Prosjekt: Detaljreguleringsplan for Risør sentrum

Transkript

1 1 Prosjekt: Detaljreguleringsplan for Risør sentrum

2 2 Innhold 1 FORORD Innledning Hensikt Bakgrunn Bruk Kompetanse Økonomi Dokumentasjon DEFINISJONER Prosjekt Initiativtager (I) Oppdragsgiver (O) Bruker (B) Prosjektansvarlig (PA) Prosjektleder (PL) Prosjektgruppe (PG) Arbeidsgruppe (AG) Styringsgruppe (SG) Referansegruppe (RG) Forretningsrutinen OBLIGATORISK PROSJEKTPLAN Mål og rammer Omfang og avgrensning Organisering Beslutninger i prosjektene Risikovurdering Fremdriftsplan med milepæler Økonomi Kontrakter Betalingsplan FORPROSJEKT Bakgrunn Risikovurdering Rammebetingelser...9

3 3 4.4 Faglige vurderinger Økonomi Beslutning HOVEDPROSJEKT Bakgrunn Risikovurdering Rammebetingelser Faglige vurderinger Økonomi Avslutning RAPPORTERING Statusrapport Sluttrapport...12

4 4 1 FORORD 1.1 Innledning Et prosjekt har en syklus fra idé til ferdigstillelse. I en tidlig fase definerer vi prosjektet under bestemte forutsetninger og rammer. Underveis endres ofte forutsetningene uten at det er tilstrekkelig bevissthet på konsekvensene og at spesielt de økonomiske rammene som en konsekvens må økes. Det er i slike tilfeller viktig å definere hva som er opprinnelig prosjekt i forhold til at endringene genererer et tilleggs- eller nytt prosjekt. I fortsettelsen må det derfor fokuseres på forskjellen mellom usikkerhet og uforutsett i prosjektene. 1.2 Hensikt På oppdrag fra rådmannen er det utarbeidet en felles prosjektmanual for Risør kommune som skal være felles for alle enhetene. Manualen beskriver felles prosjektadministrative rutiner for kommunens prosjekthåndtering. Manualen skal sikre at prosjektgjennomføringen er ensartet og at alle prosjekter rapporterer på samme lest. 1.3 Bakgrunn Prosjektmanualen bygger på den anerkjente prosjektadministrative prosedyren PLP (ProsjektLederProsess). Utgangspunktet er at hvert prosjekt deles inn i tre faser. Forstudie, Forprosjekt og Hovedprosjekt: Under prosjektets gang kan det være aktuelt å utvikle parallelle delprosjekt innenfor hver fase. For arbeidet med reguleringsplan for Risør sentrum benyttes kun forprosjekt og hovedprosjekt. 1.4 Bruk Bestemmelsene i prosjektmanualen følges kronologisk med mindre annet er anvist. 1.5 Kompetanse Ethvert prosjekt forutsetter at det er tilstrekkelig kompetanse for å styre prosjektgjennomføringen. Mangelfull kompetanse er til hinder for suksess. Som hovedregel skal kommunen som arbeidsgiver utpeke de ressursene en vurderer best egnet for prosjektet. Alternativt kjøpes nødvendige ressurser eksternt. 1.6 Økonomi Budsjettering skal alltid beregnes inkl. mva. Finansiering av prosjektet vedtas av Bystyret. Mva-kompensasjon og eksterne tilskudd kan være en del av finansieringen.

5 5 1.7 Dokumentasjon Det skal opprettes sak i kommunens saks- og arkivsystem for all arkivverdig dokumentasjon knyttet til det enkelte prosjekt. For planarbeidet er saken gitt nr. 2016/447 i ephorte. 2 DEFINISJONER 2.1 Prosjekt Et prosjekt er en spesifisert tidsavgrenset engangsoppgave som skal lede frem til et bestemt resultat. Gjennomføringen av et prosjekt krever normalt forskjellige typer ressurser. Prosjektorganisering forekommer ofte på tvers av den ordinære organisasjonsstrukturen og eventuelt med bruk av eksterne ressurser. 2.2 Initiativtager (I) Den person, avdeling eller enhet som fremmer et forslag som ønskes realisert. Enhet for plan og byggesak er initiativtager. 2.3 Oppdragsgiver (O) Rådmannen er oppdragsgiver for prosjekt som initieres tjenestevei. 2.4 Bruker (B) Bruker er mottaker av hovedprosjektet. Med brukerrepresentant menes èn representant for hver av brukerinteressene. I planarbeidet vil brukere bl.a. kunne defineres som eiere, festere, butikkdrivere og interesseorganisasjoner innenfor planområdet. 2.5 Prosjektansvarlig (PA) PA har det totale prosjektansvaret og er den som initierer, endrer retning eller avbryter prosjektet dersom målene ikke nås. PA har det overordnede ansvar for økonomi, fremdrift og resultat og oppnevnes/delegeres av O. PA er ansvarlig for å utarbeide en forsvarlig fullmakts- og beslutningsstruktur i prosjektet. PA utnevner og oppretter mandat til PL. PA kan etablere en særskilt styringsgruppe (SG) om han finner det hensiktsmessig for prosjektet. Risør bystyre er PA i dette arbeidet og fattet vedtak om oppstart av planarbeidet i sak 63/16 den Prosjektleder (PL) Ansvarlig for den operative gjennomføringen av prosjektet. PL må ha kvalifisert kompetanse for oppdraget. PL organiserer selv nødvendige ressurser for sin del. PL er ansvarlig for å utarbeide nødvendige aktiviteter for å sikre at målene i mandatet fra PA oppfylles. Enhetsleder for plan og byggesak er PL. 2.7 Prosjektgruppe (PG) Sammensatt gruppe av PL og rådgivere/konsulenter som har egne prosjekter.

6 6 Rådmannen utpeker hvem som skal sitte i prosjektgruppen. 2.8 Arbeidsgruppe (AG) Rådmannen utpeker hvem som skal sitte i arbeidsgruppen. 2.9 Styringsgruppe (SG) SG er en formell gruppe som kan etableres etter ønske fra PA. SG fungerer i formelle styringsgruppemøter som avholdes med saksliste, dokumentasjon og referat. SG er PA s støttespiller og rådgiver. Miljø og teknisk komité er styringsgruppe i planarbeidet. PL er sekretær for gruppa og sender saksliste og underlag og skriver referat Referansegruppe (RG) RG har ingen myndighet i prosjektet, men er en glidende gruppe av ressurspersoner som har sagt seg villig til å bistå prosjektorganisasjonen med løpende råd, vurderinger og innspill. RG skal motta kopier av innkallinger og referater fra møter i SG og PG. Det vil bli vurdert underveis om det skal opprettes referansegrupper Forretningsrutinen 3 OBLIGATORISK PROSJEKTPLAN 3.1 Mål og rammer Bystyret vedtok følgende i sak 63/16: Risør bystyre ber rådmannen starte prosessen med endring av reguleringsplan for Risør sentrum i medhold av 12-14, jfr. 12-3, i plan- og bygningsloven. Planavgrensning skal inkludere Indre Havn og det vurderes justeringer av planavgrensningen for øvrig. Arbeidet organiseres med styringsgruppe, prosjektgruppe og arbeidsgruppe. Referansegrupper benyttes etter behov. Dersom det oppstår behov for å kjøpe inn konsulenttjenester, bes rådmannen komme tilbake med egen sak om finansiering.

7 7 Mål for prosjektet: Byutvikling og bygningsvern. Tydelige bestemmelser til planen. Hensiktsmessig planavgrensning. Rammer for fremdrift: Planarbeidet forventes utført i løpet av 1 til 1 ½ år, avhengig av hvor mange og hva slags innspill som kommer i prosessen. Økonomi: Enhet for plan og byggesak har intern planleggingskompetanse, også innenfor digitalisering av plankart, og intensjonen er å utføre planarbeidet selv. Dersom det blir behov for utredninger innenfor fagområder hvor kommunen mangler kompetanse, vil rådmannen fremme egen sak om finansiering. 3.2 Omfang og avgrensning Planarbeidet kan teoretisk omfatte mange temaer. Det er derfor viktig å prøve å avgrense det til det nødvendige. Hovedmålet er å lage en mer nyansert reguleringsplan som skal ivareta hensynet til byutvikling og bygningsvern, se pkt Organisering Styringsgruppe (SG): Miljø og teknisk komité. PL er sekretær. Prosjektgruppe (PG): Næringssjef, repr. fra rådmannens stab (folkehelse), enhetsleder eiendom og tekniske tjenester, samfunnsplanlegger, kommunalsjef, byantikvar, kultursjef og enhetsleder plan og byggesak. Gruppa velger møteleder. PL er sekretær. Arbeidsgruppe (AG): Byantikvar, repr. fra enhet for eiendom og tekniske tjenester (vei, vann, avløp, renovasjon), repr. fra enhet for plan og byggesak, enhetsleder plan og byggesak. PL er møteleder. Gruppa velger sekretær. Referansegruppe (RG): Grupper vil bli etablert dersom det er behov. Prosjektleder (PL): Enhetsleder plan og byggesak. 3.4 Beslutninger i prosjektene. Bystyret er beslutningstager for prosjektets ytre ramme. Prosjektleder er beslutningstager for prosjektets operative gjennomføring. Behov for administrative eller politiske beslutninger fremgår av prosjektplanen. 3.5 Risikovurdering Usikkerhet og risiko knyttet til planarbeidet, består først og fremst i de innspillene som måtte komme i prosessen. Planen er et juridisk bindende dokument og alle grunneiere innenfor planområdet vil bli tilskrevet og har mulighet for å uttale seg til planforslaget. Det vil også de berørte interesseorganisasjoner og statlige/regionale instanser. Sistnevnte har mulighet for å fremme innsigelse til planarbeidet. Risør er registrert i Riksantikvarens NB! register som et kulturmiljø med nasjonal interesse. Det er dermed sannsynlig at planarbeidet vil bli fulgt også herfra.

8 8 3.6 Fremdriftsplan med milepæler Alt planarbeid etter plan og bygningsloven skal følge lovbestemte krav i kap. 4, 5 og 12. Det innebærer formelle krav til dokumentasjon, fastsatte minimumskrav til høringsfrister og behandlingsfrister. Avgjørende for fremdriftsplanen er om det stilles krav til planprogram og konsekvensutredning for planarbeidet og hvilken type innspill som kommer i prosessen. I utgangspunktet ser rådmannen for seg følgende generelle fremdriftsplan (ca-tall): Tidsbruk 1 uke Min. 6 uker (lovkrav) Oppgave Avgrense Høring og planområdet medvirkning og melde. oppstart uker 2 uker Min. 6 uker (lovkrav) Behandle Politisk Høring og innspill, evt. behandling medvirkning. varsler om av innsigelse. planforslag. Utarbeide Gjøre planforslag med nødvendige planbeskrivelse. korrigeringer. 4 uker 6 uker Behandling av innspill og evt. innsigelser. Gjøre nødvendige korrigeringer. Politisk sluttbehandling med evt. endringer. Kunngjøring. 3 ukers klagefrist. En slik fremdriftsplan utgjør i praksis ca. 9 mnd. Dersom det kommer krav til utarbeidelse av planprogram og konsekvensutredning i tillegg, vil behandlingstiden bli ca. 12 mnd. Rådmannens foreløpige vurdering er at planarbeidet ikke medfører krav til planprogram eller konsekvensutredninger. Dersom det kommer innspill om et slikt behov i oppstartsfasen, vil rådmannen vurdere dette på nytt. Bakgrunnen for at det stipuleres en prosjektperiode på 1 1 ½ år, er at planarbeidet er en del av de ansattes øvrige arbeidsoppgaver og at det, erfaringsmessig, alltid dukker opp uforutsette oppgaver i løpet av året samt ordinær ferieavvikling. 3.7 Økonomi Rådmannen ønsker å benytte intern kompetanse til arbeidet. Dersom det kommer fram problemstillinger som krever kjøp av ekstern kompetanse, vil rådmannen fremme egen sak om dette for politisk behandling. Det er ikke budsjettert med økonomiske midler utover lønnsmidler/arbeidstid. 3.8 Kontrakter Hvis det blir behov for kjøp av ekstern kompetanse, skal alle avtaler være skriftlige og følge regelverket om offentlige anskaffelser, herunder god forretningsskikk. Så langt det er mulig skal alle avtaler og kontrakter bygges på standardiserte avtaleformular (Norsk Standard). 3.9 Betalingsplan Ved bruk av eksterne resurser skal det settes opp en forsvarlig betalingsplan som tar hensyn til fremdrift og faktisk leverte ytelser. Betalingsplanen skal være slik utformet slik at oppdragsgiver har tilstrekkelig sikkerhet for at bestilte ytelser faktisk blir levert. 4 FORPROSJEKT 4.1 Bakgrunn Før omreguleringen av planen starter er det ønskelig å gjennomføre noe forarbeid.

9 9 4.2 Risikovurdering Ved å avholde et formelt oppstartsmøte med mange parter før planarbeidet starter i henhold til kravene i plan- og bygningsloven, ønsker rådmannen å minske risikoen for konflikter og innsigelser senere i prosessen. I tillegg utarbeides herværende prosjektplan som godkjennes av styringsgruppa. 4.3 Rammebetingelser Hensikten med forprosjektet, i tillegg til å minske risikoen for konflikter, er å avgrense og bli enige om hovedinnholdet i planarbeidet. I tillegg skal forprosjektet avklare om det er behov for planprogram og konsekvensutredninger. 4.4 Faglige vurderinger De ulike faginstansene som inviteres til oppstartsmøtet vil vurdere planarbeidet ut ifra sine forutsetninger og fagområder. Dette er nyttig for rådmannen i det videre arbeidet selv om ingen av høringsinstansene på dette tidspunktet vil låse seg til en fremtidig uttalelse. Følgende instanser inviteres til oppstartsmøte: Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder Aust-Agder fylkeskommune Statens vegvesen Fiskeridirektoratet Kystverket Østre Agder Brannvesen Risør og Tvedestrand avfallsselskap Eldrerådet Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne Kommunelegen Barnas representant Friluftsrådet Sør Prosjektgruppa Arbeidsgruppa Styringsgruppa 4.5 Økonomi Foreløpig ikke relevant. 4.6 Beslutning Oppdragsgiver avgjør på bakgrunn av oppstartsmøtet, hvordan prosjektet skal videreføres til hovedprosjekt. Beslutningen skal alltid foreligge skriftlig som følge av tjenestevei eller politisk vedtak. 5 HOVEDPROSJEKT 5.1 Bakgrunn Hovedprosjektet skal ta utgangspunkt i forprosjektets føringer og lovkravene i plan- og bygningsloven. Videre skal hovedprosjektet sikre gjennomføring av prosjektets hovedmål, se pkt. 3.1.

10 Risikovurdering Fordi det gjennomføres et forprosjekt, forventes risikoen for stor grad av konflikter og innsigelser å bli redusert, men det er ikke mulig å sikre seg fullstendig mot dette, eller mot klager på et endelig vedtak av planen. Planområdet innehar mange potensielle problemstillinger hvor ulike interesser vil kunne stå mot hverandre. For ytterligere å forebygge dette, må medvirkningen i planarbeidet være god, se pkt. 5.3 og Rammebetingelser Plan- og bygningslovens (pbl) kapittel 4, 5 og 12, med tilhørende forskrifter, stiller konkrete krav til planarbeidet. Planen er i hovedsak samsvar med kommuneplanen som angir bruken sentrumsformål, hensynssone kulturmiljø og faresone ras og skred på land, samt småbåthavn og båndlegging naturvern i sjø. Justeringer av planavgrensningen vil bli vurdert, men det er ikke snakk om større endringer eller stor grad av annen bruk enn i dag. Det er ikke planlagt store fysiske endringer, f.eks. i form av større byggeprosjekt, og rådmannen ser derfor ikke at det skal være behov for konsekvensutredninger. Plan- og bygningsloven Kap. 4 Alle planer skal ha en planbeskrivelse og en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS). Dersom planen får vesentlig virkning for miljø og samfunn, skal det lages et planprogram og konsekvensutredninger. Kap. 5 Krav til medvirkning skal følges, herunder høringsfrister på minimum seks uker og særlig ivaretakelse av grupper som krever spesiell tilrettelegging. Det må vurderes nøye hvilke formidlingskanaler som skal benyttes ettersom det er mange grunneiere innenfor planområdet. Regionalt planforum forutsettes også aktivt benyttet. Kap. 12 Planen er en detaljreguleringsplan med tilhørende planbeskrivelse og bestemmelser. Gjeldende plan har også utdypende retningslinjer. Det må vurderes om det skal videreføres eller ikke. Planarbeidet skal behandles politisk tre ganger: 1. Oppstart av planarbeidet med føringer sak 63/16 i Risør bystyre. 2. Behandling av planforslag som sendes på høring Miljø og teknisk komité. 3. Sluttbehandling av endelig forslag til plan Miljø og teknisk komité innstiller til Bystyret, som vedtar planen. Styringsgruppa foreslås involvert på følgende tidspunkt: 1. Godkjenning av herværende prosjektplan. 2. Før politisk behandling av høringsforslag. 3. Før politisk behandling av endelig planforslag. Dersom det oppstår spesielle problemstillinger underveis, bør styringsgruppa konsulteres for avklaringer. Prosjektgruppa innkalles etter behov for interne avklaringer. Arbeidsgruppa har jevnlige møter, avhengig av arbeidsmengde med innspill til planarbeidet. Prosjektleder er også saksbehandler for planarbeidet.

11 11 Ved innsigelse eller klage på planen, vil prosessen forlenges og de ulike gruppene vil måtte behandle saken flere ganger. 5.4 Faglige vurderinger Hovedmålsettingen med planarbeidet er: Byutvikling og bygningsvern. Tydelige bestemmelser til planen. Hensiktsmessig planavgrensning. Gjeldende plan er fra Planen har fungert relativt godt i forhold til å ivareta Risør by som viktig kulturmiljø, men det oppstår av og til problemstillinger knyttet til utvikling av byen hvor særlig næringsutvikling og bygningsvern stilles opp som motpoler. Rådmannen ønsker gjennom planarbeidet, å legge bedre til rette for næringsutvikling uten at det går på bekostning av bygningsvernet. Som eksempler på temaer (ikke uttømmende) det vil være relevant å belyse i planarbeidet, nevnes: Strategier for sentrumsutvikling næring, vern/utvikling, fortetting, grøntområder/friområder, parkering/sykkelparkering, tilgjengelighet/universell utforming etc. Differensiering av vernehensyn, vurdere soner. Hensynssoner for støy. Sikring av gamle ferdselsveier. Nedgravde søppelanlegg. Påvirkning fra randsoner. Konsekvenser av framtidig havnivåstigning. Brannsikring. Etc. I prosessen vil det være naturlig å henvende seg til lag og foreninger som har interesseområder knyttet til Risør sentrum og som kan tenkes å ha gode innspill i prosessen. Eksempler på dette kan være Risør By as, Historielaget, Verneforeningen, Fortidsminneforeningen og velforeninger i sentrum. Flere kan være aktuelle. Medvirkning bør skje både gjennom direkte henvendelse til grunneiere og andre rettighetshavere innenfor planområdet, men også via temamøter/folkemøter og digital kommunikasjon. 5.5 Økonomi Det er lagt opp til at kommunen selv utarbeider planforslaget og det er per dato ikke planlagt bruk av konsulent og utgifter knyttet til dette. 5.6 Avslutning Når prosjektet skal avsluttes, skal PL og PA kontrollere at leveransen er i henhold til bestilling. Krav til dette følger av plan- og bygningsloven.

12 12 7 RAPPORTERING 7.1 Statusrapport Det utarbeides ikke rapporter underveis. De ulike punktene for behandling i styringsgruppa anses som tilstrekkelig. 7.2 Sluttrapport Sluttrapport skal dokumentere de erfaringer som er gjort i prosjektarbeidet. Graden av måloppnåelse, i forhold til prosjektplanen, skal vektlegges. Utkast til prosjektplan utarbeidet av prosjektleder Vedtatt av Styringsgruppa Heidi Rødven Enhetsleder plan og byggesak