SAKSPAPIR. Saksnr Utval Type Dato 65/2015 Formannskap/plan- og økonomiutvalet PS /2015 Kommunestyret PS

Transkript

1 Vaksdal kommune SAKSPAPIR Saksnr Utval Type Dato 65/2015 Formannskap/plan- og økonomiutvalet PS /2015 Kommunestyret PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Willy Andre Gjesdal FE /1925 TILSTAND BYGG FOR OPPVEKST Vedlegg: 0A Oppsummering alle tilstandsvurderinger_resultatdok_revisjon03 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT VEDLIKEHALD AV BYGG OG VEG 2013 (L)(79166) Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Kommunestyret tar rapporten «Oppsummering alle tilstandsvurderinger, revisjon 03» til orientering. Rådmannen får fullmakt til å utarbeide forprosjekt for ny barne- og ungdomskule på Dale i tre alternativ: 0 Skulestruktur som i dag 1 Auke i elevtal ved overføring av elevar frå Stamnes og Stanghelle 2 Auke i elevtal ved overføring av elevar frå Stamnes, Stanghelle og Vaksdal. Forprosjektet vil saman med vedlagte rapport og skulefaglege vurderingar inngå i grunnlaget for ny skulestruktur. Rådmannen får fullmakt til å avhende følgjande bygg: - Bergsdalen skule, omregulering og sal som fritidsbustader - Vaksdal barnehage, avdeling Jamne, omregulering og sal som bustader. - Dale PPT/barnevern, bygget vert å rive. Formannskap/plan- og økonomiutvalet - Sak 65/2015 FPØ - Behandling: Endringsframlegg frå Eirik Haga, AP: Kommunestyret tar rapporten «Oppsummering alle tilstandsvurderinger, revisjon 03» til orientering. Rådmannen får fullmakt til å utarbeide forprosjekt for ny barne- og ungdomskule på Dale i tre

2 alternativ: 0 Skulestruktur som i dag 1 Auke i elevtal ved overføring av elevar frå Stamnes og Stanghelle 2 Auke i elevtal ved overføring av elevar frå Stamnes, Stanghelle og Vaksdal. 3 Auke i elevtal ved overføring av elevar på mellomsteget frå Stamnes, Stanghelle og Vaksdal Forprosjektet vil saman med vedlagte rapport og skulefaglege vurderingar inngå i grunnlaget for ny skulestruktur. Rådmannen får fullmakt til å avhende Vaksdal barnehage, avdeling Jamne, omregulering og sal som bustader. Dale PPT/barnevern, bygget vert å rive. Rådmannen går i dialog med innbyggjarane i Bergsdalen med tanke på lokal overtaking/sal av bygget Framlegget frå Eirik Haga blei sett opp mot rådmannen sitt framlegg: Eirik Haga sitt framlegg vart samrøystes vedteke. FPØ - Tilråding/Vedtak: Kommunestyret tar rapporten «Oppsummering alle tilstandsvurderinger, revisjon 03» til orientering. Rådmannen får fullmakt til å utarbeide forprosjekt for ny barne- og ungdomskule på Dale i tre alternativ: 0 Skulestruktur som i dag 1 Auke i elevtal ved overføring av elevar frå Stamnes og Stanghelle 2 Auke i elevtal ved overføring av elevar frå Stamnes, Stanghelle og Vaksdal. 3 Auke i elevtal ved overføring av elevar på mellomsteget frå Stamnes, Stanghelle og Vaksdal Forprosjektet vil saman med vedlagte rapport og skulefaglege vurderingar inngå i grunnlaget for ny skulestruktur. Rådmannen får fullmakt til å avhende Vaksdal barnehage, avdeling Jamne, omregulering og sal som bustader. Dale PPT/barnevern, bygget vert å rive. Rådmannen går i dialog med innbyggjarane i Bergsdalen med tanke på lokal overtaking/sal av bygget

3 Kommunestyret - Sak 49/2015 KOM - Behandling: Alternativt forslag frå Kjartan Haugsnes, SV: Som innstilling med to endringar: 1. Rådmannen får fullmakt til å utarbeide forprosjekt for ny barne- og ungdomsskule med skulestruktur som i dag. 2. Barnehagen på Jamne vert å nytta til boligsosialt føremål i offentlig regi. Omforeint framlegg frå Kjartan Haugsnes og ordførar: Med bakgrunn i punkt 2 i Kjartan Haugsnes sitt framlegg vert 3. avsnitt i formannskapet si tilråding endra til: Rådmannen får fullmakt til å avhende Vaksdal barnehage, avdeling Jamne, omregulering og sal som bustader, eventuelt vurdere å bygge bustader i eigen regi. Røysting: Punkt 1 i Kjartan Haugsnes sitt framlegg vart sett opp mot formannskapet si tilråding: Framlegget frå Kjartan Haugsnes fekk 1 røyst (SV) og fall Ordførar sitt framlegg vart samrøystes vedteke. KOM - Tilråding/Vedtak: Kommunestyret tar rapporten «Oppsummering alle tilstandsvurderinger, revisjon 03» til orientering. Rådmannen får fullmakt til å utarbeide forprosjekt for ny barne- og ungdomskule på Dale i tre alternativ: 0 Skulestruktur som i dag 1 Auke i elevtal ved overføring av elevar frå Stamnes og Stanghelle 2 Auke i elevtal ved overføring av elevar frå Stamnes, Stanghelle og Vaksdal. 3 Auke i elevtal ved overføring av elevar på mellomsteget frå Stamnes, Stanghelle og Vaksdal Forprosjektet vil saman med vedlagte rapport og skulefaglege vurderingar inngå i grunnlaget for ny skulestruktur. Rådmannen får fullmakt til å avhende Vaksdal barnehage, avdeling Jamne, omregulering og sal som bustader, eventuelt vurdere å bygge bustader i eigen regi. Dale PPT/barnevern, bygget vert å rive. Rådmannen går i dialog med innbyggjarane i Bergsdalen med tanke på lokal overtaking/sal av bygget.

4 Saksopplysningar: Bakgrunn I 2013 gjennomførte KPMG ein forvatningsrevisjon av vedlikehald av kommunale bygg og vegar. Rapporten er vedlagt saka. Hovudbodskapen i rapporten var: Problemstilling 1: I kva grad kjenner kommunen vedlikehaldsetterslepet for kommunale bygg og vegar? Oppsummert er det vårt syn at kommunen kunne hatt betre dokumentasjon på omfang av behov for vedlikehald på kommunale vegar, og at omfanget av vedlikehaldsetterslepet ikkje i tilstrekkeleg grad er kjent og dokumentert. Når det gjelder kommunale bygg føreligg det betre dokumentasjon av behov for vedlikehald og utbetringar, slik at kommunen i større grad har kjennskap til og dokumentert omfanget av vedlikehaldsetterslepet på bygg. Problemstilling 2: Kva bygg og vegar får midlar avsett for vedlikehald? Tilråding: Vi rår til at kommunen etablerer eit rammeverk for styring av vedlikehaldsarbeidet, som sikrar eit betre dokumentert underlag for prioriteringar, og som kan sikre dokumentasjon av at prioriteringar er forankra i verksemdsplan for eininga, overordna føringar og mål. Eit slik rammeverk vil vere eit grunnlag for styring og internkontroll med vedlikehald av kommunale vegar og bygg. Det kan oppstillast eigne mål for vedlikehaldsarbeidet, og rammeverket kan innrettast slik at det sikrar at vedlikehaldet tek utgangspunkt i og planleggast ut frå måla. Problemstilling 3: I kva grad vert politiske vedtak om vedlikehald fylgt opp? For å undersøke om politiske vedtak vert etterlevd valte vi ut 4 prosjekt der vi gjennomgjekk all dokumentasjon knytt til saksgangen til disse prosjekta. I gjennomgongen var det ingenting som tyda på at arbeidet kommunen gjorde på dei utvalte prosjekta ikkje blei utført i samsvar med vedtaket. Problemstilling 4: I kva grad vert krav til budsjettrealisme teken i vare i ? Kommunen oppfyller kravet til budsjettrealisme. Kommunen har rutinar som for å sikre realisme på både utgifts- og inntektssida. Prosessen med å utarbeide budsjett inneberer at det vert laga anslag over inntekter og utgifter til vedlikehald. Tilråding: Som vist over varier det i kva grad vedlikehaldsbehov vert dokumentert, og kommunen har ikkje formalisert plan eller rutine for korleis vedlikehaldsbehovet i kommunen skal kostnadsbereknast. Betre dokumentasjon av vedlikehaldsbehovet og betre kostnadsestimering kan bidra til å få eit enda betre underlag for budsjetteringa, som igjen vil gi enda sikrare anslag over utgifter til vedlikehald på budsjettet, og styrke budsjettet som styringsverktøy. Me rår difor til at kommunen i større grad dokumenterer vedlikehaldsbehovet og vurderer korleis vedlikehaldsoppgåver - / behov kan kostnadsestimerast betre enn i dag. Me syner elles til vår tilråding under problemstilling 2. Kommunestyret gjorde 17. juni 2013 følgjande vedtak (KOM ): «Vaksdal kommunestyre tek forvaltningsrevisjonen på vedlikehald av bygg og veg til etterretning, og ber administrasjonen om å fylgje opp tilrådingane i rapporten.» Vurdering For å følgje opp forvaltningsrevisjonen har ein gjort fleire grep. Organisatorisk har ein samla ansvaret for planlegging, forvaltning, drift og vedlikehald i eining for Samfunnsutvikling. Det er gjennomført

5 ein omorganisering der ansvar og mynde er tydeleggjort. I budsjett 2015 er det ein målsetnad om å «Få oversikt over arealbehov, tilstand og trong for framtidig vedlikehaldsbehov som grunnlag for ein meir framtidsretta og effektiv bygningsmasse, fortsetje rehabiliteringsarbeid og arbeid med miljøretta helsevern i skulane, generell tilpassing av reinhaldstenester og vaktmestertenester til endringar i eigedomsmassen. Retting av avvik på bygg for miljøretta helsevern etter tilsyn.» For å dokumentere vedlikehaldsetterslepet på kommunale bygg vart Norconsult AS etter gjennomført anbodskonkurranse engasjert i januar Delrapportar med status for kommunale bygg vil kome i denne rekkefølgje: Prioritet Framdrift Kategori 1 1. halvår Skular og barnehagar ( m2, 12 bygg) halvår 2015 Sjukeheimar med omsorgsbustader ( m2,9 bygg - 42 leilegheiter og 2 sjukeheimar) 3 1. halvår 2016 Utleigebustader og frittliggjande omsorgsbustader (3 000 m2, 15 bygg - 39 leilegheiter,) 4 1. halvår Kulturbygg (3 000 m2, 6 bygg + delar av Vaksdal senter) halvår 2016 Administrasjonslokale (5 000 m2, 4 bygg) Det er gjennomført ein omfattande kartlegging av tilstand for bygg for oppvekst som er samanstilt i vedlagte samandragsrapport samt i tabellar under. Samla vedlikehaldsetterslep er 383 millionar kroner, av desse er 255 millionar i kategorien kortsiktige tiltak som ein bør gjennomføre innan 5 år. Ordinær drift og vedlikehald kjem i tillegg. Tilstandsgrader er vurdert ut i fra hvor stor prosentandel av vedlikeholdskostnaden som er nødvendig innenfor 1-5 år. Tilstandsgrad 1 indikerer svært kostnadsmessige alvorlige feil og mangler med behov for snarlige tiltak. Tilstandsgrad 2 indikerer store kostnadsmessige alvorlige feil og mangler med behov for snarlige tiltak. Tilstandsgrad 3 indikerer middels kostnadsmessige alvorlige feil og mangler med behov for snarlige tiltak. Tilstandsgrad 4 indikerer lave eller ingen kostnadsmessige alvorlige feil og mangler med behov for snarlige tiltak. Vedlikehaldsetterslep og tilstand for skulebygg. Vedlikehaldsetterslep og tilstand for barnehagebygg.

6 Vedlikehaldsetterslep og tilstand for andre bygg. Vedlikehaldsetterslep og tilstand alle bygg for oppvekst. Tilstand og arealeffektivitet for skular For Dale barne- og ungdomskule er snittalderen 62 år, eldste bygget i drift er barneskuletrinnet på Dale frå Snittalderen for skulebygg er 45 år. Det nyaste bygget er Bergsdalen skule som er 39 år. Normal avskrivingstid for bygg er 40 år. For å forlenge levetida utover avskrivingstiden må ein rekne med vesentlege kostnader til oppgradering. Når ein i dag planlegg prosjekt i bygg og anlegg er det god praksis å berekne livssykluskostnadene til objektet. I livsykluskostnadene tek ein også med kostnader til riving og/eller gjenvinning.

7 «Arealeffektivitet» I snitt er det 30 m2 bruksareal (BRA) per elev, medan ein for nye skulebygg gjerne har ein arealeffektviteten på 10 m2 BRA per elev. Teoretisk skulle ein altså klare seg med kring m2, eller 30 % av samla areal til skulebygg med den elevmassen ein har i dag. Vedlikehaldsetterslepet for Dale barne og ungdomsskule er høgare enn pris for nybygg på om lag kr/m2, også før kompensasjon for dårleg arealeffektvitet. Med omsyn til mellom anna vedlikehald, reinhald, forsikring og energibruk er det potensiale for vesentleg innsparing i meir arealeffektive bygg. Tilstand og arealeffektivitet barnehagar Barnehagane har ein snittalder på 16 år og generelt god arealeffektiviteten med unntak av Jamne som berre har ein avdeling i bruk i 2014/2015. Frå 2015/2016 vil barnehagen på Jamne vere stengt. Vedlikehaldsetterslepet på barnehagane på Stamnes og Dale er høgare enn pris for nybygg. Tilstand og arealeffektivitet for andre bygg for oppvekst PPT/barnevern Dale har svært dårleg arealeffektivitet då bygget i sin tid vart bygd som kombinert skule og bustad. Bygget har store fukt og råteskader med saltutslag og høg konsentrasjonar av muggsopp i kjeller. På grunn av dette vil det vere billigare å rive bygget enn å rehabilitere. Snittalderen på bygg for oppvekst er 40 år, noko som svarar til normal avskrivingstid for bygg. For å forlenge levetid utover avskrivingstida må ein som hovudregel rekne med vesentlege kostnader til oppgradering. Tilstandsrapporten avdekkjer at tilstanden er i snitt i tilstandsgrad 2 som indikerer store kostnadsmessige alvorlige feil og manglar med behov for snarlige tiltak. Når ein investerer i oppgradering av bygga er det å tilrå å samtidig auke arealeffektivitet og redusere energibruken. Bygg som ikkje er i bruk bør bli omdisponert eller avhendt raskt for å redusere driftskostnader og verditap.

8 Det hastar å kome i gang med utbetringane, men ein må likevel sjå desse i samanheng med framtidig skulestruktur jf. eiga sak. For å sikre naudsynt tid til ein forsvarleg prosess knytt til bygg vert det tilrådd å setje i gong eit forprosjekt som kan gje tilstrekkeleg kunnskap bak den endelege avgjerda rehabilitering /nybygg av skule på Dale. Slik rådmannen slik framlegg er formulert er det tatt høgd for at forprosjektet må gje ha eit tilstrekkeleg breitt grunnlag for å vere ein del av den parallelle drøftinga om skulestruktur. To av bygga kan det vere turvande å gje rådmannen i oppdrag å forvalte slik at kommunen raskt kan nå målsetnaden om å realisere gevinstar av bygg som ikkje er i bruk. Det gjeld: - Bergsdalen skule, omregulering og sal som fritidsbustader - Vaksdal barnehage, avdeling Jamne, omregulering og sal som bustader. Begge desse bygga vert vurdert til å ha stort potensiale og attraktiv beliggenheit for anna formål enn det som gjeld i dag. Når det gjeld bygget Dale PPT/barnevern har bygget både stort vedlikehaldsetterslep og er lite eigna til kommunal samdrift/tenesteproduksjon. Det er plass til dei tilsette på rådhuset og det vert tilrådd å rive bygget og syte for at dei tilsette bli flytta til rådhuset.