Kontrollutvalet i Leikanger kommune. Sak 17/2013 Gjennomgang av forvaltningsrevisjonsrapport: Kraftfondet

Transkript

1 Kontrollutvalet i Leikanger kommune Sak 17/2013 Gjennomgang av forvaltningsrevisjonsrapport: Kraftfondet Sakshandsamar Møtedato Saknr Bente Hauge /2013 KONTROLLUTVALSSEKRETARIATET SI INNSTILLING: Kontrollutvalet viser til vedlagt forvaltningsrevisjonsrapport frå Vestlandsrevisjon AS. Kontrollutvalet merkar seg at revisjonen har avdekka ein del forhold knytt til kraftfondet som krev oppfølging frå kommunen si side. Revisjonen konkluderer mellom anna med at kommunen, med utgangspunkt i dagens plassering, bør drøfte om ein skal utsette seg for den risiko som ein er utsett for. Forvaltning i samsvar med dagens vedtekter/finansreglementet viser at kommunen ikkje har ressursar/fond til å møte ein langvarig nedgangsperiode. Når det gjeld forvaltninga/bruken av kraftfondsmidlane konkluderer revisjonen med at denne ikkje er i samsvar med vedtekter/finansreglement då realverdien i grunnkapitalen ikkje er intakt, og det er ikkje bygt opp eit reservefond/bufferfond som er i tråd med kraftfondets vedtekter og kommunens finansreglement. Det vert og peika på at det vert nytta svært mange namn på dei fond som har tilknyting til kraftfondet og omtalt i årsrekneskap, politiske vedtak, vedtekter og finansreglement, noko som gjer det uoversiktleg og kan skape mistydingar. Vidare at det er høgst uklart kva premiss eit reservefond skal styrast etter. Revisjonen si oppfordring til kommunen er å utarbeida eintydige premissar for fondsstorleik, akkumulering og disponering av fond omtalt som reservefond/kursreguleringsfond/bufferfond og driftsfond aksjar og etterleva desse krava. Det vert derfor viktig å få samordna retningslinjer i vedtekter og finansreglement og behandle desse på nytt. Vidare å endre vedtektene slik at desse er i tråd med faktiske disponeringar som er gjort. Revisjonen peikar på at kommunen framover bør vedlikehalda grunnkapital og reservefond/bufferfond slik som det vert regulert i vedtekter og finansreglement. Revisor kjem med 14 konkrete tilrådingar. Kontrollutvalet vil tilrå at tilrådingane i rapporten vert følgt opp og vurdert nærare i det vidare arbeidet med kraftfondet til kommunen. Kontrollutvalet vil fylgje med på arbeidet og vil be om ein statusrapport hausten 2014.

2 VEDLEGG Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel Vestlandsrevisjon AS E-post med informasjon om forseinking i oversending av rapport Vestlandsrevisjon AS E-post med informasjon om status for oversending rapport Vestlandsrevisjon AS Oversending av rapport Vestlandsrevisjon AS Forvaltningsrevisjonsrapport: Kraftfondet i Leikanger kommune Vestlandsrevisjon AS Vedlegg 2-7 til forvaltningsrevisjonsrapport Saksutgreiing: Bakgrunn Kontrollutvalet vedtok i møte , sak 23/2012, å gjennomføre forvaltningsrevisjon av kraftfondet. Vedtaket var basert på plan for forvaltningsrevisjon som vart vedteken av kommunestyret i sak 79/12 ( ). Prosjektet Kraftfondet er prosjekt nummer 1 i planen. I konkurransegrunnlaget vart oppdraget skissert slik: "I plan for forvaltningsrevisjon står mellom anna fylgjande om prosjektet: Både gruppeleiarane og administrasjonen trakk fram Leikanger kommune si forvaltning av kraftfondet som eit svært aktuelt prosjekt å sjå nærare på. Eit forvaltningsrevisjonsprosjekt innafor dette området bør sjå nærare på tre områder: 1. Forvaltnings- og rapporteringsbiten 2. Risiko og toleevne for kommunen 3. Budsjetteringsrutinane til kommunen Med bakgrunn i desse innfallsvinklane ser kontrollutvalet det som sentralt at eit forvaltningsrevisjonsprosjekt set fokus på følgjande problemstillingar: a. Er dagens forvaltning/bruk utført i tråd med fondet sine vedtekter, retningslinjer og finansreglement? b. Er fondet sine vedtekter og finansreglementet tilpassa kvarandre?

3 c. Oppfyller kommunen krav regulert i forskrift om kommunar og fylkeskommunar si finansforvaltning og i kommunelova gjennom dagens finansforvaltning? d. Gjev dagens finansrapportering tilstrekkeleg og tidsriktig informasjon frå forvaltar til administrasjonen og vidare til kommunestyret og revisjonen? Og skjer den hyppig nok? e. Er kommunen økonomisk berekraftig til framover å tole risikoen som er i verdipapirmarknaden? f. Kva sikring gjer kommunen for å ikkje kome heilt galt ut dersom det vert fleire år med svikt i avkastning? Og er denne tilstrekkelig? g. Vedlikehald av grunnkapital og bruk av avkastning vert det følgt opp av kommunestyret slik som intensjon var? h. Kommunen budsjetterer og finansierer drifta med forventa avkastning frå kraftfondet. Som følgje av budsjettrisikoen som er med varierande aksjekurs over året er det ei stor utfordring i å budsjettere med avkastning frå verdipapir og nytte desse i drifta same år. Bør rutinane endrast ved at inntektene først blir avsett det eine året for seinare å nytte desse i dei påfølgande åra? Følgjande funksjonar i kommunen vil bli involvert i dette revisjonsoppdraget: Rådmann Økonomirådgjevar Ordførar kommunestyret - kontrollutvalet I tillegg kan det og vurderast om det er behov for å kontakte kommunen sine rådgjevarar i Pareto Forvaltning" Gjennomføring: Vestlandsrevisjon AS (tidlegare Sogn Revisjon AS) har hatt oppdraget med å gjennomføre forvaltningsrevisjonen, basert på deira tilbod av , godkjent av kommunestyret Vedlagte rapport skildrar revisjonskriterium og metode, gjennomgang av datagrunnlag samt deira vurderingar knytt til den enkelte problemstilling. Vi viser til samandraget i rapporten, side 5 til 8, for ei kort oppsummering av hovudfunna og forslag til tiltak. Elles består rapporten av 10 kapittel. Kapittel 1 er innleiing (bakgrunn, formål og problemstilling, metode, revisjonskriterium samt faguttrykk innafor finansområdet). I kapittel 2-9 gjer revisor sine vurderingar knytt opp mot dei spørsmåla som er stilt i konkurransegrunnlaget. Til slutt i kapittel 10 kjem rådmann sine kommentarar. Det er vidare lagt ved 7 vedlegg til rapporten, mellom anna Leikanger kommune sitt finansreglement og vedteker for kraftfondet. Kort oppsummert er revisjonen sine konklusjonar knytt til forvaltnings- og rapporteringsbiten fylgjande:

4 a) Kraftfondsmidlane blir forvalta i samsvar med kommunen sitt finansreglement. Men revisjonen meiner at forvaltninga/bruken av kraftfondsmidlane ikkje er i samsvar med vedtekter/finansreglement då grunnkapitalen ikkje er regulert og det er heller ikkje sett av til bufferfond/reservefond i samsvar med vedtekter/finnansreglement. b) Fondet sine vedtekter og kommunen sitt finansreglement er ikkje i samsvar. Revisjonen har avdekka fleire manglar, avvik og uklåre retningslinjer knytt til vedlikehald av kraftfondet og disponering av midlar. o Storleiken på grunnkapitalen skulle etter rådande vedtekter vera om lag 90 millionar kroner i 2001 etter finansiering av ny sjukeheim. I tillegg skal det årleg verdiregulerast etter konsumprisindeksen. o Vidare skal grunnkapitalen vera urørt, men analysen viser at kommunestyret har nytta midlar til investering av ny idrettshall i 2008, kjøp av eigedommen Sagagjerdet i 2009 og investering til helsesenter i Pr var samla verdi 87 millionar kroner (verdi av kraftfondsmidlane plassert i aksjar og obl.fond) o Samtlige endringar av grunnkapitalen er gjort utan vedtektsendringar. o Revisjonen finn at omtalen av fonda er uklare mellom vedtektene i kraftfondet, finansreglementet og årsrekneskapen for Leikanger kommune. Vidare at det er pålagt ulike premissar på same fond i vedtektene i kraftfondet og finansreglementet. Etter vedtektene skal fondet ha eit reservefond som skal akkumulerast til 10 % av grunnkapitalen og forvaltas på same måte som grunnkapitalen. Finansreglementet omtalar derimot eit kursreguleringsfond og bufferfond som skal utgjera 50% av aksjedelen av grunnkapitalen. o Revisor har på side 21 i rapporten skissert uklarheita mellom vedtekene og finansreglementet: "Ser ein på regelen om bufferfond opp mot 10 % regelen i vedtektene i 2012 er aksjeverdien 31 mill kroner i 2012 (35,4 %), mens reservefondet var på 14 mill kroner. Fylgjer ein derimot vedtektene sitt krav til reservefondet på 10 %, er kravet 8,7 mill kroner jf. samla verdi på grunnkapitalen. Dette er i beste fall uklar praksis og gjer reglane og budsjettering med fondsmidlar utfordrande." o Dette underbygger at det er høgst uklart kva premiss eit reservefond skal styrast etter og det vert ikkje verdiregulert etter kravet i kraftfondsvedtektene. o Det vert og nytta svært mange namn på dei fond som har tilknyting til kraftfondet, noko som gjer det uoversiktleg. o Revisjonen har vidare funne eit avvik mellom norm for aksjehandel i grunnkapitalfondet fastsett i vedtektene på 20% og finansreglementet på 30%. Analysen av dei 6 siste åra viser at andelen aksjar ligg normalt langt høgare med ein snitt på 31%. c) Finansreglementet er etter revisjonen si vurdering i tråd med lover og forskrifter. Leikanger kommune si langsiktige forvaltning vert opplevt som oversiktleg med omsyn til kvar midlane er plassert og rapporteringa har ein frekvens som må seiast og vera god. Rutinane for avdekking av risiko kan styrkjast frå dagens praksis. Kommunen nyttar kun rapportar frå eigen forvaltar til vurdering av finansiell risiko. Pareto Forvaltning AS har dermed hand om både forvaltninga og risikovurderinga i marknaden på vegne av kommunen. Revisjonen meinar at det bør vurderast om analysen for marknadsrisiko bør utvidast med informasjon frå ein anna finansinstitusjon som også dekkjer dei aktiva som Leikanger kommune har eller kan

5 plassere sine fondsmidlar i. Ein uavhengig risikoanalyse vil etter revisjon si vurdering gjera kommunen betre i stand til å sjå om investeringane og forventa avkastning til bruk i drifta er tilfredstillande slik Pareto utfører oppgåva. Kommunestyret har ikkje satt noko krav til økonomisk avkastning av fonda og ein har såleis eit dårleg grunnlag for å vurdera Pareto forvaltning AS si evne til å skapa viktig meirverdi for Leikanger kommune er kommentaren frå revisjon. d) Revisjonen meiner at rapporteringa er tidsrett, men er meir usikre på om rapporteringa var tilstrekkeleg, dette grunngjev dei med meirforbruket for året Revisor meinar det bør drøftast om rapporteringa/oppfølginga skal endrast når det er uro i marknaden. Når det gjeld risiko og toleevne til kommunen har revisor fylgjande vurderingar: e) Revisor si vurdering er at kommunen i dag ikkje er økonomisk berekraftig til framover å tole eit kraftig fall i marknadsverdiane. Dei legg då til grunn at grunnkapitalen skal forvaltast i samsvar med vedtektene/finansreglementet. Per var verdien av fondsmidlane kr (grunnkapital og disposisjonsfond), noko som betyr at grunnkapitalen er underregulert og at reell verdi av kursreguleringsfondet er kr 0. (Fondets verdi dersom ein årleg gjennomfører verdireguleringa slik det kjem fram i vedtektene og tek omsyn til alle uttaka til investeringar skulle vore kr Dette betyr at kommunen per ikkje har fondsmidlar når ein legg vedtekter og finansreglementet til grunn.) Revisjonen har gjennomført ein stresstest som viser at ved eit fall i marknaden med 30 % for aksjar må kommunen ha min. 17,6 mill kroner i bufferfond for å møte dette. Forvaltning i samsvar med vedtekter/finansreglementet viser at kommunen ikkje har ressursar/fond til å møte dette dersom ein får ein langvarig nedgangsperiode. Avkastning av kraftfondsmidlane skulle brukast til å sikre realverdien av grunnkapitalen, samt til bygge opp eit kursreguleringsfond/bufferfond som skal brukast til å regulere tap i aksjemarknaden. f) Revisor si vurdering er at kommunen ikkje er aktiv når det gjeld sikring av porteføljen. Kommunen har ikkje utarbeida rutinar for regelmessig rebalansering av porteføljens samansetning for å oppretthalda ein akseptabelt nivå. Forvaltar held seg til finansreglementet og rebalanserar andelen aksjar når denne utgjer 40 %. g) For spørsmålet om vedlikehald av grunnkapitalen er det revisor si vurdering at Leikanger kommune ikkje følgjer opp vedtekter og finansreglementet. I vedtektene står det at grunnkapitalen skal kvart år aukast opp med ein så stor sum at realverdien av kapitalen blir oppretthalden, dvs tilsvarande auken i konsumprisindeksen til Statistisk Sentralbyrå. Dette er følgt opp i kommunens finansreglement der det under punkt 2 i kapittel 3.7 står at grunnkapitalen skal kvart år realvurderast (aukast/reduserast tilsvarande konsumprisindeksen til Statisk Sentralbyrå). Både vedtekter og finansreglement seiar at ei tilsvarande verdiregulering skal gjerast for reservefond/bufferfond. Dersom kommunen hadde forvalta kraftfondsmidlane i samsvar med vedtektene og finansreglementet skulle verdien av grunnfondet per vore 113,3 mill kroner. I tillegg skal den årlege avkastninga kommunen

6 oppnår på forvaltninga av den langsiktige kapitalen, avsetjast til oppbygging av eit bufferfond. Bufferfondet skal utgjere 50 % av den delen av kapitalen som er investert i aksjar pr. 31. desember. Per var verdien av aksjane som Pareto forvaltar 31,4 mill kroner. Verdien av bufferfondet/kursreguleringsfondet skulle per vore 15,7 mill kroner. I samband med at kommunestyret vedtok årsmelding og rekneskap i sak 28/13, vart det vedteke at av mindreforbruket på kr 7,2 mill skulle kr 3 mill setjast av til kursreguleringsfondet. Verdi kursreguleringsfondet etter dette vedtaket er kr 16,5 mill. For spørsmålet rundt budsjetteringsrutinane til kommunen har revisor fylgjande vurderingar: h) Kommunen bør drøfte om avkastninga av kraftfondsmidlane skal brukast i budsjettet året etter at dei er opptent. Revisjonen har vidare sett på realismen i budsjetteringa. Dei har sett nærare på året 2008 som var eit år med vesentlege avvik mot regulert budsjett, spesielt innafor finansområdet då finanskrisa påverka avkastninga til kraftfondet. Revisjonen konkluderer med at netto finansinntekter/finansutgifter dette året ikkje var realistiske sjølv om budsjettet samla sett var realistisk. Revisjonsrapporten kjem med 14 tilrådingar til tiltak innafor forvaltning- og rapportering, risiko og toleevne samt budsjetteringsrutinane. Det vert vist til samandraget og rapporten elles for øvrige detaljar. Forvaltningsrevisor vil presentere rapporten i møtet.