KONTROLLUTVALGET I SANDNES INNKALLES TIL MØTE 15. JUNI 2012 KL I FORMANNSKAPSSALEN, RÅDHUSET I SANDNES

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I SANDNES INNKALLES TIL MØTE 15. JUNI 2012 KL I FORMANNSKAPSSALEN, RÅDHUSET I SANDNES SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte 30/12 Ny plan for forvaltningsrevisjon - Prioritering av prosjekter, første runde 31/12 Oppfølging av forvaltningsrevisjon: Kommunale utleieboliger 32/12 Perioderapport pr , Sandnes kommune 33/12 Tertialrapport 1. tertial Budsjett for kontroll og tilsyn 34/12 Statusoversikt juni 2012 EVENTUELT REFERAT-/MELDINGSSAKER 5/12 Skatteinngangen for mai /12 Utvikling saksbehandlingstider byggesaker Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon , som sms til mobiltlf eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Sandnes, 8/ Sveinung Skjørestad Leder av kontrollutvalget Wencke S: Olsen Sekretariatet

2 PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Sandnes Møtenr.: Møtedato: 15. juni 2012 Utvalgssaksnr.: 30/12-34/12 Innkalt: Sveinung Skjørestad Arne Oftedal Carina Mossin Karen Margrethe Mjelde Steinar Ims Andre: Tove Gunn Moen, Rogaland Revisjon IKS Wencke S. Olsen, Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Møtet ble ledet av nestleder Arne Oftedal. Forfall: Sveinung Skjørestad. Varamedlem Gorm Elias Hognestad møtte. Innkallingen ble godkjent uten merknader. Protokollen fra møte 25. mai 2012 ble godkjent uten merknader. REFERATSAKER 30/12 Ny plan for forvaltningsrevisjon - Prioritering av prosjekter, første runde Kontrollutvalget gikk gjennom mottatt innspill og gjorde en foreløpig prioritering. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Sekretariatet noterer de forslag som prioriteres fra kontrollutvalgets side. Forslagene legges inn i Plan for forvaltningsrevisjon, som legges fram til ny/endelig prioritering på kontrollutvalgets møte den 31. august. 31/12 Oppfølging av forvaltningsrevisjon: Kommunale utleieboliger Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar administrasjonens tilbakemelding på oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Kommunale utleieboliger til orientering. Saken videresendes bystyret i Sandnes til orientering. 32/12 Perioderapport pr , Sandnes kommune Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK:

3 Kontrollutvalget i Sandnes tar perioderapporten pr til orientering. 33/12 Tertialrapport 1. tertial Budsjett for kontroll og tilsyn Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget tar tertialrapporten for budsjett for kontroll og tilsyn pr. 1. tertial 2012 til orientering. 34/12 Statusoversikt juni 2012 Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar statusoversikten pr. juni 2012 til orientering. REFERAT-/MELDINGSSAKER 5/ Skatteinngangen for mai / Utvikling saksbehandlingstider byggesak Sakene ble tatt til orientering. EVENTUELT Kontrollutvalget ønsker sak om ny bestilling av rapport for ferdigstilling i 2012 til neste møte. Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Nestleder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget

4 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 146 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes / 2012 NY PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - PRIORITERING AV PROSJEKTER, FØRSTE RUNDE Bakgrunn: Kontrollutvalget har frist til med å vedta ny Plan for forvaltningsrevisjon for den kommende bystyreperioden. Som en del av arbeidet med planen har kontrollutvalget bedt om innspill både fra kommuneadministrasjonen og fra politiske ledere. I tillegg er også fagforeningene gitt mulighet til å komme med innspill til planen, med frist til å levere evt. forslag til 1. august Saksutredning: Når kontrollutvalget nå skal prioritere prosjekter til den kommende planen, skal dette gjøres ved å ta hensyn til risiko og vesentlighet (eller konsekvens/sannsynlighet) knyttet til de enkelte forslagene. Til hjelp er det lagt ved en matrise, som også vil bli tatt med fra sekretariatets side. For å lette oversikten over innkomne forslag, har sekretariatet laget en stikkordsmessig oversikt over forslag knyttet til det enkelte hovedområdet, med en oversikt over mulige risikoer fra overordnet analyse under hvert område. For utvidet informasjon om de enkelte forslagene vises til eget vedlegg som oppsummerer de innspillene som har kommet. Utkast til plan for forvaltningsrevisjon legges også ved. Forslag til VEDTAK: Sekretariatet noterer de forslag som prioriteres fra kontrollutvalgets side. Forslagene legges inn i Plan for forvaltningsrevisjon, som legges fram til ny/endelig prioritering på kontrollutvalgets møte den 31. august. SANDNES, 29/ Wencke S. Olsen Daglig leder Vedlegg: Stikkord m/risikoområder, samlet oversikt over innspill, matrise, utkast til plan 2

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes / 2012 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON: KOMMUNALE UTLEIEBOLIGER Bakgrunn: Rapporten ble behandlet i bystyret den , der det ble fattet følgende vedtak: 1. Bystyret i Sandnes tar den fremlagte forvaltningsrevisjonsrapporten Kommunale utleieboliger til etterretning. 2. Rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger. 3. Kontrollutvalget får tilbakemelding på hvordan bystyrets vedtak er fulgt opp av administrasjonen ca. 6 mnd. etter at den er vedtatt i bystyret. 4. Rapporten oversendes utvalg for helse- og sosialtjenester for videre oppfølging. Rapportens konklusjoner og anbefalinger var at revisor anbefalte kommunen å: 1. Videreføre arbeidet i gruppen som følger opp den boligsosiale handlingsplanen 2. Vurdere å gi faste kriterier for skjønn ved tildeling 3. Innfør et saksbehandlingssystem for administrasjon av ventelister og boliger 4. Jevnlig vurdere tiltak etter plan- og bygningsloven i reguleringssaker Saksutredning: Sekretariatet har fått tilbakemelding av fra Sandnes kommune, se vedlegg. Tilbakemeldingen er gitt i form av sak til Utvalg for helse- og sosialtjenester, se bystyrets vedtak pkt. 4. Oppsummert melder rådmannen følgende knyttet til rapportens anbefalinger: 1. Organiseringen av det boligsosiale handlingsplanarbeidet både politisk og administrativt fastholdes og videreutvikles innenfor den strukturen som er etablert. Erfaringene viser at dette både sikrer nødvendig helhetsfokus og effektivitet i gjennomføring av tiltaksplanen 2. Det vurderes pr. i dag ikke hensiktsmessig å innføre faste kriterier for skjønn ved tildeling (se vedlagte saksutredning for utdyping og begrunnelse). Dersom situasjonen endrer seg vil dette imidlertid bli vurdert på ny. 3. Anskaffelse og implementering av Plania i Boligtjenesten er under arbeid, og det ventes at kontrakt med leverandør skal underskrives før sommeren og at programmet kan tas i bruk etter ferien. 4. I den nye kommuneplanen er boligsosiale virkemidler inkludert i bestemmelser og samfunnsdel så langt plan- og bygningsloven tillater dette. Oppstartsmøtet har boligsosial handlingsplan som fast tema. I tillegg har utvalg for byutvikling fått presentert virkemidler og muligheter som utvalget kan benytte som en del av folkevalgtopplæringen. Kommunen har også satt i gang et pilotprosjekt i samarbeid med Husbanken. Etter sekretariatets vurdering har kommunen gitt tilbakemelding på oppfølging av alle punkter i rapportens anbefalinger. 3

16 Kontrollutvalgets vedtak videresendes bystyret til orientering. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar administrasjonens tilbakemelding på oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Kommunale utleieboliger til orientering. Saken videresendes bystyret i Sandnes til orientering. SANDNES, 09/ Wencke S. Olsen Daglig leder Vedlegg: Tilbakemelding fra Sandnes kommune 4

17 SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 &58 : K.Hovland/ S.Haugen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Utvalg for helse- og sosialtjenester /12 Bystyret /12 OPPFØLGING AV RAPPORT ETTER FORVALTNINGSREVISJON KOMMUNALE UTLEIEBOLIGER Tilbakemelding på oppfølging av Bystyrets sak 27/11 Rapport etter forvaltningsrevisjon kommunale utleieboliger 1. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget bestilte forvaltningsrevisjonsprosjektet den Formålet var å få vurdert status for oppfølging av boligsosial handlingsplan og behovet for eventuelle forbedringer i gjennomføringen. Av oppdraget som Kontrollutvalget ga Rogaland Revisjon IKS fremgår at det skulle sees nærmere på hvordan mål og tiltak i boligsosial handlingsplan for utleieboliger er blitt fulgt opp og i hvilke grad målene og tiltakene er gjennomført som forutsatt. Ved eventuelle mangler i gjennomføringen skulle revisjonen få frem konsekvensene, årsaker og hvilke korrigerende tiltak som kunne iverksettes. Kontrollutvalget innarbeidet også i mandatet at det skulle sees nærmere på prioriteringen av boliger innenfor rusvern, utleiepriser sammenlignet med nabokommuner, samt status på boligtilbudet ift. lovkrav. Videre inngikk også husleietap ved vedlikehold/boligbytte og erstatningsansvar i leiekontraktene som en del av mandatet. Resultatet av forvaltningsrevisjonene er at revisor ga følgende fire direkte anbefalinger til kommunen: Videreføre arbeidet i gruppen som følger opp den boligsosiale handlingsplanen Vurdere å gi faste kriterier for skjønn ved tildeling Innføre et saksbehandlingssystem for administrasjon av ventelister og boliger Jevnlig vurdere tiltak etter plan- og bygningsloven i reguleringsplaner Bystyret behandlet rapporten i møtet den , Bsak 27/11 og gjorde følgende vedtak: VEDTAK: 1. Bystyret i Sandnes tar den fremlagte forvaltningsrevisjonsrapporten Kommunale utleieboliger til etterretning. 2. Rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger. 3. Kontrollutvalget får tilbakemelding på hvordan bystyrets vedtak er fulgt opp av administrasjonen ca. 6 mnd. etter at den er vedtatt i bystyret. 4. Rapporten oversendes utvalg for helse- og sosialtjenester for videre oppfølging. I denne saken fremmer rådmannen status på oppfølging av de fire anbefalingene. Bystyrets vedtak i saken oversendes deretter til Kontrollutvalget som tilbakemelding. Side 1 av 4

18 2. Oppfølging av anbefalingene i revisjonsrapporten 2.1 Videreføring av arbeidet i gruppen som følger opp den boligsosiale handlingsplanen Etter revisjonens vurdering har Sandnes kommune organisert oppfølging av boligsosial handlingsplan på en god måte, slik at planen er godt forankret både politisk og i de sentrale planene i kommunen. Det er etablert en arbeidsgruppe som har ansvar for oppfølging av planen. Gruppen er satt sammen av representanter for de ulike sektorene som er involvert i arbeidet med medlemmer fra: Rådmannens stab Fagstab levekår Mestringsenheten Boligtjenesten Stab Eiendom Sammensetningen sikrer både forankring på overordnet nivå, og i tjenesteområdene som har den nære kjennskapen til brukerne og tjenestebehovene. Gruppen møter fortsatt hver 14. dag, og dette skal fortsette i planperioden. Det er innkalling med saksliste, og tydelige referat fra møtene. Oppmøte prioriteres av representantene. Det er fra høsten 2011 etablert rutine med fast månedlig møte med Sandnes tomteselskap KF. Temaer er både utvikling av områder/tomter for den boligsosiale handlingsplangruppen som for eksempel på Rossåsen og muligheter for rimelige bolig i områder som tomteselskapet arbeider med for eksempel Kleivane, Sørbø Hove. Konkrete oppgaver avtales med oppdragsbrev. På tilsvarende måte er arbeidet med bosetting av flyktninger og utviklingen av Sandnes-modellen løst ved at det benyttes spesifikke arbeidsgrupper med forankring i boligsosial handlingsplangruppen. Administrativt rapporterer gruppen til kommunaldirektør Levekår. Gruppen rapporterer status og framdrift i planarbeidet politisk til behandling i utvalg for helse- og sosialtjenester 4 ganger årlig. Utvalget godkjenner samlet årlig plan for tiltak som iverksettes. Byggeprosjekter i kommunalregi behandles på oridnær måte i samsvar med rutine for kommunale byggesaker, og hvor det er formannskapet som fatter vedtak om endelig kostnadsoverslag II. Kommunen har inngått ny samarbeidsavtale med Husbanken for perioden Det er oppnådd å få til en 4-årig avtale, likt som økonomiplan. De 2-3 kontaktmøtene gjennom året prioriteres høyt av Husbanken. Kommunen har besvart slik prioritering ved at både ordfører, rådmann og kommunaldirektør har deltatt i kontaktmøtene hittil. Oppsummert; Organiseringen av det boligsosiale handlingsplanarbeidet administrativt og politisk fastholdes og videreutvikles innenfor den strukturen som er etablert. Erfaringene viser at dette både sikrer nødvendig helhetsfokus og effektivitet i gjennomføring av tiltaksplanen. 2.2 Vurdere å gi faste kriterier for skjønn ved tildeling Revisjonsrapporten anbefaler at kommunen vurderer å gi faste kriterier for utøvelse av skjønn ved tildeling. Revisjonen mener at i en situasjon med en underliggende prioritering av barnefamilier, og sett opp mot knappheten på boliger, er mangel på kriterier for skjønn ikke et problem. Men at dersom kommunen seinere skulle få flere boliger og derfor også større skjønnsutøvelse mellom søkere, bør det arbeides for å innføre kriterier. I boligsosial handlingsplan kapittel 8 omhandles tildeling av kommunale utleieboliger. Kriterier for godkjenning som vanskeligstilt boligsøker er: - Søker må mangle bolig, eller ha bolig av en slik art at den er sosialt og/eller medisinsk uforsvarlig. Søker må være ute av stand til å skaffe seg egen bolig midlertidig eller varig. - Søker må kunne oppfylle vanlige leievilkår, eventuelt med hjelp. Side 2 av 4

19 Ved vurdering av hvem som trenger boligen mest vektlegges: (ikke satt i prioritert rekkefølge) - personer som er i en spesielt vanskelig økonomisk, sosial eller helsemessig situasjon, og som ikke kan ivareta sin egen situasjon på annen måte - barnefamilier - personer som er inne i en habiliterings/rehabiliteringsfase, hvor bolig inngår som en del av et samarbeidsopplegg rundt søker - personer som har fullført rusbehandling over en viss varighet - personer som er innvilget legemiddelassistert rehabilitering (LAR) - personer som løslates fra fengsel Det er pr mars 2012 ca 150 søkere på venteliste til kommunal utleiebolig. Når en skal prioritere mellom søkerne skjer dette utfra en skjønnsmessig vurdering av hvem som trenger det mest, og hvem som ansees mest egnet til å bo i den/ de ledige boligene. Vurderinger gjøres utfra søkers behov, samt størrelse og omstendighet rundt boligen. Hvis det for eksempel er ledig en 3-roms leilighet i et borettslag prioriteres en vanskeligstilt familie, mens en ett-romsleilighet passer for en enslig. Det må videre vurderes at den som tildeles bolig kan ivareta å bo i det bomiljøet der boligen ligger. Fra 2010 er det innført at fellesfaglig tildelingsutvalg forestår vurdering av boligsøkere og tildeling av kommunale boliger. Tildelingsutvalget har deltakere fra Boligtjenesten, NAV, Mestringsenheten (rus og psykiatri) og Samordningsenheten. Dette er et viktig forum for å sikre en helhetlig oversikt over situasjonen for vanskeligstilte boligsøkere og finne gode, helhetlige løsninger for den enkelte og for kommunen. Erfaringen er at det er fellsfaglig enighet rundt prioriteringene. Oppsummert; På bakgrunn av erfaringer i tildelingsteamet og boligsituasjonen i kommunen, vurderes at det pr i dag ikke er hensiktsmessig å innføre faste kriterier for skjønn ved tildeling. Dersom situasjonen endrer seg i framtiden vil en vurdere behovet på ny. Innføring av IKT-system for ventelister vil også være et viktig redskap for tildelingsteamet sitt arbeid. Det er behov for å vinne erfaringer med bruk av dette. 2.3 Innføre et saksbehandlingssystem for administrasjon av ventelister og boliger Revisjonen påpeker at det bør innføres saksbehandlingssystemer for å forenkle og kvalitetssikre Boligtjenestens administrasjon av ventelister. Dette gjøres pr i dag manuelt. Det har vært arbeidet over tid med innføring av et egnet saksbehandlingssystem for administrasjon av ventelister og boliger i Boligtjenesten. Flere løsninger har vært vurdert. Arbeidet med å finne egnet løsning har vært et samarbeid mellom Boligtjenesten, IKT, Anskaffelser og Eiendom. Det er nå besluttet at Boligtjenesten skal innføre systemet Plania med en egen boligmodul. Stab eiendom bruker også Plania til administrasjon av kommunale bygg og eiendommer. Det er en stor fordel at en nå har funnet et system som kommuniserer mellom enhetene, samtidig som det er egnet for å dekke Boligtjenestens behov. Oppsummert: Status i arbeidet er at kontrakt med leverandør underskrives før sommeren og at programmet tas i bruk etter ferien. Anskaffelse og implementering av Plania i Boligtjenesten er finansiert innen rammen. 2.4 Jevnlig vurdere tiltak etter plan- og bygningsloven i reguleringsplaner I vedtatt kommuneplan er boligsosialt arbeid satt i særlig fokus. I planens Samfunnsdel er fagplanen direkte integrert med strategier og tiltak. Videre er det med hjemmel i ny plan- og bygningslov innarbeidet nye juridisk bindende bestemmelser i kommuneplanens arealdel. Kommunens krav om bruk av tjenestesjekklisten er innarbeidet i startpakken som benyttes i alle plansaker. I oppstartsmøtet som planmyndigheten er boligsosial handlingsplan et av de faste temaene. Side 3 av 4

20 I løpet av høsten/vinteren er bruken av utpekingsrett blitt brukt i flere planer, både plansaker fra private aktører og fra Sandnes tomteselskap KF. Formålet er på denne måten å oppnå at aktuelle boenheter for kjøp via startlån og eller kjøp til kommunal utleie ivaretas. Gjennom meklingen som ble gjort ifm. kommuneplanen ble det avklart av regionale myndigheter at det ikke er tillatt å sette krav i en plansak som kobler boligstørrelse eller utforming av den til finansieringsløsninger. Det ble videre heller ikke oppnådd løsning om at det kan gis fritak for parkeringskrav ved bestemte boligsosiale prosjekter. Dette må håndteres i den enkelte tilfellet. Staten har gjennom lovendring nylig gjort unntak for studentboliger, men boligsosiale prosjekter er ikke omfattet av disse endringene. Oppsummert; Ny kommuneplan har inkl. boligsosiale virkemidler i bestemmelser og samfunnsdelen så langt plan- og bygningsloven tillater det. Oppstartsmøtet har boligsosial handlingsplan som fast tema. I samråd med leder har utvalg for byutvikling i sitt opplegg for folkevalgtopplæring fått egen presentasjon om virkemidler og muligheter som utvalget kan benytte for å bidra i arbeidet. Tilsvarende gjelder formannskapet og bruken av utbyggingsavtalen. I samarbeid med Sandnes tomteselskap KF utprøves nå prosjektkonkurranse som virkemiddel for å få til 8 rimelige boenheter i Rossåsen. Dette er et pilotprosjekt i samarbeid med Husbanken. Med gode resultater vil dette være et virkemiddel som vil bli tatt i bruk i flere områder for å få frem rimelige boliger i Sandnes. 3. RÅDMANNENS ANBEFALING Rådmannen tilrår at bystyret godkjenner å avgi den her fremlagte redegjørelsen om oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten til Sandnes Kontrollutvalg. Saken skal behandles av Utvalg for helse- og sosialtjenester og Bystyret. Forslag til VEDTAK: 1. Bystyret ber rådmannen oversende denne fremlagte statusrapporten til Sandnes Kontrollutvalg som tilbakemelding på oppfølging av anbefalingene gitt i forvaltningsrevisjon om Kommunale utleieboliger. RÅDMANNEN I SANDNES, Tore Sirnes rådmann Elin Selvikvåg kommnaldirektør Side 4 av 4

21 Sak 43/ OPPFØLGING AV RAPPORT ETTER FORVALTNINGSREVISJON KOMMUNALE UTLEIEBOLIGER Utvalg for helse og sosialtjeneste behandlet saken i møtet : Rådmannens innstilling datert ble enstemmig vedtatt. VEDTAK I UTVALG FOR HELSE OG SOSIALTJENESTER: 1. Bystyret ber rådmannen oversende denne fremlagte statusrapporten til Sandnes Kontrollutvalg som tilbakemelding på oppfølging av anbefalingene gitt i forvaltningsrevisjon om Kommunale utleieboliger. Bystyrets behandling: Innstillingen fra møtet i utvalg for helse og sosialtjenester identisk med rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: 1. Bystyret ber rådmannen oversende denne fremlagte statusrapporten til Sandnes Kontrollutvalg som tilbakemelding på oppfølging av anbefalingene gitt i forvaltningsrevisjon om Kommunale utleieboliger.

22 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 212 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2012 PERIODERAPPORT PR , SANDNES KOMMUNE Bakgrunn: Kontrollutvalget har en lovfestet rett til å knytte kommentarer til kommunes årsregnskap før dette behandles av formannskap og kommunestyre. Som et ledd i kontrollutvalgets uttaleretttil årsregnskapet legges derfor kommunens perioderapporter fram for utvalget til orientering. Det er ikke krevd i lov og forskrift at kontrollutvalget skal behandle kommunens perioderapporter. Kontrollutvalget gir derfor ikke innstilling til kommunestyret i denne saken, men tar den til orientering. Eventuelle kommentarer til regnskapet fra kontrollutvalget gis i forbindelse med behandling av årsregnskapet. Det vises til vedlagte saksutredning til bystyret vedr. perioderapporten pr Saksutredning: Rådmannen oppsummerer i sin saksutredning til bystyret at veksten i tjenestene og de økonomiske rammebetingelsene medfører en stadig strammere økonomi for Sandnes. Det foregår derfor et kontinuerlig arbeid med å finne økonomisk handlingsrom slik at kommunen kan tilby innbyggerne gode tjenester i henhold til politiske vedtak og lovkrav. Resultatenhetene inklusiv stab-, støtte- og fellesområde har samlet et merforbruk pr april 2012 på kr Rådmannen opplever at det er høy budsjettdisiplin og lojalitet i forhold til vedtatte budsjettrammer. Prognosen for året viser imidlertid urovekkende anslag spesielt innenfor levekår og barnevernet som har til sammen et anslått merforbruk på kr 48 millioner. Samhandlingsreformen trådte i kraft og har medført betydelige utfordringer for kommunen. Det er samtidig foretatt innsparinger på vedlikeholdet på kommunens veier og bygninger over flere år. Det meldes nå at forfallet flere steder er alvorlig. Rådmannen foreslår i saken til bystyret at de frie inntektene oppjusteres samlet med kr 20 millioner. Bakgrunnen for oppjusteringen følger av revidert nasjonalbudsjett 2012 som ble lagt fram 15. mai hvor skatteanslaget ble oppjustert med kr 1,9 milliarder for kommunene. Økningen i de frie inntektene benyttes til å styrke tjenestene. Det er likevel betydelige behov som er utsatt til neste perioderapportering til høsten. Dette gjelder medfinansiering for medisinske innleggelser og konsultasjoner i spesialisttjenesten, utskrivningsklare pasienter, oppstart av ekstraordinære sykehjemsplasser, ressurskrevende brukere og sosialhjelp mv. Rådmannen anslår at dette kan beløpe seg til ca kr 30 millioner, men presiserer at anslaget er usikkert. Kostnadsutviklingen innenfor disse områdene vil bli fulgt nøye framover. De økte behovene vil også få konsekvenser for økonomiplan For fullstendig oversikt over perioderapporten, vises det til vedlagte saksutredning til bystyret. Perioderapporten ble behandlet i formannskapet og skal behandles i bystyret

23 Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar perioderapporten pr til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Saksutredning til bystyret m/vedlegg 6

24 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 212 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2012 TERTIALRAPPORT 1. TERTIAL BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN Bakgrunn: Ifølge Forskrift for kontrollutvalg har kontrollutvalget ansvar for å legge fram årlig budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Som en konsekvens av dette følger også ansvar for budsjettoppfølging overfor eget budsjett. Rapporten baserer seg på mottatte opplysninger fra Sandnes kommune pr , (vedlegg), revisors tertialrapport pr (vedlegg) og sekretariatets regnskap pr. 1. tertial Saksutredning: Gjennomsnittlig forbruk pr. 1. tertial ligger på ca. 33% av budsjettet. For revisor vil dette likevel variere i løpet av året, da noen perioder er mer arbeidsintensive enn andre, spesielt gjelder det ofte 1. tertial pga årsoppgjør og avslutning av regnskap. Sekretariatet fakturer et fast beløp i 3 terminer, og skal derfor pr. 1. termin ligge på normalforbruket i forhold til kontrollutvalgets budsjettforslag. På dette tidspunktet vil oversikten fra selskapene (revisor og sekretariat) gi det riktigste bildet av forbruket innenfor dette området, da dette viser faktisk forbruk i perioden. Kommunens oversikt viser hva som er postert i regnskapet pr Det vil derfor som oftest være regninger som ikke er postert eller fakturaer som ikke er sendt på rapporteringstidspunktet. Når det gjelder utgifter til kjøp av tjenester fra selskapene viser mottatt oversikt fra kommunen at det er postert omtrent de samme beløpene som selskapene opererer med, for revisors del litt mindre. Det skyldes sannsynligvis at ikke alle regninger er sendt ut eller postert. Når det gjelder kontrollutvalgets utgifter, har sekretariatet grunn til å tro at alle posterte utgifter når det gjelder godtgjørelse til kontrollutvalget relaterer seg til utbetaling til foregående kontrollutvalg. Det tok en del tid og mange purringer fra vår side før disse fikk sin godtgjørelse for Dersom godtgjørelse for inneværende år posteres i år, kan det føre til et merforbruk her. Dette er imidlertid et merforbruk som ikke kan styres av kontrollutvalget. Revisor har ifølge egen rapportering forbrukt ca. 27%. Det er under gjennomsnittsforbruket. Sekretariatet ligger på normalforbruket. Samlet sett er det ingen signaler i regnskapet for 1. tertial som tyder på at kontrollutvalgets budsjett for 2012 ikke skulle være tilstrekkelig., da samlet forbruk for øyeblikket ligger omtrent på normalforbruket. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget tar tertialrapporten for budsjett for kontroll og tilsyn pr. 1. tertial 2012 til orientering. 7

25 SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Regnskapsoversikt Revisors oversikt 8

26

27

28 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2012 STATUSOVERSIKT JUNI 2012 Bakgrunn: Sekretariatet legger til hvert møte fram en oppdatert oversikt for kontrollutvalget over status på bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller, undersøkelser m.m., se vedlegg. Saksutredning: Første del av oversikten viser bestilte prosjekter som ennå ikke er behandlet i kontrollutvalget. Beregnet kostnad til det enkelte prosjekt er også tatt med. Videre følger en oversikt over prosjekter som er behandlet i kontrollutvalget, men ennå ikke lagt fram for bystyret. Det er også tatt med en oversikt over øvrige saker. Vedlegget inneholder videre oversikt over når administrasjonen skal gi lovpålagt tilbakemelding til kontrollutvalget på hvordan bystyrets vedtak knyttet til det enkelte prosjektet er fulgt opp. Til dette møte foreligger oppfølging av tidligere gjennomført forvaltningsrevisjonsrapport innenfor Kommunale utleieboliger til behandling. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar statusoversikten pr. juni 2012 til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen daglig leder Vedlegg: Statusoversikt 9

29

30

31

32

33