ETISKE RETNINGSLINJER

Transkript

1 ETISKE RETNINGSLINJER Å SIKRE VIRKSOMHETSDRIFT MED HØY ETISK STANDARD Tele2 har satt seg fore å drive virksomheten med et høyt etisk nivå. Vi har tatt i bruk disse etiske retningslinjene (heretter «retningslinjene») slik at alle ansatte og samarbeidspartnere skal kunne vite hva som forventes av dem. Tele2 krever at alle ansatte, ledere og styremedlemmer (der det er relevant): leser og forstår retningslinjene skriver under på at de har gjort dette sørger for å handle etter innholdet og hensikten med retningslinjene sørger for å få Tele2s samarbeidspartnere til å forstå og følge retningslinjene 1

2 INNHOLD Budskap fra daglig leder Innledning Grunnlaget for retningslinjene Retningslinjenes rekkevidde Lovetterlevelse og retningslinjene Produkt- og tjenestesikkerhet Kundeintegritet Kundesikkerhet Eksponering for elektromagnetiske felter Leverandører og forhandlere Retningslinjenes gyldighet for leverandører og forhandlere Virksomhetsintegritet Antikorrupsjon Rettferdig konkurranse Interessekonflikter Politisk engasjement Finansrapportering Selskapsledelse Respektfull omgang med mennesker Gode arbeidsforhold Lønn og godtgjørelser Helse og sikkerhet på arbeidsplassen Miljø Føre-var-prinsippet, minimere miljøpåvirkningene Rapportering av brudd Vedlegg 1 Grunnlaget for de etiske retningslinjene Vedlegg 2 Den svenske markedsmisbruksloven 2

3 BUDSKAP FRA DAGLIG LEDER Kjære kolleger Vårt idégrunnlag er å ha markedets beste tilbudpå markedene der vi opererer. Men det slutter ikke der. Kundene våre må føle seg trygge på at måten vi driver virksomheten på, ikke bare retter seg etter lover og regler, men også følger en høy etisk standard. Jeg tror at det å følge disse retningslinjene går hånd i hånd med å gjøre gode forretninger! Det at vi opprettholder et velfortjent rykte for ærlighet og strengt etisk forretningsførsel er et av de områdene jeg og lederteamet prioriterer høyest. Formålet med dette dokumentet er å hjelpe hver enkelt av oss med å forstå hvilket ansvar vi har som representanter for Tele2 og som kolleger. Vi må ikke glemme at det er vår plikt å sørge for at våre samarbeidspartnere salgssteder, konsulenter, leverandører, forhandlere og andre følger disse retningslinjene når de representerer Tele2. The Tele2 Way verdiene våre er unike for oss. Fleksibilitet, kostnadsbevissthet, kvalitet, åpenhet, utfordringer og handling styrer måten vi driver på og oppfører oss i det daglige arbeidet. I forbindelse med retningslinjene vil jeg særlig peke på åpenhet. Det å være åpen og gi mulighet for innsyn er viktig for oss når det gjelder å følge retningslinjene. Det bidrar ikke bare til et stimulerende arbeidsmiljø, men er en hjørnestein i viljen vår til å opprettholde et velfortjent rykte for ærlighet og etisk forretningsførsel. Disse retningslinjene er godkjent av styret i Tele2. Stockholm, september 2010 Mats Granryd Daglig leder 3

4 INNLEDNING Hos Tele2 tror vi at selskapets suksess avhenger av hvor godt samfunnene vi opererer i, lykkes. Bærekraftig vekst i samfunnet og sunn forretningsdrift går hånd i hånd. For å kunne opprettholde en bærekraftig virksomhetsmodell og bidra til å bygge et bedre samfunn, må vi ta ansvar for virkningen vår drift har på miljøet rundt oss. Ved å gjøre det, skaper vi muligheter og utfordringer, ikke bare for oss selv, men for alle bedrifter. Tele2s ambisjon er at sunn forretningsdrift skal gjelde i alle våre driftstyper og i den daglige virksomheten. Derfor har Tele2 valgt å gripe an bedriftsansvar på samme måte som vi gjør det med hele virksomheten: med fleksibilitet, kostnadsbevissthet, kvalitet, utfordringer, åpenhet og handling the Tele2 Way. Grunnlaget for retningslinjene Retningslinjene er basert på de ti prinsippene fra FNs Global Compact. Nærmere opplysninger finnes i Vedlegg 1. Retningslinjenes rekkevidde Det er viktig at varer og tjenester Tele2 håndterer, blir produsert og levert på en etisk måte. Tele2 forventer derfor at disse retningslinjene blir fulgt og opprettholdt i organisasjonen til alle Tele2s samarbeidspartnere, både leverandører, underleverandører, forhandlere og produsenter, uansett om det er varer eller tjenester som leveres. Lovetterlevelse og retningslinjene Tele2 retter seg etter lokale lover og forskrifter i de landene vi har virksomhet i. Disse retningslinjene representerer et minstekrav. Dersom lokale, nasjonale eller internasjonale lover, forskrifter eller regler stiller strengere krav til bedriftsansvar enn det som er nevnt i disse retningslinjene, skal lokale, nasjonale eller internasjonale regelverket følges. I situasjoner der hverken lovverket eller retningslinjene gir veiledning, skal prinsippene i FNs Global Compact følges. Dersom det er uoverensstemmelse mellom disse retningslinjene og gjeldende lokalt regelverk, skal regelverket følges. PRODUKT- OG TJENESTESIKKERHET Tele2 vinner kunder og bygger langsiktige relasjoner ved å levere prisledende kvalitetstjenester. Dette gjør vi ved å utvise ærlighet og integritet i alle situasjoner. Markedsføring eller reklamemateriell fra oss, enten det er skriftlig eller framføres personlig, skal være nøyaktig, sannferdig og i tråd med det gjeldende lovverket. 4

5 Kundeintegritet I sin virksomhet har Tele2 tilgang til kundeopplysninger som skal behandles og lagres. Ved håndteringen av disse opplysningene skal Tele2 ta hensyn til kundens rett til personvern og personlig integritet. Tele2 retter seg etter gjeldende lovverk om ytringsfrihet, personvern og personlig integritet, samt behandling av personopplysninger. Tele2 vil gjøre alt vi kan for at uvedkommende ikke skal få tilgang til personopplysninger. Tele2 behandler kundeopplysninger bare slik det er tillatt etter gjeldende lovverk. Kundesikkerhet Tele2 arbeider aktivt for å forebygge svindel og misbruk av sine kommunikasjonstjenester. Derfor tilbyr Tele2 flere verktøy som skal hindre eksponering for uønsket innhold. Vi legger i denne sammenhengen særlig vekt på å beskytte barn og ungdom. Eksponering for elektromagnetiske felter Ved bruk avgir elektrisk utstyr stråling og skaper elektromagnetiske felter (EMF). Ved håndteringen av EMF fra nettverkene sine følger Tele2 anbefalingene fra angjeldende myndigheter. LEVERANDØRER OG FORHANDLERE Våre kontraktsforhold med leverandører og forhandlere, salgssteder og kunder er viktige elementer i selskapets suksess. Utvelgelse av leverandører og forhandlere og kjøpsbeslutninger må gjøres objektivt og i Tele2s beste interesse, der formålet er å finne den beste løsningen ved å evaluere kostnader, kravoppfyllelse, forventet ytelsesevne, kvalitet og andre relevante faktorer. Avtaler med leverandører og forhandlere må inngås i samsvar med Tele2-konsernets innkjøpsprosedyrer og etiske prinsipper. Forhandlinger med leverandører, forhandlere og salgssteder skal utføres på en profesjonell måte, med deltakelse fra Tele2-ansatte og ved hjelp av fire-øyneprinsippet. Våre medarbeidere må alltid være sikre på at virksomhetsbeslutninger er gjort uten urettmessig påvirkning fra tredjepart. Leverandører og forhandlere som beviselig har forsøkt å påvirke Tele2s kjøpsbeslutninger på urettmessig måte, kan utestenges fra framtidige transaksjoner med selskapet. 5

6 VIRKSOMHETSINTEGRITET Antikorrupsjon Ingen Tele2-ansatte eller styremedlemmer i selskapet kan tilby, be om, gi eller ta imot, direkte eller indirekte, urettmessige fordeler for personlig vinning fra tredjepart, såframt det ikke kan betraktes som å være innenfor grensene av godtatt forretningspraksis, slik som mottakelser og rimelig gjestfrihet i forbindelse med vanlig forretningskontakt. Som en rettesnor bør ingen enkeltgave eller fordel overstige en verdi av 50 euro. Ved tvil forventes det at de ansatte ber sine overordnede om råd. I de fleste land regnes gaver eller fordeler til offentlig ansatte eller embetsmenn som et lovbrudd. Tele2-ansatte må ikke tilby penger eller andre gaver til offentlig ansatte eller embetsmenn, bortsett fra symbolske gaver av ubetydelig verdi såframt dette er tillatt etter lokale lover. Rettferdig konkurranse Tele2 har forpliktet seg til å følge prinsippene om rettferdig konkurranse og åpne markeder. En av årsakene til at vi har lyktes, er fjerningen av monopoler. Vi tror fullt og fast på at fri og rettferdig konkurranse virker til vår fordel og gjør oss i stand til å gi det beste tilbudet, dvs. at vi leverer forventet kvalitet og prisledende kommunikasjonstjenester til kundene våre. Alle Tele2-ansatte forventes å beskytte interessene til Tele2s sluttbrukere verden over og motarbeide hemmelighold og monopolsituasjoner i alle aspekter av aktivitetene sine. Interessekonflikter Virksomhetsbeslutninger gjøres alltid i selskapets beste interesse. Den makten vi har fått av selskapet, skal ikke brukes til andre formål enn å fremme Tele2s interesser. Personlige relasjoner eller vurderinger må aldri påvirke beslutningene våre. Dette gjelder potensielle gevinster både for oss selv og for familie og venner. For å unngå risiko for interessekonflikter gjelder følgende: - Ansatte kan ikke arbeide utenfor Tele2 på noen måte (f.eks. ansettelse, konsulentvirksomhet, styreverv) uten skriftlig samtykke fra selskapet. - Hvis det foreligger fare for interessekonflikt, uansett hvor liten den måtte være, forventes det at de ansatte informerer sin overordnede umiddelbart. En spesiell type interessekonflikt er innsideinformasjon. Kort sagt har alle med tilgang til ikke-offentlig informasjon som sannsynligvis kan påvirke prisen på finansielle instrumenter i Tele2 vesentlig, forbud mot å handle med Tele2-aksjer. Nærmere opplysninger finnes i Vedlegg 2. Er du registrert som innsider av Tele2 hos det svenske finanstilsynet, vil du ha fått varsel fra Tele2 om at du må ta hensyn til de særlige svenske rapporteringskravene og Tele2s interne innsideregler. Disse 6

7 dokumentene er også tilgjengelige ved å sende en forespørsel til: Politisk engasjement Tele2 er nøytral i forhold til politiske partier og kandidater, og følger gjeldende internasjonale avtaler og nasjonale lovverk om lobbyvirksomhet. Finansrapportering Tele2 forventes å følge strenge prinsipper og standarder for regnskapsføring (IFRS), å rapportere økonomisk informasjon nøyaktig og fullstendig, og å ha tilstrekkelig internkontroll og prosesser som sørger for at regnskapsføringen og finansrapporteringen følger lovverket. Ansatte må gjøre alt de kan for å hjelpe Tele2 på dette området. Riktigheten av Tele2s økonomiske dokumenter er avgjørende for virksomhetsdriften i Tele2 og en nøkkelfaktor i våre anstrengelser for å opprettholde tilliten fra aksjonærene. Vi må sørge for at alle transaksjoner blir riktig dokumentert, klassifisert og oppsummert i samsvar med Tele2s regnskapsregler. Ingen ansatt må legge inn eller fjerne informasjon i selskapets bøker eller dokumenter som forsettlig dekker over, villeder eller forstiller den sanne naturen til en finansiell eller ikke-finansiell transaksjon eller et resultat. Ansatte involvert i finansrapportering skal alltid gi fullstendige, riktige, nøyaktige, rettidige og forståelige opplysninger i rapporter og dokumenter som Tele2 inngir til statlige instanser, skattemyndighetene og i annen offentlig kommunikasjon. Tele2 følger internasjonale retningslinjer og nasjonale regelverk for internprising. Kommentarer om finansrapportering og prospekter til eksterne parter skal bare gis av autoriserte offisielle talspersoner. Selskapsledelse Tele2 er en sterk tilhenger av gjennomsiktige og konsistente prinsipper for selskapsledelse og følger gjeldende regelverk og standarder i alle sine geografiske markeder. Dette beskytter de legitime interessene til alle aksjonærer og interessenter i Tele2. RESPEKTFULL OMGANG MED MENNESKER Gode arbeidsforhold Tele2-ansatte har krav på grunnleggende menneskerettigheter som skal være kjent, forstått, respektert og satt i verk av og for alle. Ingen skal utsettes for korporlig avstraffelse, fysisk, seksuell, psykologisk eller verbal trakassering eller misbruk. Tvangsarbeid, arbeidsutnyttelse eller gjeldsarbeid er strengt forbudt. Ansatte skal ikke måtte betale depositum eller deponere originale indentifikasjonspapirer for å få arbeid. Ansatte skal ikke tvinges til å arbeide mer enn det som er oppgitt som grensene for vanlig arbeidstid og overtidsarbeid i lovverket i landet der de er ansatt. Overtid skal lønnes i henhold til lovverket. Alle ansatte skal ha kontrakter som spesifiserer ansettelsesforholdene. Barn under minstealderen for arbeid fastsatt av det lokale 7

8 lovverket, eller barn under femten (15) år, avhengig av hvilken alder som er høyest, skal ikke benyttes som arbeidskraft. Ansatte under atten (18) år skal ikke benyttes til farlig eller tungt arbeid, eller på nattskift. Tele2 godtar ikke diskriminering, enten det skjer aktivt eller gjennom passiv støtte, enten det er basert på etnisitet, nasjonalt opphav, religion, funksjonshemming, alder, seksuell legning, sivil- eller foreldrestatus, fagforeningsmedlemskap, politisk tilknytning eller alder. Tele2 anser mangfold som en brekkstang for lønnsomhet. Vår ambisjon er å fokusere på en atferd som tiltrekker mangfold. Rettighetene de ansatte har til å organisere seg fritt og forhandle kollektivt, i samsvar med lovverket i landet de er ansatt i, skal anerkjennes og respekteres. Lønn og godtgjørelser Ansatte skal betales minst minimumslønnen som er fastsatt i gjeldende nasjonalt lovverk, inkludert alle forskriftsmessige lønninger, kompensasjoner og fordeler. Alle ansatte skal ha rett til lik lønn for likt arbeid, og regelmessig ferie med betaling. Helse og sikkerhet på arbeidsplassen Sikkerhet på arbeidsplassen er et prioritert område for Tele2. Nødvendige tiltak skal utføres for å forebygge ulykker og skader. Dette skal skje ved å minimere årsakene til risikoer som finnes i arbeidsmiljøet og ved å stille til rådighet passende sikkerhetsutstyr. MILJØ Føre-var-prinsippet, minimere miljøpåvirkningen Miljølovgivning og forskrifter som gjelder lokale omgivelser og den aktuelle virksomhetssektoren skal følges. Praksis som minimerer påvirkningen på miljøet skal oppmuntres, og det skal utvises forsiktighet ved bruk av miljømessig sensitive stoffer eller prosesser. Tele2 fremmer bærekraftig utvikling og kostnadseffektivitet ved å redusere ressursforbruket og dermed miljøpåvirkningen. Tele2s miljøtiltak følger reglene i Tele2s miljøretningslinjer, der nærmere opplysninger om miljøarbeidet vårt er spesifisert. 8

9 RAPPORTERING AV BRUDD Det er ansvaret til Tele2s ledere å sørge for at både innholdet og meningen i disse retningslinjene blir kommunisert, forstått og etterlevd i organisasjonen, og å oppmuntre de ansatte til å avdekke atferd som kan være i strid med disse retningslinjene. Eksplisitt eller implisitt godtakelse av tvilsomme handlinger tolereres ikke. Hvis og når en ansatt blir informert om eller mistenker aktiviteter som kan være i strid med disse retningslinjene, er det vedkommende persons ansvar å rapportere om det. Gitt den vekten Tele2 legger på disse retningslinjene og implementeringen av dem, anbefales det heller å rapportere en gang for mye enn en gang for lite. Rapporter kan inngis på tre måter: - Til enhver leder den som rapporterer synes passer - E-post til report.violation@tele2.com - Ring John Shakeshaft, formann i styrets revisjonskomité Anonyme rapporter godtas, men kontaktopplysninger til personen som rapporterer, blir verdsatt. Nærmere opplysninger finnes i Whistle Blower Policy. Disse retningslinjene har autoritet fra styret og lederteamet. 9

10 BEKREFTELSE Jeg bekrefter at jeg har mottatt, lest og forstått Tele2s etiske retningslinjer og at atferden min alltid må rette seg etter standardene i disse retningslinjene. Underskrift: Navn: Sted og dato: (Bekreftelsen vil bli lagret hos HR-avdelingen.) 1 0

11 Vedlegg 1 GRUNNLAGET FOR DE ETISKE RETNINGSLINJENE Retningslinjene er basert på de ti prinsippene i FNs Global Compact 1. FNs Global Compact ber selskaper anta, støtte og følge, i den grad de har mulighet til å påvirke, et sett kjerneverdier på områdene menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, miljø og antikorrupsjon. Menneskerettigheter Prinsipp 1: Virksomheter bør støtte og respektere beskyttelsen av internasjonalt erklærte menneskerettigheter. Prinsipp 2: De bør sørge for at de ikke medvirker til krenkelse av menneskerettighetene. Arbeidstakerrettigheter Prinsipp 3: Virksomheter bør opprettholde organisasjonsfrihet og effektivt anerkjenne retten til kollektiv forhandling. Prinsipp 4: De bør støtte kampen mot alle former for tvangsarbeid. Prinsipp 5: De bør støtte effektiv avskaffelse av barnearbeid. Prinsipp 6: De bør eliminere diskriminering i arbeids- og ansettelsesforhold. Miljø Prinsipp 7: Virksomheter bør støtte føre-var-prinsippet i miljøspørsmål. Prinsipp 8: De bør ta initiativ til å fremme større miljøansvar. Prinsipp 9: De bør oppmuntre utvikling og spredning av miljøvennlig teknologi. Antikorrupsjon Prinsipp 10: Virksomheter bør motarbeide alle former for korrupsjon, deriblant utpressing og bestikkelser. 1 FNs Global Compact-prinsipper har universell konsensus og er avledet fra - Verdenserklæringen om menneskerettighetene - ILOs grunnleggende arbeidstakerrettigheter - Rio-erklæringen om miljø og utvikling - FN-konvensjonen mot korrupsjon. 1 1

12 Vedlegg 2 Den svenske loven om markedsmisbruk Svensk: Marknadsmissbrukslagen Innsideinformasjon «Informasjon om et forhold som ikke er offentliggjort og som sannsynligvis kan påvirke prisen på det aktuelle finansinstrumentet vesentlig dersom det ble offentliggjort.» Eksempel: Større M&A-transaksjoner, endringer i toppledelsen, større forretningsavtaler, større søksmål, prognoser om konsernregnskapet eller kundegrunnlaget. Det er ulovlig å handle med eller på annen måte dra fordel av aksjer eller andre verdipapirer. Tre typer lovbrudd: Innsidehandel Uautorisert lekkasje Utilbørlig markedsmanipulasjon Strafferamme inntil 4 års fengsel Alle med innsideinformasjon omfattes av lovverket, dvs. at det er ulovlig å handle med eller på annen måte dra fordel av informasjonen, uansett stilling eller måten vedkommende fikk informasjonen på. Den enkeltes ansvar etter markedsmisbruksloven er uavhengig og personlig. Det er alltid den enkeltes ansvar å avgjøre om vedkommende har tilgang til innsideinformasjon som kan gjøre det ulovlig å handle med selskapets verdipapirer. Dette gjelder uansett om selskapet har oppfylt loggboksforpliktelsen og uavhengig av om du står oppført i en loggbok eller ikke. Men dersom du ved et visst tidspunkt registreres i en loggbok, er det en sterk indikasjon på at du har innsideinformasjon. Loggbok = Selskapets interne fortegnelse over enkeltpersoner som har tilgang til innsideinformasjon om en viss sak. Administrativ forpliktelse for selskapet etter rapporteringspliktlovverket, og administrative sanksjoner for manglende etterlevelse. Ved tvil kontakt selskapets sekretær company.secretary@tele2.com 1 2