Enhet for Intern Revisjon RAPPORT. EKSTERNT FINANSIERTE PROSJEKTER VED UiO

Transkript

1 Enhet for Intern Revisjon RAPPORT EKSTERNT FINANSIERTE PROSJEKTER VED UiO Distribusjon: Økonomidirektøren Universitetsdirektøren (gjp) Gjennomført høsten 2010 Revisorer: Kjerstin A. Arntzen og Sveinung Svanberg Blindern, februar 2011

2 1. BAKGRUNN OG FORMÅL FOR REVISJONEN: Eksternt finansierte prosjekter (EFP) var ført opp som revisjonsområde i EIRs årsplan for 2010, godkjent av universitetsdirektør og forelagt Styret til orientering. Formålet med revisjonen ble definert slik: EFP ble revidert også høsten Formålet var den gang å kartlegge kompetansesituasjonen for EFP. Resultatene fra denne revisjonen er bare delvis sammenlignbare med revisjonen i Revisjonen er gjennomført ved et nettbasert spørreskjema til økonomimedarbedere ved samtlige fakulteter, institutter og begge museene. I etterkant av spørreundersøkelsen er det foretatt intervjuer med en del medarbeidere ved fakulteter og institutter, og avslutningsvis er det foretatt tester ved at en del arkivmapper er gjennomgått. Spørrekjemaet ble sendt til 90 medarbeidere og vi mottok 71 svar (78,9 %). EIR er meget godt fornøyd med svarprosenten som gir en stor grad av sikkerhet for at svarene er representative. Nettskjemaet/Rapporten Spørreundersøkelsen var bygd opp i følgende hovedområder (antall påstander under hvert hovedområde i parentes): A. Generelt kjennskap regelver (5) B. Organisering og kommunikasjon (5) C. Søknadsfasen (11) D. Prosjektopprettelsen (6) E. Gjennomføringsfasen (6) F. Avslutningsfasen (4) Det er svart ved avkrysning på en skala 1-6 på en rekke påstander. I tillegg er det gitt svært mange nyttige kommentarer i kommentarfeltene. 2. OPPSUMMERING DELKONKLUSJONER A. GENERELT KJENNSKAP REGELVERK (5) En forutsetning for en tilfredsstillende håndtering av eksternt finansierte prosjekter (EFP) er at regelverket er kjent, forstått og akseptert.

3 På dette punktet er resultatene fra 2008 og denne revisjonen direkte sammenlignbare, og det arbeidet som har vært gjort fra ØPAs side for å øke kompetansen, synes å ha gitt gode resultater. Håndboken har fått et liv i organisasjonen. Det regelverket som er vanskeligst tilgjengelig gjelder EU-prosjekter. Her har EIR foreslått for EU-kontoret i Forskningsadministrativ avdeling at det holdes oppstartsmøter for nye prosjekter, og at EIR får en plass i møtene for å orientere om viktige punkter mht å sikre god styring. EIR har nå mottat en positiv respons fra EU-kontoret i FA, og vi har tro på at dette tiltaket vil ha en god effekt. DELKONKLUSJON: Det har vært en positiv utvikling siden forrige revisjon mht kunnskap om regelverket for EFP. Det innebærer også at det kar skjedd en generell kompetanseheving. B. ORGANISERING OG KOMMUNIKASJON (5) En god organisering av EFP-arbeidet, herunder klare ansvarsforhold, og god kommunikasjon mellom de forskjellige aktørene er også viktige forutsetninger for å sikre tilfredsstillende styring og kontroll. Det er meget stor spredning i svarene på spørreundersøkelsen når det gjelder hensiktsmessigheten av dagens organisering. Nå er organiseringen forskjellig fra fakultet til fakultet, og også mellom instituttene innen samme fakultet er det forskjeller. De viktigste innvendingene mot dagens organisering er at miljøene for håndtering/oppfølging av EFP ofte blir for små, og at det kan være vanskelig å opparbeide, og vedlikeholde den ønskede kompetansen. Samtidig bekrefter både spørreundersøkelsen og intervjuene at man jevnt over er fornøyd med de nettverkene som er bygd opp. Når det gjelder samspillet mellom administrasjon og prosjektledere er ikke bildet entydig. Vi mener å ha grunnlag for å si at der vi VET at det er god kontakt mellom adminstrasjon og prosjektleder, er standarden på den interne kontrollen høyere. Ut fra dette er det vår oppfatning at flere av svakhetene vi peker på i det etterfølgende, kan avhjelpes dersom kontakten blir bedre. Det gjelder både i søknadsfasen, gjennomføringsfasen, avslutningsfasen. Når det gjelder ansvarsforhold, vil vi spesielt peke på ansvaret for å sikre at arkivverdig materiale BLIR arkivert. Her synes det å være uoverensstemmelse mellom Håndboka og Arkivmalen som i sin tid ble utarbeidet. Vi viser til det som er skrevet under avsnitt F AVSLUTNINGSFASEN. I forhold til hva som framkom i revisjonen i 2008, har det skjedd en bedring i enhetenes oppfatning av relasjonen til ØPA. De fleste gir uttrykk for positive oppfatninger av ØPA mht service og kommunkasjon. DELKONKLUSJON: Ved enkelte institutter gir man uttrykk for at det hadde vært ønskelig med større miljøer for å bygge opp og vedlikeholde ønsket kompetanse på EFP-området.

4 Generelt synes det å være ønskelig med en bedre dialog mellom forskere og administrasjon gjennom hele prosessen. Arkivrutinene er uklare mht hvem som har ansvar for hva. I forhold til revisjonen i 2008, er holdningene til ØPA klart mer positive både hva gjelder informasjonsflyt og støtte/suppport. Det er forskjeller mht hvor god dialogen mellom prosjektlederne og administrasjonen er. Vi mener at et viktig tiltak for å få til en ytterligere forbedring av håndteringen av Eksternt finansierte prosjekter ved UiO vil være å sikre en bedret kontakt. EIR mener det er naturlig at fakultetene ar initiativ for å få dette til. ANBEALING: Vi vil anbefale at ØPA kartlegger hvor det kan være aktuelt å sentralisere/slå sammen funksjoner knyttet til EFP. Det vil være naturlig at denne kartleggingen vil være en del av arbeidet i prosjektet Internt Handlingsrom. Videre vil vi anbefale at det holdes oppstartsmøter for alle godkjente eksternt finansierte prosjekter. Arkivrutinene må klargjøres mht. ansvar. C. SØKNADSFASEN (11) Et kritisk forhold hva gjelder søknader, er at de går tjenestevei slik at man ikke risikerer å få innvilget prosjekter som prosjekteier (instituttet) i utgangspunktet ikke kjenner til, og som påfører uønskede forpliktelser. En annen konsekvens kan være at prosjektene ikke underbygger, eller ikke er i samsvar med instituttets vedtatte satsingsområder. Fremdeles forekommer det at søknader går utenom linjen, men spørreundersøkelsen, intervjuene og testing på foreliggende arkivdokumentasjon, viser at det bare skjer unntaksvis. Igjen vil vi peke på behovet om en bedre dialog mellom forsker og administrasjon. Både spørreundersøkelsen og intervjuene viser at det er aksept og forståelse for at prosjekt ene skal totalbudsjetteres, og at det skal følges opp med regnskapsføring av alle kostnader. (det siste var ikke like selvfølgelig da EFP ble revidert i 2008) Det er også viktig at det skjer en vurdering mht om prosjektet ligger innenfor enhetens satsingsområde/strategi. Ut fra den dokumentasjonen som er kontrolert i denne revisjonen, er det vanskelig å stadfeste at vurderingene er foretatt. Ved SV-fakultetet har FANE-prosjektet utarbeidet et opplegg/et skjema som kan sikre bedrede rutiner for dette. Blanketten ( Svar på søknad om støtte til EFP ) følger vedlag. Den bidrar også til en bedre planlegging og gjennomføring av prosjektet generelt fordi den kan brukes til kartlegging av andre sentrale forhold som ansettelese av stipendiater, post docer, frikjøp mm. DELKONKLUSJON: Revisjonen viser at de aller fleste prosjekter totalbudsjetteres i samsvar med retningslinjene. Det er også en større bevissthet knyttet til fastsettelse av dekningsbidrag og hva prosjektets egenandel skal utgjøre.

5 Men fremdeles er det ved mange enheter behov for en bedre dialog mellom forskere og administrasjon. ANBEFALING: Vi anbefaler at ØPA vurderer om vedlagte skjema kan være et nyttig hjelpemiddel for andre enn SV-fakultetet. D. PROSJEKTOPPRETTELSEN (6) Svarene i spørreundersøkelsen tyder på at det helt unntaksvis ikke foreligger en underskrevet kontrakt. Hele 12 % svarer vet ikke. Bare 4 % er delvis uenig i påstanden om at det foreligger underskrevet kontrakt for alle prosjekter. Dette bekreftes også av de testene som er utført. Svarene indikerer også at det i de aller fleste tilfellene skjer en justering av budsjettet i forhold til innvilget beløp, og det samme gjelder påstanden om at det skjer en formell godkjenning av det endelige budsjettet fra prosjekteiers (instituttets) side. Det er større bevissthet hva gjelder UiOs satser for DB, og at for lavt dekningsbidrag medfører økt egenandel for UiO. Det er en svakhet at UiO ikke har en egen standardkontrakt. For EU-prosjekter og NFRprosjekter er det akseptert å bruke disse. UiO har ikke utarbeidet egne standard-kontrakter for øvrige finansiører. I intervjuer har det framkommet at dette er et betydelig risikomoment fordi de kontraktene som brukes, først og fremst ivaretar finansiørenes interesser. DELKONKLUSJON: I forhold til EIRs revisjon i 2008 har det skjedd en klar forbedring rundt formalisering avforholdet mellom UiO og finansiører ved at det nå, så langt vi har kunne konstatere, foreligger signerte kontrakter. ANBEFALING: UiO utarbeider egne standardkontrakter; alternativt presiserer i håndboken for EFP hvilke elementer det er viktig å få med i kontrakter om EFP. E. GJENNOMFØRINGSFASEN (6) Det er samsvar mellom påstandene om totalbudsjettering (Prosjektopprettelsesfasen) og om totalregnskapsføring. Det er i denne revisjonen ikke konstatert spesielle problemer knyttet til økonomien i prosjektene, men gjennomgående er det at prosjektlederne i svært liten grad benytter webrapportene i oppfølgingen. Årsaken er at rapportene oppleves som vanskelige å lese, de isolerer ikke BOA-effekten, og viser dermed ikke reell saldo. Blant annet fordi egenandel (EA ) og dekningsbidrag (DB) posteres fortløpende, men frikjøp kun pr. tertial.

6 Dermed er det tertialrapporteringen som gir administrasjonen grunnlag for en rimelig god oppfølging av økonomi/framdrift i prosjektet. Det er imidlertid en forutsetning at man har dialog med prosjektleder. Vi er kjent med at det er nye rapporter under utvikling/implementering som forhåpentligvis vil være mer brukervennlige. DELKONKLUSJON: Nye rapporter vil forhåpentligvis medføre at de i større grad taes ut og brukes av prosjektelederne. Det vil gi grunnlag for bedre dialog mellom forskere og administrasjon, og dermed bedre oppfølging av den økonomiske utviklingen i prosjektene. F. AVSLUTNINGSFASEN (4) Det er økonomimedarbeidere som i det alt vesentlige sørger for at prosjektene blir regnskapsmessig avsluttet på en forsvarlig måte, og vi har ikke merknader til hvordan prosjektene avsluttes. Ephorte skal brukes for arkivering, og ved testingen viste det seg at arkiveringen er ufullstendig og tilfeldig. Det kan skyldes at arkivmalen for EFP ikke har vært tilgjengenlig på nettet, og det hersket usikkerhet mht hva som skal arkiveres. I 2008 ble det utarbeidet rutiner for arkivering for eksternt finansierte prosjekter; altså før innførselen av elektronisk arkiv ved UiO; og rutinene skulle revideres. Rutinene har ikke vært tilgjengelige på nettet på lang tid (usikkert hvor lenge), men er nå lagt ut igjen etter en henvendelse fra EIR. Arkivmalen gir en god oversikt over hva som skal arkiveres, men vi konstaterer at det ikke er samsvar mellom arkivmalen og Håndbok for eksternt finasierte prosjekter mht. hvem som har ansvar for at arkiv- og annet bevaringsverdig materiale blir tatt vare på. DELKONKLUSJON: Arkivfasen er den fasen hvor avvik fra ønsket standard er størst, og har sin forklaring i at det er uklare ansvarsforhold. Informasjon om hva som er arkivverdig materiale har heller ikke vært tilgjengelig på nettet siden arkivmalen ble fjernet; uvisst av hvilken grunn. ANBEFALING: EIR anbefaler at arkivmalen/håndbok for EFP blir koordinert. HOVEDKONKLUSJON: UiO som organisasjon har gjort betydelige framskritt i håndteringen av eksternt finansierte prosjekter. I alle de fasene som ihht formålet for revisjonen skulle gjennomgåes (Søknad, budsjettering, registrering, gjennomføring, budsjettoppfølging og prosjektavslutning), har det skjedd forbedringer uten at man kan si at man er i mål. De største svakhetene mener EIR ligger i arkiveringsrutinene. For revisjonsarbeidet medførte det problemer med å få gjennomført testingen. Det innebærer også at UiO har problemer med å dokumentere i hvilken grad man har et tilfredsstillende opplegg for håndtering av EFP. Sveinung Svanberg Revisjonssjef (sign) Kjerstin A. Arntzen Seniorkonsulent (sign)