Møteinnkalling. Formannskapet. Dagsorden. Utvalg: Møtested: Rådhuset Formannskapssalen. Dato: Tidspunkt: 08:30

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Formannskapet Dato: Tidspunkt: 08:30 Rådhuset Formannskapssalen Forfall med angivelse av forfallsgrunn bes meddelt politisk sekretariat, telefon , e-post: så tidlig at varamedlem kan innkalles med rimelig varsel. Varamedlemmer møter kun etter særskilt innkalling. Dagsorden Godkjenning av innkalling, saksliste, protokoll fra forrige møte. Generalforsamlinger Aspmyra Stadion AS Bopro Banken AS Ekstraordinær generalforsamling Stormen drift AS Orienteringer Kl. 09:30 - Trafikksikkerhetsplanen v/ Leif Håkestad Kl. 09:45 - Aspmyra/Bodø Glimt v/kjell Lorentsen Kl. 10:00 Politihøgskolen v/ Johnny Steinbakk Side1

2 Saksnr PS 14/128 PS 14/129 PS 14/130 PS 14/131 PS 14/132 Innhold Prosjektmandat for utvikling og innføring av helhetlig styringssystem i Bodø kommune Behandling av søknader om økonomisk støtte til prosjekt og arrangement Søknader om tilskudd til private anlegg og fysisk aktivitet Hålogatun - videre drift Avhending, eiendom brannstasjon. Samarbeid med Tine SA. PS 14/133 Søknad om kjøp av tilleggsareal til eiendommen Moen 22 PS 14/134 PS 14/135 PS 14/136 PS 14/137 PS 14/138 PS 14/139 PS 14/140 PS 14/141 PS 14/142 PS 14/143 PS 14/144 RS 14/12 RS 14/13 RS 14/14 Saltstraumen sanitetsforening - kjøp av leid areal til foreningslokale på Straumøya Leie av tomt på Rønvik leira - Bodø Energi AS Søknad om nye lokaler til Kreativt gjenbrukssenter i Salten - Bodøsjøen barnehage Forlengelse av driftsavtale med Geitvågen drift AS Einar Welle, søknad om dispensasjon for bruk av motorkjøretøy i utmark og på islagte vassdrag Kjerringøy Handelssted - søknad om utvidelse av skjenkebevillingen Ad. sak 14/116 - skjenkebevilling i Skagen Gaard Ad. sak 13/216 - serverings- og skjenkebevilling for uteservering i Royal Pizza Rica Hotel Bodø - søknad om serverings- og skjenkebevilling etter eierskifte Matchcon AS - inndragning av serverings- og skjenkebevillingen i The Match Bar Referatsaker Søknad om tilleggsareal for Askeladden 29 - orienteringsak MIND-senteret trinn 2, oppstart av forprosjektarbeid 17. mai rapport PS 14/145 Driftsorganisering Stormen - Oppfølging av bystyrets vedtak i PS 14/27 Side2

3 Økonomikontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 14/128 Formannskapet Prosjektmandat for utvikling og innføring av helhetlig styringssystem i Bodø kommune Forslag til vedtak Fremlagt mandat for prosjektet vedtas 1.0 Bakgrunn for prosjektet Bakgrunnen for dette prosjektet er vedtak i bystyret desember 2012/juni I forbindelse med økonomiplan og årsbudsjett 2013 ble det vedtatt å utarbeide etablering av en ressursenhet for analyse, modernisering og samhandling (RAMS). For å oppnå de politiske intensjonene til RAMS er konklusjonen at det utvikles et helhetlig styringssystem for kommunen med jevnlig og hyppig rapportering til politisk nivå. Et helhetlig styringssystem skal legge til rette for målrettet og gjennomgripende fornying og forbedringsarbeid i hele kommuneorganisasjonen. Videre skal kommunens evne til å drive styring på kort og lang sikt styrkes både administrativt og politisk. 2.0 Hva er et helhetlig styringssystem? Mange kommuneledere og politikere ønsker seg et «dashbord» for å bedre kunne navigere en stor og kompleks organisasjon, samtidig med at man skal kunne til en hver tid vite med stor grad av sikkerhet at man er på riktig vei. Flere kommuner har gode systemer knyttet opp mot økonomi fordi dette er kvalitetssikker informasjon som er lett tilgjengelig. Men et helhetlig styringssystem som også omfatter andre måleområder er lite utbredt. Utbredelsen av styringssystemer i norske kommuner er begrenset. Noe av det som enkelte kommuner har gjennomført kan nok benyttes, men det må vurderes nærmere. Begrenset utbredelse av helhetlige styringssystemer i norske kommuner øker utfordringen i arbeidet med å etablere noe slikt i Bodø kommune. Aktiv og målrettet bruk av styringsdata handler om noe mer enn å anskaffe nye dataløsninger eller innføre standardiserte rapporteringsrutiner i forhold til et sett av utvalgte nøkkeltall. Det handler også om ledelse og praktisk drift i forhold til det planlagte og det uforutsette. Teknologiske løsninger og muligheter må virke sammen med den menneskelige kunnskapen, slik at nødvendig Side3

4 tilpasning og utvikling kan skje i en kontinuerlig prosess. Involvering og opplæring må ivaretas for at et helhetlig styringssystem skal bidra til bedre styring og måloppnåelse. Ledertreningen som er startet i Bodø kommune må også kunne sees i forhold til et helhetlig styringssystem. Lederprestasjoner skal måles gjennom et eget system som inngår i denne ledertreningen. På sikt vil dette kunne inngå i et helhetlig styringssystem og kombinert med øvrige måleindikatorer kan det danne grunnlaget for fremtidige lederavtaler. Utvikling av et helhetlig styringssystem vil i dette prosjektet være avgrenset til å kartlegge kravet til måleindikatorer og tilrettelegge fakta/styringsinformasjon for å få dette distribuert til administrativt og politisk nivå. Kartleggingsprosessen vil også bidra til å øke forståelsen i organisasjonen for et styringssystem. Samtidig må en imøtekomme behovet for mere styringsinformasjon ved å tilrettelegge for den informasjonen som allerede er tilgjengelig. En ytterligere avgrensning av det som oppfattes som et helhetlig styringssystem vil være å avgrense det til den ordinære driften av Bodø Kommune. En stor del av et helhetlig styringssystem er løpende måling av organisasjonens prestasjoner se figur nedenfor. Dette kan omfatte: Økonomi; Måling av økonomisk resultat er for så vidt enkelt ved at det finnes oppdaterte tall til enhver tid. Dette kan oppdateres daglig, men det gjelder å finne frem til sammenstillinger som gir nyttig styringsinformasjon som vil bidra til å holde budsjettene. Side4

5 Produktivitet; Omfanget av aktivitet. For eksempel antall barnehageplasser, vedtakstimer, etc. Effektivitet; Utføres dette til enhetskostnader som er innenfor ønskede rammer eller er bruken av bemanningsressurser akseptabelt. F.eks kostnad pr institusjonsplass, antall elever pr lærer, etc. Tjenestekvalitet; Denne kan være vanskelig å måle da kvalitet ofte er en subjektiv størrelse. Brukerundersøkelser, spesielt innenfor pleie og omsorg vil kunne si noe om tjenestekvalitet på det området. Oppnådde resultater i grunnskolen vil også kunne gi en indikasjon på tjenestekvalitet. Det kan også vurderes om avvik som fremkommer i kvalitetslosen vil kunne belyse tjenestekvalitet. Medarbeidere; Medarbeidere er kommunens viktigste ressurs men også største kostnadsdriver. Utvikling av antall ansatte og sykefravær er aktuelle indikatorer. Ledelse; Ledelse er bl.a styring av ressurser og således ivaretatt av øvrige indikatorer. Egne målinger av lederprestasjoner er en del av sluttproduktet til ledertreningen og kan på sikt inngå som en del av styringssystemet til Bodø Kommune. Løpende målinger vil kreve gode tekniske løsninger både i forhold til datafangst og tilgjengelighet. Et slikt styringssystem må også utvikles gradvis. Formannskap vil kunne gis tilgang, eventuelt kan en vurdere om rådmannen gir en kort presentasjon i hvert formannskapsmøte. Styringssystemet skal ikke erstatte dagens rapporteringsrutiner innen budsjettoppfølging. Teknisk løsning for hyppig og kontinuerlig måling Den tekniske løsningen for et styringssystem som kontinuerlig oppdateres kan deles inn i to hovedområder: Innsamling av data fra kommunens primærsystemer Grafisk presentasjon av styringsdata til ulike nivåer i organisasjonen Innsamling av data bør skje via automatiserte tekniske rutiner. Selv om det ikke er ønskelig kan det bli nødvendig med manuell innmating dersom en ikke finner aktuelle måleindikatorer i fagsystemene. Alle måleindikatorene bygger på en kartlegging gjennomført i alle virksomhetsområder. En aktuell tilnærming er å samle styringsdata i en egen database og at den oppdateres i henhold til behov for oppdatering. Innsamling av data vil kunne avdekke behov for kvalitetsforbedringer i kommunenes primærsystemer. Presentasjonsverktøyet skal være grafisk basert. Det må være enkelt for de ulike lederne på alle nivå intuitivt å forstå det som fremstilles og hvordan systemet skal brukes. For å få bedre oversikt over hvilke muligheter som finnes vil en invitere aktuelle leverandører til å presentere sine produkter innenfor dette område. Dette vil kunne danne grunnlaget for en anskaffelsesprosess. Benchmarking Sammenligning av resultater med andre kommuner er også aktuelt. Gjennom Kostra-analysene er det mulig å gjøre mange sammenligninger som kan bidra til å forbedre driften av egen kommune. Her er det forøvrig viktig å finne frem til aktuelle sammenligningskommuner. I visse sammenhenger kan det være vanskelig å trekke gode konklusjoner fra Kostra-tall, spesielt innenfor pleie og omsorg. En aktuell analyseform er å etablere kontakt med noen få sammenlignbare kommuner for å kunne gjennomføre detaljert benchmarking. Dette vil kunne heve kompetansenivået om egen drift og legge grunnlaget for driftstilpasninger med god presisjon. Andre løsninger I tillegg til løpende styringsinformasjon vil ulike styringsdokumenter, utredninger og analyser også være aktuell styringsinformasjon. I hvor stor grad dette kan gjøres tilgjengelig i et styringssystem Side5

6 som beskrives ovenfor må vurderes. Det som ikke kan integreres i et løpende målesystem gjøres tilgjengelig i et eget opprettet samhandlingsrom i sharepoint. Dette brukes av kommunen i dag hvor det bl.a er opprette et eget samhandlingsrom for politikk. Aktuell styringsinformasjon gjøres tilgjengelig i dette samhandlingsrommet som benevnes «styrhuset». «Styrhuset» kan være tilgjengelig for alle, samt at det kan vurderes koblinger inn mot Solsia og andre samhandlingsrom. Dersom det er aktuelt kan dette samhandlingsrommet også benyttes til oppfølging av vedtak og planer Målsettinger Innføring av et helhetlig styringssystem skal bidra til bedre styring av Bodø Kommune på en slik måte at administrativ og politisk ledelse får informasjon som gir forståelse og oversikt over kommunens driftssituasjon. Utvikling av et helhetlig styringssystem med fokus på økonomi, effektivitet, produktivitet og tjenestekvalitet, samt medarbeiderindikatorer. I etablering og utvikling av et helhetlig styringssystem må alle virksomhetsledere som har ansvaret for kommunens drift være involvert i kartleggingen av aktuelle måleindikatorer. Innføring av tekniske løsninger som kan fungere på kort og lang sikt. Samarbeid med andre kommuner i regionen dersom det er til felles nytte. 4.0 Utviklingsstrategi Helhetlig styringssystem er avgrenset til å få frem målbar styringsinformasjon. Andre elementer som lederavtaler/ledertrening, medarbeideroppfølging, samhandling og oppfølging av handlingsplaner inngår ikke i dette prosjektet. Styringssystemet skal oppfattes som enkelt og tilpasses de ulike brukergruppene Styringssystemet må være lett tilgjengelig. Involvering av nøkkelpersonell i hele organisasjonen. Valg av teknologi gjøres tidlig i prosjektet fordi dette blir distribusjonsverktøyet, samt at implementering av nye verktøy tar tid. Produktpresentasjoner gjennomføres med Microsoft, Kommuneforlaget, AD gruppen (QlickView), SAS institute, Arena (styringsverktøy). Produktpresentasjonen danner grunnlaget for utforming av konkurransegrunnlaget. Siden det tar tid med innfasing av nye tekniske verktøy gjennomføres det et parallelt utviklingsløp med de dataverktøy som allerede er implementert i kommunen. Det vil tilrettelegges et samhandlingsrom i sharepoint med koblinger til Solsia og eventuelt andre portaler. Fremstilling av økonomidata og personelldata (sykefravær mm) vil bli prioritert, siden dette er relativt lett tilgjengelig. Dette skal imidlertid ikke erstatte dagens økonomistyringssystemer/rutiner. Utvikling av indikatorer for effektivitet, produktivitet og tjenestekvalitet skal kun være de viktigste indikatorene. Enhetenes produksjonssystemer skal ivareta detaljene. Indikatorene kan på sikt inngå i lederavtalene. Nytt helhetlig styringssystem må utvikles over tid. En pilot skal være tilgjengelig fra 1. januar Innfallsporten i forhold til Intranett vil vurderes. Et helhetlig styringssystem må brukes for at det skal bli bedre styring. Opplæringsarena kan være ledertreningen som pågår i samme periode. Egne brukermøter må også vurderes. Stabene til kommunalsjefene vil ha fokus og opplæres spesielt. Kommunale foretak er også en del av kommunal drift. Det må vurderes hvordan en kan integrere kommunale foretak i et helhetlig styringssystem. Det vil undersøkes hva andre kommuner gjør og har gjort. Det vil videre utveksles erfaringer med disse. Side6

7 5. 0 Prosjektorganisering Utvikling av et helhetlig styringssystem vil være omfattende og kreve deltagelse fra flere hold. En velger å legge dette opp som et standardprosjekt med krav om deltagelse fra alle deler av organisasjonen. Prosjekteier Økonomidirektør Stephan Skjelvan Prosjektleder Analysesjef Gunnar Sveen Prosjektdeltagere Alle virksomhetsledere. Det gjennomføres minimum et møte mellom analysesjef og virksomhetsleder for å få avklart virksomhetens egenart, måleindikatorer og datakilder. Virksomhetsleder gis anledning til å ta med medarbeidere fra egen organisasjon som kan bidra til å belyse aktuell problemstilling. Økonomiavdelingen, IKT-kontoret og HR-avdelingen må også delta i denne prosessen fordi de er systemeiere på fellessystemer innen økonomi og medarbeiderdata. Egne møter gjennomføres. Prosjektgruppe Det etableres en prosjektgruppe som skal arbeide for å oppnå målsettingen med prosjektet og legge frem aktuell dokumentasjon til styringsgruppen. Denne vil bestå av; Gunnar Sveen - Prosjekt leder/analysesjef Frode Nilsen - IKT sjef Eirik Lie - Organisasjonsrådgiver HR kontoret Representant fra HO Representant fra OK Representant fra TE Det er et krav at representanten fra de ulike avdelingene har en god oversikt over hele avdelingens virksomhet og at vedkommende er representert i staben eller ledernivået til kommunalsjefen. Avdelingsrepresentanten skal ikke komme fra økonomiavdelingen, da dette er et styringsprosjekt som hovedsakelig angår tjenesteproduksjonen i avdelingene. Prosjektgruppen vil kunne endre sammensetning i forhold til fremdriften i prosjektet. Styringsgruppe Styringsgruppen skal kvalitetssikre fremdrift, innhold og involvering som følger av milepælsplanen. Styringsgruppen er rådmannens strategiske ledergruppe (SLM). Prosjektrutiner Prosjektleder rapporterer til styringsgruppen i tråd med milepælsplanen. Styringsgruppen avgjør når det er formålstjenlig å orientere formannskapet. Fremdriften godkjennes fortløpende av styringsgruppen. Ressursspørsmål avklares med styringsgruppen. Prosjektleder har ansvaret for at oppdraget blir utført og levert ihht de føringer som er gitt. Prosjektgruppen møtes jevnlig for å avstemme faglige problemstillinger og fremdrift. Prosjektmedarbeiderne har ansvar for å klarere fravær fra egen arbeidsplass og orientere prosjektleder om ulike problemstillinger som vil forstyrre egen deltagelse. Side7

8 Deltagelse ihht prosjektplanen skal prioriteres og fravær skal klareres i god tid før prosjektmøter. Det lages referater fra alle møter. Prosjektet dokumenteres på kommunens intranettløsning (sharepoint). 6.0 Fremdrift Nedenfor angis en punktvis oppstilling av planlagt fremdrift i prosjektet: Gjennomføre produktpresentasjoner av leverandører innen tekniske løsninger for styringssystemer innen juli 2014 Oppsummere inntrykkene fra produktpresentasjonen og vurdere videre fremdrift i samråd med styringsgruppen innen utgangen august Klargjøre konkurransegrunnlaget for anbud på teknologiske løsninger for styringssystemet. Offentliggjøre dette innen utgangen september. Styringsgruppen tar beslutning når tilbudene er klare. Finansieringsløsninger vurderes i sammenheng med økonomiplanarbeidet for Innfasing nytt styringssystem fra januar Prioritering av styringsinformasjon innen økonomi og medarbeiderinformasjon. Det nye styringssystemet utvikles gradvis i løpet av Gjennomføre møter med virksomhetsledere i løpet av høsten 2014 for å avdekke aktuelle indikatorer og styringsdokumenter, samt kartlegge interne systemer. Kartlegge alle styringsdokumenter som er grunnlag for aktivitetsstyring. Gjennomføre møter med HR og økonomiavdeling utfra at de er systemansvarlig for kjernesystemene innen økonomi og personell. Avklare sentral informasjon innen økonomistyring, sykefravær, etc. Tilrettelegge og utvikle samhandlingsrommet «styrhuset» i kommunens sharepoint-løsning innen utgangen Samle alle aktuelle styringsdokumenter og analyser i «styrhuset». Tilrettelegge for koblinger mellom «styrhuset» og Solsia. Opplæring gjennomføres avdelingsvis fra januar 2015 eller når styringssystemene kan benyttes. Stabene til kommunalsjefene må bli prioritert og opplært til å bruke den styringsinformasjonen som er tilgjengelig. Det vil bli vurdert å utføre noe av opplæringen i forbindelse med ledertreningen. Avdekke hva andre kommuner har gjort av valg i forhold til helhetlig styringssystemer. Innen september Gjennomføre eventuell erfaringsutveksling med aktuelle kommuner. Vurdere om en skal etablere og gjennomføre benchmarking med noen/en av disse kommunene innen sentrale driftsområder. Prosjektgruppen etableres primo august Styringsgruppen v/ SLM involveres i henhold til milepælsplan. Styringsgruppen beslutter når formannskap skal orienteres. Prosjektet avsluttes ved utgangen av Side8

9 7.0 Milepæler Milepæler i prosjektet skal sikre fremdrift og vil være beslutningspunkter som vil involvere styringsgruppen. August Oppsummering av produktpresentasjoner styringssystemer. Avklare veien videre i forhold til utarbeidelse av konkurransegrunnlag. Oppsummering av hva de gjør i andre kommuner. Beslutte deltagere i prosjektgruppen. September Gjennomgang utforming og innhold av «styrhuset» (sharepoint), samt hvordan styringsinformasjon fra styrhuset kan legges ut/kobles mot Solsia. Oktober Valg av styringssystem basert på svar fra anbudsutlysningen. Klargjøre den videre implementeringsplanen og finansiering. November Oppsummering av alle indikatormøter. Valg av indikatorer Januar Status. Eventuell korrigering av videre innhold og fremdrift Avstemme implementering og finansiering. Beslutte en opplæringsplan. Mars Status implementering og opplæring. Mai Evaluere bruken og nytten av etablerte styringssystemer. Beslutte eventuelle korrigerende tiltak. August Oppfølging av bruk. Oppfølging av eventuelle tiltak. November Prosjektavslutning med evaluering. Tidsplanen for teknisk implementering av et styringssystem er optimistisk. Dette krever at anbudsprosessen og valg av system gjennomføres uten forsinkelser. Det er videre uklart hvilken implementeringskapasitet en leverandør av et slikt system besitter, samt hvilke interne ressurser som også vil måtte frigjøres for å få dette gjennomført. Alt dette vil bli klarlagt når et system er valgt. 8.0 Økonomi Utvikling og implementering av et helhetlig styringssystem vil kreve ressurser. Bruk av arbeidstid må finansiere innenfor budsjettrammene til de som deltar i prosjektet. Tilpasning av allerede etablerte systemer som bl.a sharepoint må håndteres innenfor budsjettrammene til økonomiavdelingen og IKT avdelingen. Når det gjelder implementering av et nytt styringssystem, må finansiering vurderes når en har oversikt over hvilke kostnader det vil innebære. Det vil også søkes midler fra eksterne finansieringskilder som skjønnsmidler og utviklingsmidler KS. Samarbeid med andre kommune vil også bli vurdert i denne sammenhengen. Alle økonomiutfordringer vil bli drøftet med styringsgruppen. Dersom det er påkrevd å gå utover fastsatte rammer for sentraladministrasjonen vil også formannskapet bli involvert. 9.0 Kritiske suksessfaktorer Nedenfor listes punktvis de forhold som oppfattes som kritisk å ha fokus på for å sikre et godt resultat av prosjektet: Forankring i organisasjonen for bruk av systematisk styringsinformasjon. Side9

10 Måling i seg selv kan oppfattes som negativt ved at en får mere resultatfokus og mindre aktivitetsfokus. Det kan være liten tradisjon for slike målinger, noe som vil medføre utfordringer knyttet til organisasjonskultur. Tilstrekkelig involvering i prosessen og at ressurser til dette blir prioritert av avdelingene/kommunalsjefene. Finne frem til gode nok indikatorer. Kvaliteten på indikatorene vil kunne påvirke bruksomfang og nytteverdi. Styringssystemets tilgjengelighet blir viktig. En må unngå at det blir for mye «klikking» for å få tilgang til aktuelle styringsdata. Det vil redusere både bruken og nytten. Unngå at systemet blir oppfattet som for dårlig eller at det blir for komplisert. Det blir viktig å fokusere på brukerkompetanse og at det blir gitt tilstrekkelig opplæring. Overholdelse av tidsplanen. Valg og implementering av ny teknologi kan være utfordrende og tidkrevende. Økonomi vil alltid være en utfordring dersom det krever finansiering utover tilgjengelige rammer. Saksbehandler: Gunnar Sveen Rolf Kåre Jensen Rådmann Stephan A. Skjelvan Kommunaldirektør Trykte vedlegg: Ingen <Vennligst ikke slett noe etter denne linjen> Side10

11 Kulturkontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 14/129 Formannskapet Behandling av søknader om økonomisk støtte til prosjekt og arrangement Forslag til vedtak 1. Parkenfestivalen 2014 innvilges tilskudd på kr Kunst i natur for barn innvilges tilskudd på kr Bodø Jazz Open 2015 innvilges tilskudd på kr Sammendrag Søknader om økonomisk tilskudd til kulturelle prosjekt og arrangement skal framlegges formannskapet med administrativ innstilling når søkesummen overskrider kr Søknader under kr behandles administrativt fra samme konto. Det er mottatt 3 søknader om tilskudd til prosjekt og arrangement som skal behandles i denne saken. Administrasjonen anbefaler en tildeling på kr fordelt på de 3 søknadene. Saksopplysninger I denne saken behandles 3 søknader om støtte til kulturelle prosjekt og arrangement. Ordningen har løpende søknadsfrist, og er kunngjort på kommunens hjemmesider. Søknadene er behandlet etter retningslinjer for tilskudd til kulturelle prosjekt og arrangement. Bodø kommunes tilskuddsordninger har som formål å stimulere til aktivitet og produksjon. Barneog ungdomsarbeid har hovedprioritet. Det blir tildelt to typer tilskudd: 1. Driftsstøtte/aktivitetsstøtte til sosiale og kulturelle formål Lag og foreninger kan søke om årlig driftstilskudd, med søknadsfrist 1.mai. 2. Støtte til kulturelle prosjekt og arrangement For å stimulere til økt aktivitet, kan Bodø kommune gi prosjektstøtte til enkeltarrangement. Prosjektenes form og profil er i hvert enkelt tilfelle avgjørende for støtte. Alle lag og foreninger hjemmehørende i Bodø er i utgangspunktet støtteberettiget. Profesjonelle kulturarbeidere hjemmehørende i Bodø kan søke støtte til utstillinger, konserter og forestillinger. Årvisse tiltak Side11

12 prioriteres vanligvis ikke. Søknad sendes med prosjektbeskrivelse og budsjett. Det er ikke utarbeidet eget søknadsskjema. Årvisse festivaler som Parkenfestivalen og Bodø Jazz Open vurderes som støtteberettigede i kraft av de ringvirkningene og synergieffektene de bidrar til for fylkeshovedstaden Bodø som kulturby. Budsjettrammen for økonomisk tilskudd til kulturelle og sosiale formål har blitt redusert fra kr 2 mill. i 2013 til kr. 1,6 mill Dette medfører reduksjon i tildelingene til frivillige lag og foreninger, og vil være årsaken til lavere støttebeløp eller flere avslag, sammenlignet med tidligere år. Barn og unge blir prioritert. Av kr 1,6 mill er det satt av kr for tilskudd til kulturelle prosjekt og arrangement. Resten er satt av til driftsstøtte. Hittil i 2014 er det tildelt kr Det er mottatt søknader på til sammen kr i denne saken, som anbefales tildelinger på kr Det vil da være kr tilgjengelig til nye søknader i andre halvdel av Erfaringsbaserte tall viser at det forventes å motta søknader om tilskudd på rundt kr i andre halvdel av Søknader under kr behandles administrativt fra samme konto Med bakgrunn i de nedtrekkene som har vært gjort, er det behov for å gjøre en vurdering og presisering av retningslinjene for tilskuddsordningene. Innen utgangen av 2014 vil det bli fremmet en politisk sak med forslag til nye retningslinjer for tilskuddsordningene til kulturelle og sosiale formål. Vurderinger 1. Parkenfestivalen Parkenfestivalen søker om tilskudd på kr fra Bodø kommune. Parkenfestivalen gjør en omfattende og profesjonell jobb i forhold til å få nasjonal og internasjonal oppmerksomhet. Gjennom år, har Parken klart å etablere seg som en av landets mest solide festivaler. Festivalen har markert seg positivt ut fra publikumsgrunnlag, økonomi, kvalitet på produksjon, lokal og regional forankring og kvalitet i innhold. Parken har hatt opp mot tilskuere over to dager igjennom flere år. Fokuset på lokale og regionale artister og produksjonsaktører har hele tiden vært en viktig del av festivalen. Dette er noe som har bidratt til at mange har utviklet erfaringer og kompetanse som utvilsomt kommer til nytte. Som en del av det totale bilde for lokal og regionale band er det viktig å ha et fyrtårn på arrangørsiden. Dette gir helt annen oppmerksomhet, i tillegg til et bredt publikum som åpner muligheter også i andre sammenhenger. For festivalbyen Bodø er det viktig å ha en festival som Parken, som i sterk grad også løfter lokale artister og arrangørmiljøer opp og frem. Parkenfestivalen s evne til å mobilisere mange og skape en arena for felles opplevelse i så stor skala er viktig. Parken er ikke lenger et lokalt arrangement, men trekker publikum fra hele landet. Administrasjonen vurderer Parkenfestivalen totalt sett som en av de sentrale aktørene for å etablere Bodø som en by med nasjonale og internasjonale kulturambisjoner, og fremhever spesielt kompetansen det målrettede arbeidet gir de lokale samarbeidspartnerne. I 2011 fikk Parkenfestivalen kr i økonomisk støtte fra Bodø kommune. Med bakgrunn i budsjettendringene 2012 og 2013, ble støtten redusert til kr Med bakgrunn i redusert tilskuddsbudsjett i 2014, anbefaler administrasjonen en tildeling på kroner kr Side12

13 2. Kunst i natur for barn Ane Øverås søker om kr i støtte til prosjektet Kunst i natur for barn i alderen 4 16 år, august på Kjerringøy. Profesjonelle kunstnere, med bred erfaring med undervisning i kunst blant annet via Bodø kunstforening, Den kulturelle skolesekken og Bodø kulturskole, er instruktører. Administrasjonen anbefaler en tildeling på kroner kr Bodø Jazz Open 2015 Bodø Jazz Open (BJO) søker om kr til festivalen som arrangeres for femte gang i januar BJO har løftet festivalen opp i eliteserien blant jazzfestivaler, nasjonalt så vel som internasjonalt, og blir lagt merke til som en seriøs og stabil arrangør med profesjonell plattform. Festivalen er også godt lagt til rette for barn, unge og amatører med lokal tilknytning, men har ambisjoner om å etablere BJO som en festival å regne med i en Europeisk sammenheng. BJO har i sin søknad skissert et budsjett for , med en årlig støtte fra Bodø kommune på kr Administrasjonen anbefaler ikke at det blir inngått en fast tilskuddsavtale med Bodø Jazz Open i en tid der man arbeider med å justere ned nivået i forhold til fremtidige driftstilpasninger. Med bakgrunn i redusert tilskuddsbudsjett i 2014, anbefaler administrasjonen å opprettholde tildeling på samme nivå som i 2013, på kroner kr Konklusjon og anbefaling Det er i budsjettet for 2014 satt av kr for tilskudd til kulturelle prosjekt og arrangement. Hittil i 2014 er det tildelt kr Det er mottatt søknader på til sammen kr i denne saken, som anbefales tildelinger på kr Det vil da være kr tilgjengelig for senere fordeling. Søknader under kr behandles administrativt fra samme konto Retningslinjene for tildeling av tilskudd til prosjekt og arrangement er førende for administrasjonens forslag til vedtak. Saksbehandler: Hege Ness Grøtterud Rolf Kåre Jensen Rådmann Arne Øvsthus kommunaldirektør Utrykte vedlegg: Søknadene følger saken som utrykte vedlegg. Side13

14 Kulturkontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 14/130 Formannskapet Søknader om tilskudd til private anlegg og fysisk aktivitet Forslag til vedtak 1. Bodø Volleys anlegg i Mørkvedlia blir ikke utført i 2014, og tilskudd kr ,- inndras. 2. Administrasjonens innstilling på tilskudd til private anlegg og fysisk aktivitet tas til følge: Tilskudd til private anlegg og fysisk aktivitet # Søker Tiltak Søknadssum Innstilling a Bodø og Omegn Turistforening 7-toppsturen 2014 kr kr - b Grønnåsen IL Grønnåsen sandvolleyballbane kr kr c Bodø Squashklubb Reetablering av squashbaner kr kr Sum kr kr Midlene kr ,- belastes konto Midlene utbetales når tiltaket er gjennomført og rapport med regnskap er mottatt. Sammendrag I saken foreslås det omfordelt tilskudd på til sammen kr ,-, til nye søknader som er mottatt etter søknadsfristen 15. januar 2014, om tilskudd til private anlegg og fysisk aktivitet. Saksopplysninger Det ble i formannskapets PS 14/39 «Søknader om tilskudd til private anlegg og fysisk aktivitet» den fordelt i alt kr ,- i tilskudd til lag og foreninger. Bodø Volley ble i møtet tildelt kr ,- til Mørkvedlia sandvolleyballbaner. De har trukket søknaden sin da de ikke har finansiering på plass til oppstart av prosjektet i Det foreslås i denne saken å omfordele midlene. Følgende tre organisasjoner har søkt: Tilskudd til private anlegg og fysisk aktivitet # Søker Tiltak Søknadssum a Bodø og Omegn Turistforening 7-toppsturen 2014 kr b Grønnåsen IL Grønnåsen sandvolleyballbane kr c Bodø Squashklubb Reetablering av squashbaner kr Sum kr Side14

15 Vurderinger I formannskapets PS 14/39 «Søknader om tilskudd til private anlegg og fysisk aktivitet» ble det vurdert slik at søknader til nye prosjekter og søknader til fysiske tilretteleggingstiltak bør prioriteres foran søknader til allerede etablerte arrangement. Tiltak som var nevnt i Bodø kommunes plan for idrett og friluftsliv ble i forrige sak prioritert høyt. Beskrivelse og vurdering av søknader om støtte: a. Bodø og Omegns Turistforening Bodø og Omegns Turistforening har søkt om kr ,- i støtte til 7-toppsturen toppsturen er et årlig turarrangement i Bodømarka som ble arrangert for tiende gang i Bodø kommune bruker årlig mye ressurser på tilrettelegging av sti- og løypenettet i Bodømarka. Over de siste 10 årene er det brukt midler på store deler av løypenettet. Med begrensede tilskuddsmidler må Bodø kommune prioritere mellom allerede større etablerte arrangement som går godt økonomisk og nye prosjekter og fysiske tilretteleggingstiltak. Bodø og Omegns Turistforening innstilles ikke på støtte til 7-toppsturen. b. Grønnåsen IL Grønnåsen IL har søkt om kr ,- i støtte til sand til sandvolleyballbanen på Grønnåsen. Banen på Grønnåsen er en av få sandvolleyballbaner i Bodø. Grønnåsen IL innstilles på kr ,- i støtte til sand til sandvolleyballbanen på Grønnåsen. c. Bodø Squashklubb Bodø Squashklubb har søkt om kr ,- i støtte til demontering, flytting og reetablering av squashbanene på Stamina City Nord til nytt lokale i Bodø Næringspark. Squashbanene på Stamina City Nord skal rives i forbindelse med utvidelsen av City Nord. I den forbindelse er Bodø Squashklubb tilbydd å overta banene. Banene på City Nord er de eneste i Bodø kommune, og uten reetablering vil Bodø Squashklubb stå uten anlegg til å utøve sin idrett. Reetableringen av banen vil klubben utføre på dugnad. Bodø Squashklubb innstilles på kr ,- i støtte til flytting av squashbanene fra City Nord til sine nye lokaler. Saksbehandler: Rune Lund Sommerseth Rolf Kåre Jensen Rådmann Arne Øvsthus Kommunaldirektør Side15

16 Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Kulturkontoret Saksnummer Utvalg Møtedato 14/131 Formannskapet Hålogatun - vurdering av driftsform Forslag til vedtak 1. Bodø kommune skal sammen med Adelsteen Normann Stiftelsen sette i gang prosessen med å vurdere relokalisering av kunstsamlingen fra Hålogatun til lokaler som er bedre egnet til formålet. Egen sak om dette vil blir lagt frem til politisk behandling høsten Eiendomskontoret vil fremlegge egen sak om videre utleie/bruk av Hålogatun når det foreligger avklaring av lokalisering av Adelsteen Normann-samlingen. Sammendrag I denne saken legges det opp til at Bodø kommune sammen med Adelsteen Normann Stiftelsen (ANS) skal sette i gang prosessen med å vurdere en relokalisering av kunstsamlingen fra Hålogatun over til lokaler som er bedre egnet til oppbevaring og formidling av denne. En god løsning for profesjonell kunstfaglig oppbevaring og formidling av kunstsamlingen vil bli lagt til grunn i vurderingene. Kommersiell utnyttelse av Hålogatun eller salg av hele eiendommen vurderes av Eiendomskontoret. I påvente av en avklaring om videre drift eller salg av Hålogatun, har Bodø kommune inngått en midlertidig driftsavtale med Bodø selskapsservice v/ Worses Limited frem til Tandbergerne benytter deler av 2.etasje til visning av Tandbergprodukter, etter løpende leiekontrakt. Harald Bodøgaard har tilbydd ANS å stille ut og magasinere kunstsamlingen på Galleri Bodøgaard mot en årlig husleie. Sekundært kan det vurderes hvordan Stormen bibliotek kan fungere som visningsarena. Bodø kommune eier fem av bildene i samlingen, ellers er det 7 private og 24 verk i stiftelsens eie. Saksopplysninger Hålogatun, Fylkesmannsboligen, sto ferdig i Bodin kommune ga arkitektene Harald Sund og August Nielsen i 1916 i oppdrag å regulere og lage plan for en del av Reinsletta. I denne planen inngikk også en residens for amtmannen, som seinere ble fylkesmannen. Dagens rundkjøring er et resultat av denne snart hundre år gamle reguleringen. Klassisismen som stilart, og Side16

17 nasjonalromantikken, sto sterkt i landet på denne tiden, noe Hålogatun bærer preg av. Bygningen var opprinnelig malt i mørke farger for å gi bygget en nasjonal karakter. I dag er bygget hvitmalt. Driftsavtalen for Hålogatun mellom Bodø kommune og Tusenhjemmet Bodø AS gikk ut ANS sin bruksavtale på Hålogatun ble inngått mellom Bodø Boligbyggelag Tusenhjemmet, og ANS har pr dags dato ingen gjeldende leie- eller bruksavtale med Bodø kommune. Tandbergerne har løpende leieavtale frem til , med tre måneders gjensidig oppsigelse. De benytter deler av 2.etasje til visning av Tandbergprodukter. Bodø kommune har inngått en midlertidig driftsavtale med Bodø selskapsservice v/ Worses Limited, med varighet De benytter 1.etasje på Hålogatun til næringsvirksomhet i form av catering/serveringslokale. Leietaker betaler kr pr måned i leie for lokalene og en andel av strømutgiftene, og dekker alle driftskostnader forbundet med egen virksomhet. ANS vurderer Hålogatun som lite gunstig på lang sikt som oppbevaringssted for samlingen, både mht. lys, fuktighet, temperatur og mulig fysisk skade. Bodø kommune skal bidra i prosessen for å utrede ulike aspekter ved en relokalisering av kunstsamlingen til ANS, fra Hålogatun til andre og bedre egnede lokaler. ANS mottok kr i fast årlig støtte inntil 2008, men mistet dette etter budsjettvedtak i I 2013 ble det etter politisk vedtak i formannskapet PS 13/111 innvilget kr som et engangsbeløp til ANS, for å dekke en andel av forsikringspremien for bildene. Styret i ANS behandlet i sak 5 på årsmøtet ANS og fremtidig drift. Deres vurdering er at etter at det kommunale tilskuddet falt bort fra 2009, er handlefriheten for styret betydelig redusert. Med stadig lavere medlemsinntekter og uten kommunal støtte er det ikke mulig for styret å erverve nye bilder og drive aktivt formidlingsarbeid i nåværende lokaler. Styret er derfor demotivert for å fortsette driften av Stiftelsen. Med et minimumstilskudd på kr til kr per år, kan det være mulig å etablere et styre som vil drive videre ut fra en minimumsløsning i nåværende lokaler I notat til kommunen, datert 28.mai 2014, skriver ANS: Organisasjonen; det er liten interesse i styret for å delta i driften, få møter frem på styremøter og deltar i dugnadsarbeidet. Primus motor i Venneforeningen gjennom mange år, trekker seg. Det er vanskelig å få noen til å overta oppgaven med kontingentinnkreving. Venneforeningens to styremedlemmer ønsker å trekke seg fra styret og det er ingen som vil overta. Styret har bedt om tilbud fra to profesjonelle aktører for visning av visuell kunst og mottatt tilbud fra én av dem, Bodøgaard kunst og kultur. Tilbudet for magasin og eksponering er på ca kr per år. Beløpet er langt over det Stiftelsen og kommunen, gjennom tilskudd, har mulighet for å finansiere. Vurderinger ANS sin kunstsamling er utstilt i lokalene som benyttes til næringsvirksomhet i form av utleie til selskaper. Kulturkontoret vurderer kombinasjonen av å stille ut kunst som har en forsikringsverdi på ca kr med selskapsutleie, som sårbar. Kunstsamlingen utsettes for unødig risiko og lokalene har begrenset egnethet til kunstutstilling i kombinasjon med selskapsutleie. Primæroppgaven til ANS er synlighet og formidling. Situasjonen for ANS s videre drift er kritisk. Manglende medlemsmasse, begrenset økonomi (inntekter/tilskudd), samt problemer med å rekruttere personer inn i styret skaper stor usikkerhet for ANS fremtid. Uten kommunalt minimumstilskudd på kr vil det i følge ANS ikke være mulig å drifte foreningen videre. Dette forutsetter at driften er i nåværende lokaler, med Bodø selskapsservice som ansvarlig drivere av selskapslokalene. Spørsmålet om en eventuelt økt årlig driftsstøtte må gis vanlig vurdering i forbindelse med økonomiplanarbeidet for Et fremtidig driftstilskudd bør vurderes uten bindinger til en selskapsdrift. ANS har innhentet tilbud fra Bodøgaard om profesjonell overtaking av samlingen og permanent eksponering. Tilbudet på kr er i følge ANS urealistisk. En slik Side17

18 løsning vil innebære at stiftelsen blir en ren stiftelse uten driftsramme. Kommunens hovedanliggende vil være å avklare hva som må til for forvaltning av ANS sin kunstsamling. En relokalisering av kunstsamlingen til Galleri Bodøgaard representerer et løft inn i et profesjonelt kunstmiljø, hvor nettopp synlighet og formidling også er primære oppgaver for kunst- og kulturopplevelser i større skala. I første omgang anbefales det at kommunen igangsetter en prosess for å utrede hvordan det kan etableres et samarbeid mellom Bodø kommune og ANS. Siktemålet er å få på plass en avtale (en minimumsløsning) om oppbevaring og formidling av ANS-kunsten i Galleri Bodøgaard. En slik løsning vil forutsette et kommunalt driftstilskudd til ANS for leie. Det anbefalers at en eventuell avtale, med økonomiske konsekvenser, mellom ANS og Galleri Bodøgaard legges frem som egen sak i løpet av høsten Tandbergerne er en ideell organisasjon som benytter deler av 2.etasje til kulturhistorisk arbeid med å samle inn, dokumentere og formidle Tandbergprodukter, og har en unik og omfattende samling. Dagens drivere, Bodø selskapsservice, er godt fornøyde med samarbeidet med Tandbergerne, og ser at de har gjensidig utbytte av hverandre. Tandbergerne betaler eget strømforbruk men ingen leie for lokalene. De utfører noe forefallende, lettere vedlikehold i og utenfor bygget. Den gamle fylkesmannsboligen fremstår som ærverdig og attraktiv. Hålogatun er et ettertraktet selskapslokale som er godt egnet til selskapsutleie, og har vært brukt til dette formålet i mange år. Erfaringer fra Tusenhjemmet Bodø AS og Bodø selskapsservice viser at det er stor interesse fra publikum om å benytte lokalene til ulike markeringer. Langsiktig leieavtale er en forutsetning for forutsigbar drift og vilje til å satse på å utvikle Hålogatun som selskapslokale. Saken har vært drøftet med Eiendomskontoret, som vil framlegge egen sak om videre utleie/bruk av Hålogatun når det er avklart hva som skjer med ANS kunstsamling. Konklusjon og anbefaling Kulturkontoret sitt hovedanliggende er å bidra til en best mulig forvalting av Adelsteen Normann Stiftelsen sin kunstsamling. Administrasjonen vil anbefale at det settes i gang en prosess for å utrede hvordan det kan etableres et samarbeid mellom Harald Bodøgaard og ANS, og at det inngås avtale om oppbevaring og formidling av Adelsteen Normann-kunsten på Galleri Bodøgaard. På sikt kan det eventuelt vurderes om kunstsamlingen skal flyttes til Stormen bibliotek. En eventuell avtale mellom ANS og Galleri Bodøgaard legges frem som egen sak innen oktober Eiendomskontoret blir ansvarlig for å avklare videre drift eller eventuelt salg av Hålogatun. Med bakgrunn i de positive erfaringene med selskapsutleie i 1. etasje, foreslås det at dette blir tatt med i vurderingen av fremtidig bruk av huset. Eiendomskontoret vil legge frem en egen sak om videre utleie/bruk av Hålogatun når det foreligger en avklaring av en fremtidig lokalisering av ANS kunstsamling. Saksbehandler: Hege Ness Grøtterud Rolf Kåre Jensen Rådmann Arne Øvsthus kommunaldirektør Trykte vedlegg: Adelsteen Normann Stiftelsen notat Side18

19 Utrykte vedlegg: Adelsteen Normann samlingens sikkerhet Side19

20 ADELSTEEN NORMANN STIFTELSEN Notat ANS og fremtidig drift Nåsituasjon 1. Bildesamlingen Den henger på Hålogatun og består av 5 kommunale, 7 private og 24 verk i stiftelsens eie. Forsikringssum ca kr 2,5 mill. Liten eksponering for publikum, bortsett fra fire åpne søndager i januar/februar og de få selskapene som arrangeres i lokalene. Hålogatun er på lang sikt ikke gunstig som oppbevaringssted for samlingen, både mht. lys, fuktighet, temperatur og mulig fysisk skade. 2. Organisasjonen Det er liten interesse i styret for å delta i driften, få møter frem på styremøter og deltar i dugnadsarbeidet. Primus motor i Venneforeningen gjennom mange år, trekker seg. Det er vanskelig å få noen til å overta oppgaven med kontigentinnkreving. Venneforeningens to styremedlemmer ønsker å trekke seg fra styret og det er ingen som vil overta. 3. Økonomi Etter at det kommunale tilskuddet falt bort fra 2009, er handlefriheten for styret betydelig redusert. Stiftelsen har ubetydelige inntekter og må støtte seg på bidrag fra Venneforeningen. Men når medlemstallet tørker inn, vil tilskuddet synke. Da må styret i ytterste konsekvens personlig bidra med midler til driften. Ønskete/mulige situasjoner 1. Profesjonell overtaking av samlingen og permanent eksponering Styret har bedt om tilbud fra to profesjonelle aktører for visning av visuell kunst og mottatt tilbud fra én av dem, Bodøgaard kunst og kultur. Tilbudet for magasin og eksponering er på ca kr per år. Beløpet er langt over det Stiftelsen og kommunen, gjennom tilskudd, har mulighet for å finansiere. Urealistisk. Mulig forhandlingsløsning ved kobling med annen kommunal bruk av visuell kunst, f eks Den kulturelle skolesekk etc. Stiftelsen blir en ren eierstiftelse uten driftsansvar. 2. Profesjonell magasinering og periodisk visning Kulturkontoret har av Bodøgaard k&k fått en pris på ca kr for magasinering av bildene, med tanke på sporadisk visning i Stormen og andre arenaer. Kan være en mulighet, men kanskje for svak etterleving av Stiftelsens formål i vedtektenes 2. Stiftelsen blir en ren eierstiftelse med lite eller intet driftsansvar. 3. Status quo med kommunal støtte Med stadig lavere medlemsinntekter og uten kommunal støtte er det ikke mulig for styret å erverve nye bilder og drive aktivt formidlingsarbeid i nåværende lokaler. Styret er derfor demotivert for å fortsette driften av Stiftelsen. Med et minimumstilskudd på kr til kr per år, kan det være mulig å etablere et styre som vil drive videre ut fra en minimumsløsning i nåværende lokaler og med Bodø Selskapsservice som ansvarlig driver av selskapslokalene, med en avtaleperiode på minimum to år. 4. Endring av vedtektene 6 Styret. Siden det under nåværende økonomiske og driftsmessige situasjon er vanskelig å få styret til å fungere, bør styret, dersom en igjen oppnår økonomisk grunnlag for videre drift, endre styresammensetningen til to kommunalt valgte og tre valgt av Venneforeningen, alle med personlige varamedlemmer. 5. Nedlegging/oppheving av Stiftelsen, jf. Stiftelsesloven 52, se også 45 til 48. Stiftelsens eiendeler gis som gave til Bodø kommune. Styret i Adelsteen Normann Stiftelsen Bodø, 28. mai 2014 Sak 5 Årsmøtet 2014 Vedtak: Notatet, med innarbeidede endringer, oversendes kulturkontoret Bodø kommune. Side20

21 Eiendomskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 14/132 Formannskapet Avhending, eiendom brannstasjon. Samarbeid med Tine SA. Forslag til vedtak 1. Bodø kommune samarbeider med Tine SA om felles salg meieri-eiendommen og brannstasjon-eiendommen. 2. Samarbeidsavtale mellom Tine SA og Bodø kommune godkjennes. 3. Bodø kommune leier brannstasjon-eiendommen, etter salg, fram til den nye brannstasjonen er satt i full drift. Administrasjonen gis fullmakt til å inngå denne leieavtalen. Sammendrag Formannskapet vedtok følgende: 1. Bodø kommune samarbeider med Tine SA om felles salg meieri-eiendommen og brannstasjon-eiendommen. 2. Det skal legges fram forslag til intensjonsavtale for formannskap før samarbeid om salg blir endelig godkjent. Tine SA har lagt ned produksjonen ved meieriet i Bodø. Tine SA har besluttet å selge eiendommen. Eiendommen er ca. 2 dekar. Bodø kommune har vedtatt å bygge ny brannstasjon. Den nye brannstasjonen vil være i drift i løpet av 2015/2016. Brannstasjonen i sentrum skal nedlegges og eiendommen skal selges. Eiendommen er ca. 2,3 dekar. Eiendommene utgjør et eget kvartal mellom Dronningens gate og Kongens gate. Ved et felles salg av begge eiendommene vil en aktør (kjøper) kunne ha et større spillerom for utvikling av eiendommene, og som vil være positivt for byutviklingen av Bodø sentrum. Et felles salg av begge eiendommene vil kunne gi en høyere pris enn ved salg av eiendommene hver for seg. Tine SA og Bodø kommune er enig i at intensjonsavtale endres til samarbeidsavtale. Tine SA og Bodø kommune v/eiendomskontoret har diskutert forslag til samarbeidsavtale. Tine SA har gitt sin tilslutning til samarbeidsavtale om felles salg av eiendommene med Bodø kommune. Side21

22 Bodø kommune skal etter et salg av brannstasjon-eiendommen, leie eiendommen tilbake inntil den nye brannstasjonen er satt i full drift. Saksopplysninger Tine SA har besluttet å selge meierieiendommen. Produksjonen ved meieriet ble avsluttet for flere år siden. Alt av produksjonsutstyr er flyttet ut av lokalene. Tine SA har startet forberedelsene for salg av eiendommen. Brannstasjonen i Bodø sentrum er naboeiendom, med felles grense, til meierieiendommen. Bystyret har vedtatt at det skal bygges ny brannstasjon, og denne skal kunne tas i bruk i løpet av 2015/2016. Etter at den nye brannstasjonen er tatt i bruk avvikles brannstasjonsdriften i sentrum. Begge eiendommene, meieriet og brannstasjonen, utgjør et eget kvartal mellom Dronningens gate, Kongens gate, Bankgata og Rådhusgata. Eiendommene er i areal ca 4,3 dekar. Kvartalet er regulert til kombinasjon næring/bolig (sentrumsplanen). Eiendommene har blitt taksert hver for seg, og kvartalet sett under ett. Takstene anslår at salg av kvartalet sett under ett kan gi en merverdi på ca %. Styret i Tine SA har gitt sin tilslutning til et samarbeid om felles salg av eiendommene med Bodø kommune. Vurderinger Kvartalet; meieriet og brannstasjonen, er en del av Bodø sentrum. Kvartalet skal transformeres/omdannes til nye funksjoner. Det er sjelden at et helt kvartal i sentrum kan legges ut for salg. En slik mulighet gir et større handlingsrom for kjøper til utvikling av hele kvartalet. Ved en god prosjektering av kvartalet sett under ett, vil en kunne få en god utnyttelse av eiendommene. Dette vil også kunne gi en byutvikling i tråd med kommunens overordnede ønsker. Salg av eiendommene hver for seg vil kunne gi en mindre god utnyttelse. Både styret i Tine SA og rådmannen er enig i at prosjektering av hele kvartalet, sett under ett, vil være positivt for byutviklingen av Bodø sentrum. Dette kommer også til uttrykk i de takstene som er innhentet for eiendommene. Takstene antyder at ved felles salg av eiendommene vil en kunne få % mer enn ved salg av eiendommene hver for seg. Rådmannen vurderer salg og oppgjør straks som det beste alternativet, når kjøper har undertegnet avtale. Kommunen leier brannstasjonen tilbake til fastsatt leiepris. Alternativt kunne en vente med salg og oppgjør til ny brannstasjon er satt i full drift. Utgift til leie av brannstasjonen dekkes av renteinntekt fra salg av eiendommen. Det vil ikke medføre større omkostninger for kommunen med et oppgjør straks, enn ved å vente med salg og oppgjør til ny brannstasjon er satt i full drift. Ved salg og oppgjør straks så er en sikret at prosessen med avhending av eiendommen er gjennomført. En kjøper får hånd om eiendommen samtidig som den er sikret leieinntekt i perioden fram til ny brannstasjon er satt i full drift. En kjøper vil trenge ett til to år med detaljplanlegging før start av anleggsarbeid på eiendommene. Side22

23 Rådmannen anbefaler godkjenning av samarbeid med Tine SA og Bodø kommune om salg av kvartalet under ett. Konklusjon og anbefaling Rådmannen tilrår at Bodø kommune samarbeider med Tine SA om felles salg av Meierieiendommen og Brannstasjon-eiendommen. Rådmannen tilrår at samarbeidsavtalen mellom Tine SA og Bodø kommune godkjennes. Saksbehandler: Geir Moen Rolf Kåre Jensen Rådmann Thor-Arne Tobiassen Eiendomssjef Trykte vedlegg: Vedlegg 1 Samarbeidsavtale. 2 Kart Utrykte vedlegg: Ingen Vennligst ikke slett noe etter denne linjen> Side23

24 Samarbeidsavtale Mellom Tine SA og Bodø kommune inngås i dag en avtale om samarbeid om felles salg av meierieiendommen og brannstasjon-eiendommen i Bodø kommune. Eiendommene er nabo til hverandre og utgjør et eget kvartal mellom Dronningens gt, Kongens gt, Bankgata og Rådhusgata. Tine SA og Bodø kommune har sammenfallende interesse i å legge eiendommene ut for salg. Det vil være positivt for byutviklingen å kunne tilby et helt kvartal for prosjektering. Det kan også gi en merverdi å inngå samarbeid om felles salg av eiendommene. Eiendommene selges samlet, og oppgjør (salgssum) innbetales etter at kjøpekontrakter er undertegnet. Det skal inngås separate kjøpekontrakter for hver av eiendommene. Bodø kommune leier brannstasjon-tomt inntil ny brannstasjon er satt i full drift. Avtalen avklarer samarbeid om prosess og salg av eiendommene. 1. Tine SA er eier av meierieiendom gnr 138 bnr Bodø kommune er eier av brannstasjoneiendommen gnr 138 bnr Gnr 138 bnr 2035 (meieri) er i hht beregnet areal 1988 m 2. Gnr 138 bnr 4686 (brannstasjon) er i hht matrikkelbrev 2282 m 2. Eiendommene utgjør et eget kvartal mellom Dronningens gate, Kongens gate, Bankgata og Rådhusgata. 3. Tine SA og Bodø kommune er enig om et felles salg av eiendommene. Et felles salg i denne sammenheng betyr bla enighet om: a. Tidslinje/framdriftsplan b. Bruk av megler c. Enighet om hvordan budrunder skal gjennomføres d. Enighet om nedre grense for bud e. Prinsipp om fordeling av kjøpesum f. Eiendommene avhendes til samme tidspunkt for kjøper g. Uttalelse til media 4. Tidslinje/framdriftsplan a. Godkjenning av styret i Tine SA, og Formannskap, Bodø kommune om felles salg. Innen 25 juni b. Valg av megler. Utgang av aug 2014 c. Megler starter salgsprosess aug/sept 2014 d. Salg gjennomført. Utgang av Bruk av megler Side24

25 a. Anskaffes i hht til reglene om offentlig anskaffelser. b. Partene avklarer med megler hvordan budrunder skal gjennomføres c. Utgifter til megler fordeles mellom partene på samme måte som fordeling av kjøpesum. Se pkt 7d. d. Det skal inngås separate kjøpekontrakter for hver av eiendommene. Tine SA inngår en egen kjøpekontrakt for meieritomten. Bodø kommune inngår egen kjøpekontrakt om brannstasjon-tomten. 6. Nedre grense for bud - Ved bud under takst må Styret i Tine SA og Formannskap i Bodø kommune godkjenne bud. 7. Fordeling av kjøpesum a. Fordeling av kjøpesum skjer etter en vekting av gjennomførte takster, og forholdet areal mellom eiendommene. Fordeling vektes med 50 % av takst og 50 % av areal. b. Gnr 138 bnr 2035 (meieritomt): 1988 m 2 og verditakst 21,5 mill c. Gnr 138 bnr 4686 (brannstasjon-tomt): 2282 m 2 og verditakst 27,5 mill. d. Ved bud, gjelder følgende fordeling av kjøpesum: i. Meieritomt: 45,3 % av kjøpesummen. ii. Brannstasjon-tomt: 54,7 % av kjøpesummen. e. Tidspunkt mm vedr Innbetaling av kjøpesum fra kjøper til selgere avtales med megler. 8. Eiendommene avhendes til samme tidspunkt. a. Meieritomt og brannstasjontomt avhendes til samme tidspunkt etter at kjøpesum er innbetalt. b. Kjøper leier ut brannstasjontomt til Bodø kommune fram til 1/ Årlig leiepris settes til kr 1,0 mill. c. Hvis den nye brannstasjonen ikke er satt i full drift innen 1/ forlenges leieavtalen med Bodø kommune. Leiepris justeres i hht konsumprisindeks. 9. Uttalelse til media, presse a. For Tine SA uttaler sjefen for Kommunikasjon seg (eller den han utpeker) til media/presse. b. For Bodø kommune uttaler rådmannen eller eiendomssjefen seg til media/presse. 10. Lovvalg og tvisteløsning. a. Avtalen reguleres etter norsk rett. b. Tvister mellom partene skal søkes løst gjennom forhandlinger. Dersom partene ikke kommer til enighet, skal tvisten løses ved de alminnelige domstoler, hvor eiendommene ligger, med Salten tingrett som verneting. 11. Forbud mot salg i avtaleperioden. a. Eiendommene kan ikke selges hver for seg i avtaleperioden b. Eiendommene skal selges samlet i avtaleperioden. Side25

26 12. Diverse a. Hver av partene er ansvarlig for og bærer utgiftene med å rydde sin egen eiendom. b. Partene har ikke rett til å gjøre endringer med eiendommene som forringer eiendommenes verdi vesentlig. c. Dersom eiendommenes verdi endres vesentlig, uansett grunn, skal partene reforhandle punkt 7 om fordeling av kjøpesummen. 13. Avtaleperiode a. Denne avtalen gjelder fra dato for undertegning til b. I avtaleperioden kan hver av partene si opp avtalen med 3 måneders skriftlig varsel. c. Hver av partene kan heve avtalen dersom den annen part vesentlig har misligholdt sine forpliktelser etter avtalen. Sted.Dato. TINE SA Sted.Dato.. For Bodø Kommune Side26

27 Side27

28 Eiendomskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 14/133 Formannskapet Søknad om kjøp av tilleggsareal til eiendommen Moen 22 Forslag til vedtak 1. Eirinn og Runar Sjåvik får kjøpe ca. 60 m² av kommunens eiendom gnr. 70/300 som tilleggsareal til Moen 22, gnr. 70/ Prisen settes til kr 383,- pr. m². 3. Salget er betinget av at det innvilges dispensasjon fra gjeldende plan, eller at endring av reguleringsplan godkjennes før tiltaket kan gjennomføres, samt at gangpassasjen som munner ut i det areal som benyttes til innkjørsel ikke stenges. 4. Kjøper må selv initiere/tilrettelegge for en sak om omdisponering av arealet iht. plan- og bygningsloven. Kjøper gis en frist på 2 år fra vedtaksdato med å avklare spørsmålet om omdisponering av arealet. 5. Kjøper dekker kostnader forbundet med fradeling, dispensasjoner, regulering, oppmåling, tinglysing og dokumentavgift mv. 6. Netto salgsinntekt settes av til tomteutbyggingsfondet. Sammendrag Eirinn og Runar Sjåvik, som eier av Moen 22, gnr. 70/457, har søkt om å få kjøpe ca. 60 m² kommunalt areal som omfatter deler av eiendommens innkjørsel. Samtidig søker de om å få kjøpe resterende del av friområde, ca. 290 m². Med bakgrunn i prinsipper og kriterier for salg av tilleggsareal vedtatt av formannskapet i møte , anbefaler rådmannen salg av det areal som omfatter deler av eiendommens innkjørsel. Prisen settes til kr 383,- pr. m². I tillegg må kjøperen dekke kostnadene forbundet med fradeling, dispensasjoner, regulering, oppmåling, tinglysing og dokumentavgift mv. På vedlagte oversiktskart er det areal som tilbys vist med svart skravur, mens det areal søkerne i tillegg ønsker å kjøpe er vist med rød skravur. Saksopplysninger Eirinn og Runar Sjåvik, som eier av Moen 22, gnr. 70/457, har søkt om å få kjøpe ca. 60 m² av kommunens eiendom gnr. 70/300. Omsøkt areal omfatter deler av eiendommens innkjørsel. Av søknaden fremgår at innkjørselen ble anlagt samtidig som huset ble bygd i Samtidig søker de i tillegg om å få kjøpe ca. 290 m² av nevnte kommunale eiendom beliggende på nordsiden av søkers eiendom. Omsøkte arealer er i regulering/bebyggelsesplan for Moen vedtatt i 1978 avsatt til felles lek. Arealene er en del av en sammenhengende grønnkorridor mot skolen. Mellom eiendommene Moen 20 og 22 går det en gangpassasje som munner ut i det areal som nyttes til innkjørsel for Moen 22. Side28

29 I forbindelse med behandlingen av søknaden er det innhentet uttalelse fra Kulturkontoret og Byplan. Vurderinger Kulturkontoret sier i sin uttalelse at omsøkte arealer er en del av en sammenhengende, bilfri grønnkorridor mot skolen. De mener at et salg av det areal som i dag tjener som innkjøring til eiendommen ikke vil ha betydning for dagens bruk av grønnkorridoren så lenge området ikke gjerdes inn eller sperres mot snarveien. Når det gjelder salg av den resterende delen av friområdet, så anbefaler de ikke at søknaden imøtekommes. Byplan konkluderer i sin uttalelse med at lekearealet bør tilbakeføres til regulert funksjon, herunder også det areal som i dag brukes som innkjørsel til eiendommen. For å få dette til, sier de videre at innkjørselen til eiendommen bør flyttes til sørsiden av eiendommen, hvor den i henhold til gjeldende regulering egentlig skal være. Det areal som i dag brukes som innkjørsel til eiendommen, har vært brukt til dette formål siden huset ble bygd i Husets inngangsparti er på nordsiden av bygget og vendt mot innkjørselen. Både tidligere eiere og dagens eiere av eiendommen har tidligere søkt kommunen om å få kjøpe dette arealet, men har da fått avslag. Kommunen har dermed også tidligere vært klar over at arealet brukes som innkjørsel, uten at krav om flytting av innkjørsel og tilbakeføring til lekeområde har blitt fremmet. Det vurderes derfor som urimelig nå å skulle kreve at innkjørselen flyttes til sørsiden av eiendommen. Forutsatt at den gangpassasjen som munner ut i det areal som benyttes til innkjørsel ikke stenges, bør søkerne i stedet få tilbud om å kjøpe det areal som brukes til innkjørsel. Når det gjelder det øvrige areal det søkes om, anbefales det at søkerne ikke gis tilbud om kjøp. Dette etter en nærmere vurdering med bakgrunn i ovennevnte uttalelser. Prisen for det areal som benyttes til innkjørsel settes med bakgrunn i pkt i kommunens vedtatte salgsinstruks til kr 383,- pr. m². I tillegg må kjøper dekke kostnadene forbundet med fradeling, dispensasjoner, regulering, oppmåling, tinglysing og dokumentavgift mv. Konklusjon og anbefaling Under henvisning til delegasjonsreglementet vedtatt , tilrås det at Eirinn og Runar Sjåvik får kjøpe ca. 60 m² kommunalt areal som tilleggsareal til sin eiendom Moen 22 på Tverlandet. Prisen settes til kr 383,- pr. m², og kjøperen må i tillegg dekke kostnadene forbundet med fradeling, dispensasjoner, regulering, oppmåling, tinglysing og dokumentavgift mv. Saksbehandler: Rolf Arne Åsheim Rolf Kåre Jensen Rådmann Thor Arne Tobiassen Eiendomssjef Trykte vedlegg: Vedlegg 1 Søknad om overtakelse av innkjørsel - Moen 22 2 Oversiktskart 3 Uttalelse fra Kulturkontoret v/friluftsutvalget 4 Uttalelse fra Byplan Side29

30 Side30

31 Runar og Eirinn Sjåvik Moen Tverlandet Bodø Kommune Byplankontoret Postboks Bodø Tverlandet 20/ SØKNAD OM OVERTAGELSE AV INNKJØRSEL MOEN 22 Vi søker herved om å få målt ut, og lagt til vår tomt, innkjørsel som går over friområde ved Moen 22 (gnr 70,bnr 457) Innkjørsel er anlagt i 1980 av de som bygde huset. Den er vedlikeholdt av eiere av huset (senest i oktober d.å. etter legging av nye vannrør), og huseier har således hevd på bruk av innkjørsel. Dersom dette kan la seg gjøre, ber vi om en vurdering om det er mulig å overta/kjøpe friområdet som grenser til vår eiendom. Vi håper på et velvillig svar Med hilsen Li!. 7, L / ' Side31

32 Side32

33 Notat til oppfølging Kulturkontoret Rolf Arne Åsheim Eiendomskontoret Dato: Saksbehandler:... Aviâja Kleist Telefon direkte: Deres ref.:... Løpenr.: /2013 Saksnr./vår ref.: /6921 Arkivkode: Uttalelse fra Kulturkontoret v/friluftsutvalget Saken gjelder søknad om overtakelse av areal som er i bruk til atkomst for eiendom 70/457. I tillegg kjøp av kommunalt areal som tilleggsareal til eiendommen. Grøntområder og grønne korridorer i boligområder og mellom bebyggelsen og marka bør opprettholdes. Disse områdene tjener som felles rekreasjonsområder, snarveier, lekeområder og trygge ferdselsårer for beboere i området. Nedbygging og privatisering av slike områder vil på sikt kunne føre til mangel på grøntarealer i byen og forringing av viktige kvaliteter i boligområdene. Det gjeldende kommunale friområdet er en del av en sammenhengende, bilfri grønnkorridor mot skolen. Når det gjelder salg av arealet som i dag tjener som innkjøring til eiendommen, har denne over svært lang tid blitt brukt til dette formålet. Å overdra/selge dette arealet til eierne av 70/457 vil ikke ha betydning for dagens bruk av grønnkorridoren så lenge ikke området gjerdes inn. Konklusjon: Friluftsutvalget anbefaler at salg av kommunalt areal som tilleggstomt til eiendommen 70/457 ikke imøtekommes. Når det gjelder overdragelse/salg av arealet som i dag brukes som innkjøring, kan friluftsutvalget ikke se at dette er i strid med viktige friluftsinteresser så lenge området ikke inngjerdes eller sperres mot snarveien. Med hilsen Aviâja Kleist Idretts- og friluftskonsulent Side33

34 Notat til oppfølging Byplankontoret Rolf Arne Åsheim Eiendomskontoret Dato: Saksbehandler:... Kari Valberg Telefon direkte: Deres ref.:... Løpenr.: /2014 Saksnr./vår ref.: /6921 Arkivkode: Ny uttalelse vedrørende tilleggsareal Moen 22 Omsøkt areal er regulert til felles lek i kommunedelplan for Tverlandet tettsted. Det er en nærlekeplass som samtlige beboere i feltet i sin tid finansierte. Slik arealet beslaglegges i dag av tilgrensende naboer i sør og øst, vanskeliggjøres atkomst og bruk av lekearealet til planlagt formål. Utsnitt kommunedelplan vedtatt 27.mars 2014 Utsnitt ortofoto Omsøkt uthus på 15 m². Søkt i I 1986 ble det søkt om bygging av uthus på 15 m². Dette er kartutsnittet som lå ved søknaden. Kan ikke se at det er søkt om garasje der den faktisk er plassert i dag. Søker mener å ha hevd på den del av lekearealet som innkjørselen beslaglegger. Dette forutsetter imidlertid bl.a. at bruken er skjedd i den tro at han selv var den reelle eier av arealet, samt at denne bruken og denne gode troen har vart i minst 20 år. I foreliggende tilfelle vet eier at brukt atkomst er felles lekeareal. Side34

35 Vurdering Under viser vedtatte vurderingskriterier og premisser for salg av kommunalt areal til private eiendommer vedtatt i Formannskapet (PS 14/47), og som skal danne grunnlaget for Byplans uttalelser i saker angående salg av tilleggsareal. Kriteriene og premissene er gjengitt punktvis i sin helhet, og med kommentar for denne enkeltsaken der punktet er relevant. Overordnet vurdering: Grøntområdene i boligområdene er en kvalitet som må ivaretas og sikres som fellesgoder for beboerne. Ut fra dette anbefales det at det føres en restriktiv linje i forhold til salg av kommunale grøntområder til private boligtomter (jfr vedtak i Formannskapet april 2013). 1. Hver enkelt sak skal vurderes konkret ut fra alle forhold tilknyttet søknaden og ut fra status i gjeldende reguleringsplan. Kommentar: I dette boligområdet er det ikke andre nærlekeplasser som kan erstatte krav/behov for lekeplass for de minste barna. 2. Dersom det ut fra en konkret vurdering i enkeltsaker vurderes at salg av tilleggsareal ikke reduserer kvalitetene for beboerne i området, kan det i hvert enkelt tilfelle selges kommunalt areal til private boligtomter. Kommentar: Det kan vurderes å selge kommunalt areal sørøst for eiendommen for å etablere atkomst fra sør. Dette forutsetter at det holdes av atkomstmuligheter til lekeplassen fra sør, som vist på skissen. Utkjørselstillatelse må innhentes hos Byteknikk. = Atkomst til lekeplass fra sør = Kommunalt areal ca 3x6 meter som kan vurderes solgt for å tilrettelegge for atkomst fra sør. NB: 3. Arealer definert som restarealer uten verdier for fellesskapet kan avhendes. Kommentar: Bruken av lekeplassen til atkomst og parkering er i ferd med å gjøre lekeplassen til et restareal. Når det ryddes opp i dette vil lekeplassen framstå slik den var tenkt; som en nærlekeplass for de minste barna. Ny uttalelse vedrørende tilleggsareal Moen 22 2 av 4 Side35

36 4. Mindre restarealer som ikke inngår som en del av det funksjonelle arealformålet kan vurderes solgt, og der tiltaket er i tråd med faktisk bruk og/eller forbedrer bruken av arealet. Kommentar: Se kommentar til punkt Grøntområder som inngår i korridorer i boligområdene skal i utgangspunktet ikke selges. Restareal som ikke fungerer som en naturlig del av en grønn korridor kan vurderes solgt, men omsøkt areal bør ikke overgå 50 % av korridorens totale bredde. Gjennomgående korridorer skal likevel ha en minstebredde på 8 meter etter et eventuelt salg av tilleggsareal. Kommentar: I denne saken er det en smal korridor som fungerer som snarvei til lekeplassen. Den er 2 meter bred. På et punkt er den redusert til 1 meter pga at et uthus tilhørende Moen 22 er lagt ut i snarveien. Byplan tilrår at snarveien opprettholdes i en bredde på 2 meter. 6. I friarealer med gjennomgang må gangforbindelsen opprettholdes, og atkomst til friområder som ligger inne i et boligområde, må ikke hindres. Kommentar: Se kommentar til punkt 5 7. Salg av tilleggsareal til en boligtomt ved et grøntområde skal vurderes konkret, og det skal ikke gi presedens for søknader fra naboer om areal fra samme grøntområde. 8. Tilleggsarealer over 150 m² vurderes å ha verdi som tilleggstomt, og skal vurderes ut fra det og ses i sammenheng om kommunen kan selge areal til flere boenheter. 9. Utnyttingsgrad i eldre reguleringsplaner er ofte lavere enn nyere planer. Det føres en mer restriktiv holdning til salg av tilleggsarealer i planer etter ny planlov (fra juni 2009). Kommentar: Ny kommunedelplan for Tverlandet ble vedtatt i mars % BYA for tomta er nå 45%. 10. Arealer som er avsatt til og som nyttes som eller er bygd som gangveger eller trafikkformål, skal ikke selges. Regulert trafikkformål i eldre planer som ikke er bygd, kan vurderes solgt ved søknad. Det må legges vekt på om arealet er en del av en gjennomgående trafikkstruktur. Kommentar: De 18 m² som er vurdert som mulig tilleggsareal i denne saken, var i gammel reguleringsplan regulert til felles parkering. Arealet er ikke benyttet til dette formål. Men det anbefales at snarveien over arealet opprettholdes. 11. Det skal vurderes å kunne gi dispensasjon fra gjeldende reguleringsplan for de søknader som anbefales innvilget. Kommentar: Ikke behov for reguleringsendring ved salg av tilleggsareal mot sør. 12. Forholdet til kommunaltekniske anlegg må vurderes konkret i den enkelte sak. Ny uttalelse vedrørende tilleggsareal Moen 22 3 av 4 Side36

37 Konklusjon: Ut fra en samlet vurdering mener Byplan at lekearealet skal tilbakeføres til regulert funksjon og at atkomst til lekearealet skal gjøres tilgjengelig for hele boligfeltet på en trygg måte. Videre at utkjørsel fra eiendommen 70/457 legges i sør på eiendommen. Med hilsen Annelise Bolland byplansjef Kari Valberg arealplanlegger Brevet er elektronisk godkjent Ny uttalelse vedrørende tilleggsareal Moen 22 4 av 4 Side37

38 Eiendomskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 14/134 Formannskapet Saltstraumen sanitetsforening - kjøp av leid areal til foreningslokale på Straumøya Forslag til vedtak 1. Saltstraumen sanitetsforening får overta ca. 250 m² av kommunens eiendom gnr. 78/45 som tomt for foreningens hytte. 2. Arealet overdras vederlagsfritt. 3. Kostnader knyttet til fradeling, oppmåling, tinglysing, dokumentavgift mv. dekkes av Saltstraumen sanitetsforening. Sammendrag Saltstraumen sanitetsforening har siden 1999 leid areal på tomta til Hellevik skole på Straumøya for plassering av foreningens Saltdalshytte. Foreningen søker nå om å få kjøpe arealet. Rådmannen anbefaler at Saltstraumen sanitetsforening får overta et areal på ca. 250 m² vederlagsfritt. Saksopplysninger Saltstraumen sanitetsforening inngikk i 1999 avtale med Bodø kommune om leie av areal for plassering av en Saltdalshytte på kommunens eiendom gnr. 78/45, tomta til Hellevik skole på Straumøya. Hytta brukes som foreningslokale. Avtalen hadde i utgangspunktet en varighet på 10 år, men er senere blitt forlenget med 10 nye år, slik at leieforholdet utløper Med bakgrunn i at Hellevik skole er blant de eiendommene som i kommunens økonomiplan er forutsatt solgt, har Saltstraumen sanitetsforening nå søkt om å få kjøpe tomt til hytta. Søknaden begrunnes med at de er usikre på om de får beholde sitt tilholdssted dersom det kommer inn nye eiere av skoletomta. Vurderinger Foreningens hytte er plassert i utkanten av skoletomta ved dagens innkjøring til eiendommen. En overdragelse av tomt til selve hytta samt noe areal rundt hytta for parkering mv. vurderes å ha minimal betydning i forhold til en framtidig utnytting av skoletomta. Tomt til hytta bør derfor kunne overdras til Saltstraumen sanitetsforening som omsøkt. Tomtas størrelse foreslås satt til ca. 250 m², slik at tomta også omfatter areal rundt hytta som synes å være opparbeidet til biloppstilling mv. Når det gjelder fastsettelse av pris for tomta, så foreslås det at arealet overdras vederlagsfritt. Sanitetsforeningen må dog dekke kostnadene knyttet til fradeling, oppmåling, tinglysing, Side38

39 dokumentavgift mv. En vederlagsfri overdragelse foreslås med bakgrunn i det samfunnsnyttige arbeidet som foreningen utfører og har utført tidligere. Dette er også i samsvar med kommunens instruks for salg av fast eiendom vedtatt av bystyret , hvor det fremgår at fast eiendom til ideelle organisasjoner, herunder forening, idrettslag mv. kan selges vederlagsfritt. Konklusjon og anbefaling Under henvisning til delegasjonsreglementet vedtatt , tilrås det at Saltstraumen sanitetsforening får overta ca. 250 m² av kommunens eiendom som tomt for foreningens hytte. Arealet overdras vederlagsfritt, men sanitetsforeningen må dekke kostnadene knyttet til fradeling, oppmåling, tinglysing, dokumentavgift mv. Saksbehandler: Rolf Arne Åsheim Rolf Kåre Jensen Rådmann Thor Arne Tobiassen Eiendomssjef Trykte vedlegg: 1 Forespørsel om mulig å få kjøpt tomt til hytta/klubbhuset 2 Oversiktskart Utrykte vedlegg: Ingen Side39

40 - 4 s 3 n.r,a %s/-y c : Z,/,EN,bc7A49:-6-TY?ifrLAC /('a F 11 E "7-E.t,flMTfl E Jr? A2jE va/.d,a-r n r-4iil n W TTF o f 173 Pic7 1-1Ek4,,-pt/IK i.'"c) E Pfl "7-/?r -'m I 71 (Som F1Ar9 Hin; IN( ÂiE b t j<n" ),/,Elvy fr? j,/ J V 7: --1 V nirt pfi rq ".E ~"' 7.-) c 5,5 rn ' d 17-77L. V2 fljain, TfiR 9 kint V19/./.1-1Q' ir91e 9 fic I 775.9c/osz., = 7- i\/ E f7;^ fi 77A. 11/ 1,, / 7"/ i'njs, Side40

41 7;97- r / ny likvt9 3/2 /13 bi;/ F A/ 77 E 2, 3-c7 1:??Y " 7CR L3IhØ V A I 1- V1 fee ry7 -t5l,i 7 1JvJtJ I? AT R y V f 5 V-b-7-17/- f9-v _s-k. J_Eic Å41-.7)9 f9 F)F9c r5 1 / 19 J.6-A/A/.1_ ) G 5 L T S 7-r? Y-»* /11 j r9, //E b / 5-7R f7l),m,e){.?1)1? 1/7/ 5-7-friv2vAr(L3c). Side41

42 Side42

43 Eiendomskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 14/135 Formannskapet Leie av tomt på Rønvik leira - Bodø Energi AS Forslag til vedtak 1. Bodø Energis søknad om leie av areal stort 2,5 3 daa. på Rønvikleira innvilges 2. Leien fastsettes til kr per m² per år. 3. Leieforholdet opphører den Etter dette forlenges avtalen automatisk for 1 år av gangen inntil oppsigelse fra en av partene foreligger. Fristen for å si opp avtalen settes til 3 måneder. 4. Etter at leieforholdet er avviklet skal området ryddes. Sammendrag Bodø Energi har søkt om å få leie et område på Rønvikleira for en periode på minimum 5 år. Området som søkes leid er på 2,5 3 daa. og ligger på sørsiden av Energibygget. Tilgang på omsøkt areal vil gi selskapet en mer rasjonell drift av verksteddelen da denne delen av Bodø Energis virksomheten blir samlet i området rundt Energihuset på Rønvikleira. Utleie vil også generere inntekter for Bodø kommune. Søknaden vurderes opp mot usikkerheten som knytter seg til den fremtidige bruken av arealet, samt kommunenes egne behov. I vurderingen tas det også hensyn til hvordan området skal fremstå estetisk. Rådmannen anbefaler at Bodø Energis søknad om leie av areal på Rønvikleira, dog for en periode på 2 år. Saksopplysninger Bodø Energi har søkt om å få leie et område på Rønvikleira for en periode på minimum 5 år. Området som søkes leid er på 2,5 3 daa. og ligger på sørsiden av Energibygget. Samlet areal utgjør ca 8 daa. og arealet har en utfordrende form (trekantet). Bodø Energi AS har deler av sin virksomhet lokalisert i Energibygget, se kartvedlegg. Arealet skal benyttes til oppføring av lagerhall, samt oppstillingsplass for biler og materiell. Bodø Energi fremhever at tilgang på omsøkte areal vil innebære en betydelig rasjonalisering av selskapets verksteddrift som følge av at denne blir samlet i området rundt Energihuset. For å kunne oppgradering området som planlagt innenfor forsvarlig økonomiske rammer er Bodø Energi avhengig av en leieavtale på minimum 5 år. Området er regulert til godsterminal/næring. Det kan også opplyses at bystyret i sak PS 10/120 Side43

44 Bodø stamnetterminal valg av hovedveiløsning har gitt føringer på at kommunen ikke bør sette seg i en situasjon der arealet avskjæres fra kunne bli benyttet til en fremtidig veiløsning. Dette må også sees i sammenheng med at Bypakke Bodø ikke er endelig vedtatt av Stortinget. Området er i dag delvis benyttet til lagring i forbindelse med bygging av Stormen og nytt bibliotek. Disse prosjektenes lagringsbehov forventes å bli borte i løpet av Det er innhentet uttalelser fra Bodø havn KF, Byteknikk og Byplan Vurderinger Etter administrasjonens vurdering er Bodø Energis ønske om å leie et areal på 2,5 3 daa. på Rønvikleira godt begrunnet. Administrasjonen er enig i at det vil være gunstig for Bodø Energi å få samlet verkstedsdelen av sin virksomhet på et sted. Bodø Energis planer vil medføre en oppstramming av området sett i forhold til dagens bruk, hvilket må sies å være positivt. For kommunen er det viktig å få aktivert området ved utleie og/eller til egen bruk. I en situasjon der det er knapphet på næringstomteareal bør de arealene som kommunen eier disponeres på en best mulig måte. Dette betyr at så vidt sentrumsnære næringstomtearealer i utgangspunktet bør benyttes som et virkemiddel i forbindelse med tilrettelegging for næringslivet. Fra Byteknikk fremheves det at kommunen står foran mange store utbyggingsprosjekter i Bodø sentrum i kommunal regi herunder prosjekter i knyttet til Bypakke Bodø. I den forbindelse vil det være behov for areal til mellomlagring av masser og utstyr. Dette synspunktet støttes av Byplan. I den forbindelse anføres det at kommunen må unngår å sette seg i en posisjon som gjør at gjennomføringen av kommunale prosjekter vanskeliggjøres/fordyres som følge av mangel på areal til mellomlagring av masser, byggematerialer og utstyr. Videre er det påpekt fra Byplans side at en etablering i dette området bør være mer i tråd med reguleringsformålet. Arealets beskaffenhet medfører noen utfordringer knyttet til sambruk mellom Bodø Energi og kommunen, se vedlagte kart. Dette må imidlertid kunne løses på en måte som er tilfredsstillende for begge parter. Administrasjonen foreslår at Bodø Energi får leie ett område på 2,5 3 daa beliggende på Rønvikleira. Lengden på leieforholdet: Det er betydelig usikkerhet knyttet til den fremtidige bruken av arealet. Dette kommer til uttrykk i sak PS 10/120 Bodø stamnetterminal valg av hovedveiløsning der bystyret har gitt føringer på at kommunen ikke bør sette seg i en situasjon der arealet avskjæres fra kunne bli benyttet til en fremtidig veiløsning. Det at Bypakke Bodø ennå ikke er sluttbehandlet av Stortinget kan medfører at det oppstår en situasjon der veisystemet i området blir endret. Før det foreligger større grad av sikkerhet med hensyn til den fremtidige bruken av området vil det være problematisk å inngå en leieavtale på 5 år. Slik saken står i dag foreslåes det at Bodø Energi gis en leieavtale på 2 år og at denne forlenges med 1 år av gangen inntil oppsigelse fra en av partene foreligger. Fristen for å si opp avtalen settes til 3 måneder. Bodø Energi har signalisert at de ønsker en avtale på minimum 5 år og det knytter seg usikkerhet til hvorvidt Bodø Energi vil benytte seg av et tilbud om leie med en varighet på 2 år. Leiepris: Høsten 2013 ble det avholdt takst for å få fastsatt leieprisen på et område på Valen. Leieprisen ble fastsatt til kr per m² per år. Etter administrasjonenes vurdering er disse arealene sammenliknbare og det anses riktig å benytte samme pris på det omsøkte areal kr per. m² per år. Side44

45 Andre forhold: Resten av tomta på ca 5 daa. benyttes inntil annet blir bestemt fortsatt av Bodø kommune. NSB har strammet opp sine areal i området. Det bør tilstrebes at hele området fremstår ryddig og ordentlig da det er en av inngangsportene til Bodø fra sjøsiden (hurtigrutekaia og fergekai er like i nærheten). Konklusjon og anbefaling Under henvisning til delegeringsreglementet vedtatt , tilrås det at Bodø Energi leie et areal på 2,5 3 daa. i 2 år og at avtalen forlenges med 1 år av gangen inntil oppsigelse fra en av partene foreligger. Fristen for å si opp avtalen settes til 3 måneder. Saksbehandler: Roger Jenssen Trykte vedlegg: Rolf Kåre Jensen Rådmann Thor-Arne Tobiassen Eiendomssjef 1 Søknad om langtidsleie av tomt - Bodø Energi AS 2 Kart Bodø Energi <Vennligst ikke slett noe etter denne linjen> Side45

46 Side46

47 Side47

48 Side48

49 Side49

50 Eiendomskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 14/136 Formannskapet Søknad om nye lokaler til Kreativt gjenbrukssenter i Salten - Bodøsjøen barnehage salg av Smålia 13 og 15 Forslag til vedtak 1. Bodø kommune tilbyr Kreativt gjenbrukssenter Salten (KGS) å leie Bodøsjøen barnehage. Tilbudet er betinget av at KGSs leieforhold i Smålia 15 avvikles. 2. Leieobjektet stilles vederlagsfritt til disposisjon for leietaker mot at leietaker dekker alt av driftskostnader knyttet til eiendommen, herunder utgifter til innvendig vedlikehold. Leieforholdet opphører den Etter dette forlenges avtalen automatisk for 1 år av gangen inntil oppsigelse fra en av partene foreligger. Fristen for å si opp avtalen settes til 3 måneder. 3. Smålia 13 og 15 legges ut for salg i et åpent marked for salg som bolig og selges til høystbydende over takst. 4. Nettosalgsproveny godskrives tomteutbyggingsfondet 5. Tirilltoppen barnehage saneres. Kostnadene knyttet til sanering belastes tomteutbyggingsfondet. Sammendrag Kreativt gjenbrukssenter i Salten (KGS) har søkt om nye lokaler til sin virksomhet. De ønsker å leie Bodøsjøen barnehage. Barnehagedriften i Bodøsjøen barnehage avvikles fra 1. august Arealene knyttet til Bodøsjøen barnehage er tiltenkt benyttet i et fremtidig byggetrinn III for Bodøsjøen skole, jf. Komite for levekår PS sak 14/18 Skolestruktur med perspektiv fram til Trollhula barnehage har besluttet å legge ned driften av barnehagen. Barnehagedriften er lokalisert i Smålia 13. Leieavtalen med Trollhula barnehage utløper 1. august Smålia 13 er naboeiendommen til Smålia 15 som disponeres i dag av KGS. Avviklingen av driften i Trollhula barnehage og flytting av KGS virksomhet gir kommunen muligheten til å selge Smålia 13 og 15. Rådmannen anbefaler at lokalene til Bodøsjøen barnehage stilles vederlagsfritt til disposisjon for KGS mot at de dekker alt av driftskostnader knyttet til eiendommen, herunder utgifter til innvendig vedlikehold. Videre anbefales det at Smålia 13 og 15 legges ut for salg i et åpent marked for salg som bolig. Det anbefales at Tirilltunga barnehage saneres. Saksopplysninger KGS som tilbyr en kreativ og skapende arena for barn og unge ved bruk av overskuddsmateriale fra lokale bedrifter har søkt om nye lokaler. Lokalene i Smålia 15 er i ferd med å bli for små og de Side50

51 søker av den grunn om nye og større lokaler. De har vært på befaring i lokalene til Bodøsjøen barnehage og finner lokalen svært attraktive med tanke på videreutvikling av gjenbrukssenterets virksomhet. Videre er det grunn til å anta at KGS er tiltenkt en rolle i forbindelse med byens 200 års jubileum. Området som ligger ved Bodøsjøen skole består av to barnehager. Den ene, Tirilltoppen barnehage er avviklet og den andre Bodøsjøen barnehage avvikles 1. august Tilstanden på Tirilltoppen er så dårlig at sanering bør vurderes, se vedlagte kart. Barnehagene grenser opp til Bodøsjøen skole. Det er innhentet uttalelser i saken fra barnehagekontoret, skolekontoret og den administrative ledelsen i OK avdelingen. Trollhula barnehage har besluttet å legge ned driften av barnehagen. Barnehagedriften er lokalisert i Smålia 13. Eiendommen eies av Bodø kommune og leieavtalen med Trollhula barnehage utløper 1. august Naboeiendommen Smålia 15 eies også av kommunen og disponeres i dag av Kreativt gjenbrukssenter i Salten (KGS). Formannskapet har tidligere besluttet salg av Smålia 13 Vurderinger Kreativt gjenbrukssenter Saltens ønske om nye lokaler Bodøsjøen barnehage Etter at den kommunale barnehagedriften i Bodøsjøen barnehage er avviklet må det tas stilling til om kommunen skal beholde eiendommen eller om den skal selges. Barnehageområdet er på ca 6,7 daa og grenser mot Bodøsjøen skole. Det er lagt til rette for betydelig boligbygging i området Bodøsjøen og det er grunn til å anta at presset på Bodøsjøen skole øker. I den forbindelse vises det til sak i komite for levekår PS sak 14/18 Skolestruktur med perspektiv fram til 2025 der det anbefales at arealet til Bodøsjøen barnehage settes av til en fremtidig utvidelse av Bodøsjøen skole byggetrinn III. På bakgrunn av dette anbefaler rådmannen at Bodøsjøen barnehage med tilhørende uteareal fortsatt skal være i kommunal eie. Videre må det tas stilling til om kommunen skal leie ut Bodøsjøen barnehage til KGS. Per i dag har ikke Bodø kommune behov for lokalene til egen virksomhet. KGS oppgir at lokalene i Smålia 15 er i ferd med å bli for små og større lokaler vil være et bidrag med tanke på å videreutvikle gjenbrukssenterets virksomhet. Bodø kommune bør bidra til at driften av KGS videreføres/videreutvikles da målgruppen for virksomheten er barnehager og skoler. Dette kan gjøres ved at de tilbys å leie Bodøsjøen barnehage. Kommunen unngår da at bygningsmassen til Bodøsjøen barnehage blir stående ubrukt/tom, hvilket er en fordel for bygningsmassen og området forøvrig. Rådmannen anbefaler etter en samlet vurdering at KGS tilbys å leie Bodøsjøen barnehage. Leiebetingelser: KGS er fortsatt i oppstartfasen og den økonomiske situasjonen for senteret er marginal. Driften er delvis tuftet på tilskudd og dugnad. Med dette utgangspunktet kan det forsvares at lokalene stilles til disposisjon vederlagsfritt mot at de besørger forsvarlig innvendig vedlikehold. Det forutsettes også at KGS dekker alle driftskostnader knyttet til eiendommen. Leieforholdet opphører den Etter dette forlenges avtalen automatisk for 1 år av gangen inntil oppsigelse fra en av partene foreligger. Fristen for å si opp avtalen settes til 3 måneder. Det vil si de samme vilkår som KGS har i leieavtalen knyttet til Smålia 15 med hensyn til lengde og oppsigelsesfrist. Salg av Smålia 13 og 15 Formannskapet har tidligere vedtatt å selge Smålia 13. I første omgang skulle eiendommen tilbys Trollhula barnehage. Det er besluttet at driften av barnehagen skal avvikles og det er av den grunn ikke aktuelt for dem å kjøpe eiendommen. Dette betyr at eiendommen skal legges for salg i et åpent marked jf. PS 13/192 Søknad om kjøp av eiendommen, Smålia 13 Trollhula barnehage SA. I forkant av et salgsfremstøt vil det etter administrasjonens vurdering være gunstig at KGSs virksomhet i Smålia 15 avvikles og at begge eiendommene legges ut for salg. Konsekvensen av at virksomheten til KGS flyttes til Bodøsjøen barnehage vil være at både Smålia 13 og 15 kan legges ut for salg. Side51

52 Økonomiske forhold: Det anbefales at inntektene knyttet til salg av Smålia 13 og 15 godskrives tomteutbyggingsfondet og at saneringskostnaden knyttet til Tirilltoppen barnehagen belastes tomteutbyggingsfondet. Andre forhold: Når det gjelder uteområdet til Bodøsjøen barnehagen overlates det til administrasjonen å avgjøre hvor stor andel at dette KGS skal få disponere. Dette må vurderes opp mot Bodøsjøen skoles behov. Det anbefales at utleie av Bodøsjøen barnehage gjøres betinget av at KGSs leieforhold i Smålia 15 avvikles. Det fremgår at kommunens tiltaksplan for vedlikehold av bygg at tilstanden på Tirilltoppen barnehage er dårlig. Dette har resultert i at barnehagedriften i denne barnehagen er avviklet. Tirilltoppen barnehagen er en brakkerigg som er i en slik forfatning at sanering anbefales. Innstranda barnehage er besluttet nedlagt fra 1. august 2014 og bygningsmassen vurderes benyttet til å øke kapasiteten på Støver skole. Konklusjon og anbefaling Rådmannen anbefaler at Kreativt gjenbrukssenter Salten tilbys å leie Bodøsjøen barnehage. Tilbudet er betinget av at KGSs leieforhold i Smålia 15 avvikles. Leieforholdet opphører den Etter dette forlenges avtalen automatisk for 1 år av gangen inntil oppsigelse fra en av partene foreligger. Fristen for å si opp avtalen settes til 3 måneder. Som en konsekvens av at KGS flytter fra Smålia 15 og at Trollhula barnehage avvikler driften i Smålia 13 anbefaler rådmannen at Smålia 13 og 15 legges ut for salg som bolig. Rådmannen anbefaler også at Tirilltoppen barnehage saneres. Kostnaden knyttet til sanering belastes tomteutbyggingsfondet Saksbehandler: Roger Jenssen Rolf Kåre Jensen Rådmann Thor-Arne Tobiassen Eiendomssjef Trykte vedlegg: Vedlegg 1 Søknad om nye lokaler til KGS 2 Kart Bodøsjøen barnehage <Vennligst ikke slett noe etter denne linjen> Side52

53 Side53

54 Side54

55 Side55

56 Side56

57 Kulturkontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /4353 C20 Saksnummer Utvalg Møtedato 14/137 Formannskapet Forlengelse av driftsavtale med Geitvågen drift AS Forslag til vedtak Nåværende avtale med Geitvågen drift AS om drift av Geitvågen camping- og friluftsområde for 2013 og 2014 forlenges til ut Sammendrag Det foreslås å forlenge driftsavtalen mellom Bodø kommune og Geitvågen drift AS ut 2015 i påvente av ferdig vedtak om områdereguleringsplan for Geitvågen. Saksopplysninger Formannskapet behandlet i sitt møte PS 12/166 Videreføring av driftsavtale i Geitvågen. Det ble vedtatt å inngå avtale med Geitvågen drift AS i 2 år, for 2013 og For dette mottar Geitvågen drift AS kr ,- fra Bodø kommune for drift av friluftsområdet og campingplassen i I tillegg bruker Bodø kommune rundt kr ,- årlig til periodiske og akutte drifts- og vedlikeholdstiltak. I komite for plan, næring og miljø ble det 6. mars 2014 vedtatt planprogram for områderegulering for Geitvågen. Denne behandles mot slutten av 2014 av Bodø bystyre. Vurderinger Administrasjonen i Bodø kommune og Geitvågen drift AS er begge fornøyde med nåværende avtale og samarbeidet om drift av Geitvågen camping- og friluftsområde. Geitvågen drift AS har overfor Bodø kommune bekreftet sin interesse i å videreføre eksisterende avtale ut Nåværende driver Geitvågen drift AS kjenner anlegget godt gjennom mange år. Det vil være lite hensiktsmessig om helt ny driver skulle overta anlegget for kun ett år. I påvente av områdereguleringsplanen heri vurderinger av framtidige planer, ideer og drift av området, anses det som hensiktsmessig å videreføre driftsavtalen med Geitvågen drift AS ut 2015, i påvente av områdereguleringsplanens konklusjoner. Side57

58 Konklusjon og anbefaling Nåværende driftsavtale mellom Bodø kommune og Geitvågen drift AS foreslås videreført ut 2015 i påvente av ferdigstillelse av områderegulering for området. Saksbehandler: Rune Lund Sommerseth Rolf Kåre Jensen Rådmann Arne Øvsthus Kommunaldirektør Side58

59 Samfunnskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /9 K01 Saksnummer Utvalg Møtedato 14/138 Formannskapet Einar Welle, søknad om dispensasjon for bruk av motorkjøretøy i utmark og på islagte vassdrag Forslag til vedtak Einar Welle innvilges dispensasjon fra forskrift for bruk av motorkjøretøyer i utmark og islagte vassdrag 6. Dispensasjonen gjelder for opparbeidet vei på Stensøy i og Sammendrag Einar Welle søker om dispensasjon fra forskrift for bruk av motorkjøretøy i utmark og på Islagte vassdrag 6. Det søkes om dispensasjon for 3 år. Formålet med kjøringen er transport av materialer for vedlikehold og restaurering av gamle bygninger på Stensøy gnr/bnr.101/1. Kjøretøyet skal kun brukes på opparbeidet vei, se vedlagt kart. Kjøretøyet som skal benyttes er en ATV registrert som motorkjøretøy. (4 hjuls motorsykkel). I følge søknaden så har søker veirett nedfelt i utskiftningen i Ifølge søknaden er det 6 bygninger på gården som trenger vedlikehold, deriblant restaurering av bygninger fra år Søker har tidligere fått innvilget dispensasjon for motorferdsel i utmark sak 2009/118. Saksopplysninger Søkeren har et reelt behov for motorisert transport som ikke knytter seg til turkjøring. Kjøretøyet skal ikke brukes utenfor opparbeidet vei og vil således ikke føre til kjøreskader av noen betydning. En tillatelse som omsøkt kan ikke sees å føre til betydelig ulempe i forhold til målet om å redusere motorferdsel til et minimum. Side59

60 Hjemmel Formannskapet er delegert myndighet til forvaltningen av saker i henhold til nasjonale forskrift for motorisert ferdsel i utmark og vassdrag 6. I medhold av forskriften kan det gis samtykke til slik kjøring som omsøkt dersom behovet ikke kan dekkes på annen måte. Før eventuell tillatelse gis, skal transportbehovet vurderes mot mulige skader og ulemper i forhold til et mål om å redusere motorferdsel til et minimum. Vurderinger Tiltaket er vurdert iht. naturmangfoldlovens sentrale prinsipper 8 12,jf. Lovens 7. Parsellen ligger ikke i tilknytning til verneområder eller statlige sikra friluftsområder. Vurderingen er gjort med utgangspunkt i opplysninger i Naturbasen jf. 8 i Naturmangfoldloven. I denne saken vil dette ikke ha betydning da eksisterende traktorvei benyttes. Konklusjon og anbefaling Einar Welle innvilges dispensasjon fra forskrift for bruk av motorkjøretøyer i utmark og islagte vassdrag 6. Dispensasjonen gjelder for opparbeidet vei på Stensøy i og Saksbehandler: Yngve Fløttkjær Rolf Kåre Jensen Rådmann Grete Kristoffersen Utviklingssjef Trykte vedlegg: Søknad Kart <Vennligst ikke slett noe etter denne linjen> Side60

61 Side61

62 Side62

63 Samfunnskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /924 U63 Saksnummer Utvalg Møtedato 14/139 Formannskapet Kjerringøy Handelssted - søknad om utvidelse av skjenkebevillingen til å gjelde tilvirkning Forslag til vedtak: Stiftelsen Nordlandsmuseet, org.nr tildeles for perioden frem til bevilling for tilvirkning av alkoholholdig drikk gruppe 1 og 2 for skjenking i egen virksomhet, i produksjonslokale tilknyttet kafeen i Nyfjøsen, Kjerringøy Handelssted. Sammendrag Den 8.mai 2014 søker anleggsleder ved Kjerringøy Handelssted, Erika Søfting om utvidelse av skjenkebevillingen til også å gjelde tilvirkning av alkoholholdig drikk gruppe 1 og 2 for skjenking i egen virksomhet. Under henvisning til delegasjonsreglementet del 5 anbefales formannskapet å imøtekomme søknaden. Saksopplysninger I søknaden opplyses følgende: «Vi har i dag skjenkebevilling for klasse 1, 2 og 3. Vår årlige omsetning er ikke stor, og skjenkingen vi har er en del av en totalopplevelse av mat og kulturhistorie. Vi ønsker nå å prøve tilvirkning av et eget øl, som en ekstra spiss på matopplevelsene ved Kjerringøy handelssted. Vårt kafebygg Nyfjøsen har et kjøkken i 1. etasje i forbindelse med kafeen, og en anretning/lite kjøkken i 2. etasje. Tilvirkingen skal foregå i anretningen/kjøkkenet i 2. etasje, og dermed adskilt fra all annen virksomhet, servering og skjenking. Skjenking av vårt egenproduserte øl vil skje i egen virksomhet, som en del av opplegget for firmagrupper eller som tilbehør til måltider i vår kafé.» Vurderinger Alkoholloven 4-2 gir anledning til at skjenkebevilling utvides til å omfatte tilvirkning av alkoholholdig drikk som ikke er brennevin for skjenking i egen virksomhet. Bakgrunnen for ordningen er primært ønsket om å fremme potensialet som ligger i kombinasjonen av lokale tradisjoner og næringsutvikling. Det er videre et vilkår at tilvirkningen fremstår som en del av serveringsstedets helhetlige tilbud og karakter, og at tilvirkningen skjer i lokaler med naturlig tilknytning til skjenkestedet. Side63

64 I vurderingen av dette tilfellet kan det legges vekt på hensynet til lokale tradisjoner og at det fremmer lokal kultur og turisme. Saken har vært sendt til uttalelse hos skattemyndighetene, Salten politidistrikt og helse- og omsorgsavdelingen. Ingen har merknader til søknaden. Konklusjon og anbefaling Det anbefales at formannskapet imøtekommer søknaden. Saksbehandler: Ellen S. Neeraas Rolf Kåre Jensen Rådmann Ingunn Lie Mosti kommunaldirektør Trykte vedlegg: Ingen. Utrykte vedlegg: Søknad. Side64

65 Samfunnskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /2893 U63 Saksnummer Utvalg Møtedato 14/140 Formannskapet Ad. sak 14/116 - skjenkebevilling i Skagen Gaard Forslag til vedtak Serveringsbevilling: 1. Skagen Gaard Eiendom AS, org.nr tildeles serveringsbevilling i Skagen Gaard, Straumøya. 2. Pål Skjegstad godkjennes som daglig leder. Skjenkebevilling: 1. Skagen Gaard Eiendom AS, org.nr tildeles for perioden frem til bevilling for skjenking av alkoholholdig drikk gruppe 1, 2 og 3 følgende steder i Skagen Gaard: a. Hall og stuer i 1. og 2. etasje i hovedbygget b. Hage c. Sjøhus 2. Pål Skjegstad godkjennes som styrer. 3. Anne Christin Jakhelln godkjennes som stedfortreder. Saksopplysninger Søknaden var behandlet i formannskapets møte 3.juni. Beklageligvis var det en feilskriving i forslag til vedtak som gjelder skjenkebevilling, og det ble derfor vedtatt å tildele bevilling frem til Denne saken gjelder endring av vedtaket slik at skjenkebevillingen gis for resten av bevillingsperioden, altså frem til Konklusjon og anbefaling Det henstilles til formannskapet å gjøre endring i tidligere vedtak, under henvisning til delegasjonsreglementet del 5. Rolf Kåre Jensen Rådmann Side65

66 Saksbehandler: Ellen S. Neeraas Ingunn Lie Mosti kommunaldirektør Trykte vedlegg: Ingen Utrykte vedlegg: Ingen Side66

67 Samfunnskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /5078 U63 Saksnummer Utvalg Møtedato 14/141 Formannskapet Ad. sak 13/216 - serverings- og skjenkebevilling for uteservering i Royal Pizza Forslag til vedtak: Serveringsbevilling: Royal Pizza AS, org.nr tildeles serveringsbevilling på avgrenset uteareal foran Flatberget 4. Skjenkebevilling: Royal Pizza AS, org.nr tildeles for perioden frem til bevilling for skjenking av alkoholholdig drikk gruppe 1, 2 og 3 på avgrenset uteareal foran Flatberget 4. Sammendrag Royal Pizza AS ble tildelt skjenkebevilling i sak 13/216 den I ettertid ser vi at bevilling for servering og skjenking på utearealet ikke er kommet med i bevillingsvedtaket. Under henvisning til delegasjonsreglementet del 5 henstilles det til formannskapet å imøtekomme søknad om uteservering. Saksopplysninger Royal Pizza AS leier hele eiendommen i Flatberget 4, gbnr. 29/265 og 267. Fra tidligere drift var det etablert uteservering på avgrenset uteareal foran pizzarestauranten i Løpsmarka. Det var søkt om servering og skjenking på uteareal, men dette hadde beklageligvis falt ut i forrige saksfremlegg og vedtak. Konklusjon og anbefaling Det anbefales at formannskapet imøtekommer søknaden. Rolf Kåre Jensen Rådmann Ingunn Lie Mosti Side67

68 Saksbehandler: Ellen S. Neeraas kommunaldirektør Trykte vedlegg: Ingen Utrykte vedlegg: Søknadsdokumentene Side68

69 Samfunnskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /2188 U63 Saksnummer Utvalg Møtedato 14/142 Formannskapet Rica Hotel Bodø - søknad om serverings- og skjenkebevilling etter eierskifte Forslag til vedtak: Serveringsbevilling: 1. Rica Hotels Troms AS avd. Rica Hotel Bodø, org.nr tildeles serveringsbevilling i Rica Hotel Bodø, Sjøgata Hege Mette Stefansen godkjennes som daglig leder. Skjenkebevilling: 1. Rica Hotels Troms AS avd. Rica Hotel Bodø, org.nr tildeles for perioden frem til bevilling for skjenking av alkoholholdig drikk gruppe 1, 2 og 3 i alle lokaler i Rica Hotel Bodø, Sjøgata 23, samt romservice og minibar på hotellrommene. 2. Hege Mette Stefansen godkjennes som styrer. 3. Geir Rune Johansen godkjennes som stedfortreder. Sammendrag Den søker Hege Mette Stefansen på vegne av Rica Hotels Troms AS om serverings- og skjenkebevilling i Rica Hotel Bodø etter overdragelse til Scandic Hotels Holding AS. Under henvisning til delegasjonsreglementet del 5 henstilles det til formannskapet å imøtekomme søknaden. Saksopplysninger Det følger av serveringsloven 22 og alkoholloven 1-10 at bevillingen ikke kan overdras. Ved eierskifte må det søkes om ny bevilling. Hvis virksomheten skal opprettholdes må det søkes om ny bevilling innen 30 dager fra tidspunktet for overdragelse. Driften kan deretter fortsette på den tidligere bevillingen i inntil 3 måneder i påvente av behandling av søknaden. Fra og med 8.april overtok Scandic Hotels AS eierskapet i Rica Hotels AS, søknadene er levert 30.april og dermed innen fristen. Driftsselskapet er fortsatt det samme, men det bakenforliggende eierskapet er endret. Det er ingen endringer som gjelder daglig leder, styrer/ stedfortreder eller skjenkeareal. Side69

70 Vurderinger Saken har vært sendt til skattemyndighetene og Salten politidistrikt for uttalelse. Det er ikke innkommet merknader. Konklusjon og anbefaling Det anbefales at formannskapet imøtekommer søknadene. Saksbehandler: Ellen S. Neeraas Rolf Kåre Jensen Rådmann Ingunn Lie Mosti kommunaldirektør Trykte vedlegg: Ingen Utrykte vedlegg: Søknadsdokumentene Side70

71 PS14/144Referatsaker Side71

72 Eiendomskontoret Saksframlegg / referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 14/12 Formannskapet Søknad om tilleggsareal for Askeladden 29 - orienteringssak Sammendrag Finn Anders Evjenth og Birthe Moland har som eier av Askeladden 29 søkt om å få kjøpe 150 m² kommunalt areal som tilleggsareal til sin boligeiendom. De har tidligere søkt om å få kjøpe tilleggsareal og formannskapet avslo søknaden i møte den Den nye søknaden gjelder det samme arealet, dog er arealet redusert fra 200 til 150 m². Utover det at arealet er redusert har ikke det faktiske grunnlaget for søknaden endret seg. Administrasjonen har opprettholdt formannskapets vedtak av der søker gis avslag på søknad om kjøp av tilleggsareal. Saksopplysninger Finn Anders Evjenth og Birthe Moland har som eier av Askeladden 29 på nytt søkt om å få kjøpe kommunalt areal som tilleggsareal til sin boligeiendom. Formannskapet vedtok i møte den å avslå den forrige søknad om kjøp av tilleggsareal. Den nye søknaden gjelder det samme arealet, dog er arealet redusert fra 200 til 150 m². Utover det at arealet er redusert har ikke det faktiske grunnlaget for søknaden endret seg. Det anføres fra søker at det er behov for å rydde og vedlikeholde det omsøkte areal. Videre ønsker de å opparbeide plen/ hage, samt vedlikeholde det omsøkte arealet for å bedre lysforholdene på egen tomt. Vurderinger Siden det faktiske grunnlaget for søknaden er det samme og formannskapet for kort tid siden har tatt stilling til en søknad om kjøp av tilleggsareal opprettholder administrasjonen formannskapets vedtak av der søker gis avslag på søknad om kjøp av tilleggsareal. Søkers ønske om å bedre lysforholdene på tomta kan imøtekommes ved at kommunen etter nærmere avtale tillater rydding/uttynning av vegetasjon i området. Konklusjon Administrasjonen har opprettholdt formannskapets vedtak av der søker gis avslag på søknad om kjøp av tilleggsareal. Dette til orientering. Saksbehandler: Roger Jenssen Trykte vedlegg: Rolf Kåre Jensen Rådmann Thor-Arne Tobiassen Eiendomssjef 1 Søknad og kart Askeladden 29 Side72

73 Side73

74 Side74

75 Side75

76 Bratten Aktivitetspark Saksframlegg / referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /3651 Saksnummer Utvalg Møtedato 14/13 Formannskapet MIND-senteret trinn 2, oppstart av forprosjektarbeid Sammendrag MIND-senteret i Bratten aktivitetspark skal være et viktig verktøy i det lokale og regionale trafikksikkerhetsarbeidet. Så langt er byggetrinn 1 realisert og i full drift. Behovet for et mer omfattende tilbud er stort, dersom man skal oppnå de effektene som er nødvendige for å endre ungdoms trafikkatferd og forståelse. I forprosjektet for MIND-senteret som ble utarbeidet i 2008 er det skissert et byggetrinn 2 med installasjoner som vil tilfredsstille intensjonene og målene i det nasjonale trafikksikkerhetsarbeidet. En realisering av et komplett MIND-senter vil plassere Bodø som en av landets fremste innen trafikksikkerhet, spesielt i forhold til ungdom, som er den mest risikoutsatte trafikantgruppa. Saksopplysninger Planleggingen av MIND-senteret (tidligere Trafikksikkerhetssentret) i Bratten aktivitetspark startet i 2006, etter initiativ fra Nordland fylkeskommune. Det ble etablert en prosjektgruppe med representanter fra Bodø kommune og Nordland fylkeskommune; gruppa ble ledet av virksomhetslederen ved Bratten aktivitetspark. I 2009 ble det lagt fram et forprosjekt som beskrev hvordan et slikt senter kunne realiseres. Prosjektet ble delt inn i to byggetrinn, og arkitekt Odd Aanesen ble koplet inn for å tegne ut bygget. I første omgang ble det fokusert på realisering av byggetrinn 1, og forprosjektet beskrev bl.a. faglig innhold, framdriftsplan, beregning av investerings- og driftskostnader samt finansieringsplan. Investeringskostnadene for bygg og innhold ble, etter noen justeringer beregnet til 22,5 mill. kr, og finansielle bidragsytere var Bodø kommune, Nordland fylkeskommune, DA Bodø og Gjensidigestiftelsen. Bygget ble realisert innenfor ramma. Årlig driftsbudsjett for MIND-senteret, trinn 1 er på 3 mill. kr, finansieringen er likt fordelt mellom Bodø kommune, Nordland fylkeskommune og egne inntekter. Byggingen startet våren 2012, og i august 2013 ble MIND-senterets byggetrinn 1 offisielt åpnet. Til tross for enkelte oppstartsproblemer knyttet til den avanserte teknologien som styrer deler av innholdet, kan senteret vise til et høyt aktivitetsnivå. Nærmere 500 personer har deltatt i «MINDprosessen»; et påvirkningsprogram utviklet av SINTEF og Høgskolen i Nord-Trøndelag, og med elever i videregående skole som primærmålgruppe. Det pågår et kontinuerlig kvalitetssikrings- og utviklingsarbeid, dels av senterets egne folk, dels av eksterne faginstanser, og det legges stor vekt på nasjonale føringer innen trafikksikkerhet, og forskningsbasert kompetanse. Side76

77 MIND-senteret, som i dag er en overordnet betegnelse på alt trafikksikkerhetsarbeidet som foregår i Bratten, har ansvaret for gjennomføring av en rekke tiltak både i Bodø kommunes og Nordland fylkeskommunes trafikksikkerhetsplaner. Møterommene i senteret har en meget høy kvalitet, og de er flittig brukt både av kommunale instanser og klubber og organisasjoner som Bratten har et samarbeid med. MIND-senteret har etablert samarbeid med en rekke faginstanser og miljøer, bl.a. Statens vegvesen, Trygg Trafikk, Nordland fylkes trafikksikkerhetsutvalg, kjøreskolebransjen, Norges Motorsportforbund og Norges Lastebileierforbund. En høgskolelektor ved Høgskolen i Nord-Trøndelag har fått godkjent et doktorgradsstudium knyttet til «MIND-prosessen». Dette studiet skal foregå i regi av Universitetet i Nordland, og vil komme i gang så snart finansieringen av studiet er på plass. Det har tidligere i år vært en uformell kontakt med Samferdselsministeren, og han viser stor interesse for det omfattende trafikksikkerhetsarbeidet som foregår i Bodø kommune og i MINDsenteret. Regjeringen la fram «Nasjonal tiltaksplan for trafikksikkerhet på veg » tidligere i vår, og MIND-senterets nyskapende fokus kan bli et viktig element for å nå målene i planen, både direkte og indirekte. Bodø kommune er nominert som en av tre kommuner i landet til prisen for årets trafikksikkerhetskommune. Bodø ligger også godt an til å bli landets første «trafikksikre kommune»; en nasjonal godkjenningsordning for kommuner som har forpliktet seg til å arbeide helhetlig for økt trafikksikkerhet for kommunes innbyggere. Vurderinger «MIND-prosessen», som er det bærende elementet i byggetrinn 1 er et viktig tiltak i arbeidet med å påvirke ungdommer til å foreta de rette valgene, både i trafikken og i livet ellers. Men for å oppnå en bredere forståelse for de utfordringene som ungdommene møter, og den risikoen som man utsetter seg selv og andre for, må dette suppleres med tiltak med andre innfallsvinkler, slik at ungdommene blir utfordret emosjonelt og intellektuelt, men også føle «på kroppen» det de utsettes for, og de kreftene som er i sving ved en trafikkulykke. I forprosjektet fra 2008 ble det faglige innholdet i MIND-senterets byggetrinn 2 forholdsvis grundig beskrevet. Dette skal i hovedsak inneholde tre elementer: - «TS-rommet»: Et rom med tekniske installasjoner, eks. Bråstoppen, Veltepetter, simulator m.m. - «Hjernerommet»: dette skal inneholde installasjoner som synliggjør konsekvensene av hjernens utvikling fra barn til voksen, og hvilke konsekvenser den kan ha i forhold til vurderinger, avgjørelser, valg m.m. som man må ta i forskjellige situasjoner. - «Ulykkesrommet»: et rom med en simulert trafikkulykke. Deltakerne blir drillet i hvordan de skal opptre når de kommer først til et ulykkessted. Arkitekt Odd Aanesen har laget skisser for hvordan byggetrinn 2 kan se ut, og også kostnadsberegnet bygget med innhold. Dermed er grunnlaget for en detaljplanlegging på plass. Prosjektgruppa, som har arbeidet med dette siden 2008, kan i utgangspunktet føre dette arbeidet videre. Side77

78 Konklusjon og anbefaling Med bakgrunn i ovennevnte anbefales det at arbeidet med etablering av MIND-senterets byggetrinn 2 videreføres, med følgende mandat: - Utarbeidelse av et forprosjekt med kostnads- og finansieringsplan. - Innsalg av prosjektet mot sentrale myndigheter, bl.a. med hensikt å få inn statlig finansiering. Konklusjonene fra prosjektgruppa legges fram som egen sak i løpet av vinteren 2014 / 15. Saken tas til orientering. Saksbehandler: Leif Håkestad Rolf Kåre Jensen rådmann Arne Øvsthus kommunaldirektør Side78

79 Fellesadministrasjonen, avdeling for oppvekst og kultur Saksframlegg / referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /202 X01 Saksnummer Utvalg Møtedato 14/14 Formannskapet mai rapport./. Vedlagt følger rapport fra 17. mai 2014, til formannskapets orientering. Rolf Kåre Jensen Rådmann Arne Øvsthus kommunaldirektør Saksbehandler: Torill Kristin Svedhaug Trykte vedlegg: 17. mai rapport Side79

80 Fellesadministrasjonen, avdeling for oppvekst og kultur 17. mai rapport Dato: Saksbehandler:...Torill Kristin Svedhaug Telefon direkte: Deres ref.:...«ref» Løpenr.: /2014 Saksnr./vår ref.: /202 Arkivkode:... X mai komiteen har i år bestått av: Allan Ellingsen (FrP) leder Ali Horori (AP) nestleder Lisbet Herring (AP) Joakim Sennesvik (H) Bente Haukås (KrF) Erlend Skaug Ingebrigtsen, representant for Bodø ungdomsråd Jirde Ali Abdi, representant for Dialogforum Rolf Åsheim, representant for musikkorpsene John Patrick Thofte, oppnevnt av Bodø Hovedflystasjon Kjetil Kalaas, oppnevnt av Bodø politistasjon Torill Kristin Svedhaug sekretær, fellesadministrasjonen, OK-avdelingen. Vi har i perioden hatt 5 møter. I tillegg kommer selve nasjonaldagen, og et evalueringsmøte i etterkant. MUSIKK I GATENE Bodø Harmonimusikk deltok i speidertoget. Misvær Musikkforening og Misvær skolekorps spilte i Misvær-området. Bodø Janitsjar marsjerte i Vestbyen og spilte en runde rundt Sentrum sykehjem. SPEIDERSAMLING OG SPEIDERTOG Speiderne samlet seg ved Speiderbarnehagen i Sivert Nielsens gate. Bodø Harmonimusikk spilte i toget. På sin vei gjennom byen la speiderne ned blomster ved kongestatuen før de gikk rundt Sentrum sykehjem og deltok ved bekransningen av de falnes minnestein ved Domkirkens tårnfot. KORPSFROKOST Korpsene som spilte i sentrumsområdet spiste frokost på Skagen hotell. Dette kom i stand etter avtale mellom 17. maikomiteen og hotellet. Komiteèn gir tilskudd til korpsfrokost til de øvrige korpsene, slik at de korpsene som ikke deltar på fellesfrokosten kan lage sine egne opplegg. FLAGGAPPELL PÅ RÅDHUSPLASSEN Forsvaret foretok flaggappellen. Et flott og stilfullt arrangement som mange møtte fram for å se på. Ådne Wolden Ovesen fra Bodø Harmonimusikk spilte flaggsignalet. Fellesadministrasjonen, avdeling for oppvekst og kultur Postadresse: Telefoner: Elektroniske adresser: Orgnr.: Postboks 319, 8001 Bodø Sentralbord: postmottak@bodo.kommune.no Besøksadresse: Ekspedisjon: torill.k.svedhaug@bodo.kommune.no Bankkonto: Kongensgt 23, 8006 Bodø Telefax: Side80

81 BEKRANSNING VED DE FALNES MINNESTEIN - DOMKIRKENS TÅRNFOT Dette arrangementet samlet også mange. Forsvaret var ansvarlig for arrangementet som ble utført på en fin måte med ærestropp som ble inspisert. Det var tale av oberst Steve Pedersen. Bodø Harmonimusikk spilte. BEKRANSNING AV MONUMENT FOR BRITISKE FLYGERE VED NORSK LUFTFARTSSENTER Dette arrangementet var det også Forsvaret som stod for. Ved monumentet sto det æresvakter. Det var tale ved major Haakon Gamborg. Bodø Janitsjar spilte. ERLING JARLS MINNEBAUTA Det ble lagt ned blomster ved Erling Jarls minnebauta. MINNEBAUTA 22. JULI Det ble lagt ned blomster ved minnebautaen for 22. juli. TRANSPORT FOR ELDRE Forsvaret stilte med flere minibusser som hentet eldre fra institusjoner og eldreboliger i sentrum. Disse stod parkert i Storgata under skoletoget. Deretter ble de kjørt til eldrefesten i Bodin leir. BARNEHAGETOG Et populært arrangement hvor over 40 barnehager deltok. Det var vanskelig å få korps til dette toget, men Politihøgskolens trommekorps tilbød seg å spille. I tillegg ble det for anledningen danna et korps av tidligere korpsmusikanter som kalte seg «Akutt-korpset. Disse to korpsene spilte til stor glede for alle barnehagene som deltok. Fremst i toget kjørte Pelle Politibil. Leder av 17. mai komiteen Allan Ellingsen var med i toget. Det var stor deltakelse i toget. På grunn av gravearbeid i byen måtte togruten legges om. Barnehagetoget ankom Solparken like før skoletoget. SKOLETOGET Det var stor oppslutning om skoletoget. Hunstad barneskole gikk i toget i byen for første gang. Politimester Geir Ove Heir gikk foran i toget. Komiteens medlemmer fulgte toget langs ruten, og i samarbeid med politiet sørget de for riktig plassering av de forskjellige skolene/korpsene. Ved ankomst til Solparken spilte Saltvern skolekorps/hunstad skolekorps til nasjonalsangen. Tale for dagen var ved Filip Andre Digre og Randi Smeplass fra Bodø ungdomsråd. Eric Andre Marhaug m/crew danset. Programmet ble ledet av Allan Ellingsen. Etter skoletoget var det lokale arrangementer ute på skolene. Skolene som ikke deltok i toget i byen, hadde sine egne tog etterfulgt av lokale arrangement. FEST FOR ELDRE I BODIN LEIR Dette tradisjonsrike samarbeidet mellom Forsvaret og Bodø kommune fant i år sted for 55. gang. Soldater serverte og fungerte også som garderobevakter og hjelpere. Politimester Geir Ove Heir og ordfører Ole Henrik Hjartøy var gjester. Ordføreren overrakte blomster til ansvarlige for arrangementet og luftvingsjef, og takket på vegne av Bodø kommune. Arrangementet er svært populært, og samlet ca 200 gjester. Billetter til arrangementet ble distribuert gjennom kommunens servicetorg. 17. mai rapport 2 av 5 Side81

82 HURTIGRUTEN Hurtigruteskipet M/S Richard With ankom Bodø med passasjerer fra mange ulike land og nasjonaliteter. Når den passerte moloen ble den hilst velkommen med salutt fra Nyholmen Skandse. På kaia var det dans ved Bodø folkedanslag og musikk ved Hunstad skolekorps/saltvern skolekorps. Kaptein Knut Storø holdt tale og la ned krans ved hurtigruteskipet Prinsesse Ragnhilds minnebauta. Programmet ble ledet av Allan Ellingsen. En fin markering med mye folk til stede. Etterpå spiste komiteen og representanter fra politiet lunch om bord i hurtigruten. KONSERT PÅ TORGET På grunn av været ble konserten flyttet inn i glasshuset. Bodø Harmonimusikk spilte en fin konsert, og mange sto og hørte på. BORGERTOG I år var det rekordstor deltakelse i borgertoget med ca 65 lag og foreninger. I tillegg til de mange lag og organisasjoner, deltok en stor delegasjon fra politihøgskolen og forsvaret. Bodø Amcar-club hadde fått tillatelse til å kjøre med 5 biler foran i toget. Flere eldre var passasjerer i disse bilene. Det var mye folk langs togruten. Da toget kom inn i Solparken, var det markering av grunnlovens 200 års jubileum, som var planlagt sammen med grunnlovskomiteen. Fylkesordfører Sonja Alice Steen holdt dagens tale. Bodø Harmonimusikk spilte. Det var sang ved Bodø Håndverkersangforening som framførte den nye grunnlovssangen og Domkirkens ungdomskor framførte sangen «Frihet» av Halvdan Sivertsen. Happy feet dansere fra Bodø videregående skole danset og arrangementet ble avsluttet med ballongslipp av 1814 ballonger i rødt, hvitt og blått. Programmet ble ledet av Allan Ellingsen. FLAGGAPPELL PÅ RÅDHUSPLASSEN Forsvaret utførte en stilfull og verdig flaggappell som det siste arrangementet denne dagen. Det var liten oppslutning om denne seremonien. MUSIKK TIL LANDEGO OG KJERRINGØY Helikopter fra 330 skv fløy musikanter fra Bertnes Brass til Landego og Kjerringøy. Helligvær hadde eget korps. LYDPRODUKSJON Lydteamet hadde ansvaret for lyden under arrangementene i Solparken, Domkirkens tårnfot, og ved hurtigruteskipet Prinsesse Ragnhilds minnebauta. PRESENTASJON AV PROGRAMMET 17. mai programmet ble trykket i Avisa Nordland og i byavisa Bodø. I tillegg var det lagt ut på Bodø kommunes hjemmeside. SAMARBEID MELLOM FORSVARET OG KOMMUNEN Forsvarets medvirkning både i komiteen og i de forskjellige arrangementene, betyr mye for en vellykket gjennomføring av programmet. De tar hånd om flaggappell på Rådhusplassen morgen og kveld, kransenedleggelse ved Domkirkens tårnfot og monument for falne britiske flygere, eldrearrangementet i Bodin leir, og transport av eldre fra institusjonene til skoletoget. I tillegg deltok en stor gruppe soldater i borgertoget. 17. mai rapport 3 av 5 Side82

83 Komiteèn vil takke Forsvarets representant i komiteen for godt samarbeid. Forsvarets innsats har muliggjort et så pass stort og omfattende program fra morgen til kveld, og er med å danne en fin ramme rundt feiringen av nasjonaldagen. SAMARBEIDET MELLOM POLITIET OG KOMMUNEN Dette samarbeidet er også av stor betydning for at det skal bli et vellykket arrangement. Politiet har en viktig rolle i forhold til koordinering av togene, og sørger for at togene kommer trygt fram i trafikken. De gjør også en stor jobb med å følge opp vedtatt parkeringsforbud langs togrutene. Som tidligere år besluttet politiet å stenge Glasshuset natt til 17. mai. Parkeringsbestemmelser ble annonsert i 17. mai programmet. God kontakt mellom komitè og politi under forberedelser og gjennomføringen av selve dagen, er viktig for at avviklingen av et så stort og omfattende arrangement skal bli vellykket. Komiteèn vil takke Bodø politistasjon for godt og positivt samarbeid gjennom politiets representant i komiteèn. BUDSJETT OG REGNSKAP Alle regninger er ikke kommet inn ennå, men med sponsing av betydelige beløp på en del tjenester og mye dugnadsarbeid, er det grunn til å anta at 17.mai komiteen har holdt seg innenfor budsjettet. KONKLUSJON/UTFORDRINGER 17. mai-komiteen ser med bekymring på de utfordringene korpsene har i forhold til rekruttering, og at noen korps derfor har problemer med å spille på 17. mai. Flere korps hadde derfor slått seg sammen. Det ble dermed færre korps totalt sett og dermed også nye utfordringer i forhold til fordeling og prioritering av korps til de ulike oppdragene. Derfor var det positivt at Politihøgskolens trommekorps og det nyetablerte «Akutt-korpset» stilte opp i barnehagetoget. Det ble utstedt ID-kort til de som søkte og fikk tillatelse til å selge ballonger. Til sammen 7 stk søkte. 5 stk fikk innvilget salg. To stk trakk seg. Det var også gitt en tillatelser til salg av mat fra vogn på torget. Narvesen kiosken i glasshuset fikk tillatelse til salg av pølser, is og brus utenfor kiosken og kafeen Babel fikk tillatelse til salg utenfor sin kafe i Dronningens gate. Bodø byteknikk gjorde en god jobb mht. feiing av gater, rydding, beplanting mm til 17. mai. KOMITEEN En stor takk til komiteèn for innsatsen, og for en vellykket gjennomføring av årets nasjonaldag i Bodø. Komiteen ønsker også å takke Bodø ungdomsråd og deres leder Erlend Skaug Ingebrigtsen, som deltok aktivt i planleggingen og gjennomføringen av programmet i Solparken både etter skoletoget og borgertoget. SLUTTORD Vi vil takke de forskjellige korps og alle andre frivillige som stilte opp og bidro til at det ble en verdig feiring av nasjonaldagen i Bodø. Vi vil også rette en takk til ordfører Ole Henrik Hjartøy som deltok på flere av arrangementene. På slutten av dagen ble været dårlig, noe som også bidro til at mange forlot Solparken før programmet etter borgertoget var gjennomført. 17. mai rapport 4 av 5 Side83

84 Med hilsen Allan Ellingsen leder Torill K. Svedhaug sekretær 17. mai rapport 5 av 5 Side84

85 Kulturkontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /9620 D12 Saksnummer Utvalg Møtedato 14/145 Formannskapet Driftsorganisering Stormen Status og oppfølging av bystyrets vedtak i PS 14/27 Forslag til vedtak 1. Formannskapet tar til etterretning status i implementering av driftskonsept som beskrevet i denne sak og forventer at prinsipper og føringer som fremgår i saksopplysninger, med vekt på del 1, punktene a-d, ivaretas i den videre planleggingen. 2. Kulturhuset KF avlegger senest 1. september 2014 a. Endelig driftskonsept med oversikt over den sjablongmessige brukerfordeling av byggene. Dette vil være grunnlag for innberetning av endelig fordeling mellom momskompensasjon og ordinært momsfradrag ovenfor myndigheter. b. Formål for aktiviteten i Bodø Kulturhus KF. c. Konsept for servering i Stormen legges frem, med beskrivelse av hvilke resultater som forventes, økonomisk og til støtte for kulturproduksjonen i hele Stormen. 3. Oppdragsavtaler mellom Bodø kommune OK-avdelingen og Bodø kulturhus KF for NNJS og SINUS vedtas og inngår videre som grunnlag i husleiekontrakt som Bodø Kulturhus KF tar ansvar for å utferdige, sammen med Kulturkontoret. 4. Stormen drift AS videreføres med endring av formålsparagraf og styresammensetning i henhold til ekstraordinær generalforsamling. Sammendrag FDVU-ansvaret tilknyttet Stormen er ihht vedtak i PS 14/31 overtatt av Bodø Kulturhus KF. Rådmannen anser at det anslåtte kostnadsnivå vil gi en forsvarlig og kvalitetsmessig god standard på forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling for det nasjonale kulturbygget Stormen. Kostnadsnivået er avstemt med andre sammenlignbare byggs erfaringer, og viser seg å ligge på linje med disse. Budsjett og nødvendig tilskudd fra Bodø kommune vil avhenge av antallet leieaktører, øvrig inntektsgenerering og hvilket aktivitetsnivå det legges opp til for øvrig. Dette må utarbeides i forbindelse med økonomiplanarbeidet høsten Side85

86 Bodø Kulturhus KF må forholde seg til tiltak som er anbefalt i driftsutredningen og vedtatt i PS 13/10 og PS 13/11 (bystyret). Dette innebærer også å sikre momskompensasjon eller fradrag i henhold til Bystyrets finansieringsvedtak for investeringsprosjektet Stormen. Foreliggende kunnskapsgrunnlag, med vekt på mva-optimalisering for Bodø kommune knyttet til investering er førende for Bodø Kulturhus KF sin driftsimplementering. Det henvises her til rapport 18. sept 2013 (vedlegg 1) og 14. april 2014 (vedlegg 2) fra advokat Finn Lervik ved advokatfirmaet Øverbø Gjørtz DA. Eventuelle fravikelser skal diskuteres med Økonomiavdelingen i Bodø kommune og informasjon rundt tallmessige konsekvenser forelegges for politisk vedtak. Bodø Kulturhus KF har ved vedtak i denne sak formelt overtatt ansvaret for å implementere tiltak og annet som fremgår av dette. Premissene er krevende, og vil ha nytte av å samordne kompetansen på området fra Bodø kommune, som er fullt tilgjengelig. Dette vurderes imidlertid av Bodø Kulturhus KF selv. Stormen drift AS omdannes til et merkevareselskap som skal forvalte og utvikle merkevaren Stormen på vegne av Bodø kommune. Styrets sammensetting og antall endres i tråd med endret formål. Saksopplysninger Bakgrunn Saken dreier seg om å tydeliggjøre hva som inngår i ansvaret FDVU-oppgaven, og hvordan praktiske oppgaver er blitt og blir organisert. Nedenfor følger en tredelt organisering av saksopplysninger; Del 1 fra Økonomiavdelingen, del 2 fra OK-avdeling/Kulturkontoret og del 3 fra Bodø Kulturhus KF. Disse vil ventelig belyse de ulike aspektene ved driftsorganisering av Stormen og hvilke føringer som gjelder. Del 4 av saken dreier seg om videreføring av Stormen drift AS. Utgangspunktet for saken er at bystyret fattet følgende vedtak i PS 14/31, vedrørende driftsorganisering av Stormen: 1. Utleiemodellen som konsept for Stormen vedtatt i PS 13/10 og PS 13/11 videreføres med de prinsipper som ble lagt til grunn om autonomi for leietakere, momsoptimalisering, muligheter for stordriftsfordeler og synergier, men nå med Bodø Kulturhus KF som forvalter av FDVU og leieavtalepartner for øvrige aktører. 2. Kulturkontoret inkludert bibliotek, Bodø Kulturhus KF og Stormen Drift AS arbeider videre sammen mot å avklare FDVU-oppgaver (roller, ansvar og myndighet) mellom partene. 3. Bystyret oppdateres om status i arbeidet samtidig med fremleggelsen av endelig profilprogram i løpet av våren Driftsplanlegger har hatt en dialog med fokus på erfarings- og kunnskapsoverføring med ny økonomi- og administrasjonssjef i KF et fra 1. april 2014 på oppdrag fra økonomidirektør i Bodø kommune. All tilgjengelig informasjonsmateriell og kunnskap er dermed overført til Bodø kulturhus KF via økonomi- og administrasjonssjefen, sammen med anbefalt arbeidsmetode for å løse oppgavene. Møtene har, til tross for svært omfattende materiale og stor spredning i antallet saksområder, hatt fokus på: Side86

87 - Å sikre MVA-optimalisering for investering gjennom å gå over fra kompensasjonssystemet til MVA-systemet - Å ivareta bystyrets vedtak om at hver enkelt leietakers autonomi skal hensyntas - NOSO s og Bodø kulturhus KF s behov for spesifikke tilpasninger som leietakere. Prinsippavklaringer og føringer fra tidligere vedtak DEL 1 Fra Økonomiavdelingen Årsregnskap, rapportering og årsberetning Bodø kommune legger til grunn at det fra foretakets side føres adskilte regnskap og rapportering knyttet til FDVU vs. kulturproduksjon ovenfor Bystyret. Bruk av utstyr, Støtte i forbindelse med lyd- og lysteknikk Alt utstyr som er anskaffet i forbindelse med investeringsprosjektet Stormen eller i etterkant som en følge av kommunale tildelte midler forutsettes utlånt til Biblioteket vederlagsfritt fra det kommunale foretaket. Når det gjelder ressursmessig støtte (lyd og lysteknikere) fra foretaket til gjennomføring av arrangement i regi av Biblioteket, avtales dette etter en nærmere utformet langsiktig avtale mellom partene. Alternativt kan betingelser avtales fra gang til gang. Biblioteket forutsettes å bruke det kommunale foretaket som preferert partner, men står fritt til også å inngå avtaler med andre aktører basert på vilkår og kapasitet som tilbys. Vurderinger og føringer i forhold til håndtering av moms Rådmannen forutsetter at det kommunale foretaket legger opp driften ut fra bystyrevedtak knyttet til merverdiavgiftskompensasjon (og eller ordinært fradrag) som en sentral finansiering av investeringsprosjektet Stormen. Dette innebærer å følge anbefalinger som er angitt i rapporter fra kommunens ulike samarbeidspartner på området, men herunder spesielt advokatfirmaet Øverbø Gjørtz DA. Økonomisk vil det fra et avgiftsmessig ståsted lønne seg å tilpasse driften gjennom å optimalisere merverdiavgiftsbehandlingen med fokus på investeringen. Enkelt sagt stadfester Ernst & Young i en tidlig rapport til Bodø kommune rundt momshåndtering at man aldri vil kunne generere leieinntekter i en 10 årsperiode i størrelsesorden hva dette vil føre til av tapt kompensert investeringsrelatert moms (1. nov 2011, Merverdiavgiftsmessig behandling av Kulturkvartalet i Bodø). Dette innebærer blant annet at følgende prinsipper relatert til utleie og utlån når byggene tas i bruk i drift bør følges: a. Utleiekonsept til leietakere som er avgiftspliktig og driver avgiftspliktig virksomhet. Dette vil falle inn under den ordinære momsloven og gi ordinært fradrag. b. Utlånskonsept til mindre lokale aktører for å komme inn under lovgivningen relatert til momskompensasjon. Dette innebærer å vurdere andre modeller for inntektsdeling i samarbeid med aktører. c. Utleie av kontorlokaler uten at disse er eksklusivt låst til utleier (del av et kontorfellesskap) d. Tilrettelegging for mva-pliktig aktivitet i saler og fellesområder for å kunne legitimere blandet bruk av saler og således komme inn under reglene for ordinært fradrag. Dette innebærer både salg av varer og markedskommunikasjon i salene Side87

88 Bodø Kulturhus KF vil drive virksomhet som både faller inn under kompensasjons-ordningen for kommuner, samt gir mulighet for ordinært fradrag og virksomhet som faller utenfor kompensasjonsordningen. Virksomhet som faller utenfor kompensasjonsordningen vil være utleievirksomheten og annen økonomisk aktivitet som er, eller kan være, i konkurranse med andre som ikke har kompensasjonsrett. Bodø Kulturhus KF bes derfor om å utarbeide en oversikt over driftsmodell med sjablongmessig fordeling i forhold til bruken av byggene innen 1. september Dette gjøres ved å definere de enkelte areal i byggene og kategorisere disse i forhold til bruken i avgiftspliktig virksomhet. Det er sluttbrukers (den som har leid lokalet og har arrangement) aktivitet som er utslagsgivende. En slik definering inkluderer også en intern vurdering av aktiviteten til KF et. Oversikten gir Bodø kommune dokumentasjon og grunnlag for å foreta endelig innberetning ovenfor skattemyndigheter når det gjelder henholdsvis momskompensasjon og fradrag knyttet til investeringsprosjektet. DEL 2 Fra Kulturkontoret Oppdragsavtaler mellom Bodø kommune og Bodø kulturhus KF Hovedscenen Sinus og Nordnorsk Jazzsenter (NNJS) er to av Bodø kommunes kultursatsninger som driftes gjennom Bodø Kulturhus KF, med økonomi i form av årlige overføringer fra Bodø kommune. NNJS har i dag kontorer på Sinus og benytter hovedscenen Sinus som konsertarena. Flytting av Sinus inn i Stormen aktualiserer behovet for avtaleregulering, som følge av endring i både i fysiske fasiliteter og kostnaden for kontor og scene. Målet er å skape forutsigbarhet for alle parter, og at målsetningene knyttet til satsningene ivaretas på en god måte. For NNJS er det snakk om en formell avtale mellom Bodø kommune og Nordland Fylkeskommune under den Nordnorske kulturavtalen. Herunder følger at Bodø kommune har vertskapsansvar for NNJS, en av fem nasjonale jazzsenter med statlig finansiering (NNJS opererer i Nordland, Troms og Finnmark). Sinus går fra nedslitte lokaler til en topp standard på både rom og utstyr, som vil forsterke den rytmiske satsingen betydelig. Den rytmiske scenen får muligheter i Stormen, samt andre rammebetingelser, som nedtegnes i en oppdragsavtale mellom OK-avdelingen og Bodø kulturhus KF. Begge disse avtalene medfører et oppdrag som Bodø kulturhus KF ivaretar på vegne av Bodø kommune og sørger for en smidig og god håndtering av disse, med mål om å utvikle og støtte aktørene innenfor Bodø kulturhus KF s organisasjon. Oppdragene har til nå ikke vært avtalefestet eksplisitt, kun belyst gjennom politiske vedtak. Det er ikke å anbefale at dette fortsetter ved innflytting i Stormen. Vedlagt avtale er et eksempel ment å skape forutsigbarhet og mer effektivitet i håndteringen, samt å sikre en god evaluering jevnlig. - NNJS. Fri scene på Sinus (x antall ganger pr år) samt x antall kontorplasser i Stormen. Intensjonsavtale foreligger. - Hovedscenen Sinus. Oppdragsavtalens grunnprinsipper er avklart. Side88

89 Endelig avtaler skal foreligge innen 1. september 2014, og er et felles ansvar for Bodø Kulturhus KF og Kulturkontoret. DEL 3 Fra Bodø Kulturhus KF Status og fremdrift for FDVU-arbeid og implementering av driftsmodell. I mail av 10. juni 2014 fra Øk/adm sjef Eirik Pettersen i Bodø Kulturhus KF siteres: 1) Status leiekontrakter og sjablongmessig brukfordeling. «Basert på aktuelle føringer fra Kulturdept. er det i dialog med ledelsen i NOSO utarbeidet utkast til leieavtale. Partene er omforent om rammevilkårene og det gjenstår å kvalitetssikre avtalen med hensyn til optimalisering av fradragsmulighetene for investerings-mva. Avtalen med NOSO vil også danne grunnlag for tilsvarende avtale med biblioteket og evt. andre leietakere. Alle relevante avtaler forventes å være på plass innen 1. september 2014.» 2) MVA status «Endelig avgiftsmessige status for kulturbyggets samlede areal er under utarbeidelse som et samarbeid mellom Kulturhuset ved økonomi- og administrasjonssjef og kommunens økonomi- og regnskapsavdeling, samt andre relevante resurser på området. Avklaring av kulturhusets avgiftsmessige status er under utredning. I den forbindelse arbeides det med å optimalisere driften for å avløfte investerings-mva.» 3) Framdriftsplan. Økonomi og praktiske løsninger «Arbeidet med å sikre et regnskapssystem som sikres et tydelig skille mellom BKHs kunstneriske produksjonsdel av driften og rollen som FDVU-ansvarlig på vegne av kommunen, er påbegynt. Modellen implementeres som et ledd i samarbeidet mellom administrasjonen i kulturhuset og regnskapsenheten i kommunen. Nytt regnskapsmodell vil av praktiske årsaker være i bruk fra 1. januar 2015 Styret i BKH har vedtatt at driften av kaféen i bibliotekbygget skal outsorces til ekstern driver. Avtalen skal utlyses på doffin.no i løpet av sommeren og administrasjonen i kulturhuset jobber med å få på plass avtalens rammevilkår og da særlig de forutsetninger og føringer som legges til grunn for å sikre et fullgodt serveringstilbud med en kvalitet som er bygget verdig.» 4) Eventuelt «Arbeidet med å få på plass driftsavtaler og innkjøpsavtaler i tilknytning til forvaltning, drift og vedlikehold er godt i gang og administreres av nytilsatt drifts sjef. Kvalitetssikres i samarbeid med kommunens innkjøpsavdeling og øvrige resurser på området. Endring av Bodø Kulturhus KFs vedtekter. Viktigste endringer er foretaksnavnet som foreslås endret til Stormen Konserthus KF og endring av foretakets virksomhetsområde. Sistnevnte er tilpasset de nye oppgavene i forhold til foretakets oppgaver i tilknytning til FDVU i Stormen og er basert på en kombinasjon av de tidligere vedtektene og vedtektsfestede formål for Stormen Drift AS. Utkast til vedtektsendring er formelt godkjent av styret og oversendt bystyret ved ordføreren for endelig vedtak.» Side89

90 DEL 4 Stormen drift AS veien videre Stormen drift AS ble etablert med formål å drive utleievirksomhet i det nasjonale kulturbygget, i tråd med definerte økonomiske og kunstneriske målsettinger. Selskapet skal forestå forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av Stormen kulturbygg i Bodø. Dette oppdraget er nå overtatt av Bodø Kulturhus KF. Stormen drift AS har stått ansvarlig og drevet utformingen av profilprogrammet til Stormen. Dette ansees ferdigstilt en gang på høsten med påfølgende implementering av innhold på web hos henholdsvis Bibliotek og Bodø Kulturhus KF. Stormen drift AS har gjennom Innovasjon Norge fått tilsagn om inntil 0,4 mill kr i støtte for dette arbeidet. Det anbefales å videreføre selskapet, men med endret og innsnevret fokus rettet kun mot merkevarebygging. Selskapet vil således fungere som helhetlig ivaretaker av den videre merkevarebyggingsprosessen på tvers av hus, aktører og øvrige leietakere. Det foreslås således å endre vedtekter og styresammensetning i ekstraordinær generalforsamling etter behandling av denne politiske sak. Forslag til nye vedtekter er som følger: - pkt 3: Selskapets formål er å forvalte, drifte og utvikle merkevaren Stormen med utgangspunkt i merkevareplattformen og den grafiske profilen - pkt 5: Selskapets styre skal bestå av en styreformann og et styremedlem etter generalforsamlingens nærmere beslutning. Kompetanse for å bekle roller bør være innen økonomi/juridisk erfaring kombinert med byråerfaring/erfaring med merkevarebygging. Styret kan meddele prokura. Selskapet ble i forbindelse med ordinær generalforsamling tilført midler som gjør selskapet likvid og solid i forhold til videre drift. Vurderinger Ihht statusrapport fra Bodø Kulturhus KF, registrerer rådmannen at leiekontrakter er under realisering. Det legges til grunn at foreløpige signerte leieavtaler og avklarte prinsipper styrer arbeidet. Serveringsløsningen i Stormen bør ses i sammenheng, og rådmannen anbefaler at det etableres en tett dialog mellom begge bygg, med tanke på å oppnå effektiv bruk av ressurser til støtte for kulturproduksjonen, øke muligheten for merverdi av denne virksomheten samt redusere risiko. Driftskonsept for servering sammen med leiekontrakter inkludert økonomiske og praktiske følger av disse, legges frem for politisk behandling i tråd med forslag til vedtak 2. Stormen vil samlokalisere flere av Bodø kommunes kultursatsninger, og det er naturlig at dette vil gi bedre dialog og samarbeidsflater mellom aktørene. For å styrke dette, anbefales at Bodø kulturhus KF sitt formål formuleres tydeligere på hvilken rolle de har i dette landskapet. OKavdelingen/Kulturkontoret forventes å bidra i denne konkretiseringen. Formannskapet vil ved vedtak i tråd med forslaget ovenfor, sikre at implementeringen av driftskonsept i Stormen skjer på en god, forsvarlig og økonomisk gunstig måte, i tråd med de vedtatte prinsipper fra PS 13/10 og PS 13/11 fra bystyret Side90

91 Det er grunn til å merke seg at det hefter relativ høy risiko for Bodø kommune om man velger å se bort fra foreliggende kunnskapsgrunnlag, særlig knyttet til mva-vurdering. Implementeringen av driftsmodell bør derfor skje etter de faglige eksterne råd som er innhentet fra adv Finn Lervik, se særlig del 1, punktene a-d. Konklusjon og anbefaling Det anbefales at formannskapet gjør vedtak som beskrevet ovenfor. Rolf Kåre Jensen Rådmann Arne Øvsthus Kommunaldirektør Saksbehandler: Kari Nystad-Rusaanes Stephan A Skjelvan Stephan A. Skjelvan Kommunaldirektør Trykte vedlegg: Ingen Utrykte vedlegg: Vedlegg 1: MVA rapport Leietakertilpasninger Øverbø & Gjørtz, Vedlegg 2: Notat fra telefonmøte april, vedrørende MVA-effekt, > Side91

92 Side92

93 Side93

94 Side94

95 Side95

96 Side96

97 Side97

98 Side98

99 Side99

100 Side100

101 Side101

102 Side102

103 Side103

104 Side104

105 Side105

106 Side106

107 Side107

108 Side108

109 Side109

110 N O T A T Til: Fra: Bodø kommune Advokatfirmaet Øverbø Gjørtz DA v/partner/advokat Finn Lervik Vår ref.: Deres ref.: Ansvarlig advokat: Molde, 25622/209935/hit Finn Lervik 9. april 2014 OPPSUMMERING FRA TELEFONMØTE DEN 4. APRIL 2014 Jeg viser til telefonmøte fredag 4. april d.å. Jeg fikk i mandat å gi en skriftlig oppsummering fra møtet. Telefonmøtet gjaldt de avgiftsmessige konsekvenser som følger av at Stormen Drift AS blir erstattet med Bodø Kulturhus KF. Bodø Kulturhus KF skal overta den funksjonen som Stormen Drift AS hadde etter den opprinnelige modellen. 1. Forholdet mellom Bodø kommune og Bodø Kulturhus KF Bodø kommune og Bodø Kulturhus KF er to avgiftssubjekt med hvert sitt organisasjonsnummer. Dette medfører at forholdet mellom Bodø kommune og Bodø Kulturhus KF avgiftsmessig anses som et leieforhold. Utleie kjennetegnes ved at utleier stiller bygg og anlegg til eksklusiv disposisjon for leietaker mot at leietaker betaler vederlag. Det første vilkåret om eksklusiv disposisjonsrett er oppfylt. Det er Bodø Kulturhus KF som skal disponere og drifte "Stormen". Det andre vilkåret er krav til vederlag. Det ble opplyst at Bodø kommune ikke skal fakturere særskilt leie. Bodø Kulturhus KF skal imidlertid betale alle kostnadene knyttet til drift av bygget, herunder FDVU-kostnader og andre kostnader i forbindelse med drift av Stormen. I og med at Bodø Kulturhus KF betaler driftskostnader knyttet til driften av Stormen, er det fare for at skattemyndighetene er av den oppfatning at det betales vederlag for disposisjonsretten for bygget. Altså, at det blir ansett som et leievederlag at Bodø Kulturhus KF betaler driftskostnadene. Vilkåret for et leieforhold er således oppfylt, jf. Merverdiavgiftshåndboken 10. utgave, s Side110