Vedlegg 2: Brukerveiledning til innhentingstjenestene (esamhandling) i DUF/Postklienten (Se egen veiledning for NORVIS)

Transkript

1 Vedlegg 2: Brukerveiledning til innhentingstjenestene (esamhandling) i DUF/Postklienten (Se egen veiledning for NORVIS) Innhentingstjenestene er etablert som en del av samhandlingen med andre offentlige etater og gir deg som saksbehandler mulighet til å innhente opplysninger om en person knyttet til en sak du behandler. Innhentingstjenestene er tilgjengelige i Postklienten via DUF. Samarbeidende etater er Skatteetaten, NAV og Lånekassen. Denne brukerveiledningen viser deg hvordan du går frem i DUF og Postklienten, for å innhente saksrelevante opplysninger om en person. Vær oppmerksom på at skjermbildene som følger under er anonymisert ved at hele eller deler av saks- og/eller personinformasjon er fjernet også i de hvite/lyse feltene. Slik går du frem for å innhente opplysninger fra andre etater: Men først en viktig ting å merke seg dersom du behandler en familieinnvandringssak: For å kunne innhente opplysninger om en referanseperson i en sak, må du ha registrert vedkommende som referanseperson med fødselsnummer i arbeidsprosessen UDI forbereder sak. Fødselsnummeret er et nødvendig søkeparameter for å kunne innhente informasjon. Hvis person eller fødselsnummer ikke er registrert, vil ikke nødvendig informasjon komme opp i søkebildet i innhentingstjenesten. Her registrerer du referansepersonen i arbeidsprosessen UDI forbereder sak: 1

2 For å kunne innhente informasjon, må du først åpne den aktuelle saken i DUF. Når du er inne i oversikten over Saker og Hendelser, må du videre til Postklienten. Én måte å komme dit på er å åpne dokumentlisteklienten for saken. Klikk på den øverste av de to røde saksbehandlerne i den vertikale spalten helt til høyre i skjermbildet. 2

3 Du får da opp bildet under i Postklienten og kommer automatisk inn i fanen Dokumentliste i skuffen Person/Sak (i gult felt). Her får du oversikt over hvilke dokumenter som allerede ligger på saken. Innhentingstjenesten er tilgjengelig her via fanen Person/Sak (i blått felt). Klikk på Person/Sak (i blått felt). 3

4 I bildet (se under) finner du knappen for tilgang til innhentingstjenestene Informasjon fra eksterne etater (innhentingsknappen). Klikk på den saken du skal innhente informasjon i slik at den blir gul, for å aktivere innhentingsknappen. (I bildet under har personen bare én sak. I andre tilfeller kan det selvsagt være flere saker å velge mellom.) Klikk på Informasjon fra eksterne etater, for å komme til innhentingstjenestene i nytt bilde. 4

5 I neste bilde ser du alle innhentingstjenestene under Velg informasjonskategori. Har du tilgang til knappen Informasjon fra eksterne etater i forrige bilde, så får du tilgang til alle innhentingstjenestene - totalt fem - i dette bildet. I samme bilde (se over) får du også opp den eller de personene du kan innhente opplysninger om. Alle søkbare navn og fødselsnumre - inkludert eventuelt d-nummer, som en person er registrert med, kommer automatisk opp i feltet Velg fødselsnummer (person) eller organisasjonsnummer (foretak). I alle typer saker vil du få opp søkeren i feltet Velg fødselsnummer (person) eller organisasjonsnummer (foretak), slik: I FAM-saker kommer referansepersonen også opp i feltet Velg fødselsnummer (person) eller organisasjonsnummer (foretak) gitt at du har registrert vedkommende som referanseperson i arbeidsprosessen UDI forbereder sak, slik: 5

6 Så for ordens skyld her registrerer du referansepersonen i arbeidsprosessen UDI forbereder sak: 6

7 I tillegg til at du velger å innhente opplysninger om en bestemt person, har hver av de fem innhentingstjenestene egne søkeparametre som gjør det mulig å spisse eller avgrense søket du gjør mot den enkelte etat. Under finner du en beskrivelse av hvordan du søker mot hver enkelt etat. Men først: Hvis du har åpnet flere personers respektive sak i DUF og fortløpende skal innhente opplysninger i hver av sakene, må du gjøre følgende i Postklienten: Lukk innhentingsbildet for den personen du nettopp har gjort et søk om. Dobbeltklikk på neste person feltet Person/Sak (i hvitt felt) til venstre i skjermbildet. Har du ikke åpnet dokumentlisteklienten for vedkommende, må du gå tilbake til hendelseslisten i DUF og gjøre det, slik at personen kommer opp i det hvite feltet. Se også side 2 over. Klikk på Person/Sak (i blått felt). Markér aktuell sak. Klikk på Informasjon fra eksterne etater. 7

8 Slik innhenter du opplysninger fra Aa-registeret (arbeidshistorikk): Klikk på Aa-registeret (NAV) i feltet Velg informasjonskategori. Klikk på det fødselsnummeret du vil ha opplysninger om i feltet Velg fødselsnummer (person) eller organisasjonsnummer (foretak). Klikk på Innhent informasjon. 8

9 Slik innhenter du skatteoppgjør fra Skatteetaten: Klikk på Skatteoppgjør (Skatteetaten) i feltet Velg informasjonskategori. Klikk på det inntektsåret du ønsker å innhente opplysninger om i feltet Velg inntektssår. Klikk på det fødselsnummeret du vil ha opplysninger om i feltet Velg fødselsnummer (person) eller organisasjonsnummer (foretak). Klikk på Innhent informasjon. 9

10 Slik innhenter du lønns- og trekkoppgave fra Skatteetaten: Klikk på Lønns- og trekkoppgave (Skatteetaten) i feltet Velg informasjonskategori. Klikk på det inntektsåret du ønsker å innhente opplysninger om i feltet Velg inntektssår. Klikk på det fødselsnummeret du vil ha opplysninger om i feltet Velg fødselsnummer (person) eller organisasjonsnummer (foretak). Klikk på Innhent informasjon. 10

11 Slik innhenter du opplysninger om ytelser fra NAV: Klikk på Ytelser (NAV) i feltet Velg informasjonskategori. Definér perioden du ønsker å innhente opplysninger for i feltet Velg periode. Siste 90 dager er lagt inn som automatisk valg. Begrens eventuelt søket til én eller flere ytelser i feltet Begrens søket til valgte ytelsestype(r). Dersom du ikke begrenser, vil søket gjelde alle ytelsene i listen. Klikk på det fødselsnummeret du vil ha opplysninger om i feltet Velg fødselsnummer (person) eller organisasjonsnummer (foretak). Klikk på Innhent informasjon. 11

12 Resultatet av søket ditt for eksempel mot Aa-registeret hos NAV - i vises i det store, tidligere grå, svarfeltet. Nå har du flere valgmuligheter: Klikk på Fullskjerm for å se opplysningene i eget bilde. Klikk Lukk hvis du ikke ønsker å lagre opplysningene. Disse vil da bli slettet, og du må gjøre et nytt søk dersom du ombestemmer deg. Tips! Når du klikker Lukk, vil du bli kastet ut av selve innhentingsbildet og ført tilbake til Person/Sak. Hvis du ikke vil bli kastet ut, men ønsker å gjøre et nytt søk i samme sak via en av de andre tjenestene, gjør du følgende mens du har svaret fra forrige søk fremme i det store feltet nederst til høyre i skjermbildet: Klikk på ønsket tjeneste under Velg informasjonskategori. Definer eventuelt periode og/eller ytelse og person søket skal gjelde, avhengig av tjeneste og behov. Klikk på Innhent informasjon. Du får fortsatt opp kontrollspørsmålet om hvorvidt du ønsker å lagre innhentet informasjon, men deretter går tjenesten direkte i gang med å starte nytt søk. 12

13 Klikk Lagre, og opplysningene vil bli lagret som et pdf-dokument. Pdf-dokumentet vil deretter vises som et eget dokument i Postklienten (trykk F5 for å oppdatere) og som en egen hendelse i hendelseslisten (trykk F5 for å oppdatere): 13

14 *** 14