INNKALLING TIL ORDINÆRT SAMEIERMØTE 2010

Transkript

1 INNKALLING TIL ORDINÆRT SAMEIERMØTE 2010 Ordinært sameiermøte i, avholdes onsdag 17. mars 2010, kl i kommunens lokaler (Snippen(Mølla) Triaden. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og en eller to sameiere til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2009 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSER A) Styret B) Revisor 5. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år D) Valg av valgkomité Oslo, Styret i May-Britt Haga /s/ Kari M Middlemiss /s/ Petter M Kristiansen /s/ Arne Gustafsen /s/ I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen. oooooooo Det vil umiddelbart etter avsluttet årsmøte bli holdt et beboermøte. Se under styrets arbeid for saker.

2 2 ÅRSBERETNING FOR 2009 TILLITSVALGTE Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: STYRET VALGT Leder May-Britt Haga Styremedlem Kari M Middlemiss Styremedlem Petter M Kristiansen Styremedlem Arne Gustafsen Varamedlem Tove Skjellnan Varamedlem Geir Tore Andersen Valgkomité Tove Martinsen Sigurd Helland Landhaug Reidun Lisbeth Myrvold GENERELLE OPPLYSNINGER OM SAMEIET TILLITSVALGTE OG ANSATTE Av sameiets 4 styremedlemmer er det 2 kvinner og 2 menn. Sameiet er positiv til likestilling og tar sikte på at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er regnskapssjef Egil Havre, OBOS. Sameiets revisor er BDO AS. EIENDOMMEN Sameiet består av 60 seksjoner. Sameiet er registrert i Brønnøysund med organisasjonsnummer Sameiet ligger i Lørenskog kommune og har gårdsnr. 97 og bruksnr.118. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Styret er ikke kjent med at det ytre miljøet forurenses i vesentlig grad. VAKTMESTERTJENESTE Sameiet har ikke vaktmester.

3 3 FORSIKRING Sameiets eiendommer er fullverdiforsikret i Hammersborg Forsikring AS med polisenummer Fullverdiforsikring vil si at forsikringsselskapet har ansvaret for at sameiet til enhver tid har de riktige forsikringssummer. En forutsetning for dette er at forsikringsselskapet får melding om vesentlige verdiøkninger på bygninger, f.eks. ved rehabilitering eller påbygging. Ved totalskade skal erstatningsbeløpet dekke oppføring av ny bygning av samme standard og størrelse. Forsikringen omfatter også bygningsmessige forandringer som den enkelte seksjonseier gjør inne i boligen. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Hvis sameiets forsikring skal benyttes, må beboerne straks melde skaden til Forsikringsavdelingen i OBOS tlf faks e-post : forsikring@obos.no. Oppfølging av forsikringsaker blir gjort av Forsikringsavdelingen i OBOS. BRANNSIKRINGSUTSTYR I henhold til forskriftene skal det være installert røykvarsler og brannslokningsapparat eller brannslange i alle leilighetene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er tilstede og fungerer. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar Forskriften stiller krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge- og anleggsarbeid, lekeplasser og elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: Sameiet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. SAMEIETS LÅN Sameiet har lån i OBOS. Se balansen og note i regnskapet. EIENDELER OG GJELD OMSETNING OG TAKSTER Sameierne får tilsendt skjema med oppstilling over den enkelte seksjons andel av sameiets inntekter, utgifter, gjeld og eiendeler. Ligningsverdien får den enkelte oppgitt på ligningskontoret. Omsetning av seksjonene skjer til markedspris. Det finnes ikke takster for seksjonene verken hos styret eller forretningsfører. Så langt forretningsføreren får oppgitt omsetningspriser, blir disse registrert. Forretningsfører kan, på bakgrunn av disse opplysningene, gi antydning om prisnivået for seksjonene.

4 4 TELENOR Sameiet er tilsluttet samarbeidsavtalen mellom Telenor og OBOS Eiendomsforvaltning om rabattordning på bruk av fasttelefon og bredbåndstelefon for beboere med abonnement i Telenor. Den enkelte beboer får også rabatt ved bestilling av ADSL bredbånd og bruk av mobiltelefon. Bestilling av mobiltelefoni- og internettjenester kan gjøres på KABEL-TV Get er leverandør av kabel-tv tjenester til sameiet, i tillegg til bredbånd, telefoni og digital-tv. Gets servicetelefon er betjent mandag - fredag mellom kl og og lørdag - søndag mellom kl og Feilmelding og support kan også meldes på Gets kunde- og servicemottak er lokalisert i Maridalsveien 323 i tilknytning til hovedkontoret. Her kan man blant annet hente eller bytte dekoder, internettmodem og "gjør det selvpakker" for telefoni. På Gets hjemmeside finner du oversikt over aktuelle forhandlere i lokalområdet, samt produktinformasjon og bestillingsmuligheter. OBOS og Get har inngått avtale for beboere i boligselskaper forvaltet av OBOS-konsernet om kollektiv avtale på Digital TV, internett og telefontjenester. Kontakt kundetjenesten for mer informasjon. Ingen må gjøre inngrep i kabel-tv-anlegget som å skru av dekselet på antennekontakten og foreta om- eller tilkoblinger. Slike inngrep vil kunne forårsake forstyrrelser på signalene til andre beboere og i verste fall forårsake ødeleggelser i kabel-tv anlegget. REHABILITERING STØRRE VEDLIKEHOLD 2007 Husene ble beiset våren 2007 STYRETS ARBEID Det er avholdt 10 styremøter, utsendt 2 rundskriv, div.info og oppslag DUGNAD Det ble avholdt dugnad på våren,med hyggelig samvær,og høst. Styret takker for bra oppslutning. På vårdugnaden ble det ytret ønske om sameierfest, hvilket vi prøvde å få til, men den måtte avlyses p.g.a. manglende oppslutning. TRAPPESAKEN Styret har arbeidet med trappesaken i hele perioden. Vi har hatt en god dialog med Lørenskog kommune, Utbyggingstjenesten. Slik saken nå står, har Lørenskog kommune fått gjennomført en brannteknisk rapport gjennom firmaet Brannsafe AS. Konklusjonen på denne rapporten er at det må gjennomføres så vel dokumentasjoner fra utbygger som utbedring av feil ved rømningsvei. Grefsen eiendom har fått rapporten til vurdering. Styret er forberedt på å fremme søksmål mot utbygger for å få på plass nødvendige utbedringer av rømningsvei og brannteknisk sikring.

5 5 HUSEIERLAGET Huseierlaget er nå registrert og samarbeidet fungerer bra. Våre representanter har gjort en kjempefin innsats og de har mye å bidra med. FJELLSIKRING Det ble utført fjellsikring i Ekerudkroken våren 2009 etter utglidning av masse/ steinblokker. Ekerudstubben og Ekerudlia har akseptert kostnadsfordeling etter eierbrøk. Ekerudlia har betalt sin del mens Ekerudstubben har fått det fordelt på 4 avdrag. Skulle det skje lignende på fellesområdene i fremtiden, vil dette håndteres av Huseierlaget. HUSLEIEØKNING Det ble foretatt husleieøkning på 10% fra 1/ i forbindelse med fjellsikringen. FROSNE RØR Grå rekke har hatt 2 tilfeller med frosne rør i garasjen i vinter og 4 leiligheter ble berørt. Siden dette ikke dekkes av forsikringen, har styret henvendt seg skriftlig til GE og ansvarlig rørlegger for å kartlegge ansvar, årsak og eventuelt iverksette tiltak. VANNLEKKASJE Styret har mottatt en skadesak om vannlekkasje i grå rekke hvor vi har vedtatt å dekke egenandelen kr.6.000,- FORSIKRING Alle skadesaker skal heretter meldes styret, da det kun er styret som har myndighet til å håndtere sameiets forsikring. Dette for å ha litt kontroll med tanke på vår dårlige likviditet. DRENERING GUL REKKE Dette skulle vært gjort i høst, men firmaet vi hadde avtale med dukket aldri opp. Vi har nå inngått avtale med et annet firma og arbeidene vil bli utført til våren. GARASJEPORTER Alle skadede garasjeporter ble utbedret/byttet våren HMS Det er foretatt 2 vernerunder, vår og høst. Huseierlaget har ansvaret for lekeplassene. Utførte tiltak: Skiftet løse takstein, forlenget takrenne i hvit rekke nr.22, gått til innkjøp av stige og brøytestikker, innleid container for juletrær og holdt oppsyn med brøyting. Bortkjøring av snø 1 gang og ny bortkjøring er bestilt. SNØBRØYTING/PARKERTE BILER Til tross for oppslag er det fremdeles parkerte biler som hindrer snøbrøyting. MAXBO Vi har fått opprettet handlekonto hos Maxbo med kreditt på kr ,-. Denne kontoen disponeres av styreleder og Petter Kristiansen. Her oppnår vi rabatter og alt som skal kjøpes inn på sameiets regning må gå via styret, uansett hva det måtte være. Dette gjelder også planter etc.

6 6 STYRETELEFON Det ble vedtatt på forrige årsmøte å anskaffe styretelefon på sameiets regning. Denne vil følge styreleder. PLANLAGTE ARBEIDER Alle verandaene må males i år. Styret har vedtatt at dette skal gjennomføres på dugnad med innleie av lift der det er nødvendig. Styret ber igjen om at boddører, levegger og skillevegger som fremdeles ikke er malt, blir malt i løpet av sommeren. VEDTAK Utbedring av gangvei mellom rekkene opprettholdes til økonomien tillater det. BEBOERMØTE Det blir beboermøte etter ordinært årsmøte med følgende saker: Trappesaken Maling av rekkverk Frosne rør Drenering gul rekke Årets ildsjel REGNSKAPET FOR 2009 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om kostnadsutvikling og budsjett for Årsregnskapet for 2009 er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Det bekreftes herved at forutsetningen om fortsatt drift er til stede. RESULTAT Årets resultat på kr ,- som fremkommer i resultatregnskapet foreslås overført til egenkapital. INNTEKTER Inntektene i 2009 var til sammen kr ,- mot budsjettert med kr ,-,. Avviket i budsjettet skyldes at felleskostnadene økte med 10% fra 1. juli Andre inntekter består i hovedsak av bidrag til lekeplass og vannavgift utekraner. KOSTNADER Driftskostnadene i 2009 var på kr ,-,- mot budsjettert med kr ,-. Vesentlige avvik i forhold til budsjettet skyldes i hovedsak: Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr ,-. Årsaken til avviket var lavere kostnader enn budsjettert for fjellsikringen.

7 7 For konsulenthonorar er det et avvik i forhold til det budsjetterte på ca kr ,- som skyldes høyere kostnader enn antatt til juridisk bistand i forbindelse med trappesaken. Avvik i forhold til budsjett for kostnader knyttet til personalkostnader skyldes vedtak på sameiermøtet om ekstra utbetaling til styreleder på kr ,- til dekning av utgifter til kontorhold i styreperioden 2007/08 og 2008/09. Revisors honorar for regnskapsåret 2009 er for revidering av selskapets regnskap og formuesforvaltning. Revisjonshonoraret fremkommer som egen post i resultatregnskapet. Forøvrig vises til de enkelte tallene i regnskapet og den regnskapsmessige oversikt som fremkommer under noter til regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOSTNADSUTVIKLING Rentesatsene i OBOS Eiendomsforvaltning AS pr. den : Renter på driftskonto : 0,10% Renter på sparekonto: 2,75% under kr ,85% over kr STRØMPRISENE Den totale strømprisen til en forbruker består av tre komponenter: Kraftpris som dekker kostnadene ved å produsere og selge den elektriske kraften utgjør ca. 43% av total strømpris (betales til kraftleverandør). Nettleie for transport av den elektriske kraften utgjør ca. 24% av total strømpris (betales til nettselskapet). Statlige avgifter dvs. forbrukeravgift, avgift til Energifondet og merverdiavgift utgjør ca. 33% av total strømpris. Strømprisen i Norge varierer med årstidene. Normalt stiger den i vinterhalvåret og reduseres i sommerhalvåret. Dette og andre faktorer som påvirker kraftprisene gjør det vanskelig å spå utviklingen i strømprisene ENERGIMERKING AV BOLIG Fra og med blir det obligatorisk med en energiattest for alle boliger som skal selges eller leies ut. Norges Vassdrags- og energidirektorat (NVE) har ansvaret for implementeringen av ordningen. På kan sameierne selv utarbeide en energiattest for sin bolig. FORSIKRING Bygningsforsikringen øker fra 2009 til 2010 med 2,8% økning i byggeindeksen som reflekterer prisoppgangen på håndverkstjenester. Indeksøkningen er lik for alle forsikringsselskaper. Utover dette er det ingen endringer av pris eller vilkår for forsikringsavtalen.

8 8 ØVRIGE KOSTNADER Når det gjelder de øvrige kostnadene i budsjettet har styret regnet med en generell prisstigning. INNTEKTS- OG KOSTNADSOVERSLAG FOR ÅR 2010 (Budsjett) Styret har satt opp en oversikt over forventede inntekter og kostnader i Tallene er vist som egen kolonne ved siden av resultatregnskapet. (Budsjett 2010.) Oversikten er basert på uendrede felleskostnader for året 2010, mens avgiften til kabel-tv øker med kr 7,- pr mnd fra Oversikten gir et forventet årsresultat på kr ,-. I oversikten er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. Forøvrig vises til de enkelte tallene i oversikten. Oslo, I styret for May-Britt Haga /s/ Kari M Middlemiss /s/ Petter M Kristiansen /s/ Arne Gustafsen /s/

9 9 Tlf: Fax: Org.nr MVA BDO AS Postboks 1704 Vika Munkedamsveien Oslo Til årsmøte i REVISJONSBERETNING FOR 2009 Vi har revidert årsregnskapet for for regnskapsåret 2009, som viser et overskudd på kr ,-. Dette omfatter også revisjon av opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet og forutsetningen om fortsatt drift. Årsregnskapet består av resultatregnskap, balanse og noteopplysninger. Regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge er anvendt ved utarbeidelsen av regnskapet. Årsregnskapet og årsberetningen er avgitt av selskapets styre. Vår oppgave er å uttale oss om årsregnskapet og øvrige forhold i henhold til revisorlovens krav. Vi har utført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder revisjonsstandarder vedtatt av Den norske Revisorforening. Revisjonsstandardene krever at vi planlegger og utfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. Revisjon omfatter kontroll av utvalgte deler av materialet som underbygger informasjonen i årsregnskapet, vurdering av de benyttede regnskapsprinsipper og vesentlige regnskapsestimater, samt vurdering av innholdet i og presentasjonen av årsregnskapet. I den grad det følger av god revisjonsskikk, omfatter revisjon også en gjennomgåelse av selskapets formuesforvaltning og regnskaps- og intern kontrollsystemer. Vi mener at vår revisjon gir et forsvarlig grunnlag for vår uttalelse. Vi mener at årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av selskapets økonomiske stilling 31. desember 2009 og av resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god regnskapsskikk i Norge ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet og forutsetningen om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. 26. februar 2010 BDO AS Merete O. Sandsnes/s/ statsautorisert revisor

10 10

11 11 RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Kontingenter Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Kabel- / TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT: FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

12 12 BALANSE Note EIENDELER OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS Sparekonto i OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Udekket tap SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD Gjeldsbrevlån SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskudd felleskostnader Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 OSLO, , STYRET FOR EKERUD BOLIGSAMEIE MAY-BRITT HAGA /s/ KARI M MIDDLEMISS /s/ ARNE GUSTAFSEN /s/ PETTER M KRISTIANSEN /s/ NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER

13 13 Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. OBOS konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DnB NOR som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader Kabel-TV avgift SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Bidrag lekeplass Ekeberg Huseierlag Vannavgift utekraner SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Honorar for styreperiode 07/08 og 08/09, vedtak på sameiermøte Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har ikke vært noen ansatte i selskapet gjennom året. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2008/2009, og er på kr NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er på kr og er i sin helhet knyttet til revisjon. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand vedr.mangler OBOS Eiendomsforvaltning AS, tilleggstjenester SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Fjerby, sikring av fjell SUM STØRRE BYGNINGSMESSIGE VEDLIKEHOLD

14 14 Drift/vedlikehold bygninger (takstige) Drift /vedlikehold utvendig anlegg (planter og gjødsel) Egenandel forsikring SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Kommunale avgifter - vannmåler SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie Container Skadedyrkontroll Verktøy og redskaper -91 Driftsmateriell -362 Snørydding/grusing/vårfeiing Kontor- og datarekvisita Trykksaker Andre kontorkostnader -300 Telefon/bredbånd Porto Bankgebyr -615 Velferdskostnader -318 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 339 Renter av sparekonto i OBOS 745 Renter restanser felleskostnader 155 SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 12 FINANSKOSTNADER OBOS-lån Termingebyr OBOS-lån -520 SUM FINANSKOSTNADER NOTE: 13 GJELDSBREVLÅN OBOS Lånet er et annuitetslån med flytende rente. Renter : 4,70%, løpetid 8 år Opprinnelig Nedbetalt tidligere

15 15 Nedbetalt i år SUM GJELDSBREVLÅN NOTE: 14 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Purregebyr -236 Fakturagebyr -75 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD -311

16