periods of service after the last election, retirement shall be decided upon by a draw. All these elections shall be done by the general meeting Business of the Board of Directors The Board of Directors shall meet regularly as called by the chairman of the Board in order to deal with relevant matters. The Board shall deal with matters in a meeting, unless the chairman of the Board decides that the matter can be submitted in written form or dealt with in an otherwise satisfactory manner. In dealing with matters that are to be decided upon in a forum other than a meeting, the chairman of the Board shall as far as possible, ensure that the Board members can participate. Any director of the Board or the managing director of the Association may request that a board meeting be called. The annual accounts and annual report shall be discussed and approved in a meeting. 17

18 Any board member collectively or individually or the managing director of the Association may request that a specific matter be discussed by the Board. The board meeting is chaired by the chairman or in his absence the deputy chairman. If neither of these are present, then the participating members will elect a chairman from those present. The Board of Directors forms a quorum when more than half of its members are present or take part in the dealings. The Board of Directors can nevertheless not pass a resolution in respect of a matter unless all members of the Board have a far as possible been given the opportunity to participate in the dealing of the matter. Decisions of the Board of Directors shall be arrived at by a majority of the votes of the members present. For a decision to be valid, the board members in favour of the decision must represent more than one third of all board members. In the event of tie, the chairman of the board meeting shall have the casting vote. A member of the Board may not participate in the discussion or decision of a matter in which the Board member or anybody close to the Board member, has such material interest that the Board member must be deemed to have a pronounced personal or financial interest in the matter. The Board of Directors shall keep minutes of its meetings. At the very least, the minutes shall state the time and place of the meeting, the participants, the manner of how a matter was dealt with and the Board s resolutions. It shall be evident that the necessary quorum was present, and that all board members were as much as possible given the opportunity to participate. If a board resolution is not unanimous, the minutes shall specify who voted for and against the resolution. Board members and the managing director can demand that their opinion is recorded in the minutes if they are not in agreement with a resolution. The minutes shall be signed by all directors who have participated in the dealings. The Board may elect two board members to sign the minutes. In such case, a copy of the minutes shall be sent to all board members with a deadline for comments, which may be requested included in the minutes Functions of the Board of Directors The Board of Directors shall administer the business of the Association and see to it that the Association is properly organised and ensure that the interests of the Association and its members are furthered in an appropriate manner. The Board s functions include: 1. The Board of Directors shall to the extent necessary make plans and budgets for the operations of the Association. The Board shall also set out operational guidelines and instructions for the management of the Association. 18

19 2. The Board shall keep itself informed of the Association s economic position and has a duty to see to it that its operations, accounts and management of funds are subject to satisfactory controls. The Board of Directors shall supervise the day-to-day management of the Association and the Association s operations in general. 3. The Board of Directors shall effect any investigations deemed to be necessary in order to carry out its responsibilities. The Board of Directors shall initiate such investigations if so requested by one or more of the board members. 4. The Board of Directors shall decide on the engagement of the managing director and other executives and stipulate their remuneration and other terms of service, as well as decide on the general remuneration and other terms of service for other employees. The Board may delegate this authority with regard to employees other than the managing director. 5. The Board of Director shall submit to the general meeting complete and audited annual accounts and annual report for the operation of the preceding year. The Board of Directors shall as a whole constitute the Audit Committee of the Association provided that the Board of Directors as a whole satisfy the requirements of the Insurance Act Section 5-12 (2). If the Board of Directors as a whole does not satisfy these requirements, the Board of Directors shall pursuant to the Insurance Act Section 5-12 (1) elect among themselves members to the Audit Committee. The Audit Committee shall pursuant to the Insurance Act Section 5-11 monitor the financial reporting process, the effectiveness of the Associastion's internal control and risk management systems, maintain a continuous dialog with the elected external auditor on the statutory audit of the annual and consolidated accounts, as well as review and monitor the independence of the statutory auditor or audit firm. 6. The Board of Directors administers the funds of the Association and determines the general insurance conditions and premium tariffs, including advance calls and additional premium, and shall submit proposals for the application of profit pursuant to 3-3 or coverage of loss by calling additional premium pursuant to 3-4. The Board may delegate the levying of advance and additional calls to the managing director. 7. The Board of Directors may conclude reinsurance agreements or delegate to the managing director to conclude such agreements within guidelines drawn up by the Board. 8. The Board of Directors may decide that the Association in any particular case shall compensate liability or loss which are not covered by the applicable insurance conditions, where, in view of the purpose of the insurance, this is deemed natural and desirable Signatories for the Association The Board of Directors commits the Association in external matters. The managing director commits the Association in matters concerning daily operations. 19

20 The Association is also committed by the signature of the chairman of the Board or the managing director separately or by joint signatures of two (2) other members of the Board. The Board may grant power of procuration (in Norwegian Prokura ) Supervisory Committee The supervisory committee shall consist of at least three members and at least one deputy member as decided from time to time by the general meeting. The supervisory committee is elected every year at the ordinary general meeting. The supervisory committee shall supervise the business of the Association pursuant to the instructions adopted by the general meeting and see to it that the Association complies with statutes, regulations and conditions, as well as decisions made by the Association s governing bodies. The supervisory committee is entitled to at any time to get access to protocols and documents of the Association, and demand that the officers and employees of the Association provides all information necessary for the committee to perform its tasks. The supervisory committee shall keep minutes over its meetings. The minutes of the meetings shall be made known to the Board of Directors. The supervisory committee shall submit a report to the general meeting at least once per year. If the supervisory committee discovers matters of significant importance for the Association, it shall immediately inform the chairman of the Board Election Committee All elections of officers done by the general meeting shall be prepared by an election committee consisting of three members. The election committee shall be elected every year at the ordinary general meeting. The president of the Norwegian Shipowners Association shall be a member of the committee unless the general meeting for any particular year decides otherwise. The chairman of the Board and the managing director shall be entitled to be present and to be heard by the committee, but the committee may decide that they shall not be present in a specific meeting or parts of such meeting. The election committee shall prior to the ordinary general meeting make proposals to candidates for election to the Board, chairman and deputy chairman of the Board and members of the supervisory committee and the election committee, as well as proposals to chairmen of these two committees. The election committee shall also make a proposal for the remuneration of the officers elected. The proposals of the election committee shall be enclosed with the notice to the ordinary general meeting. 20

21 2-15 Managing Director The Association shall have a managing director who shall administer the daily operations of the Association, implement the decisions of the Board of Directors and moreover further the interests of the Association in accordance with the instructions and guidelines laid down by the Board of Directors. The daily operation shall not be taken to include matters which are of an unusual nature or great importance for the Association. The managing director can furthermore decide a matter according to authorisation from the Board of Directors in individual cases, or when the Board s resolution cannot be awaited without causing substantial inconvenience for the Association. The Board of Directors shall be informed of such a decision as soon as possible. The managing director shall ensure that the Association s accounts are in accordance with laws and regulations, and that the management of funds is organised in a satisfactory manner. At least every third month, the managing director shall inform the Board of Directors of the Association s position, operations and development of results, either in a meeting or in writing. The Board of Directors can at any time demand that the managing director supplies the Board with a detailed report on specific matters. Such an account can also be demanded by individual board members. CHAPTER 3 PREMIUMS AND ADDITIONAL CALLS, ACCOUNTS AND FINANCE 3-1 Advanced Premiums The insurance premium is calculated for the particular accounting periods and is payable in advance. The advance premiums shall be set by the Board of Directors. 3-2 Accounts and Accounting Periods The Association s accounts shall be concluded at the end of each calendar year or at the end of periods not closed at the end of the calendar year. The accounting period shall normally be the calendar year. If there is an imminent risk of outbreak of an extensive war, or such war breaks out, the Board of Directors may decide that the current period shall be extended beyond the calendar year. If war does not break out, the accounting period shall be closed at the following turn of the year. If war breaks out, the Board of Directors determines the length of the period(s) (war periods). The last war period shall be closed at the latest at the expiry of the calendar year when the war must be deemed ended. 21

22 The Board of Directors decides in its absolute discretion whether there is a imminent risk of outbreak of an extensive war and whether such war has broken out, and also decides the time when it shall be deemed commenced or ended. The Board of Directors can under special circumstances decide on a release call for individual members before the accounting period has expired. 3-3 Distribution of surplus for the financial year If the total premiums and other income of the Association are found to exceed the costs and liabilities for the accounting period, the general meeting may, pursuant to a proposal from the board of directors and to the extent to which this is permitted pursuant to law or regulations, resolve that the surplus, wholly or in part, shall be distributed to the members in the accounting period in question in proportion to the premiums paid for the same period. The Annual General Meeting cannot resolve to distribute to the members an amount of the surplus from the accounting period which is in excess of what has been proposed by the board of directors. 3-4 Cover of deficit, additional calls If the total premiums and other income of the Association are found to be insufficient to cover the accounting period s costs and liabilities, the Annual General Meeting may pursuant to a proposal from the board of directors resolve that the deficit, wholly or in part, shall be covered by an additional call from the members in the accounting period in question pro rata pursuant to the net advance premium of that year. The Annual General Meeting cannot resolve additional calls in excess of what has been proposed by the board of directors. The levying of additional calls and the maturity date of such calls shall be decided upon by the Annual General Meeting pursuant to a proposal from the board of directors. The Annual General Meeting cannot levy additional calls in excess of what has been proposed by the board of directors. Irrecoverable additional calls may be covered by levying an extra contribution on all members. The board of directors determines whether such extra contribution shall be called and sets its maturity date. Such extra contribution levied on the individual member shall not exceed 10 % of the contribution levied by the Annual General Meeting. Additional calls and extra contributions added together shall not exceed 30 times the advance premium for the period. All co-assured, except mortgagees, are jointly and severally liable together with the member for payment of the additional calls and the extra contribution ref If the deficit cannot be covered in full through levying of contributions, all compensation for losses occurring in the period shall be reduced proportionally. If full compensation has already been paid, the member who has received full compensation shall refund to the Association the amount he has received in excess of the reduced amount due to him. If the compensation has been paid to an assured who is not a member of the Association, the member is jointly liable with the assured for the claim for repayment. 22

23 3-5 Redistribution of reserves. Distribution of equity Subsequent to a proposal from the board of directors, and to the extent to which it is possible pursuant to law or regulations, the Annual General Meeting can, with the same majority requirements as for the amendments to the Articles of Association pursuant to 5-1, pass resolutions for parts of the Association s reserves to be redistributed to equity. No resolution for redistribution of a part of the reserves that is in excess of what the board of directors has proposed can be passed. Subsequent to a proposal from the board of directors, the Annual General Meeting can, with the same majority requirements as for the amendments to the Articles of Association pursuant to 5-1, pass resolutions for the distribution of equity. Distribution of equity can only be made to those that were members of the Association at the time when the resolution for distribution was passed, in proportion with the premiums paid during the past 10 operating years. The proposal from the board of directors shall provide information regarding the scope of the distribution, how the distribution shall take place and the date of the distribution. No resolution to distribute an amount exceeding what the board of directors has proposed can be passed. Resolutions for the redistribution of reserves pursuant to the first subsection and resolutions for the distribution of equity pursuant to the second subsection can, in that order, be passed at the same Annual General Meeting. CHAPTER 4 PROVISIONS IN TIMES OF CRISES 4-1 Moving of the seat of the Association The Board of Directors may decide to move the seat of the Association if it is necessary due to a war in which Norway is a party. If Norwegian territory is occupied or there is a risk for such occupation, wholly or in part, the Board of Directors may decide to move the seat of the Association out of the country. 4-2 Extraordinary Power for the Board of Directors If the legal bodies of the Association become unable to carry out their functions from Norwegian territory, or if there is an imminent risk for this, the Board of Directors shall to the extent possible move outside occupied or enemy area and exclusively carry out all functions entrusted with the bodies of the Association from such area. The Board of Directors decides in its absolute discretion finally and bindingly whether the conditions pursuant to the preceding paragraph are satisfied. When the Board of Directors pursuant to the provisions of the first paragraph has moved outside occupied or enemy area, board members remaining within such area shall be suspended. New board members shall not be appointed before the number becomes lower then five. The Board of Directors is empowered to elect new board members. Board 23