Elektronisk arkiv For Tana kommune. forenklet utgave. Instruks, rutiner og retningslinjer

Transkript

1 Elektronisk arkiv For Tana kommune forenklet utgave Instruks, rutiner og retningslinjer Utgave 1.01 av

2 Innhold 1 Tana kommune etablerer helelektronisk arkiv fra Postmottak Tana kommune har et felles postmottak Telefaks og elektronisk post (e-post) skal behandles som vanlig post Stempling av mottatt papirpost Mottak av e-post Mottak av elektroniske skjema Åpning og sortering av post Posten sorteres etter Arkivverdig post Ikke arkivverdig post Sensitiv post All arkivverdig post skal journalføres i ephorte eller registreres i et annet fagsystem Pasient- og personopplysninger registreres i egne fagsystem, jfr følgende oversikt: Feiladressert post Tilbud/Anbud/Offentlige anskaffelser Avtaler og kontrakter Graderte dokumenter og dokumenter med tilgangskoder Rekommandert sending Personlig post Rundskriv Møteinnkallinger, - referater og protokoller Skanning av saksdokumenter Skanning av saksdokumenter Vedlegg som er av et format som gjør at det ikke lar seg skanne Sikkerhetskopi av innskannede dokumenter Registrering/Journalføring av post Offentlighetsvurdering Tana kommune praktiserer meroffentlighet Innsyn i graderte dokumenter Offentlig postjournal Offentlig postjournal Registreringsregler for bestemte typer saker Avtaler og kontrakter Barnehage-, skole- og SFO-saker (*) Barrnehagemapper og Elevmapper: Bostøtte og startlån Budsjett og årsmelding/rapport Budsjett: Årsmeldinger/rapporter:

3 8.6 Bygge-, deling- og plansaker Dispensasjon fra motorferdselloven Konsesjonsaker Landbrukssaker Næringsfondsaker Pasient- og personopplysninger registreres i egne fagsystem Elektroniske pasient- og personopplysninger registreres i egne fagsystem Oversikt over personopplysninger som behandles i Tana kommune Personalsaker: Personalmapper, Tilsettinger (ledig stilling) Støttekontakt E-post - håndtering av inn- og utgående Postbehandlingsrutiner for inn- og utgående e-post Håndtering av e-post e-post direkte til saksbehandler e-post direkte til postmottak Verifisering av mottatt e-postforsendelser Håndtering av utgående e-post Taushetsbelagte opplysninger E-postrutiner ved saksbehandlers fravær Arbeidsgivers adgang til ansattes e-post og oversikt over bruk av e- postsystemet Digital signatur Registrering av bygge- og delingssaker Arkivets ansvar (registrere nødvendige journalopplysninger) Saksbehandlers ansvar Oppretting av ny sak/nytt saksdokument av leder/saksbehandler NB! Det skal ikke opprettes en ny sak for å besvare et mottatt saksdokument Oppretting av nytt saksdokument Baseinterne dokumenter: (skal journalføres og være med på offentlig journal) Organinterne dokumenter: (kan vurderes om disse skal journalføres) Journalføring og ekspedering av utgående brev og interne notat Saksframlegg Delegerte saker Fordeling/omfordeling av saksdokumenter Fordeling Omfordeling Dokumenter mottatt av leder/saksbehandler (i og utenfor ephorte) Direkte overleverte saksdokumenter Personlig adressert post Personlig adressert e-post Post som ikke er journalført Hastesaker

4 13.6 Journalførte saksdokumenter Framhenting og offentlighetsvurdering av journalposter som er midlertidig journalført Avskrive/besvare restanser Restanse Daglig restansekontroll Leders restansekontroll Avskrive restanse Følgende avskrivningsmåter kan benyttes: Ekspedisjon/ferdigstilling av saksdokumenter/avslutning av saker Ferdigstilling av saksdokumenter Ekspedering av saksdokumenter Avslutning av saker Rutiner for saksbehandling Oppfølgingskontroll for ledere Restansekontroll Forfallskontroll Oppfølgingskontroll for saksbehandlere Oppfølgingskontroll for saksbehandlere Restansekontroll Forfallskontroll Ansvarsforhold og rettigheter Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner Hvilke spesifikke registrerings- og arkiveringsrettigheter som tildeles ledere og saksbehandlere Ledere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter: Saksbehandlere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter: Ansvarsforhold og prosedyrer for registrering og arkivering av saksdokumenter som sendes og mottas som e-post Mottak Sending: Ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokumenter til arkivformat, herunder tidspunkt for konvertering Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og den elektroniske arkiveringen Registreringen: Arkiveringen: Rutiner som definerer opplegg og ansvar for: Fordeling av dokumenter Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger Avskrivning av ferdigstilte dokumenter

5 1 Tana kommune etablerer helelektronisk arkiv fra Originaldokumenter vil etter den tid være tilgjengelig elektronisk, papirversjon vil bli makulert etter gjeldende regler. Det gjøres unntak for de dokumenter som pga lovverk krever at papirutgaven oppbevares. Disse dokumentene oppbevares i spesialarkiv. 2 Postmottak 2.1 Tana kommune har et felles postmottak Dette betyr at også arkivverdig post - som ytre enheter mottar direkte - skal leveres til felles postmottak på rådhuset - for skanning og registrering. Levering kan skje på to måter: 1. Den ytre virksomheten leverer dette selv på rådhuset 2. Den ytre virksomheten sender disse dokumentene med ordinær post til rådhuset Dette gjelder ikke pasient- og personopplysninger som kommer inn under bestemmelsene for "Elektroniske pasient- og personopplysninger registreres i egne fagsystem" Telefaks og elektronisk post (e-post) skal behandles som vanlig post Slik post skal derfor vurderes etter de samme kravene som papirpost. Hvis telefaks eller e-post blir ettersendt i original fra avsender, skal dette dokumentet erstatte tidligere innskannet dokument. Tana kommune skal benytte e-skjema der det er mulig. Dersom søknader kommer inn på papir, registreres søknaden på ordinær måte Stempling av mottatt papirpost Alle inngående dokumenter skal stemples med kommunenavn og dato, før dokumentene skannes Mottak av e-post Se eget kapittel 9: E-post - håndtering av inn- og utgående " Mottak av elektroniske skjema Så langt det er hensiktsmessig - skal elektroniske skjema bli mottatt i postmottaket. Elektroniske skjema registreres av arkivet. 3 Åpning og sortering av post Grovsortering av all inngående post foretas i felles postmottak av arkivet. 3.1 Posten sorteres etter arkivverdig post ikke arkivverdig post sensitiv post 5

6 3.1.1 Arkivverdig post Som arkivverdig post stilles følgende krav: Posten må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven 2 og 3, posten må være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir posten regnet som arkivverdig post og går til skanning og journalføring. Jfr. arkivloven med forskrifter 2a -b Ikke arkivverdig post Som ikke arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, kurs- og konferansetilbud, reklame, årsmeldinger/rapporter, møteinnkallinger/møtebøker/referater fra andre offentlige institusjoner, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post. Jfr. arkivloven med forskrifter Sensitiv post Enheter som i hovedsak mottar sensitiv post - får posten utlevert uåpnet. Dette gjelder for enhetene: Hjelpetjenesten Pleie- og omsorgstjenesten Helsetjenesten All arkivverdig post skal journalføres i ephorte eller registreres i et annet fagsystem Den enkelte enhet har plikt til å vurdere om mottatt post er arkivverdig, og har ansvar for at arkivverdig post mottatt direkte til enheten blir registrert, enten i eget fagsystem eller ved å overlevere posten til arkivet for skanning og journalføring i ephorte Pasient- og personopplysninger registreres i egne fagsystem, jfr følgende oversikt: Oversikt over personopplysninger som behandles i Tana kommune, kap Feiladressert post Post som ikke er adressert til Tana kommune - returneres uåpnet til Posten. 3.4 Tilbud/Anbud/Offentlige anskaffelser Ved mottak av tilbud/anbud skal konvolutten ikke åpnes av arkivet, men påføres dato, klokkeslett og signeres av mottaker. Anbudet leveres uåpnet til saksbehandler. Saksbehandler skal levere anbudene til registrering etter anbudsfristen er gått ut eller etter anbudsåpning. Ved registrering skal det kontrolleres om saken er registrert med unntatt off. Jfr. Forskrift 14. februar 1986 nr. 351 til offentlighetsloven kap. V. 3.5 Avtaler og kontrakter Avtaler og kontrakter med forpliktende underskrift (papirversjon) skal i tillegg til at de skannes og journalføres på saken (gjøres elektronisk), tas vare på i eget fysisk arkiv. 3.6 Graderte dokumenter og dokumenter med tilgangskoder Behandles i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Jfr. Sikkerhetsloven 2 m.v. 6

7 3.7 Rekommandert sending Arkivtjenesten har fullmakt til å hente rekommanderte sendinger til Tana kommune. Rekommandert sending blir underlagt ordinær postbehandling. 3.8 Personlig post Med personlig post menes brev hvor mottakers navn er angitt før Tana kommune. Personlig post fordeles uåpnet til mottaker. Unntak: Når arkivet har fått skriftlig fullmakt fra mottaker, kan posten åpnes. Det skal i utgangspunktet ikke forekomme personlig post sendt til arbeidsplassen. 3.9 Rundskriv I utgangspunktet behandles rundskriv som informasjonspost (se ovenfor). Inngående rundskriv i papirform - som fører til saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi i en eller flere saker skal journalføres og skannes av arkivet. Kun 1. side skannes og det oppgis lenke (internett) til adressen hvor hele rundskrivet finnes. Dersom dokumentet er stort i omfang sendes dette i sin helhet til saksbehandler/enheten. Rundskriv som kommer på e-post sendes direkte til saksbehandler/leder uten registrering Møteinnkallinger, - referater og protokoller Møtedokumenter (i papirform) fra eksterne styrer, råd og utvalg skal ikke journalføres, men datostemples og sendes mottaker. Møtedokumenter fra egne politiske utvalg skal ikke journalføres. Registrering av disse fremkommer i modul for utvalgsbehandling. 4 Skanning av saksdokumenter 4.1 Skanning av saksdokumenter Fremgangsmåte for skanning fra leverandøren skal følges både ved enkeltskanning og bunkeskanning. Arkivtjenesten registrerer den innkomne posten i arkivsystemet og kontrollerer følgende: at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert at alle sider er kommet med i hvert dokument at skanningen er kvalitetsmessig god nok at opplysningene i skannet dokument samsvarer med opplysningene i journalen 4.2 Vedlegg som er av et format som gjør at det ikke lar seg skanne Vedlegg som er av et format som ikke lar seg skanne må behandles, oppbevares og avleveres som fysiske dokumenter jfr Arkivloven. originaldokumentet stemples og journalføres arkivlegges i støttearkiv for oppbevaring kopi sendes ansvarlig saksbehandler 4.3 Sikkerhetskopi av innskannede dokumenter Arkivet sørger for oppbevaring av originalt inngående skannet dokument i 6 måneder før de makuleres. Sikkerhetskopiene oppbevares kronologisk/månedsvis i perm på nærarkivet. 7

8 5 Registrering/Journalføring av post All arkivverdig post skal journalføres i et sak- og arkivsystem eller registreres i et annet fagsystem. I journalen (ephorte) føres all sakspost, både den som er offentlig og den som er unntatt offentlighet. Journalen er kun tilgjengelig for autoriserte brukere. Det gjelder uansett om det er en papirbasert eller en elektronisk journal. Arkivet skal kontrollere/søke om det inngående saksdokumentet tilhører en eksisterende sak eller om det skal opprettes ny sak. Alle saker klasseres med primær ordningsverdi (K-koder, personnummer, gårds.- og bruksnummer osv.) og føres i korrekt arkivdel. NB! Ved skanning og registrering av inngående post er det viktig å ta hensyn til at dokumentet(ene) ikke vil gi et feil bilde av saken. Dette gjelder både innholdet, grammatikken og ortografien ( rettskriving). I slike tilfeller er det helt legitimt å skjerme dokumentet og bruke koden: 4 - Utsatt offentlighet såfremt de da foreliggende dokumenter antas å gi et direkte misvisende bilde av saken Jfr. Offl.l. 4 Følgende opplysninger registreres: jfr. Arkivloven med forskrifter 2-7 dokumenttype journaldato sender/mottaker sakstittel/dokumentittel datering på dokumentet Som hovedregel fordeles sak/journalpost direkte til saksbehandler Der det er usikkert hvem som skal være saksbehandler går saken/journalposten ufordelt til leder for riktig enhet. Denne er da ansvarlig for intern fordeling i egen enhet. Dersom det finnes sak fra før - skal arkivet også påføre saksbehandler. 6 Offentlighetsvurdering 6.1 Tana kommune praktiserer meroffentlighet. Offentlighetsvurderingen av inngående post foretas i utgangspunktet av arkivet. Hvis tvil, kontaktes den enkelte administrative enhet, der rådmannen, enhetsleder, saksansvarlig eller den som har fått fullmakt til det, avgjør hvilke saksdokument som skal unntas fra offentlig innsyn. Graderingen blir registrert i sak- og arkivsystemet med lovhjemmel. Ved tvil om gradering påfører arkivet tilgangskode XX på sak eller journalpost og setter dokumentstatus til M for midlertidig journalført. 6.2 Innsyn i graderte dokumenter Dokumenter som er vurdert eller skal vurderes unntatt offentlighet, skal gis tilgangskode i systemet. For graderte dokumenter tas det avgjørelse om innsyn i det enkelte tilfelle når det foreligger en begjæring. 8

9 7 Offentlig postjournal 7.1 Offentlig postjournal Offentlig postjournal genereres fra sak- og arkivsystemet, og publiseres på med 3 dagers forsinkelse. Offentlig postjournal kvalitetsikres av arkivet før publisering. 9

10 8 Registreringsregler for bestemte typer saker Arkivpersonale, ledere og saksbehandlere som registrerer inngående dokumenter skal forholde seg til følgende registreringsregler når det gjelder nedenforstående bestemte type saker. 8.1 Avtaler og kontrakter Saker Sakstittel Saksomgrep Fagsystem Arkivdel Klassering1 Klassering2 T.gruppe T.kode Avtaler/kontrakter Avtale om... - avtaleparter Utgave 1.01 av En sak pr avtale ephorte Emne??? Avtaler og kontrakter med forpliktende underskrift (papirversjon) skal i tillegg til at de skannes og journalføres på saken (gjøres elektronisk), tas vare på i eget fysisk arkiv. Jfr. Rutiner for "Åpning og sortering av post". 8.2 Barnehage-, skole- og SFO-saker Alle saksbehandlere som berører de enkelte sakene skal ha skrivetilgang i denne og all behandling ihht henvendelsen skal foregå i en og samme sak. Interne behandlinger skrives som interne notater (X eller N dok) i saken. Tilgangsgrupper må opprettes. Saker Sakstittel Saksomgrep Fagsystem Arkivdel Klassering1 Klassering2 T.gruppe T.kode Barnehage - klage Klage på avslag om barnehageplass - klagers navn Barnehagemapper (*) Det saken gjelder + barnets navn Elevmapper (*) Det saken gjelder + elevens navn Foreldrerådet Foreldrerådet - skoleår - skole Skoleskyss Skoleskyss - skoleår - skole En sak pr. klage (når søknad importeres fra Extens - legges klagen på sak vedr. søknad) ephorte Emne A10 &02 Definer tilg.gruppe: saksbehandler, ledere barnehage En sak pr. tema ephorte Barn Personnr (11 siffer) En sak pr. tema ephorte Elev Personnr (11 siffer) Samlesak pr skoleår ephorte Emne B41 Emne (K-kode) Emne (K-kode) 5F + skjerming taushetsbelagte opplysninger BA + skjerming taushetsbelagte opplysninger E + skjerming taushetsbelagte opplysninger Samlesak pr skoleår ephorte Emne N06 5F + skjerming taushetsbelagte

11 Standpunktkarakterer Klage på Egen sak pr ephorte Elev Personnr (11 klager standpunktkarakter - fag henvendelse/klage - elevens navn (etternavn og fornavn) siffer) Utleie skolebygg Leie av rom - skole Samlesak pr skoleår ephorte Emne 614 B64 &klage opplysninger 5F + skjerming taushetsbelagte opplysninger 8.3 (*) Barrnehagemapper og Elevmapper: Det skal opprettes en sak (naturlig avgrenset sak) pr. tema pr. barn (eks.: flyttemledinger, permisjoner, skademeldinger). Alle slike saker føres i egen arkivdel og skal ordnes på personnummer som er det primære ordningsprinsippet. Riktig K-kode (emne-kode) skal benyttes som sekundærkode. 8.4 Bostøtte og startlån Saker Sakstittel Saksomgrep Fagsystem Arkivdel Klassering1 Klassering2 T.gruppe T.kode Startlån Startlån - type - navn søker - fødselsdato Bostøtte Bostøtte - årstall Klage bostøtte Klage bostøtte - år - ref. søknad - avsenders navn En sak pr søknad ephorte Emne 252 5F + skjerming taushetsbelagte opplysninger Samlesak ephorte Emne 243 5F + skjerming taushetsbelagte opplysninger En sak pr klager ephorte Emne 243 &02 5F + skjerming taushetsbelagte opplysninger 11

12 8.5 Budsjett og årsmelding/rapport Budsjett: Det skal opprettes kun en sak pr år. Alle saksbehandlere som berører saken skal ha skrivetilgang i denne og all behandling skal foregå i samme sak. Interne behandlinger skrives som interne notater (X eller N dok) i saken. Tilgangsgrupper opprettes Årsmeldinger/rapporter: Det skal opprettes kun en sak pr år. Alle saksbehandlere som berører saken skal ha skrivetilgang i denne og all behandling skal foregå i samme sak. Interne behandlinger skrives som interne notater (X eller N dok) i saken. Tilgangsgrupper opprettes. Saker Sakstittel Saksomgrep Fagsystem Arkivdel Klassering1 Klassering2 T.gruppe T.kode Budsjett Budsjett - kommune - årstall Årsmelding Årsrapport - kommune - årstall Samlesak pr år ephorte Emne 150 Definer tilg.gruppe: saksansvarlig samt enhetsledere/ avdelingsledere (budsjettansvarlige) Samlesak pr år ephorte Emne 100 Definer tilg.gruppe: saksansvarlig samt enhetsledere/ avdelingsledere (ansvarlige årsrapp) 51 + skjerming taushetsbelagte opplysninger (inntil???) 8.6 Bygge-, deling- og plansaker Saker Sakstittel Saksomgrep Fagsystem Arkivdel Klassering1 Klassering 2 Delingssaker Delingssak - gnr/bnr - formål - hjemmelshaver - (kommune) Byggesaker Byggesak - gnr/bnr - type - tiltakssted - formål - tiltakshavers navn Reguleringsplaner Reguleringsplan - sted En sak pr søknad ephorte GBNR Sakstype "D" - gnr/bnr En sak pr søknad ephorte GBNR Sakstype "B" - gnr/bnr En sak pr reguleringsplan ephorte Emne L12 L33 L42 T.gruppe T. kode Definer tilg.gruppe: deling/landbruk 12

13 8.7 Dispensasjon fra motorferdselloven Saker Sakstittel Saksomgrep Fagsystem Arkivdel Klassering1 Klassering 2 Vinterdisp Søknad om dispensasjon fra lov om motorferdsel En sak pr - vinter søknad Barmarksdisp Søknad om dispensasjon fra lov om motorferdsel En sak pr - barmark søknad T.gruppe T. kode ephorte Definer tilg.gruppe: dispsaker ephorte Ved registrering av dispsaker og svar på søknader, bruk dokumentkategori som passer til vedkommende sak. 8.8 Konsesjonsaker Saker Sakstittel Saksomgrep Fagsystem Arkivdel Klassering1 Klassering2 T.gruppe T.kode Konsesjon Konsesjon erverv fast eiendom - gnr/bnr - navn søker - kommune En sak pr søker ephorte GBNR gnr/bnr - navn eier 13

14 8.9 Landbrukssaker Saker Sakstittel Saksomgrep Fagsystem Arkivdel Klassering1 Klassering2 T.gruppe T.kode *Avløsertilskudd sykdom Avløsertilskudd sykdom - årstall Samlesak - kommune pr år ephorte Emne V14 5F - skjerming taushetsbel.opplysninger Avløsertilskudd ferie- og fritid Avløsertilskudd ferie- og fritid - årstall - kommune Klage avløsertilskudd Klage avløsertilskudd - hvilket - ref. søknad - avsenders navn *Bygdeutviklingsmidler BU-midler - formål -gnr/bnr - navn søker - kommune - FMsnr Produksjonstilskudd - søknader Produksjonstilskudd - korrespondanse Produksjonstilskudd - kontrollskjema Klage produksjonstilskudd Produksjonstilskudd - omgang (telledato) - søknader Produksjonstilskudd - omgang (telledato) - korrespondanse Produksjonstilskudd - omgang (telledato) - kontrollskjema Samlesak pr år En sak pr klage En sak pr søknad Samlesak pr omgang Samlesak pr omgang Samlesak pr omgang Klage - Produksjonstilskudd - En sak pr omgang (telledato) - ref. søknad klage - avsenders navn SMIL-midler SMIL-midler - formål - En sak pr gnr/bnr - navn søker - kommune søknad Forpaktningsavtale Forpaktningsavtale - parter - En sak pr gnr/bnr - navn søker - kommune søknad Viltfond Viltfondsmidler - formål - navn søker En sak pr søknad *SUF SUF-midler- formål - En sak pr gnr/bnr - navn søker - kommune søknad ephorte Emne V14 ephorte Emne V14 5F - skjerming taushetsbelagte oppl. ephorte GBNR gnr/bnr - navn eier ephorte Emne V13 ephorte Emne V13 ephorte Emne V13 V12 ephorte Emne V13 5F - skjerming taushetsbel. opplysninger ephorte GBNR gnr/bnr - navn eier ephorte GBNR gnr/bnr - navn eier V12 ephorte Emne 242 K40 ephorte GBNR gnr/bnr - navn eier V12 NB! Saker merket med * Søknad med alle vedlegg scannes slik at vi har en kopi i arkiv. Papiroriginalen leveres saksbehandler og sender videre med følgebrevet/uttalelsen 14

15 8.10 Næringsfondsaker Saker Sakstittel Saksomgrep Fagsystem Arkivdel Klassering1 Klassering2 T.gruppe T.kode Næringsfond Tilskudd næringsfond - søker - formål En sak pr søker ephorte Emne 242 5F + skjerming taushetsbelagte opplysninger 8.11 Pasient- og personopplysninger registreres i egne fagsystem Pasient- og personoplysninger skal registreres i egne fagsystem (der det finnes). Oversikt over personopplysninger som behandles i Tana kommune 8.12 Elektroniske pasient- og personopplysninger registreres i egne fagsystem En kommunes behandlinger av personopplysninger er regulert i personopplysningsloven og helseregisterloven, hvor henholdsvis 13 og 16 stiller krav til sikring av personopplysningene. De to bestemmelsene er relativt likelydende. Forskriften til personopplysningsloven sier at det skal treffes tiltak mot uautorisert innsyn i personopplysninger hvor konfidensialitet er nødvendig, Forskrift om personopplysninger Datatilsynet har gitt ut en veiledning i informasjonssikkerhet for kommuner og fylkeskommer som bla. Omhandler hvordan personopplysninger skal lagres, klassifikasjon v hvorvidt personopplysninger er sensitive eller ikke osv. 15

16 Oversikt over personopplysninger som behandles i Tana kommune Informasjon Formål Lønn og personal - lønnsoppl. Barnevern - Vurdering og tiltak Helseopplysninger - Pasientjournal Helsestasjonsvirksomhet med skolehelsetjenesten og jordmortjenesten Sosial omsorg - klient økonomi - sosiale ytelser Hjemmel Klassifikasjon Sikrings- tiltak Lagring og kommuninkasjon Person-opplysningsloven 8 Personopplysninger Krypterte linjer? Ekstern tilgang via web NLP Systemnavn Barnevernloven 3-1 Sensitive opplysninger Sikret sone Felles datarom Familia Helsepersonel-loven 39 flg. Sensitive opplysninger Sikret sone Felles datarom Winmed Helsepersonel-loven 39 flg Sensitive opplysninger Sikret sone Felles datarom Winmed Sosialtjeneste-loven 2-1 Sensitive opplysninger Sikret sone Felles datarom Omsorg Pleie og omsorgstjenesten Helsepersonel-loven 39 flg. Sensitive opplysninger Sikret sone Felles datarom Profil Barn- og elevinformasjon: - elever/foresatte - personal Voksenopplæring: - personopplysninger Ressursstyring: - helsepersonell - turnus - variabellønn - fravær Kulturskole-administrasjon: - elev-/foresatteinformasjon Opplæringsloven 13 Opplæringsloven kap. 4A Personpplysninger Personopplysninger Person-opplysningsloven 8 Personopplysninger Person-opplysningsloven 8 Personopplysninger Internt nettverk Felles datarom Extens? Felles datarom Krypterte linjer? Ekstern tilgang via web Internt nettverk Felles datarom? ephorte 16

17 Pedagogisk psykologisk tjeneste: Barn- og elevinformasjon: - elever/foresatte Person-opplysningsloven 8 Personopplysninger Sikret sone Felles datarom PPT-HK 8.13 Personalsaker: Personalmapper, Tilsettinger (ledig stilling) Personalmapper: Det skal opprettes sak (mappe) pr ansatt. Alle slike saker føres i egen arkivdel (Personal) og skal ordnes på personnummer som er det primære ordningsprinsippet. Saker Sakstittel Saksomgrep Fagsystem Arkivdel Klassering1 Klassering2 T.gruppe T.kode Ansettelser (ledig stilling) Ledig stilling - type stilling - arbeidssted Personalmapper Personalmappe - Etternavn, Fornavn Fødselsnr Støttekontakt En sak pr ledig stilling / stillingstype En sak pr. person ephorte Emne osv. Definer tilg.grupper: pers.avd. samt aktuelle enhetsledere 64 + skjerming taushetsbelagte opplysninger ephorte Personal Fødselsnr.(11 siffer) Definer tilg. grupper: pers.avd. og enhetsledere P + skjerming taushetsbelagte opplysninger. Skjerming av fødselsnr. i sakstittelen må gjennomføres i hvert tilfelle Saker Sakstittel Saksomgrep Fagsystem Arkivdel Klassering1 Klassering2 T.gruppe T.kode Støttekontaktsøknad støttekontakt - Søknad om søkers navn Støttekontaktklage på vedtak vedr.: Klage på vedtak søknad om støttekontakt - søkers navn En sak pr. søker ephorte Emne F16 5F + skjerming taushetsbelagte opplysninger Klagen behandles i samme sak som søknad ephorte Emne F16 &02 5F + skjerming taushetsbelagte opplysninger 17

18 9 E-post - håndtering av inn- og utgående 9.1 Postbehandlingsrutiner for inn- og utgående e-post E-post til Tana kommune skal sendes til og håndteres av det ordinære postmottak i kommunen på følgende E-postadresse:postmottak@tana.kommune.no E-post kan også sendes til hver definert bruker av Lotus Notes. Hver bruker har definert adresse på formen: Eks: fornavn.etternavn@tana.kommune.no Adressen til postmottak skal fremgå av brevark og hjemmeside på Internett. Sendes e-post fra saksbehandlersystemet ephorte vil avsender bli postmottak@tana.kommune.no (ikke saksbehandlers e-postadresse). 9.2 Håndtering av e-post E-post til sentralt postmottak skal åpnes av arkivet (arkivforskriften 3. 2.ledd) Personlig adressert post videresendes direkte e-post direkte til saksbehandler Dersom en saksbehandler mottar arkivverdig e-post, har saksbehandler adgang til selv å journalføre denne i ephorte - eller videresende e-posten til postmottak@tana.kommune.no. for journalføring. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om mottatt e-post er arkivverdig. Ved tvil kontakt arkivet e-post direkte til postmottak Arkivet tar stilling til om selve e-posten, vedlegget eller begge deler skal journalføres og tilknyttes dokumentregistrering i ephorte. Arkivet journalfører arkivverdig e-post i ephorte Verifisering av mottatt e-postforsendelser Hvis det er tvil om e-postmeldingen(e) kommer fra den oppgitte avsender eller at avsender ikke er entydig identifiserbar, skal det umiddelbart sendes en tilbakemelding pr. e-post til oppgitt avsender, hvor det bes om verifisering av avsender. Arkivet må undersøke om vedlegg til e-postforsendelsen er i riktig format og lesbar. Dersom vedlegget ikke er lesbart, må avsender varsles med informasjon om hvilke formater som kan leses. Vedlegg virussjekkes (automatisk) Håndtering av utgående e-post Saksdokumenter kan sendes på e-post hvis det ikke er spesielle krav om underskrift o.l. som forhindrer dette. Arkivverdig e-post skal sendes direkte fra saksbehandlersystemet ephorte. Arkivverdig e-post som sendes fra Tana kommune skal være utformet som et offentlig dokument og inneholde kommunens logo, arkivkode, journalnummer, løpenummer og øvrige kjennetegn for et offentlig dokument. Funksjonen ekspeder med e-post skal brukes i disse tilfeller Taushetsbelagte opplysninger. Opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt i henhold til offentlighetsloven 5a skal ikke sendes som e-post. Unntak kan gjøres dersom personopplysninger anonymiseres, slik at det ikke er mulig å knytte opplysningene til enkeltpersoner eller hvis forsendelsen er kryptert. Utgave 1.01 av

19 9.3 E-postrutiner ved saksbehandlers fravær Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær. Ved fravær gjøres dette ved å ta i bruk for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse til kommunens postmottak oppgis. Eksempel på automatisk svar: Jeg er ikke tilstede på kontoret før tirsdag 18. april. Din e-post til meg - vil først bli lest da. Meldinger som må behandles før jeg er tilbake - må sendes på nytt til postmottak@tana.kommune.no. Anne Grethe Hovde fagleder Servicekontoret 9.4 Arbeidsgivers adgang til ansattes e-post og oversikt over bruk av e- postsystemet. Lov om personopplysninger, forskrifter til denne loven, samt Datatilsynets retningslinjer regulerer adgang til ansattes e-post og andre elektroniske dokumenter. I tillegg gjelder også Tana kommune sine "Regler for bruk av IKT-utstyr" 9.5 Digital signatur Digital signatur skal foreløpig ikke benyttes i Tana kommune. Før dette blir tatt i bruk vil det bli utarbeidet regler og rutiner for bruken av dette. 10 Registrering av bygge- og delingssaker Følgende arbeidsfordeling mellom arkiv og saksbehandler skal gjennomføres når det gjelder registrering av bygge- og delingssaker 10.1 Arkivets ansvar (registrere nødvendige journalopplysninger) opprette ny sak (se: egne registreringsregler for bygge- og delingssaker) velge mappetype registrere tittel velge arkivdel og ordningsverdier opprette inngående journalpost (JP) registrere dokumenttype, dato og innholdsbeskrivelse registrere dokumentkategori registrere avsender (vanligvis ansvarlig søker eller tiltakshaver hvis ansvarlig selv) 10.2 Saksbehandlers ansvar registrere alle tilleggsopplysninger om saken som saksbehandler selv må ha opplysninger om for behandling av saken Når mappetype BS/DS settes på saken, vil det legges på en ekstra fane på saksnivå. Under denne fanen kan det registreres generelle opplysninger om bygge-/delingssakene. Se forøvrig kursdokumentasjon for bygge- og delingssaker fra ephorte! 19

20 11 Oppretting av ny sak/nytt saksdokument av leder/saksbehandler 11.1 NB! Det skal ikke opprettes en ny sak for å besvare et mottatt saksdokument. Unntak: Hvis dokumentet danner avslutning av en eksisterende sak og dokumentets innhold tilsier at det startes et nytt saksforløp. F. eks. hvis kommunestyret ber om at igangsettes utredning av en ny kommunal barnehage i forbindelse med en sak som i utgangspunktet omhandlet behandling av årsmelding for barnehagesektoren. Nye saker som opprettes av leder/saksbehandler skal kun opprettes i de tilfeller hvor leder/saksbehandler selv tar initiativet til å starte et saksforløp. Saken får da statusen "Reservert" med statuskode R Oppretting av nytt saksdokument Saksdokumenter som er/skal journalføres kalles en journalpost. Det er anledning til å opprette følgende type journalposter: Type Anvendelse I Inngående dokument Brukes normalt kun av arkivpersonell som har ansvar for å registrere saksdokumenter som er mottatt fra andre virksomheter eller privatpersoner. Unntak: Saksbehandlere har selv ansvar for journalføring av e-posten som kommer til deres private e-post U Utgående saksdokument Skal benyttes hvor hovedmottaker er en ekstern virksomhet eller oppretting av delegert behandling. N Notat med oppfølging Skal benyttes i de tilfeller hvor hovedmottaker tilhører en virksomhet som benytter ephorte. Denne dokumenttypen skal kun benyttes i de tilfeller hvor du ønsker at mottaker skal tildeles et oppfølgingsansvar (dvs. mottaker må avskrive notatet). X Notat uten oppfølging Kan benyttes i de tilfeller hvor hovedmottaker tilhører en virksomhet som benytter ephorte. 20

21 Denne dokumenttypen skal benyttes når du ikke ønsker at mottaker skal ha et aktivt oppfølgningsansvar. S Saksframlegg Skal benyttes når en skal skrive et saksfremlegg (med utredning og innstilling) til et utvalg Baseinterne dokumenter: (skal journalføres og være med på offentlig journal) Baseinterne dokumenter er dokumenter opprettet i NOARK-basen og som sendes mellom enheter/organer i samme database. Dokumentene journalføres og arkiveres i det "organet/arkivet" de oppstår. Når disse er journalført vil offentlighetsloven tre i kraft og disse kommer med på offentlig journal. (Offentlighetsloven 5 viser hvilke dokumenter som kan unntas fra offentligheten) 11.4 Organinterne dokumenter: (kan vurderes om disse skal journalføres) Organinterne dokumenter er dokumenter opprettet i NOARK-basen og som sendes innenfor en og samme organisasjon i samme database. Dokumentene journalføres og arkiveres i det "arkivet" de oppstår. Offentlighetsloven 5 Unntak for interne dokumenter; viser hvilke interne dokumenter som kan unntas fra offentligheten Journalføring og ekspedering av utgående brev og interne notat Alle utgående dokumenter, saksdokumenter og interne notater som produseres i organet, skal journalføres i ephorte. Saksbehandler har primæransvaret for å journalføre utgående brev og interne notat, utredninger og saksframlegg til vedtak og samtidig avskrive inngående brev som er besvart. Saksbehandler har selv ansvaret for ekspedisjon av utgående brev og påføre status F på JP. Status F er en bekreftelse fra saksbehandler om at dokumentet er skrevet ut, undertegnet og SENDT. Saksbehandleren har også ansvaret for å melde fra til arkivtjenesten når egne saker skal avsluttes, sette status F (kan avsluttes). Dette gjøres fra meny i Sak-bildet. Journalverdig utgående post skal sendes som ordinær post eller med e-post der dette er avtalt på forhånd med parten.(henvendelser/forespørsler som er innkommet via e-post, kan besvares på samme måte uten nærmere avtale). Dokumenter som er unntatt offentlighet skal ikke sendes med faks eller som e-post, med mindre det benyttes kryptering. Hvis et saksdokument inneholder informasjon som er unntatt offentlighet, plikter saksbehandler å registrere tilgangskode og hjemmel på dokumentet ved oppretting Saksframlegg Saksframlegg til politiske utvalg skal opprettes som en ny journalpost med dokumenttype S. I samråd med leder skal saksbehandler avklare hvilke utvalg saksframlegget skal fremmes for ( behandles i) Saksbehandler plikter å registrere parter i saken. Når saksfremlegget er ferdig skrevet skal det videre til rådmann eller den som er delegert myndigheten for kontroll og godkjenning. 21

22 Saksframlegg som skal kontrolleres og godkjennes av rådmann eller den som er delegert oppgaven settes til behandlingsstatus KL og dokumentet sendes elektronisk til godkjenning. Godkjennes ikke saksframlegget, settes behandlingsstatus RE og det sendes melding til saksbehandleren. Rådmannen eller den han har bemyndiget søker fram saksframleggene som er klare ved å velge søket "Til godkjenning" Vedlegg som ikke er elektronisk arkivert må legges ved. Ønsker en at vedtaket blir beskyttet ved generering av offentlig møteprotokoll legges tilgangskode på behandlingen i et saksframlegg. Ved å sette tilgangskode på journalpost opprettet som S dokument, ønsker en å unnta hele dokumentet fra offentlig møteinnkalling Delegerte saker Det vises til vedtatt delegasjonsreglementet. Delegerte saker opprettes med dokumenttype U. Saksbehandler registrerer opplysninger i behandlingsbildet med sakstype DS for delegert sak og utvalgets navn. Behandlingsstatus settes til KL hvis saken skal refereres i et politisk utvalg. Utvalgssekretæren får da et signal om at vedtaket kan refereres for politisk utvalg. Saksbehandler registrerer eventuelle kopimottakere. Saksbehandler sender ut dokumentet og setter status F for å bekrefte at dokumentet er skrevet ut, underskrevet og SENDT. Saksbehandler sender kopi av brevet til kopimottakerne. 12 Fordeling/omfordeling av saksdokumenter 12.1 Fordeling Leder plikter å utføre søket "Ufordelte journalposter" daglig. Saksdokumenter som tilhører egen administrativ enhet og som ikke er fordelt til saksbehandler vises ved dette søket Omfordeling Arkivtjenesten fordeler direkte til saksbehandler hvis denne er kjent. Hvis ikke, fordeles dokumentet til ansvarlig leder som viderefordeler innen egen enhet. Søket "Mottatte journalposter" skal da utføres. Ved påført feil administrativ enhet skal arkivet kontaktes for omfordeling. Vurdering av offentlighet Leder/saksbehandler har plikt til å kontrollere tilgangskode og anvendt hjemmel som er påført journalførte dokumenter. 22

23 13 Dokumenter mottatt av leder/saksbehandler (i og utenfor ephorte) 13.1 Direkte overleverte saksdokumenter Saksdokumenter som blir direkte overlevert til saksbehandler/leder må overleveres til arkivet for skanning, journalføring og fordeling før saksbehandling iverksettes. Dette gjelder uavhengig av på hvilken måte dokumentene er kommet saksbehandler i hende (faks, direkte overlevering av papirdokument etc.). Dersom en saksbehandler mottar journalverdig e-post, skal denne journalføres av saksbehandler Personlig adressert post Personlig adressert post som viser seg å være et saksdokument skal umiddelbart overleveres til arkivet for skanning og journalføring. Denne regelen er medieuavhengig og gjelder også for telefaks. Det kan inngås skriftlige avtaler om at personlig adressert post kan åpnes av arkivtjenesten Personlig adressert e-post Dersom en saksbehandler mottar journalverdig e-post, skal denne journalføres av saksbehandler. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om posten må anses som et arkivverdig dokument. Er saksbehandler i tvil, må arkivtjenesten kontaktes. Saksbehandler skal selv vurdere hva som er hoveddokument og hva som er vedlegg. Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjonen i e- postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis Post som ikke er journalført Hvis saksbehandler/leder har mottatt dokumenter som ikke er journalført (eks rundskriv, møteinnkallinger) og ser at de har et innhold eller er av en karakter som gjør at de vil starte en saksbehandlingsprosess, skal dokumentet returneres til arkivet for skanning og journalføring. E-post: Se egne retningslinjer 13.5 Hastesaker Inngående saksdokumenter skal journalføres før saksbehandling starter. Dette gjelder også e-post. Viser til Arkivlova med forskrifter 3-5"Saksdokument skal registrerast i journalen før de går til saksbehandling. Dette gjeld også for hastesaker, sjølv om desse kan vere underlagt særskilte behandlingsprosedyrar" Dokumentene må leveres arkivtjenesten for journalføring. E-post, skal journalføres av saksbehandler Journalførte saksdokumenter Alle saksbehandlere plikter å kontrollere at saksdokumentet er registrert i riktig sak. Hvis dokumenter skal flyttes eller kopieres til en annen sak, skal arkivet kontaktes som sørger for å flytte/kopiere dokumentet over til riktig sak. Ved graderte saker (unntatt offentlighetssaker) skal det kontrolleres at riktig tilgangskode er påført, samt hvilken tekst og felt som skal skjermes. Hvis saksansvaret overføres til en annen saksbehandler, skal arkivet underrettes slik at registrering i journalen blir korrekt. 23

24 13.7 Framhenting og offentlighetsvurdering av journalposter som er midlertidig journalført Daglig søker leder frem alle journalposter som er midlertidig journalført og foretar offentlighetsvurdering. Tilgangskode XX fjernes og journalstatuskode endres fra M til S på journalposten. Det skal påføres riktig unntatt off.paragraf hvis dokumentet skal unndras offentlighet. 14 Avskrive/besvare restanser 14.1 Restanse En restanse er et mottatt saksdokument som ikke er endelig avskrevet, besvart eller behandlet Daglig restansekontroll Alle saksbehandlere har ansvar for og skal følge opp saksdokumenter med restanse ved daglig å utføre søket "Mine restanser" i ephorte Leders restansekontroll Alle enhetsledere har ansvar for og skal ha oversikt over saksdokumenter med restanse i egen enhet, ved ukentlig å utføre søket "Restanser - egen enhet" i ephorte Avskrive restanse Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, e-post, telefon eller at dokumentet tas til etterretning Følgende avskrivningsmåter kan benyttes: Måte Anvendelse TE Saksdokumentet avskrives direkte ved å ta innholdet til etterretning TLF Saksdokumentet avskrives direkte ved å registrere at svar er avgitt pr. telefon. Ved svar pr. telefon skal dette dokumenteres i "Merknadsfelt" for journalposten. *** Saksdokumentet er gitt et foreløpig svar. Saksdokumentet vil fremdeles fremkomme som en restanse. NN Mottatt notat avskrives av et nytt notat. Denne avskrivningsmåten forutsetter av "Svar på" funksjonen i ephorte benyttes. BU Saksdokumentet avskrives av et nytt utgående brev. Denne avskrivningsmåten forutsetter av "Svar på" funksjonen i ephorte benyttes. 24

25 15 Ekspedisjon/ferdigstilling av saksdokumenter/avslutning av saker 15.1 Ferdigstilling av saksdokumenter Alle brukere plikter å følge og ferdigstille saksdokumenter som er under utarbeidelse ved å utføre søket " Mine konsepter". Disse har status R. Dokumentene vurderes og eventuelt ferdigstilles. Status endres da til F for ferdig, som også bekrefter at dokumentet er skrevet ut, underskrevet og SENDT.. (saksfremlegg se eget avsnitt; saksfremlegg) 15.2 Ekspedering av saksdokumenter Saksdokumenter som er ferdigstilt skal skrives ut og underskrives av saksbehandler før ekspedering, eller sendes på e-post til mottaker via ephorte ved hjelp av funksjonen EKSPEDER med epost Brev med original underskrift ekspederes av saksbehandler. Status for journalposten skal settes til F Ferdig. Dette innebærer at en gir klarsignal til arkivet om at dokumentet kan journalføres Avslutning av saker Det er kun arkivpersonell som har anledning til å avslutte (og gjenåpne) en saksmappe. (Eget søk Saker til avslutning) Saker skal markeres som avsluttet når en ikke regner med at det vil være behov for å registrere nye saksdokumenter i saken. En må være oppmerksom på at saker kan gjenåpnes av arkivet ved behov - når det kommer nye dokumenter i saken. A kan kun påføres saker der dokumentene er konvertert til arkivformat. 25

26 16 Rutiner for saksbehandling. Sjekkliste: Sjekk Er henvendelsen tilfredstillende/gyldig? Er dokumentet journalført? Er dette en ny sak eller er det alt registrert en sak i ephorte? Er det deler av dokumentet/saken som ikke skal være offentlig hjemmel for å unnta fra offentlighet - hva skal vises i journalen. Hvem har myndighet til å avgjøre denne saken -hvem skal eventuelt uttale seg internt/eksternt? Kan saken ende med et enkeltvedtak/forskrift hvilke saksbehandlingsregler gjelder Inhabilitet Er du selv eller en direkte overordnet inhabil i saken? Saksframlegg til politisk behandling. Før opp parter NB! Begrepet parter i ephorte har en annen betydning enn parter i forvaltningsloven Før på eventuell klageadgang og andre opplysninger på fanen for tilleggsopplysninger. Få avklart økonomiske konsekvenser med økonomiavdelingen Saksframlegg Sakstittel Vedlegg Forslag til vedtak Bakgrunn for saken Vurdering objektiv vurdering - evt alternativer. Saken skal godkjennes av fagansvarlig ( seksjonssjef) via egen godkjenningsrutine i ephorte (send til godkjenning) Alle må overholde fastsatte tidsfrister for at sakene skal komme ut til politikerne til fastsatt tid Henvisninger - Hjelpemidler Forskrift av om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen Kap 2 Arkivloven av (ark.l.) 1, 2 og 6 Forskrift om offentlege arkiv av (Ark fsk.) 1-1, 2-2, 2-3, 2-6, 3-1, 3-2, 3-4, 3-6, Offentlighetsloven av ( Off.l.) 2 Offentlighetsloven 5 og 6 Arkivlovens forskrift 2-7 Forvaltningsloven av (fvl.) 13 Kommunelov av (Koml.) Særlover Kommunens delegeringsreglement Forvaltningslov 2 og 3, og kap. IV - VI Særlover Fotvaltningsloven 6 Kommuneloven 40.3 Forvaltningsloven 28 Økonomiavdelinga Skal godt forklare hva saken gjelder Viktig Vedlegg må være koblet elektronisk til saken. Tidsfristliste 26

27 17 Oppfølgingskontroll for ledere Ledere skal daglig søke frem "Mottatte journalposter" Ledere skal daglig søke frem "Mine restanser" Ledere skal daglig søke frem "Forfallsliste". Ledere skal daglig søke fram alle journalposter som er midlertidig journalført og offentlighetsvurderer disse postene. Tilgangskode XX fjernes og statuskode settes til S for ferdig vurdert. Søkets navn: " Til offentlighetsvurdering" Leder søker fram alle saker for godkjenning ved søket "Til godkjenning" G. Søkets navn"til godkjenning hos leder" Ved godkjenning av JP (godkjenn/returner) skal alltid leder skrive en kommentar samt hake av for "varsle med e-post" og " ta vare på e-postmeldingen som merknaden i JP" Leder skal alltid forsikre seg om at det er riktig versjon av dokumentet som blir ekspedert. NB! Alle brukere av ephorte skal utføre søket "Mottatte journalposter" 17.1 Restansekontroll Alle skal utøve restansekontroll ved daglig å utføre søket "Mine restanser". Før en ansatt slutter plikter denne å kjøre ut sine restanser og informere sin leder om ubesvarte saksdokumenter. Leder har plikt til å sørge for at den ansatte som skal slutte gjennomfører sine oppgaver som beskrevet i rutinene Forfallskontroll Alle har ansvar for å registrere og følge opp eventuell forfallsdato som er angitt av avsender på mottatte dokumenter. Hvis forfallsdato fremgår klart av dokumentet, skal dato registreres av arkivet. (For eksempel høringsdokumenter, stillingssøknader). Saksbehandlere og ledere kan selv registrere forfallsdato for å lette oppfølging av behandlingsfrister. Alle plikter selv å utføre søket "Forfallsliste". Søket viser alle mottatte journalposter hvor behandlingsfrist er utløpt eller kommer til å utløpe kommende 14 dager. OBS kontroll Alle har ansvar for å registrere og følge opp saker som er påført en OBS-dato. OBS-dato kan benyttes når en ønsker at saken skal fremhentes. OBS-kontroll utføres ved å utføre søket "Oppfølging av saker" som viser alle saker hvor OBS-dato er overskredet eller overskrides de neste 14 dagene. (Obs-dato beskrivelse: En dato for saksoppfølging som saksbehandler eller leder selv setter for å få hele saken overbrakt fra arkivet, event. som saksbehandler/leder selv legger inn i og søker fram fra systemet.) 27

28 Oppfølgingskontroll for saksbehandlere 17.3 Oppfølgingskontroll for saksbehandlere Saksbehandlere skal daglig søke fram "Mottatte journalposter" Saksbehandlere skal daglig søke fram "Mine restanser" Saksbehandlere skal daglig søke fram "Forfallsliste" Saksbehandler skal alltid forsikre seg om at det er riktig versjon av dokumentet som blir ekspedert Restansekontroll Alle skal utøve restansekontroll ved daglig å utføre søket "Mine restanser". Før en ansatt slutter plikter denne å kjøre ut sine restanser og informere sin leder om ubesvarte saksdokumenter Forfallskontroll Alle har ansvar for å registrere og følge opp eventuell forfallsdato som er angitt av avsender på mottatte dokumenter. Hvis forfallsdato fremgår klart av dokumentet, skal dato registreres av arkivet. (For eksempel høringsdokumenter, stillingssøknader). Saksbehandlere og ledere kan selv registrere forfallsdato for å lette oppfølging av behandlingsfrister. Alle plikter selv å utføre søket "Forfallsliste". Søket viser alle mottatte journalposter hvor behandlingsfrist er utløpt eller kommer til å utløpe kommende 14 dager. OBS kontroll Alle har ansvar for å registrere og følge opp saker som er påført en OBS-dato. OBS-dato kan benyttes når en ønsker at saken skal fremhentes. OBS-kontroll utføres ved å utføre søket "Oppfølging av saker" som viser alle saker hvor OBS-dato er overskredet eller overskrides de neste 14 dagene (Obs-dato betyr: En dato for saksoppfølging som saksbehandler eller leder selv setter for å få hele saken overbrakt fra arkivet, event. som saksbehandler/leder selv legger inn i og søker fram fra systemet.) 28

29 18 Ansvarsforhold og rettigheter (Jfr. Arkivforskriftens Kap IX 3-3. Interne ansvarsforhold og rutiner) 18.1 Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner Arkivlederen har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner. Dersom IT-tjenesten skal gi eller endre tilgang, må dette skje i samråd med arkivleder Hvilke spesifikke registrerings- og arkiveringsrettigheter som tildeles ledere og saksbehandlere Ledere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter: adgang til å opprette journalposter og dokumenter adgang til funksjoner for registrering og retting adgang til å registrere merknader adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak rett til å autorisere saksbehandlere i systemet m.h.t registreringsrettigheter, tilgangskoder og medlemskap i tilgangsgrupper. Dette gjelder for tilgangskoder som vedkommende selv er autorisert for alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter for tilgangsbegrensede saker som man ikke er medlem av, er begrenset til egen administrativ enhet eller enheter som er underlagt denne Saksbehandlere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter: adgang til å opprette journalposter og dokumenter adgang til funksjoner for registrering og retting adgang til å registrere merknader adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak (hvor vedkommende er saksansvarlig) rett til å opprette ad hoc tilgangsgrupper som knyttes til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter hvor vedkommende er saksbehandler. adgangen til å opprette journalposter er blant tilgangsbegrensede saker begrenset til sakene hvor vedkommende er saksansvarlig, saksbehandler eller medlem av tilgangsgruppe på annen måte. alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter er begrenset til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter med tilhørende dokumenter hvor vedkommende er saksbehandler. 29