INFORMASJON OM RUTINER ved utleie av bolig gjennom Stavanger Forum i forbindelse med ONS

Transkript

1 INFORMASJON OM RUTINER ved utleie av bolig gjennom Stavanger Forum i forbindelse med ONS Stavanger Forum AS Bookingkontoret P O Box Stavanger Telefon: / Fax: / E-post: bolig@ons.no INNHOLDSFORTEGNELSE 1. BELIGGENHET RENHOLD M.M A) GENERELT... 2 B) BAD/TOALETT... 3 C) KJØKKEN... 3 D) SOVEROM ADGANG TIL HUSET I UTLEIEPERIODEN FORSIKRING/SKADER TELEFON BREDBÅND BILDER AV BOLIGEN UNDER UTLEIE NØKLER LEIESUM... 6 A) FASTSETTELSE AV LEIESUMMEN... 6 B) UTBETALING AV LEIESUMMEN... 7 C) SKATTEREGLENE RUNDT UTLEIE TILLEGGSBESTILLINGER AV LEIETAKER KOMMUNIKASJON MELLOM STAVANGER FORUM OG DEG SOM HUSEIER BEFARING PROSESS VED UTLEIE... 9

2 1. BELIGGENHET Fra tidligere års utleie, har Stavanger Forum erfart at markedet kun er interessert i boliger som ligger i gangavstand enten fra messeområdet på Tjensvoll eller byens sentrum (Vågen). Gåavstand er i utgangspunktet å regne som opp til 15 minutt, men vi inkluderer boliger opp til 30 minutt gåavstand (ca. 3 km). Vi pleier å ha et udekket behov av boliger med 5 soverom innenfor denne avstanden. Boliger av denne størrelsen trenger av den grunn ikke nødvendigvis å ha denne beliggenheten men best mulig geografisk beliggenhet og standard blir prioritert i utvelgelsen. De fargede delene av kartet nedenfor viser områder som er aktuelt for utleie: Vi er interessert i utleieobjekter med 1-5 soverom innenfor det markerte kartområdet. God standard er en forutsetning for utleie. 1-roms leiligheter må være på minimum 30 kvm. 2. RENHOLD M.M. a) Generelt Vennligst sørg for at boligen har nummer på fasaden, slik at leietaker finner frem til riktig bolig. Leiligheter i blokk etc. skal merkes både på ringeklokke ute og på dør inne. Boligen skal overleveres leietaker i godt rengjort stand. Leietakerne er i stor grad vant til å bo på hotell, og krav til standard på renhold er derfor høyt. 2

3 Små ekstratiltak for å unngå klager på renhold kan f.eks. være utskiftning av oppvaskebørste, nye håndklær og evt. fjerning av noe nips & naps for å skape et klarere/renere inntrykk. Strykejern/strykebord skal, hvis du har dette, settes frem for leietakers benyttelse. b) Bad/Toalett Det kreves minimum ett bad med dusj eller badekar pr. 3 soverom. Har huset for eksempel 5 soverom, men kun ett bad med dusj/badekar, kan vi kun leie dette ut som 3 soverom. Badet skal i størst mulig grad ryddes for personlige ting, og hylleplass skal klargjøres. Det er viktig å rengjøre evt. tette sluker/avløp, og også foreta vask av dusjforheng/badematte. Rene små tørkehåndklær henges klar. Nøkkel skal være tilgjengelig, slik at badet er låsbart. Hvis du har hårføner, skal denne legges frem. c) Kjøkken Kjøleskapet skal være tomt og rengjort (evt. 1 hylle m/ketchup, sennep m.m.). Resten av kjøkken og utstyr skal være i god rengjort stand. Husk å rengjøre filter i kjøkkenvifte. Kaffetrakter skal renses og settes frem sammen med kaffefiltre og kaffe. d) Soverom Rom godkjennes som soverom hvis de har: 1. separat inngang (ikke gjennom andre soverom eller rom) 2. låsbar dør 3. vindu 4. god soveplass. Sengene skal være minimum 200 cm lang/90 cm bred og ha skikkelige madrasser (ingen sovesofa eller skumgummi madrass). Høyde på seng ca cm. 5. noe hylle- og skapplass 6. nattbord & nattbordlampe Det skal, hvis mulig, være tilgjengelig nøkkel på innsiden av soveromsdøren slik at leietaker har mulighet til å låse denne om ønskelig. Vi leier i utgangspunktet alltid ut husene/leilighetene med det antall soverom som oppfyller kravene ovenfor, så har dere oppgitt 3 soverom blir det utleid/betalt for 3 soverom. Hylle- og skapplass på soverommene må klargjøres. Ca. 3 hyller pr. person samt en del hengeplass er kravet. Vennligst heng en lapp ( at your disposal, fåes utlevert ved nøkkelinnlevering på de skapene som er tiltenkt leietaker. Både hylle- og skapplass skal i størst mulig grad ryddes for personlige ting. 3

4 Alle senger skal være ferdig oppredd med rent sengetøy. Dobbeltsenger skal ha sengetøy på begge sengene, da dere får betalt pr. soverom og ikke pr. person. Sengetøy skal være nøytralt i farge, fortrinnsvis hvitt eller lyst. Leietaker har anledning til å bestille sengetøyskift. Ved slike bestillinger vil du få utbetalt kr. 100 for hvert ekstra sengetøyskift som legges frem. Eventuelt kan dette lånes, og kan hentes på Stavanger Forum. Sengetøyskiftene innebærer også rene håndklær. Hvert skift skal inneholde ett stort og ett lite håndkle. Dersom leietaker har fått sengetøyskift utlevert fra Stavanger Forum (standard hvitt) er du ansvarlig for at dette blir levert tilbake til oss etter at du returnerer til boligen (vaskes ikke før retur). Rene håndklær, ca. tre store og ett lite pr. person skal legges frem på sengene. Dersom leieforholdet går utover fem dager, ber vi deg legge frem ekstra håndklær. Rom med mulighet for ekstra oppredning i form av sovesofa, ekstraseng eller lignende som ikke tilfredsstiller kravene til soverom nevnt ovenfor, kan oppgis som ekstrarom på skjemaet. Disse blir benyttet hvis leietaker for eksempel har fått økt behov for overnatting og ikke ønsker å bestille ny bolig. Utbetalingen til deg som huseier for benyttede ekstrarom er kr. 350 pr. natt. e) Renhold etter utleie Huseier er selv ansvarlig for renhold etter at leietaker er reist. 3. ADGANG TIL BOLIGEN I UTLEIEPERIODEN Huseier har IKKE adgang til boligen og/eller hage i leieperioden. Vi har erfart at enkelte huseiere går innom boligen/hagen for å vanne blomster, hente post/ting etc. Dette har våre gjester påpekt som lite ønskelig. En løsning på postproblematikken er å få omadressert den i utleieperioden. Posten kan også oppbevares hos postkontoret i en uke for kr 105,-. Dersom du av helt nødvendige grunner må ha tilgang til boligen/hagen, SKAL HUSEIER ta kontakt med oss på forhånd. Leieperioden for leietaker gjelder fra kl ankomst dagen til kl avreisedagen. Huseier er pliktig til å lese igjennom kontrakten nøye og forholde seg til avtalt ankomst og avreisedato. 4. FORSIKRING/SKADER Alle som leier ut må ha egne forsikringer for brann og tyveri. Firmaet som leier er i henhold til kontrakten ansvarlig for all skade som påføres eiendommen eller innbo i leieperioden. Eventuelle klager må formidles skriftlig til oss senest en (1) uke etter leieperioden er over. Stavanger Forum er i henhold til kontrakten ikke ansvarlig for eventuelt skadeverk, men vi er behjelpelig med å formidle kontakten og fastsette skadebeløpet. I de aller fleste tilfellene av utleie er det ingen skade på boligen/innbo og huseierne er jevnt over meget godt fornøyd med leietakerne. 4

5 5. TELEFON Ingen av gjestene skal ha tilgang til huseiers telefon. Vi anbefaler deg å fjerne alle telefonapparat. Eventuell sperring av telefon skjer på huseiers regning. Stavanger Forum er ikke ansvarlig for bruk av telefonlinjen i perioden. 6. BREDBÅND Leietakerne forespør i stor grad boliger med bredbåndtilgang. Vi har derfor inkludert dette på registreringsskjemaet / standardinformasjon som går ut til leietaker. 7. BILDER AV BOLIGEN I vår database legger vi inn bilder av den enkelte bolig elektronisk. Ta bilder med digitalt kamera (et av utsiden, stue, kjøkken, bad og soverom ønskes, - ikke send oss for mange bilder da dette er tidkrevende å gå gjennom) hvis dere har mulighet til dette og send dem til oss enten på e-post eller lagret på diskett og legg ved registreringsskjemaet. Bildene blir benyttet i markedsføringen mot potensielle leietakere, det er derfor et krav at alle huseiere sender inn bilder. Det er mye lettere å få leid ut boligen når vi har registrert bilder. Digitale bilder bes sendt i jpg. format og størrelse; liggende bilder maks 1600x1200, minimum 400x300, stående bilder maks 1200x1600, minimum 300x UNDER UTLEIE Det er nødvendig at huseier oppgir en kontaktperson (hvis du ikke selv er tilgjengelig) som vi kan kontakte hvis nødvendig i utleieperioden. Vi har åpen resepsjon for leietakere og huseiere både før, under og etter arrangementet. På dager med ekstra behov er det åpningstid utover ordinær kontortid. Av og til opplever vi at leietaker ønsker å forlenge leieperioden under utleie eller at det oppstår problemer med hus/inventar. Vi tar da kontakt med den som er oppført som kontaktperson. Informasjon om dette skal føres på eget skjema som du får tilsendt når nøkler skal innleveres oss. 9. NØKLER Det SKAL leveres ett nøkkelsett pr. soverom og ett ekstra nøkkelsett til Stavanger Forum. Leilighet med 1 soverom Leilighet/hus med 2 soverom Leilighet/hus med 3 soverom Leilighet/hus med 4 soverom Leilighet/hus med 5 soverom 2 nøkler 3 nøkler 4 nøkler 5 nøkler 6 nøkler 5

6 Det ekstra nøkkelsettet blir benyttet som sikkerhet i tilfelle noe uforutsett skulle hende og/eller bli overlevert til eksternt vaskebyrå for leietakere som har bestilt rengjøring under oppholdet. Nøklene skal leveres på de nøkkelringer som blir utlevert fra Stavanger Forum. Disse er merket med husets referansenummer og bestillers referansenummer. Av sikkerhetshensyn er ikke husets adresse oppført på nøkkelringene. Ved utleie av f.eks. to leiligheter i samme hus, aksepteres det ikke at disse har like nøkler. Det skal ikke leveres nøkler til innvendige dører, men det skal settes nøkler i dørene til soverom og bad. Alle nøkler skal før innlevering være prøvd fysisk i dørene, vi har av og til problemer med nykopierte nøkler som ikke fungerer pga. småfeil ved kopieringen. I tilfeller hvor leietaker mister nøkler, får du utbetalt en erstatning som skal dekke kopiering av nye nøkler (kr. 200 for vanlige nøkler og kr for systemnøkler). Tidspunktet for innlevering av nøkler blir når utleieforholdet nærmer seg opplyst i e- post/brev fra Stavanger Forum. Hvis utleier ikke kan stille med riktig antall nøkler til avtalt tid, vil Stavanger Forum kansellere kontrakten. Nøklene kan hentes hos Stavanger Forum en uke etter at leieforholdet er opphørt. Vi trenger denne tiden til koordinering (i enkelte tilfeller blir nøklene innlevert andre steder enn hos oss, eks. Luftfartsverket, G4S m.m.), samt innhenting av eventuelt manglende nøkler fra leietakere. Vi ber om at alle henter nøkler til avtalt tid. Husk derfor å kopiere nøkler slik at dere selv har tilgang til boligen før/etter leieperioden. 10. LEIESUM a) Fastsettelse av leiesummen Minimums leieperiode er 5 netter, prisene nedenfor viser utbetalingen til dere for 5 netter: Leilighet med 1 soverom Kr Leilighet/hus med 2 soverom Kr Leilighet/hus med 3 soverom Kr Leilighet/hus med 4 soverom Kr Leilighet/hus med 5 soverom Kr (19 999)* I noen tilfeller ønsker leietaker å leie lengre enn disse fem nettene, dere vil da få en ekstra utbetaling tilsvarende: For døgn 6 og 7: Hus/leilighet med 2 soverom eller mer: Kr 810,- pr. soverom pr. natt Leilighet med kun 1 soverom: Kr 1070,- pr. natt For 7+ døgn (25% rabatt til leietaker): Hus/leilighet med 2 soverom eller mer: Kr. 608,- pr. soverom pr. natt Leilighet med kun 1 soverom: Kr. 803,- pr. soverom pr. natt Hvis leietaker benytter/bestiller ekstrarom utbetales kr. 350 pr. natt til utleier (kr. 280 for døgn overskytende 7). 6

7 * Leieinntektene er skattefrie inntil kr , inntekter utover dette er skattepliktige fra første krone. Eier kan velge å kun få utbetalt kr Huseier er ansvarlig for at alle krav blir fulgt. Andelen som Stavanger Forum tilskriver seg av leieinntektene dekker administrative kostnader, markedsføringskostnader og bemanning i kontortiden for telefon, e-post og fakshenvendelser fra huseiere og leietakere i perioden November 2009 oktober I tillegg har vi åpent kontor ca i en treukers periode før/under/etter arrangementet, og foretar husinspeksjoner av alle utleieobjektene. b) Utbetaling av leiesummen Avtalt leiesum, inkludert eventuelle ekstraytelser (som for eksempel ekstra sengetøysett), blir overført til din bankkonto (som du oppgir til oss ved innlevering av nøkler) innen første mandag etter oljemessens slutt. Dette forutsetter at boligen er overlevert til leietaker i kontraktsmessig stand. I tilfeller hvor leietaker har levert klage på renhold eller det oppstår andre problemer eller brudd på rutinene, blir du fratrukket et nærmere fastsatt beløp av leiesummen. I tilfeller hvor boligen pga. dårlig renhold m.m. ikke kan godtas utleid, blir hele leiesummen tilbakeholdt av Stavanger Forum og huseier mottar ingen leieinntekter. c) Skattereglene rundt utleie I revidert statsbudsjett ble det fra innført ny lov om skatt på utleie av egen bolig. Tidligere har det vært anledning til å leie ut egen bolig inntil 6 måneder uten skatteplikt. Dette er nå endret og det er satt en maksimal skattefri inntekt på kr Det er fremdeles mulig å leie ut mindre enn 50% av egen bolig skattefritt hele året. Disse inntektene er ikke skattepliktige selv om dere leier ut hele/en større del av boligen i forbindelse med ONS. Leieinntektene for disse to utleieforholdene blir regnet som to selvstendige med egne regler. Skattemessig defineres utleie i tre kategorier boliger. To av dem er definert i loven, den tredje fremkommer som en restkategori. Skattesatsen er 28% i alle forholdene definert nedenfor. Egen bolig Bolig som beboes av eier. Kun en bolig kan være definert som egen bolig. Utleie av egen bolig faller innenfor en av to kategorier: 1. Full skattefrihet for hele beløpet dersom dette er mindre enn kr Full skatteplikt for hele beløpet dersom dette er høyere enn kr , kun fradrag for utgifter direkte tilknyttet leieforholdet (renhold og forbruksartikler). Fritidsbolig Fast eiendom med bygning som hovedsakelig brukes som bolig for fritidsformål. Det ligger ingen avgjørende begrensninger i forhold til type bygning eller plassering av den. Leilighet i by kan derfor også være fritidseiendom. Full skattefrihet for hele beløpet dersom dette er mindre enn kr Skatteplikt på 85% av leieinntekter som overstiger kr

8 Restkategori/utleiebolig Restkategorien regnskapslignes for brutto leieinntekter med fradrag for utleierelaterte kostnader samt vedlikehold. Den enkelte utleier bør selv ta kontakt med skattekontoret for å avklare leieenhetens status dersom det er tvil hvilken gruppe den faller inn under. Skjema RF1189b må fylles ut og returneres sammen med selvangivelsen hvis du faller innenfor skattepliktig kategori. 11. TILLEGGSBESTILLINGER AV LEIETAKER Nøyaktig hvilke tilleggsytelser leietakere kan bestille for ONS 2010 er ikke fastsatt, men for ONS 2008 var dette: Sengetøyskift (ansvarlig: huseier eller Stavanger Forum) Daglig renhold (ansvarlig: eksternt vaskebyrå City Maid, som får nøkler og koordinerer arbeidet gjennom Stavanger Forum) Frokost (ansvarlig: ekstern leverandør ISS, blir servert på Stavanger Forum) Dere vil motta informasjon om hvilke tilleggsytelser vi tilbyr for ONS 2010 sammen med endelig bekreftelse på utleie. 12. KOMMUNIKASJON MELLOM STAVANGER FORUM OG HUSEIER All kommunikasjon (bortsett fra utsendelse av kontrakt for signering), mellom bookingkontoret og huseier vil foregå pr. e-post til de som har e-post adresse. Huseiere som ikke har e-post adresse vil få kommunikasjon pr. brev. SMS vil også bli benyttet til korte beskjeder i august BEFARING For å sikre standard og kvalitet på de boligene vi tilbyr for utleie, befarer vi alle boligene. Det er kun snakk om et lite besøk for å sjekke at registreringsskjemaet er riktig utfylt, samt sjekke at de ulike kravene vi har satt opp i dette heftet blir fulgt. På befaringen er det også muligheter for å spørre om det dere eventuelt måtte lure på. Vi er opptatt av å gjøre befaringsprosessen så effektiv som mulig, dvs. at vi for eksempel kan ta alle i samme gate i løpet av samme kveld el.l. På grunn av stort tidsforbruk på dette, ber vi om at dere viser fleksibilitet og forsøker å være tilgjengelig når vi ønsker det. Vi vil samle befaringene i følgende uker: januar uke 2, februar uke 6, mars uke 10 og april uke 15. Dvs. at dersom du ikke har anledning når vi ringer, kan det bli en måned til neste gang. Det vil kun unntaksvis bli utført befaringer etter 1.mai. Befaringene vil hovedsakelig bli gjennomført mandag-torsdag mellom kl , samt på dagtid for de av boligeierne som har mulighet til dette. Når vi ringer og avtaler tid for befaring er det vanskelig for oss nøyaktig å vite når vi kommer til dere. Derfor sier vi +/- 15 minutter forhold til avtalt tid da det avhenger av 8

9 hvor lang tid vi bruker på forrige befaring, trafikk, og hvor lett/vanskelig det er å finne frem til alle boligene. Men hvis det absolutt ikke passer på tidspunktet vi foreslår, kommer vi ved en senere anledning. Jo tidligere vi får befart din bolig jo lengre tid blir den liggende tilgjengelig i vår database for utleie og større mulighet er det for utleie. Boliger som har vært utleid tidligere vil kun bli befart hvis vi ikke har vært på befaring siden 2004, hvis boligen har vært oppusset, eller hvis vi har mottatt klager under tidligere års utleie. Dersom du må endre avtalt befaringstidspunkt, ta kontakt på tlf (mellom ). 14. PROSESS VED UTLEIE 1. Når vi mottar ferdig utfylt skjema blir boligen registrert for utleie i vår database. Vi inspiserer boligene etter behov, og dette vil bli gjort fortløpende i løpet av våren Inspeksjon av boliger som ble befart i 2006/2008 vil ikke bli foretatt hvis ikke særlige forhold (oppussing/rehabilitering/tidligere klager) tilsier dette. Vi tar kontakt med dere for å avtale nærmere tidspunkt. 2. Når skjemaet er returnert til oss, har du forpliktet deg til utleie. Det vil si at Stavanger Forum fritt kan tilby leie av din bolig til et firma. 3. Vi kan ikke garantere at du får leid ut din bolig. Antall utleide boliger varierer etter etterspørselen blant tilreisende. Vi foretar utvelgelse av bolig etter kundens ønsker som for eksempel antall soverom, antall bad, beliggenhet, standard osv. Flere kunder ønsker også samme bolig som sist, eller har krav til parkering, bredbånd m.m. Høy standard og god beliggenhet er gode kriterier for garantert utleie. 4. Du hører fra oss første gang når en eventuell kontrakt skal signeres. På dette tidspunktet er ikke leieforholdet bekreftet, da firmaet har en avbestillingsfrist. Leiekontrakten blir utsendt til deg med en frist for innsending, men leieforholdet blir ikke kansellert fra vår side hvis fristen ikke overholdes. I og med at dette vanligvis er midt i ferietiden, tar vi flere purrerunder og avventer bekreftelse fra huseier. 5. Ca. 1. august mottar de huseierne som har bekreftet utleie pr. denne dato et bekreftelsesbrev på leieforholdet samt informasjon om nøkkelinnlevering. Kopi av leiekontrakten, at your disposal, nøkkelringer samt skjema for kontaktinformasjon og bankinformasjon vil bli utdelt ved nøkkelinnlevering. 6. Dersom vi ikke har fått bestilling på deres bolig innen den dato dere har oppgitt på registreringsskjemaet vil deres bolig bli slettet for utleie. Hvis dere fremdeles ønsker å leie ut, må dere gi oss tilbakemelding om dette. Av erfaring vet vi at veldig mange bestillinger kommer i perioden 1-4 uker før arrangementets start, og vi anbefaler deg derfor til ikke å sette noen frist. 9

10 7. Bestillinger etter 1. august blir bekreftet til huseier fortløpende med samme informasjon som nr Dersom det skulle hende at utleie er bekreftet og kunden avbestiller mindre enn 14 dager før leieperiodens start, vil 90% av leiesummen bli utbetalt dersom vi ikke klarer å finne nye leietakere. Huseiere som har kontrakt utover 5 døgn, vil i slike tilfeller kun få utbetalt 90% av leiesummen i 5 døgn som er minimums leieperiode. 9. Stavanger Forum kan fritt tilby utleieobjektet til interesserte leietakere. Utleier kan kun nekte å akseptere tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 10