DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING

Transkript

1 DRAMMEN EIENDOM KF SAKSUTREDNING Saknr. 16/11 Saksbeh. Brynjar Henriksen Jour.nr Fagavd. Drammen Eiendom KF Mappe Avgj. Av Styret Møtedato SAK 16/11 SLUTTRAPPORT OPPGRADERING DANVIK SKOLE Innstilling til: Styret i Drammen Eiendom KF Forslag til vedtak: Styret i Drammen Eiendom KF godkjenner den fremlagte sluttrapport for ombyggingen av Danvik skole. Merforbruket på kr ,- finansieres innenfor egne rammer. I merforbruket er det medtatt kr ,- til finansieringen av 2 års befaringen, og offentlig behandling av ferdigattest. Paul Røland daglig leder Brynjar Henriksen prosjektansvarlig 1

2 Saksutredning Viser til tidligere saksutredninger og sluttrapport pr I desember 2010 signerte Drammen Eiendom KF og Asker Entreprenør as avtale om et omforent sluttoppgjør. Samtlige søknader og dokumentasjoner er nå sendt inn for søknad om ferdigattest. Det foregår nå en 2 års befaring av prosjektet, som skal være avsluttet før påsken Der er pr. d.d påløpt ca. 136,9 mill kr av et budsjett på 128,5 mill kr. Dette medfører et merforbruk avrundet til 8,4 mil. I tillegg må det avsettes kr ,- til gjennomføringen av 2 års befaringen og offentlig behandling av ferdigattesten. Det totale merforbruket på 8,5 mill. kr dekkes ved omdisponering av foretakets investeringsrammer for generelle investeringer uten at skolen belastes med husleie. /bh. 2

3 Drammen Eiendom KF Danvik Skole, Oppgradering Sluttrapport Mars 2011 Side 1 av 7

4 Innhold 1 Innledning 2 Entreprisemodell 3 Kommunikasjon og samarbeid 4 Økonomi 5 Framdrift 6 Kvalitet 7 Sammendrag Side 2 av 7

5 1 Innledning Høsten 2006 startet planleggingen av oppgradering Danvik skole. Det ble nedsatt en prosjektgruppe bestående av representanter fra skolen og Drammen Eiendom KF. I budsjettet for 2007 ble det avsatt 70 mill. kr. hvor det i detalj ikke var beskrevet hvilke arbeider som skulle utføres. Tidlig i 2007 ble prosjektet kunngjort i terskelverdi 3, som tilsier full utlysing på EØS markedet. Konkurransen ble kunngjort som en samspillsentreprisemodell, med et insitament hvor hver av partene deler 50/50 på over- og underforbruk. Bakgrunnen for at vi valgte denne modellen var at vi da raskt kunne komme i gang med byggearbeidene, parallelt med at prosjekteringen startet. Asker Entreprenør AS vant denne konkurransen, og prosjekteringsarbeidene startet opp umiddelbart. Under arbeidet med skisseprosjektet, ble det foreslått å etablere et nytt inngangsparti (foaje), for å kunne løse infrastrukturen i bygget. Da forprosjektet ble fremlagt viste det seg at opprinnelig kostnadsramme på 70 mill kr. ikke ville holde. Årsaken for dette var at man valgte å bygge hele skolen om til åpne løsninger, noe som krevde at nytt bæresystem måtte etableres. Kostnadene steg da fra 70 mill. kr til ca. 134 mill. kr. I den forbindelse valgte man å legge frem følgende ulike alternativer for oppgraderingen til budsjettbehandlingen for 2008: 1. En full rehabilitering inkludert åpen løsning for hele skolen. Kostnad ca. 134 mill. kr. 2. En mellomløsning hvor vi ikke bygget om nordfløya, utbedret tak og fasader, samt nytt fyringsanlegg. Kostnad ca. 101 mill. kr. 3. En enkel løsning, som kun innbefattet overflatebehandlinger, rehabilitering av østfløy, nye lærerarbeidsplasser, heis, ventilasjonsanlegg og minimalt med ombyggingsarbeider. Kostnad ca. 74 mill. kr. Bystyret besluttet å gå videre med alternativ 2 ut i fra en administrativ anbefaling. Dette alternativet gav ikke rom for utbedring av tak og fasader, ombygging av nordfløy, nytt fyringsanlegg, og det var kun planlagt en enkel utbedring av utvendige anlegg. Våren 2008 måtte administrasjonen erkjenne at denne ombyggingen ikke ville gi Danvik skole en fremtidsrettet skole, tross de store investeringene. Derfor ble det fremlagt i revidert budsjett for 2008 et forslag som i store trekk innbefattet ombygging av nordfløy, utbedring av tak og fasader, samt nytt varmeanlegg for hele skolen. Ny ramme ble satt til 128,5 mill. kr. I juni 2008 ligger fremdriften ca. 3 mnd. etter opprinnelig fremdriftsplan. Bakgrunnen for dette var i hovedsak forsinkelser i prosjekteringsarbeidet. Entreprenøren fikk på samme tidspunkt en tilleggsbestilling ca. 19 mill. kr, som følge av at ny ramme ble bevilget i revidert budsjett. Tilleggsbestillingen ga en forlenget byggetid på ca. 2 mnd. På grunn av forsinkelser i prosjekteringen og tilleggsbestillingene som ble gitt, ble det svært hektisk aktivitet høsten 2008, for å overholde ferdigstillelsestidsdato, som var satt til Innflyttingsdatoen ble senere flyttet til , på grunn av ytterligere forsinkelser. Ved innflytting viste det seg at entreprenøren ikke hadde greid å ferdigstille skolen som forutsatt, og en endelig ferdigstillelsesdato ble derfor satt til Heller ikke nå greide entreprenøren å ferdigstille prosjektet, og først våren 2011 forventer man en endelig avslutning av prosjektet. Dette har påført skolen utfordringer i form av driftsproblemer, økt vikarbruk og at viktige arealer ikke har vært stilt til disposisjon, slik skolen kunne ha forventet. Drammen Eiendom KF ga en kompensasjon til skolen for dette på ca. kr, ,- Drammen Eiendom KF varslet flere ganger skriftlig Entreprenøren at de ikke var fornøyd med rapporteringen eller økonomistyringen av prosjektet. Tilbakemeldingen fra Entreprenøren var at de hadde god kontroll på økonomien. Særlig etter den hektiske avslutningen av prosjektet fram mot overlevering, påløp det store kostnader som Entreprenøren tilsynelatende hadde dårlig kontroll med. Dette resulterte i at det ble varslet en betydelig overskridelse av kontraktsmålsummen i februar Det viser seg i ettertid at entreprenøren ikke hadde den kontrollen i prosjektet som ble meddelt byggherren, og har dermed gitt feil signaler. Etter innflyttingen ble skolen utsatt for flere skader i form av brann, innbrudd og vannskader. Dette Side 3 av 7

6 har også bidratt til at prosjektet har blitt forsinket. 2 Entreprisemodell Når valg av entreprisemodell ble foretatt, var dette med bakgrunn i at byggherren ønsket å stenge skolen og starte byggearbeidene høsten Det vil si at vi hadde kun 6 mnd. fra oppstart av kontraheringsfasen til byggestart. Ved å velge en samspillentreprisemodell trengte vi kun å få kunngjort et konkurransegrunnlag uten å engasjere verken arkitekter eller rådgivere. Dette medførte at byggearbeidene kunne starte opp raskt og kort tid etter at prosjekteringsarbeidene var kommet i gang. Samspillentreprisen ble kunngjort i terskelverdi 3, som en samspillkontrakt med basis i totalentreprisestandarden NS3431. I bunnen ligger det et insitament som sier at hver av partene skal dele likt på over- og underforbruk i henhold til avtalt kontraktsmålsum. Asker Entreprenør AS vant konkurransen, med bakgrunn i god erfaring fra tilsvarende prosjekter, sammensetningen av prosjekteringsgruppen og pris. Det ble etablert en sammspillsallianse bestående av byggherre, prosjektleder, samspillentreprenør og bruker. Alliansens mandat er i samarbeid å utvikle prosjektet, slik at en oppnår et best mulig resultat innen for de økonomiske rammer som var gitt. Ombyggingen av Danvik skole var ingen lett prosess, og gjennomføringen totalt sett var ikke tilfredsstillende. Forholdet mellom entreprenør og byggherre var våren 2009 så anstrengt at byggherren vurderte å heve kontrakten, med bakgrunn i at byggearbeidene ble langt dyrere enn forutsatt og ferdigstillelsen ikke ble overholdt. Årsaken til dette var at administrasjonen til entreprenøren i prosjektet ikke hadde tilstrekkelig kompetanse for så store prosjekter. Når byggherre ikke valgte å heve kontrakten, hadde dette sin årsak i at det ikke er særlig rettspraksis knyttet til samspillskontrakter og hvordan over og underskudd da ville fordele seg. Det lå allerede i kortene på det tidspunktet at entreprenøren måtte ta en stor del av underskuddet, og faren ved å heve kontrakten ville være at byggherren måtte bære alle overskridelsene selv. Erfaringer: Oppgraderingen av Danvik skole var et meget komplisert og krevende prosjekt, hvor deler av bygningsmassen var over hundre år gammel. Omfanget av arbeidene kunne først kartlegges etter at deler av rivearbeidene var gjennomført. Vår erfaring tilsier at samspillmodellen passet til dette prosjektet, fordi vi jobbet innefor gitte budsjettrammer (kontraktsmålsum). Det ble ikke benyttet endringsanmodninger til for eksempel mengdejusteringer eller andre mindre avvik. Det ble kun benyttet endringsanmodninger fra byggherren som gav eventuelle tilsvarende økning/reduksjon av kontraktsmålsummen. Dersom vi hadde valgt en totalentreprise ville sluttkostnadene vært langt høyere fordi entreprenøren hadde måttet bære all risiko selv. Dersom vi hadde valgt en hovedentreprisemodell ville da byggherren stått ansvarlig for det prosjekterte materiellet med tilhørende mengder, og da være ansvarlig for alle overskridelsene, som kunne tilbakeføres til beskrivelsen. Dette ville medført en lengre prosjekterings- og kontraheringsperiode, før byggearbeidene kunne igangsettes. Forutsetningen i avtalen var at totalentreprenøren skulle ha samme avtale med sine underentreprenører og leverandører, som var mellom byggherre og totalentreprenøren, det vil si at over- og underskudd skulle deles likt mellom partene. Dette ble ikke gjennomført etter forutsetningene, men kun med avtale til to av underentreprenørene. Byggherren må her ta en del av ansvar for at dette ikke ble gjennomført. Dette er en viktig faktor ved en senere anledning. Etter de erfaringer vi har gjort i dette prosjektet, skal vi ikke være redd for å benytte samspillmodellen ved senere anledninger, men da må byggherren være tyngre inne i beslutningsprosessene sammen med entreprenøren. Dette gjelder vesentlig inngåelse av kontrakter med underentreprenører og leverandører, eller kjøp av større leveranser til prosjektet. Dette krever at begge parter har likt ansvar og påvirkning for økonomien, fremdriften, og kvaliteten i prosjektet. Det er også en mulighet å gjennomføre samspill kun for prosjekteringsfasen, og deretter låse Side 4 av 7

7 prisen og inngå en ordinær totalentreprisekontrakt. Det aller viktigste er at det er full åpenhet og tillit mellom partene i en slik samspillentreprisemodell. 3 Kommunikasjon og samarbeid For å lykkes med et hvilket som helst prosjekt så må kommunikasjon og samarbeid fungere godt mellom partene. Stort sett så fungerte dette tilfredsstillende i prosjektperioden. Det skal være sagt at brukeren i en viss periode av prosjektet ikke følte tilstrekkelig medvirkning. Ordinært ble det avholdt prosjekteringsmøter, samspillmøter og byggherremøter ca. hver fjortende dag. Brukeren var fullverdig deltager i prosjekteringsmøtene og samspillmøtene. Fra brukerens side møtte rektor, og verneombud. Brukeren ble også innkalt til særmøter etter behov. Erfaringer: Det er viktig at alle parter bidrar til god kommunikasjon og samarbeid. Erfaringene tilsier at Asker Entreprenør ikke gjennomførte dette fullt ut, slik som forutsatt i samspillmodellen. Dette gjelder vesentlig kommunikasjonen mellom arkitekt, konsulenter og underentreprenører. Det er også viktig at brukeren er med i hele prosessen, og påvirker prosjektet, slik at byggherren og entreprenøren kan gjøre de rette valgene. Dette fungerte godt i dette prosjektet. 4 Økonomi Kalkylen ble utarbeidet av entreprenøren, og dannet grunnlag for den omforente budsjettrammen (kontraktsmålsummen). Bygganalyse AS gjennomførte en egen kalkulasjon for å kvalitetssikre målsummen. Disse tallene stemte bra overens med Asker Entreprenør sine tall. Konklusjonen ble derfor at Asker Entreprenør da hadde tilstrekkelige budsjetter for å gjennomføre de avtalte arbeidene. Kontraktsmålsummen ble justert underveis når byggherren initierte nye tilleggsbestillinger. Da det ble kjent at prosjektet fikk relativt store overskridelser, ble det i mars/april 2009 enighet om en økonomisk status hvor tilleggsbestillinger fra byggherren og bruk av felles reserver ble avklart. Det ble også gitt en sluttkostnad fra Asker Entreprenør. Senere høsten 2009 ble vi kjent at denne sluttkostnaden ikke ville holde og at prosjektet fikk en ytterligere overskridelse. Dette ble varslet for sent og var et vesentlig brudd på samspillavtalen. og byggherren var ikke villig til å dekke 50 % av merkostnadene. Det ble en tvist som varte fram til høsten 2010, hvor partene ble enige om et endelig sluttoppgjør. Totalbudsjettet for ombyggingen av Danvik skole var satt til 128,5 mill. kr. eksl. inventar. Det er pr.d.d påløpt kostnader for mill i prosjektet dvs et merforbruk på 8,4 mill. Det bør avsettes kr til noe arbeid i forbindelse med to års befaringen og ferdigattest. Totalt sett gir ombyggingen av Danvik skole en pris på ca kr 26,400,- pr. m2, dette innbefatter alle kostnader. Sett i fht andre nybygg av tilsvarende karakter er dette ikke å betrakte som en dyr ombygging. Erfaringer: I løpet av prosjektets gjennomføring og særlig i sluttfasen ble det klart at Asker Entreprenør hadde manglende kompetanse i forbindelse med kalkulering, økonomistyring av prosjektet. Byggherren må ta selvkritikk for at vi ikke gjennomførte strengere kvalitetssikring av budsjettallene for tilleggsbestillinger før arbeidene ble bestilt og igangsatt. I ettertid viste det seg at Asker Entreprenør ved prisingen av disse tilleggsbestillingene fra juni 2008 gav byggherren for lave Side 5 av 7

8 budsjettall. Dette gjaldt vesentlig uteglemte rigg- og prosjekteringskostnader samt bygningsmessige hjelpearbeider. For et så komplisert rehabiliteringsprosjekt ble det kun avsatt 3,5 mill. kr til uforutsett avvik og endringsarbeider, som skulle disponeres av byggherre og entreprenør i fellesskap. Dette viste seg å være altfor lite. Denne lave reserven og feilkalkuleringen fra entreprenørens side, gjorde at prosjektet slet med for knappe budsjettrammer i hele byggeperioden. Erfaringen tilsier at alle reserver for eventuelle tilleggsarbeider og uforutsette avvik ikke bør være en del av kontraksmålsummen, men heller være plassert hos byggherren. For lignede prosjekter bør det minst avsettes 8 % til uforutsett som skal ligge hos byggherren. Asker Entreprenør hadde for dårlig kompetanse til å rapportere og kontrollere økonomien i prosjektet. Det ble ikke vurdert en sluttkostprognose i den månedlige rapporteringen, på basis av kostnadsutviklingen i prosjektet. Hadde dette blitt gjort ville vi mye tidligere sett at vi ville fått overskridelser av sluttkostnadene. Som eksempel kan nevnes at 2 mnd. før overlevering rapporterte Asker Entreprenør en overskridelse på 2,4 mill. kr og 1 mnd etter overlevering rapporterte de en overskridelse på 12,0 mill. kr. 5 Framdrift Byggarbeidene startet høsten 2007 og var planlagt ferdig til medio november Skolen skulle flytte inn Framdriften i prosjekteringsarbeidet ble sterk forsinket utover våren Asker Entreprenør greide ikke å fremskaffe arbeidsunderlaget til de forskjellige fagene, og prosjektet ble dermed forsinket. Sommeren 2008 var forsinkelsen 3 mnd. etter planen på en del viktige aktiviteter. Produksjonen på våren 2008 lå på kun halvparten av gjennomsnittlig budsjett. Asker Entreprenør satte ikke i gang ekstratiltak, men lovet å ta igjen forsinkelsen mot slutten av prosjektet. Det utviklet seg et dårlig samarbeidsklima mellom entreprenør og de prosjekterende. Dette gjaldt særlig arkitekten som prosjekterte dyre arkitektoniske løsninger, som kostnadsmessig overgikk de gitte budsjetterrammer. Arkitekten satt også som prosjekteringsleder og hadde blant annet ansvaret for å lede og å referere prosjekteringsmøtene. Det ble ikke lagt nok fokus på framdrift i prosjekteringsarbeidet og tegningsleveransen. Erfaringer: I ettertid ser man at en burde satt inn mer ressurser hos de prosjekterende på et langt tidligere tidspunkt. Prosjekteringsleder burde vært en del av entreprenøren sin administrasjon og ikke en av de prosjekterende. Byggherren burde vært tyngre inne i styringen av fremdriften. Erfaringene for et så stort prosjekt er at det fint kan romme 80 til 100 håndverkere over en lengre periode uten at ulike fagene forstyrrer hverandre. 6 Kvalitet Sett bort fra all de konfliktene som har vært i prosjektet, fremstår Danvik skole som en moderne og fremtidsrettet skole, med gode tekniske løsninger. Dette er forent med god arkitektur og gammel byggeskikk. Brukerne er godt fornøyd med sluttresultatet, men sliter noe med for små utearealer. Side 6 av 7

9 Erfaringer; Det viser seg at det fint går an å bygge om gammel skole, til å bli en fremtidsrettet og moderne skole. 7 Sammendrag Danvik skole fremstår i dag som en moderne og fremtidsrettet skole. For dette har byggherren betalt en kostnad på kr ,- pr m2, som ikke er å betrakte som noen dyr ombygging sett i fht tilsvarende prosjekter. Erfaringen fra dette prosjektet viser at samspillskontrakten var riktig valg for denne ombyggingen. Det skulle vært avsatt større reserver i prosjektet. Byggherre og entreprenør har greid å samarbeide om prosjektet, og samtidig sluttføre det på en tilfredsstillende måte, til tross for at det til tider har vært et meget anstrengt forhold mellom partene... Brynjar Henriksen, Prosjektansvarlig Drammen Eiendom KF.. Øystein Afdal Prosjektleder, FAVEO Side 7 av 7