Naustdal kontrollutval SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Naustdal kontrollutval SEKOM-sekretariat Innkalling Utval: Naustdal kontrollutval Møtested: Kommunestyresalen Dato: Tid: Kl. 08:30 Innkalling: Faste medlemar i utvalet Rådmannen i sak 3 5 NAV-leiar i sak 3 Revisor i sak 3-6 Dersom du ikkje kan møte: Meld frå på e-post: o Arnar Helgheim: ah@sekom.no (mobil: ) Sakliste Sak nr. Sakstittel 01/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/17 Skriv og meldingar 03/17 NAV Naustdal - informasjon 04/17 Tilsyn fosterheimsbarn - lukking av avvik 05/17 Investeringsrekneskap - avslutning og avklaringar 06/17 Tinging av forvaltningsrevisjon /17 Årsmelding Naustdal kontrollutval 08/17 Oppfølgingsliste /17 Eventuelt Med helsing Ole Erik Thingnes Leiar

2 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 01/17 Naustdal kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent.

3 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 02/17 Naustdal kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Skriv og meldingar 32T Saksnummer Tittel Kommunestyret sitt vedtak om plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Referat frå møte i styringsgruppa : Eventuell omorgansiering av den interkommunale revisjon i Sogn og Fjordane Felles samling for fleire kontrollutval mogeleg program pr Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert tekne til orientering.

4 NAUSTDAL KOMMUNE RÅDMANNEN SEKOM-sekretariat Sakshandsamar: Oddlaug Indrekvam Telefon: Vår ref. OI/15/562-6/K1-216 Dykkar ref. Dato: Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll KOMMUNESTYRET - 16/069: Det er gjort følgjande vedtak i saka: 1) Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: 1. Kvalitetssystem og internkontroll (A) 2. Prosjekt- og økonomistyring (D) 3. Oppfølging av vedtak (C) 4. Omstilling / kommunereform (G) 2) Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden. Med helsing Oddlaug Indrekvam Avdelingsleiar servicekontor Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Telefon: Bankkonto: Besøksadresse: Hafstadvegen 42 Fax: Org.nr.: NO mva E-post: postmottak@forde.kommune.no

5 NAUSTDAL KOMMUNE Arkiv: K1-216 JournalpostID: 16/5315 Sakshandsamar: Rolf Kalland Dato: Saksframlegg Saksnr. utval Utval Møtedato 16/069 KOMMUNESTYRET Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Vedlegg i saka: Sak til kommunestyret: Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll _16 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll hefte inkludert vedtak, utgreiing og overordna analyse TILRÅDING: 1) Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: 1. Kvalitetssystem og internkontroll (A) 2. Prosjekt- og økonomistyring (D) 3. Oppfølging av vedtak (C) 4. Omstilling / kommunereform (G) 2) Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden KOMMUNESTYRET Handsaming: Side 2 av 3

6 Tilrådinga samrøystes vedteken. K-16/069 Vedtak: 1) Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: 1. Kvalitetssystem og internkontroll (A) 2. Prosjekt- og økonomistyring (D) 3. Oppfølging av vedtak (C) 4. Omstilling / kommunereform (G) 2) Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden. Saksopplysningar: Det vert synt til saksutgreiing frå kontrollutvalet. Vurdering: Side 3 av 3

7

8

9

10

11

12

13 SEKOM-sekretariat Notat Dato: Vår referanse: 17/5 Arkiv: FE Felles samling for fleire kontrollutval mogeleg program pr Vi viser til tidlegare diskusjon om samling for kontrollutvala i Indre Sunnfjord knytt til kommunesamanslåing. Vi vurderer no å invitere alle dei 15 utvala våre til ei samling med fagleg påfyll der utvalet si rolle ved kommunesamanslåing vert eit tema. Programskisse for mogeleg fellessamling 15. juni Oppmøte og rundstykker / frukt FKT ved Benedikte Muruvik Vonen (pause ca kl 11) aktuelle tema: Kommunesamanslåing kontrollutvalet si rolle.. Korleis arbeider kontrollutvala andre stader Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Lunsj Erfaringar frå eit par kontrollutvalsmedlemar (etter avtale) Gruppearbeid om erfaringar (nokre konkrete problemstillingar for drøfting) Oppsummering frå gruppearbeid og felles drøfting Dersom samlinga den 15. juni vert for alle 15 utvala, meiner vi det er naturleg at kontrollutvala i Indre Sunnfjord har eit meir formalisert fellesmøte rett etter sommarferien. Med helsing Arnar Helgheim Dagleg leiar Tlf / ah@sekom.no Kontrollutvalssekretariat for 15 kommunar i Nordfjord, Sunnfjord og Ytre Sogn: Askvoll, Bremanger, Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen, Gulen, Hornindal, Hyllestad, Jølster, Naustdal, Solund og Stryn Postadresse: Hafstadvegen 42, 6800 Førde Besøksadresse: Førde rådhus, 3. etasje Org.nr: Bankkonto:

14 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 03/17 Naustdal kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim NAV Naustdal - informasjon Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Informasjonen vert teken til vitande. Saksutgreiing: I møte den fekk kontrollutvalet informasjon frå NAV-leiar. Utvalet konkluderte med at dei ønskjer nærare informasjon med meir spesifikk informasjon for Naustdal. Klipp frå oppfølgingslista: Frå sak 33/16 (eventuelt) den : Kontrollutvalet kallar inn rådmann og leiar for NAV-kontoret til neste møte for å informere om arbeidsmåtar og organisering. Sak 36/16 den : Naustdal kommune ved NAV-leiar Frode Svalheim og kommunalsjef Rolf Kalland informerte. Kontrollutvalet ønskjer nærare informasjon på eit seinare møte med meir spesifikk informasjon for Naustdal. Slik som sakshandsaming, klagehandsaming, lokale utfordringar, ytingar, framtidig organisering og arbeidsdeling ved NAV-kontoret. Frå sak 37/16 (møteplan) den : NAV-leiar vert invitert til møte med tidsråme på 45 minutt.

15 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 04/17 Naustdal kontrollutval Arkiv FA - F41, Komnr Sakshandsamar Arnar Helgheim Tilsyn fosterheimsbarn - lukking av avvik Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Informasjonen vert teken til vitande. Saksutgreiing: I samband med gjennomgang av oppfølgingslista, konkluderte utvalet med at dei ønskjer informasjon frå rådmannen om lukking av avvik om tilsyn med fosterheimsbarn. Klipp frå oppfølgingslista: : Frå sak 37/14 Eventuelt: Tilsyn fosterheimsbarn Spørsmål til rådmannen: Til neste møte ønskjer kontrollutvalet svar på kva tilsynsordning Naustdal kommune har for fosterheimsbarn : Spørsmålet sendt til rådmannen : KU-sak 03/15: Rådmann Øyvind Bang-Olsen informerte. Vedtak 03/15: Informasjonen vert teken til orientering. Rådmannen informerer på nytt i neste kontrollutvalsmøte : KU-sak 13/15, vedtak: Saka vert teken opp på neste møte : Vedtak etter orientering ved barnevernleiar Vidar Nytun: Kontrollutvalet sender sak til kommunestyret: Kontrollutvalet konstaterer at avvik om manglande tilsyn til fosterheimsbarn ikkje er lukka. Utvalet ser alvorleg på dette, og rår til at kommunestyret gir rådmannen pålegg om å lukke avvika innan 1. september : Saka sendt til Naustdal kommune : Svar frå Naustdal kommune ved Rolf Kalland: Saka har ikkje vore fremja for kommunestyret. Barnevernleiar opplyser at avviket ikkje er lukka. Barnevernet har vanskar med å rekruttere tilsynspersonar og gjennomføre dei tilsyn med fosterheimar som regelverket krev. Barnevernet er no styrka med ei ny fast stilling og ei engasjementsstilling som vil forbetre arbeidssituasjonen vesentleg.

16 Rådmannen er innstilt på å møte i kontrollutvalet for å gje nærare orientering : Ved gjennomgang av oppfølgingslista, bad KU om at sekretariatet undersøker status for lukking av avviket : Førespurnad om status til rådmannen : Informasjon frå Naustdal kommune: Vi har pr i dag 5 barn der vi har tilsynsansvaret. Tre står i dag som at dei ikkje oppfyller krav til tilsyn. I to av desse sakene veit eg at det nett har vore tilsyn, men vi har ikkje fått inn rapportar og registrert desse enda. Siste tilsynssaka, skal vi purre på. Frå sak 38/16 (oppfølgingsliste) den : Kontrollutvalet ønskjer informasjon frå rådmann på møte om lukking av avvik på tilsyn fosterheimsbarn.

17 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 05/17 Naustdal kontrollutval Arkiv FE - 210, Komnr Sakshandsamar Arnar Helgheim Investeringsrekneskap - avslutning og avklaringar Vedlegg i saka: Revisjonsmelding vedrørande kompensasjonsoppgåve for 6154 meirverdiavgift Investeringsprosjekt Naustdal kommune 6582 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Informasjonen vert teken til vitande. Saksutgreiing: Under skriv og meldingar i møte den , var mellom anna desse dokumenta frå KRYSS Revisjon sende ut: Revisjonsmelding vedrørande kompensasjonsoppgåve for meirverdiavgift Investeringsprosjekt Naustdal kommune Desse skriva vert for ordens skuld også lagt ved denne saka. I samband med gjennomgang frå revisor, konkluderte kontrollutvalet med at ein ønskjer informasjon på neste møte. Klipp frå oppfølgingslista: Frå sak 35/16, Skriv og meldingar den : KRYSS Revisjon ved Kari Sygna orienterte om utsende skriv frå revisjonenom investeringsprosjekt og revisjonsmelding for momskompensasjon. Kontrollutvalet ønskjer informasjon frå rådmannen i neste møte om kva som vert gjort for å avslutte investeringsrekneskapar og svare på spørsmål frå revisor (jf dei utsende dokumenta til dette møtet).

18

19

20

21

22 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 06/17 Naustdal kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Tinging av forvaltningsrevisjon 2017 Vedlegg i saka: Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vedteken i sak Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). 1. Kontrollutvalet tingar forvaltningsrevisjon om Kvalitetssystem og internkontroll hjå KRYSS Revisjon. 2. Hovudproblemstilling: Har kommunen rutinar for internkontroll, og korleis vert dette følgt opp? 3. Underproblemstillingar: Har kommunen rutinar for melding og oppfølging av avvik, og vert desse følgde? Vert det rapportert om oppfølging av innmelde avvik, oppover i organisasjonen og tilbake til dei som melder avvik? Har kommunen eit system for å registrere og handsame forslag til forbetringar, og korleis vert dette følgt opp? 4. Frist for levering av prosjektplan: Frist for levering av rapport: Saksutgreiing: Kommunestyret har vedteke kontrollutvalet si tilråding om plan for forvaltningsrevisjon og

23 selskapskontroll. Frå kommunestyret si møtebok: Forvaltningsrevisjon om kvalitetssystem og internkontroll er første prioritet. Her er vidare omtale av dette prosjektet frå planen: Aktuelle problemstillingar: Har kommunen system for internkontroll, og korleis vert dette følgt opp Har kommunen rutinar for melding og oppfølging av avvik? Vert desse følgde? Vert det rapportert oppfølging av innmelde avvik? Oppover i organisasjonen? Tilbake til dei som melder avvik? Har kommunen system som sikrar dokumentasjon og arkiv, og at dette er tilgjengeleg for andre? Korleis arbeider kommunen med kvalitetssystem, risikovurderingar osv? Dokumentstyring: Har kommunen etablert system for dokumenthandtering som bidrar å gjere dokumenthandteringa oversiktleg og lett å finne fram i? Er det vidare etablert prosessar som sikrar dokumentstyringa? Avvik- og forbedringssystem: Har kommunen eit system for å registrere og handsame hendingar og forslag til forbetringar? Har leiarar på ulike nivå tilgang til passande rapportar og statistikk innan sine relevante fag- og ansvarsområde? Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Rettesnora Nytt økonomisystem Momskompensasjon System for oppfølging av reglane for HMS Som klippet ovanfor viser, er det mange mogelege problemstillingar som er aktuelle for prosjektet. Sekretariatet rår til at prosjekta ikkje vert for vide og «altomfattande». Av dei problemstillingane som er med i planen, ser sekretariatet føre seg ei todeling: Kvalitetssystem Dokumenthandtering Vi vurderer det slik at dei problemstillingane som knyter seg til dokumenthandtering er fråskilt frå det som går direkte på kvalitetssystem. Sjølv om dokumenthandtering også heng saman med kvalitetssystemet, må det truleg gjerast andre undersøkingar for å finne svar om dette. Dersom utvalet meiner at dokumenthandtering bør undersøkjast, rår vi anten til at prosjektet vert retta

24 direkte mot dette, eller at dette vert tinga som prosjekt seinare i perioden. Sekretariatet rår til at kontrollutvalet tingar forvaltningsrevisjon om «Kvalitetssystem / internkontroll» med desse problemstillingane: Har kommunen rutinar for internkontroll, og korleis vert dette følgt opp? Har kommunen rutinar for melding og oppfølging av avvik, og vert desse følgde? Vert det rapportert om oppfølging av innmelde avvik, oppover i organisasjonen og tilbake til dei som melder avvik? Har kommunen eit system for å registrere og handsame forslag til forbetringar, og korleis vert dette følgt opp?

25 Naustdal kommune Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Vedteken av kommunestyret i sak 69/16 den

26 Innleiing Kontrollutvalet er kommunestyret sin reiskap for kontrollarbeid med heile den kommunale verksemda. Utvalet sine oppgåver kan forenkla delast i tre område: Rekneskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Kommunelova 76 slår fast at kommunestyret har det øvste tilsynet med den kommunale forvaltninga. I 77 får kontrollutvalet ansvaret for det løpande tilsynet på kommunestyret sine vegner. Utvalet rapporterer direkte til kommunestyret. SEKOM-sekretariat er eit interkommunalt samarbeid etter kommunelova 27 og er sekretariat for kontrollutvala i 15 kommunar. Sakliste, møtebok og anna aktuell informasjon er tilgjengeleg på sekretariatet sine nettsider: Møta i kontrollutvalet er opne etter same reglar som andre folkevalde organ. Obligatoriske planar Etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, skal utvalet utarbeide planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Planane vert vedtekne av kommunestyret, og skal vise dei prosjekta som utvalet planegg å gjennomføre i 4- årsperioden. Dette dokumentet er ein felles plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Siktemålet er å legge gode føringar for kontrollutvalet sitt arbeid i inneverande valperiode. Utdrag frå forskrifta med krav til planar: 10.Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.. 13.Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for 2

27 gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Forvaltningsrevisjon I kommunelova 77, er forvaltningsrevisjon definert som:..systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnader. I forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv, har 7 meir om innhaldet i forvaltningsrevisjon: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Selskapskontroll Kommunelova 77, nr 5: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kommunelova 80, 1. ledd: I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13, har meir omtale av selskapskontroll: 3

28 Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Selskapskontroll kan delast i 3 delar: Selskapskontroll (Kommunelova 77 nr 5) Prosjektområde Eigarskapskontroll Kontroll med forvaltninga av kommunen sine eigarinteresser. Forvaltningsrevisjon Systematiske vurderingar ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnadar (sjå«kva er forvaltningsrevisjon?»). Undersøkingar Kommunelova 80 gir heimel for at kontrollutvalet og revisor kan gjere undersøkingar. Obligatorisk Valfri Valfri Det er ikkje avgrensingar verken organisatorisk eller elles på kva område i den kommunale drifta som kontrollutvalet kan føre tilsyn med. I arbeidet med prioritering av prosjekt, har sekretariatet utgreia kort om dei områda som kontrollutvalet sjølve valde ut ved handsaming av overordna analyse (sjå saksutgreiinga). Endeleg formulering vert gjort i eiga sak ved formelt val og tinging av prosjektet. Målsetjinga er gjennomsnittleg eitt revisjonsprosjekt frå denne planen pr år. Med andre ord 4 prosjekt i valperioden. I tillegg til dei prosjekta som vert gjennomført som formell forvaltningsrevisjon etter gjeldande standard, kan kontrollutvalet gjennomføre tilsyn med forvaltninga på fleire andre måtar. Dette kan til dømes vere orienteringar frå rådmannen / andre tilsette, synfaringar, faktaundersøking ved revisjonen, avgrensa revisjonsrapportar med meir. Vanleg saksgang er at kontrollutvalet vel prosjekt og tingar hjå revisor i same sak. Utgangspunktet er at dette kjem på same møte som førre rapport vert handsama. I dette møtet er forvaltningsrevisor også til stades og ein kan ha direkte dialog. Revisor sin prosjektplan handsamast i neste møte. Meir om mogelege prosjekt A. Kvalitetssystem / internkontroll 4

29 Aktuelle problemstillingar: Har kommunen system for internkontroll, og korleis vert dette følgt opp Har kommunen rutinar for melding og oppfølging av avvik? Vert desse følgde? Vert det rapportert oppfølging av innmelde avvik? Oppover i organisasjonen? Tilbake til dei som melder avvik? Har kommunen system som sikrar dokumentasjon og arkiv, og at dette er tilgjengeleg for andre? Korleis arbeider kommunen med kvalitetssystem, risikovurderingar osv? Dokumentstyring: Har kommunen etablert system for dokumenthandtering som bidrar å gjere dokumenthandteringa oversiktleg og lett å finne fram i? Er det vidare etablert prosessar som sikrar dokumentstyringa? Avvik- og forbedringssystem: Har kommunen eit system for å registrere og handsame hendingar og forslag til forbetringar? Har leiarar på ulike nivå tilgang til passande rapportar og statistikk innan sine relevante fag- og ansvarsområde? Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Rettesnora Nytt økonomisystem Momskompensasjon System for oppfølging av reglane for HMS B. Sjukefråvær / arbeidsmiljø Aktuelle problemstillingar: Rutinar for oppfølging av sjukmelde som er i tråd med lover, reglar og avtalar? Vert desse følgde? Rutinar for registrering, innkrevjing og kontroll av refusjon frå NAV? Vert desse følgde? C. Oppfølging av vedtak Aktuelle problemstillingar: System for oppfølging av politiske vedtak? Vert desse følgde? System for rapportering av status på oppfølging av vedtak til vedtaksorganet? Har kommunen system for dokumentasjon og innhald i møtebok / referat i samband med politiske møte? Vert dette følgt opp? Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Behandling av klager, tal klager mm Oversikt frå rådmannen over saker med oppfølging og evt klagehandsaming? D. Prosjekt- og økonomistyring Aktuelle problemstillingar: 5

30 Regelverk og rutinar for planlegging, gjennomføring og avslutting av prosjekt? Vert desse følgde? Rutinar for tilbakemelding til politisk nivå i løpet av byggeprosessen? E. Flyktningar / asylsøkarar Aktuelle problemstillingar: Korleis sikrar kommunen at flyktningar / asylsøkarar får dei tenestene dei har krav på? Har kommunen kapasitet til å følgje opp flyktningar / asylsøkarar Dekkjer statstilskotet kommunen sine kostnadar? Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Integrering Samhandling F. NAV kommunal del Aktuelle problemstillingar: Korleis sikrar kommunen at innbyggarane får dei tenestene dei har krav på? Har kommunen rutinar som sikrar at sakshandsaminga er i tråd med lov- og regelverk? Vert rutinane følgde? Har kommunen system for internkontroll, og korleis vert dette følgt opp? Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Kompetanse, sakshandsaming Samhandling G. Omstilling / kommunereform Aktuelle problemstillingar: Har kommunen prosedyrar og retningsliner for oppfølging av tilsette ved omstilling? Vert desse følgde opp? Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Korleis førebur ein seg til omstilling? H. Kvalitet i tenestene Aktuelle problemstillingar: Korleis sikrar kommunen at innbyggarane får dei tenester dei har krav på? (Ved evt bestilling: Avgrense område) Har kommunen rutinar som sikrar at sakshandsaminga er i samsvar med lov- og regelverk? Vert rutinane følgde? Nyttar kommunen seg av indikatorar, brukarundersøkingar eller andre metodar for å få informasjon frå dei som mottek tenester? 6

31 Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Får brukarane det dei har krav på I. Etterleving av lov om offentleg innkjøp Aktuelle problemstillingar: Rutinar som sikrar rett innkjøpsprosess frå planlegging til gjennomføring? Vert rutinane følgde opp? Følgjer kommunen dei innkjøpsavtalane ein har inngått? System for å sikre kommunen sine interesser ved manglar i kontraktsoppfølging? J. Beredskapsarbeid Aktuelle problemstillingar: Følgjer kommunen krava til kommunal beredskapsplikt? Rutiner / regelverk som sikrar varsling og ansvarstilhøve ved kriser og ulukker? Har kommunen utarbeidd heilheitleg risiko og sårbarheitsanalyse som tilfredstiller krava? Sikrar kommunen informasjon til innbyggarane om krisehandtering? K. Dokumentasjon og arkiv Aktuelle problemstillingar: Postrutinar som ivaretek alle typar kommunikasjonskanalar? Vert rutinane følgde opp? L. Inntekter Aktuelle problemstillingar: Har kommunen rutinar som sikrar at det vert kravd inn rett inntekt til rett tid? Vert desse følgde? Korleis dokumenterer kommunen sjølvkostberekningane? Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Rutinar for fakturering, brukarbetaling m.m M. Eigarskapsstrategi Vert ikkje prioritert som prosjekt i planen. Eigarskapsstrategi (eller tilsvarande) er pr i dag ikkje lagt fram og vedteken av kommunestyret. Når denne er vedteken, er det aktuelt for kontrollutvalet å tinge mindre undersøkingar og rapportar frå revisor innan selskapskontroll. Prioriterte prosjekt Følgjande prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert prioriterte i perioden : 1. Kvalitetssystem og internkontroll (A) 7

32 2. Prosjekt- og økonomistyring (D) 3. Oppfølging av vedtak (C) 4. Omstilling / kommunereform (G) Endringar gjennom valperioden Gjennom kontrollutvalet sitt løpande arbeid, kan det komme fram tilhøve som gjer at prioriteringa bør endrast, eller det bør gjennomførast prosjekt som ikkje er nemnde. Det kan også komme fram saker eller opplysningar t.d. gjennom media som utvalet finn det naturleg å undersøkje nærare. Kontrollutvalet får difor fullmakt til å gjere endringar eller tillegg i prioriteringa gjennom valperioden. Kontrollutvalet rapporterer til kommunestyret både om einskilde prosjekt og samla gjennom årsmelding. Verknadstid Planen gjeld frå vedtaksdato til ny plan vert vedteken. Vedlegg til planen Følgjande vert lagt til som vedlegg ved vidare handsaming av planen: Kontrollutvalet si handsaming med saksutgreiing frå sekretariatet Overordna analyse frå revisor 8

33 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 07/17 Naustdal kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Årsmelding Naustdal kontrollutval Vedlegg i saka: Årsmelding Naustdal kontrollutval 6641 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Saka går vidare til kommunestyret). Framlegg til årsmelding 2016 for Naustdal kontrollutval vert vedteke. Saksutgreiing: Sekretariatet viser til det vedlagde framlegget til årsmelding for Naustdal kontrollutval.

34 SEKOM-sekretariat Naustdal kontrollutval Årsmelding 2016 Kontrollutvalet si handsaming Dato: Saksnummer: Referanse: 16/2109

35 Vår referanse: 16/2109 Innleiing Virkeområda til kontrollutvalet er fastsett i kommunelova 77. Til denne paragrafen er det ei eiga forskrift: Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar. Kontrollutvalet skal føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltinga på vegner av kommunestyret, og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. SEKOM-sekretariat har vore sekretariat for kontrollutvalet i KRYSS Revisjon har vore revisor både for rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Medlemar Faste medlemar Ole Erik Thingnes, leiar Johnny Gustavsen, nestleiar Jan Petter Sæbø Ivar Horstad Ranveig Indrekvam Varamedlemar 1 Elin Schei Stuhaug 2 Ole Morten Aase Øvrebø 3 Aud M. Støfring Møte og saker Utvalet hadde 5 møte i 2016 og handsama 39 saker. I 2015 var det 5 møte og 42 saker. Saker til kommunestyret Desse sakene har gått vidare frå kontrollutvalet til kommunestyret for handsaming: Møtedato Sak nr Sakstittel Årsmelding Naustdal kontrollutval Rekneskap Naustdal kommune Budsjett for Naustdal kontrollutval Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Tilsyn fosterheimsbarn I samband med informasjonssak tilbake til 2015 om tilsyn fosterheimsbarn, sende kontrollutvalet følgjande uttale til kommunestyret: Kontrollutvalet konstaterer at avvik om manglande tilsyn til fosterheimsbarn ikkje er lukka. Utvalet ser alvorleg på dette, og rår til at kommunestyret gir rådmannen pålegg om å lukke avvika innan 1. september. 2

36 Vår referanse: 16/2109 Utvalet er kjend med at uttalen ikkje er lagt fram for kommunestyret anna enn som del av førre årsmelding. Kontrollutvalet har ikkje fått stadfesting frå rådmannen om at avvika er lukka, og har dette som sak til første møte i Rekneskapsrevisjon Kontrollutvalet rådde til at rekneskapen for 2015 vart godkjend, men peika på følgjande presiseringar. Klipp frå uttalen: Årsbudsjettet sin bindande verknad. Manglande framlegging av prosjektrekneskap i 2015 Udekka meirforbruk i driftsrekneskapen frå 2013 som skulle vore inndekka i løpet av Udekka beløp i investeringsrekneskapen. I sak 30 den 4. oktober, fekk utvalet informasjon om rekneskapsrevisor sitt arbeid med rekneskapen for Revisor presenterte også metodar og verktøy som dei nyttar i arbeidet sitt. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Den vedtok utvalet tilråding til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden. Dette arbeidet starta med drøfting av overordna analyse og eigarskapskontroll i 2 møte første halvår og arbeid med den prioriterte planen i 2 møte andre halvår. Både overordna analyse og notat om eigarskapskontroll er utarbeidde av KRYSS Revisjon og dokumenta var med som viktige grunnlag i utvalet sitt planarbeid: Møtedato Sak nr Sakstittel Eigarskapskontroll 8 Overordna analyse Overordna analyse (ny drøfting) Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (Vedtok tilråding til kommunestyret) Sakshandsaming, vedtak og svargjeving Rapport frå forvaltningsrevisjon om sakshandsaming, vedtak og svargjeving vart sendt frå kontrollutvalet den Rapporten vart handsama av kommunesturet først den 12. mai Saka vart utsett for å gjennomføre handsaming i komité for landbruk, miljø og teknikk og utval for plansaker. Kontrollutvalet er ikkje kjend med at rapporten har vore til endeleg handsaming i kommunestyret og tek difor med utvalet si tilråding som informasjon her: 1. Rapporten frå forvaltningsrevisjon om Sakshandsaming, vedtak og svargjeving vert teken til orientering. 2. Rådmannen følgjer opp funn og tilrådingar med spesiell vekt på sakshandsamingsrutinar som: Bruk av førebels svar Mal for vedtak 3

37 Vår referanse: 16/2109 Informasjon om innsyns- og klagerett Utsending av vedtak Opplæring / konferanse SEKOM-sekretariat og KRYSS Revisjon hadde opplæring og presentasjon i samband med oppstartmøte for det nye kontrollutvalet 23. november medlemar deltok på fylkesdekkande opplæring i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF) den 25. januar. Ein medlem deltok på Forum for kontroll og tilsyn (FKT) sin landsdekkande kontrollutvalskonferanse den 7. og 8. juni. Møtet den 5. april vart mellom anna nytta til forventningsavklaring med ordførar og rådmann og gjennomgang av aktuelle saker for utvalet framover. Kontrollutvala i Naustdal, Gaular, Jølster og Førde planlegg felles møte i mai/juni 2017 i samband med samanslåing av kommunane. Orienteringar frå rådmannen Kontrollutvalet har fått orientering frå rådmannen i fylgjande saker i 2016: Møtedato Sak nr Tema for orientering Orientering om situasjonen i barnevernet 4 Orientering om den økonomiske situasjonen i kommunen 5 Orientering om arbeidet med kommunestruktur Eventuelt: Informasjon om budsjettkontroll etter 4 månadar Skriv og meldingar: Økonomi- og driftsstoda knytt til formannskapssak (8.9.) om budsjettkontroll 22 Orientering om situasjonen i barnevernet 23 Forskrift om vass- og avløpsgebyr NAV - arbeidsmåtar og organisering Meir om utvalet Alle saklister med vedlegg, møtebøker og møteplan frå kontrollutvalet er tilgjengeleg på sekretariatet sine nettsider Underskrifter Ole Erik Thingnes, leiar Johnny Gustavsen, nestleiar Jan Petter Sæbø Ivar Horstad Ranveig Indrekvam 4

38 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 08/17 Naustdal kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Arnar Helgheim Oppfølgingsliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Gjennomgangen av oppfølgingslista vert teken til orientering. Saksutgreiing: Sak Dato Status Forvaltningsrevisjon: Sakshandsaming, vedtak og svargjeving 33/ KU-sak 33/14 Val av nytt prosjekt , KU-sak 29/15: Rapporten frå forvaltningsrevisjon om Sakshandsaming, vedtak og svargjeving vert teken til orientering. Rådmannen følgjer opp funn og tilrådingar med spesiell vekt på sakshandsamingsrutinar som: Bruk av førebels svar Mal for vedtak Informasjon om innsyns- og klagerett Utsending av vedtak : Kommunestyresak 19/16: Saka vert utsett. Dette for å gjennomføre handsaming i komité for landbruk miljø og teknikk, samt utval for plansaker. Tilsyn fosterheimsbarn : Frå sak 37/14 Eventuelt: Tilsyn fosterheimsbarn Spørsmål til rådmannen: Til neste møte ønskjer kontrollutvalet svar på kva tilsynsordning Naustdal kommune har for fosterheimsbarn : Spørsmålet sendt til rådmannen : KU-sak 03/15: Rådmann Øyvind Bang-Olsen informerte. Vedtak 03/15: Informasjonen vert teken til orientering. Rådmannen

39 informerer på nytt i neste kontrollutvalsmøte : KU-sak 13/15, vedtak: Saka vert teken opp på neste møte : Vedtak etter orientering ved barnevernleiar Vidar Nytun: Kontrollutvalet sender sak til kommunestyret: Kontrollutvalet konstaterer at avvik om manglande tilsyn til fosterheimsbarn ikkje er lukka. Utvalet ser alvorleg på dette, og rår til at kommunestyret gir rådmannen pålegg om å lukke avvika innan 1. september : Saka sendt til Naustdal kommune : Svar frå Naustdal kommune ved Rolf Kalland: Saka har ikkje vore fremja for kommunestyret. Barnevernleiar opplyser at avviket ikkje er lukka. Barnevernet har vanskar med å rekruttere tilsynspersonar og gjennomføre dei tilsyn med fosterheimar som regelverket krev. Barnevernet er no styrka med ei ny fast stilling og ei engasjementsstilling som vil forbetre arbeidssituasjonen vesentleg. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Saker og oppgåver for kontrollutvalet Rådmannen er innstilt på å møte i kontrollutvalet for å gje nærare orientering : Ved gjennomgang av oppfølgingslista, bad KU om at sekretariatet undersøker status for lukking av avviket : Førespurnad om status til rådmannen : Informasjon frå Naustdal kommune: Vi har pr i dag 5 barn der vi har tilsynsansvaret. Tre står i dag som at dei ikkje oppfyller krav til tilsyn. I to av desse sakene veit eg at det nett har vore tilsyn, men vi har ikkje fått inn rapportar og registrert desse enda. Siste tilsynssaka, skal vi purre på. Frå sak 38/16 (oppfølgingsliste) den : Kontrollutvalet ønskjer informasjon frå rådmann på møte om lukking av avvik på tilsyn fosterheimsbarn , KU-sak 32/16, vedtok tilråding til kommunestyret : Kommunestyret vedtok kontrollutvalet si tilråding: 1) Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: 1. Kvalitetssystem og internkontroll (A) 2. Prosjekt- og økonomistyring (D) 3. Oppfølging av vedtak (C) 4. Omstilling / kommunereform (G) 2) Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden KU-sak 10/16 den : Kontrollutvalet ber sekretariatet om å førebu og legge

40 Felles samling med kontrollutvala i Førde, Jølster og Gaular? Budsjett for kontrollutvalet 2017 fram saker i tråd med oversiktene i saksutgreiinga. Aktuelle skriv og meldingar: Skatterekneskapen Årsrapportar frå SEKOM og revisjonsselskapa Tertial-/kvartalsrapportar Tilsynsrapportar frå Fylkesmannen Årleg liste over særattestasjonar frå revisor Orientering frå revisor: vår rekneskap/haust revisjonsplan Frå sak 21/16, Skriv og meldingar: Utvalet drøfta mogeleg felles samling med kontrollutvala i Førde, Jølster og Gaular i slutten av første halvår Gjerne invitere nyvald leiar Benedikte Muruvik Vonen til ei slik samling. Sekretariatet: Har drøfta med dei 3 andre utvala. Dei er positive til opplegget : E-post frå Benedikte Muruvik Vonen om at ho gjerne stiller på ei slik samling. Kjem tilbake til mogelege datoar når ho veit meir om eigen kalender for : Dialog med Benedikte M Vonen. Det ligg an til samling 15. juni Det er aktuelt å invitere alle dei 15 utvala i SEKOM-området til samlinga KU-sak 25/17: NAV arbeidsmåtar og organisering Frå sak 33/16 (eventuelt) den : Kontrollutvalet kallar inn rådmann og leiar for NAVkontoret til neste møte for å informere om arbeidsmåtar og organisering. Sak 36/16 den : Naustdal kommune ved NAV-leiar Frode Svalheim og kommunalsjef Rolf Kalland informerte. Kontrollutvalet ønskjer nærare informasjon på eit seinare møte med meir spesifikk informasjon for Naustdal. Slik som sakshandsaming, klagehandsaming, lokale utfordringar, ytingar, framtidig organisering og arbeidsdeling ved NAVkontoret. Frå sak 37/16 (møteplan) den : NAV-leiar vert invitert til møte med tidsråme på 45 minutt. Investeringsrekneskapar Frå sak 35/16, Skriv og meldingar den : KRYSS Revisjon ved Kari Sygna orienterte om utsende skriv frå revisjonen om investeringsprosjekt og revisjonsmelding for momskompensasjon. Kontrollutvalet ønskjer informasjon frå rådmannen i neste møte om kva som vert gjort for å avslutte investeringsrekneskapar og svare på spørsmål frå revisor (jf dei utsende dokumenta til

41 dette møtet). Møteplan Sak 37/16 den : Kontrollutvalet legg opp til følgjande møteplan for 2017: 13. januar 10. februar 19. mai 15. september 8. desember Møtetid: kl 8.30

42 Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 09/17 Naustdal kontrollutval Arkiv Sakshandsamar Arnar Helgheim Eventuelt