Beredskapsledelsens beredskapsplan DEL 2

Transkript

1 2012 Beredskapsledelsens beredskapsplan DEL 2 Innhold: Adresseliste over andre kommuner i Vest Finnmark Utstyrsliste Media håndtering Håndtering av pårørende Varslingsprosedyrer Tiltakskort for stabsmedlemmer Normalisering og ettervern Vedlegg: Ressurser i aksjon Operasjonslogg Beredskapskalender Evaluering Utarbeidet av: Svein Gamst Hammerfest kommune Revidert den, 19. januar 2012 Svein Gamst

2 NAVN ADRESSE TELEFON E-post Mattilsynet Finnmark net.no NINA Norsk Institutt for Naturforskning Tromsø KV-Nord/ Kystvakta Sortland Sentralbord nr Veterinær Hammerfest staller Veterinær Belinda Johansen Hammerfest havn KF Galasveien 15 Snøfrida Nilsens vei 3 Hammerfest havnevesen / (fax) Alta kommune Sandfallveien Hasvik kommune Kautokeino kommune Hasvik kommune Bredbuktnesv 6, 9520 Kautokeino Kvalsund kommune Rådhusv Kvalsund Loppa kommune Parkveien 1/ Loppa Måsøy kommune Torget Måsøy (mobil) havnevakt@h ammerfest.ha vn.no Bjornatle.hansen@a lta.kommune. no Erik.arnsen@ hasvik.komm une.no e- post@kautoke ino.kommune. no Oddbjørn.nils en@kvalsund. kommune.no bjornar.tollefs en@loppa.ko mmune.no Edmund.mikk elsen.jr@mas oy.kommune. no / postmottak@ masoy.komm une.no

3 Hammerfest kommune Interkommunalt oljeverndepot Hammerfest 900 m havnelenser med diverse utstyr Fortøyningsutstyr, dregger og tau Kjemikalie tilhenger m. utstyr, parkert på brannstasjonen Barkspreder Kompressor for fylling av luftflasker 2 VHF radioer plassert om bord i Vestvern 2 stk. satellitt telefoner Spader, koster, plastsekker mm Personlig verneutstyr for 30 personer, 1 biltilhenger for oljevernutstyr m. oljelense 100 m. 2 stk. store kompressorer 1 stk liten kompressor, for fylling av flyteelementene i lensene. 1 stk. tilhenger Brannvesenet Hammerfest Mannskap 1 brannsjef 1 brannmester beredskap 1 brannmester forebyggende 4 brannformenn 16 brannkonstabler reservemannskaper Utstyr 1 brannbil med 3200 l vann, 200 l skum, motorsag, saks, spreder og sylinder, redningsverktøy, strømaggregat, 24 kg pulver 1 hurtigutrykningsbil, 2 seter utrustet med skjæreslokker, hjertestarter, båre og overflateredningsutstyr med gummibåt. 1 overbefalsbil 1 feierbil 1 VW transporter 1 vanntankbil l 1 kurvbil (Simon snorkel) med 24 kg pulver og motorsprøyte 1 lett utrustet brannbil med skjæreutstyr og tørrdrakter 3 mobile brannpumper Brannslanger Lysutstyr 5 stk. 23 pressluftflasker, 11 bæremeiser 27 røykdykkermasker 1 slamsuger-/høyttrykksspylebil 8 m 3 1 los-/slepebåt

4 Avinor as 2 stk. snøscootere 3 stk. hjullastere 1 selvgående snøfres 1 snøfres, påkoblingsenhet 1 brannbil, 2700 liter vann, 500 liter skum. 5 radioer m/ lader 1 beltebil Sivilforsvaret Sivilforsvaret er statens forsterkningsressurs som bistår nød- og redningsetatene ved større ulykker og hendelser. Sivilforsvarets fredsinnsatsgrupper (FIG) har en reaksjonstid på inntil 60 minutter etter mottatt varsel, og det er viktig at bistandsanmoder varsler Sivilforsvaret tidlig når egne ressurser ikke strekker til, eller når innsatser krever utholdenhet over tid. Beredskapsplanen beskriver hvordan Brann, Politi og Helse kan be om bistand fra Sivilforsvaret/FIG i Vest-Finnmark. NB! Alle kostnader ved bruk av FIG ene i innsatser sammen med andre nødetater dekkes av Sivilforsvaret! Anmod derfor om bistand så tidlig som mulig i stedet for å vente da er ressursene der når du trenger dem! Sivilforsvaret har 24t vakt telefon Varslingen utføres gjennom telefonvarslingssystemet UMS Voice Broadcast ( Bistandsanmoder utløser varslingen enten ved å kontakte Vest-Finnmark sivilforsvarsdistrikt direkte eller bruke egen operasjonssentral for å kontakte dem. Dette gjøres for å sikre rask tilgang på ressurssene i Sivilforsvaret og for å kunne korte ned forspenningstiden på 60 minutter hvis dette skulle være nødvendig. Se for øvrig detaljert varslingsrutine i dette dokumentet! FIG håndterer UTM- kartreferanser på GPS. Alle FIG er utstyrt med GPS med veikart og topografiske kart som dekker Vest-Finnmark. UTM- kartreferanser bør derfor brukes når dette er hensiktsmessig. En FIG i innsats ett telefonnummer. FIG er utstyrt med egen innsatstelefon som primært bemannes av vakthavende befal ved sivilforsvarsdistriktet. Sivilforsvarets FIG er i Vest-Finnmark er selvdrevne enheter som fullt oppsatt består av 22 tjenestepliktige befal og mannskaper. Alle er utdannet og øves jevnlig innen sanitet, omsorg, brann, redning, søk, orden og samband. Alle FIG ene i Vest-Finnmark er oppsatt med Peugeot Boxer med lukket godsrom ferdig lastet med materiell. Bilene brukes til transport av mannskaper og materiell til aktuelt innsatssted. FIG ene kan ikke erstatte bruk av ordinære ressurser i beredskapsetatene, men skal være en forsterkningsressurs for dem. Dette betyr at FIG ene i innsats skal ledes av en overordnet fra beredskapsetatene som er tilstede på innsatsstedet. Vi minner også om at alle FIG gruppene i Vest-Finnmark har oppblåsbart telt (m. varme og lys) som brukes i værutsatte / kalde innsatser. Ved sivilforsvarsdistriktet finns det 4-hjuls Polaris ATV med henger til innsatser på sommerstid, 2 stk snøscootere Lynx yeti med stor trekkapasitet, 2 stk transportsleder, 2 stk

5 redningspulker samt en Zodiac RIB- båt på tilhenger. Utstyret kan benyttes ved spesielt krevende innsatser i Vest-Finnmark. Rutine for anmodning om bistand av sivilforsvarets fredsinnsatsgrupper (FIG) i Vest- Finnmark Nød- og redningsetatene kan anmode om bistand av sivilforsvarets fredsinnsatsgrupper i Vest-Finnmark på denne måten: 1 Ta kontakt med beredskapsvakt i Vest-Finnmark sivilforsvarsdistrikt på 24t vakttelefon og gi informasjon om: a. Navn på bistandsanmoder b. Innsatssted og type oppdrag c. Oppgi behov for ca antall mannskaper og utstyrsbehov d. Om mulig, anslå forventet varighet på innsats. 2 Beredskapsvakten varsler sivilforsvarets FIG avdeling(er). a. Status på varslingen kan leses i UMS Voice Broadcast etter 10 minutter. 3 Første FIG- befal på fremmøtestedet tar kontakt med beredskapsvakt for informasjon om oppdraget. 4 FIG melder seg for innsatsleder/ko på skadestedet. FIG- leder kan kontaktes under innsatsen ved å ringe FIG innsatstelefon. På denne måten kan FIGleder i samarbeid med innsatsleder avklare behovet for materiell- og personellressurser. Aktuelle innsatstyper: Skogbrann Større hus-/industribranner Vannforsyning (br.vesen) Større bussulykker Flyhavarier Leteaksjoner Flom Ras Nødvendig evakuering av befolkning Akutte forurensningssituasjoner Andre uforutsette hendelser / katastrofer Logistikk bistand

6 Vest- Finnmark SFD dekker kommunene: Nordkapp Måsøy Porsanger Hammerfest Kvalsund Hasvik Loppa Kautokeino Alta Kontaktinformasjon Operasjonssentraler 110 Finnmark Vest-Finnmark PD post.vestfinnmark@politiet.no 113 AMK postmottak@helse-finnmark.no Vest-Finnmark Sivilforsvarsdistrikt 24t Vakthavende telefon Primærkontaktpunkt alle henvendelser Stab Distriktssjef Frode Enoksen frode.enoksen@dsb.no Sivilforsvars inspektør Stein Are Berg stein.berg@dsb.no Sivilforsvars adjutant Odd Roar Paulsen odd.paulsen@dsb.no Sivilforsvars betjent Geir Holm geir.holm@dsb.no Sivilforsvars betjent Trond Ole Jensen trond.jensen@dsb.no

7 FIG materiell lastet på Peugeot Boxer med tilhenger: Spesielt utstyr Kan disponeres av alle FIG gruppene v/behov: 2 stk Lynx snøscootere 1 stk Polaris ATV 1 båt Zodiac RIB m/100hk Oppblåsbart telt (ROFI) m/ heater Brannvernmateriell FIG Hammerfest 3 grupper 1 stk Peugeot Boxer 1 stk Mercedes GD FIG Alta 3 grupper 1 stk Peugeot Boxer 1 stk Mercedes GD FIG Nordkapp 1 gruppe 1 stk Peugeot Boxer Fig Porsanger 1 gruppe 1 stk Peugeot Boxer 35m² 50m² 35m² 22m² SF lager Alta Motorbrannsprøyte 2 stk 2 stk 2 stk 2 stk 1 1 Brannslange Armtex 1 ½ 125m 300m 625m 275m 225m 925m SF lager Hammerfest Brannslange Armtex 2 ½ 150m 125m 450m 225m 250m 1850m Brannslange Armtex 4 75m 100m 400m 350m 1050m 1125m Strålerør og koblinger Ja Ja Ja Ja Pulverapparater Stige Ja Ja Ja Ja ABC-utstyr Eurolite vernedrakt (str S-M-L) Vernemaske NM 180 Ja Ja Ja Ja Redningsutstyr Redningsvester Lysutstyr Ja Ja Ja Ja Hodelykter Strømagregater Stålrør bårer Ulltepper Førstehjelpsutstyr Bårer med ulltepper Ja Ja Ja Ja Førstehjelpsvesker Ja Ja Ja Ja Redningspulk til scooter Sambandsutstyr 2 stk som disponeres av alle FIG gruppene Bærbare VHF radioer Søkeutstyr Kart Ja Ja Ja Ja

8 GPS Garmin CSX Søkestenger Norsk redningshunder Finnmark Lag: Alta lag: Øst Finnmark Lag Distrikt Finnmark har ikke egne hjemmesider. Fakta om distriktet: Hjemmeside: Kontaktperson: Karianne Holm-Varsi (e-post) Alarmtelefon: Antall medlemmer: 62 Godkjente ettersøknings ekvipasjer: 8 Godkjente lavine ekvipasjer: 6 Godkjente ruin ekvipasjer: 6 Røde kors hjelpekorps Kontaktperson: Norsk Folkehjelp: / Redningsselskapet Servicetelefon: Honningsvåg Holmen 2 Tlf: Havøysund: M/S Reidar von Koss Sørvær: M/S Ulabrand Statoil LNG Melkøya Adm. Bygg Melkøya: Vaktsentral Meland: Kontrollrom Melkøya: / Skiftleder Melkøya:

9 Media I mange tilfeller vil det være klokt selv å ta initiativet snarest, f.eks. ved å ta kontakt med NTB, lokalpressen eller NRK/TV2. Ved å gi en del faktiske opplysninger kan man bidra til å hindre rykter, overdrevne forestillinger om skadens omfang o.s.v. i startfasen. Feilaktigheter som blir spredd umiddelbart etter en hendelse kan det være vanskelig å beriktige senere. Pressemelding, eksempel Overskrift (kort og enkel) HVA er involvert i ulykken HVA har skjedd HVOR skjedde ulykken NÅR skjedde ulykken HVORDAN kunne ulykken skje TILTAK IVERKSATT for så langt som mulig å sikre/berge mennesker, miljø og materielle verdier TILTAK SOM PLANLEGGES IVERKSATT HVORFOR skjedde ulykken (Politi) DETALJER om ulykken FAKTA/GENERELL INFORMASJON YTTERLIGERE INFORMASJON - kontakt (navn, tlf.nr. på leder informasjon). Pressekonferanse Svar på spørsmål fra pressen i den utstrekning det er tid. Hvis ikke: fastsett tidspunkt for en pressekonferanse hvor det kan legges frem foreløpige opplysninger om situasjonen. Det er gunstig om det ikke går for lang tid før den første pressekonferansen holdes. Er man ikke i stand til å betjene pressen fortløpende innimellom hovedgjøremålene, er det praktisk å holde en presseorientering morgen og kveld, f.eks. kl 1000 og Sjekkliste for forberedelse til en pressekonferanse: 1. Hva har skjedd? 2. Når skjedde ulykken? 3. Er noen savnet, skadet eller omkommet? 4. Hva blir gjort? 5. Medfører ulykken skade på miljøet? 6. Husk at dere har beredskapsplan og at den blir brukt. 7. Vær forberedt på spørsmål om årsak og menneskelig feil (unngå uttalelser til dette er endelig fastslått). 8. Er nærmeste pårørende varslet? 9. Vil det bli igangsatt etterforskning? 10. Hva med forsikring? 11. Kunne ulykken vært unngått? 12. Hvilke økonomiske konsekvenser får ulykken? 13. Hva blir gjort for å unngå lignende ulykker i framtiden? Vær forøvrig oppmerksom på at alle reportere vil ønske seg sin egen vinkling på stoffet. Vis forståelse selv om man får de samme spørsmål om og om igjen. Blir man av tidsnød eller andre

10 grunner tvunget til å gjøre et valg mellom mediene, vil man neppe kunne kritiseres om det velges kun NTB som dekker alle landets aviser og tv-kanaler. De 10 TV-bud - nyttige i tilfelle opptreden på TV: 1. Opptre naturlig, ikke spill. 2. Vær godt forberedt. 3. Vis dine følelser. 4. Ikke lyv. 5. Svar på spørsmålene. 6. Begrens antall poenger. 7. Unngå fremmedord. 8. Snakk klart og tydelig. 9. Ikke vær opptatt av tekniske detaljer. 10. Glem dine kolleger, det er ikke dem du prater til, men vanlige mennesker med liten eller ingen kjennskap til ditt fagfelt. Noen gode råd Vis generell imøtekommenhet overfor mediene. En jevn pålitelig strøm av sikker informasjon er det beste grunnlag for et tillitsforhold. Ikke vær redd for å ta kontakt med mediene med informasjon man mener er viktig å få ut til allmennheten. Man bør holde seg til sitt eget ansvarsområde, unngå å omtale andres. Blir man bedt om uttalelser av prinsipiell karakter, vurder om ikke annen myndighet bør svare. Gi faktiske opplysninger, unngå spekulative utsagn. Motvirk uklarhet i en uoversiktlig situasjon. Legg større vekt på opprenskningsinnsatsen enn omfang, hvis denne er usikker. Hold deg til sannheten, slå aldri en bløff. Tro ikke at du kan beherske massemediene ved å gi feilinformasjon eller vende journalistene ryggen. Blir man bedt om å skildre, bør man holde seg til det man har opplevd. Snakk enkelt, unngå fremmedord - de færreste journalister kjenner fagområdet. Unngå uttalelser om skyldspørsmål eller ulykkens årsak før disse definitivt er fastslått, noe som vanligvis skjer lenge etter. Alle spørsmål om menneskers liv og helse henvises til politiet. Man bør ikke føle seg forpliktet til å stå personlig fram i intervjuer i radio og fjernsyn. Men det er ofte en fordel, fordi man da selv kan velge ord og uttrykk - og faren for misforståelser reduseres. Man kan på forhånd kreve å få vite i hvilken sammenheng ens uttalelser skal brukes og hvilke spørsmål reporteren vil stille. Vær oppmerksom på at radio- eller fjernsynsintervju ofte må redigeres. I prinsippet kan man forlange og få avspilt den redigerte versjon før sending, men dette vil i praksis ofte være vanskelig å gjennomføre. I travle situasjoner må man basere seg på et tillitsforhold mellom intervjuer og intervjuobjekt. Feilaktige opplysninger i radio og fjernsyn som kan ha en viss skadevirkning kan kreves beriktiget. Ikke vær redd for å appellere til tv-kanaler eller aviser om å vise midlertidig tilbakeholdenhet med opplysninger hvis dette synes nødvendig - det vil oftest bli respektert. Behandling av pårørende Selv om det forutsettes at en vesentlig del av informasjonen til de pårørende vil ivaretas av politi, evt prester og psykososiale ressurser (LRS), må aksjonsledelsen uansett ekstern bistand være

11 forberedt på å gi informasjon til pårørende, spesielt i den første tiden etter en ulykke. Spesielt må man være forberedt på å gi informasjon til pårørende til egne ansatte. Leder informasjon er ansvarlig for å organisere informasjon til pårørende og må ta stilling til og forberede følgende: skaffe til veie liste over ansatte og andre som involveres i aksjonen basert på denne lista, etablere en liste over pårørende forberede den informasjonen som skal gis til de pårørende om nødvendig forbered å ta imot ansattes pårørende om nødvendig innkall ekstra hjelp om nødvendig innkall ekstern ekspertise som prester og psykologer Følgende retningslinjer kan være til støtte ved behandling av pårørende: evaluere behov for støtte/hjelp vær forberedt vær åpen vær tålmodig vær ikke redd for å vise/uttrykke egne følelser oppgi fakta, lag ikke dine egne teorier gi de pårørende nok tid til å prate ved behov bør du sikre det at de pårørende har slektninger/venner i nærheten. Hvis ikke prøv å kontakte lokal prest. ved behov bør de pårørende få anledning til å møte hos aksjonsledelsen/annet sted.

12 VARSLINGSKJEMA Mottak av varsel kommer som regel fra politiet / operasjonssentral, fylkesmannen, helsetjenesten, sykehuset eller andre myndigheter som Dsb Følgende opplysninger er vesentlige ved mottak av ulykke: Hvem varslet; navn, telefon nr, meil, adresse Melding mottatt; dato, klokkeslett Skadested; land, kommune, sjø/lang, kartreferanse Skadevolder; hvem eier hendelsen hvem er berørt Type ulykke; Sjø land, tilstand Omfang av ulykken; berører flere land/kommuner, kan ulykken eskalere, antall skadde omkomne Årsak; kort beskrivelse Værforhold; vind, kulde, sikt, temperatur sjø land, bølger, strømretning/styrke Spesielle forhold; verneverdig, sårbare områder truet Tiltak som er iverksatt: Hvem skal varsles videre Hvem eier hendelsen Avklare hvem som skal aksjonere Er noen medlemmer i kommunal beredskapsledelse eller i kriseteamet berørt direkte eller indirekte, bør disse tas ut og erstattes av sine stedfortredere.

13 Sjekklister for beredskapsledelse med stabselementer når beslutning om etablering er tatt Kapittelet beskriver et generalisert handlingsmønster for det enkelte stabselement under en aksjon. Handlingsmønsteret må bygge på systematisk vurdering av situasjonen og tilpasses det enkelte tilfelle. Sjekklistene er et hjelpemiddel som brukes av den enkelte funksjon for tiltak som kan være aktuelt å iverksette i forskjellige situasjoner. Punktene i sjekklistene er ikke nødvendigvis i riktig rekkefølge eller uttømmende for den aktuelle situasjon. Tiltak må vurderes på bakgrunn av den informasjon som foreligger. Beredskapsleder (Rådmann) Vurdere om staben skal mobiliseres Vurdere hvem andre som skal varsles (Ref. Varslingsplan) Utpeke ledere for stabsfunksjonene og møte på Museet, 3 etg Gjennomføre møte med stabslederne Vurdere om personell bør sendes til skadested. Kontrollere at det opprettes kontakt med skadested, andre berørte og Innsattsleder Etablere kontakt med assurandør / eier Vurdere behov for forsterkning av stab Beslutte tidspunkt for videre møter med stabslederne Sjekke varslingsstatus med leder operasjon Sørge for at vedtak i møter skrives ned og iverksettes Kontrollere at informasjon fra stabselementene er oppdatert, relevant og tilstrekkelig som underlag for nødvendige vurderinger På bakgrunn av råd fra staben, bestemme de strategiske linjer og beslutninger for videre arbeid Kontrollere at operative tiltak blir ivaretatt i følge ordre Kontrollere at tiltakene er: tilstrekkelige, hensiktsmessige og riktig prioritert og organisert Vurdere tiltak for å hindre forverring på bakgrunn av skadeomfang og sannsynlig utvikling Sjekke at LRS og evt. andre berørte blir oppdatert Kreve økonomisk garanti fra formannskapet eller be om dette fra staten Vurdere innhold og målgruppe for eventuell informasjon og/eller pressemelding Kontrollere status i staben - operasjon, ressurs, miljø, samb. / logg, rådgivere, info og økonomi. Avklare juridiske forhold Kontrollere økonomistyring av aksjonen AVSLUTNING Bestemme demobilisering - kontrollere at informasjon går til alle parter og kontrollere at den iverksettes Utpeke ansvarlig som følger opp etterarbeid etter aksjonen

14 Leder informasjon (ordfører) Motta varsel fra operasjonsleder Avtale møtested (Museet) Utforme tekst i 1. pressemelding. Beredskapsleder godkjenner før den sendes Delta i stabsledermøter Etablere kontakt med sentrale medier Etablere infologg Etablere infosamarbeid med leder operasjon, tilgang til sentral logg, info orienteres av operasjon Utarbeide forslag til infotiltak, medier, samarbeidsinstanser, allmennhet, lokalbefolkning. Få disse godkjent av beredskapsledelsen Avklare med beredskapsleder arbeidsdeling for oppdatering av mediene Planlegge presseturer/etablere system for intern informasjon (stab) Etablere informasjonssamarbeid med andre berørte virksomheter og servicekontoret Dersom ønskelig/nødvendig: foreslå og planlegg folkemøter AVSLUTNING Sende pressemelding om demobilisering Ta vare på aktuell informasjon/infologg og lag rapport til beredskapsrådet og fylkesmannen Avklare med beredskapsledelsen hvordan det videre infoarbeid skal ivaretas

15 Leder operasjon (Assisterende Rådmann) Motta varsel og møte hos beredskapsledelsen på Museet Sørge for nødvendig bemanning i funksjonen Oppdatere seg om situasjonen (hendelse, varsling, tiltak) Sørge for at øvrige stabsfunksjoner etablerer seg Koordinere og gi råd om arbeidet i staben Oppdatere funksjonslederne i staben om alle kjente forhold knyttet til hendelse og utvikling Sørge for at varslings- og mobiliseringsoppgaver blir ivaretatt Utarbeide forslag til innsatsplan for bekjempningsaksjonen Utarbeide forslag til innsatsordre for innsatsleder / LRS Gi oppdrag/ordre til funksjonslederne i staben om å iverksette innsatser i følge plan og forhold på skadestedet Sørge for at Leder Info får kopi av sentral logg og avtale faste tidspunkt for orientering Bistå innsatsledelse / LRS med faglig informasjon og råd Utarbeide forslag til plan for gjennomføring av møter med funksjonslederne i staben Foreslå bruk av rådgivere på skadested og/eller i aksjonsledelsen i samråd med øvrige stabsledd Sørge for å iverksette alle tiltak besluttet av beredskapsledelsen og kontrollere gjennomføringen av tiltakene Holde kontakt med, orientere, gi ordre og motta situasjonsrapport etter avtale med LRS, rådgivere og evt. andre Fortløpende vurder iverksettelse av tiltak og resultat. Nye tiltak Sørge for tilbakemeldinger til ressurs om utstyr og tilstand Sørge for at det blir utarbeidet oversikter om den situasjonen og anslag om utvikling Sørge for at det utarbeides økonomiske oversikter Sørge for at det utarbeides vaktlister og at personellbehovet tilpasses Kontrollere og sørge for god informasjon - flyt i hele beredskapsorganisasjonen Sørge for at loggfunksjoner blir utført Sørge for at dokumentasjon i funksjonen fortløpende blir sortert og samlet AVSLUTNING Sørge for at ordrer om demobilisering blir gitt Avslutte inngåtte leie-/ kjøp-/ innsats - avtaler Samle inn og systematisere dokumentasjonen fra egen funksjon. Alle dokumenter gjeldende hele aksjonen, sorteres og samles hos leder operasjon

16 Leder ressurs (virksomhetsleder kommunalteknisk drift) Motta varsel og hos beredskapsledelsen på Museet Sørge for nødvendig bemanning i funksjonen Fremskaffe oversikt over aktuelle tilgjengelige ressurser Delta i stabsledermøter Fremskaffe/bestille ressurser i følge oppgave fra beredskapsledelsen Avtale priser og leveringstid ved bestilling av ressurser Sørge for skriftlig bekreftelse på pris og levering ved bestilling av større ressurser (eks. båter maskiner biler - m.m.) Føre fortløpende oversikter på tavle over bestilte og aktiviserte ressurser Fortløpende oppdater økonomi - koordinator om kostnader og prognoser Tilrettelegge for rep. og vedlikehold av utstyr i aksjon Utarbeide forslag til ressursanvendelser Følge opp tiltak besluttet av aksjonsleder Vurdere behov for bistand til egen funksjon. Forberede tiltak for evt. annen disponering AVSLUTNING Ta vare på dokumentasjon om ressursfunksjon og overfør aktuell informasjon til Leder Operasjon Gi demobiliseringsordre til aktuelle ressurser i samarbeid med beredskapsledelsen Planlegge rengjøring, vedlikehold og reparasjoner av utstyr. Inngå avtaler om reparasjon, vedlikehold og rengjøring av utstyr. Bistå beredskapsleder i videre arbeid Leder samband/logg (intern ressurs fra servicekontor) Motta varsel og møte hos beredskapsledelsen på Museet Vurdere behov for bistand Varsle øvrig pers. i funksjonen og organisasjon Sørge for at loggføring iverksettes i alle funksjoner. Delta i stabsledermøter Finne frem aktuelle planer, instrukser, telefonlister, m.v. for egen funksjon Kontakte alle posisjoner og sørge for tilfredsstillende samband. Foreslå tiltak innenfor funksjonens arbeidsområde Vurdere og iverksette tiltak for å prioritere samband til LRS, og Innsatsledelsen Kontakte Telenor/ IT-avdelingen om flere linjer dersom nødvendig Kontakte Telenor/ IT-avdelingen eller andre lokalt om telefoner, fax, e-post m.v. Sørge for adgangskontroll til, ro og orden i beredskapssentralen Føre fortløpende oversikt over økonomiske disposisjoner i funksjonen AVSLUTNING Ta vare på skriftlig dokumentasjon og materiell i funksjonen. Bygge ned etablert og innleid sambandsutstyr og linjer Avlevere aktuell dokumentasjon til operasjonsleder

17 Rådgivere (kommunalsjefer) Motta varsel møte hos beredskapsledelsen på Museet Møte på angitt sted Motta oppdrag fra Beredskapsleder / operasjonsleder Rekognosere i tildelt område Sende sit.rap. til gruppeleder / virksomhetsledere etter avtale Planlegge bruk av tilførte ressurser og fordel dette til lagleder Velge kommandoplass (ute ved egen arbeidsplass eller hos beredskapsleder) Samordne innsatsen til de involverte enheter i tildelt område Utøve kontroll av innsatsen Føre timelister for innleid personell/utstyr Sørge for at viktige avgjørelser/hendelser loggføres Sørge for at alle berørte parter blir innformert Etter ordre fra beredskapsleder avvikles hendelsen primært for egne ressurser Gi melding om demobilisering til underliggende enheter etter avtale Samle all dokumentasjon, logg/timelister m.v. og levere dette til beredskapsleder Møte på angitt sted for avlevering av dokumentasjon og avslutning Innkvarteringsnemnda (Hammerfest eiendom kf / boligkontoret) Holde oversikt og kontroll av innbyggere/personer i krisesituasjoner der det er nødvendig å foreta evakuering. Skaffe til veie nødvendige innkvarteringsplasser. Skaffe til veie nødvendig e transportmidler til befraktning av evakuerte der er nødvendig. Holde kriseledelsen løpende orientert om situasjonen. Dersom behov, i samråd med kriseledelsen skaffe til veie nødvendig ekstra personellressurser m.m. Sentralbord Ansvar 1. Varsle stedfortreder om hendelse/krise. 2. Kontrollere, rettlede og orientere innen egen funksjon. 3. Koordinere egen funksjon med øvrige funksjoner i beredskapsorganisasjonen. 4. Egen loggføring. Arbeidsoppgaver 1. Organiser egen funksjon med nødvendig utstyr og systematikk. 2. Sikre at sentralbordet alltid er betjent. 3. Loggfør alle innkommende samtaler som retter seg mot hendelsen. 4. Informer internt og ekstern iht godkjent budskap fra leder Kommunikasjon. 5. Henvis pårørende til rette funksjon. 6. Henvis alle henvendelser fra media til leder Kommunikasjon. 7. Henvis øvrige henvendelser enn fra media til leder Operasjon. 8. Overfør egne vurderinger og anbefalinger til Beredskapsleder. Utført

18 Normalisering og ettervern NORMALISERING Hensikt og ansvar 1. Å få til en rask tilbakeføring til normal drift/produksjon. 2. Leder har ansvaret for å etablere og iverksette en plan for normalisering. Plan for normalisering 1. Handlingsplan utarbeides med bakgrunn i understående punkter. 2. Skadeomfang. 3. Hva må gjenoppbygges/reetableres? 4. Planlegging/bestilling av erstatningsutstyr. 5. Videre oppfølging av pårørende/skadde/ involverte. 6. Oppfølging og forberedelse til tvistesaker / rettssaker. 7. Planlegging/deltagelse i seremonier. 8. Forsikring. 9. Erstatninger. 10. Hvordan komme i gang med normal produksjon? 11. Ta strategiske beslutninger som sikrer vår fremtid etter en beredskapssituasjon. ETTERVERN 1. Generelt 1. Vi reagerer følelsesmessig forskjellig etter en krisesituasjon. 2. For de fleste medfører en krise stressreaksjoner både i den konkrete situasjonen og en tid etterpå. 3. Hvis man har andre belastninger eller påkjenninger på samme tid som man blir utsatt for en traumatisk hendelse, har involverte mindre å gå på og kan få forsterkede reaksjoner. 4. Ettervernstiltakene skal også ivareta familie/pårørende til involverte ansatte. 5. Vi har følgende ettervernsressurser med kompetanse innen krisehåndtering/psykososial støtte og ivaretakelse av involverte ansatte: 1. Ressurs. 2. Ressurs. 2. Umiddelbare etter hendelsen Ansvarlig 6. Etabler ettervernsprosess og følg opp involverte på samlingsplass/i forbindelse med redningsaksjonen ved å ta ut én eller flere ansatte som kollegastøtte. 7. Samle alle involverte til en kort samling dersom mulig. Tema er hva den enkelte opplevde og følelser/tanker i fasene omkring hendelsen. Informer om den påfølgende oppfølgingen. 8. Følg tett opp de involverte og gi nødvendig støtte og informasjon. Utføres av kollegastøtte. 9. Sikre at involverte ansatte blir fulgt til politiet, sykehus og eventuelt hjem til familie/pårørende for å bistå med praktiske forhold, informasjon mv. Utføres av kollegastøtte. 10. Gi tilbud om ikke å bo alene den første tiden. Utføres av kollegastøtte. 11. Kontakt involverte pr telefon eller ved besøk 1-2 ganger daglig inntil den første ettervernssamlingen er gjennomført (1-3 dager). Utføres av kollegastøtte. 12. Kvalitetssikre oppfølgingen av involverte.

19 13. Vurder om kunder/andre involverte eksterne skal gis tilbud om å bli inkludert i ettervernsprosessen, eventuelt i egen gruppe. 3. Den første tiden etter hendelsen 14. Sikre at nærmeste overordnet til involverte ansatte følger tett opp og gjennomføres korte samlinger og individuelle samtaler. 15. Etabler psykososial støtte til involverte. Utføres av egne ressurser eller ekstern samarbeidspartner. 16. Ta ut ettervernsansvarlig med ansvaret for å gjennomføre ettervernssamlingene eller for å sikre at dette gjennomføres av samarbeidspartner psykososial støtte. 17. Gjennomfør den første ettervernssamlingen med involverte ansatte innen 3 dager. Sett fokus på: Hva skjedde og hva observerte du? Hvilke følelser/tanker har du? Informer om kollegastøtte og normale reaksjoner. Ta runder hvor ettervernsansvarlig starter et sted og lar alle involverte uttale seg, én og én uten avbrytelser. Utføres av egen ettervernsansvarlig/samarbeidspartner psykososial støtte. 18. Vurder om alle ansatte skal delta, også de som ikke var direkte involvert. Det anbefales at alle deltar, men antallet og hva de involverte ønsker er retningsgivende. Gjennomfør egne samlinger og samtaler dersom disse ikke skal involveres i den øvrige ettervernsprosessen. 19. Sett fokus på at den beste medisinen for involverte normalt er å komme tilbake i arbeid på arbeidsplassen hvor hendelsen skjedde. Arbeidsoppgaver og -tid tilpasses den enkelte ansatte. 20. Informer om oppfølgingsplanen videre og avtal ny samling innen 1 uke, eventuelle individuelle samtaler og planen videre. 21. Vurder behov for tettere oppfølging og spesialkompetanse for enkeltpersoner. Skal fastlege involveres? 22. Kontakt involverte pr telefon eller ved besøk etter behov og nærmere avtale/plan gjennomført under den første ettervernssamlingen. Utføres av egen ettervernsansvarlig eller samarbeidspartner psykososial støtte. 23. Dokumenter ettervernsprosessen ved å føre Oppfølgingsskjema ettervern. 4. Oppfølging og støtte over tid 24. Gjennomfør den andre ettervernssamlingen innen 14 dgr etter hendelsen, tilsvarende den første samlingen. Utføres av egen ettervernsansvarlig eller samarbeidspartner psykososial støtte. 25. Ta runder på samme måte med særlig fokus på utviklingen av tanker og følelser. Det sentrale er om tanker og følelser går i positiv retning eller om disse forverres og blir mer negative. 26. Gjennomfør øvrige ettervernssamlinger og eventuelle individuelle samtaler etter behov. Utføres av egen ettervernsansvarlig eller samarbeidspartner psykososial støtte. 27. Ta kontakt med og tilby støtte til personer som isolerer seg eller som oppfører seg annerledes enn de pleier. 28. Bygg opp en kultur hvor man hjelper hverandre med daglige gjøremål og gir medmenneskelig støtte. 29. Vær oppmerksom på at ansatte som ikke var til stede når krisen oppstod, kan være vel så rammet som involverte

20 kolleger. Dette innebærer at de må inkluderes i ettervernsprosessen. 30. Sikre at involverte ansatte kontakter lege dersom alvorlige reaksjoner eller reaksjonene ikke avtar etter en måneds tid. 31. Se for øvrig kapittel Ettervern og kollegastøtte i HMS - håndbok.

21 Ant. mannskaper I området Innsatts fra kl. Til kl. RESSURSER I AKSJON Utstyr Type/mengde Anmodning fra enhet/avdeling Side Dato... Merknader

22 Hendelse/dato Fokusområder (maks 5): OPERASJONSLOGG Hendelse, sted, dato, skadeomfang 1 Prioriterte tiltak og mål for å redusere konsekvensene og gjenopprette normal drift snarest mulig. 2 Besluttes av Beredskapsleder Situasjonsbeskrivelse (maks 5) 1 Siste oppdaterte status for situasjonen. Ansvar utarbeidelse: Operasjon Nr Inn kl Ut kl Fra Til Meldingen Status Ansvarlig

23 Dato: 25. januar 2011 Beredskapskalender 2011 Pkt Aktivitet Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Beskrivelse 1 Oppbygging, opplæring og innføring X X Innføring i CIM og opplæring internt 2 Beredskapskalender X Revideres 3 Risiko- og sårbarhetsanalyse X Revideres 4 Beredskapsøvelse X1 X X1=Innføring i CIM 5 Årlig revisjon av beredskapsplanen X Dato: Beredskapskalender 2012 Pkt Aktivitet Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Beskrivelse 1 Oppbygging, opplæring og innføring X 2 Beredskapskalender X Revideres 3 Risiko- og sårbarhetsanalyse Revideres 4 Beredskapsøvelse X Starter med teori for nye medlemmer 5 Årlig revisjon av beredskapsplanen X Dato:

24 Tid, sted og type hendelse: Fase/kategori Evaluering Evalueringsresultat Deteksjon, varsling og mobilisering Hvordan oppstod hendelsen/krisen? Hvordan ble hendelsen/krisen oppdaget? Hvem varslet hvem som førstemann? Ble varslingslisten etterfulgt? Varsling innenfor tidskrav? Hvor mange i beredskapsgruppen ble umiddelbart varslet? Responstid - Hvor lang tid fra varsling til oppmøte i beredskapsrommet eller på samlingsplass? Møtte alle de varslede opp i beredskapsrommet eller på samlingsplass? Organisering av beredskapsgruppen Hvordan ble beredskapsrommet/samlingsplass beredskapsgruppen organisert? Var nødvendig datautstyr, planverk, lokale rutinebeskrivelser/instrukser mv tilgjengelig? Fikk alle i beredskapsgruppen en orientering om situasjonen? Redegjorde beredskapsleder om den overordnede planen for oppdraget? Var alle funksjoner kjent med sin rolle og sitt ansvar?

25 Operativt Ble beredskapsplanen aktivt benyttet under krisen/øvelsen? Ble den løpende konsekvensvurdering ivaretatt på forsvarlig måte? Ble tiltakene prioritert på riktig måte? Ble prioriterte tiltak utført og kvalitetssikret? Hvordan fungerte kommunikasjonen i beredskapsgruppen internt? Fikk involverte medarbeidere løpende informasjon? Fikk pårørende løpende informasjon? Ble kunder og leverandører/andre eksterne orientert om situasjonen? Hvordan fungerte kommunikasjonen beredskapsgruppen/ innsatsgruppen? Hvordan fungerte kommunikasjonen med offentlige myndigheter/instanser? Var dialogen og koordineringen med politiet/skadestedsleder tilfredsstillende? Hvordan fungerte kommunikasjonen med media? Fungerte mediestrategien og ble omdømmekapitalen sikret på best mulig måte? Ble forsyninger av mat, drikke, utstyr mv ivaretatt? Ble beredskapsleder kontinuerlig orientert om situasjonen slik at man fikk et grunnlag

26 for strategiske tiltak og beslutninger? 29. Fungerte data og mobiltlf/komm.? 30. Var beredskapsgruppen riktig sammensatt og med nødvendige ressurser? 31. Hvordan fungerte beredskapsrommet under krisen/øvelsen? 32. Hvordan fungerte avløsningene under krisen/øvelsen? 33. Ble driften av skadestedet/åstedet flyttet/ivaretatt på tilfredsstillende måte? Personell 34. Hvordan fungerte den enkelte deltaker i beredskapsgruppen? Ivaretok beredskapsleder den strategiske og overordnede styringen? Fungerte beredskapsleder som en klar og beslutningsdyktig leder? 37. Var ressurstilgang og tilgjengelighet ivaretatt under hele krisen/øvelsen? 38. Ble beredskapsgruppens erfaring og kunnskaper utnyttet? 39. Ble beredskapsgruppens deltakere ivaretatt 40. Er vi fortrolig med beredskapsgruppens potensiell utholdenhet? Beredskapsplanen 41. Forbedringsmomenter i eksisterende beredskapsplaner med hensyn til: 42. Oppbygging struktur 43. Funksjonalitet 44. Oppdateringer 45. Varslingsrutiner 46. Tiltakskort 47. Funksjonsbeskrivelser for respektive deltakere i beredskapsgruppen Annet 48. Andre innspill listes opp og evalueres

27