KONKURRANSEGRUNNLAG DEL III YTELSESBESKRIVELSE

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG DEL III YTELSESBESKRIVELSE Rammeavtale for vinterdrift Heistadmoen for Forsvarsbygg Utleie Markedsområdet Viken

2 Innhold 1 Generell orientering om avtalen Avtalens Formål Avtaleperiode Omfang av avtalen Tilstøtende avtaler Beskrivelse av virksomheten Organisering av Forsvarsbygg Organisering Forsvarsbygg utleie Markedsområdet Viken Organisasjonskart Forsvarsbygg utleie: Generelt om leveransen Krav til ytelsen Brøytestikker Maskin registrering Deponi av strøsand Skraping Skader RESPONSTID Melding av start/stopp arbeid OBLIGATORISKE KRAV TIL HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Avvik, ulykker og nestenulykker ANDRE ADMINISTRATIVE FORHOLD Samarbeide/kommunikasjon Møter Sikkerhetsklarering, adgangskontroll og adkomstmuligheter Underleverandører Andre krav til leverandørs ansatte Elektronisk fakturering... 8

3 1 Generell orientering om avtalen Avtaleeier vil være Forsvarsbygg utleie markedsområdet Viken. Forsvarsbygg Utleie Markedsområdet Viken består av de to tidligere markedsområdene Oslo og Oslofjord. 1.1 Avtalens Formål Forsvarsbygg er ansvarlig for vintervedlikehold av Forsvarets eiendom på Heistadmoen. Denne tjenesten kjøpes av eksterne firmaer. Denne avtalen skal primært dekke behovet for snømåking, brøyting, strøing og feiing av utearealer ved Forsvarets lokasjoner. Avtalen vil også dekke behov for endringer og utbedringer basert på regningsarbeid. Forsvarsbygg ønsker også å dra nytte av leverandørens evne til å planlegge, administrere og koordinere vinterdrift oppdrag som isolert sett er relativt små, men som samlet utgjør en betydelig portefølje. For et best mulig samarbeid skal leverandøren og oppdragsgiver gjensidig informerer hverandre om kommende oppdrag som skal utføres, slik at koordinering av oppdragene og god planlegging kan gjøres. Slik at unødvendige improvisasjoner, omdirigering av ressurser og stans i øvrig produksjonsapparat unngås. 1.2 Avtaleperiode Oppstart av avtalene vil være 15. oktober 2016 og avtalen avsluttes 15. mai Forsvarsbygg har opsjon på forlengelse med år. 1.3 Omfang av avtalen Avtalen omfatter vintervedlikehold ved Heistadmoen i henhold til vedlagte kart og postbeskrivelser. Omfanget for konkurranseområdet forventes å ligge mellom ,- og ,- eks mva pr år. Tallene er basert på historiske tall og erfaringer. Omfanget vil kunne variere (ref del II pkt 3.3). Forsvarsbygg har rett, men ingen plikt til å kjøpe disse tjenestene, men imidlertid har vi en klar målsetting om at kjøp skal skje via denne rammeavtalen. 1.4 Tilstøtende avtaler Forsvarsbygg har egen rammeavtale på entreprenørtjenester og graving. 2 Beskrivelse av virksomheten 2.1 Organisering av Forsvarsbygg Forsvarsbygg er et forvaltningsorgan underlagt Forsvarsdepartementet. Forsvaret er største og viktigste kunde, men Forsvarsbygg har også kunder i andre offentlige markeder. Forsvarsbygg er organisert i åtte forretningsområder:

4 Forsvarsbygg utleie tar seg av alle oppgaver innenfor utleie, drift, vedlikehold, renhold og utvikling av kundens eiendommer, bygg og anlegg. Forsvarsbygg Utleie består av 6 markedsområder; Viken, Østlandet, Vest, Trøndelag, Hålogaland og Nord. Forsvarsbygg nasjonale festningsverk har i oppgave å forvalte, ta vare på og utvikle de nasjonale festningsverkene. For mer informasjon om Forsvarsbygg, se vår internettside Organisering Forsvarsbygg utleie Markedsområdet Viken Organisasjonskart Forsvarsbygg utleie: Eiendomssjef Frode Hansen 241 ansatte Stab HMS/IK Regional KAM Utleieservice Driftsservice Renholdsservice Tilleggstjenester Forsyningsservice Flyplassdrift Bolig og Kvarter Denne avtalen vil primært bli nyttet av avdelingen Tilleggstjenester. Leverandøren av denne tjenesten vil måtte forholde seg til personell ved lokasjonen, fagansvarlig og stab.

5 3 Generelt om leveransen Avtalen omfatter vinterskjøtsel av veier og plasser ved nevnte lokasjon. Leverandøren av tjenesten skal kunne uføre alle poster beskrevet i prisskjema. Ingen av de nevnte gruppene i prisskjema med fagarbeider faller innunder definisjon av underleverandør. Dvs. påslag på tjenester levert av alle disse gruppe selv om de er innleid vil ikke aksepteres. Dette innebærer at alle omkostninger med bruk av andre leverandører for å utføre oppdrag fra Forsvarsbygg må innkalkuleres i prisskjema. Leverandøren av tjenesten kan benytte inntil 3 personer for å løse oppdraget (inkludert reserver). Hensikten med begrensningen er å opprettholde kjennskap til området, ivaretagelse av de militære sikkerhetsbestemmelsene for leieren samt begrense eventuelle behov for sikkerhetsklarering. 3.1 Krav til ytelsen Brøytestikker Setting av brøytestikker der hvor kontraktør vurdere at det er behov for brøytestikker slik at skader på øvrig eiendom unngås Maskin registrering Før hver driftssesong skal registreringsnummer på maskiner brukt til å løse oppdraget, rapporters inn Deponi av strøsand Det er mulighet for deponi av strøsand ved lokasjonen. Lokasjonen har ikke egen grussilo. Dersom leverandør ønsker dette kan det avtales etter avtaleinngåelse. Leverandør må orientere om hvilke rutiner/systemer og utstyr som vil benyttes for denne tjenesten Skraping Det er leverandørens ansvar å påse at det ikke bygges opp en tykk såle over tid. Dersom dette likevel skjer skal skraping iverksettes senest når dybde på hjulspor eller hull når 8 cm. Forsvarsbygg krever at skraping iverksettes når forholdene tilsier dette uten at leverandøren må purres Skader Erstatningsansvar ifm skader på trær, kantstein, parkanlegg, lysmaster, gjerder, parkerte biler, bygninger (Forsvarsbyggs eiendom og dens leietagers eiendom) påhviler leverandøren. Skader rapporteres umiddelbart til kontaktperson for kontraktsarbeidene. Ved sesongslutt skal leverandør ta initiativ til felles befaring med oppdragsgiver for generell evaluering og gjennomgang av avtaleområdet med registrering av eventuelle skader som har oppstått på anlegg og faste installasjoner som følge av utførelse av kontraktsarbeidet. Skader skal leverandøren selv ha mulighet til å utbedre innen rimelig tid eller avregnes mot faktura.

6 4 RESPONSTID Et hovedpoeng med avtalen er at valgt leverandør skal kunne tilby kortere leveringstider og responstider enn det øvrige leverandørmarked. For oppdrag som bestilles i utenom det som inngår i faste avtaler: Når leverandøren mottar en enkel henvendelse/forespørsler om oppdrag skal leverandøren respondere så snart som mulig og innen 2 dager. Deretter kunne være i gang med leveransen innen 5 virkedager etter bestilling. Leverandøren skal ha tilgjengelig utstyr og materiell som erfaringsmessig oftest blir brukt ved oppdukkende behov og etablere logistikkopplegg slik at fastsatt leveringstid kan overholdes. Levering av både tjenester og materiell skal normalt skje innenfor Forsvarsbyggs normale arbeidstid, dvs. innenfor tidsrommet kl Leverandøren skal utføre oppdraget etter avtalt fremdrift. Arbeidene skal alltid gjøres rasjonelt og fremdriften skal være normalt bedre enn hva konkurrerende firma kan tilby. 4.1 Melding av start/stopp arbeid Personell som utfører oppdrag skal alltid ta kontakt med oppdragsgiver før start på oppdraget, samt meldte fra om når arbeidet opphører. 5 OBLIGATORISKE KRAV TIL HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Leverandør skal dokumentere et aktivt og fungerende HMS-system. Dette gjøres gjennom en redegjørelse i tilbudet. Leverandør har ansvar for at underleverandører oppfyller de samme krav. Det forutsettes at det inngås samordningsavtale mellom Forsvarsbygg og leverandør på lokalt plan, slik at HMS og miljøkrav ivaretas for alt personell og materiell fra leverandør, oppdragsgiver og brukerne av anleggene. Rutiner og skjematikk for dette finnes i Forsvarsbyggs HMS-system. Dersom leverandør har eget system for samordning, kan dette benyttes etter avtale med lokalt HMS ansvarlig i Forsvarsbygg. Ved behov skal det utføres risikokartlegging eller sikker jobb analyse (SJA) av spesielt utsatte arbeidsoperasjoner. Rutiner og skjematikk for dette finnes i Forsvarsbyggs HMS-system. Dersom leverandør har egne rutiner og skjema for dette, kan dette benyttes etter nærmere avtale med oppdragsgiver. Forsvarsbygg setter som krav at leverandører leverer sikkerhetsdatablad på produkter som kommer inn under Forskrift om utarbeidelse av sikkerhetsdatablad. Elektronisk sikkerhetsdatablad skal leveres Forsvarsbyggs sentrale stoffkartotekansvarlig i forkant av leveransen. Papirutgave av sikkerhetsdatablad skal legges ved leveransen. Leverandør er forpliktet til å benytte seg av til enhver tid markedets gjeldende returavtaler på emballasje og overskuddsmateriale. Videre er leverandør forpliktet til å levere avfall til godkjent mottak. Dokumentasjon på avfallsbehandling skal følge faktura etter utført arbeid, og skal kunne framvises til den lokalt eller sentralt ansvarlige for HMS og miljøledelse i Forsvarsbygg på forlangende. Leverandøren oppfordres til spesielt å beskrive bedriftens opplegg for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet som kan settes i sammenheng med rammeavtalens gjenstand og som kan gi

7 bedriftsøkonomiske fordeler for oppdragsgiver. Eksempler på dette kan være(ikke uttømmende opplisting); Returordning for emballasje, brukt materiell der leverandør bekoster ordningen, etc. Beskrivelse av produkter med forholdsvis lavt energiforbruk, lave destruksjonskostnader og herunder mindre levetidskostnader. Rutiner for ivaretakelse av HMS som sannsynliggjør tidsmessig og driftssikker gjennomføring av oppdraget spesielt i de tilfeller der oppdraget gjennomføres etter oppgjør for medgått tid. Leverandøren skal spesielt påse at Forskrift om begrensning i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter (produktforskriften) etterleves. Det stilles krav om miljødokumentasjon for de leverte produkter. Der produktene kan inneholde miljøgifter skal dette oppgis, og om mulig skal alternative produkter tilbys. Forsvarsbygg og leverandører til Forsvarsbygg skal ikke bruke stoffer som utsetter helse eller miljø for fare. De samme krav til bruk av farlige stoff stilles både til Forsvarsbygg selv og til leverandører av varer og tjenester til Forsvarsbygg. Forsvarsbygg skal også jobbe aktivt med å redusere bruken av farlige stoffer. Leverandører til Forsvarsbygg skal ikke benytte stoffer fra miljøvernmyndighetenes prioritetsliste (se Tilbyder skal spesielt unngå å benytte stoffer som er kreftfremkallende, arvestoffskadelig, reproduksjonsskadelige, allergifremkallende, inneholder organiske løsemidler eller blyforbindelser. Leverandøren plikter å bruke det middel og den metode som gir minst skadevirkninger for miljø og helse og som kan føre til ønsket resultat. Dersom farlige stoffer må benyttes skal de minst farlige stoffene benyttes (substitusjonsplikt). Ved kjøp av tjenester krever Forsvarsbygg innsyn i risikovurderinger og substitusjonsvurderinger, før eventuelt farlige stoffer brukes. Forsvarsbygg krever også at sikkerhetsdatablad for stoffer som brukes skal innleveres før stoffene tas i bruk. 5.1 Avvik, ulykker og nestenulykker Forsvarsbygg skal inngå i leverandørens varslingsrutiner i deres beredskapsplan. Ansvarlig prosjektledelse skal varsles umiddelbart etter at varsling som sikrer liv og helse er foretatt. Leverandørs beredskapsplan skal omfatte klare rutiner for varsling, håndtering og informasjon ved nødssituasjoner, uhell og ulykker. Alle nestenulykker skal behandles og analyseres som øvrige avvik. Dette innebærer at Forsvarsbygg skal ha kopi av alle rapporter fra nestenulykke. 6 ANDRE ADMINISTRATIVE FORHOLD 6.1 Samarbeide/kommunikasjon Leverandøren plikter å utpeke én person i egen administrasjon som skal være Forsvarsbyggs kontaktperson vedrørende denne avtalen. Partene plikter å holde hverandre løpende orientert om forhold av betydning for avtalen. 6.2 Møter Det avholdes et signeringsmøte og oppstartsmøte. Ved behov møtes leverandøren og Forsvarsbygg for avklaringer. Kostnader til slike møter skal innkalkuleres.

8 6.3 Sikkerhetsklarering, adgangskontroll og adkomstmuligheter Leveransen av denne tjenesten krever per i dag ikke krav om sikkerhetsklarering. Følgende reglement kommer til anvendelse i henhold til sikkerhetsklarering av personell og adgangskontroll: For noen områder må personell som skal gjøre tjenesteoppdrag være sikkerhetsklarert og autorisert i samsvar med lov om forebyggende sikkerhetstjeneste av 20. mars 1998 nr. 10 herunder forskrift om personellsikkerhet nr. 722 av 29. juni I noen områder der tjenestearbeider skal utføres kan det være gjort inndeling av områdene i samsvar med forskrift om informasjonssikkerhet av 1. juli 2001 nr , 6-8, 6-9. Det kan på et senere tidspunkt, i forbindelse med enkeltoppdrag, bli stilt krav til leverandøren om sikkerhetsmessig godkjenning til oppbevaring av informasjon i samsvar med forskrift om sikkerhetsgraderte anskaffelser nr. 753 av 1. juli I noen områder vil det være påkrevet at tjenestepersonell skal være sikkerhetsklarert iht. lov om forbyggende sikkerhetstjeneste. Leverandøren for tjenesten skal derfor kunne sikkerhetsklarere flere medarbeidere. Leverandøren skal til en hver tid ha så mange personer sikkerhetsklarert at oppdraget iht. avtale kan løses uten forsinkelser og med den kvalitet som beskrevet. Kostnader for reise i forbindelse med eventuell sikkerhetssamtale må leverandøren dekke. Personell må for øvrig følge de militære sikkerhetsbestemmelser som gjelder for hvert enkelt område. Rutiner for sikkerhetsklarering kan variere fra lokasjon til lokasjon og vil bli nærmere angitt. Personalet må underskrive taushetserklæring etter at sikkerhetsklarering er gitt. Leverandørens personale kan ved enkelte tilfeller få utlevert nøkler/nøkkelkort/adgangskort. Nøkler/nøkkelkort/adgangskort skal oppbevares utilgjengelig for uvedkommende. Tap av nøkler/nøkkelkort/adgangskort må øyeblikkelig meddeles til oppdragsgiver Underleverandører Kravet om sikkerhetsklarering gjelder også for underentreprenører og annen innleid arbeidskraft. 6.4 Andre krav til leverandørs ansatte Leverandøren skal benytte arbeidstøy som er godkjent av oppdragsgiver og tydelig merket med firmaemblem/logo. Leverandør skal utstyre personalet med ID-kort med bilde, som skal bæres synlig under arbeidet. Personalet som arbeider i områder som krever sikkerhetsklarering, skal bære oppdragsgivers adgangskort lett synlig. 7 Elektronisk fakturering Staten har innført en ny standard for mottak av elektronisk faktura EHF (elektronisk handelsformat). Alle fakturaer skal sendes elektronisk på dette formatet. Dette betyr at fakturaer flyttes fra papir til elektronisk medie. Elektroniske fakturaer til offentlige virksomheter forventes levert gjennom godkjente aksesspunkter. Et aksesspunkt er en transportformidler av elektroniske fakturaer fra en utsteder til en mottaker. Statlige virksomheter ble med virkning fra 1. juli 2011 pålagt å kunne ta i mot faktura og kreditnota i EHF-format. For mer informasjon se Forsvarsbyggs nettsider følgende link: