VEDTEKTER for VOLDA ROTARY KLUBB

Transkript

1 VEDTEKTER for VOLDA ROTARY KLUBB vedtekne på møte 9. oktober 2007 A r t i k k e l 1 Definisjonar 1. Styre: 2. Styremedlem: 3. Medlem: 4. R1: 5. Ar: Styret i klubben Ein medlem av styret i klubben Ein medlem, unnateke æresmedlem, av klubben Rotary International Den tolvmånadsperioden som tek til 1. juli A r t i k k e l 2 Styret Denne klubben sitt styrande organ skal vere styret, som er samansett av 8 medlemer av klubben, nemleg: President, sist avgåtte president/styremedlem, innkomande president, sekretær, kasserar og 2 styremedlemer, valde i samsvar med artikkel 3, pkt. 1, i desse vedtektene. Artikkel 3 Val av styre og andre tillitsvalde Pkt. 1 - På eit ordinært møte ca. ein månad før det årlege møtet for val av styre og andre tillitsvalde (som er i desember), skal møteleiaren be om framlegg frå klubben sine medlemer til president, sekretær, kasserar og andre syremedlemer. Framlegga skal kome frå medlemene direkte på møtet, men også styret skal kome med sine framlegg. Leiaren for administrasjonskomiteen skal ta imot framlegga, som han/ho klarerer med dei nominerte. Dersom fleire er aktuelle, blir desse ført opp alfabetisk på ein røystesetel for kvart tillitsverv, og votering skjer på "årsmøtet". Dei kandidatane som får fleirtalet av innkomne røyster til verva som president, visepresident, sekretær og kasserar, skal registrerast som valde til desse tillitsverva. Dei kandidatane som får fleirtalet av røystene ved val av styremedlemer, skal registrerast som valde som styremedlemer.den som på dette møtet er vald til president, skal vere styremedlem som innkomande president i det året sin tek til 1. juli etter valet, og skal overta vervet som president 1. juli etter det året han/ho har vore innkomande president. Den nominerte presidenten skal få tittelen innkomande president ved val av ein etterfølgjar. Pkt. 2 - Dei som er valde til verva nemnt ovanfor og som styremedlemer, utgjer saman med den nettopp avgåtte presidenten det nye styret. Innan ei veke etter dei er valde, kjem det nye styret saman, og mellom klubbmedlemene blir de valt ein seremonimeister. Pkt. 3 - Dersom ein plass i styret eller anna tillitsverv blir ledig, skal ein ny styremedlem eller ein ny tillitsvald utpeikast i samsvar med avgjerd av dei gjenverande styremedlemene. Pkt. 4 - Ved fråfall mellom dei nyvalde tillitsvalde eller styremedlemer, som enno ikkje fomelt har kome i gang i sine nye verv, skal ein ny tillitsvald utpeikast i samsvar med avgjerd av dei gjenverande styremedlemene A r t i k k e l 4 Tillitsvalde sine plikter Pkt. 1 - Presidenten. Det er presidenten si plikt å vere leiar for møta i klubben og i styret og utføre slike oppgåver elles som vanlegvis høyrer til under dette vervet. Pkt. 2 - Innkomande president Det er Innkomande president si plikt å vere leiar for møta i klubben og i styret når presidenten er fråverande og utføre oppgåver elles som vanlegvis høyrer til under dette vervet.

2 Pkt. 3 - Pest president. Det er pest president si plikt å vere styremedlem og å utføre slike oppgåver som han er pålagd av presidenten eller styret. Pkt. 4 - Sekretæren. Det er sekretæren si plikt å ha oversyn over medlemsmassen, føre liste over frammøte, sende innkalling til klubbmøte, styremøte og komitemøte, skrive og arkivere referat frå slike møte, skrive det som skal til av rapportar til Rotary International, som til dømes den halvårlege rapporten om medlemskap 1. januar og 1. juli, og melding 1. oktober og 1. april om alle nye aktive medlemer som er innvalde sidan starten av den halvårlege rapporteringsperioden i juli eller januar og sende melding om endring av medlemskap, syte for den månadlege frammøterapporten som skal sendast til distriktsguvrnøren seinast 5 dagar etter det siste møtet i månaden; innkassere og betale abonnement på Rotary-bladet, og elles utføre dei plikter som vanlegvis høyrer inn under sekretærvervet. Pkt. 5 - Kasseraren. Det er kasseraren si plikt å ta vare på alle midlar, føre rekneskap for desse andsynes klubben og til ei kvar tid etter oppmoding frå styret, og dessutan utføre alle andre plikter som høyrer inn under kasserarfunksjonen. Når vedkomande sluttar som kasserar, skal han/ho overlevere til etterfølgjaren sin, eller til presidenten, alle midlar, rekneskapar og annan kiubbeigedom som måtte vere under hans/hennar rådvelde. Pkt. 6 - Seremonimeisteren. Seremonimeisteren sine plikter er i samsvar med sedvane for dette vervet og elles som fastsett av presidenten eller styret. A r t i k k e l 5 Møte Pkt. 1 - Årsmøte. Det årlege møtet for val i denne klubben skal haldast seinast den 15. desember kvart år, der val av styremedlemer og tillitsvalde for det etterfølgjande året skal gjennomførast. (NB. Artikkel 5, pkt. 2, i Rotary standard klubblover slår fast at "Eit årsmøte for val av tillitsvalde skal haldast seinast den 31. desember... Pkt, 2 - Dei ordinære vekemøta i denne klubben skal haldast på tysdagar klokka i Volda (Volda Turisthotell) Varsel om endringar eller sløyfing av ordinære klubbmøte skai gjevast til alle klubbmedlemer. Alle medlemer med unntak av æresmedlemer (eller medlemer som er fritekne for møte-plikt i samsvar med artikkel 8, pkt. 3 og 4 i klubblovene) skal registrerast som verande til stades eller fråverande ved det ordinære klubbmøtet. Frammøte skal stadfestast ved at medlemen er til stades i minst 50 (femti) prosent av møtetida, anten i denne eller i ein annan Rotaryklubb, eller som fastsett i klubblovene, artikkel 8, pkt 1 og 2. Pkt. 3 - Alle møte i klubben der ein tredel av medlemene er til stades, er vedtaksføre. Pkt. 4 - Ordinære styremøte bør haldast annankvar månad. Ekstraordinære styremøte skal haldast når presidenten finn det turvande eller etter oppmoding av to styremedlemer, etter at høveleg varsel er gitt. Pkt. 5 - Styret er vedtaksført når eit fleirtal av styremedlemene er til stades. A r t i k k e l 6 Innmeldingsavgift og kontingent Pkt. 1 - Innmeldingsavgifta skal vere den same som kontingenten, som blir betalt når søkjaren blir teken opp som medlem. Pkt. 2 - Kontingenten skal vere kr. 500,-, som blir betalt halvårleg 1. juli og 1. januar. Det er underforstått at ein del av den halvårlege betalinga skal brukast til å dekke abonnementet på Rotary-bladet for det einskilde medlem.

3 A r t i k k e l 7 Røystereglar Røysting i klubben skal utførast som munnleg røystegjeving, så nær som ved val av styre og tillitsvalde, som skal vere skriftleg. Styret kan slå fast at ei konkret avgjerd skal takast ved skriftleg røystegjeving. Artikkel 8 Fem tenesteområde Dei fem tenesteområda utgjer det filosofiske og praktiske rammeverket for denne Rotaryklubben sitt arbeid. Dei er Medlemskap, Prosjekt/service, Komm/PR/Info, Potary Foundation/ internasjonal Teneste og Administrasjon. Denne klubben vil vere aktiv innafor kvart av desse tenesteområda. Artikkel 9 Komitear Klubbkomiteane sine oppgåver er å oppnå klubben sine langsiktige mål innafor dei fem Tenesteområda. Innkomande president, presidenten og past president bør samarbeide for å sikre kontinuitet i leiing og planlegging av framtidig leiing. Når dette er praktisk mogleg, bør komitemedlemar sitje i same komite i tre år for å sikre kontinuitet. lnnkomande president er ansvarleg for å oppnemne komitemedlemer til ledige verv, utnemne komiteleiarar og halde planleggingsmøte før starten på sitt presidentår. Ein tilrår at komiteleiarane har tidlegare røynsle som medlem av den aktuelle komiteen. Følgjende faste komitear bør oppnemnast: Klassifikasjon/Medlemskap Denne komiteen skal utvikle og iverksetje ein omfattende plan med tanke på å rekruttere og halde på medlemer. Public Relations/Informasjon Denne komiteen skal utvikle og iverksetje planar med tanke på å informere det offentlege om Rotary og fremje klubben sine serviceprosjekt og -verksemd. - Klubbadministrasjon Denne komiteen skal utfføre verksemd knytt ti! effektiv drift av klubben. Serviceprosjekt Denne komiteen skal utvikle og iverksetje utdanningsprosjekt så vel som humanitære og yrkesprosjekt som er retta mot trongen for slike i eige samfunn og samfunn i andre land. - Rotary Foundation Denne komiteen skal utvikle og iverksetje planar med tanke på å støtte Rotary Foundation gjennom både økonomiske tilskot og deltaking i prosjekt. Andre komitear kan opprettast etter behov. a) Den einskilde komite skal ta seg av slike saker som den er pålagd etter vedtektene, og slike tilleggssaker som den måtte få tilvist av presidenten eller styret. Utan fullmakt frå styret skal ingen komite setje i gang arbeid før rapport er gått til eller godkjend av styret. b) Komiteleiaren skal vere ansvarleg for jamnlege møte og verksemd i sin komite, og føre tilsyn med og koordinere komiteen sitt arbeid og rapportere til styret alle sine aktivitetar.

4 A r t i k k e l 1 0 Komiteane sine oppgåver Alle komiteane sine oppgåver skal fastleggjast og gjennomgåast av presidenten i vedkomande president - år. Ved annonseringa av kvar einskild komite sine oppgåver skal presidenten vise til aktuelt RI materiale. Kvar einskild komite skal ha eit særskilt mandat, klårt definerte mål og handlingsplanar etablert ved starten av kvart år for gjennomføring i året. Det skal vere innkomande president sitt ansvar å vise den leiarskapen som trengst for utarbeiding og tilråding om klubbkomitear, mandat, mål og planar til styret for starten av året, som nemnt ovanfor. Artikkel 11 Permisjon Ved skriftleg søknad til styret, der ein viser til gode og gyldige grunnar, kan permisjon gjevast, slik at ein medlem kan fritakast for å vere til stades ved møte i klubben i eit nærmare fastsett tidsrom. Artikkel 12 Finansar Pkt. 1 - Ved inngangen til kvart rekneskapsår skal styret utarbeide eit budsjettt over aktuelle inntekter og utgifter for året, som skal setje grense for utgifter til ulike føremål, om ikkje noko anna er vedteke av styret. Budsjettet skal delast i to fråskilde deler: ein som gjeld klubbaktivitetar og ein som gjeld tenester av meir privat karakter. Pkt. 2 - Kasseraren skal setje alle klubben sine midlar inn i ein bank som styret vel. Klubben sine midlar skal delast i to fråskilte deler; klubbdrift og serviceprosjekt. Pkt. 3 - Alle rekningar skal betalast av kasseraren eller ein annan som har fått fullmakt til det, under føresetnad av godkjenning av to andre tillitsvalde eller styremedlemer. Pkt. 4 - Ein gong i året skal alle økonomiske transaksjonar gjennomgåast av ein kvalifisert person. Pkt. 5 - Tillitsvalde som forvaltar eller disponerer klubben slin midlar, skal stille garanti som styret måtte krevje for at klubben sine midlar er sikkert plassert. Kostnadene ved ein slik garanti skal berast av klubben. Pkt. 6 - Klubben sitt rekneskapsår går frå 1. juli til 30. juni og skal for innkrevjing av medlemskontingent delast i to halvårsperioder frå 1. juli til 31. desember og frå 1. januar till 30. juni. Betaling av pr. capita avgift og tidsskriftabonnement til RI skal skje kvart år den 1. juli og den 1. januar på basis av det medlemstalet klubben har på desse datoene.

5 A r t i k k e l 1 3 Reglar for val av medlemer Pkt. 1 - Framlegg til eventuell ny medlem kan kome frå ein aktiv medlem av klubben. Ein medlem som blir overført frå ein annan klubb eller ein tidlegare medlem av ein annan klubb, kan bli gjort framlegg om som aktiv medlem av vedkomande sin tidlegare klubb. Framlegget blir handsama konfidensielt dersom ikkje noko anna er vedteke i samsvar med desse reglane. Pkt. 2 - Styret skal forvisse seg om at den medlemen det er gjort framlegg om, oppfyller dei krava til klassifikasjon og medlemskap som vedtektene krev. Pkt. 3 - Styret skal innen 30 dagar etter at framlegget kom, godkjenne eller avvise det, og skal deretter gjennom sekretæren orientere den som kom med framlegget om vedtaket sitt. Pkt. 4 - Dersom styrevedtaket er positivt, skal den aktuelle medlemen informerast om Rotary sitt føremål og om dei rettar og plikter som medlemskap i klubben medfører. Pkt. 5 - Dersom ikkje grunngjeven skriftleg innvending mot framlegget er motteke av styret frå nokon medlem i klubben innan sju (7) dagar etter offentleggjeringa av opplysningar om den aktuelle medlemen, skal vedkomande, etter å ha betalt innmeldingsavgifta, reknast som vald medlem. Pkt. 6 - Når ein ny medlem er vald, skal presidenten syte for at vedkomande blir introdusert i klubben, får utskrive medlemskort og får opplysningsmateriell for nye Rotary-medlemer. Vidare skal presidenten eller sekretæren rapportere opplysningar om den nye medlemen til RI, og presidenten skal oppnemne ein medlem/fadder som skal hjelpe den nye medlemen til å bli kjent i klubben og tildele vedkomande eit klubbprosjekt eller ein klubbfunksjon. Pkt. 7 - Klubben kan i samsvar med klubblovene velje æresmedlemer etter framlegg frå styret. Artikkel 14 Avgjerder Ingen resolusjon og ikkje noko framlegg som vil forplikte klubben i samband med ei eller anna sak, skal handsamast i klubben før dette har vore handsama av styret. Slike resolusjonar eller framlegg, dersom dei blir framsette på eit klubbmøte, skal sendast over til styret utan diskusjon. A r t i k k e l 1 5 Forretningsorden for møta - Møtet skal opnast av presidenten Introduksjon av gjester og info. om programmet Song - 3 minuttar FOREDRAG - PROGRAM - Korrespondanse, meldingar og Rotaryinformasjon Eventuelle komiterapportar Ikkje ferdighandsama saker - Nye saker Møtet er slutt Artikkel 16 Endringar Desse vedtektene kan endrast med to tredels fleirtal når som helst på eit ordinært møte, der eit vedtaksført tal medlemer er til stades, under føresetnad av at orientering om framlegg til slike endringar har vore postsendt til kvar einskild medlem minst ti (10) dagar før møtet. Inga endring i, eller tillegg til, desse vedtektene kan gjerast som ikkje er i samsvar med klubblovene eller med lover og vedtekter for Rotary International.